Siklus Pengeluaran:

Pembelian dan Pengel

uaran Kas
1. Dhenira Tirtaningtyas
2. Erlina Puspita Istikomah
3. Ibnu Wahyu Diantoro

http://www.free-powerpoint-templates-design.com
Sistem Pengeluaran
Pengertian
Siklus Pengeluaran (Expenditure cycle) adalah serangkaian
aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan informasi terkait
yang terus-menerus berhubungan dengan pembelian serta
pembayaran barang dan jasa.

Tujuan
Meminimalkan total biaya perolehan dan pemeliharaan
persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang
diperlukan perusahaan untuk berfungsi.
Diagram Konteks dari Siklus Pengeluaran
Siklus
Pendapatan

Pengendalian
Pemasok Persediaan
Siklus
Pengeluaran
Berbagai
Departemen

Sistem Buku
Siklus
Besar dan
Produksi
Pelaporan
 5 Aktivitas Siklus Pengeluaran

2014

Memesan Bahan
Memilih Penerimaan Menyetujui Pengeluaran
Baku, Perlengkapan
Pemasok Faktur Kas
dan Jasa
Pemasok
 Pemesanan
Bahan Baku,
Perlengkapan,
Dan Jasa

Penerimaan

Memilih Pemasok
 Catatan
Persediaan
Pemasok Tingkat
Kebutuhan Persediaan
Persediaan 1
Pemeriksaan
Catatan
Pemasok

Persediaan
Kebutuhan
Pembelian
Pesanan
Tingkat
Pemasok

2 Faktur
5
Diagram Arus Pembeliaan
Persediaan Menyiapkan
6
Memper-
Pesanan
Data Sistem Menerima Pembelian
Akun
Pembelian
barui
Buku
Barang

Besar
Pembelian Umum
Memposkan

3
Menerima Utang
barang Dagang

Akun
Kontrol
4

Menerima Memperbarui
Memposkan
Informasi Catatan

Gudang
Catatan
Persediaan
Flowchart Pembelian Manual
a. Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
b. Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang
mengidentifikasikan berikut ini :
• Peminta dan mengidentifikasi nomor barang
• Menspesifikasikan lokasi pengiriman dan tanggal
dibutuhkan
• Deskripsi, jumlah barang, dan harga setiap barang
yang diminta
• Dan dapat berisi pemasok yang dianjurkan
.
 Pendekatan kuantitas pesanan ekonomi
s (economic order quantity-EOQ) yaitu
ukuran pesanan optimal untuk meminim
alkan jumlah biaya pemesanan, penyim
panan, dan kehabisan stok.
Perencanaan kebutuhan material
(materials requirements planning-M
RP) adalah sebuah pendekatan Sistem persediaan just-in-time
untuk manajemen persediaan yang EOQ (JIT inventory system) merupakan
berupaya untuk mengurangi tingkat sebuah sistem yang meminimalkan
persediaan yang dibutuhkan dengan atau mengeliminasi persediaan
meningkatkan akurasi teknik secara virtua dengan membeli dan
perkiraan untuk menjadwalkan memproduksi barang hanya
pembelian dengan lebih baik guna
MRP JIT sebagai respon terhadap penjualan
memenuhi kebutuhan produksi.. aktual, bukannya yang diperkiraka.
Ancaman :
Kekurangan dan kelebihan persediaan
Pengendalian :
Sistem persediaan perpetual;
Barcode atau label RFID;
Perhitungan persediaan fisik secara
periodik.
Ancaman :
Membeli barang yang tidakdibutuhkan
Pengendalian :
Sistem pengendalian perpetual;
Tinjauan dan persetujuan permintaan
pembelian;
Fungsi pembelian tersentralisasi.
 Memilih Pemasok

Faktor yang harus dipertimbangkan ketika memilih pemasok:

–Harga
–Kualitas Bahan Baku
–Keandalan dalam pengiriman

Setelah pemasok dipilih, identitas pemasok harus menjadi

bagian dari catatan induk persediaan produk untuk
menghindari pengulangan proses pemilihan pemasok
untuk setiap pesanan selanjutnya.
Ancaman Memilih Pemasok Pengendalian Memilih Pemasok
Membeli pada harga Daftar harga;Penawaran yang kompetitif;Tinjauan pesanan
yang melambung
pembelian;

Anggaran.
Membeli barang yang Membeli hanya dari pemasok yang telah disetujui
berkualitas inferior Tinjauan dan persetujuan pembelian dari pemasok baru;
Pelacakan dan pemantauan kualitas produk dengan pemasok
.
Pemasok yang tidak Mengumpulkan dan mengawasi data kinerja pegiriman pema
dapat diandalkan sok.
Ancaman Memilih Pengendalian Memilih Pemasok
Pemasok

Membeli dari pemasok Mengurus sebuah daftar pemasok yang disetujui dan mengkonfigurasi
yang tidak diotorisasi sistem untuk mengizinkan pesanan pembelian hanya ke pemasok yang

disetujui;Tinjauan dan persetujuan atas pembelian dari pemasok baru;

Pengendalian EDI secara spesifik (akses, tinjauan pesanan, enkripsi,

kebijakan).

Penyuapan Melarang penerimaan hadiah dari pemasok;

(kickbacks) Mensyaratkan agen pembelian untuk mengungkap kepentingan

keuangan dan pribadi dalam pemasok;

• Petugas penerimaan merekonsiliasi dengan cara
membandingkan nomor pesanan pembelian yang
direferensikan pada slip pengepakan pemasok dengan
pesanan pembelian terbuka.
• Petugas penerimaan kemudian menghitung kuantitas atas
barang yang dikirimkan.
• Sebelum melakukan rute persediaan kegudang atau
pabrik, petugas penerimaan juga harus memeriksa setiap
pengiriman untuk mengecek barang jika ada kerusakaan.
• Membuat laporan penerimaan( untuk gudang dan dan
departemen pembelian)
 Ancaman Pengendalian Penerimaan
Menerima barang yang tidak Mensyaratkan keberadaan pesanan pembelian yang disetujui sebelum menerima setiap p
dipesan enerimaan

Kesalahan dalam Mensyaratkan pegawai penerimaan untuk menandatangani laporan penerimaan,

perhitungan
Insentif, Penggunaan barcode dan label RFID, Konfigurasi sistem ERP untuk

menandai diskrepansi antara kuantitas dipesan dan diterima yang melebihi

toleransi ambang batas untuk penyelidikan.

Memverifikasi penerimaan Pengendalian anggaran, Audit.
jasa
Pencurian persediaan Pembatasan akses fisik ke persediaan, Dokumentasi atas seluruh transfer persediaan anta
ra para pegawai penerimaan dan persediaan, Perhitungan fisik secara periodik dan rekons
iliasi untuk mencatat kuantitas, Pemisahan tugas :

antara penyimpanan persediaan dengan penerimaan

 3. Menyetujui Faktur Pemasok  Utang Usaha

• Perusahaan tidak akan melakukan pencatatan kewajiban, jika

faktur pemasok belum diterima.
• Staf administrasi utang merekonsiliasi informasi finansial dan jika
menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran maka akan jadi seb
uah kewajiban hukum untuk membayar pemasok timbul pada saat
barang diterima.
• Faktur digunakan sebagai proses pencatatan utang usaha
 Ancaman Pengendalian
Kesalahan dalam Verifikasi atas keakuratan faktur; Mensyaratkan tanda terima

faktur pemasok mendetail untuk pembelian kartu pengadaan; ERS; Pembatasan

akses ke data induk pemasok; Verifikasi tagihan biaya pengiriman dan p

enggunaan saluran pengiriman yang disetujui.

Kesalahan dalam Pengendalian edit entri data; Rekonsiliasi catatan utang yang

mem-posting ke detail dengan akun kontrol buku besar umum.

Utang
 No Aktivitas Pengendalian Sistem Pemprosesan Pembelian

1. Otorisasi Transaksi Memonitor bagian persediaan secara kontinuitas.

2. Pemisahan Pekerjaan Pengendalian persediaan dipisahkan dari bagian pembelian dan penyi
mpanan persediaan.
3. Supervisi - Inspeksi aktiva lebih ketat.
- Penciptaan situasi kondusif dalam pemeriksaan masa sibuk.
4. Catatan Akuntansi Buku besar pembantu utang usaha, buku besar, file permintaan pembel
ian, file pesanan pembelian, file laporan penerimaan.
5. Akses Akses langsung ( alarm, kunci dan akses terbatas pada persediaan)

6. Verifikasi Independen Bagian utang usaha dagang merekonsiliasi berbagai dokumen sumber
sebelum mencatat kewajiban. Bagian buku besar merekonsiliasi akuras
i umum proses tersebut.
Sebuah kegiatan memproses pembayaran berbagai kewajiban yang
timbul dari sistem pembelian.

Tujuan utama adalah memastikan kreditor menerima jumlah

terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo

Utang Usaha

Buku Besar
Pengeluaran
Kas
Flowchart Pengeluaran Kas
No Proses Fungsi
1. Utang Usaha Meninjau file utang usaha mengenai berbagai
dokumen yang jatuh tempo dan mengotorisasi
proses pengeluaran kas untuk melakukan
pembayaran.
2. Pengeluaran Kas Membuat dan mendistribusikan cek ke para
pemasok. Salinan cek akan dikembalikan
dibagian utang usaha sebagai bukti kewajiban
telah dibayar.
3. Buku Besar Mencangkup proses pengeluaran kas dan
utang usaha selama satu periode yang nantinya
digunakan untuk merekonsiliasi akun
pengendalian kas dan utang usaha.
 Utang Usaha Daftar Cek

Tinjau Kembali Catatan

Utang Dagang Bukukan

Bukukan Pembayaran
Otorisasi Pembayaran
2. Persiapkan
1. Perbarui
Pengeluaran
Utang Usaha
Informasi Pembayaran Kas

3. Perbarui
Pemasok
Ringkasan Informasi Buku Besar Ringkasan Informasi

Bukukan

Akun Pengendalian
No Aktivitas Pengendalian Sistem Pengeluaran Kas

1. Otorisasi transaksi -Mengotorisasi pengeluaran kas melalui bukti kas keluar.

2. Pemisahan pekerjaan Pemisahan buku besar dan utang usaha dengan pengeluaran
kas
3. Supervisi -
4. Catatan Akuntansi Dipengaruhi oleh buku besar pembantu utang usaha, daftar
voucher, daftar cek, dan buku besar.
5. Akses -(Akses langsung) pengendalian akses ke aktiva fisik seperti
kas.
-(Akses tidak langsung) pembatasan akses ke berbagai
dokumen yang mengendalikan aktiva fisiknya
6. Verifikasi Independen Peninjauan akhir oleh bagian pengeluaran kas. Rekonsiliasi
keseluruhan oleh bagian buku besar. Rekonsiliasi bank secara
berkala oleh kontroler
Thank you