Anda di halaman 1dari 47

97學年度遠東科技大學職員工訓練

公文寫作
主題
 一 簽
二 函
 四 校園頭條
前言
公文寫作的重要

1.公文是處理公務的重要工具,是在學
校服務的我們必須學習的基本工具。

2.公文代表機關學校,公文品質=機關學
校品質,公文的良窳,代表學校處理公
務的績效,也是個人工作能力的表現。

97年9月24日 3/58
前言

3.在公文撰擬過程,必須要有高度之責
任心,不但要對學校負責,還要向對方
負責。因此,在寫作公文時,態度要嚴
正,心情要平和,不可苟且敷衍,不宜
意氣用事,事情才會處理的合法、合理、
合情。遇有爭執時,更應以「對事不對
人」之原則,處處為雙方立場著想,才
不至於偏激或武斷情事發生。

97年9月24日 4/58
公文書本質
 處理公務之文書
 處理公文書需具備格式
公文寫作基本要求
措詞要簡潔、言簡而意賅,對應敘述者
亦不宜約而不詳。撰擬公文,對行文體系(上
行、平行、下行文)不能紊亂,要認清立場,
根據法、理、情把握重點,顧及現實環境陳
述意見,主旨須確定,用字須適宜,用語須
恰當,文理要暢順,做到合法、合理、合情
之境界,使對方滿意,因此,寫作公文須細
心研擬。
依公文程式條例第8條規定:「公文文
字應簡淺明確,並加具標點符號。」

97年9月24日 6/58
公文結構
公文結構,原則上採用「主旨」、
「說明」、「辦法」(簽改為「擬辦」)
三段式。「主旨」一段能完成者,不必
特意分割「主旨」、「說明」;能用二
段完成者,亦不必勉強分為三段。

97年9月24日 7/58
公文結構
(一)主旨:不可分項,文字緊接段名冒號之下書寫。
主旨為全文之精要,是用以說明行文之目
的與期望,本段文字應力求具體扼要。文
字越精要越好,使閱讀者一目了然行文之
目的與期望,但也不可過於簡略,以不超
過60字為原則。其內容包括「案由」及
「擬辦」,重點應在於敘述「何人」「何
時」「何地」「何事」。
公文結構
(二)說明:如無項次,文字緊接段名冒號書寫;
如分項條列,應另列縮格書寫。當案情
必須就事實、來源或理由,作較詳細之
敘述,而無法於「主旨」內容納時,用
本段說明。本段內容重點在於敘述因
「何故」而行文。
(三)辦法:向受文者提出具體要求無法在「主旨」
內簡述時,用本段列舉。本段內容重點
在於提出「如何」辦理之敘述。現行公
文少用到「辦法」段。(簽則改為擬辦)
公文書寫原則

第一層:一、
第二層: (一)
第三層: 1、
第四層: (1)
第五層: 甲、
第六層: (甲)
分項標號以全形書寫,”()”以半形書寫
公文程式與類別
 一 、令:公布法規命令與人事命令;
 二 、呈:對上級有所呈請或報告;
 三、 函:上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復;
下級機關對上級機關有所請求或報告;。
 四、其他。
前項各款之公文,必要時得以電報、電報交換、電傳文件、傳真
或其他電子文件行之。」
其他公文如簽、便箋、書函、開會通知、聘書、聘函、證
明書、證書及會議紀錄等。
本校常用對外公文函、書函、開會通知及公告,常用對內
公文簽、便箋、會議紀錄。
各類別公文的撰擬-簽
「簽」是機關「內部」對某一案件的處
理意見。可以顯示從承辦單位、相關單
位、核稿長官及首長核定代表機關對該
案的意見。是公務員最常撰寫的公文書

12
各類別公文的撰擬-簽
簽為幕僚處理處理公務表達意見,以供上級長官
暸解案情,並作為抉擇之依據。
(一)格式:
1.一段式:採「主旨」一段。案情簡單者
適用之。
2.二段式:採「主旨」及「說明」二段。
「主旨」扼要說明目的與期望或
擬辦意見。其他需要讓長官瞭
解的案情、理由及相關事項

13/5
97年9月24日 8
各類別公文的撰擬-簽
,於說明段敘述。案情複雜可分
一、二、三項 敘述。
3.三段式:採「主旨」、「說明」及「擬
辦」三段。對於案情複雜,且擬
辦意見,無法於主旨段容納者用
之。

14/5
97年9月24日 8
各類別公文的撰擬-簽
(二)用語:
1.稱謂語: 鈞長(稱陳核長官,前空一格)
職000(自稱,字上標)

2.期望語:
請 核示(提出擬辦意見簽核時)
請 鈞閱、請 核閱(檢陳資料請長官過目)
請 鑒察(將辦理情形簽報長官瞭解)
請 鑒核(除簽報長官瞭解外,並含有請示
之意)
請 鈞參(提供長官參考)

15/5
97年9月24日 8
各類別公文的撰擬-簽
3.結束語:謹陳、敬陳、右陳
4.簽署:一般性之簽,於簽末左下署簽報者姓
名,押上日期時間即可。

16/5
97年9月24日 8
各類別公文的撰擬-簽
(三)範例:
主旨:為 000000000000一
案,簽請 核示。
說明:
擬辦:
敬陳
校長

000(署時間)

17/5
97年9月24日 8
「公文稿」是機關要「對外」
的意思表示。於首長判行後,
該文即對外發出。

21
各類別公文的撰擬-函
依公文程式條例第2條第1項第4款規定:「函:各
機關間公文往復,或人民與機關間之申請與答復
時用之。」其適用範圍包括上下級機關間、同級
機關間、不相隸屬機關間、人民與機關間。性質
分為上行函、平行函及下行函及申請函(人民與機
關間)。
(一)格式:同簽格式,可分一段式(主旨)、
二段式(主旨、說明)、三段式
(主旨、說明、辦法),三段式目前
比較少用。

22/5
97年9月24日 8
使用較簡潔之半文言語體,
不適合用過於口語化之表達
方式
例:
「請惠予查明見復」如用口語化
寫成「拜託查清楚後告訴我們好嗎?」就不適合
了。

23
函的結構
 「函」的結構:
(一)發文機關 (九)本文:
(二)機關地址及傳真、 1.一段式:主旨
承辦人電話 2.二段式:主旨、說明(或
(三)受文者 經過、原因)
(四)速別 3.三段式:主旨、說明、辦
(五)密等及解密條件 法(或建議、請求、擬辦
或保密期限 、核示事項)
(六)發文日期 (十)正本
(七)發文字號 (十一)副本
(八)附件 (十二)蓋章戳

24
序倫常、熟術語
(一)引述語
1、起首引述 3、表明依據
1) 對上級機關或首長:奉 1) 對直屬上級機關:遵
2) 對平行機關或首長:准 照
3) 對下行機關或首長:據 2) 其他各級機關:依照
、 根據
2、引述結語
4、二度敘及
1) 對上級機關或首長:奉悉
1) 上級機關:諒蒙 鈞
2) 對平行機關或首長:敬悉、 察
悉 2) 對平行或下級機關:
3) 對下行機關或首長:已悉 諒達、 計達
(二)經辦語
對直屬上級機關或首長:遵經、遵即其他各級機關:業經、旋經
、迭經、均經、經已
25
序倫常、熟術語

期望(目的)語
1.一般公文
1) 對上級機關或首長:請 鑒核(函報部、會)、請
核示(校內簽稿)、請 鑒察
2) 對平行機關:請 查照、請 察照、請 查照辦理、
請 查核辦理、請 惠予辦理
3) 對下行機關:希 查照、希 照辦、希 切實辦理
4) 「呈請」、 「謹請」、 「敬請」、 「飭」一律
改為「請」
備註:查照,公文用語「知悉」之意;又查察按照之意,如「查照辦
理」之意。

26
序倫常、熟術語
2. 要求函復
1 ) 對平行機關:請 查照見復、請 查照辦理
見復、請 查明見復、請 惠復
2) 對下行機關:希 辦理見復
3. 要求轉知
1 ) 對平行機關:請 查照轉告
2) 對下行機關:希 查照轉告、希 轉行照辦
4. 要求備查
1 ) 對上級機關或首長:請 鑒核備查、請 核

2) 對平行機關:請 查照備案

27
序倫常、熟術語
(五)抄送語
1、對上級機關或首長:抄陳
2、對平行機關、單位或人員:抄送
3、對下行機關或人員:抄發
(六)附送語
1、對上級機關或首長(函報部、會):檢陳、附陳
2、對平行或下行機關:檢送、檢附、附、附送
(七)結束語
1、對總統簽末用:謹呈
2、對其他行政首長簽末用:謹陳、敬陳、右陳
3、便條、便箋用:此致、此上

28
各類別公文的撰擬-函

公文用語表
類別 用語 適用範圍 備註
查、關於、謹查、茲 通用。

起首
語(正
文開 制定、訂定、修正、 公布法律、發布命令用。
頭慣 廢止
用之
發語 特任、特派、任命、 任用人員用。
詞) 派、茲派、茲聘、僱

29/5
97年9月24日 8
各類別公文的撰擬-函
鈞府、鈞長、鈞座 有隸屬關係之下級對上 直接稱謂時用。
級用。 書寫鈞、大、鈞長
大 無隸屬關係之低級機關 、鈞座時,均應空
對較高級機關用(對立 一格(挪抬)表示
法院、司法院、監察院 。
用)。
稱謂語
(彼此 貴 上對下、平行、對人民
禮貌上 團體
之代稱 台端 對屬員、或人民
詞) 本 機關學校自稱
職 屬員對長官

該、職稱 機關名稱如一再提及可 間接稱謂時用。


稱「該」,對職員則稱
「職稱」
30/5
97年9月24日 8
各類別公文的撰擬-函
復……(來文機關發文 於復文時用。
年月日字號及文號及
文別)
依(依據、根據)…… 於告知辦理之依據時用。
(來文機關發文年月日
字號及文號及文別或
引述語
機關法令)辦理
(引據
來文之
起敘語) (發文年月日字號及 對上級機關發文後續函
文別)……諒蒙 鈞 時用。
察、鑒察
(發文年月日字號及 對平行或下級機關發文
文別)……諒逹、計 後續函時用。

31/5
97年9月24日 8
各類別公文的撰擬-函
除外語 除…外、除..暨..外 通用

請示語 是否可行、是否有當、 通用
(請問 是否允當、可否之處、
之衡量 如何之處
詞)
請 鑒核、請 核示、 對上級機關或首長用。 鑒核-報核案件。
期望或 請 鑒察、請 備查、 核示-請示案件。
及目的 請 核備。 鑒察-僅供瞭解。
語(要
請 查照、請 察照、 對平行或下級機關時用。
求對方
請 查照辦理、請 查
之祈使
核辦理、請 查照辦
詞及表
理見復、請 查照轉告、
示行文
請 查照備案、請 查
主旨之
明見復、復請 查照。
希求詞)

32/5
97年9月24日 8
各類別公文的撰擬-函
抄陳 上行 有副本或抄件時用

抄送語 抄送 平行

抄發 下行
附陳、檢陳 上行 亦可當成起首語

附送語 附、附送、檢附、檢 平行或下行


謹呈 對總統簽用。

結束語 謹陳、敬陳、右陳 於簽未用。

此致 於便箋用。

33/5
97年9月24日 8
本校電子簽與紙本簽
1. 電子簽為主,紙本簽為輔
2. 公文書內容需注意:人、事、時、物、地
3. 簽辦人不一定為事件本人
4. 簽辦單位選擇以簽辦事件為選擇標準
本校簽與函
會簽與會辦
會簽與會辦
會簽單位可供選擇條件為所有一級單位。(不
含校長室、副校長室、秘書室)

會辦單位可供選擇條件為所有教學單位、研
發中心與獨立一級行政單位。(不含校長室、
副校長室、秘書室)
法律統一用字表
用 字 舉 例 說 明
公布、分布、頒布
部分、身分
占、占有、獨占
計畫 名詞用「畫」
策劃、規劃、擘劃 動詞用「劃」
紀錄 名詞用「紀錄」
記錄 動詞用「記錄」
雇員、雇主、雇工 名詞用「雇」
僱、僱用、聘僱 動詞用「僱」
43
公文寫作常見問題
1. 數字用法
請依「公文書橫式書寫數字使用原則」 書

2. 常用語詞辨正-「法律統一用字表」
(1).計畫(名詞),如本校教學卓越計畫
(2).規劃、策劃、擘劃(動詞),如規劃可
行方案
(3).紀錄(名詞),如97學年度第1次人事職
員人事評議委員會議紀錄。
公文寫作常見問題
3.貫澈→貫徹
4.徹底→澈底
5.必須品→必需品,必需→必須,
須要→需要
6.莫明奇妙→莫名奇妙
7.名符其實→名副其實
8.穫得→獲得
9.收獲→收穫
10.含蓋→涵蓋
公文寫作常見問題
1.錯字是否出現?
2.數字是否無誤?
3.引據是否正確清楚?如引用來文日期文號正
確否?如引用法規名稱、條次、條文內容正
確否?如係照錄原文請用「」引出,如係引
述其文意請用來函略以,(以下將來文之重
點寫出)
4.標點符號是否用對?
參考書目
范光煌 編著 全威圖書有限公司 93年