Anda di halaman 1dari 27

TEKNIK

KESEKRETARIATAN
LEADERSHIP TRAINING 2018
HIIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA
Jumat, 2 Maret 2018
Fungsi Notula

Peran dan
Tanggung Arsip
Jawab

Tujuan &
Fungsi Adm. Proposal
Kesekretariatan

Definisi ToR …..


Definisi

Teknik Kesekretariatan

Kegiatan yang dilakukan


oleh sekretaris
Teknik (n) = metode atau sistem (aktivitas/tata kerja)
mengerjakan sesuatu Sekretariat
(Wursanto, 2006)
(KBBI, https://kbbi.web.id/teknik)

Kantor tempat sekretaris


Sekretaris (secretary)  bersama stafnya
Sekretaris
scretum = rahasia melaksanakan kegiatan
 Seseorang yang dapat penataan terhadap pekerjaan
dipercaya mennyimpan perkantoran
rahasia
(Funk and Wagnalss, 1963)
(Atmosudirjo, 1982)
Tujuan & Fungsi Adm.
Kesekretariatan

TUJUAN
1. Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi
ke segala pihak (intern/ekstern)
2. Mengamankan rahasia perusahaan/organisasi
3. Mengelola dan memelihara dokumentasi
TUJUAN perusahaan/organisasi yang berguna bagi kelancaran
dan pelaksanaan fungsi manajemen (planning, organizing,
actuating, controlling).
FUNGSI
FUNGSI
Administrasi 1. Mengadaan pencatatan semua kegiatan manjemen sesuai
Kesekretariatan sistem yang ditentukan (harus tepat guna dan waktu)
2. Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan
3. Sebagai alat komuniasi perusahaan/organisasi
4. Sebagai pusat dokumentasi

(Sedarmayanti, 1992)
Peran dan Tanggung Jawab

Diharapan memberikan
Strategis pengaruh positif pada
performa organisasi
 Melalui kelancaran arus informasi masuk/keluar

PERAN
Teknis
dan Diharapan dapat
TANGGUNGJAWAB meningkatkan kinerja
pimpinan

Sekretaris
Pendukung
Diharapan memberikan
pengaruh positif pada
anggota organisasi
lainnya

 Pendistribusian informasi yang baik


Fungsi

 Mengelola dokumen dan surat menyurat


 Mempersiapkan rapat
 Membuat agenda rapat
Fungsi
 Membuat SOP kesekretariatan

Sekretaris  Mengelola notula


 Mengelola arsip
 Membuat proposal – LPJ (rutin/insidental)
Notula

Notula Notulis

Pencatatan hasil Petugas yang


sebuah rapat membuat notulen
Manajemen
Notula
Fungsi notula

- Dokumentasi hasil rapat terpadu


- Bukti bahwa rapat telah dilaksanakan
- Indikator sukses.tidaknya pelaksanaan rapat
Notula

 Judul rapat
 Hari-tanggal, Tempat, Waktu
 Materi rapat
 Pimpinan rapat
 Notulis
Kerangka  Peserta rapat
Notula  Susunan acara
 Uraian kegiatan (berisi pembahasan rapat)
 Hal-hal lainnya (bila perlu)
 Penutup
 Tanda tangan (notulis-pimpinan rapat)
Arsip
Dokumen yang
diarsipkan
- Arsip pendirian organisasi (AD/ART, SK, dll.)
- SOP
- Proposal – LPJ tiap periode kepengurusan
- Database kepengurusan
- Sertifikat/penghargaan organisasi
- Administrasi sehari-hari
Manajemen (surat keluar/masuk, berita acara, SK, notula, pengumuman, undangan, dll.)

Arsip
Penting tapi sering
Tujuan
terlupakan

Memelihara 1. Standarisasi
2. Penomoran
Bisa ditemukan dengan cepat 3. Inisial
Menjaga rahasia arsip 4. EYD
5. Konsistensi
ALUR PROPOSAL

???

Silvie Elmia Sari

Sekretaris I HMTK 2018


Proposal

PROPOSAL
Kegiatan

Manajemen Delegasi
Proposal
Sponsorship
Proposal

Format Proposal Kegiatan :

1. Lembar 1 (Cover Proposal)


PROPOSAL
2. Lembar 2 (Lembar Pengesahan)
KEGIATAN 3. Lembar 3 (Isi)
Proposal
 Lembar 1 (Cover Proposal Kegiatan)
Nomor proposal
(No/Kode/Bidang/Lembaga/Bulan/Tahun)
Keterangan:
No : Terdiri dari tiga digit, diminta di Sekretaris Lembaga

Kode : Kode proposal (sesuai jenis kegiatan)


PROPOSAL A = untuk kegiatan non kepanitiaan
KEGIATAN B = untuk kegiatan kepanitiaan

 Lembar 2 (Lembar Pengesahan)


Terdiri nama kegiatan, bidang kegiatan, bentuk
kegiatan, sasaran kegiatan, target peserta dan lain-lain
sampai dengan persetujuan.
Proposal
Proposal
 Lembar 3 (isi), berisi tentang :

1. Nama Kegiatan
2. Tema Kegiatan
3. Landasan Kegiatan
4. Latar Belakang Kegiatan
PROPOSAL 5. Tujuan Kegiatan
KEGIATAN 6. Sasaran Kegiatan
7. Bentuk kegiatan
8. Target Peserta kegiatan
9. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
10. Susunan Panitia
11. Dst.
Proposal

Pengajuan Proposal Tingkat Fakultas dan Universitas


 Pelindung : Wakil Dekan Akademik dan Kemahasiswaan
Fakultas Teknik UNDIP
 Penasihat : Ketua Departemen Teknik Kimia
Fakultas Teknik UNDIP
 Pembina : Dosen Kemahasiswaan Departemen Teknik

PROPOSAL  Penanggung Jawab


Kimia Fakultas Teknik UNDIP
: Ketua Umum HMTK
KEGIATAN
Pengajuan Proposal Tingkat Departemen
o Pelindung : Ketua Departemen Teknik Kimia
Fakultas Teknik UNDIP
o Pembina : Dosen Kemahasiswaan Departemen Teknik Kimia
Fakultas Teknik UNDIP
o Penanggung Jawab : Ketua Umum HMTK
Proposal

Pengajuan ke departemen

 Pembuatan proposal (1 asli)


 ACC dana ke bendahara HMTK
Mekanisme  ACC proposal ke sekretaris eksternal
Lembaga/Himpunan/Biro
Pengajuan  Ttd ketua panitia kegiatan,
Proposal  Ttd ketua Himpunan/Biro
 Ttd ketua departemen teknik kimia.
 1 fotocopy proposal untuk sekretaris Himpunan/Biro
Proposal

Format TandaTanganUntukPengajuanDana Departemen


Proposal
Format TandaTanganPengajuanProposal Tingkat Fakultas
Proposal

Format Tanda Tangan Pengajuan Proposal Tingkat Universitas


Jadi seorang sekretaris
itu tidak mudah, kawan.
………
CONTOH MATERI TRAINING

 Paradigma penting Professional Secretary


 Peran dan Fungsi serta Tanggung jawab Sekretaris dalam
Organisasi
 Teknik Mengenai Gaya dan Profil Pimpinan serta Rekan Kerja

Training  Teknik Membangun Komunikasi Efektif & Asertif


untuk pengembangan  Teknik Membangun Human Relation yang Baik
sekretaris profesional  Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Multi Media
 Effective Time Management & Scheduling
6-7 juta/orang  Filing System & Record Management pada Tugas Sekretaris
 Inisiatif dan Cara Berfikir Logis
 Etika Profesi dan Pengembangan Diri
 Teknik Mengatasi Situasi Sulit
 Latihan-latihan
 Evaluasi dan Rekomendasi Akhir
Bagiku,
kesekretariatan itu…….

Dekanat FT Lt. 3
Jumat, 2 Maret 2018
LINE ID

@lck2399b

Badan
Kelengkapan
MWA UNDIP UM
THANK YOU !