TURBO INC.

Case Study
MATA KULIAH SISTEM INFORMASI & PENGENDALIAN INTERNAL
MAGISTER AKUNTANSI – FEB UI
2016

KELOMPOK 1 :

Chika Sonia 1606851983

Eva Ngalisca A 1606939500
Herly Puji Lestari 1606852046
Mardiansyah 1606852121
Metaria Tri Sandi Eda 1606939656
BACKGROUND
Location : Cityville – Ohio
National Engine Corp. Tahun Akuisisi : 2003
100% Produk : 1. Produksi dan
penjualan turbocharger untuk
mobil & truk baru dan bekas.
2. Penjualan spare parts
turbocharger
Turbo Inc. Jumlah karyawan : 40 (Inspeksi > Mesin >
Perakitan >Material Handling >
Pengiriman > Set up mesin >
Perawatan)
Penjualan Tahun
2005 : $ 29.803.000
Pendapatan Bersih
Sebelum Pajak : $ 1.788.180
Review Purchasing Practices
 Terdapat policy di National Engine Corp. untuk melaksanakan review atas
kegiatan purchasing/pembelian pada 2-3 tahun pertama akuisisi.

 Awal Tahun 2006, Ken Bauer selaku operational audit staff bertugas untuk
melaksanakan review ini.

 Turbo menggunakan MRP (Material Requirement Planning) System untuk

mengubah data target penjualan ke dalam alokasi kebutuhan produksi dan
pembelian.Setiap minggu, bagian Purchasing menerima report kebutuhan
pembelian material yang disusun per 6 bulan.

 Dari 40.000 kemungkinan kombinasi model, Turbo hanya membuat 2.300

model setiap tahun.
General Bill of Material & Data Purchase 2005
ORGANIZATION

 Departemen Purchasing dibagi berdasarkan buyer, sehingga setiap buyer mempunyai jumlah
part number (p/n) yang sama.
 Carl Potter adalah buyer terbaik dalam hal pengurangan biaya, pengiriman dan kualitas
barang.
CORPORATE DISCOUNTS
 National Engine’s corporate discount program yang merupakan program diskon yang
diberikan oleh supplier National Engine Corp. kepada seluruh subsidiaries untuk pembelian
material tertentu.

 Terdapat Korean supplier (supplier National Engine Corp.) yang dapat memberikan penawaran
harga lebih murah.

 Bagian Purchasing Turbo Inc. tidak mengetahui adanya program diskon tersebut.

 Potensial saving :$ 30.354.30 dan saving apabila menggunakan Korean supplier (couldn’t be
quantified)
SOURCING
Turbin Wheels Compressor Wheels
• Hanya 1 supplier • Hanya 1 supplier namun ada
• Kualitas turbin wheel sangat kemungkinan beli dari
diperhatikan supplier lain
• Bagian Engineering menolak
untuk menggunakan
compressor wheels dari
supplier lain
Bearing Housing
• Supplier Bearing Housing,
Casto, mengalami kesulitan
keuangan
• Saldo inventory hampir
setengah jumlah pembelian
• Turbo tidak punya kebijakan
formal mengenai pembelian
melebihi kebutuhan
TOOLING
 Sebagian besar pengeluaran untuk tooling adalah untuk pola dan cetakan.

Turbo membayar atas pembuatan pola dan cetakan, namun tetap berada di lokasi vendor.

 John (buyers) tidak pernah inpeksi ke lokasi vendor.

John merasa biaya yang dikeluarkan terlalu besar atau terlalu sering untuk pembuatan pola
dan cetakan.

Ada rumor bahwa vendor menggunakan pola dan cetakan milik Turbo untuk dijual kepada
customer lain.
1. WHAT OPERATIONAL DEFIENCYS EXPLAIN THAT BUYERS
WERE NOT AWARE OF THE CORPORATE DISCOUNT PROGRAM?

OPERATIONAL DEFIENCYS

Vendor Qualification
Performance Report
& Selection

Delegation of Safeguarding
Authority Asset
OPERATIONAL DEFIENCYS

Buyer tidak pernah

Vendor Qualification &
Selection
mengelola kriteria key
performance vendor, yaitu :

Product Quality

Cost Effectiveness

Timeliness of delivery
OPERATIONAL DEFIENCYS

Tidak adanya performance

report yang disiapkan untuk :
Performance Report
Assess its purchasing
data periodically.

Assess its vendor per

formance
OPERATIONAL DEFIENCYS

Management tidak dapat melaksankan

Delegation of pendelegasian kewenangan dalam hal :

Authority
Prepared bidding
requirements

Approved every
purchasing documents
OPERATIONAL DEFIENCYS

Safeguarding
Asset Management tidak mene
rapkan pengendalaian pa
da penggunaan asetnya
yang berada di tangan pi
hak ketiga.
2. IN WHAT WAYS COULD THAT DEFICIENCYS HAS BEEN
DISCOVERED ?

1. Melakukan evaluasi dan rotasi supplier secara berkala untuk dapat menjaga hubungan yang netral
antara buyer dan supplier, serta untuk menjaga agar harga pembelian tetap kompetitif.

2. Melakukan pemisahan tugas antara preparer dan approver dalam pemrosesan pembelian ke supplier
sehingga ada proses review terkait dengan kuantitas pembelian dan harga pembelian sebelum
pembelian dieksekusi.

3. Melakukan inspeksi ke lokasi supplier seara berkala sehingga penggunaan asset yang berada di
tangan supplier dapat terkendali.

4. Melakukan internal/operational audit secara berkala, minimal setahun sekali sehingga deficiency
kontrol yang terjadi dapat ditemukan dan diselesaikan dengan lebh cepat (tidak menibulakan terjadinya
deficiency kotrol yang lain).
3. IF NATIONAL ENGINE ELECTS TO PAY FOR CASTING MOLDS
FOR ITS VENDORS WHAT PROTECTIVE ACTIONS SHOULD BE TAKEN ?

Solusi 1 :

Pemindahan lokasi penyimpanan equipment ke gudang National

Engine Corporation/Turbo. Serta memberi akses terbatas untuk
equipment.
Solusi 2 :

Equipment tetap disimpan di lokasi vendor karena akan menghemat

ongkos pengiriman namun dengan kondisi :

• Pada saat serah terima barang, dilakukan verifikasi/pengecekan atas barang yang diterima.
• Membuat kontrak perjanjian yang memiliki kekuatan hukum, yang menyatakan bahwa pattern, dies atau equipment lainnya
yang dibuat untuk National Engine Corporation hanya boleh digunakan untuk kepentingan National Engine Corporation
ataupun anak perusahaannya.
• Memiliki SOP Pembelian yang jelas untuk menghindari over charge. Misal mencocokkan invoice dengan purchase order.
• Membuat suatu sistem yang dapat mengupdate penggunaan pattern/dies di vendor. Selain itu perlu dilakukan stock opname
setiap bulannya.
4. ART GUNN HAD ORDERED AN USUALLY LARGE AMOUNT OF BEARING
HOUSINGS FROM CASTCO TO HELP CASTCO WEATHER FINANCIAL
DIFFICULTIES. WHAT ISSUES ARE PRESENT IN THIS ACTION?

Terdapat hubungan yang tidak wajar antara Buyer dan Vendor menyebabkan
potensi kerugian perusahaan, karena harga pembelian menjadi tidak
kompetitif

• Buyer tidak lagi melakukan evaluasi supplier berkala dan perbandingan harga
dalam rangka mencari harga yang terbaik untuk efisiensi biaya perusahaan.

• Buyer “disuap” oleh vendor dengan diberikan insentif berupa uang atau hadiah
di bawah tangan sehingga buyer akan terus menerus melakukan pembelian
pada vendor tersebut, yang mana harga jual yang diberikan oleh vendor kepada
perusahaan berada di atas harga pasar yang berlaku.
5. WRITE THE FIRST SECTIONS OF THE AUDIT REPORT AS YOU THINK
KEN SHOULD WRITE THEM.

INTERNAL AUDIT REPORT – PURCHASING

TURBO INC.
31 DESEMBER 2005
Background
Internal Audit dilaksanakan sebagai bagian dari kebijakan National Engine Corporation untuk melakukan review
atas kegiatan pembelian di Departemen Purchasing pada anak perusahaan dalam waktu 2 s.d 3 Tahun setelah
akuisisi.

Audit Objectives

Internal Audit bertujuan untuk mereview praktik pembelian di Departemen Purchasing, Turbo Inc.

Scope of Work

Internal Audit dilaksanakan untuk Tahun Fiskal 2005.

Testing Methodology & Approach

Untuk mencapai tujuan yang telah disebutkan di atas, proses Internal Audit mencakup wawancara, evaluasi transaksi pe
mbelian, evaluasi dokumen transaksi pembelian dan review SOP (Standar Operational & Procedure) yang diterapkan di
Departemen Purchasing Turbo Inc.

Prosedur Internal Audit yang dilakukan termasuk wawancara dengan personil/karyawan berikut :
1. Martha Johnson, Manager of Manufacturing Engineering.
2. Doug Mitchell, Purchasing Manager.
3. Arthur Gunn, Buyer
4. Bruce Norman, Buyer
5. Car Potter, Buyer
6. John Harris, Buyer

Observations, Findings, and Recommendations

1. Selama Tahun 2005, Departemen Purchasing kehilangan potensi saving sebesar $ 30. 354.30 dan potensi saving lain
yang belum dapat terukur akibat ketidaktahuan Departemen Purchasing tentang adanya program Diskon dari Natio
nal Engine Corp.
Observations, Findings, and Recommendations
2. Pembelian Turbin Wheels hanya dilakukan kepada 1 supplier saja.
3. Pembelian Compressor Wheels dapat dilakukan kepada lebih dari 1 supplier namun Bagian Engineering hanya
ingin menggunakan Compressor Wheels dari supplier tersebut saja.
4. Ditemukan adanya data Saldo Akhir Inventory Bearing Housing yang jumlahnya lebih dari setengah Jumlah
Pembelian selama Tahun 2005. Hal ini terjadi karena Buyer membeli Bearing Housing tidak sesuai dengan kebu
tuhan dengan alasan supplier sedang mengalami kesulitan keuangan.
5. Tidak adanya kebijakan formal (SOP) di Turbo Inc. untuk membatasai atau mengawasi pembelian material yang
melebihi kebutuhan produksi.
6. Terdapat jumlah besar dan melebihi kewajaran atas pos tooling terutama untuk pembuatan pola dan cetakan.
7. Peralatan pola dan cetakan masih terdapat di lokasi supplier walaupun sudah dilakukan proses pembelian anta
ra Turbo Inc dengan supplier yang bersangkutan.
Observations, Findings, and Recommendations
Recommendation :
1. Memperbaiki MRP yang ada, agar terintegrasi dan tersinkronisasi dari headquarter ke seluruh anak perusahaan.
2. Penunjukkan supplier harus objektif, agar diperoleh material yang berkualitas dengan harga yang kompetitif.
3. Membuat SOP Pembelian/Pengadaan Barang agar material tidak melebihi kebutuhan produksi.
SEKIAN & TERIMA KASIH