BAB 6

DOKUMEN-DOKUMEN
PENGURUSAN
TOPIK UTAMA

 PENGENALAN DOKUMEN-DOKUMEN
PENGURUSAN
 SURAT
 MEMO
 IKLAN
 BROSUR
PENGENALAN DOKUMEN PENGURUSAN

 Pengurusan akan menjadi lebih licin dan teratur

sekiranya dibantu dengan pengurusan dokumen
yang sistematik dan bersistem
 Bentuk-bentuk dokumen dalam pengurusan
I) surat
II) memo
III) iklan
IV) brosur
 Penekanan akan dibuat terhadap penggunaan
bahasa Melayu dalam setiap dokumen.
SURAT

 Definisi surat
 Jenis-jenis surat
 Item penting dalam surat
 Penggunaan ganti nama diri dalam surat
 Kesalahan dalam surat
 Penggunaan kata atau ungkapan khusus
 Definisi Surat
 Reep (1994)
Suatu yang ditulis kepada pihak lain yang berada di
luar organisasi yang sama, bertujuan membuat
permohonan, tuntutan, penyesuaian, pemesanan,
pemujukan, penjualan dan jemputan.
 Kamus Dewan (2002)
Kertas yang ditulis, segala sesuatu yang bertulis
(tercetak dan lain-lain), kertas yang ditulis
(mengandungi khabar) dan dikirim kepada orang
lain.
 Jenis-jenis Surat
A) Surat rasmi
 Asmah Hj. Omar (1997)
Sesuatu yang ditulis dan dihantar dalam sesuatu
urusan. Boleh atas nama peribadi, pejabat, atau
organisasi / pejabat / syarikat yang diwakili penulis.
Mempunyai ciri-ciri tersendiri.
 Nuwairi Hj. Khazaai (1989)
Segala yang bertulis/bercetak yang dihantar kepada
penerima yang tidak terbatas sifat dan saiznya.
Mempunyai identiti tersendiri.
Terdapat Dua Bentuk Surat rasmi
I) Surat rasmi peribadian
II) Surat rasmi tidak peribadian
Surat rasmi peribadian
 Surat yang digunakan untuk menghantar mesej atau
mendapatkan sesuatu secara tidak rasmi, subjeknya
umum, dan penulis mengenali pembaca secara
peribadi.
 Tujuan
1. Mengucapkan tahniah/takziah, memohon maaf
2. Kepada kawan yang sakit, saudara mara, kenalan
3. Jemputan sosial
4. Jawapan kepada jemputan
5. Ucapan terima kasih
Surat rasmi tidak peribadian
 Surat yang ditulis untuk mendapatkan sesuatu secara
rasmi, subjek rasmi, awam dan perniagaan. Penulis
tidak mengenali pembaca secara peribadi
 Tujuan
1. Memohon maklumat daripada institusi
2. Mendapatkan kebenaran
3. Memohon pekerjaan
4. Menjawab panggilan temu duga
5. Menerima/ menolak tawaran kerja
 Perbezaan Surat Rasmi Peribadian
dan Surat Rasmi Tidak Peribadian
Surat Rasmi Peribadian Surat Rasmi Tidak Peribadian
 Penulis mengenali  Penulis tidak mengenali
pembaca secara peribadi. pembaca secara perbadi.
 Tujuan untuk  Tujuan menulis untuk
menghantar mesej atau mendapatkan sesuatu secara
mendapatkan sesuatu rasmi.
secara tidak rasmi.
 Subjek umum tentang  Subjek rasmi, awam,
perniagaan, orang, perniagaan.
perkara, kejadian.
B) Surat tidak rasmi
Surat yang digunakan untuk tujuan tidak
rasmi seperti menyatakan perasaan, dan
pendapat, memberi dan meminta maklumat
dan berita peribadi.
Item Penting dalam Surat
 Nama dan alamat
 Tarikh
 Perkataan menghadap surat
 Tajuk/perkara
 Penutup
 Cogan kata
 Tandatangan
 Nama pengirim
 Salinan kepada
 NAMA DAN ALAMAT
 Nama dan alamat pengirim hendaklah di sebelah atas
kiri jika tanpa kepala surat
Puteri Sofiya Haleeja
No. 7, Persiaran 15D
Taman Lindungan Bulan
50603, Lembah Pantai, Kuala Lumpur
 Gelaran hendaklah disertakan jika berkenaan
Profesor Dato’ Dr. Ahmad Zahid Ibrahim
 Boleh dimasukkan rujukan hormat di atas nama
penerima (Asmah Hj. Omar, 1997)
Yang Berhormat Dato’ Pangeran Iderus Dato’ Pangeran Salikin
D.P.M.P., J.S.M., P.M.P., K.A.T., A.M.N., P.P.T., P.J.K., P.K.
 TARIKH
 Penulisan tarikh penting untuk semua surat rasmi.
 Beberapa kaedah menulis tarikh:
1. Tulis sepenuhnya : 20 haribulan Mac, 2004
2. Menggunakan hb : 20 hb. Mac, 2003
3. Menghilangkan hb: 20 Mac 2003
 Nama bulan hendaklah di tulis secara penuh.
 Penggunaan koma selepas nama bulan ialah gaya
sahaja.
 Kaedah menulis tarikh cara yang kedua dan ketiga
paling banyak digunakan.
 PERKATAAN MENGHADAP SURAT
 Penggunaannya mesti sesuai dengan pangkat,
kedudukan atau rujukan hormat penerima surat.
 Perkataan ini berada satu jarak kosong di bawah tajuk
surat berkenaan.
 Contohnya:
Tuan, Puan, Dato’, Datuk Seri, Datin Seri,

TAJUK / PERKARA
 Tajuk akan merujuk kandungan surat.
 Bahagian ini memberikan ringkasan dan memudahkan
pembaca bertindak.
 Contoh:
Mesyuarat Khas Bahagian Promosi dan Hebahan
Permohonan Cuti Tanpa Rekod
 PENUTUP
 Surat rasmi biasanya ditutup secara ringkas seperti:
Sekian.
Terima kasih.
Sekian, terima kasih.
Sekian untuk makluman tuan.

COGAN KATA
 Cogan kata ditulis dengan huruf besar, berada di dalam
pengikat kata dan di bawah penutup surat.
 Contohnya:
“ILMU BUDI BAKTI”
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
“BERSIH CEKAP AMANAH”
 TANDATANGAN
 Diturunkan di sudut kiri bawah selepas langkau dua baris
selepas rangkai kata berikut:
Yang benar,
Yang Menjalankan Tugas,
Yang Menurut Perintah,

NAMA PENGIRIM
 Ditulis dengan huruf besar (berada dalam kurungan)
 Nama jawatan jika berkaitan hendaklah ditulis di bawah
nama pengirim
 Jika penulis tidak menurunkan tandatangan, pegawai
yang menjalankan tugas akan mencatatkan b.p, singkatan
‘bagi pihak’
Penggunaan Ganti Nama Diri
dalam Surat
 Ganti nama diri orang pertama
Menggunakan kata ‘saya’ bagi jumlah tunggal dan
‘kami’ atau ‘kita’ untuk jumlah jamak
 Ganti nama diri orang kedua
Melihat kepada beberapa perkara seperti jantina,
umur, pangkat dan keakraban.
 Ganti nama diri orang ketiga
Menggunakan kata ‘beliau’ untuk merujuk kepada
sesiapa sahaja.
 Kesalahan dalam Surat

 Kesalahan ejaan
Lazimnya berhubung kesalahan berkaitan dengan
aspek keselarasan vokal.
 Kesalahan aspek morfologi (pembentukan kata)
Berhubung kesalahan pengimbuhan, penggandaan,
dan pemajmukan kata.
 Kesalahan aspek sintaksis (ayat)
Berhubung kesalahan dari segi penggunaan kata
asing, tanda baca, ayat tidak berobjek dan mengikut
struktur bahasa asing.
Penggunaan Kata / Ungkapan Khusus
 Kata / ungkapan khusus digunakan untuk memberi isyarat
kepada penerima surat tentang tindakan yang perlu diambil
selepas membaca surat berkenaan
 Terdapat lapan bentuk penggunaan kata / ungkapan khusus
iaitu:

1. Penanda rujukan 5. Penanda perintah

2. Penanda penyertaan 6. Penanda perwakilan
3. Penanda makluman 7. Penanda pendapat
4. Penanda sebab musabab 8. Penanda penamat
1. Penanda rujukan
 Merujuk perkara yang sudah berlaku atau
disebut.
 Contohnya:
Merujuk kepada …
Sehubungan itu …
Berkenaan dengan berita tersebut …
2. Penanda penyertaan
 Memberikan arahan bahawa terdapat bahan lain
yang disertakan atau dilampirkan.
 Contohnya:
Bersama-sama ini dikemukakan surat …
Dengan ini saya lampirkan …
Saya lampirkan di sini salinan surat…
3. Penanda makluman
 Mewakili sesuatu pemakluman yang dibuat.
Biasanya mengandungi kata maklum atau
dimaklumkan.
 Contohnya:
Sukacita dimaklumkan …
Dukacita dimaklumkan …
Seperti yang tuan maklum …
4. Penanda sebab musabab
 Berfungsi untuk menimbulkan perkaitan antara
peristiwa (sesuatu peristiwa menyebabkan
berlakunya sesuatu peristiwa yang lain)
 Contohnya:
1. Berhubung dengan pemergian saya ke
London, saya ingin mencadangkan…
2. Atas kerjasama tuan itu, saya mengucapkan
berbanyak-banyak terima kasih.
5. Penanda perintah
 Berfungsi untuk memberi arahan
 Dalam surat, penanda ini dapat dibahagikan kepada
dua iaitu
i. Perintah kurang halus
- Menggunakan bahasa arahan yang tegas
- Ditandai dengan kata diarahkan, diingatkan,
dikehendaki.
- Contoh:
* Saya diarahkan supaya memberitahu tuan
tentang hal itu
* Tuan diingatkan supaya tidak….
* Puan dikehendaki melaporkan diri sebaik sahaja
kembali dari bercuti
ii. Perintah halus
- Menggunakan bahasa arahan yang lembut
- Terdapat 3 bentuk
a. harapan
- menggunakan kata-kata seperti harap,
mengharapkan, diharapkan, dan
harapan
- Contoh:
* Harap maklum bahawa tarikh menghantar
tugasan 1 ialah pada 7 Ogos 2003
* Adalah diharapkan bahawa pihak tuan
dapat menerima cadangan ini.
b. nasihat
- pemberian nasihat dalam surat rasmi biasanya
menggunakan kata nasihat, misalnya
menasihatkan dan dinasihatkan.
- Contohnya:
* Tuan dinasihatkan supaya melaporkan diri
dengan segera
* Adalah dinasihatkan bahawa tuan…
* Saya ingin menasihatkan tuan supaya
melaporkan diri dengan segera
c. permintaan
- permintaan atau permohonan boleh bermakna
permintaan atau permohonan biasa, ajakan atau
suruhan. Kata seperti meminta, diminta, memohon
dan dipohon digunakan.
- Contohnya:
* Tuan diminta melaporkan…
* Kami memohon puan melaporkan diri
6. Penanda perwakilan
 Berfungsi untuk menunjukkan perwakilan /
mewakili
 Ditandai oleh ungkapan bagi pihak.
 Contohnya:
1. Bagi pihak rakan-rakan sejawat saya…
2. Saya, bagi pihak rakan-rakan sejawat….
7. Penanda pendapat
 Berfungsi untuk menunjukan buah fikiran
 Ditandai oleh ungkapan yang mempunyai kata
pendapat, fikiran, hemat atau pandangan.
 Contohnya:
1. Pada pendapat saya, cadangan pihak tuan
2. Pada fikiran kami…
3. Pada hemat kami…
4. Pada pandangan saya…
8. Penanda penamat
 Ungkapan yang memberi isyarat akan
berakhirnya surat rasmi itu.
 Ungkapan yang mewujudkan penanda ini ialah
kata sekian.
 Contohnya:
1. Sekian untuk perhatian …
2. Sekian.
3. Sekian, terima kasih.
MEMO

 Definisi
 Ciri / format memo
 Cara menulis memo
 Fungsi memo
Definisi

 Nota untuk mengingatkan penerimanya

mengenai sesuatu perkara.
 Digunakan dalam organisasi tertentu.
 Dikeluarkan oleh Ketua Bahagian kepada
mereka yang setaraf atau yang berada di
bawah pengurusannya.
 Ciri / Format Memo
 Ciri memo bergantung kepada sesebuah jabatan atau
organisasi yang mengeluarkannya
 Antara maklumat penting yang perlu ada dalam memo
ialah
- logo atau lambang organisasi
- daripada siapa
- kepada siapa
- tarikh
- perkara
- tanda tangan penulis
- nama penulis serta jawatan
 Cara Menulis Memo

Perkara-perkara berikut perlu diberi perhatian:

 Penerima (hubungan penulis dan penerima,
kedudukan penerima dalam organisasi dan
tahap, pengetahuan penerima memo)
 Mesej yang ingin disampaikan
 Situasi penulisan memo
 Kegunaan Memo

 Memberikan maklumat yang lengkap, tepat dan

cepat kepada penerima
 Memberi arahan
 Membuat pengumuman
 Memberikan penjelasan
 Menyediakan maklumat
 Membuat pembetulan polisi
Bahasa dalam Memo

 Bahasa yang digunakan hampir sama dengan

bahasa surat rasmi.
 Bezanya, bahasa dalam memo lebih ringkas.
 Penggunaan KGND juga bergantung jepada
kedudukan penulis dan penerima memo
berkenaan.
 IKLAN
 Definisi
Berasal daripada perkataan Arab i’lan yang
bermaksud khabar yang disiarkan. Iklan bermaksud
suatu yang hendak diperkenalkan, dikemukakan, atau
dijual kepada pelanggan.
 Ciri-ciri bahasa iklan
- bahasa baku
- mengikut sistem tulisan
- istilah atau ungkapan tepat dengan aktiviti
- indah dan kreatif
 Matlamat Iklan

 Untuk menjual, atau melariskan penjualan,

supaya barang-barang dapat dijual dengan
banyak dan membawa untung kepada
pengeluar dan penjualnya.
 Antara pengeluar dan bakal pengguna tidak
ada hubungan kenal mengenal antara satu
sama lain, oleh itu cara menyampaikan
pengetahuan tentang barang-barang adalah
dengan mengiklankannya.
Kaedah Iklan

 Iklan adalah retorik bahasa yang menarik.

 Bahasa iklan dapat disimpulkan sebagai
bahasa pengaruhan.
 Terdapat 3 kaedah iklan yang digunakan
untuk menarik perhatian pengguna iaitu
penglihatan (visual), pendengaran (aural) dan
tulisan.
Kaedah dalam bahasa Iklan

 Terdapat 20 kaedah (Asmah Haji Omar,

1992) dalam bahasa iklan yang mampu
menimbulkan pengaruh terhadap sasaran.
20 Kaedah Penyataan Iklan
 Pernyataan  Ulasan
 Perkaitan konsep  Pertanyaan
 Perisytiharan  Peringatan
 Umpan  Suruhan
 Kealatan  Silaan / pelawaan
 Pemesraan  Gesaan
 Kenal pasti  Larangan
 Peyakinan  Ajakan
 Perbandingan  Nasihat
 Doa  Latar
1. Kaedah Pernyataan

 1.1 Pernyataan Neutral

-pernyataan yang tidak dipengaruhi oleh
penilaian atau sikap. Apa yang dipaparkan
hanyalah nama barang-barang sahaja.
Contoh: a. Lampu Cap Bintang
b. Ubat Batuk Cap Bulan
c. TV warna Z
d. Mesin Jahit Y
 1.2 Pernyataan dengan Penilaian
 Pernyataan yang disertai dengan penilaian.
Pengiklan memberi penilaian terhadap
barang yang diiklankan. ( tentunya penilaian
positif).
 Terdapat 8 bentuk iklan Pernyataan dengan
Penilaian
 Penilaian menggunakan konsep ruang

Contoh: X __ Gedung Permaidani Yang Terbesar

Di Malaysia
Di mana sahaja anda pergi, apa saja
anda lakukan, disitulah ada X.
 Penilaian menggunakan konsep waktu

Contoh: Minyak yang digunakan sejak turun

temurun.

Kembali dengan jagaan tradisional…

Anda kekal mempesonakan dengan
jamu X

Ini Zul masa kecil

Ini Zul berumur dua tahun
Ini Zul sudah dewasa
 Penilaian berdasarkan tempat asal

Contoh: X diimport khas dari Amerika

Perabot jati dari Itali
Mesin jahit Y yang dipasang di Jepun
 Penilaian Kehandalan

Kehandalan Sifat
 Contoh: Perkakas hidangan yang teguh
memegang janji sehidup semati.
 Dapur elektrik yang paling baik dan tahan lama
yang dapat menjimatkan elektrik sehingga 80%.

Kehandalan Keupayaan
 Z menanggalkan kekotoran menjadikan semua
cucian anda bersih berseri hanya dalam 5 minit.
 Z memelihara dan menghitamkan rambut secara
semulajadi
 Penilaian berdasarkan ketunggalan

Contoh: Penyaman udara kereta tuleh-tidak

ada persamaannya.

Satu-satunya organ elektronik dengan

paduan irama dan permainan
automatik segera.
 Penilaian yang menggunakan konsep
perintisan

Contoh: Teknologi terbaharu dalam pembuatan

peralatan komputer.

X __ Yang pertama dan masih lagi yang

terbaik.

Z __ Mendahului saingannya.
 Pernyataan Ciri

Contoh: Model satu pintu

Peti sejuk 2 pintu
100 uncang the dengan tali
Sabun berbuku
Set periuk keluli kalis karat
 Penilaian berdasarkan kejatian

Contoh: Susu sejati X

Penyaman udara kereta tulen

Mereka yang mengetahui,

menggunakan minyak sapi asli X
2.Perkaitan Konsep

Dikaitkan dengan konsep asing yang biasanya

manusia atau peristiwa yang masyhur-
masyhur.
Contoh: X Minuman Rasmi Sukan S.E.A

X pernah menginap di sini

Penyanyi terkenalY pernah

menjamu selera di sini.
3. Kaedah Perisytiharan

Menggunakan kata-kata yang bertujuan

memberitahu kepada umum tentang adanya
sesuatu yang baru atau istimewa.
Contoh: Memperkenalkan TV warna baru
model X.
Memperkenalkan sabun mandi yang
lebih sesuai untuk semua jenis kulit.
4. Kaedah Umpan
Menawarkan benda sebagai daya penarik untuk
mempengaruhi seseorang melakukan
sesuatu.
Contoh: Tawaran Istimewa, hanya terdapat di
Pasaraya…
Kemeja – T percuma bagi setiap
pembelian
potongan 50% untuk seluar berjenama
X
Hanya dalam minggu ini sahaja.
5. Kaedah Pemesraan

 Iklan membuat sasaran berasa mesra dengan

barang yang diiklankan. Memberi perasaan
‘kebersamaan’ dengan pengeluar.

Contoh: Hotel Y tuan rumah yang sempurna.

Z kawan karib perut anda.
Bank X Bank anda
6. Kaedah Perbandingan

 Bertujuan untuk menunjukkan kelebihan

sesuatu barang.

Contoh: Lebih nyaman, lebih senyap dan

lebih jitu dari itu.
Y lebih pekerja. Lebih alat ganti,
Lebih Pusat Servis.
Sosnya lebih tomato.
7. Kaedah Doa

 Pengiklan soelah-olah mendoakan bahawa

bakal penggunanya akan mendapat
kebaikan.
Contoh: Gunalah barangan jenama X agar
hidup anda lebih bahagia.

Makanlah kismis jenis A, agar minda

anda lebih berfokus.
8. Kaedah Peringatan
 Memberi peringatan tentang sesuatu perkara
atau peristiwa, dan dengan demikian pembeli
akan memerlukan barang yang diiklankan
itu.
Contoh: Selamat berpuasa. Diskaun 70% .
Berita untuk baju kurung berjenama yang
memeranjatkan.
Remaja-remaja di Malaysia! Anda tidak akan
rugi memilih telefon ini.
9. Kaedah Suruhan

Menggunakan kata perintah. Tidak

berselindung disebalik bentuk-bentuk bahasa
yang samar-samar atau halus.
Contoh: Dapatkan naskah anda sekarang.
Jimatkan wang dengan Z.
Cubalah sepasang hari ini dan nikmati
rasa keselesaan dari Z.
Belilah susu cap Z untuk rasa yang
lazat.
10. Kaedah Gesaan

 Pihak pengiklan menggesan sasaran

mendapatkan barang-barang yang
diiklankan.
Contoh: Lekas! Sementara stok masih ada.
Lekas! Tawaran untuk hari ini sahaja.
Cepat! Sebelum terlambat.
11. Kaedah Larangan

 Digunakan untuk menggesa bakal bakal

pengguna mendapatkan barang yang
diiklankan.
Contoh: Jangan lepaskan peluang yang hanya
sekali sahaja akan tiba di tempat anda.

Jangan lepaskan peluang mendapat

tawaran istimewa daripada Y.
BROSUR

 Definisi
 Ciri-ciri brosur
 Fungsi brosur
 Langkah penyediaan brosur
Definisi Brosur

 Risalah yang menyampaikan berita, keterangan

berkaitan sesuatu perkara atau hal.
 Digunakan untuk promosi atau iklan sesuatu
produk dalam bidang perniagaan.
 Brosur berbeza dengan risalah kerana risalah
bersifat lebih serius, digunakan untuk
menyebarkan maklumat dan keterangan
berkaitan sesuatu isu seperti masalah sosial dan
penyakit.
Ciri-ciri Brosur

 Mempunyai judul yang menarik.

 Penyataan kejayaan dan bukti daripada
pelanggan terdahulu.
 Mempamerkan keistimewaan serta jaminan
kualiti barangan dan perkhidmatan yang
ditawarkan.
 Kreatif, padat dan memberi kesan kepada
pembaca.
Fungsi Brosur

 Memberi maklumat dan keterangan secara

ringkas
 Menimbulkan kesedaran
 Mengubah pelakuan
 Mengubah fikiran dan perbuatan
 Langkah Penyediaan Brosur

 Menentukan teks dan tujuan sesuatu brosur

 Menggunakan bahasa yang jelas, lengkap dan
padat
 Mementingkan kreativiti seperti ukuran, warna,
jenis tulisan, panjang atau pendek sesebuah teks,
bentuk, tajuk, judul dan perkara-perkara lain
yang difikirkan sesuai.
KESIMPULAN

 Dokumen pengurusan yang sistematik dan

teratur dapat membantu memperbaiki kualiti
sesuatu pengurusan.
 Oleh itu, seseorang pengurus yang cekap, perlu
mahir dalam penyediaan dokumen pengurusan
yang sistematik.
RUJUKAN UTAMA

 Abdull Syukor, Nuraini Yusoff, & Mohd Isha

Awang (2003)
 Ab Rahman, & Yap Kim Fatt (1998)
 Asmah Haji Omar (1992)
 Noresah Baharom (2002)
 Nuwairi Khazaai (1993)
 Reep (1994)