Mengelola Waktu

Disajikan oleh:
Nur Hasanah, SE, MSc
Urgensi
 Menjadi bijak dalam mengelola waktu merupakan
sebuah bentuk keterampilan Supervisor dalam
Mengelola Diri.
 Bahkan kecerdasan dalam mengelola waktu ini
menjadi landasan bagi Supervisor untuk
mengelola pekerjaan maupun anak buahnya agar
berkinerja optimal.
 Sukses dalam mengelola waktu merupakan
kesuksesan awal Supervisor dalam mengelola
tanggung jawabnya yang lain.
Logika Waktu
Tidak dapat diperbarui

Selalu dipakai pada setiap kegiatan

Tidak dapat dibeli

Dimiliki semua orang tanpa kecuali

Tidak dapat ditabung, hanya dapat digunakan

Persepsi Keliru tentang Waktu
Tidak cukup waktu untuk menyelesaikan tugas

Waktu dibiarkan berlalu tanpa tahu prioritasnya

Tidak tahu kapan harus mulai dan mulai darimana

Hari besok kan ada, mengapa buru-buru?

Rapat panjang menyelesaikan banyak pekerjaan

Prinsip-prinsip Pengelolaan Waktu
Apakah supervisor lebih memfokuskan pada hasil? (Efektif vs Efisien)

Apakah supervisor sudah memiliki paradigma pekerjaan dengan benar? (Seni vs

Ilmu Pengetahuan)

Apakah supervisor bisa membedakan antara masalah yang mendesak dan masalah
yang penting? (kuadran waktu)

Sebelum memulai suatu pekerjaan, apakah supervisor sudah bertanya pada diri
sendiri: “Apakah hal ini merupakan cara terbaik untuk memakai waktu dan tenaga
saya?”
Apakah supervisor menggunakan langkah-langkah konkret
untuk menekan interupsi, khususnya dalam bentuk
pertemuan, tamu, panggilan telepon, penggunaan internet?

Apakah supervisor dapat mengontrol dan mengurangi kertas

kerja?

Apakah supervisor menikmati pekerjaannya?

 Prioritas Waktu
Empat Kuadran Waktu
(Stephen R. Covey)

Penting Penting Tidak

Penting
Mendesak Mendesak (K1)
(K2)
Tidak Penting Tidak Penting
Tidak Penting Mendesak Tidak M
(K3) (K4)

Tidak
Mendesak
Mendesak
 K2 K1
Krisis masalah yang mendesak Persiapan
Proyek, rapat dan persiapan Pencegahan
Penting yang didesak oleh tenggat Penjelasan nilai-nilai
waktu Perencanaan
Pembinaan hubungan
Rekreasi yang benar
Pemberdayaan

K3 K4
Interupsi, telepon masuk Hal-hal remeh
Tidak Penting Beberapa surat/laporan Sejumlah telepon
Rapat-rapat Hal-hal yang membuang waktu
Banyak hal-hal mendesak dan susul aktivitas, pelarian
menyusul Surat-surat tidak relevan
Berbagai aktivitas yang digemari NontonTV berlebihan

Tidak
Mendesak
Mendesak
Latihan
1. Berdasarkan empat kuadran waktu, pekerjaan
apa saja yang ada pada diri anda?
a. Kuadran 1: Penting dan Tidak Mendesak
- ......................
b. Kuadran 2: Penting dan Mendesak
- ......................
c. Kuadran 3: Tidak Penting dan Mendesak
- ......................
d. Kuadran 4: Tidak Penting dan Tidak
Mendesak
- ......................
2. Di mana waktu anda paling banyak saat ini?
3. Seharusnya anda memberi waktu lebih banyak pada kuadran
apa?
Tahapan Manajemen Waktu

Analisis Pola Pemakaian Waktu

Evaluasi Pemakaian Waktu:

• a. Hapus kegiatan yang tidak bermanfaat
• b. Tingkatkan waktu dalam kendali
• c. Tinjau sikap

Rencana Penggunaan Waktu

Analisis Pola Pemakaian Waktu
 Tahapan di mana supervisor menganalisis semua kegiatan
untuk menyelesaikan tugas-tugasnya.
 Dalam analisis pola pemakaian waktu ini, bisa jatuh pada jam,
harian, mingguan atau bulanan.
 Namun rata-rata yang biasa dilakukan oleh supervisor adalah
pola pemakaian waktu jam atau harian.
Evaluasi Pemakaian Waktu
 Analisis untuk mengelompokkan aktivitas-aktivitas ke dalam
empat kuadran waktu.
 Setelah melakukan analisis pengelompokkan pekerjaan, tahap
berikutnya adalah membagi masing-masing pekerjaan
tersebut ke dalam empat pilihan:
1. Drop it
2. Delegate it
3. Delay it
4. Do it
Rencana Penggunaan Waktu
1. Rencana kerja: rencana bisa jatuh pada harian, mingguan
atau bulanan
2. Tentukan sasaran: sasaran harus dapat diukur. Bisa diukur
melalui biaya, waktu, tenaga kerja atau sumber daya lain
3. Susun prioritas: prioritas berdasar pada kuadran
penting/tidak—mendesak/tidak
4. Tetapkan batas waktu: waktu maksimal sebagai batas dari
pelaksanaan rencana tersebut
5. Rencana aksi: perhatikan empat pilihan: drop, delegate,
delay, do
 Contoh Praktik Manajemen Waktu
Nama : Wahyudin
Jabatan : Supervisor Training

Analisis Pola Pemakaian Waktu

Waktu Tersedia Aktivitas

Senin -Buka email

08.00-09.00 -Buka internet untuk memperoleh informasi terbaru
09.00-11.00 -Membuat dan perencanaan pelatihan ke depan
11.00-12.00 -Membuat dan memperbaiki modul
13.00-16.00 -Membuat dan memperbaiki modul
16.00-17.00 -Buka email, internet
Selasa
08.00-09.00 -Persiapan memberikan pelatihan untuk staf baru
09.00-12.00 -Memberikan pelatihan di kelas training
13.00-15.00 -Melanjutkan memberikan pelatihan di kelas
15.00-16.00 -Benah-benah sehabis pelatihan
16.00-17.00 -Buka email, internet

Rabu
08.00-09.00 - Persiapan memberikan pelatihan untuk staf baru
09.00-12.00 -Memberikan pelatihan di kelas training
13.00-15.00 -Melanjutkan memberikan pelatihan di kelas
15.00-16.00 -Benah-benah sehabis pelatihan
16.00-17.00 -Buka email, internet

Kamis
08.00-09.00 -Persiapan memberikan pelatihan untuk staf baru
09.00-12.00 -Memberikan pelatihan di kelas training
13.00-15.00 -Melanjutkan memberikan pelatihan di kelas
15.00-16.00 -Benah-benah sehabis pelatihan
16.00-17.00 -Buka email, internet
Jumat
08.00-10.00 -Buka email, internet
10.00-11.30 -Evaluasi dan pembuatan laporan pelatihan untuk staf baru
13.00-14.00 -Menyelesaikan evaluasi dan pembuatan laporan pelatihan
untuk staf baru
14.00-16.00 -Perbaikan modul
16.00-17.00 -Buka email dan internet
 Evaluasi Pemakaian Waktu

K2 K1
Email Membuat modul
Penting
Intervensi dari atasan Memberikan training
(waktu selalu tidak Evaluasi training
tahu) Persiapan tempat
training
K3 K4
Intervensi dari atasan Email
(waktu selalu tidak tahu) Internet
Tidak Penting

Tidak
Mendesak
Mendesak
DROP IT
-Membuka internet yang
tidak berhubungan dengan
pekerjaan dan
pengembangan diri
-Main games
DELEGATE IT
-Persiapan tempat training
-Bahan (referensi) untuk
membuat modul
-Pembuatan laporan evaluasi
DELAY IT
-Membuka internet yang
terlalu lama
-Membalas email yang
remeh
DO IT
-Memberikan training di kelas
-Memperbaiki modul
-Analisis laporan evaluasi training
Konsistensi
 Menjalankan dengan konsisten terhadap apa yang telah
dianalisis.
 Konsistensi ini merupakan tugas dan tanggung jawab
sendiri.
 Letak permasalahan dari banyak supervisor dalam
mengelola waktu: Konsistensi terhadap apa yang telah
menjadi tekadnya untuk menggunakan waktu secara
lebih produktif.
Latihan
 Berdasarkan pembahasan tersebut, tugas anda sekarang
membuat perencanaan waktu sehingga anda lebih produktif.
Referensi
 Agung, AM Lilik. 2009. Cara Cepat Menjadi Supervisor
Unggul. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.