Analisis Manajemen

Administrasi Teknis

Bagas Agung Nugroho

Lusi Eva Gustianingsih
Rina Setiawati

Sistem Analisis Administrasi Kelompok 12

L
Dosen : RR Ponco Dewi Karyanongsih Admin. Perkantoran B 2015
Standarisasi
Perlengkapan Standarisasi biasanya dapat
disarankan untuk mengadakan beberapa
tingkat standarisasi mengenai jenis – jenis
dan buatan – buatan tertentu perlengkapan
kantor. Pemilihan yang hati – hati mengenai
standar ini dapat meningkatkan penggunaan
perlengkapan yang sangat cocok dengan
kebutuhan perusahaan secara efisien.
 Singkronisasi
Untuk mempergunakan pegawai dan
perlengkapan kantor dengan efektifitas maksimal, Pegawai dan
diperlukan keseimbangan waktu kerja antara Perlengkpannya
pegawai dan perlengkapan.
Sinkronisasi yang sempurna antara pegawai
– pegawai dan mesin – mesin merupakan tujuan
yang hendak dicapai. Apabila tidak dapat dicapai
sinkronisasi yang sempurna maka perlu adanya
kompromi agar tercapai penggunaan pegawai atau
perlengkapannya secara maksimal.
Penerapan Prinsip-Prinsip dan Pengehmatan Gerak

Hal-hal yang dilakukan dalam penerapan tersebut dapat menggunakan

beberapa cara, yaitu :
1. Menentukan kekuatan dan kemampuan relative rata – rata maing –
masing jari tangan kanan dan tangan kiri.
2. Menentukan frekuensi dan urutan – urutan penggunaan macam – macam
huruf abjad, angka – angka, tanda baca, huruf besar dalam keadaan normal.
3. Mengatur dan menyusun letak huruf – huruf, tanga baca, angka – angka
pada tatanan mata huruf mesin tulis sedemikian rupa.
 Analisa Arsip-Arsip dan Metode Pengarsipan
Macam-macam keterangan yang diperlukan guna mengadakan
analisa yang sistematis terhadap prosedur-prosedur pengarsipan:
1. Sifat dari bahan yang akan diarsipkan
2. Maksud penyimpanan bahan-bahan
3. Besarkan keuntungan dari petunjuk-petunjuk yang dapat dilihat
4. Metode-metode pemberian petunjuk
5. Ukuran bahan-bahan
6. Banyaknya bahan-bahan yang disimpan
7. Metode pengikatan yang dipergunakan
8. Jumlah keterangan-keterangan pada bahan-bahan
9. Sifat dari petunjuk-petunjuk misalnya pencatatan memperoleh
informasi
Lanjutan.....

10. Jangka waktu penggunaan secara efektif bahan-bahan yang

bersangkutan
11. Syarat-syarat untuk penyimpanan bahan-bahan yang tidak aktif
12. Prosedur pemindahan bahan-bahan yang tidak aktif ke arsip yang
tidak aktif lagi
13. Orang-orang yang diperbolehkan masuk ke tempat arsip
14. Metode pengeluaran bahan-bahan
15. Waktu yang diperlukan oleh pegawai untuk memelihara arsip
16. Jenis-jenis perlengkapan yang digunakan
17. Penggunaan perlengkapan, pemberian tanda pada laci-laci,
penggunaan petunjuk keseimbangan pembagian bahan
Analisa Alat
Perlengkapan
Penggunaan metode reproduksi sangat
Reproduksi
cocok memainkan peranan yang berarti
didalam usaha mengembangkan prosedur tata
usaha dengan biaya yang rendah dan juga
dapat berhasil.
Analisa yang berhati-hati dan menyeluruh
atas metode yang sedang digunakan sering
mendatangkan keuntungan yang besar dalam
hal penghematan dan perbaikan
 Prosedur
Pengawasan
Untuk memperbaiki dalam pemilihan, Perlengkapan
memperoleh, standarisasi, penggunaan dan
pemeliharaan alat perlengkapan kantor
setepat-tepatnya guna mencapai
kemanfaatan yang maksimal bagi
organisasi/perusahaan, maka harus disusun
prosedur pengawasan perlengkapan.
 Sumber – Sumber Keterangan

Perkembangan dan penemuan baru dibidang

perancangan dan pembuatan mesin-mesin kantor.
Banyak diantara penemuan-penemuan ini akan
melengkapi dasar-dasar bagi penyempurnaan
pelayanan kantor dengan biaya-biaya yang lebih rendah
 Keputusan Penggunaan Perlengkapan Harus di Dasarkan Atas
Penelaahan Penghematan

Perubahan-perubahan sistem dan formulir-formulir yang akan diperlukan mesin

Kemungkinan
penggunaan mesin-mesin Kapasitas mesin yang diperlukan
dan metode-metode yang
lain
Beberapa
Faktor- Pembelian mesin

Biaya-biaya lain, bahan- Faktor yang

bahan dan tenaga kerja
untuk pemakaian mesin
Harus Diteliti Biaya-biaya
pemeliharaan
mesin
Daya tahan mesin
Kecepatan mesin
 Perlengkapan kantor

1. Meja Kursi (Tulis)

Meja kerja atau meja tulis, merupakan jenis perlengkapan kantor yang paling
umum dipakai. Banyak meja kerja yang telah dirancang secara khusus untuk
keperluan-keperluan dan maksud-maksud yang khusus pula.

2. Tempat-Tempat Arsip
Tempat/lemari arsip bagi suatu kantor pada umumnya dibuat dari bahan
kayu atau logam (baja). Lemari arsip dari logam lebih baik, lebih bermanfaat
dan tidak dapat terbakar.
THANK
YOU