Manajemen Waktu Proyek

1
 Tujuan Pembelajaran

• Memahami pentingnya jadwal proyek dan

manajemen waktu proyek yg baik
• Menentukan aktivitas sbg dasar membuat jadwal
proyek
• Menjelaskan bgmn manajer proyek menggunakan
diagram jaringan dan ketergantungan utk
menentukan urutan aktivitas
• Memahami hubungan antara estimasi sumber daya
dan jadwal proyek
• Menjelaskan bgmn bbrp tools dan teknik dpt
membantu manajer proyek utk melakukan estimasi
durasi aktivitas

2
 Tujuan Pembelajaran
• Menggunakan Gantt Chart utk merencanakan dan
melacak informasi jadwal, menemukan jalur kritis
proyek, dan menjelaskan bgmn critical chain
scheduling dan PERT (Program Evaluation and
Review Technique) mempengaruhi pembuatan
jadwal
• Menjelaskan bgmn sofware manajemen proyek dpt
membantu dlm manajemen waktu proyek
• Kenyataan dan issu terkait dgn pengendalian dan
manajemen perubahan pd jadwal proyek

3
 Pentingnya Jadwal Proyek

• Manajer proyek biasanya menganggap penyerahan

hasil tepat pada waktunya adl tantangan yg plg
besar
• Isu mengenai jadwal mrpk sebab utama terjadinya
konflik dlm proyek, khususnya pd paruh kedua
jalannya proyek
• Waktu mrpk besaran yg plg tidak fleksibel; waktu
akan berlalu apapun yg terjadi pada proyek

4
Intensitas Konflik Selama Jalannya Proyek

5
 Berbagai macam sumber konflik dan
intensitasnya sepanjang siklus proyek.
• Jadwal.
• Prioritas.
• Tenaga Kerja.
• Masalah Teknis.
• Administrasi.
• Personalitas.
• Biaya.

6
 Konflik Jadwal

• Penyebab konflik:
– Individual work style
– Perbedaan budaya
• Indikator tipe Myers-Briggs berfokus pd perilaku
individu terhadap struktur dan tengat (deadline)
• Bbrp individu memilih utk mengikuti jadwal dan
memenuhi tengat sementara bbrp individu yg lain
tidak
• Perbedaan budaya bahkan utk negara yang sama
akan mempunyai perilaku yg berbeda terhadap
jadwal

7
 Proses Manajemen Waktu Proyek

• Definisi aktivitas: identifikasi aktivitas khusus yg hrs

dilakukan oleh anggota tim proyek dan stakeholder utk
menghasilkan deliverables
• Pengurutan aktivitas (activity sequencing): identifikasi
dan dokumentasi keterkaitan antar aktivitas proyek
• Estimasi sumberdaya utk setiap aktivitas
• Estimasi durasi aktivitas
• Pembuatan jadwal: analisis urutan aktivitas, analisis
estimasi sumberdaya utk setiap aktivitas, dan analisis
durasi aktivitas utk membuat jadwal proyek
• Pengendalian jadwal: pengendalian dan pengaturan
perubahan jadwal proyek
8
 Definisi Aktivitas

• Aktivitas atau tugas adl elemen pekerjaan yg

biasanya ditemukan pd WBS yg membutuhkan
durasi, biaya, dan sumberdaya
• Jadwal proyek mjd dokumen mendasar yg
mengawali proyek
– Project charter mencakup tanggal mulai dan berakhirnya
proyek, juga mengenai informasi anggaran
– Pernyataan lingkup dan WBS membantu bgmn proyek akan
dilaksanakan
• Definisi aktivitas mencakup pengembangan WBS yg
lbh rinci dan penjelasan yg mendukung pengertian
ttg bgmn pekerjaan akan dilakukan, shg dpt dibuat
estimasi biaya dan durasi pekerjaan yg realistis
9
 Daftar Aktivitas dan Atributnya

• Daftar aktivitas adl tabulasi aktivitas yg akan dimasukkan

ke jadwal proyek. Daftar ini hrs mencakup:
– Nama aktivitas
– Nomor atau identitas aktivitas
– Deskripsi singkat ttg aktivitas

• Atribut aktivitas menyediakan informasi yg lbh byk ttg

setiap aktivitas, misalnya ttg aktivitas sebelumnya,
aktivitas sesudahnya, relasi logis, kebutuhan
sumberdaya, hambatan-hambatan, tanggal final, dan
asumsi-asumsi terkait aktivitas

10
 Pengurutan Aktivitas

• Mencakup peninjauan kembali aktivitas-aktivitas yg

harus dikerjakan dan menentukan
ketergantungannya satu dgn yg lain
• Ketergantungan atau hubungan antar aktivitas
terkait dgn pengurutan aktivitas atau tugas-tugas
proyek
• Hrs ditentukan ketergantungan antar aktivitas utk
kepentingan critical path analysis

11
 Tiga Tipe Ketergantungan

• Ketergantungan mandatori: sejalan dgn sifat

pekerjaan yg akan dilakukan dlm proyek; sering
disebut jg hard logic
• Ketergantungan diskresionari: ditentukan oleh tim
proyek; sering disebut soft logic dan hrs digunakan
dgn hati-hati krn kemungkinan akan membatasi
pilihan penjadwalan yg sesudahnya
• Ketergantungan eksternal: mencakup hubungan
antara aktivitas proyek dan aktivitas non proyek

12
 Diagram Jaringan

• Diagran jaringan mrpk teknik yg digunakan utk

memperlihatkan pengurutan aktivitas
• Sebuah diagram jaringan adl tampilan skematis
mengenai hubungan logis antara aktivitas-aktivitas
proyek atau urutan antara aktivitas-aktivitas proyek
• Terdapat dua format utama, yaitu:
– Arrow Diagramming Method (Activity on Arrow atau AOA)
– Precedence Diagramming Method (PDM)

13
 Precedence Diagramming Method (PDM)

Kegiatan dan Peristiwa pada PDM ditulis dalam node yang

berbentuk kotak segi empat.
Definisi kegiatan dan peristiwa sama seperti pada CPM.
Hanya perlu ditekankan disini bahwa dalam PDM kotak
tersebut menandai suatu kegiatan, sehingga harus
dicantumkan identitas kegiatan dan kurun waktunya.
Adapun peristiwa merupakan ujung-ujung kegiatan.

14
 Precedence Diagramming Method (PDM)

Setiap node mempunyai dua peristiwa yaitu

peristiwa awal dan akhir.
Ruangan dalam node dibagi menjadi
komponen-komponen kecil yang berisi
keterangan spesifik dari kegiatan dan
peristiwa yang bersangkutan dan
dinamakan atribut.

15
Precedence Diagramming Method (PDM)

Pengaturan denah kompartemen dan

macam serta jumlah atribut yang hendak
dicantumkan bervariasi sesuai keperluan
dan keinginan pemakai. Beberapa atribut
yang sering dicantumkan di antaranya
adalah kurun waktu kegiatan (D), identitas
kegiatan (nomor dan nama), mulai dan
selesainya kegiatan (ES, LS, EF, LF, dll).
Seperti slide berikut.
16
Precedence Diagramming Method (PDM)

Nomor Urut

ES Nama Kurun EF
kegiatan waktu (D)
---- ---

LS LF

17
Precedence Diagramming Method (PDM)

Pada PDM, anak panah hanya sebagai

penghubung atau memberikan keterangan
hubungan antar kegiatan, dan bukan
menyatakan kurun waktu kegiatan seperti
halnya pada CPM.
Tetapi karena PDM tidak terbatas pada aturan
dasar jaringan kerja CPM, maka hubungan antar
kegiatan berkembang menjadi beberapa
kemungkinan berupa konstrain.

18
Precedence Diagramming Method (PDM)

Konstrain menunjukkan hubungan antar

kegiatan dengan satu garis dari node
terdahulu ke node berikutnya.
Satu konstrain hanya dapat
menghubungkan dua node.

19
 Precedence Diagramming Method (PDM)

Karena setiap node memiliki dua ujung yaitu

ujung awal atau mulai dan ujung akhir
atau selesai, maka ada empat macam
konstrain yaitu awal ke awal (SS), awal
ke akhir (SF), akhir ke akhir (FF), dan
akhir ke awal (FS).
Pada garis konstrain dibubuhkan penjelasan
mengenai waktu mendahului (lead) atau
terlambat tertunda (lag).

20
Tipe Ketergantungan Tugas (Microsoft Project)
A
FS (Finish-to-Start) : Task B can’t
start until task A finishes
B

A
SS (Start -to-Start ) : Task B
can’t start until task A start
B

A
FF (Finish-to-Finish) : Task B
can’t finish until task A finished
B

A
SF (Start -to-Finish ) : Task B
can’t finish until task A start
B
21
 Tipe Ketergantungan Tugas

Karena setiap node memiliki dua ujung yaitu

ujung awal atau mulai dan ujung akhir
atau selesai, maka ada empat macam
konstrain yaitu awal ke awal (SS), awal
ke akhir (SF), akhir ke akhir (FF), dan
akhir ke awal (FS).
Pada garis konstrain dibubuhkan penjelasan
mengenai waktu mendahului (lead) atau
terlambat tertunda (lag).

22
 Konstrain Selesai ke Mulai (FS)

Konstrain ini memberikan penjelasan hubungan

antara mulainya suatu kegiatan dengan
selesainya kegiatan terdahulu. Dirumuskan
sebagai FS(i-j) = a yang berarti kegiatan (J)
mulai a hari, setelah kegiatan yang
mendahuluinya (i) selesai.
Jenis konstrain ini identik dengan kaidah utama
jaringan kerja CPM atau PERT, yaitu suatu
kegiatan dapat dimulai bila kegiatan yang
mendahuluinya telah selesai.
23
 Konstrain Mulai ke Mulai (SS)

Menjelaskan hubungan antara mulainya suatu

kegiatan dengan mulainya kegiatan terdahulu. Atau
SS(i-j) = b yang berarti suatu kegiatan (j) mulai
setelah b hari kegiatan terdahulu (i) mulai.
Konstrain semacam ini terjadi bila sebelum
kegiatan terdahulu selesai 100%, maka kegiatan (j)
boleh mulai. Atau kegiatan (j) boleh mulai setelah
bagian tertentu dari kegiatan (i) selesai. Besar
angka b tidak boleh melebihi angka kurun waktu
kegiatan terdahulu, karena per definisi b adalah
bagian dari kurun waktu kegiatan terdahulu. Jadi
disini terjadi kegiatan tumpang tindih.
24
 Konstrain Selesai ke Selesai (FF)

Menjelaskan hubungan antara selesainya suatu

kegiatan dengan selesainya kegiatan terdahulu.
Atau FF(i-j) = c yang berarti suatu kegiatan (j)
selesai setelah c hari kegiatan terdahulu (i)
selesai.
Konstrain semacam ini mencegah selesainya
suatu kegiatan mencapai 100%, sebelum
kegiatan yang terdahulu telah sekian (= c) hari
selesai.
Besar angka c tidak boleh melebihi angka kurun
waktu kegiatan yang bersangkutan (j).
25
 Konstrain Mulai ke Selesai (SF)

Menjelaskan hubungan antara selesainya

kegiatan dengan mulainya kegiatan
terdahulu. Dituliskan dengan SF(i-j) = d,
yang berarti suatu kegiatan (j) selesai
setelah d hari kegiatan (i) terdahulu mulai.
Jadi dalam hal ini sebagian dari porsi
kegiatan terdahulu harus selesai sebelum
bagian akhir kegiatan yang dimaksud
boleh diselesaikan.

26
Contoh Diagram Jaringan PDM

27
 Estimasi Sumberdaya Aktivitas

• Sblm estimasi durasi aktivitas, hrs diketahui terlebih dulu

mengenai kuantitas dan tipe sumberdaya yg dibutuhkan
setiap aktivitas
• Isu penting:
– Seberapa sulit utk menyelesaikan suatu aktivitas
tertentu dalam proyek ybs?
– Bgmn sejarah keberhasilan organisasi dlm
mengerjakan aktivitas yg serupa?
– Apakah tersedia sumberdaya yg dibutuhkan?

28
 Estimasi Durasi Aktivitas

• Durasi mencakup jumlah waktu aktual utk

mengerjakan suatu aktivitas ditambah waktu yg
hilang (elapsed time)
• Effort adl jumlah hari-kerja atau jam kerja yg
dibutuhkan utk menyelesaikan sebuah tugas
• Effort biasanya tdk sama dgn durasi
• Individu yg mengerjakan pekerjaan hrs membantu
dlm membuat estimasi durasi aktivitas dan kmd hrs
ditinjau ulang oleh seorang ahli

29
 Estimasi Tiga-Titik

• Daripada membuat estimasi aktivitas dlm jumlah diskret,

misalnya 4 minggu, seringkali sangat membantu utk
membuat estimasi tiga-titik:
– Yaitu sebuah estimasi yg mencakup estimasi optimis,
rata-rata, dan pesimis; misalnya 3 minggu utk estimasi
optimis, 4 minggu utk estimasi rata-rata, dan 5 minggu
utk estimasi pesimis
• Estimasi tiga-titik dibutuhkan utk estimasi PERT dan
simulasi Monte Carlo

30
 Pembuatan Jadwal

• Gunakan hasil proses manajemen waktu utk

menentukan tanggal mulai dan selesainya proyek
• Tujuan utama adl utk membuat jadwal proyek yg
realistis yg dpt digunakan sbg dasar utk memantau
kemajuan proyek dlm dimensi waktu
• Tool dan teknik yg terkait adl:
– Gantt Charts
– Critical Path Analysis
– Critical Chain Scheduling
– PERT Analysis

31