MENGGUNAKAN PENDEKATAN SISTEM PERTEMUAN KE-9 By : Amma Fazizah, M.AB Metode Berdasarkan Ilmu Pengetahuan (scientific method)
Pendekatan sistem merupakan suatu sistem
yang sepenuhnya berlandaskan kepada metodologi pemecahan masalah (problem – solving) yang lebih dikenal dengan metodologi berdasarkan ilmu pengetahuan (scientific method) metode ini sudah cukup lama digunakan oleh para ilmuwan dan pelajar untuk menganalisa bentuk fenomena yang ada. Berikut ini merupakan langkah-langkah dari penerapan metode berdasarkan ilmu pengetahuan (scientific method) : 1. Mengenal fenomena yang terjadi 2. Memformulasikan hipotesa suatu kasus yang ada dan dampaknya terhadap fenomena tersebut 3. Melakukan tes melalui percobaan 4. Evaluasi hasil percobaan 5. Menarik kesimpulan dari hipotesa Contoh Medical researchers, mengidentifikasikan bahwa sebagian orang mengambil tindakan medic secara tepat terhadap sakit kepala yang tidak terduga. mereka harus memformulasikan hipotesis,
“ Medication A Causes Dizziness” mereka melakukan
perancangan eksperimen dimana manusia dan hewan akan diberikan obat secara selektif dibawah kondisi pengawasan. Setelah melakukan evaluasi dilakukan pengambilan data selama percobaan dilaksanakan, seorang peneliti dapat menarik kesimpulan apakah hipotesis mereka telah akurat. Pendekatan sistem (sistem approach) Pendekatan sistem merupakan hasil modifikasi dari metode berdasarkan ilmu pengetahuan (scientific method). Hal ini menekankan akan proses sistematis terhadap pemecahan masalah. Mempelajari suatu masalah dan memformulasikan suatu solusi merupakan suatu aktivitas pengaturan sistem yang saling berhubungan seperti :
1. Mendefinisikan suatu masalah atau peluang
kedalam kontek sistem 2. Mengumpulkan dan menjabarkan data yang diperoleh dari suatu permasalahan atau peluang 3. Mengidentifikasi solusi alternatif 4. Mengevaluasi setiap solusi alternatif 5. Memilih solusi yang terbaik 6. Mengimplementasikan solusi terpilih 7. mengevaluasi hasil pengimplementasian solusi yang berhasil Memahami Masalah Atau Peluang Anda tidak dapat memecahkan suatu masalah atau peluang yang ada jika tidak dapat memahaminya. Itulah sebabnya tahap pertama dari pendekatan sistem sangat diperlukan. Selain itu anda juga harus dapat menganalisa situasi secara cermat dan mengumpulkan data untuk membantu memahaminya. Anda juga harus memisahkan masalah dari gejala, penetapan tujuan dan batasan serta yang terpenting adalah memandang masalah atau peluang tersebut sebagai konteks sistem. Pendefinisian Masalah dan Peluang
Masalah dan peluang harus diidentifikasi ketika
menggunakan pendekatan sistem. Gejala harus dipisahkan dari masalah. Gejala adalah tanda-tanda yang didasari atau disebabkan oleh suau sebab atau masalah. Sebagai contoh fakta bahwa penurunan penjualan adalah sebuah gejala, bukanlah sebuah masalah. Masalah dapat didefinisikan sebagai kondisi dasar yang menyebabkan hasil yang tidak diinginkan. Peluang adalah kondisi dasar yang menggambarkan potensi untuk hasil yang diinginkan. Memperoleh Data dan Informasi • Wawancara dengan pekerja, pelanggan dan manajer • Daftar pertanyaan untuk orang yang tepat pada organisasi • Pengamatan pribadi terhadap operasi bisnis dan sistem • Pemeriksaan dokumen, laporan, buku prosedur, dan dokumen lainnya • Memeriksa perhitungan dan laporan manajemen untuk mengumpulkan statistik operasi, data biaya, dan hasil kinerja • Membangun, manipulasi dan pengamatan terhadap model dari operasi bisnis atau sistem yang direkayasa berdasarkan masalah atau peluang yang ada. Pengidentifikasian Sistem Pada Organisasi dan Lingkungan
Salah satu aspek dari pendekatan sistem adalah
memandang masalah atau peluang pada konteks sistem.
Ketika anda menggunakan konteks sistem, anda mencoba untuk menemukan sistem, subsistem, dan komponen sistem pada situasi yang sedang dipelajari. Hal ini untuk memastikan bahwa faktor penting dan hubungan yang ada dipertimbangkan. Jadi, untuk memahami suatu masalah diharuskan untuk memahami sistem organisasi dan sitem lingkungan tempat dimana masalah itu muncul. Bisnis Sebagai Sebuah Sistem Organisasi
Bisnis dihadapkan pada masalah peluang
yang seharusnya dipandang sebagai suatu sistem organisasi yang beroperasi pada lingkungan bisnis. Konsep sebuah bisnis sebagai sebuah sistem membantu untuk mengisolasi dan memahami lebih baik bagaimana suatu masalah atau peluang dapat berhubungan dengan komponen sistem suatu bisnis. Sistem Lingkungan
Sebuah bisnis adalah subsistem dari lingkungan dan
dikelilingi oleh sistem lain dari lingkungan bisnis. contoh ; ilustrasi lingkungan bisnis Pengevaluasian Sistem Terpilih
Untuk dapat mengerti sebuah masalah dan
memecahkannya, diharuskan mencoba untuk memutuskan jika fungsi dasar sistem telah dilaksanakan dengan baik. Ketika sedang menggunakan pendekatan sistem, diharuskan menetapkan tujuan dari organisasi sistem dan subsistem yang dikehendaki. Selain itu juga diharuskan menetapkan bagaimana tujuan- tujuan tersebut sesuai dengan rencana strategis keseluruhan dari suatu bisnis. Contoh • Penyediaan informasi status produksi terkini dari suatu kegiatan harian menuju ke bagian pengangkutan. Standarisasi Standarisasi adalah komponen sangat vital sebagai pengendali paling efektif dari setiap sistem. Umpan balik mengenai kinerja aktual oleh manajer dibandingkan dengan standart untuk mengetahui tingkat pencapaian dari tujuan suatu unit bisnis. Yang biasanya digunakan adalah anggaran dan peramalan. Dengan adanya standart akan membantu menetapkan tingkat pemahaman masalah atau peluang dalam sistem. Pembuatan sebuah solusi Dalam membuat solusi meliputi tiga aspek: • Merancang pemecahan alternatif • Mengevaluasi pemecahan alternatif • Memilih pemecahan alternatif Merancang pemecahan alternatif
Dari mana solusi alternatif datang ?
pengalaman sering merupakan guru terbaik. Sumber terbaik lainnya adalah konsultan dan sistem pakar. Anda juga harus mengunakan intuisi anda dan ketajaman pikiran secara kreatif. Mengevaluasi pemecahan alternatif
Sekali solusi alternatif dikembangkan,
alternatif-alternatif tersebut harus dievaluasi sehingg solusi terbaik dapat diidentifikasi. Tujuan dari evaluasi adalah untuk menentukan seberapa baik setiap solusi alternatif membantu perusahaan dan setiap sub sistem yang terseleksi mencapai tujuannya. Memilih pemecahan alternatif
Pertama-tama, harus anda membangun kriteria
evaluasi, lalu menentukan seberapa baik setiap solusi alternatif Kriteria boleh dirangking atau diberi bobot berdasar pada kepentingannya dalam meraih kenyataan sistem. Akhirnya, tiap solusi alternatif harus dievaluasi berdasar pada seberapa baik hal itu berhadapan dengan kriteria evaluasi. Analisa ongkos/keuntungan Keuntungan dan ketidakuntungan ini diidentifikasikan ketika setiap solusi alternatif dievaluasi. Proses ini secara khusus disebut analisa ongkos/keuntungan. Jika ongkos-ongkos dan keuntungan- keuntungan dapat ditentukan jumlahnya, hal itu disebut nyata, Contoh dari ongkos-ongkos nyata adalah ongkos perangkat keras dan perangkat lunak, gaji pegawai dan biaya/ongkos-ongkos yang dapat dijumlahkan, yang dibutuhkan untuk membangun dan mengimplementasikan sebuah solusi. Jika ongkos-ongkos dan keuntungan- keuntungan tidak dapat ditentukan jumlahnya, hal itu disebut tidak nyata, Biaya tidak nyata sulit untuk dijumlahkan seperti keinginan yang baik dari konsumen atau moral dari pegawai yang disebabkan oleh kerusakan dan kehancuran yang terjadi karena penempatan dari sistem baru. d’eND