TEKNIK DAN MEKANISME

AUDIT
 TAHAPAN AUDIT

 PERENCANAAN
 PERSIAPAN
 PELAKSANAAN
 PEMBUATAN LAPORAN
 TINDAK LANJUT
 PERENCANAAN

 JENIS PERUSAHAAN
 RUANG LINGKUP AUDIT
 PERSONIL
 TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
 JADWAL AUDIT
 PERSIAPAN

 PENGUMPULAN INFORMASI
 PENINJAUAN DOKUMEN
 MEMPERSIAPKAN TOOLS
 PENJADWALAN AUDIT
 BRIEFING TIM AUDITOR
 KOMUNIKASI DENGAN AUDITEE
 PELAKSANAAN

 PERTEMUAN PEMBUKAAN
 KEGIATAN AUDIT
 PERTEMUAN AUDITOR
 PERTEMUAN PENUTUP
 PELAKSANAAN

PERTEMUAN PEMBUKAAN

 Perkenalan tim auditor

 Penjelasan ruang lingkup
 Penjelasan jadwal
 Penjelasan proses audit
 Daftar hadir
 PELAKSANAAN

KEGIATAN AUDIT

 Menggunakan daftar periksa / checklist

 Melihat bukti obyektif
 Mencatat secara detail
SUMBER BUKTI AUDIT
 Dokumentasi
 Rekaman
 Pengamatan Kegiatan
 Pengamatan Kondisi
 Wawancara
 DOKUMENTASI:
Harus mencakup:
 Kebijakan dan sasaran
 Pedoman K3
 Prosedur terdokumentasi yang
dipersyaratkan
 Dokumen yang dipersyaratkan oleh
organisasi
 Dokumentasi:
Teknik Pemeriksaan Dokumen:
 Dokumen adalah sumber awal
informasi
 Dapatkan kepastian mengenai jenis
dokumen yang digunakan, misalnya
- Prosedur dan instruksi kerja
- Peta proses
- Manual-manual
- Referensi-referensi
- Daftar-daftar
 Dokumentasi:
Perhatikan:
 Status pengendalian dokumen (revisi,
pengesahan, pendistribusian, dll)
 Keterkaitan antar dokumen
 Relevansinya dengan kompetensi
personil pelaksana pekerjaan
 Dokumentasi:
Hasil yang diharapkan:
 Pemastian atas status dokumen dan
efektifitas pengendalian dokumen
 Pemastian atas hubungan antar
dokumen-dokumen yang terkait
 Pemastian atas pemenuhan
persyaratan sistem
 REKAMAN:
 Dokumen yang menyatakan hasil
yang dicapai atau memberikan bukti
pelaksanaan suatu kegiatan
 Pengendalian rekaman harus sesuai
dengan persyaratan
 REKAMAN:
Teknik Verifikasi Rekaman
 Pastikan pengendalian rekaman sesuai

dengan klausul persyaratan

 Hasil wawancara dan dokumentasi

biasanya dijadikan dasar dalam

memverifikasi rekaman
 Ketahui status rekaman yang meliputi:
- Personel yg terlibat
- Cara mengisi/ membuat
- Volume rekaman dalam satuan waktu tertentu
 REKAMAN:
Teknik Verifikasi Rekaman
 Ambil sampel yang memadai
 Verifikasi sampel rekaman sesuai

ketentuan yang berlaku

 Telusuri dan mintakan buktinya bila

rekaman menunjukan diperlukannya

tindak lanjut tertentu
 Catat dan klarifikasikan bila diketemukan

ketidaksesuai atau kejanggalan

 REKAMAN:
Hasil yang diharapkan:
 Didapatkan bukti-bukti obyektif atas
suatu aktifitas yang dilakukan
auditee
 Pemastian efektifitas penenerapan
dan pemeliharaan sistem manajemen
 Pemastian atas status pencapaian
suatu rencana dan sasaran yang
telah ditetapkan
 REKAMAN:
Contoh:
 Laporan HIRARC
 Laporan inspeksi K3, pelaksanaan dan tindak
lanjut
 Laporan audit, internal dan eksternal
 Laporan kecelakaan kerja
 Laporan tindak lanjut rekomendasi investigasi
kecelakaan
 Laporan konsultasi K3
 Laporan monitoring lingkungan
 Laporan P2K3
 Data pelatihan dan pendidikan K3
 REKAMAN:
Contoh:
 Data penggunaan bahan kimia berbahaya
 Data pemeriksaan kesehatan tenaga kerja
 Data APD
 Data peralatan pengaman
 Ijin kerja
 Pertemuan P2K3
 Maintenance record
 Sertifikasi peralatan
 Sertifikasi kompetensi personil
 dll
 PENGAMATAN :
Teknik Pengamatan:
 Amati area yang diaudit
 Lihatlah melebihi dari yang ditunjukan
 Periksa pintu-pintu terkunci
 Amati detail peralatan yang digunakan
 Amati tumpukan barang
 Tempat menyimpan dokumen
 Area terpencil
 Pelaksanaan pekerjaan
 PENGAMATAN :
Pengamatan fasilitas:
 Penanganan bahan baku
 Tata letak penyimpanan
 Housekeeping
 Penanganan produk
 Status inspeksi
 Peralatan yang digunakan
 Alat ukur, tanda dan label
 Lingkungan kerja, dll
 PENGAMATAN :
 Catat dan klarifikasikan saat itu
juga, begitu diketemukan
kejanggalan atau ketidaksesuaian
atau peluang adanya perbaikan
 Gunakan semua indera anda untuk
mencari peluang perbaikan
 PENGAMATAN :
Hasil yang diharapkan:
• Didapatkan bukti-bukti kesesuaian/
ketidaksesuaian antara pernyataan
(lisan/tulisan) dengan kondisi yang
sebenarnya
• Pemastian atas kinerja sumber daya
yang digunakan
 WAWANCARA:
Teknik wawancara:
• Klarifikasikan apa yang sudah dicatat
dengan pertanyaan terbuka agar auditee
leluasa berbicara dan memberikan informasi
• Jangan membuat auditee “merasa bersalah”
• Hindari;
• Pertanyaan dengan jawaban “ya” atau “tidak”
• Pertanyaan yang memojokan
• Berbagai pertanyaan yg dilontarkan sekaligus
• Pastikan bahwa yang diwawancara benar-
benar memahami topik yang dibahas
 WAWANCARA:
Teknik wawancara:
• Pastikan semua bukti-bukti audit yang
ingin didapat sudah ditanyakan dan
dicatat
• Bandingkan dengan kriteria audit
• Klarifikasi kembali dengan personil yang
diwawancara apabila ada ketidaksesuai
• Jangan menyebutkan nama personil
pada laporan audit
 WAWANCARA:
Hasil yang ingin dicapai:
• Kejelasan atas hal-hal yang perlu
diklarifikasi
• Mengetahui aturan tatacara tidak
tertulis
• Memahami proses kerja atau aktifitas
yang diaudit
• Auditee memahami tujuan dan nilai
penting pelaksanaan audit
 WAWANCARA:
TIPS!:
• Tepat waktu sesuai agenda, namun
biarkan pembicaraan mengalir
• Catat semua hasil wawancara
• Klarifikasikan kembali
• Membuat janji bila diperlukan
 WAWANCARA:
INGAT!!!
• Auditor TIDAK mengaudit personel
• JANGAN menguji kemampuan
personel
• JANGAN pernah menyalahkan auditee
 EVALUASI BUKTI-BUKTI AUDIT
 Evaluasi semua bukti-bukti audit
yang digunakan guna memastikan
pemenuhan atas kreteria audit
 Dokumentasi temuan audit dengan
jelas
 Setiap temuan harus ada bukti-bukti
obyektif
 Identifikasikan pula kekuatan-
kekuatan dari area yang diaudit
 PELAKSANAAN

PERTEMUAN AUDITOR

 Melakukan evaluasi terhadap hasil

temuan audit
 Mencatat hasil temuan ke dalam daftar
periksa audit
 Mempersiapkan laporan temuan
ketidaksesuaian untuk pertemuan
penutup
 PELAKSANAAN

PERTEMUAN PENUTUP

 Ucapan terima kasih

 Penjelasan seluruh hasil temuan
 Auditee melakukan verifikasi terhadap
hasli temuan
 Auditee menentukan tindakan perbaikan
 Daftar hadir
 PEMBUATAN LAPORAN

 Laporan audit yang dibuat

merupakan dokumentasi dari
kegiatan audit dan hasil temuan
audit
 TINDAK LANJUT

 MELAKUKAN PEMANTAUAN
TINDAKAN PERBAIKAN ATAS
TEMUAN
 BAHAN MASUKAN