Anda di halaman 1dari 142

By Hartanto 1

Aktifitas
Aktifitas 1 : Pengantar supervisory

Aktifitas 2 : Skill #1 Mengelola diri sendiri

Aktifitas 3 : Skill #2 Mengelola orang lain

Aktifitas 4 : Skill #3 Mengelola pekerjaan

2
Pre test
1. Sebutkan 4 peran supervisor ?
2. Apa akibatnya apabila pekerjaan tidak
disupervisi?
3. Sebutkan 3 skill dalam supervisi?
4. Sebutkan teori 3 V dalam komunikasi ?
5. Mengelola pekerjaan meliputi aspek apa saja
?

3
#1 PENGANTAR SUPERVISORY

3
SIAPAKAH SUPERVISOR ?

Seseorang yang
MENSUPERVISI PEKERJA
dan
PEKERJAANNYA

5
MENGAPA SUPERVISORY
DIBUTUHKAN ???
EKSTERNAL:
1. SITUASI TIDAK MENENTU.
2. TINGKAT PERSAINGAN YANG TERUS MENINGKAT.
3. KONSUMEN YANG SEMAKIN CERDAS DLL.

INTERNAL:
1. PERKEBUNAN ADA SIKLUSNYA
2. ORANG TERBIASA BERHUBUNGAN DENGAN BAWAHAN.
3. ATASAN DAN BAWAHANNYA SUDAH BEKERJA KERAS
NAMUN HASIL TIDAK MAKSIMUM.

5
MENGAPA DIBUTUHKAN SUPERVISI:
SUDUT PANDANG INTERNAL

WAKTU YANG DIBUTUHKAN


JANGKA
SUMBER
PANJANG
DAYA
MANUSIA

JANGKA
MENENGAH SUMBER TEKNIS

JANGKA SUMBER DANA


PENDEK DAN PRODUK

HASIL PRODUKTIVITAS KONTINUITAS


7
sukses anda sebagai supervisor terbaca
bagaimana bawahan melakukan tugas dengan baik
(proses) dan sasaran bersama tercapai (hasil)

 KITA MEMBELI PERILAKU

DENGAN
BAYARANNYA  MEMBUAT ORANG MELAKUKAN
IA DITUNTUT TUGAS DGN BAIK
APA?

SUPERVISI
INTERVENSI
BRIEFING
TRAINING

8
APA ITU SUPERVISI ???
TERKAIT

SUPERVISI DENGAN PENGELOLAAN PERFORMANCE

1. KONSOLIDASI SASARAN TERPADU


2. PERENCANAAN KINERJA
3. PENINGKATAN PERFORMANCE
• COACHING & COUNSELING
• REWARD & PUNISHMENT

9
APA AKIBAT BILA TIDAK ADA SUPERVISI

10
TUJUAN UMUM SUPERVISI

PENINGKATAN PROSES DAN PENCAPAIAN TARGET

PARADIGMA
SAAT INI MASA DEPAN
LAMA

PROSES OTORITER PERSAHABATAN KOMITMEN

ORIENTASI APPRAISAL REVIEW EMPOWERMENT

FOKUS KEPATUHAN HARMONISASI PENGEMBANGAN

IMBALAN DAN
SASARAN PENGKONDISIAN KOMPETENSI
MOTIVASI

11
MODEL SUPERVISI

KINERJA
PADA KINERJA SUPERVISI
SAAT (BEHAVIOR)
INI YANG
DIINGINKAN

FOKUS
INTERVENSI

Cara pandang lain: Tingkat Ekspektasi

Tingkat kinerja 12
Peran SUPERVISOR

 FACILITATOR • LEADER
(JEMBATAN) MANAJEMEN – Menggerakkan orang untuk
mencapai tujuan bersama
 Menjembatani kepentingan
manajemen dan pelaksana – Memiliki pengaruh atas
pengikut (bawahan)
 Dapat memahami kebutuhan pihak
manajemen dan juga bawahan – Mengenali kekuatan dan
kelemahan para bawahan
 Bersikap netral dan mendukung
perubahan yang positif – Digerakkan oleh visi
 Disukai pihak atasan dan bawahan – Seorang komunikator yang baik
– Mau dan mampu
 Memiliki sikap positif terhadap orang mengembangkan bawahan
lain
 Tidak memaksakan kehendak SUPERVISOR
• TROUBLE
 MANAGER SHOOTER
 Mencapai tujuan perusahaan dengan
menggunakan sumberdaya yang ada – Mengantisipasi masalah
secara efektif dan efisien sebelum muncul dan
 Memiliki keterampilan manajerial memecahkan masalah
(POAC/PDCA) yang telah muncul
 Memahami prinsip-prinsip bisnis dan – Mampu mengambil
organisasi keputusan secara tepat
KARYAWAN dan cepat
PELAKSANA – Berani mengambil resiko
secara terukur
13
SKILL
MENGELO
LA DIRI
SENDIRI
“Personal
Value”

SUPERVISORY
SKILL

SKILL SKILL
MENGELOLA MENGELOLA
PEKERJAAN ORANG Lain
“Managerial” “Development”

18
SKILL #1

15
#1 MENGELOLA SIKAP KITA

16
Sikap ?
Sikap adalah pola pikir
bagaimana kita
menangkap/menerima sesuatu
& masalah dan bagaimana kita
bertindak
17
Sikap
Terwujud dari
PARADIGMA

18
PARADIGMA
Nilai Prinsip

19
Paradigma

Cara seseorang mempersepsi, memahami,


dan menafsirkan dunia sekelilingnya.
30
Paradigma

Gambar apakah ini?

“We see the world, not as it


is, but as we are - or as we
are conditioned to see it.”
- Stephen R. Covey

31
Wanita
tua
atau
Gadis
muda?

22
GOOD VS BAD ATTITUDE
Person with Good Attitude Person with Bad Attitude
Selalu menjadi bagian dari solusi Selalu menjadi bagian dari masalah

Selalu punya program Selalu punya alasan

Biar saya melakukan untuk Anda Ini bukan pekerjaan saya

Melihat solusi untuk setiap masalah Melihat masalah untuk setiap solusi
.
Saat melakukan kesalahan, dia Saat melakukan kesalahan, dia berkata
berkata “Saya Salah” “Bukan salah saya”

membuat komitmen tegas Membuat janji kosong

Saya harus melakukan sesuatu Seseorang harus melakukan sesuatu


23
SUPERVISOR = SUPER-WISE

 Dia harus“SUPER” dalam segala


hal - KOMPETEN

 Dan “WISE” (BIJAK) dalam


mengelola Manusia, Material,
dan permasalahan - KARAKTER

24
Seorang SUPERVISOR yang berkualitas
adalah…

 Tampak ‘berisi’/cerdas ketika


berbicara
 Memiliki “sikap” yang baik
dalam bekerja

25
SIKAP SEPERTI APA YANG
DIHARAPKAN OLEH
PERUSAHAAN?

26
Sikap orang FR
NILAI-NILAI 1. Bicara dengan data
2. Tahu target kerja
3. Punya strategi kerja
4. Tidak menunda pekerjaan
5. DISIPLIN
6. Selalu berimprovisasi
7. Trend & Benchmark
8. Evaluasi hasil kerja
9. Mau belajar terus menerus
10. Tidak mengulangi kesalahan
11. Lakukan yang benar dengan
benar kali pertama

PILAR BUDAYA
PERUSAHAAN 27
#2 Membangun IDENTITAS DIRI

28
Dominance
Influence
Steadiness
Conscientiousness
1. Dominance: Individu ini menginginkan untuk tantangan, menyukai keputusan yang
cepat, Tidak takut untuk berkonflik, percaya diri dan memiliki visi yang besar
untuk mengubah lingkungannya. Individu ini akan menjadi tipe yang menuntuk baik
terhadap diri sendiri mau orang lain jika keadaan terdesak dan akan menjadi
dominan dan kurang komunikatif dan kurang memiliki pendekatan emosional kepada
lingkungannya.

2. Influence : memiliki ciri suka berhubungan dengan orang, berkomunikasi dan


bekerja dengan orang lain. Individu yang selalu antusias dan semangat, mudah
percaya kepada orang lain dan sangat menghargai orang lain. Seringkali individu
ini menjadi inspirasi untuk orang disekitarnya dan selalu nyaman ketika di dalam
kelompok. Individu kelompok ini tidak menyukai penolakan dari lingkungan,
terkadang ceroboh dan tidak rapi atau teliti.

3. Steadiness: Memiliki ciri sabar, tekun dan penuh perhatian. Pembawaan tenang
dan pendiam, tidak mudah bosan terhadap pekerjaan rutin. Menyukai ketenangan,
tidak menyukai konflik dan menyukai lingkungan tidak banyak perubahan. Namun
individu kalau kelompok ini, selektif dalam memilih teman, tidak menyukai
perubahan yang mendadak dan cenderung keras kepala jika sudah memiliki pendirian.

4. Compliance: memiliki ciri yang menyukai hal yang berkaitan dengan detail,
mengikuti prosedur dan tanggung jawab. Individu dalam kelompok ini penuh
pertimbangan, kritis, menyukai kesempurnaan, memiliki standar pekerjaan yang
tidak dan akan serius untuk mewujudkannya. Namun kelompok individu ini. Lambat
dalam mengambil keputusan, kurang dapat menerima kritik dan kurang dapat menerima
perubahan lingkungan.
Focus Power Focus People

Keyword(Hi) Driving, Competitive, Forceful, Keyword(Hi) Influential, Friendly, Persuasive,


Direct Self-Starter, Assertive Verbal, Communicative, Positive

(Lo) Self-Conscious, Serious, Probing,


(Lo) Mild, Indecisive, Non-Demanding
Suspicius

Communicating Style Sell


Communicating Tell
Style
Managerial Style Democratic
Managerial Style Autocratic
Motivators Social Recognition, Popularization
Motivators Tangible goals
Fears Rejection & Ignore
Fears Failure & utilize
Question Who ?
Question What ?
Engages Personality
Engages Force of character

Focus Policy Focus Pace

Keyword(Hi) Careful, Compliant, Precise, Keyword(Hi) Dependable, Amiable, Good


Logical, Perfectionist, Systematic, Listener, Deliberate, Persistent
Accurate
(Lo) Mobile, Alert, Active, Eager,
(Lo) Firm, Persistent, Stubborn, Demonstrative, Restless
Independent, Strong-Willed
Communicating Style Listen
Communicating Style Write

Managerial Style Procedural


Managerial Style Unpredictable
Motivators Job Contract & Group Inclusion
Motivators Job Spec & Rules

Fears Critics & Conflict Fears Insecurity & Sudden Change

Question How Question Why

Engages Know How Engages Experience


Purpose
of Life
Away Toward
Value Value

SIAPA Aturan dalam


KITA hati Identitas

Belief
Referensi
System

Primary
Question
Pentingnya Identitas yang Kuat untuk
Menjadi Pondasi Hidup yang Sukses

Identitas terbentuk dari :


1. Apa yang kita lihat

2. Apa yang kita rasa

3. Apa yang kita dengar


KEKUATAN IDENTITAS
Semua perilaku dan tindakan selalu didorong oleh keyakinan. Keyakinan
yang paling kuat yang paling mempengaruhi hidup manusia adalah
keyakinan tentang siapa diri kita yaitu IDENTITAS kita.

Kekuatan yang paling besar di dalam kepribadian manusia adalah keinginan


untuk tetap konsisten dengan identitas yang kita percayai untuk diri kita.

Identitas tidak ada yang benar, tidak ada yang salah.


Itu hanya pandangan yang kuat.
1. Identitas yang mendukung.
Membuat kita berdaya mencapai kehidupan yang kita inginkan.
2. Identitas yang tidak mendukung.
Membuat kita tidak berdaya untuk mencapai kehidupan yang kita
inginkan.
Contoh :

Saya ............, orang yang Bijaksana,


sayang Keluarga, Taat berdoa dan Yang
menjalani hidup dengan penuh Semangat,
Diberkati dan Dibimbing oleh Tuhan.
SIAPA ANDA ?
Ambil waktu untuk berfikir bagaimana anda
menggambarkan diri Anda. Ketika siap, tulis di halaman
kosong.

Apapun tentang diri Anda termasuk gambaran yang


paling akurat tentang diri Anda.

Hindari gambaran luar dan konsentrasi, fokus siapa diri


Anda sesungguhnya.
MENJADI SUPERVISOR YG DIPERCAYA

KARAKTER KEMAMPUAN
WATAK KECAKAPAN

Bila kita hanya memiliki karakter yang kuat saja, namun tidak mempunyai
kecakapan dalam Menjalankan tugas, maka kita hanya dikenal menjadi orang
yang baik-baik saja.
Sebaliknya bila kita mengandalkan kecakapan saja tanpa didasari oleh
karakter/watak, orang akan menjadi ragu terhadap kita.

Untuk menjadi Pribadi (Supervisor) yang dipercaya, kita harus memiliki keduanya
38
#3 PRO AKTIF

39
Proaktivitas vs. Reaktivitas
Proaktivitas
Kekuatan, kebebasan dan kemampuan untuk
memilih respon sesuai dengan NILAI (Berpikir
dulu sebelum bertindak)

Reaktivitas
Membiarkan suasana hati, perasaan dan
keadaan untuk mengatur respon (Bertindak dulu
tanpa memikirkannya dulu).

50
Model Reaktif

STIMULUS RESPON

Model Proaktif

KEBEBASAN
STIMULUS RESPON
MEMILIH

41
Model Proaktif
STOP PIKIR PILIH
KEBEBASAN
STIMULUS MEMILIH RESPON

KESADARAN KEHENDAK
DIRI BEBAS

IMAJINASI HATI
NURANI

42
#4
MENGATUR WAKTU

43
Masalah Waktu
“Kita tidak dapat memproduksinya Kita
merasa tidak pernah cukup akan waktu,
NAMUN kita selalu membuangnya.

”Bagaimanapun, kita dapat


merencanakannya!!

Manajemen Waktu yang BURUK adalah


salah satu dari PENYEBAB STRESS yang
terbesar dalam pekerjaan dan kehidupan
pribadi kita
44
DAHULUKAN YANG UTAMA

Mengatur kehidupan / waktu


berdasarkan hal-hal yang penting.
45
Matriks Manajemen Waktu

MENDESAK TAK MENDESAK


• Penting:
Hal-hal yang

I II mendukung
Misi / Visi
kita

• Mendesak:
(tampaknya)

III IV memerlukan
Tindakan
Segera
58
MENDESAK TAK MENDESAK

I II
 Krisis  Persiapan
 Problem menekan  Pencegahan
 Proyek, rapat,  Klarifikasi nilai-nilai
persiapan ber-deadline  Perencanaan
 Membangun hubungan
 Relaksasi yang diperlukan
PENTING

 Pemberdayaan

 Interupsi sia-sia  “Pekerjaan


 Laporan yang tidak perlu menyibukkan”
 Rapat, telepon, surat yang  Telepon
tidak penting  Pembuang-buang waktu
 Masalah-masalah orang  Aktivitas “Pelarian”
TAK PENTING

lain  Surat tak relevan


 Menonton TV
berlebihan

III IV
59
Penjadwalan Tradisional
Sen Sel Rab Kam Jum Sab Min

I
I
IV III
III IV

I
IV III
I

II II II II
II II 48
Penjadwalan yang Lebih Efektif
Sen Sel Rab Kam Jum Sab Min

II II
II
II

II I
II
I II

49
Stephen R.Covey

“ Kuncinya terletak bukan pada


memprioritaskan jadwal kerja anda
tetapi pada menjadwalkan prioritas anda “

62
MENDESAK TAK MENDESAK
I II
PENTING KRISIS KUALITAS
ATUR FOKUSKAN
TIDAK PENTING

TIPUAN SIA-SIA
HINDARI HILANGKAN

III IV 51
Bagaimana
saya
menggunakan
waktu saya?

52
#5 KOMITMEN

53
ISI KUISIONER

54
KOMITMEN

Pusat Hasil dari


JENIS
komitmen Komitmen
Pekerjaan sehari-hari USAHA LEBIH-KINERJA
RASIONAL
Kesediaan staf untuk berusaha
Sampai sejauh mana staf
lebih dari panggilan tugas dan
mempercayai bahwa atasan, tim
mencari cara untuk
atau organisasi memperhatikan
mengerjakan tugas secara lebih
kepentingan mereka
Tim efektif

LOYALITAS-TURNOVER
Atasan langsung Staf ingin tetap bersama
EMOSIONAL organisasi, dengan melihat
apakah mereka ingin mencari
Sampai sejauh mana staf
pekerjaan baru, apakah mereka
menghargai, menikmati dan
sering memikirkan untuk
mempercayai atasan, tim dan
berhenti kerja, atau secara aktif
Organisasi
organisasi mereka
mencari pekerjaan baru atau
mulai ambil langkah nyata
seperti mengirim resume?

55
MODEL ORGANISASI
DENGAN KOMITMEN KARYAWAN TINGGI

SAY STAY STRIVE


• Karyawan memberikan
• Karyawan secara konsisten • Karyawan mempunyai usaha yang lebih dan
BERBICARA secara positip KEINGINAN yang besar
mengenai perusahaan mempunyai perilaku yang
untuk tetap menjadi berkontrubusi terhadap
kepada rekan, calon bagian dari perusahaan
karyawan maupun kesuksesan organisasi
pelanggan • TURN OVER LEBIH • PRODUKTIVITAS
RENDAH MENINGKAT
• PELAYANAN PELANGGAN
LEBIH BAIK

DAMPAK KOMITMEN
SKILL #2

57
Exercise
“Ladang Ranjau”

58
COMMUNICATION

Skill COACHING,M
KERJA TIM mengelola ENTORING,C
orang lain ONSELING

KEPEMIMPINAN

59
1. COMMUNICATION SKILL

60
DASAR: KOMUNIKASI UNTUK SUPERVISI

1. K O M U N I K A S I
Pikiran/
Idea/ 3. Respons
gagasan
Saluran
Komunikasi

4. Feed back

Dalam SUPERVISI KOMUNIKASI ADALAH PROSES


PENYAMPAIAN SUATU IDE/GAGASAN DARI
SESEORANG KEPADA SESEORANG LAIN untuk MENGHASILKAN
RESPONS.

DALAM SUPERVISI: ADA PERUBAHAN 61


ATASAN
•………..
• ……….

REKAN
•……..
•……..

BAWAHAN
•……….
•………. 62
DASAR: KOMUNIKASI DALAM SUPERVISI

 KOMUNIKASI AKAN BERHASIL BILA DALAM PENYAMPAIAN


INFORMASI, TAHAP-TAHAPNYA DIKENDALIKAN YAITU
1. PENYATUAN GAGASAN
2. PEMILIHAN CARA
3. PENYAMPAIAN
4. PEMILIHAN SALURAN KOMUNIKASI
 KOMUNIKASI AKAN BERHASIL BILA DALAM MENYIMAK ORANG
BERBICARA :
1. MENGULANGI KATA-KATA PEMBICARA
2. TIDAK MENYIMPULKAN DULU
3. TIDAK MEMBERI FEEDBACK TERLALU CEPAT
4. TAPI MENCARI DATA LEBIH LENGKAP
5. MENGUJI PENYIMPULAN SEMENTARA

63
64
Titik berangkat:
MENGENALI
Hambatan dalam Komunikasi :

Apakah Hambatan yang umumnya


dialami dalam Anda berkomunikasi

• Tidak menyadari Style Profile


• Hanya mendengar suara sendiri
• Sudah curiga dan gagal melihat
hal baru
• Ada gangguan saluran Komunikasi
• Tidak kenal diri– Lihat Jendela Johari

65
BEKAL KOMUNIKASI SEORANG SUPERVISOR

KEFASIHAN KEPEKAAN
-PENYIMAKAN

KEHANDALAN
TEKNIK PENYAMPAIAN KEUTUHAN
MATERI

MENGENALI
KEPERCAYAAN HAMBATAN
DIRI

66
LOKASI HAMBATAN? TEORI 3 V
Isi pesan itu sendiri, kata-kata yang
yang Anda ucapkan.
VERBAL Kontribusi 7% memberi kepercayaan

VOCAL VISUAL

Suara anda - volume, intonasi, Unsur apa yang dilihat orang,


artikulasi suara dari muka & badan.
Kontribusi 38% memberi kepercayaan Kontribusi 55% memberi kepercayaan
67
KOMUNIKASI DI TEMPAT KERJA

1. Memberi instruksi
2. Memberi pengarahan
3. Menerima instruksi
4. Memberi report
5. Marah
6. Dimarahi

68
2. COACHING, CONSELING &
MENTORING

69
MENGAPA MEREKA GAGAL
MENCAPAI KINERJA?
1. TIDAK JELAS APA YANG SEBENARNYA MEREKA LAKUKAN
2. TIDAK TAHU BAGAIMANA MELAKUKANNYA
3. TIDAK TAHU ALASAN MENGAPA HAL ITU DILAKUKAN SEPERTI ITU
4. MEREKA KIRA SUDAH MELAKUKAN DENGAN BENAR
5. ADA RINTANGAN DI LUAR KEMAMPUAN MEREKA UNTUK
MENGATASINYA
6. MEREKA YAKIN HAL ITU TAK AKAN DAPAT DILAKUKAN
7. MEREKA RASA BAHWA CARA MEREKA LEBIH BAIK
8. MEREKA MENGIRA ADA PRIORITAS LAIN YANG LEBIH PENTING
9. TIDAK ADA KONSEKUENSI POSITIF BILA BEKINERJA DENGAN BAIK
10. ADA KONSEKUENSI POSITIF BILA MEREKA TIDAK MELAKUKAN HAL
TADI
11. ADA KONSEKUENSI NEGATIF BILA MEREKA MELAKUKAN HAL ITU
12. TAK ADA KONSEKUENSI NEGATIF BILA TIDAK MELAKUKANNYA
13. BATAS PRIBADI
14. MASALAH PRIBADI
15. TAKUT
16. KEYAKINAN BAHWA TIDAK ADA YANG DAPAT MELAKUKANNYA 70
EMPAT LANGKAH PROSES SUPERVISI
LANGKAH PERTAMA: FEEDBACK NETRAL
JELASKAN KEPADANYA TENTANG KINERJA BURUK
NYA DAN MINTANYA MEMPERBAIKI. PERIKSA
SECARA BERKALA UNTUK PENINGKATAN
KINERJA, DAN BERIKAN REINFORCEMENT

LANGKAH KEDUA: FEEDBACK NETRAL


BILA KINERJA TIDAK MENINGKAT, JELASKAN
KEPADANYA MENGENAI KINERJA BURUKNYA, TANYAKAN
MENGAPA DEMIKIAN, DAN MINTA KEPADANYA
PERUBAHAN PERILAKU YANG SPESIFIK, BERIKAN
BANTUAN BILA PERLU. PERIKSA SECARA BERKALA
DAN BERIKAN REINFORCEMENT.

71
EMPAT LANGKAH PROSES SUPERVISI
LANGKAH KETIGA:
BILA KINERJA TIDAK BERUBAH, GUNAKAN
LANGKAH-LANGKAH ANALISIS UNTUK MEMAHAMI
MENGAPA KINERJANYA SEPERTI ITU.
AMBIL TINDAKAN UNTUK MENGHILANGKAN
FAKTOR-FAKTOR YANG (BILA ADA) MEMPENGARUHI
KINERJA BURUK TADI.

LANGKAH KEEMPAT:
BILA KINERJA BURUK ADALAH MEMANG HASIL
PILIHAN DARI BAWAHAN TADI, GUNAKAN
TEHNIK DISKUSI UNTUK
MENGUBAH PILIHAN TADI… BILA PERLU
LAKUKAN KONSELING

72
Kenalilah permasalahan perilaku

ya
LANGKAH ANALISIS
Apakah sepantas waktu tidak Jangan menghabiskan
dan usahamu? waktumu dengannya
ya
Apakah mereka sadar kinerja tidak
mereka tidak memuaskan? Berikan mereka feedback

ya

Apakah mereka tahu apa yang tidak


seharusnya mereka lakukan? Beritahukan mereka
ya

Apakah mereka tahu cara tidak Latihlah mereka atau berikan


Melakukannya?
mereka kesempatan berlatih
ya

Apakah mereka tahu mengapa tidak Katakanlah kepada


mereka harus melakukannya? mereka

ya
ya Pindahkan rintangan
Apakah rintangan mereka
di luar kendali mereka? tersebut

73
tidak
Apakah mereka pikir cara ya
Yakinkanlah mereka
Anda tidak akan berhasil?

tidak

Apakah mereka pikir cara ya


Yakinkanlah mereka
mereka jauh lebih baik?

tidak

Apakah mereka pikir ada hal ya Jelaskan prioritas-


lain yang lebih penting? prioritas yang ada

tidak

Apakah ada konsekuensi- tidak


konsekuensi positif bila mereka Berikan mereka
berkinerja dengan benar? penguatan positif

ya

Apakah ada konsekuensi- Pindahkan konsekuensi negatif


ya atau imbangkan dengan
konsekuensi negatif bila mereka
berkinerja dengan benar? konsekuensi positif

tidak
74
Apakah mereka mengantisipasikan ya Perbaiki pemahaman
konsekuensi negatif yang akan datang mereka
bila mereka berkinerja dengan benar?

tidak

Apakah ada konsekuensi- ya Ubahlah konsekuensi-


konsekuensi positif bila mereka
konsekuensi tersebut
berkinerja dengan tidak benar?

tidak

Apakah mereka berkinerja


ya Berikanlah konsekuensi
dengan tidak benar tanpa
menerima konsekuensi negatif? negatif

tidak
ya Akomodasikan masalah tersebut
Apakah ada masalah pribadi
Atau buatlah karyawan tersebut
yang mengganggu?
Mengatasi masalahmu
tidak

Bisakah mereka melakukannya bila ya Pindahkan,


mereka memilih untuk mengerjakannya? turunkan pangkatnya
atau pecat.
tidak

Gunakan TEKNIK
diskusi Untuk mengubah pilihan-pilihan 75
perilaku
SKILL
SUPERVISI

• Peningkatan kinerja
karyawan dapat dilakukan COACHING

dengan One-on-One
Aproach, yang meliputi :
– Coaching : Masalah
kinerja
– Counseling : Masalah
pribadi
SKILL
– Mentoring : menciptakan
panutan MENTORING COUNSELING

76
Coaching
adalah suatu proses meningkatkan
pengetahuan, ketrampilan dan perilaku yang
dibutuhkan karyawan dalam rangka
meningkatkan kinerja berupa tuntunan
langsung.

77
Mengapa Coaching Perlu
?
1. Membantu mengatasi kurangnya kesadaran dari pengaruh perilaku
pada kinerja mereka sehari-hari, apakah baik atau buruk ?
2. Membantu mengidentifikasi pekerjaan yang sudah dilakukan dengan
baik.
3. Membangun keahlian yang belum ada saat ini dan memperbaiki
permasalahan yang terjadi
4. Mengembangkan keahlian baru secara berkelanjutan yang bisa
meningkatkan kinerja
5. Perubahan yang begitu cepat sebagai akibat dari perkembangan
tehnologi dan proses-proses kerja yang baru.
6. Kompetisi yang sangat ketat menuntut kualitas yang lebih tinggi,
produktiitas yang meningkat dan inovasi-inovasi baru
7. Masalah-masalah dan disiplin/kebiasaan kerja yang mempengaruhi
lingkungan dan hasil kerja
78
Bentuk-bentuk Coaching

Ajukan Berik Berik Berik Beritahu


Pertan
an an an apa dan
yaan
saran conto penga bagaiman
dan
ulangi h rahan anya

79
Tipe orang yang dicoaching

2 3
HIGH WILL
SANGAT MAU GUIDE DELEGATE
(memandu) (mendelegasikan)

1 4
LOW WILL DIRECT EXCITE
KURANG MAU
(Mengarahkan) (memberikan
tantangan

LOW SKILL HIGH SKILL 80


Kurang mampu Sangat mampu
Awas
Terdapat pendekatan yang beragam coaching, dimana
perbedaannya pada aktifitas tanya dan beri tahu

HIGH WILL GUIDE DELEGATE


SANGAT MAU (memandu) (mendelegasikan)

DIRECT EXCITE
LOW WILL
KURANG MAU (Mengarahkan) (memberikan tantangan

LOW SKILL HIGH SKILL


Kurang mampu Sangat mampu 81
1. Coaching untuk si “ Low
Skill/Low Will
1. Bangun 2. Bentuk skillnya 3. Pertahankan
Kemauannya  Buat tugas “kemauannya “
 Berikan briefing terstruktur dg  Berikan feedback
dengan jelas prinsip “quick secara teratur
 Identifikasi wins” (yg mudah  Beri penghargaan
motivasinya dan sederhana)
 Diskusikan visi  Coach dan train
standar kinerja
di masa depan

Lakukan coaching dengan disiplin, ketat sesuai


metode diatas, berikut batas waktu dan arahan yang
jelas
100
2. Coaching untuk si “ low skill/high will

Fokus waktu anda pada :


 Keahlian coaching serta keahlian
menentukan kebutuhan dan
memberikan training
HIGH WILL GUIDE DELEGATE
 Keahlian menjawab pertanyaan dan SANGAT MAU (memandu) (mendelegasikan)
menjelaskan
LOW WILL DIRECT EXCITE
Membuat lingkungan yang “bebas resiko” KURANG MAU (Mengarahkan)(memberikan tantangan

untuk dapat melakukan “pembelajaran


melalui kesalahan” LOW SKILL HIGH SKILL
Kurang mampu Sangat mampu

Jangan terlalu “ngoyo”/memaksakan diri,


capailah setahap demi setahap, sesuai
perkembangan “kepercayaan coachee”

101
3. High skill low will - Excite
 Identifikasi alasan untuk
“kemauan” yg rendah :
 Karena sifat dari pekerjaan : sulit,
berisiko, lokasi dsb.
 Karena sifatnya dari Gaya
Manajemen perusahaan :
menuntut target, kompetitif,
harmoni dsb
HIGH WILL GUIDE DELEGATE
 Faktor-faktor personal (konflik SANGAT MAU (memandu) (mendelegasikan)

atasan-bawahan-rekan kerja).
EXCITE
 Motivasi LOW
KURANG
WILL
MAU
DIRECT
(Mengarahkan)(memberikan tantangan

 Bekerja sesuai keyakinan


LOW SKILL HIGH SKILL
 Monitor dan berikan feedback Kurang mampu Sangat mampu

84
4. High skill/high will - Delegate
 Berikan kebebasan dalam melaksanakan job :
HIGH WILL GUIDE DELEGATE
 Tetapkan objective, tetapi jangan detailkan SANGAT MAU (memandu) (mendelegasikan)
metodenya
 Pujilah, jangan diabaikan
LOW WILL DIRECT EXCITE
 Doronglah Coachee (trainee) untuk KURANG MAU (Mengarahkan)(memberikan tantangan
mengambil tanggung jawab :
 Libatkan dalam pengambilan keputusan LOW SKILL HIGH SKILL
Gunakan pertanyaan “ bagaimana
Kurang mampu Sangat mampu

pendapat anda dalam hal ini ?
 Berikan resiko-resiko yang terukur :
 Berikan tugas yang menantang
 Jangan terlalu mengatur

85
Tips-Implementasi Matrik
 Keahlian tergantung pada
pengalaman, training, pengertian
dan persepsi peranan (dianggap HIGH WILL
SANGAT MAU
GUIDE DELEGATE
(memandu) (mendelegasikan)
karyawan teladan atau karyawan
buangan)
 Kemauan tergantung pada LOW WILL DIRECT EXCITE
keinginan mencapai hasil, KURANG MAU (Mengarahkan)(memberikan tantangan

insentif, rasa keamanan dan


percaya diri. LOW SKILL HIGH SKILL
Kurang mampu Sangat mampu
 Periksalah apakah skill dan will
bawahan dalam keadaan tinggi
atau rendah, agar tugas spesifik
tertentu dapat terlaksana
 Dibutuhkan pendekatan berbeda-
beda ketika anda bergerak dari
satu kuadran ke kuadran lain
86
Prinsip-prinsip melakukan Coaching
Fokus pada Hindari

☺ Ciptakan suasana positif yang ☻ Mencari-cari problem psikologis yang


sebenarnya tak perlu
mendukung
☻ Pura-pura menjadi baik
☺ Fokus dalam membantu coachee
pada tugas yang spesifik ☻ Hilang arah
☻ Coach yang berlebihan
☺ Tulus dan mendengarkan coachee
☻ Berbicara kepada coachee seolah-
☺ Mendukung dialog terbuka dan olah selalu menjadi yang paling benar
fokus pada pengembangan
☻ Selalu memandang rendah coachee
kinerja di masa datang
☻ Gagal dalam mendorong staf untuk
☺ Mengatur langkah spesifik dalam menganalisa hasil mereka sendiri
mengembangkan kinerja
☻ Selalu fokus pada situasi negatif dan
☺ Selalu memberikan penghargaan melupakan yang positif
pada hasil dan perilaku yang baik

87
Diagram teknik coaching
Model

Kinerja Coaching
saat ini Kinerja
(perilaku yg
diinginkan

Fokus
Intervensi
Jadi coaching mulai dengan GAP ANALISIS : kinerja seharusnya dan senyatanya

Kinerja se-nyata-nya 88
Counseling ?
COUNSELING
Adalah suatu proses hubungan antara counselor dengan satu atau atau
lebih counselee yang penuh penerimaan, saling menghargai, saling
percaya dan penuh rasa aman dalam usaha membantu
memecahkan masalah pribadi yang mengganggu kerja.

Berkaitan dengan diskusi dan analisa terhadap masalah-masalah dan


hal-hal pribadi yang mempengaruhi kinerja (semangat motivasi
kerja) kayawan, dalam usaha mencari solusi bagi masalah yang
timbul di tempat kerja

Coaching Feed Back


Masalah kinerja Input perbaikan

Counseling Mentoring
Masalah Pribadi Menciptakan panutan 89
Stress sebagai penyebab utama
counseling

90
Tanda-tanda stress/emosional

111
Cara mengurangi stress

112
Panduan pola makan
 Hindari makan makanan yang berat
 Makan sarapan yang ringan untuk
memulai hari anda
 Kurangi makan daging berwarna merah
 Perbanyak makan buah, sayur dan serat
 Perbanyak minum air putih

113
Pilihan aktifitas relaksasi
 Tulis buku diari (logbook)
 Bermain
 Dengarkan musik
 Yoga
 Lari atau olah raga
 Membaca
 Dsb

114
Melaksanakan
counseling
1. Tentukan waktu yang tepat
2. Pilih tempat/ruangan yang nyaman
3. Upayakan timbul kepercayaan (terbukti dari unek-unek yang
dikemukakan)
4. Mulai mendengarkan, jangan menyela dan biarkan mengalir.
5. Bila counselee wanita :
 Berhadap-hadapan
 Tataplah wajah, berikan keteguhan dan ketenangan
6. Bila counselee pria :
 Bila sudah akrab, duduklah tidak berhadapan (laki-laki cenderung
konfrontatif)
 Bila memungkinkan, lakukan aktifitas bersama (informal); misalnya
merokok, minum soft drink dsb

95
Mentoring
 Pada dasarnya, mentoring digambarkan sebagai
aktifitas yang dilakukan seseorang (mentor) untuk orang
lain (mentee) dalam rangka membantu orang tersebut
melakukan pekerjaannya lebih efektif dan/atau untuk
kemajuan dalam karirnya
 Sang Mentor bisa saja seseorang yang "tadinya"
melakukan pekerjaan tersebut. Mentor mungkin bisa
menggunakan berbagai pendekatan, misalnya coaching,
training, diskusi, konseling, dan sebagainya

96
4 CARA MENTORING
I Do,
You see

You I Do,
Do, I MENTORING You
See Help

You
Do, I
Help

122
98
3. KEPEMIMPINAN
SITUASIONAL

99
100
101
1. Ketika melimpahkan pekerjaan
a. Saya beritahukan dengan jelas langkah demi langkah
apa yang harus dikerjakan dan bagaimana cara
melakukannya.
b. Saya jelaskan dengan spesifik mengenai apa yang
perlu diselesaikan dan memberikan pedoman
bagaimana cara melakukannya.
c. Saya berbagi visi mengenai apa yang semestinya
dihasilkan. Saya bersedia (siap) membantu, namun
saya membiarkan mereka memutuskan bagaimana
melakukannya.
d. Saya tidak turut campur dalam pengerjaan tugas da
membiarkan mereka menyelesaikannya.

2. Ketika mereka (orang lain) membutuhkan bantuan,


a. Saya mencari tahu apa masalahnya dan
memberitahukan dengan jelas bagaimana cara
mengatasinya.
b. Saya mencari tahu apa yang dibutuhkan dan
memberikan bimbingan serta bantuan.
c. Saya mencari tahu apa yang dibutuhkan dan
menawarkan saran-saran jika mereka meminta
pendapat saya.
d. Saya membiarkan mereka memecahkannya sendiri
sehingga mereka dapat belajar dari pengalaman.
102
3. Ketika timbul suatu masalah
a. Saya perbaiki masalah tersebut, untuk itulah saya
dibayar.
b. Saya berikan arahan mengenai apa yang bisa mereka
lakukan untuk memperbaiki masalah tersebut dan
membantu mengatasinya bersama-sama.
c. Saya minta masukan (saran-saran) dan memberikan
rekomendasi yang diperlukan.
d. Saya membiarkan mereka memecahkannya dengan
caranya masing-masing.

4. Ketika menyajikan hasil kerja kami kepada orang


lain
a. Saya mewakili tim kerja.
b. Saya bekerja sama dengan tim untuk memastikan
siapa yang menyajikan apa dan bagaimana caranya.
c. Saya memberikan kesempatan pada orang yang
mengerjakan pekerjaan tersebut untuk melakukan
presentasi.
d. Tim kerja dapat melakukannya sendiri. 103
5. Ketika saya memberikan umpan balik
a. Saya menunjukan secara spesifik kesalahan apa yang
telah dilakukan dan memberitahukan dengan tegas
apa yang harus dilakukan untuk mengubahnya.
b. Saya memberitahu mereka apa yang baik dan yang
buruk atas apa yang telah mereka kerjakan.
c. Saya memastikan bahwa mereka dapat memantau
kemajuan yang telah dicapai dan menerima umpan
balik yang akurat atas pekerjaan mereka.
d. Mereka mengerti apa yang mereka lakukan. Saya
tidak perlu memberikan umpan balik.

6. Sebagai seorang pemimpin


a. Saya memantau pekerjaan anggota tim saya dengan
seksama dan memberitahukan mereka bagaimana
caranya untuk lebih efisien.
b. Saya bekerja bersama dengan anggota tim kerja saya
untuk memastikan agar mereka bisa lebih efisien.
c. Saya membantu anggota tim kerja mencari berbagai
cara untuk lebih efisien, dan memberikan informasi
tambahan yang dapat mereka gunakan.
d. Saya biarkan anggota tim kerja menyadari
ketidakefisienan mereka dan membuat perubahan
yang mereka kehendaki bila diperlukan.

104
7. Ketika keputusan harus dibuat
a. Anggota tim saya harus melakukannya melalui saya.
b. Saya bekerja untuk membantu anggota tim saya
untuk membuat lebih banyak keputusan mereka
sendiri.
c. Anggota tim saya membuat keputusan untuk hal-hal
yang berada dalam batas pedoman, namun
mengeceknya pada saya untuk hal-hal yang berada
diluar garis pedoman tersebut.
d. Saya biarkan anggota tim saya menghasilkan
keputusan sendri secara bebas tanpa bimbingan dari
saya.

8. Sebagai seorang pemimpin


a. Saya menelusuri secara ketat siapa saja yang bekerja,
kapan mereka tiba dikantor dan kapan mereka
pulang.
b. Saya menyusun jadwal dengan seksama untuk
memastikan kesiagaan dan cakupannya.
c. Saya biarkan anggota tim saya mengatur jadwal
mereka sendiri, namun berusaha mengkoordinir
mereka agar bekerjasama.
d. Anggota tim saya melakukan apapun yang mereka
inginkan kapanpun mereka mau.

105
9. Sebagai seorang pemimpin
a. Saya gunakan sebagian besar waktu saya untuk
menangani permasalahan anggota tim saya.
b. Saya memeriksa bersma anggota tim saya secara
berkala untuk membantu mereka mengatasi
tantangan yang mereka hadapi bila diperlukan.
c. Saya menyediakan waktu-waktu khusus untuk
menyelesaikan masalah bersama-sama dengan
anggota tim.
d. Saya sudah memiliki banyak urusan, saya tidak ada
waktu untuk berurusan dengan masalah orang lain.

10. Ketika saya harus pergi


a. Kelihatannya tidak banyak yang dapat dilakukan bila
saya ada (pergi).
b. Saya bekerja bersama mereka untuk menentukan
siapa akan mengerjakan apa dan kapan.
c. Saya tahu apa yang sedang mereka kerjakan
meskipun saya tidak terlibat banyak secara detail
terhadap apa yang mereka lakukan.
d. Seringkali saya “bertanya-tanya” apa yang
sebenarnya mereka lakukan dengan waktu mereka.

106
11.Ketika saya bekerja dibawah tekanan
a. Saya buang beban disekitar say untuk membuat
segala sesuatunya beres.
b. Saya kumpulkan mereka (anggota tim) bersama-
sama untuk memastikan bahwa kami akan
menyelesaikannya.
c. Saya berbagi mengenai apa yang sedang terjadi pada
anggota tim dan menyemangati mereka atas
pekerjaan mereka.
d. Saya lemparkan masalah tersebut pada anggota tim
saya dan membiarkan mereka memikirkannya.

Nilai Anda
Lihat kembali jawaban yang anda pilih dan jumlahkan berapa
banyak anda memilih huruf A, B, C dan D. tulis jumlah
masing-masing huruf yang anda pilih di tiap nomor pada
kotak dibawah ini.

A : TELLING B: SELLING

C : PARTICIPATING D : DELEGATING

107
GAYA KEPEMIMPINAN
(Hersey & Blanchard)

1. TELLING
Gaya ini dicirikan dengan komunikasi satu
arah dalam menjelaskan peran bawahan,
apa, mengapa, bagaiman, kapan, dan
dimana melakukan tugas tersebut
Ciri – ciri :
1.Komunikasi satu arah
2.Peran dan tugas ditetapkan secara spesifik
3.Pelaksanaan tugas diawasi ketat
4.Pemecahan masalah dan pembuatan keputusan dilakukan atasan

Gaya Kepemimpinan TELLING cocok untuk bawahan yang :


1.Tidak memiliki pengetahuan yang dibutuhkan
2.Tidak memiliki pengalaman yang relevan
3.Tidak mengetahui tata kerja / prosedur kerja
4.Sangat ragu memikul tanggung jawab
5.Kurang memiliki keinginan untuk berprestasi
6.Tidak memiliki dedikasi pada pekerjaan

Gaya Kepemimpinan TELLING ini cocok pada situasi yang memerlukan tindakan disiplin dan pada pekerjaan yang
sifatnya kritis / mendesak
GAYA KEPEMIMPINAN
(Hersey & Blanchard)

2. SELLING Dengan gaya ini atasan tetap memberikan


pengarahan tetapi ia menggunakan komunikasi dua
arah dan memberikan dukungan “Sosio Emosional”
untuk mendapatkan dukungan mental dari bawahan
akan keputusan yang harus dilakukan
Ciri – ciri :
1.Komunikasi dua arah
2.Peran dan tugas ditetapkan atasan
3.Pelaksanaan tugas diawasi atasan
4.Menjelaskan tugas / keputusan yang telah dibuat
5.Mendengarkan pendapat,ide,saran bawahan

Gaya Kepemimpinan SELLING cocok umtuk bawahan yang :


1.Memiliki sedikit pengetahuan yang dibutuhkan
2.Memiliki sedikit pengalaman yang relevan
3.Sedikit mengetahui tata kerja / prosedur kerja
4.Ingin memikul tanggung jawab
5.Ingin berprestasi
6.Memiliki dedikasi pada pekerjaan
GAYA KEPEMIMPINAN
(Hersey & Blanchard)

3. PARTICIPATING
Pemimpin dan bawahan bersama-sama
dalam mengambil keputusan melalui
komunikasi dua arah dan pemimpin lebih
bersikap sebagai fasilitator
Ciri – ciri :
1.Komunikasi dua arah,atasan banyak mendengarkan
2.Saling bertukar ide dalam pemecahan masalah dan pengambilan keputusan
3.Keputusan dibuat bersama dengan bawahan
4.Mendukung dan menyokong usaha – usaha yang dilakukan bawahan

Gaya Kepemimpinan PARTICIPATING cocok untuk bawahan yang :


1.Memiliki pengetahuan yang dibutuhkan
2.Memiliki pengalaman yang relevan
3.Mengetahui tata kerja / prosedur kerja
4.Ragu atau tidak yakin dapat memikul tanggung jawab
5.Rasa enggan berprestasi
6.Dedikasi pada pekerjaan kurang
GAYA KEPEMIMPINAN
(Hersey & Blanchard)

4. DELEGATING
Gaya ini menginginkan bawahan untuk
bertindak sekehendaknya

Ciri – ciri :
1.Peran atasan merumuskan masalah
2.Komunikasi dua arah
3.Atasan mendelegasikan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan kepada
bawahan
4.Bawahan merencanakan dan melaksanakan tugas
5.Bawahan mengendalikan pelaksanaan tugas

Gaya Kepemimpinan DELEGATING cocok untuk bawahan yang :


1.Memiliki pengetahuan yang dibutuhkan
2.Memiliki pengetahuan yang relevan
3.Sangat tahu tata kerja / prosedur kerja
4.Sangat ingin memikul tanggung jawab
5.Memiliki keinginan yang kuat untuk berprestasi
6.Sangat berdedikasi pada pekerjaan
4. MEMBANGUN TIM
BERKINERJA TINGGI
TEAM
Team Work Adalah

Sekelompok orang yang mempunyai kemampuan yang


SALING MELENGKAPI yang BERKOMITMEN PADA
TUJUAN,sasaran dan pendekatan bersama, dan mereka
semua BERTANGGUNG JAWAB terhadap hasil yang mereka
capai “
(Jon Katzenbach & dauglas smith)
Tahapan pembentukan TEAM
Tahapan pembentukan TEAM
 FORMING (PEMBENTUKAN)
 Alasan dibentuknya tim masih kurang jelas atau belum sepenuhnya dipahami
 Masih cenderung berhati-hati dalam mengutarakan pendapat
 Tingkat kepercayaan antara anggota masih rendah
 STORMING (PERBEDAAN PENDAPAT)
 Komunikasi menjadi lebih terbuka, dan yang dikomunikasikan lebih
cenderung pada ketidaksetujuan
 Konflik masih sering timbul, termasuk mengenai sasaran tim, kepemimpinan
dan bagaimana cara terbaik untuk bekerja bersama.
 NORMING (MENYAMAKAN VISI)
 Visi, sasaran tim mulai dikembangkan
 Komunikasi sudah mulai terbuka dan mengarah pada pokok permasalahan
 Rasa saling memperyai mulai timbul
 Perbedaan pendapat, kemampuan dan gaya kerja anggota tim sudah mulai
disadari
Tahapan pembentukan TEAM
 PERFORMING (MENUNJUKKAN KINERJA)
 Anggotatim sudah memiliki visi dan tujuanyang sama
 Komunikasi sudah mulai terbuka
 Tingkat rasa saling mempercayai sudah cenderung tinggi
 CONFORMING (KEJENUHAN)
 Anggota tim kurang terinspirasi oleh visi dan sasaran tim
 Tim mencoba melakukan berbagai hal dan melakukan banyak perubahan, tetapi
mereka masih dalam kerangka paradigma lama
 Rasa saling mempercayai, saling menghargai dan komunikasi cenderung menurun
 Prosedur kerja yang sudah dibuat menjadi tidak efektif seperti biasanya.
 TRANSFORMING (MELAKUKAN PERUBAHAN)
 Anggota tm saling berbagi visi dan sasaran bersama
 Rasa saling mempercayai sangat tinggi, komunikasi antar anggota tim sangat terbuka
 Ada pembelajaran dan pengembangan berkelanjutan di dalam tim. Dan pola pikir
anggota tim mulai keluar dari paradigma lama
Tahapan pembentukan TEAM
DI TAHAP MANA TIM ANDA
?
 _____________________________________________
 _____________________________________________
 _____________________________________________
 _____________________________________________
 _____________________________________________
SIAPA SAJA TIM ANDA ?
 ______________________________________________
 ______________________________________________
 ______________________________________________
 ______________________________________________
 ______________________________________________
 ______________________________________________
 ______________________________________________
Simulasi “TEAMWORK”
SKILL #3

122
Exercise
“P R O Y E K”

123
GOAL SETTING : PRODUKTIFITAS

YIELD
(Optimum)
(TON CPO/HA,
% OER, FFB
TONS/HA,
YIELD GAP)

EXCELENT
BUSINESS
PROCESS

COST/UNIT QUALITY
(cost
leadership) (Premium)

160
CONTOH

Budget Kebun Budget Pabrik


Pemeliharaan Pokok Akurasi AlatTimbang
dan Areal Tanaman & Sistim Penimbangan
Produksi
Management Panen
Pengawasan Seksi Prosedur Penerimaan
dan Kelompok Panen dan Pemeriksaan
Penentuan Kriteria CPO PRODUCTION : Mutu T B S
Buah Matang Panen 910.192 TON Prosedur Operasional
Pengutipan Brondolan Mesin – mesin PKS
OP NEW PLANTING : 32.970 HA
Sistim Pemeliharaan
Eliminasi Kontaminan Mesin – mesin PKS
pada Buah Panen dan FFA : 4 %
Pengendalian Kerugian
Brondolan di TPH / PKS
(Losses) Produksi
Sistim Transportasi Produksi RESTAN : 0%
Kebersihan PKS
Perawatan Jalan dan Jembaran COST FFB: 599.69
Prosedur Penyimpanan
Hanya mengirim T B S yang Palm Product
Bersih / tanpa sampah ke PKS
Tidak menyisakan / restan Pengolahan Limbah dan
TBS di TPH (Losses) Pengendalian Dampak
Lingkungan
Segerakan pengiriman
Effisiency Daya Listrik
TBS ke PKS (< 24 jam)
K-3 dan Air Bersih
K3
ISO
ISO
ISPO
ISPO

161
Excellent Through Dicipline
Mengelola Pekerjaan

PLANNING ORGANIZING

CONTROLING ACTUATING/DIRECTING

126
MENGAPA PLANNING PENTING?

1. Untuk dapat melihat apa yang akan terjadi di masa


depan
2. Sebagai tindakan proaktif (tidak reaktif)
3. Agar dapat mengatur sumberdaya secara efisien
4. Sebagai panduan kerja yang baik sehingga tidak
terjebak oleh kesibukan sesaat
5. Untuk menciptakan sukses masa depan

162
MENGAPA TIDAK MEMBUAT
PLANNING ?

1. Tidak menyadari arti pentingnya planning;


2. Tidak tahu bagaimana membuat planning
dengan benar;
3. Membuat planning belum menjadi kebiasaan
kerja yang permanen;
4. Malas

163
7 LANGKAH MEMBUAT
PLANNING
1. PROYEKSI & LATAR BELAKANG (Apa &
Mengapa)
2. SASARAN (Apa,Berapa & Kapan)
3. PROGRAM KERJA (Apa & Siapa)
4. JADUAL (Apa & Kapan)
5. ANGGARAN (Apa & Berapa)
6. PROSEDUR (Apa & Bagaimana)
7. KEBIJAKAN (Apa,Bagaimana,Mengapa)

164
CONTOH-CONTOH PLANNING
 PRODUKSI
 BUDGET PRODUKSI-
TAHUNAN
 SENSUS PRODUKSI-
SEMESTERAN
 TAKSASI PRODUKSI-HARIAN

 PERAWATAN
 Rotasi

 Preventif
maintenance
 Periodek
maintenance 130
ORGANIZING

Apa tujuan dan sasaran


pekerjaan ?
Apa fungsi dan peran setiap
anggota ?
Apa Indikator keberhasilan ?

166
TUA S
T ugas Utama
U kuran Sukses
A ktivitas Utama
S istem dan Prosedur
167
TUJUAN UMUM PEKERJAAN
 NAMA : ______________________
 JABATAN : ____________________

 BAGIAN : _____________________

MISI : TUJUAN UMUM PEKERJAAN


_________________________________
_________________________________
VISI : KONDISI IDEAL BILA PEKERJAAN
TERCAPAI
_________________________________
________________________________
MENGORGANISASIKAN
PEKERJAAN
TUGAS UTAMA : _______________________________________
UKURAN SUKSES :
1. ________________________________________________
2. ________________________________________________
3. ________________________________________________
AKTIFITAS UTAMA
1. ________________________________________________
2. ________________________________________________
3. ________________________________________________
SISTEM & PROSEDUR
1. _________________________________________________
2. _________________________________________________
3. _________________________________________________
134
CONTROLLING FOR
IMPROVEMENT

168
CONTROLLING
 Memastikan bahwa sasaran tersebut tercapai merupakan hal yang sangat
pentingnya. Sebagai seorang supervisor, mutlak untuk melakukan
controlling. Hanya perlu selalu diingat bahwa melakukan controlling
terhadap kinerja bawahan bukan berarti menghukum karyawan
atas kesalahan atau melanggar patok yang ditetapkan.
 Tujuan utama controlling adalah membantu bawahan anda dalam mencapai target
yang ditetapkan dan juga mengetahui sejauhmana anak buah anda memerlukan
bantuan atau sumberdaya yang diperlukan.

 Beberapa karyawan merasa enggan untuk meminta bantuan terhadap


atasannya. Itulah sebabnya memonitor progres pekerjaan bawahan dalam waktu-waktu
tertentu dan secara reguler memberikan feedback atas pekerjaan mereka adalah hal
yang penting.

 Jika anda tidak melakukan monitoring dan controlling , maka anda tidak
akan mencapai target. Untuk itu, supervisor harus mengembangkan
sistem monitoring dan controlling untuk memastikan sasarannya tercapai.

169
PRINSIP CONTROLLING

 Mencegah kesalahan operasional


dan sekaligus untuk memastikan
apakah kinerja sudah sesuai
dengan ukuran yang ditetapkan
 Dua prasyarat sebelum
dilaksanakan controlling, yaitu
adanya rencana dan sistem kerja
yang jelas
 Mengukur perbandingan hasil
kerja dengan ukuran yang
ditetapkan
 Mengukur aktivitas dan kinerja
dalam pelaksanaan TUAS

170
URAIN PLAN ORG ACT CONTROL
TUGAS

Membuat v
RKH

Apel Pagi v v

Menghancakk v v
an orang

Panen v v

Pemeriksaan v
mutu buah &
Hancak
138
139
Post test
1. Sebutkan 4 peran supervisor ?
2. Apa akibatnya apabila pekerjaan tidak
disupervisi?
3. Sebutkan 3 skill dalam supervisi?
4. Sebutkan teori 3 V dalam komunikasi ?
5. Mengelola pekerjaan meliputi aspek apa saja
?

140
ACTION PLAN

172
142