Anda di halaman 1dari 39

Modul Inti 3:

Logistik Reagensia &


Bahan Habis Pakai
Sistem Jaminan Mutu Lab
Organisasi Staf Perlengkapan

Pengadaan & Proses Kontrol Pengaturan


Inventarisasi Pengontrolan Informasi
Mutu & Pengaturan
Spesimen

Dokumen & Pengaturan


Penilaian
Catatan Kejadian

Peningkatan Layanan Fasilitas &


Proses Pelanggan Keamanan

2
Tujuan Pembelajaran
Tujuan Pembelajaran Umum
Mampu melakukan pengelolaan logistik dan bahan habis pakai.

Tujuan Pembelajaran Khusus


 Melakukan cara pengaturan stok.
 Melakukan perencanaan dan perhitungan kebutuhan stok
 Melakukan penerimaan dan penyimpanan stok reagen dan bahan habis

pakai dengan benar.


 Melakukan dokumentasi pengelolaan logistik reagen dan bahan habis pakai.

 Melakukan pengelolaan logistik reagen dan bahan habis pakai

3
Pokok Bahasan
1. Cara Pengaturan Stok.
2. Perencanaan Perhitungan Kebutuhan Stok
3. Penerimaaan dan Penyimpanan Stok Reagen dan Bahan
Habis Pakai dengan benar.
4. Pencatatan dan Pelaporan Pemakaian Reagen dan bahan
habis pakai serta Pencatatan Masa Kadaluwarsa.
5. Pengelolaan logistik reagen dan bahan habis pakai
Pengaturan Stok Berarti…

Memelihara ketersediaan reagen


dan bahan habis pakai untuk
memastikan pelayanan tidak
terputus
Stok di laboratorium fasilitas layanan
kesehatan mencakup …
Perlengkapan di Gudang Stok Perlengkapan di Ruang Kerja

6
Pengaturan Stok Meningkatkan Mutu
Pemeriksaan
 Memastikan ketersediaan alat dan bahan, ketika
diperlukan
 Menghindari penggunaan alat dan bahan yang

kadaluarsa
 Mengurangi pemborosan
Bagaimana Anda Mengatur Stok?
Anda memiliki toko sembako.
Anda membeli kebutuhan toko
dari distributor dan menjualnya
untuk mendapatkan keuntungan.
Untuk membuat bisnis untung,
Anda harus selalu mempunyai
barang yang tepat untuk dibeli
pelanggan setiap harinya.
“Apa yang harus Anda lakukan
untuk menjaga ketersediaan
barang memadai?“

8
Pengaturan Stok berarti mengetahui…
 Apa dan berapa banyak stok yang diperlukan ?
 Kapan melakukan pemesanan bahan?
 Jumlah barang yang dipesan?
 Apa dan berapa banyak bahan dan alat yang telah dipesan

dan kapan dipesan?


 Dimana barang disimpan?
 Kapan dan berapa banyak stok yang diterima dan oleh

siapa ?

9
Pengaturan Stok Mencakup …
 Melakukan “penghitungan stok”
 Memelihara inventarisasi pencatatan yang tepat
 Menentukan kapan pemesanan
 Menentukan jumlah pemesanan yang tepat
 Menentukan tempat pemesanan dengan tepat
 Memeriksa pesanan ketika diterima
 Memastikan bahan tersimpan dengan tepat

10
Perencanaan
 Proses Perencanaan meliputi penilaian kebutuhan,
penentuan sasaran, penetapan tujuan dan target serta
strategi dan sumber daya yang digunakan.
 Pengelola Program Logistik HIV membuat perencanaan

yang berisi jumlah total kebutuhan dan kebutuhan per


program serta jumlah aktual pemakaian.
 Estimasi kebutuhan perencanaan yang dibuat tahun depan

harus dapat memenuhi kebutuhan sampai pengadaan tahun


berikutnya dan demikian seterusnya.

11
Hal- hal yang perlu diperhatikan dalam perencanaan
kebutuhan reagen Rapid Tes HIV :
 Dasar perhitungan jumlah reagen Rapid Tes HIV
o Jumlah Target
o Jumlah Aktual Konsumsi Penggunaan Reagen Rapid Tes HIV
o Data Statistik Pelayanan
o Data Demografi atau Morbiditas

 Pemeriksaan Paralel Vs Serial


Permenkes No 241 tahun 2006 : Serial menggunakan 3 macam reagen
Dalam menghitung kebutuhan Rapid Tes HIV  Pengelola program harus mengetahui
metode pemeriksaan apa yang dipakai di Tempat Layanan masing-masing. Perlu
diperhatikan bahwa metode paralel mengkonsumsi lebih banyak pemakaian logistik
dibandingkan dengan serial. Pengelola program harus berkoordinasi dengan Tempat
Layanan dan Dinas Kesehatan setempat untuk memastikan jaminan ketersediaan stok.
Lanjutan
 Perhitungan Komposisi
Perhitungan komposisi antara reagen Rapid 1: Rapid 2: Rapid 3 yang ideal
saat ini belum dapat diketahui karena belum ada baseline data pencatatan
dan pelaporan yang valid dan kuat baik di Pusat, Provinsi maupun Kab/Kota.
Pola perhitungan ini akan segera di formulasikan dan dikembangkan setelah
ada baseline data dari Provinsi/Kabupaten/Kota/UPK
 Total Target orang yang akan menerima tes HIV
Adalah jumlah total kumulatif dari berbagai program yang menggunakan Logistik
Rapid Tes HIV.
 Wastages
Wastages adalah barang yang tidak terpakai atau rusak sehingga barang tersebut
terbuang dan tidak dapat digunakan lagi. Alokasi yang biasanya dipakai adalah
10%
 Quality Control (QC)
Quality Control dapat terdiri dari IQC (Internal Quality Control) dan EQA (External
Quality Assurance), IQC adalah prosedur rutin yang biasanya dikerjakan sebelum
memulai pemeriksaan untuk memvalidasi kit yang akan dipakai sedangkan EQA
biasanya dilakukan 1 tahun 2 kali. Alokasi yang biasanya dipakai adalah 10% atau
mengikuti petunjuk/kebijakan setempat yang berlaku.
 Persediaan Buffer
Buffer cadangan wajib di alokasikan untuk setiap logistik mengikuti
aturan/kebijakan yang berlaku.
Hal- hal yang harus diperhatikan dalam Pengadaan
Reagen dan Bahan habis pakai
 Pastikan mencantumkan persyaratan sesuai standar dan kriteria kebijakan
nasional yang berlaku
 Pilihlah reagensia & bahan yg memiliki masa kadaluwarsa paling panjang
 Pastikan semua kelengkapan Tes seperti larutan buffer pengencer, pipet
dsb sudah termasuk di dalamnya
 Mintalah kontrak untuk fleksibilitas penukaran reagen yang akan
kadaluwarsa dan rusak/cacat
Hal- hal yang harus diperhatikan dalam Pengadaan
Reagen dan Bahan habis pakai
 Mintalah kontrak untuk fleksibilitas dalam pengaturan frekuensi distribusi
sehingga dapat menjadi solusi untuk keterbatasan fasilitas penyimpanan
dan biaya distribusi
 Apabila jumlah permintaan pemeriksaan sedikit hindari membeli kit dalam
kemasan besar
 Hindari membeli reagen yang membutuhkan perlakuan khusus seperti cold
chain bila tidak ada jaminan pendistribusian yang benar dan tersedianya
fasilitas penyimpanan yang benar.
Melakukan “Perhitungan Stok ”
Apakah itu? Menghitung setiap alat dan bahan dalam
stok
Kapan melakukan? Direkomendasikan di awal bulan

Siapa yang Petugas yang ditunjuk


melakukan?

Setiap perlengkapan harus dihitung.


Semua barang yang keluar dan masuk harus dicatat.

17
Memelihara Inventarisasi Pencatatan

Kartu Stok Buku Stok

 Sederhana, kartu yang  Mengandung daftar


ringan semua barang yang
 Setiap barang disediakan disimpan
satu kartu stok  Diperbarui setiap bulan
setelah penghitungan
 Menggunakan informasi
dari Kartu Stok
 Disebut juga buku register

18
Contoh Kartu Stok Reagen Rapid Tes HIV
(Satu Kartu Stok untuk Satu Jenis Barang)
Merek Reagensia : ……………………………….
Satuan : ………. Kit …………..Tes

Spesifikasi Stok Masuk Spesifikasi Stok Keluar


Jumlah
Jumlah Jumlah Stok Stok Akhir
Tgl Jmlah Di Tgl Jumla Di
No Nama Stok Smber Lot Exp Akhir setelah Tujua Lot Exp Setelah
Terim Terim trima Kel h kluarkan
Awal /Asal No Date penerimaan n No Date Pengeluar
a a Oleh uar keluar Oleh
n
Buku Stok : Contoh
Nama Jumlah (unit) Tanggal Jumlah Tanggal Nomor Tanggal
Barang permintaan Permintaan diterima diterima Seri # Kadaluarsa

20
Memeriksa Stok dengan Pencatatan

Ideal # Pemeriksaan terpakai = Pengurangan Stok

Realitas # Pemeriksaan Terpakai + kehilangan


= Pengurangan Stok

Apa yang harus dilakukan untuk meminimalkan kehilangan?


Menentukan Waktu Pemesanan

Pemesanan dilakukan ketika mencapai stok minimal


Istilah:
 Stok minimal - jumlah stok dibutuhkan untuk
mendukung operasional sampai perlengkapan
tambahan diterima
 Waktu tunggu - waktu antara pemesanan dan

penerimaan barang
 Pemakaian maksimum - jumlah bahan dan reagensia

yang digunakan untuk pemeriksaan dalam periode


waktu tertentu
Penghitungan Stok Minimal

Stok minimal = Waktu tunggu


maksimum dlm
X Pemakaian
Maksimal
minggu
 Contoh:
Waktu tunggu maksimum = 12 minggu
Pemakaian maksimum/minggu = 3 kit
Stok minimal = 12 x 3 = 36 kit
Ketika reagen tersisa 36 kit, buatlah
pemesanan
Latihan: Penghitungan Stok
Minimal

Stok minimal = Waktu tunggu


maksimum dlm
X Pemakaian
Maksimal
minggu

 Anda menggunakan rata-rata 5 Uni-Gold seminggu.


 Normalnya butuh waktu 12 minggu untuk menerima
pesanan.
 Anda harus memesan Uni-Gold ketika Anda mempunyai
____ bahan yang tersisa dalam inventarisasi.
Menentukan Berapa Banyak Pemesanan

Tentukan jumlah stok penuh. Buatlah


pemesanan untuk mencapai tingkatan ini.

 Pertimbangkan stok yang terpakai, dipinjam,


kadaluarsa, terbuang, dicuri
 Jangan pernah memesan melebihi kapasitas
penyimpanan
 Jangan pernah memesan perlengkapan berlebihan
karena bisa kadaluarsa
 Pertimbangkan pemakaian maksimum ditambah stok
minimal
Menentukan Tingkatan Stok Penuh

Pelihara stok yang memenuhi kebutuhan


pemakaian maksimum ditambah stok minimal

Pemakaian maksimum /minggu = 70 Waktu


Waktu tunggu
tunggu == 12
12 minggu
minggu atau
atau 33 bulan
bulan
Pemeriksaan Stok
Stok minimal
minimal == 14
14 kotak
kotak xx 33 bulan
bulan == 42
42
kotak
kotak
# Pemeriksaan / bulan = 70 x 4 = 280
Pemeriksaan yang digunakan per bulan Tingatan
Tingatan Stok
Stok penuh
penuh == 42+14
42+14 == 56
56

Asumsikan 20 Pemeriksaan per kotak,


berapa banyak reagen digunakan per bulan? Anda
Anda harus
harus selalu
selalu mempunyai
mempunyai stok
stok 56
56
kotak
kotak di
di awal
awal setiap
setiap siklus
siklus
280 / 20 = 14 pemesanan
pemesanan
Latihan: Menentukan Tingkatan Stok
Penuh
Pemakaian maksimum /minggu = 80 Waktu
Waktu tunggu
tunggu == 12
12 minggu
minggu atau
atau 33
Pemeriksaan bulan
bulan
Berapa banyak Pemeriksaan yang Stok
Stok minimal
minimal == _____
_____ kotak
kotak
digunakan per bulan? _________
Pemeriksaan/bulan
Tingkatan
Tingkatan stok
stok penuh
penuh == ______kotak
______kotak
Asumsikan 15 Pemeriksaan per kotak,
berapa banyak reagen digunakan per bulan? Anda
Anda harus
harus selalu
selalu punya
punya _____kotak
_____kotak dalam
dalam
_________ kotak/bulan stok
stok di
di awal
awal setiap
setiap siklus
siklus pemesanan
pemesanan (3
(3 bulan).
bulan).

Tentukan :
• Berapa stok minimal?
• Jumlah kotak Pemeriksaan yang Anda harus punya di awal
setiap siklus pemesanan
Melakukan pemesanan dengan tepat
 Ikuti sistem pemesanan yang berlaku di Indonesia
 Berikan petunjuk spesifik untuk melakukan pemesanan
 Berikan petunjuk tentang bagaimana cara mengisi lembar
pencatatan terkait inventarisasi/pengaturan stok.
 Pastikan Anda memahami rencana cadangan ketika stok tidak
tersedia.
◦ rencana cadangan nasional
◦ rencana cadangan setempat
 Memahami komunikasi atau sistem rujukan ke tingkat pusat
tentang
◦ bagaimana cara menghentikan pengiriman
◦ mengapa harus Anda menghentikan pesanan
◦ keterangan apa yangharus diberikan ke pusat, contoh, memperbarui
pemakaian rata-rata
Contoh : Surat Permintaan Reagensia
...................................... 2011

Kepada Yth. Nomor : ........... Sifat : Penting


Penanggung Jawab Program Logistik Laboratorium HIV Lampiran : Laporan Pemakaian Reagen Bulan
Mei
Subdit AIDS &PMS/ Dinkes Provinsi/Kab/Kota)* 2 lembar
Di Tempat Hal : Permintaan reagen Rapid Tes HIV

Dengan Hormat,
Sehubungan dengan telah menipisnya stok persediaan reagen HIV di tempat kami untuk.................diProvinsi/Kabupaten/Kota/RS/
PKM /UPK ...................... maka dengan ini kami mengajukan permintaan reagen Rapid Tes HIV, Adapun rinciannya sebagai berikut :
No Nama Reagen Jumlah permintaan ( Jumlah Tes) Keterangan
(Merk)
1 Mohon disertai kelengkapan yang lain......
2
3

Demikian permohonan ini kami sampaikan,Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terimakasih.
Hormat Kami,
Nama Jelas
NIP/Jabatan & Instansi
Tembusan :
1. .....................................................
2. .....................................................
Keterangan )* Coret salah satu
Mengawasi penerimaan stok reagen
dan bahan habis pakai
Pada saat menerima pesanan:
1.Melakukan Pemeriksaan Visual
 Verifikasi isi dari pesanan yang diterima dengan daftar permintaan

 Periksa kondisi perlengkapan yang diterima

 Tandai setiap barang yang diterima

2. Melakukan perhitungan fisik


* Mengelompokkan jenis barang
 Memisahkan jenis barang yg akan kadaluwarsa (Simpan stok baru di

belakang stok lama)


 Melakukan pencatatan pada buku stok dan buku register
Periksa Nomor Seri & Tanggal
Kadaluarsa
Memastikan Penyimpanan yang Tepat
• Simpan di ruang yang bersih, teratur dan terkunci.
• Simpan sesuai aturan pabrik.
• Taruh di dalam ruang yang berventilasi baik
• Hindari cahaya matahari langsung
• Susunlah barang di atas rak
• Selalu letakkan perlengkapan baru di belakang yang
lama

Yang
Yang Pertama
Pertama Kadaluarsa,
Kadaluarsa,
Yang
Yang Pertama
Pertama Keluar
Keluar
Penyimpanan baik = Mutu/Kualitas
Pencatatan dan Pelaporan
Logistik dan Bahan Habis Pakai
Format
 Formulir Triwulan Alat dan Bahan
 Formulir Pencatatan Pelaporan Reagen HIV
 Pemantauan Masa Kadaluwarsa

Tabel Periode Penyerahan Laporan

Dari Ke Tutup Buku Batas Tanggal Pelaporan


Pusat Ka Subdit AIDS&PMS Tanggal 25 bulan terakhir periode berjalan Tanggal 10 bulan berikutnya
Dinkes Provinsi Pusat/Subdit AIDS&PMS Tanggal 25 bulan terakhir periode berjalan Tanggal 5 bulan berikutnya
Dinkes Kab/Kota Dinkes Provinsi Tanggal 25 bulan terakhir periode berjalan Tanggal 2 bulan berikutnya
UPK/Fasyankes Dinkes Kab/Kota/Dinkes Tanggal 25 bulan terakhir periode berjalan Tanggal 30 bulan berjalan
Provinsi)*
Laporan Triwulan Alat dan Bahan
UPK : . ……………………………………………
Kabupaten/Kota : …………………………………………….. Triwulan : ………………
Provinsi : ……………………………………………. Tahun : ………………

Jumlah
Tanggal Jumlah yang Jumlah yang yang
Nama/Merk Stok Awal Jumlah Akhir
No JENIS BARANG Kadaluwar diterima di pakai rusak/
Dagang bulan ini Bulan
sa bulan ini bulan ini kadaluwars
a

A. Reagen HIV
1
2
3
4
5
B. Alat dan Reagen CD4
1
2
3
C. Alat dan Reagen PCR DNA
1
2
3
Kartu Pemantauan Kadaluwarsa Reagen HIV
Ringkasan
 Apa arti pengaturan inventarisasi?
 Informasi apa yang harus dicatat di dalam lembar pencatatan?
 Bagaimana Anda menentukan stok minimal?
 Bagaimana Anda menentukan tingkatan pesanan penuh?
 Apa yang dimaksud dengan “Yang Pertama Kadaluarsa, yang
Pertama Keluar”?
 Prosedur apa yang harus Anda ikuti ketika menerima
perlengkapan baru?
 Bagaimana seharusnya perlengkapan disimpan?
Pesan Kunci
 Pelihara inventarisasi yang adekuat setiap saat untuk
memastikan pelayanan tidak terputus.
 Jangan biarkan barang habis sebelum pemesanan
berikut.
 Jangan pernah memesan lebih dari kapasitas ruang
penyimpanan. Jangan pernah memesan perlengkapan
lebih dari yang Anda butuhkan karena bisa kadaluarsa.
 Semua barang yang diinventarisasi harus dihitung dan
dicatat.
 Selalu mengawasi pengiriman yang datang sebelum
diterima.
TERIMA KASIH