Anda di halaman 1dari 35

• BAB I Pendahuluan

• BAB II Bagian, Bentuk dan Macam-Macam Surat


• BAB III Pengarsipan Surat
• BAB IV Distribusi Surat
• BAB V Amplop dan Stempel/Cap
• BAB VI Papan Nama
Pengertian surat dan fungsi surat
• Surat adalah alat atau media komunikasi tertulis antara seseorang atau lembaga
dengan seseorang atau lembaga lainya. Kwartir HW sebagai lembaga, juga
memerankan surat sebagai media komunikasi antar kwartir, antar orang, antar
lembaga lainnya
• Ditunjang dengan teknologi modern, maka surta akan saling terkait dalam
komunikasi penyampaian informasi, sebelum surat dikirim, pablila menghendaki
informasi sebelum surat dikirim , apabila menghendaki informasi lewat surat
secepatnya sampai tujuan maka dapat dilakukan pemberitahuan terlebih dahulu
melalui telpon, dikirm melalui internet (e-mail), atau Fax.
•Fungsi surat
1. Alat atau sarana kominikasi
2. Bukti tertulis yang autentik
3. Pengingat
4. Sumber data
5. Utusan organisasi
6. Pedoman kerja
1. Kepala Surat 7. Salam Pembuka
2. Nomor Surat 8. Isi Surat
3. Tanggal Surat 9. Salam Penutup
4. Lampiran Surat 10.Pengirim Surat
5. Hal Surat 11.Initial Surat
6. Tujuan dan Alamat
tujuan Surat
1. Kepala Surat
Pada Kepala Surat Harus tercantum Identitas :
Gerakan Kepanduan Hizbul Wathan dan
dibawahya ditulis asal yang mengeluarkan surat
tersebut
Logo HW Dasar HIJAU
Alamat Semua Warna Hitam
adalah PUTIH
Honogram HW adalah
HIJAU
Contoh Kepala Surat
2. Nomor Surat
Penulisan Nomor pada surat berguna sebagai :
Pengarsipan
Mudah dalam Pencarian
Mengetahui Banyaknya surat
Bahan Rujukan
Perhatikan Nomor Surat ini…

024/SK.Kwarwil-10/A/II/2018
Angka Tahun
Angka Bulan

Kode Pokok Masalah

Kode Wilayah
Kode Asal Surat

Kode Surat Khusus

Nomor Urut Surat keluar


2. Nomor Surat
Sistem penulisan Nomor pada surat diatur dengan
kode sebagai berikut:
a) Nomor Surat
b) Wilayah dan Kode Wilayah
c) Kode Pokok masalah
d) Angka Bulan
e) Angka Tahun
f) Kode Surat Khusus
2. Nomor Surat
a) Nomor Surat
Ditulis Tiga (3) digit Angka

Contoh :
001
002
007
100
288
2. Nomor Surat
b) Wilayah dan Kode Wilayah
Ditulis disingkat sesuai dengan asal surat yang
tercantum di kepala surat

Contoh :
Kwartir Pusat = Kwarpus
Kwartir Wilayah = Kwarwil
Kwartir Daerah = Kwarda
Kwartir Cabang = Kwarcab
SMA Muh 3 Plus = SMAM3P
2. Nomor Surat
b) Kode Wilayah
01 = DI. NAD 14 = Bali 27 = Banten
02 = Sumatra Utara 15 = NTB 28 = Bangka Belitung
03 = Sumatra Barat 16 = NTT 29 = Maluku Utara
04 = Riau 17 = Kalimantan Barat 30 = Gorontalo
05 = Jambi 18 = Kalimantan tengah 31 = Kepulauan Riau
06 = Sumatra Selatan 19 = Kalimantan Selatan 32 = Sulawesi Barat
07 = Bengkulu 20 = Kalimantan Timur 33 = Papua Barat
08 = Lampung 21 = Sulawesi Utara 34 = Kalimantan Utara
09 = DKI. Jakarta 22 = Sulawesi Tengah
10 = Jawa Barat 23 = Sulawesi Selatan
11 = Jawa tengah 24 = Sulawesi Tenggara
12 = DI. Yogyakarta 25 = Maluku
13 = Jawa Timur 26 = Papua
2. Nomor Surat
c) Kode Pokok masalah
A = Pengesahan : Organisasi, Pimpinan
B = Personalia (Keanggotaan) :Pindah, Wafat, Pendaftaran,
pemberhentian.
C = Permusyawaratan : Undangan, Utusan/mandat, sidang
D = laporan kegiatan organisai
E = Instruksi, maklumat, pengumuman, tuntunan, pedoman, seruan.
F = inventaris dan perlengkapan organisasi
G = keuangan dan harta milik
H = hubungan keluar organisasi dengan pemerintah, organisasi lain
I = lingkup keluarga besar muhammadiyah dan sesama ortom
K = lain- lain
2. Nomor Surat
d) Angka Bulan = ditulis angka Romawi
e) Angka Tahun = ditulis numerik (Tahun Miladiyah)
f) Kode Surat Khusus
- Surat keputusan (SK)
- Surat Instrusi (INS)
- Surat Edaran (EDR)
- Maklumat / Pengumuman (MLM/PENG)
- Surat Tugas (TGS)
- Surat Keterangan (KET)
- Surat Rekomendasi (REK)
Perhatikan dan Bandingkan !!!
Surat Keputusan Kwartir Pusat
001/SK.Kwarpus/A/III/2017

Surat Keputusan Kwartir Wilayah Jawa Barat


002/SK.Kwarwil-10/A/II/2018

Surat Tugas Kwartir Daerah Kota Bandung


003/TGS.Kwarda-10/E/VI/2019

Surat HW SMA Muhammadiyah 3 Plus


008/HW.SMAM3P-10/K/IV/2020
3. Tanggal Surat
Dalam Penulisan tanggal surat perlu diperhatikan hal-hal sebagai
berikut :
a. Ditulis sejajar dengan Nomor Surat (Surat Umum)
b. Nama tempat mendahului tanggal surat dan dilanjut
menggunakan penanggalan hijriah
c. Persis dibawah penanggalan hijrian ,ditulis juga penanggalan
miladiyah
d. Pada penulisan tanggal tidak diakhiri tanda Titik (.)

Contoh
Bandung, 13 Jumadil Awwal 1438 H
17 Februari 2017 M
4. Lampiran Surat
Menyertakan sesuatu dalam surat tersebut.
Contoh :
Lampiran : Satu Helai
Lampiran : Satu Bundel
Lampiran :-
5. Hal Surat
Hal dalam surat berarti soal atau perkara yang
dibicarakan/dibahas dalam surat tersebut.
Contoh :
Hal : Undangan
Hal : Pemberitahuan
Hal : Permohonan izin
6. Tujuan Surat
Dalam Penulisan tujuan surat perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
a. Didahului dengan kata “ Kepada ”
b. Kata yang terhormat disingkat “ Yth. (Titik) ”
c. Sapaan Ibu, Bapak, Saudara, atau Ramanda, Ibunda, Ayahanda, Rakanda, Ayunda
dapat digunakan apabila surat ditujukan kepada nama perorangan.
d. Surat-surat di Gerakan Kepanduan Hizbul Wathan untuk perorangan Tidak Perlu
ditulis (dicantumkan) gelar akademiknya, atau gelar keagamaannya
e. Diberi alamat tujuan surat, nama tempat pada alamat yang dituju tidak didahului Kata
depan Di.

Contoh :
Kepada Yth.
Gerakan Kepanduan Hizbul Wathan
Kwartir Wilayah Jawa Barat
Jalan Sancang No.6
Bandung
7. Salam Pembuka
Salam Pembuka ditulis dengan :
a. Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh atau cukup dengan
Assalamu’alaikum wr. wb.
b. Atau ditulis dengan huruf arab

8. Isi Surat
Terdiri dari :
- Alinea pembuka
- Isi, dan
- Penutup
Tiap - tiap alinea tersusun berdasarkan jenis surat , surat undangan akan berbeda
dengan surat keputusan, demikian juga dengan surat surat lainnya , agar surat
dapat komunikatif dibaca oleh penerima surat , hendaknya disusun dengan kalimat
yang efektif dan menarik, tepat dan sesuai dengan ejaan yang benar.
9. Salam Penutup
Salam Pembuka ditulis dengan :
a. Wassalamu’alaikunm Warahmatullahi Wabarakatuh atau cukup dengan
Wassalamu’alaikunm wr. wb.
b. Atau ditulis dengan huruf arab

10. Pengirim Surat


Pengirim surat adalah pihak yang bertanggung jawab atas penulisan / penyampaian surat.
Kwartir pusat , Kwartir Wilayah, Kwartir Daerah , Kwartir Cabang dan Pimpinan Qabilah.
Selaku pengirim surat .
- Harus mencantumkan identitas diri , misalnya jabatan , nomor NBM, nama tidak digaris
bawahi dan tidak pula berada anatara tanda kurung
- Penulisan jabatan diakhiri degan tanda koma Contoh Sekretaris,
- Penulisan NBM tidak diakhiri dengan titik atau yg lainnya contoh NBM 123123
- Cap / Stempel tidak menutup tanda tangan dan nama.
11. Tembusan Surat
-Apabila surat tersebut perlu diketahui oleh pihak – pihak lain yang terkait , maka
pihak pihak tersebut perlu dikirm surat sebagai tembusan .
-Tembusan dissusun berdasarkantingkatan atau hierarki dan diletakan pada margin
sebelah kiri, lurus vertical dengan nomor surat dibawah nama pengirimim
Surat Undangan Surat Instruksi
Surat Pengantar Surat Laporan
Surat Keputusan Surat Keterangan
Surat Permohonan ijin Dll,.
Surat Tugas
Surat Maklumat
Surat Ucapan Selamat
Surat Undangan
Surat Keputusan
Surat Tugas