Enrique Benjamín

FRANKLIN

La información contenida en esta presentación es confidencial y está legalmente protegida, es posible que
usted no esté autorizado para usar, copiar o divulgar todo o parte de la información expuesta.
“La nueva fuente de ventaja
competitiva son los sueños
y las ambiciones.”

Sumantra Ghoshal
METODOLOGÍA DE LA
AUDITORÍA
ADMINISTRATIVA
 Enfoque
La metodología de auditoría administrativa
tiene el propósito el de servir como marco de
actuación para que las acciones en sus
diferentes fases de ejecución se conduzcan en
forma programada y sistemática, unifiquen
criterios, y delimiten la profundidad con que
se revisarán y aplicarán las técnicas de
análisis administrativo para garantizar el
manejo oportuno y objetivo de los resultados
 Etapas

Planeación Instrumentación

Examen

Informe Seguimiento
PLANEACIÓN

Objetivos
Factores y elementos
(53)
Fuentes de estudio
Investigación preliminar
Diagnóstico preliminar
 Planeación

La planeación refiere los

lineamientos de carácter general
que norman la aplicación de la
auditoria administrativa, para
garantizar la cobertura de los
factores prioritarios, fuentes de
estudio, investigación preliminar,
proyecto de auditoría y diagnóstico
preliminar, sean suficientes,
pertinentes y relevantes
 Objetivo

Establecer las acciones que se deben

desarrollar para instrumentar la
auditoría en forma secuencial y
ordenada, tomado en cuenta las
condiciones que tienen que prevalecer
para alcanzar en tiempo y lugar los
objetivos establecidos
Factores a revisar
 PROCESO ADMINISTRATIVO

Etapa:
• Visión
• Misión
PLANEACIÓN
• Objetivos
• Metas
• Estrategias/tácticas
• Procesos
• Políticas
Propósito estratégico:
• Procedimientos
• Programas
Definir el marco de • Enfoques
actuación de la • Niveles
organización • Horizonte
 Etapa:

ORGANIZACIÓN
• Estructura organizacional
• División y distribución de
funciones
Propósito estratégico: • Cultura organizacional
• Recursos humanos
• Cambio organizacional
Diseñar e • Estudios administrativos
instrumentar la • Instrumentos técnicos de
infraestructura para apoyo
el funcionamiento de
la organización
 Etapa:
• Liderazgo
• Comunicación
DIRECCIÓN • Motivación
• Grupos y equipos
de trabajo
• Manejo del estrés, el
Propósito estratégico:
conflicto y la crisis
• Tecnología de la
Tomar las decisiones información
pertinentes para • Toma de decisiones
normar la gestión de • Creatividad e
la organización innovación
 Etapa:

CONTROL
• Naturaleza
• Sistemas
• Niveles
Propósito estratégico:
• Proceso
• Áreas de aplicación
Medición del • Herramientas
progreso de las • Calidad
acciones en función
del desempeño
 FACTORES QUE COMPLEMENTAN EL PROCESO
ELEMENTO ESPECÍFICO ATRIBUTO FUNDAMENTAL
Adquisiciones Abastecimiento de recursos

Almacenes e Resguardo y canalización de recursos

inventarios
Asesoría externa Soporte especializado con visión de
negocio
Asesoría interna Asistencia para elevar el desempeño

Coordinación Determina la unidad de acción

Distribución del Disposición de instalaciones

espacio
Exportaciones Alternativa de expansión

Globalización Apertura a un mercado mundial

Importaciones Insumos de origen extranjero

Informática Manejo alterno de información
 FACTORES QUE COMPLEMENTAN EL PROCESO
ELEMENTO ESPECÍFICO ATRIBUTO FUNDAMENTAL

Investigación y Despliegue de creatividad e

desarrollo innovación
Marketing Desplazamiento y ubicación de
productos
Operaciones Generación de productos y servicios

Proveedores Suministro de insumos

Proyectos Promueven la unidad de propósito

Recursos financieros Manejo, registro y control de

y contabilidad recursos
Servicio a clientes Capacidad de rebasar expectativas

Servicios generales Desarrollo de condiciones de

operación
Sistemas Definen la distribución
interrelacionada de componentes
 Fuentes de estudio
Internas:

Órgano de gobierno, órganos de

control interno, niveles de la
organización, socios, unidades
estratégicas de negocios
órganos colegiados y equipos de
trabajo

Externas:

Órganimos normativos
internacionales, nacionales (oficiales
y privados), competidores,
proveedores, clientes y usuarios
(actuales y potenciales), socios
estratégicos, grupos de interés, redes
de información en el mercado global
 Investigación preliminar

Definida la dirección y los factores a auditar, la secuencia

lógica para su desarrollo requiere de un “reconocimiento” o
investigación preliminar para determinar la situación
administrativa de la organización

Criterios:

• Determinación de las necesidades especificas

• Identificación de los factores que requieren de atención
• Definición de estrategias de acción
• Jerarquización de prioridades en función del fin que se
persigue
• Descripción de la ubicación, naturaleza y extensión de los
factores
• Especificación del perfil del auditor
• Estimación del tiempo y recursos necesarios para cumplir
con el objetivo definido
Propuesta técnica
Naturaleza: tipo de auditoría que se pretende realizar
Alcance: áreas de aplicación
Antecedentes: recuento de auditorías previas y estudios de
mejoramiento administrativo anteriores
Objetivos: logros que se pretenden alcanzar con la aplicación
de la auditoría
Estrategia: ruta fundamental para orientar las acciones y
asignar recursos
Justificación: demostración de la necesidad de instrumentarla
Acciones: iniciativas o actividades necesarias para su ejecución
Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnológicos
Costo: estimación global y específica de recursos financieros
Resultados: beneficios que se espera alcanzar
Información complementaria: material e investigaciones
que pueden servir como elementos de apoyo
Programa de trabajo

Identificación: nombre de la auditoría

Responsable(s): auditor o grupo auditor a cargo de su
implementación
Área(s): universo bajo estudio
Clave: número progresivo de las actividades estimadas
Actividades: pasos específicos para captar la información
Fases: definición del orden secuencial para realizar las
actividades
Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminación
de cada fase
Representación gráfica: descripción del programa en
cuadros e imágenes
Formato: presentación y resguardo de avances
Reportes de avance: seguimiento de las acciones
Periodicidad: tiempo dispuesto para informar avances
 Asignación de la responsabilidad

Designar al auditor o equipo de auditores que estime

conveniente, la cual puede recaer en el titular del
órgano de control interno, en un directivo de línea o
en el encargado de alguna unidad de apoyo técnico de
alguna de las áreas de la organización

La organización puede optar también por la

contratación de servicio externo especializado en la
materia

Existe la posibilidad de estructurar un equipo que

incluya tanto a personal de la organización como
personal externo
 Capacitación

Capacitar a la persona o equipo designado, no sólo en lo que

respecta al manejo del método y mecanismos que se
emplearán para el levantamiento de la información, sino en
todo el proceso para preparar la aplicación e implementación
de la auditoría

Integrar al personal sustantivo y adjetivo del nivel de decisión,

mandos medios y nivel operativo, de acuerdo con su área de
adscripción, equipo de trabajo o proceso

En forma previa es conveniente llevar a cabo una campaña de

sensibilización en todos los niveles de la organización para
promover un clima de confianza y colaboración.
 Actitud

La labor de investigación tiene que llevarse a cabo sin

prejuicios u opiniones preconcebidas por parte del
auditor

Los auditores adopten una conducta amable y discreta

fin de procurarse una imagen positiva, lo que facilitará
su tarea y estimulará la participación activa del
personal de la organización

Abstenerse de externar comentarios que no tengan un

sustento o hacer promesas que no puedan cumplir,
apegándose en todo momento a las directrices de
la auditoría en forma objetiva y mostrar seriedad y
respeto
 Diagnóstico preliminar
Génesis de la organización
Creación de la organización (fecha en que inicia su funcionamiento y
naturaleza jurídica que asume).
Cambios en la composición jurídica (modificaciones al instrumento que
crea y da sustento jurídico a la organización).
Traducción del objeto en estrategias (conversión del propósito de ser en
criterios de acción para manejar los recursos y capacidades para el logro de
resultados).
Manejo de la autoridad (forma en que otorga facultades de decisión a los
órganos o unidades que la componen).

Infraestructura
Modificaciones a la estructura organizacional (cambios en las relaciones
formales de dependencia y forma de operar para implementar sus
estrategias).
Programación institucional (esquemas que sigue para establecer
programas operativos o de acción que orientan la fijación de metas y la
asignación de recursos para alcanzarlas en un período determinado).
Desarrollo tecnológico (criterios que sigue para la integración y
funcionamiento de la infraestructura tecnológica que da soporte a los
procesos).
Interacción (líneas de acción y coordinación que utiliza para que sus
órganos o unidades interactúen efectivamente).
 Diagnóstico preliminar (continuación)
Forma de gestión
Modelo de administración y control (enfoque que adopta la organización
para implementar y controlar sus acciones vía funciones, procesos o su
combinación).
Desempeño registrado (acciones realizadas para poder generar productos y
servicios de calidad).
Logros alcanzados (impacto de las acciones en términos de costo
beneficio).
Expectativas no cumplidas (medidas adoptadas para evaluar los resultados
obtenidos en relación a los programados).

Posición competitiva
Naturaleza, dimensión, sector y giro industrial de la organización
(definición de los factores que determinan su posición competitiva).
Competencia central (capacidad para manejar procesos estratégicos y
gestionar de manera inteligente un desempeño superior).
Habilidades distintivas (dimensión de las fortalezas para ofertar mejores
productos y servicios).
Clientes, proveedores, competidores y socios estratégicos (análisis de
componentes clave del ambiente de tarea que es el ambiente externo más
inmediato y directo a la organización).
INSTRUMENTACIÓN

Recopilación de la
información
Técnicas de recolección
Medición
Papeles de trabajo
Evidencia
Supervisión del trabajo
INSTRUMENTACIÓN

Recopilación de la
información
Técnicas de recolección
Medición
Papeles de trabajo
Evidencia
Supervisión del trabajo
Técnicas de recolección

 Investigación documental
 Observación directa
 Acceso a redes de información
 Entrevista
 Cuestionarios
 Cédulas
 Medición
Para consolidar la instrumentación, es
necesario que los hechos se puedan
evaluar relacionándolos con una
medida, la cual parte de los
indicadores establecidos para el
proceso administrativo y de los
elementos específicos, así como del
propósito estratégico y atributos
fundamentales asociados con uno y
otro
 Papeles de trabajo

Para ordenar, agilizar e imprimir

coherencia a su trabajo, el auditor
tiene que hacerlo en lo que se
denomina papeles de trabajo, que son
los registros en los que consigna las
técnicas y procedimientos aplicados,
las pruebas realizadas, la información
obtenida y las conclusiones
alcanzadas
 Evidencia
Física Se obtiene mediante inspección u observación directa de las
actividades, bienes o sucesos, y se presenta a través de notas,
fotografías, gráficas, cuadros, mapas o muestras materiales

Documental Se obtiene por medio del análisis de documentos y

esta contenida en cartas, contratos, registros, actas, minutas,
facturas, recibos y toda clase de comunicación producto del trabajo

Testimonial Se consigue de toda persona que realiza

declaraciones durante de aplicación de la auditoría

Analítica Comprende cálculos, comparaciones, razonamientos y

desagregación de la información por áreas, apartados y/o
componentes
Utilidad y validez de la evidencia

Suficiente Si es la necesaria para sustentar los

hallazgos, conclusiones y recomendaciones del auditor

Competente Si cumple con ser consistente, convincente,

confiable y ha sido validada

Relevante Cuando aporta elementos de juicio para

demostrar o refutar un hecho en forma lógica y patente

Pertinente Cuando exista congruencia entre las

observaciones, conclusiones y recomendaciones de la
auditoría
 Supervisión del trabajo
• Revisión del programa de trabajo

• Vigilancia constante y cercana al trabajo de los auditores

• Aclaración oportuna de dudas

• Control del tiempo invertido en función del estimado

• Revisión oportuna y minuciosa de los papeles de trabajo

• Revisión final del contenido de los papeles de trabajo para

cerciorarse de que están completos y cumplen con su propósito
 EXAMEN

Propósito
Procedimiento
Enfoques de análisis
administrativo
219 organizacionales
14 cuantitativos
Formulación del diagnóstico
administrativo
 Propósito

Aplicar las técnicas de análisis

procedentes para lograr los fines
propuestos con la oportunidad, extensión
y profundidad que requiere el universo
sujeto a examen y las circunstancias
específicas del trabajo a fin de reunir los
elementos de decisión óptimos
 Procedimiento
Conocer el hecho o que se analiza
Describir ese hecho
Descomponerlo para percibir todos sus aspectos y
detalles.
Revisarlo críticamente para comprender mejor cada
elemento
Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de
clasificación seleccionado, haciendo comparaciones y
buscando analogías o discrepancias
Definir las relaciones que operan entre cada elemento,
considerado individualmente y en conjunto
Identificar y explicar su comportamiento con el fin de
entender las causas que lo originaron y el camino para su
atención
ENFOQUES DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVO
ORGANIZACIONALES (Ejemplos)

NOMBRE DE LA APLICACIÓN
TÉCNICA
Proceso sistemático y continuo de evaluación de los productos, servicios y
BENCHMARKING procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como
líderes en su campo, con el fin de realizar mejoras organizacionales.

Proceso planeado para aplicar modificaciones culturales y estructurales en

DESARROLLO una organización en forma sistemática para mejorar su funcionamiento en
ORGANIZACIONAL todos los niveles.

Proceso a través del cual las organizaciones rediseñan sus sistemas de

REINGENIERÍA información, de organización, formas de trabajar en equipo y los medios por
ORGANIZACIONAL los que dialogan entre sí y con los clientes o usuarios, para lograr mejoras
sustanciales en su desempeño.

k Revisión y/o ajuste de una organización con el propósito de hacerla más

REORGANIZACIÓN funcional y productiva.

Proceso a través del cual los niveles de decisión de una organización,

ADMINISTRACIÓN identifican objetivos comunes, definen áreas de responsabilidad en términos
POR OBJETIVOS de resultados esperados y usan esos objetivos como guías para su operación.
ENFOQUES DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVO
CUANTITATIVOS (Ejemplos)

NOMBRE DE LA APLICACIÓN
TÉCNICA
Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos, costos,
ANÁLISIS DE producción, rotación de personal, etc., en períodos iguales y subdivididos
SERIES DE TIEMPO en unidades de tiempo homogéneas.

Determinación del grado de influencia o repercusión mutua entre dos o más

CORRELACIÓN variables.

MODELOS DE Especificación de cuándo y qué cantidad de inventarios deben tenerse.

INVENTARIO

MODELOS DE
INTEGRADOS DE Reducir el costo con respecto a la fuerza de trabajo, la producción y los
PRODUCCIÓN inventarios.

Sirve para inferir información acerca de un universo de estudio, a partir del

MUESTREO estudio de una parte representativa del mismo.
 Análisis multinivel
Primer nivel
Percepción de la realidad y contexto de actuación, recolección de
información : diagnóstico preliminar

Segundo nivel
Derivación de conclusiones producto del examen de los resultados
obtenidos orientados por los indicadores de gestión alineados con
valores

Tercer nivel
Detección del juego de variables asociadas con los supuestos detrás
de las líneas de acción y de reglas de juego no escritas

Cuarto nivel
Determinación del contexto de interdependencia e interacción que
vincula causas y efectos

Quinto nivel
Reflexión de las tendencias del desempeño y el redireccionamiento
propuesto
Nuevos niveles o entre niveles de análisis
Cada vez que se realice una nueva revisión resultados a la luz del
cambio como común denominador
 Diagnóstico administrativo
Contexto
Fisonomía de la organización de acuerdo con su situación actual y su
trayectoria histórica (resultados de la evolución de la organización en el
tiempo).
Alineación de la estrategia con la estructura (análisis de congruencia entre las
estrategias para lograr una ventaja competitiva y el diseño organizacional).
Enfoque transversal (convergencia o corresponsabilidad de varios programas,
políticas e instituciones para lograr resultados bajo una estrategia de enfoque).
Administración de la tecnología y la innovación (gestión de la aplicación
sistemática de recursos, conocimiento y tecnología para generar nuevos
procesos, productos y servicios).

Desempeño
Evaluación (valoración objetiva de la gestión bajo los principios de verificación
del grado de cumplimiento de metas y objetivos, con base en indicadores
financieros y de gestión para conocer el impacto social y económico del
desempeño de la organización).
Matriz de indicadores (análisis de la secuencia objetivos/metas, procesos,
bienes y servicios, resultados e impacto).
Modelos de toma de decisiones (nivel de efectividad en la aplicación de
modelos para fortalecer el proceso de toma de decisiones).
Relaciones interinstitucionales (líneas de acción y coordinación con otras
organizaciones en los sectores productivos público, social y privado que inciden
en los procesos internos).
 Diagnóstico administrativo
Estrategia competitiva
Proceso de administración estratégica (Grado de efectividad en la aplicación
racional de recursos que efectúa la organización para alcanzar la
competitividad estratégica).
Selección estratégica (consistencia de las estrategias que la organización
emplea para ingresar y competir en mercados internacionales).
Alternativa estratégica (puntualidad de los enfoques e iniciativas que la
organización implementa para atraer clientes, resistir las presiones
competitivas y fortalecer su posición en el mercado).
Análisis del gap estratégico (examen del vacío que existe entre la posición
estratégica actual de la organización y la posición deseada).

Perspectivas
Oportunidades de crecimiento (revisión de las iniciativas y acciones para
impulsar el desarrollo de la organización).
Cultura y liderazgo (proyección de la programación mental colectiva y de las
presunciones básicas que conforman la cultura organizacional y la forma de
marcar el rumbo para lograr un desempeño superior).
Administración del cambio (medida en que la organización ha creado una
coalición poderosa para desarrollar la visión del cambio y la estrategia para
anclarlo a la cultura corporativa).
Calidad de vida de la organización (sentido de pertenencia que ha desarrollado
la organización en sus integrantes en base a la calidez y gentileza de su trato).
 INFORME

Aspectos operativos
Lineamientos generales
para su preparación
Tipos de informe
Propuesta de
implementación
Presentación del informe
 Atributos

Objetividad Visión imparcial de los hechos

Oportunidad Disponibilidad en tiempo y lugar de la
información
Claridad Fácil comprensión del contenido
Utilidad Provecho que puede obtenerse de la información
Calidad Apego a las normas de administración de la calidad
y elementos del sistema de calidad en materia de servicios
Lógica Secuencia acorde con el objeto y prioridades
establecidas
 Lineamientos generales para su
preparación

 No perder de vista el objeto de la auditoria

 Ponderar las soluciones que se propongan para hacerlas prácticas y viables
 Explorar diferentes alternativas para transmitir las causas y efectos
 Homogeneizar la integración y presentación de los resultados
 Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar los resultados
 Allegar a los niveles de decisión los elementos idóneos
 Sentar las bases de un mecanismo de información permanente
 Crear conciencia en los niveles de decisión
 Establecer la forma y contenido de los reportes y seguimiento de las
acciones
 Tomar en cuenta los resultados de auditorias realizadas con anterioridad
Tipos de informe

 Informe General

 Informe Ejecutivo

 Informe de aspectos relevantes

 Informe general
Responsable Área o unidad administrativa encargada de preparar el informe
Introducción Breve descripción de la necesidad de aplicar la auditoria, mecanismos
de coordinación y participación empleados, duración y propósito y explicación general
de su contenido
Antecedentes Exposición de la génesis de la organización, cambios, sucesos y
vicisitudes de mayor relevancia que ha afrontado
Técnicas empleadas Instrumentos y métodos utilizados para la obtención de
resultados en función del objetivo
Diagnóstico Definición de las causas y consecuencias que justifican los cambios o
modificaciones posibles
Propuesta Presentación de alternativas de acción, ventajas y desventajas que pueden
derivarse, implicaciones y resultados esperados
Estrategia de implantación Explicación de los pasos o etapas previstas para
instrumentar los resultados
Seguimiento Determinación de los mecanismos de información, control y
evaluación, para garantizar el cumplimiento de los criterios propuestos
Conclusiones y recomendaciones Concentrado de los logros obtenidos, problemas
detectados y soluciones instrumentadas
Apéndices o anexos Gráficos, cuadros e instrumentos de análisis administrativo
 Informe ejecutivo
Responsable Área o unidad administrativa encargada
de preparar el informe
Período de revisión Tiempo que comprendió el examen
Objetivos Propósitos que se pretende obtener con la
auditoria
Alcance Profundidad con la que se examinó la
organización
Metodología Explicación de las técnicas y
procedimientos utilizados para captar y analizar la
evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la
auditoria
Síntesis Relación de los resultados alcanzados y logros
obtenidos con los recursos asignados
 Informe de aspectos relevantes

Mediante éste informe se puede analizar y evaluar:

Si el proceso de aplicación de la auditoria se finalizó

Si se presentaron observaciones relevantes
Si la auditoría está en proceso, se reprogramó o se
replanteó
Las horas hombre realmente utilizadas
La fundamentación de cada observación
Las causas y efectos de las principales observaciones
formuladas
Las posibles consecuencias que se pueden derivar de
las observaciones presentadas
Propuesta de implementación
Fases:

• Preparación del programa

• Integración de recursos
• Ejecución del programa

Condiciones:

• Tipo de auditoría
• Alcance
• Recursos
• Nivel de desarrollo tecnológico
• Nivel técnico del personal
 Presentación del informe
• Titular de la organización
• Órgano de gobierno
• Niveles directivos
• Mandos medios y nivel operativo
• Grupo(s) de filiación, corporativo(s) o sectorial(es)
• Dependencia Globalizadora (en el caso de
Instituciones Públicas)
 SEGUIMIENTO

Objetivo general
Lineamientos generales
Acciones específicas
Criterios para la ejecución
de auditorías de seguimiento
 Objetivo general

Establecer lineamientos generales para dar el

adecuado
seguimiento de las observaciones formuladas por el

auditor y asegurar su atención e implementación

 Lineamientos generales
- Definir las áreas en las que se comprobará la implantación de las recomendaciones propuestas por el
auditor

- Considerar la participación de especialistas cuando la evaluación de la implementación de

recomendaciones
- Realizar con la amplitud necesaria, las pruebas adecuadas para obtener evidencia que fundamente la

adopción de las recomendaciones sugeridas por el auditor

- Establecer los mecanismos necesarios para mantener un adecuado control del cumplimiento de las

recomendaciones en los términos y fechas establecidos

- Brindar el apoyo necesario a las áreas involucradas durante el proceso de seguimiento e

instrumentación de recomendaciones

- Evaluar los resultados y logros alcanzados como producto de la implantación de las recomendaciones
- Replantear las recomendaciones que se consideren indispensables, en especial cuando existan cambios

plenamente justificados
- Reprogramar las fechas compromiso para implantar las recomendaciones en los casos en que éstas no

se hayan adoptado o bien se atendieron parcialmente

Acciones específicas
Recomendaciones programadas

• Asignación de responsabilidad

• Factores considerados
• Áreas de aplicación
• Período de realización
• % de realización
• Costo
• Apoyo y soporte utilizados
• Resultados obtenidos
• Impacto logrado
Acciones específicas
Recomendaciones fuera de programa

• Desviaciones
• Causas
• Efectos
• Alternativas de solución planteadas
• Alternativas de solución implementadas
• Acciones correctivas realizadas
• Calendario de aplicación
• Efectos conseguidos
 Criterios para la ejecución de la
auditoría de seguimiento

- Considerar las sugerencias o comentarios del titular de la organización referentes a

las observaciones y recomendaciones contenidas en los informes

- Entrevistarse previo a la ejecución de esta auditoría con los responsables de las

áreas involucradas

- Especificar el número de semanas-hombre que comprenderá la revisión, el

responsable de la supervisión y los auditores que participarán en la ejecución

- Dar prioridad en la auditoría de seguimiento a la comprobación del cumplimiento

en los términos establecidos y fechas programadas en las disposiciones de apoyo

preparadas para evitar la recurrencia de las observaciones detectadas por el auditor

- Cuando en la auditoría de seguimiento se detecten nuevas irregularidades se deberá

ampliar el alcance de los procedimientos de auditoría