BPP 5013 BUSINESS

COMMUNICATION IN MEETING
ARRANGEMENT
K3 TELECONFERENCING
3.1 Prepare Agenda
3.2 Challenges in conducting tele-conferencing
meeting
3.3 Conclude the tele-conference meeting
DEFINISI SIDANG VIDEO

• Persidang video ini merupakan komunikasi dua hala iaitu antara penyampai
dengan penerima mesej melalui rangkaian audio atau video yang dapat
dilakukan secara ‘live’ di hadapan skrin komputer.
• Sidang video atau juga dikenali sebagai Telepersidang video atau
Telekonferens video singkatan bagi VTC. Tele-conferencing (VTC)
merupakan satu teknologi telekomunikasi interaktif yang membenarkan
orang di antara dua atau lebih lokasi untuk berinteraksi melalui
penghantaran video dan audio melalui dua hala secara serentak.
• merupakan satu set teknologi telekomunikasi interaktif yang membenarkan
orang di dua atau lebih lokasi berinteraksi melalui penghantaran video dan
audio dua-hala secara serentak.
TUJUAN PENGGUNAAN SIDANG VIDEO
• Sidang video ini menggunakan telekomunikasi audio dan video
bertujuan untuk menghubungkan orang di beberapa tempat untuk
bermesyuarat
• berkongsi dokumen dan maklumat tersebut boleh dipapark an di
komputer dan papan putih.
KEBAIKAN SIDANG VIDEO
• Meningkatkan komunikasi pekerja
• Dapat menjimatkan masa dan kos.
• Boleh bertukar-tukar maklumat.
• Tidak perlu berada ditempat yang sama untuk berkomunikasi.
• Tiada Kekangan Masa.
KELEMAHAN SIDANG VIDEO
• Kos peralatan yang mahal.
• Masalah Teknikal.
• Kekurangan Interaksi Peribadi.
PERALATAN/ PERANTI YANG DIGUNAKAN
• Video Input: kamera video atau webcam
• Video Output: monitor komputer, televisyen atau projektor
• Audio Input: mikrofon, pemain CD / DVD, pemain kaset
• Audio Output: pembesar suara
• Internet
SISTEM PERISIAN YANG DIGUNAKAN
• Skype
• Google+Hangouts
TATACARA MENJALANKAN MESYUARAT
SIDANG VIDEO
• Penyediaan Persidangan Pre-video
• Semasa Persidangan Video
• Selepas Persidangan Video
Penyediaan Persidangan Pre-video
• Menentukan komponen sidang video
• Mengenalpasti bilik yang telah ditempah bagi kegunaan persidangan video
• Mengetahui maklumat teknikal daripada tempat yang paling jauh untuk
menentukan sama ada sistem dan rangkaian mereka serasi dengan
peralatan yang terdapat dalam organisasi.
• Melengkapkan temujanji persidangan video mesyuarat tersebut
• Menyelaraskan pasukan bagi persidangan video.
• Perlu memastikan sambungan tersebut boleh dipercayai sepanjang
simulasi sidang video itu.
• Setelah butiran sidang video yang ditetapkan dan ujian telah selesai, sesi
persidangan video untuk kegunaan bermesyuarat dapat dijalankan.
Semasa Persidangan Video
• Memastikan semua persediaan telah dilakukan dengan sempurna
seperti memastikan sambungan rangkaian sudah dilaksanakan
• setiap orang mesti membuat hubungan mata melalui kamera kerana
dapat memberi tumpuan yang lebih kepada orang-orang yang berada
dalam mesyuarat
• Peserta perlu mendengar apa topik yang telah dibincangkan dan
boleh menanyakan soalan sebagai tanda berinteraksi ketika
persidangan video
• Perlu memastikan sebarang gangguan bunyi sepanjang persidangan
video berlangsung dengan menggunakan teknologi pembatalan bunyi
Selepas Persidangan Video
• Organisasi perlu melakukan beberapa perkara seperti merumuskan,
mengingati data, menganalisis bentuk, memerhatikan data dan
membuat adalah kesimpulan tentang apa yang mereka bincangkan
semasa mesyuarat.
• Menutup kata ucapan dengan baik supaya dapat menunjukkan rasa
hormat
• Organisasi juga perlu menunjuk tanda hormat supaya dapat menjaga
hubungan baik antara organisasi yang terlibat dalam mesyuarat
• Organisasi juga perlu memastikan sambungan sidang video benar-
benar dimatikan sebelum membuat apa-apa komen
CABARAN DALAM MELAKSANAKAN
PERSIDANGAN VIDEO
• kebanyakan organisasi tidak mempunyai kemudahan yang lengkap
untuk melakukan mesyuarat
• Kadangkala lokasi mesyuarat yang dipilih bilik mesyuarat atas
taliannya sudah diduduki
• peserta tidak hadir kerana anda memberitahu semua orang masa
yang salah.
PENYELESAIANNYA UNTUK CABARAN YANG
DIHADAPI
• Pastikan ruang mesyuarat merupakan sebuah kawasan yang selesa, di
mana semua orang akan dapat lihat dan dengar yang lain dalam kumpulan.
• Pastikan ruang mesyuarat yang telah dikhaskan untuk masa dan tarikh yang
dipersetujui.
• Ingatkan peserta masa mesyuarat, tarikh, dan tempat dengan panggilan
telefon, e-mel
• menghantar agenda terlebih dahulu membantu peserta berfikir melalui
isu-isu sebelum mereka datang ke mesyuarat tersebut,
• Semak sekurang-kurangnya seminggu lebih awal dengan sesiapa sahaja
yang dijangka akan membentangkan laporan kepada kumpulan.
KESIMPULAN.
• Melaksanakan mesyuarat atau persidangan perniagaan menggunakan
telekomunikasi video memerlukan kesemua yang terlibat bersedia
sebelum bermulanya persidangan dengan memastikan semua
peralatan lengkap serta berfungsi dengan baik. Semua yang terlibat
perlu tahu akan fungsi setiap komponen yang disediakan. Selepas
persidangan setiap individu yang terlibat perlu membuat ringkasan
kepada persidangan tersebut berdasarkan pemahaman mereka.