COE PEDOMAN

Pedoman Implementasi
Inisiatif CoE (Center of

Excellence)
Menuju ULP Sebagai
Pusat Unggulan
Layanan Pengadaan
Pusat Keunggulan
Pengadaan
Daftar Isi
1. Pendahuluan 5
1. Latar Belakang 5
2. Tujuan Dokumen 5
2. Konsep Procurement CoE 6
1. Evolusi Kelembagaan menuju Procurement CoE 6

2. Karakteristik Procurement CoE 7
3. Tujuan & Manfaat Procurement CoE 8
1. Tujuan Procurement CoE 8

2. Manfaat Procurement CoE 8
4. Kerangka Pembentukan Procurement CoE 10
1. Aspek Organisasi Pengadaan 10

2. Aktivitas Inti Procurement CoE 11
1. Definisi Aktivitas Inti Procurement CoE 11
2. Keterkaitan Aktivitas Inti Procurement CoE dengan Keluaran Kinerja Pengadaan 17
3. Milestone Pelaksanaan Aktivitas Inti 19
4. Inisiasi Procurement CoE (CoE-Int) 20
5. Perencanaan Procurement CoE (CoE-P) 21
6. Implementasi Procurement CoE (CoE-Imp.) 21
7. Manajemen Procurement CoE (CoE-M.) 22
8. Institusionalisasi Procurement CoE (CoE-Ins.) 22
9. Procurement CoE Monitoring and Coaching (CoE-M&C.) 23
4.3. Kriteria Procurement CoE 24
5. Tahapan Menuju Procurement CoE 26
5.1. Kunci Keberhasilan 26

5.1.1. Dukungan Jajaran Pimpinan dan Pemangku Kepentingan dalam penetapan organisasi pengadaan
yang kokoh 26
2. Komitmen dan motivasi pimpinan UKPBJ untuk mendukung transformasi 27
3. Komunikasi dan kolaborasi antar UKPBJ 28
4. Komunikasi dan kolaborasi di tingkat penetapan kebijakan 29
2. Langkah – Langkah Penerapan Procurement CoE 30

1. Status Hukum (Sub Indikator 1.1.1) 30
2. Tugas dan Peran UKPBJ (Sub Indikator 1.1.3) 31
3. (SOP) Standard Operating Procedures (Sub Indikator 1.1.5) 32
4. Kecukupan SDM (Sub Indikator 1.1.6) 33
5. Kecukupan Pendanaan (Sub Indikator 1.1.7) 33
6. Pelanggan Internal (Sub Indikator 1.3.1) 34
7. Penyedia (Vendors) (Sub Indikator 1.3.2) 35
8. Hubungan Masyarakat (Sub Indikator 1.3.3) 36
9. Indikator Kinerja (Sub Indikator 2.1.1) 36
10. Penetapan Target Kinerja Organisasi (Sub Indikator 2.1.2) 37
11. Manajemen Kinerja (Sub Indikator 2.1.3) 38
12. Pengelolaan Dokumen dan Pengetahuan (Sub Indikator 2.1.4) 39
13. Hubungan pimpinan dengan pemangku kepentingan (Sub Indikator 2.2.1) 40
14. Kolaborasi internal UKPBJ (Sub Indikator 2.2.2) 41
15. Visi Strategis (Sub Indikator 2.2.3) 41
16. Monitoring dan Evaluasi (Sub Indikator 3.1.9) 42
17. Debriefing Pasca Pengadaan (Sub Indikator 3.1.10) 43
18. Whistleblower & Sistem Pengaduan (Sub Indikator 3.2.3) 43
19. Penerapan Sistem (Sub Indikator 3.3.1) 44
20. Asesmen Kemampuan SDM (Sub Indikator 4.1.1) 45
21. Bimbingan Teknis & Transfer Pengetahuan (Sub Indikator 4.1.3) 46
22. Perencanaan SDM (Sub Indikator 4.3.1.) 46
Appendix A. - Penjelasan Inisiatif Kunci 48
Appendix B. - Referensi 86
1. Status Hukum (Sub Indikator 1.1.1.)

2. Tugas dan Peran UKPBJ (Sub Indikator 1.1.3.)
3. (SOP) Standard Operating Procedures (Sub Indikator 1.1.5.)
4. Kecukupan SDM (Sub Indikator 1.1.6.)
5. Kecukupan Pendanaan (Sub Indikator 1.1.7.)
6. Pelanggan Internal (Sub Indikator 1.3.1.)
7. Penyedia (Vendors) (Sub Indikator 1.3.2.)
8. Hubungan Masyarakat (Sub Indikator 1.3.3.)
9. Indikator Kinerja (Sub Indikator 2.1.1.)
10. Penetapan target kinerja Organisasi (Sub Indikator 2.1.2.)
11. Manajemen Kinerja (Sub Indikator 2.1.3.)
12. Pengelolaan Dokumen dan Pengetahuan (Sub Indikator 2.1.4.)
13. Hubungan pimpinan dengan pemangku kepentingan (Sub Indikator 2.2.1.)
14. Kolaborasi internal UKPBJ (Sub Indikator 2.2.2.)
15. Visi Strategis (Sub Indikator 2.2.3.)
16. Monitoring dan Evaluasi (Sub Indikator 3.1.9.)
17. Debriefing Pasca Pengadaan (Sub Indikator 3.1.10.)
18. Whistleblower & Sistem Pengaduan (Sub Indikator 3.2.3.)
19. Penerapan Sistem (Sub Indikator 3.3.1.)
20. Asesmen Kemampuan SDM (Sub Indikator 4.1.1.)
21. Bimbingan Teknis & Transfer Pengetahuan (Sub Indikator 4.1.3.)
22. Perencanaan SDM (Sub Indikator 4.3.1.)
Pendahuluan
1. Pendahuluan
1. Latar Belakang
Pengadaan memiliki peran penting dalam memastikan kesuksesan organisasi pemerintah melaksanakan misi
strategis dan program kerja. Untuk memberikan nilai tambah bagi organisasi, Unit Kerja Pengadaan
Barang/Jasa – UKPBJ (dengan mengacu ke perubahan nomenklatur dari ULP menjadi UKPBJ pada Perpres
yang baru) berfokus pada upaya untuk memastikan bahwa Layanan pengadaan yang dilakukan dapat
memenuhi kebutuhan barang/jasa dengan harga yang wajar, dapat dipertanggungjawabkan, dalam jumlah
dan mutu yang sesuai, didapatkan secara tepat waktu, serta dengan tingkat layanan yang sesuai standar.
Implementasi Procurement Center of Excellence (Procurement CoE) atau Pusat Keunggulan Pengadaan,
sejalan dengan evolusi kelembagaan yang dicanangkan oleh LKPP, memberikan kerangka kerja yang
memungkinkan UKPBJ berkembang dari unit yang reaktif dengan pendekatan yang berorientasi kepatuhan
menjadi unit layanan yang proaktif berorientasi pada pelanggan, untuk memastikan kegiatan pengadaan yang
bersifat stategis di lingkungan pemerintah dapat dilaksanakan sehingga mendukung pencapaian visi dan misi
strategis organisasi.
2. Tujuan Dokumen
Tujuan dari dokumen Manual Implementasi ini adalah untuk memberikan pedoman praktis bagi UKPBJ
mengenai konsep Procurement CoE dan bagaimana UKPBJ dapat meningkatkan kapabilitas, struktur
kelembagaan, dan profesionalisasi fungsi pengadaan dalam mencapai tujuan pengadaan.
Manual ini memberikan gambaran besar konsep Procurement CoE dan pendekatan yang digunakan untuk
implementasi termasuk aktivitas inti untuk memastikan kesuksesan Procurement CoE. Selain itu, manual ini
juga memberikan kerangka kerja berbasiskan praktik unggulan (leading practice) dan contoh sukses
implementasi yang telah dilakukan pada beberapa UKPBJ sebagai referensi tambahan.
Pedoman Implementasi Inisiatif CoE (Center of Excellence) - Menuju ULP Sebagai Pusat Unggulan Layanan Pengadaan Pusat
Keunggulan Pengadaan
5
Konsep Procurement CoE
2. Konsep Procurement CoE

2.1. Evolusi Kelembagaan menuju Procurement CoE
Pemaknaan Procurement CoE dibangun dengan berangkat dari arahan evolusi kelembagaan menuju
Procurement CoE yang dicanangkan oleh LKPP yang dijabarkan dalam ilustrasi berikut.
Seacara umum ilustrasi tersebut mendefinisikan bahwa Pusat Keunggulan Pengadaan adalah organisasi,
SDM dan tata kelola pengadaan yang unggul dalam mengimplementasikan praktik terbaik pengadaan
barang/jasa.
6
Konsep Procurement CoE
2.2. Karakteristik Procurement CoE

Lebih lanjut, Procurement CoE dimaknai melalui formulasi karakteristik yang secara ringkas menjelaskan
nilai- nilai luhur organisasi pengadaan yang sudah mampu mewujudkan dirinya sebagai
Procurement CoE. Serangkaian karakteristik Procurement CoE dirumuskan sebagai SKOPPer, dengan
penjabaran sebagai berikut.
7
Tujuan & Manfaat Procurement CoE
3. Tujuan & Manfaat Procurement CoE

3.1. Tujuan Procurement CoE
Tujuan inisiatif ini adalah untuk membangun kapabilitas organisasi UKPBJ dalam mengelola seluruh mata
rantai proses pengadaan, mulai dari tahap perencanaan, pengelolaan operasional hingga pemantauan, untuk
memastikan proses pengadaan menjadi efektif dan efisien, melalui pembentukan UKPBJ sebagai Procurement
CoE. Tujuan pembentukan UKPBJ Procurement CoE dikaitkan erat dengan 5 karakter Procurement CoE yaitu
SKOPPer.
membangun kapabilitas organisasi pengadaan pemerintah dalam

Tujuan Umum perencanaan, pengelolaan operasional, dan pemantauan pengadaan
Procurement CoE untuk mencapai pengadaan yang efektif, efisien dan akuntabel.
Tujuan
S – Tercipta organisasi pengadaan yang dapat menjalankan peran strategis untuk pencapaian tujuan
organisasi
K – Terbangun komunikasi dan hubungan kerja sama yang efektif dengan seluruh pemangku kepentingan
dalam rantai pengadaan, termasuk membangun jejaring nasional
O – Terimplementasi seluruh siklus pengelolaan kinerja pengadaan barang dan jasa untuk memastikan
pencapaian kinerja organisasi
P – Terciptanya proses pengadaan yang terintegrasi untuk meningkatkan kepuasan pelanggan internal
maupun eksternal
Per – Terciptanya organisasi pembelajar dalam fungsi pengadaan agar mampu mewujudkan pusat
keunggulan dalam berbagi pengetahuan, informasi, dan kemampuan
3.2. Manfaat Procurement CoE

Agar terbangun komitmen dan motivasi yang kuat di dalam proses perwujudan UKPBJ menjadi Procurement
CoE, maka dibutuhkan pemahaman akan manfaat besar yang dapat dirasakan oleh UKPBJ jika menjadi
Procurement CoE. Berikut adalah manfaat menjadi Procurement CoE
Manfaat
Peran Strategis
Fungsi pengadaan berkontribusi positif bagi pencapaian kinerja program kerja organisasi
SDM Unggulan
Mendorong SDM UKPBJ untuk meningkatkan kapabilitas individual baik dari aspek teknis maupun
manajerial sehingga menjadi pelaku pengadaan profesional
Dukungan Kebijakan
8
Tujuan & Manfaat Procurement CoE
Manfaat
Mendorong pemangku kepentingan untuk memberikan dukungan untuk penyempurnaan dan sinkronisasi
kebijakan sehingga mampu meningkatkan kinerja pengadaan
Percontohan Bagi UKPBJ Lain

Memungkinkan UKPBJ untuk tampil dan berbagi pengalaman dalam rangka pengembangan UKPBJ di
seluruh Indonesia
Pengadaan yang Berkualitas, Efektif Efisien

Mengintegrasikan fungsi pengadaan di organisasi sehingga tercipta pengadaan yang berkualitas, efektif dan
efisien serta bernilai tambah.
9
Kerangka Pembentukan Procurement CoE
4. Kerangka Pembentukan
Procurement CoE
Pembentukan UKPBJ menjadi Procurement CoE dibangun dengan kerangka seperti diatas, dimana terdapat
3 tahapan besar, yaitu :
1.Tanamkan. Karakteristik Procurement CoE (SKOPPer) ditanamkan ke dalam Organisasi Pengadaan

2.Kembangkan. Melalui pengembangan 4 aspek organisasi pengadaan (Institusional, Manajerial,
Operasional, dan Personel) yang dilakukan melalui aktivitas inti Procurement CoE
3.Monitor. Pengembangan aspek Organisasi diukur dan dimonitor melalui 22 Kriteria Procurement CoE
4.1. Aspek Organisasi Pengadaan

Aspek organisasi pengadaan dapat didefinisikan dalam 4 domain yang menjadi dasar dari model kematangan
organisasi pengadaan.
Institusional Domain institusional mencakup pengembangan struktur hukum

organisasi, keberadaan budaya etis yang kuat, dan praktik manajemen
pemangku kepentingan pada UKPBJ
Manajemen Domain manajemen mencakup bahasan mengenai kepemimpinan yang
mampu mengembangkan budaya manajemen kinerja yang kuat untuk
melaksanakan strategi UKPBJ
Operasional Domain operasional mencakup proses pengadaan, manajemen risiko, dan
tingkat adopsi teknologi pada UKPBJ
Pedoman Implementasi Inisiatif CoE (Center of Excellence) - Menuju ULP Sebagai Pusat Unggulan Layanan Pengadaan
Pusat Keunggulan Pengadaan
10
Domain personel mencakup perencanaan SDM, asesmen kemampuan

Personel
SDM, serta bimbingan teknis dan transfer pengetahuan.
4.2. Aktivitas Inti Procurement CoE

Untuk mengembangkan organisasi pengadaan seperti didefinisikan dalam 4 domain tersebut,
terdapat beberapa aktivitas inti yang telah dirancang dalam mengembangkan organisasi pengadaan
menuju Procurement CoE. Aktivitas Inti tersebut tergambar dalam ilustrasi berikut.
4.2.1. Definisi Aktivitas Inti Procurement CoE

Penjabaran lengkap dari tiap unsur aktivitas atau inisiatif inti Procurement CoE disampaikan melalui tabel
berikut ini.
Pedoman Implementasi Inisiatif CoE (Center of Excellence) - Menuju ULP Sebagai Pusat Unggulan Layanan Pengadaan
Pusat Keunggulan Pengadaan
11
Inisiatif Inti Procurement CoE

Inisiatif Inti Tujuan Deskripsi Keluaran yang Diharapkan
Rencana Strategis Organisasi (OSP) Menjadi penasihat yang terpercaya, sehingga OSP menggambarkan apa yang diinginkan oleh  Rancangan Visi Strategis
mampu menggerakkan proses pengadaan di organisasi di masa depan. OSP menjelaskan :  Rencana Strategis Organisasi yang telah
sepanjang rantai nilai yang ada Organisasi yang sukses seperti apa? Disetujui
Apa yang perlu dilakukan agar meraih sukses?
Bagaimana cara mencapainya?
Rencana Keterlibatan Pemangku Mempromosikan praktik pengadaan yang baik Rencana untuk mengidentifikasi, keterlibatan  Rancangan Peta Pemangku Kepentingan dan
Kepentingan dan Pelanggan untuk organisasi pengadaan yang lebih efektif dan mengelola kebutuhan pelanggan dan Rencana Keterlibatan
(C&SEP) pemangku kepentingan, ketertarikan dan  Peta Pemangku Kepentingan dan Rencana
kepentingan dan bagaimana mereka secara Keterlibatan yang telah Disetujui
efektif mengelola untuk memastikan
penyelesaian risiko dan isu yang sedang
berkembang
Rencana Program Bimbingan Mengisi UKPBJ dengan sumber daya yang Tujuan IAPP adalah untuk secara berkelanjutan  Program Bimbingan dan Sosialisasi
Internal (IAPP) memiliki kemampuan tinggi sehingga mengembangkan kemampuan anggota UKPBJ  Peningkatan Kemampuan berbagi
memungkinkan UKPBJ menjalankan fungsinya sehingga dapat melakukan fungsi pengadaan Pengetahuan (Diukur melalui peningkatan
dalam sistem pengadaan secara efektif dan dengan efektif dalam menjadi pusat keunggulan tingkat kemahiran)
efisien pengadaan  Laporan pelaksanaan program bimbingan dan
sosialisasi
Rencana Program Bimbingan Menjadi penasehat dan pengurus yang dapat Program bimbingan pengadaan yang dilakukan  Program bimbingan dan sosialisasi
Eksternal (EAPP) dipercaya, mampu menggerakkan proses UKPBJ pada pihak eksternal untuk mendukung  Laporan pelaksanaan program bimbingan dan
pengadaan di sepanjang rantai nilai yang ada usaha pengembangan kemampuan berkelanjutan sosialisasi
untuk meningkatkan kinerja pengadaan secara  Jadwal aktivitas Kunjungan dan Pembinaan
menyeluruh Hubungan
 Laporan aktivitas Kunjungan dan Pembinaan
Hubungan
 Dokumentasi pelaksanaan kegiatan Mentoring
dan Coaching Procurement CoE
Survei Kepuasan Pelanggan Internal Membangun hubungan dan jejaring kerja Sebuah mekanisme untuk menjaring suara  Kuesioner Survei Layanan Pelanggan
didalam rantai inti pengadaan (UKPBJ dan pelanggan (SKPD) sehingga UKPBJ dapat Internal & Perangkat Pendukung Survei
SKPD) untuk memastikan proses pengadaan memahami kebutuhan dan ekspektasi pelanggan.  Laporan Pelaksanaan Survei Layanan
dapat berjalan secara efektif dan efisien Dengan demikian UKPBJ dapat menjalin Pelanggan Internal
Pedoman Implementasi Inisiatif CoE (Center of Excellence) - Menuju ULP Sebagai Pusat Unggulan Layanan Pengadaan Pusat Keunggulan Pengadaan
12

hubungan kolaborasi yang baik dengan SKPD, dimana hubungan ini akan menguntungkan kedua belah
pihak karena memungkinkan terjadinya praktik pengadaan yang efisien
Survei Kepuasan Pelanggan Membangun hubungan dan jejaring kerja yang Mekanisme penegelolaan kinerja yang melihat  Kuesioner Survei Layanan Penyedia &
Eksternal luas dan mencakup keseluruhan komponen UKPBJ baik dari segi sistem, proses, dan kinerja Perangkat Pendukung Survei
pengadaan barang dan jasa pemerintah di staf) kemudian membandingkannya dengan  Laporan Pelaksanaan Survei Layanan
Indonesia, dimana hal ini akan membantu ekspektasi pelanggan/ pemangku kepentingan Penyedia
memperkokoh kemampuan sistem pengadaan agar dapat melakukan perbaikan dalam kinerja dalam menjalankan fungsinya sebagai satu
pengadaan
entitas yang terintegrasi
SOP/Pedoman Pengadaan Mewujudkan konsep sustainability yang Serangkaian kerangka kerja yang tersusun atas  Rancangan Pedoman Pengadaan (SOP,
menjamin sistem pengadaan untuk dapat prosedur dan pendekatan standar dalam Kebijakan, Peraturan)
berfungsi dengan baik dalam standar kinerja melaksanakan proses dan fungsi pengadaan  Pedoman Pengadaan yang telah disetujui dan
tinggi sehingga mampu mencapai dan secara menyeluruh (mulai dari perencanaan disahkan
memberikan Keunggulan pengadaan, hingga pengelolaan aset) juga fungsi
pendukung pengadaan
Manajemen Informasi dan  Mewujudkan UKPBJ sebagai pusat Mendukung keseluruhan kegiatan pengadaan  Pedoman Manajemen Pengetahuan dan
Pengetahuan (I&KM) keunggulan yang memiliki reputasi baik yang berkaitan dengan mengumpulkan dan Informasi (KM)
pada masyarakat luas yang mana senantiasamenyimpan informasi dan / atau pengetahuan  Laporan penerapan manajemen pengetahuan
memberi layanan prima dan menjadi tempat (SOP, Peraturan, dokumen pengadaan, dan dan informasi (KM) interaksi dan kolaborasi antara
institusi informasi aset) untuk dibagikan kepada setiap
pendidikan tinggi, pemerintah, industri dan profesional pengadaan, dalam rangka sektor publik secara umum meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja
Berbagi pengetahuan, informasi, dan pengadaan dengan menerapkan praktik unggulan
kemampuan
Manajemen kinerja (PMM) Mewujudkan UKPBJ sebagai pusat keunggulan Menghasilkan laporan kinerja pengadaan yang  Laporan Kinerja Tahunan yang berorientasi
pada pencapaian kinerja dapat menunjukkan penerapan praktik
pengadaan yang terencana dan terukur, yang pengadaan berbasis kinerja dalam UKPBJ memungkinkan terlaksananya perbaikan
berkelanjutan

13

Rencana Strategis Organisasi (OSP) Menjadi penasihat yang terpercaya, sehingga OSP menggambarkan apa yang diinginkan oleh  Rancangan Visi Strategis
mampu menggerakkan proses pengadaan di organisasi di masa yang depan. OSP menjelaskan  Rencana Strategis Organisasi yang telah
sepanjang rantai nilai yang ada : Disetujui
Organisasi yang sukses seperti apa?
Apa yang perlu dilakukan agar meraih sukses?
Bagaimana cara mencapainya?
Rencana Keterlibatan Pemangku Mempromosikan praktik pengadaan yang baik Rencana untuk mengidentifikasi, keterlibatan dan  Rancangan Peta Pemangku Kepentingan dan
Kepentingan dan Pelanggan (C&SEP) untuk organisasi pengadaan yang lebih efektif mengelola kebutuhan pelanggan dan pemangku Rencana Keterlibatan
kepentingan, ketertarikan dan kepentingan dan  Peta Pemangku Kepentingan dan Rencana
bagaimana mereka secara efektif mengelola untuk Keterlibatan yang telah Disetujui
memastikan penyelesaian risiko dan isu yang
sedang berkembang
Rencana Program Bimbingan Mengisi UKPBJ dengan sumber daya yang Tujuan IAPP adalah untuk secara berkelanjutan  Program Bimbingan dan Sosialisasi
Internal (IAPP) memiliki kemampuan tinggi sehingga mengembangkan kemampuan anggota UKPBJ  Peningkatan Kemampuan berbagi
memungkinkan UKPBJ menjalankan fungsinya sehingga dapat melakukan fungsi pengadaan Pengetahuan (Diukur melalui peningkatan
dalam sistem pengadaan secara efektif dan dengan efektif dalam menjadi pusat keunggulan tingkat kemahiran)
efisien pengadaan  Laporan pelaksanaan program bimbingan dan
sosialisasi
Rencana Program Bimbingan Menjadi penasihat dan pengurus yang dapat Program bimbingan pengadaan yang dilakukan  Program bimbinagn dan sosialisasi
Eksternal (EAPP) dipercaya, mampu menggerakkan proses UKPBJ pada pihak eksternal mendukung usaha  Laporan pelaksanaan program bimbingan dan
pengadaan di sepanjang rantai nilai yang ada pengembangan kemampuan berkelanjutan untuk sosialisasi
meningkatkan kinerja pengadaan secara  Jadwal aktivitas Kunjungan dan Pembinaan
menyeluruh Hubungan
 Laporan aktivitas Kunjungan dan Pembinaan
Hubungan
 Dokumentasi pelaksanaan kegiatan Mentoring
dan Coaching Procurement CoE
Survei Kepuasan Pelanggan Internal Membangun hubungan dan jejaring kerja Sebuah mekanisme untuk menjaring suara  Kuesione Survei Layanan Pelanggan Internal
didalam rantai inti pengadaan (UKPBJ dan pelanggan (SKPD) sehingga UKPBJ dapat & Perangkat Pendukung Survei
SKPD) untuk memastikan proses pengadaan memahami kebutuhan dan ekspektasi pelanggan.  Laporan Pelaksanaan Survei Layanan
dapat berjalan secara efektif dan efisien Dengan demikian UKPBJ dapat menjalin Pelanggan Internal
hubungan kolaborasi yang baik dengan SKPD,
dimana hubungan ini akan menguntungkan bagi
14

kedua belah pihak karena membuat praktik pengadaan yang efisien menjadi mungkin terjadi
Survei Kepuasan Pelanggan Me mbangun hubungan dan jejaring kerja yang Mekanisme penegelolaan kinerja yang melihat  Kuesioner Survei Layanan Penyedia &
Eksternal lua s dan mencakup keseluruhan komponen UKPBJ baik dari segi sistem, proses, dan kinerja Perangkat Pendukung Survei
pengadaan barang dan jasa pemerintah di staf kemudian membandingkannya dengan  Laporan Pelaksanaan Survei Layanan
Ind onesia, dimana hal ini akan membantu ekspektasi pelanggan/ pemangku kepentingan Penyedia
memperkokoh kemampuan sistem pengadaan agar dapat melakukan perbaikan dalam kinerja
dalam menjalankan fungsinya sebagai satu pengadaan
entitas yang terintegrasi
SOP/Pedoman pengadaan Me wujudkan konsep sustainability yang Serangkaian kerangka kerja yang tersusun atas  Rancangan Pedoman Pengadaan (SOP,
menjamin sistem pengadaan untuk dapat prosedur dan pendekatan standar dalam Kebijakan, Peraturan)
berfungsi dengan baik dalam standar kinerja melaksanakan proses dan fungsi pengadaan  Pedoman Pengadaan yang telah disetujui dan
tinggi sehingga mampu mencapai dan secara menyeluruh (mulai dari perencanaan disahkan
memberikan Keunggulan pengadaan, hingga pengelolaan aset) juga fungsi
pendukung pengadaan
Manajemen Informasi dan  Mewujudkan UKPBJ sebagai pusat Mendukung keseluruhan kegiatan pengadaan  Pedoman Manajemen Pengetahuan dan
Pengetahuan (I&KM) keunggulan yang memiliki reputasi baik yang berkaitan dengan mengumpulkan dan Informasi (KM)
pada masyarakat luas yang mana senantiasa menyimpan informasi dan / atau pengetahuan  Laporan penerapan manajemen pengetahuan
memberi layanan prima dan menjadi tempat (SOP, Peraturan, dokumen pengadaan, dan dan informasi (KM)
interaksi dan kolaborasi antara institusi informasi aset) untuk dibagikan dengan setiap
pendidikan tinggi, pemerintah, industri dan profesional pengadaan, dalam rangka
sektor publik secara umum meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja
 Berbagi pngetahuan, informasi, dan pengadaan dengan menerapkan praktik unggulan
kemampuan
Manajemen kinerja (PMM) Mewujudkan UKPBJ sebagai pusat keunggulan Menghasilkan laporan kinerja pengadaan yang  Performance Yearly Report (Laporan Kinerja
yang memiliki reputasi baik pada masyarakat luas yang mana senantiasa memberi dapat menunjukkan penerapan praktik pengadaan Tahunan)
layanan prima dan menjadi tempat interaksi dan kolaborasi antara institusi pendidikan berbasis kinerja dalam UKPBJ
tinggi, pemerintah, industri dan sektor publik secara umum
15
Inisiatif Pendukung: Asesmen Procurement CoE

Asesmen Kualitas Procurement CoE Mendorong terbentuknya Procurement CoE Asesmen kualitas Procurement CoE terdiri atas  Dukungan Pimpinan
melalui sebuah kerangka yang kinerjanya diukur dari sisi kualitas sehingga memastikan seperangkat indikator kualitas terkait  Hasil studi karakter organisasi & Hasil studi
dampak positif yang berkelanjutan implementatsi 9 aktivitas utama Procurement kesiapan berubah organisasi Struktur tim
CoE  kerja beserta definisi tugas dan fungsi
Hasil asesmen dan rencana perbaikan
Asesmen kualitas Procurement CoE dirancang 
untuk dilaksanakan dalam 2 bentuk:
a.Asesmen Procurement CoE Baseline, dimana
dilakukan pada saat awal proses inisiasi
implementasi Procurement CoE (dimana hal ini
juga menjadi bagian dari proses perencanaan
mewujudkan UKPBJ sebagai Procurement CoE).
Dalam bentuk ini asesmen yang dilakukan
diperkaya dengan asesmen profil organisasi yang
mencatat informasi administratif organisasi
seperti status organisasi, status kepegawaian,
jumlah staf, dan peraturan yang mendasari
pembentukan organisasi
b.Asesmen Procurement CoE Rutin, yang mana
dilakukan secara berkala (termasuk pada saat
akhir satu siklus penerapan
Procurement CoE sebagai prosedur
peninjauan ulang atas pencapaian yang di
dapatkan. Melalui asesmen ini UKPBJ akan
memiliki pengukuran yang baik yang mendorong
penyusunan rencana yang lebih efektif dan
efisien. Selain itu pengukuran ini juga dapat
menjadi dasar proses peninjauan ulang akan
pencapaian mereka sehingga mereka dapat
merancang tindak lanjut dan usaha perbaikan
untuk masa mendatang.
16
2. Keterkaitan Aktivitas Inti Procurement CoE dengan

Keluaran Kinerja Pengadaan
Usaha membentuk UKPBJ menjadi Procurement CoE akan terkait langsung dengan peningkatan kinerja
pengadaan di setiap organisasi. Untuk itu, maka telah diidentifikasi dan telah ditetapkan Key Performance
Indicator (Indikator Kinerja Utama) untuk mengukur seberapa baik kinerja aktivitas proses Pengadaan yang
dilaksanakan, yang diukur berdasarkan kriteria:
1. Ketepatan waktu
2. Penghematan Biaya
3. Kualitas
4. Tingkat Layanan
Dibawah ini adalah indikator kinerja yang yang akan digunakan untuk mengukur peningkatan pencapaian
pembentukan UKPBJ sebagai Procurement CoE
Aktivitas Inti Bagaimana

No Area Nama Deskripsi
Procurement Procurement CoE Keluaran Indikator
CoE dapat Kinerja
Meningkatkan Kinerja Pengadaan
1 Rencana Melalui visi yang jelas dan Ketepatan Proses Persentase paket pengadaan (baik
Strategis rencana yang strategis, Waktu Pengadaan dari segi nilai maupun segi
Organisasi UKPBJ dapat menyusun Tepat Waktu jumlah) yang dilaksanakan sesuai
(OSP) prioritas aktivitas dengan tanggal yang telah
pengadaan yang selaras ditetapkan di RUP
dengan strategi organisasi. UKPBJ akan mampu Kualitas a. Persentase paket pengadaan
Kualitas
mengkoordinasikan keseluruhan proses Rencana dimana terdapat keselarasan
pengadaan guna mendukung standar kualitas Pengadaan antara tanggal yang
pengadaan yang tinggi serta menjaga kinerja tercantum di RUP dan di
ketepatan waktu Rencana Kerja
b. Persentasi tanggal
pemilihan yang tertera di RUP
yang sesuai dengan standar
yang ada
c. Tanggal penerbitan RUP
dibandingkan dengan standar
dan patokan yang ada
2 Rencana Melalui identifikasi dan Ketepatan Proses Persentase paket pengadaan (baik
Keterlibatan pengelolaan pelanggan & Waktu Pengadaan dari segi nilai maupun segi
Pemangku pemangku kepentingan, Tepat Waktu jumlah) yang dilaksanakan sesuai
Kepentingan UKPBJ mampu melakukan dengan tanggal yang telah
dan Pelanggan koordinasi di sepanjang ditetapkan di RUP
(C&SEP) rantai nilai pengadaan
untuk memberikan nilai
tambah dalam proses perencanaan dan pemilihan
3 Rencana Melalui pelaksanaan Ketepatan Proses Persentase paket pengadaan (baik

Program layanan bimbingan yang Waktu Pengadaan dari segi nilai maupun segi
Bimbingan efektif, UKPBJ Tepat Waktu jumlah) yang dilaksanakan sesuai
Internal (IAPP) berpartisipasi aktif dalam dengan tanggal yang telah
pengembangan kompetensi di bidang pengadaan ditetapkan di RUP
dari para pelanggan & pemangku kepentingan
internal sehingga akan
17
No Aktivitas Inti Bagaimana Area Nama Deskripsi

Procurement Procurement CoE Indikator
CoE Keluara
n dapat Meningkatkan Kinerja
Kinerja
Pengada
an
mendukung layanan pengadaan yang lebih baik
4 Rencana Melalui program bimbingan Ketepatan Proses Persentase paket pengadaan (baik
Program eksternal yang Waktu Pengadaan dari segi nilai maupun segi
Bimbingan diimplementasikan dan Tepat Waktu jumlah) yang dilaksanakan sesuai
Eksternal dimonitor dengan baik, dengan tanggal yang telah
(EAPP) maka diharapkan akan ditetapkan di RUP
dicapai kemajuan signifikan
menuju terbentuknya
kesepahaman dari seluruh
pihak dalam rantai
pengadaan, termasuk semua
pemangku kepentingan
dalam proses pengadaan.
Kesepahaman ini mampu
membuat proses pengadaan
lebih efisien dan efektif
5 Survei Melalui pendistribusian Tingkat Kepuasan Persentase Penyedia yang puas

Kepuasan survei kepada para Layanan Penyedia dengan pelayanan UKPBJ
Pelanggan pelanggan internal
Internal (PA/KPA, PPK, PPHP, dll)
yang dilanjutkan dengan
analisis atas hasil survei
tersebut, maka UKPBJ
mampu mengembangkan
wawasan untuk memahami
suara pelanggan dalam
mengembangkan tindak
lanjut dari kegiatan
perbaikan.
6 Survei Melalui pendistribusian Kualitas Partisipasi Jumlah rata-rata penyedia yang
Kepuasan survei kepada para penyedia Penyedia berpartisipasi dalam tender
Pelanggan yang dilanjutkan dengan terbuka
Eksternal analisis atas hasil survei
tersebut, maka
UKPBJ mampu Tingkat Kepuasan Persentase pelanggan internal
mengembangkan wawasan Layanan pelanggan yang puas dengan pelayanan
untuk membangun internal UKPBJ
hubungan yang lebih kuat
dengan Penyedia, kemudian
akan membangun posisi
UKPBJ yang lebih kuat
dalam menuntut kualitas
barang/jasa yang lebih baik
dengan harga yang wajar
dari penyedia.
18
No Aktivitas Inti Bagaimana Area Nama Deskripsi

Procurement CoE Keluaran Indikator
Procurement
CoE dapat Meningkatkan Kinerja
Kinerja Pengadaan
7 SOP/Pedoman Pengembangan dan Ketepatan Proses Persentase paket pengadaan
pengadaan implementasi waktu pengadaan (berdasarkan nilai dan volume)
SOP/Pedoman Pengadaan akan mendorong standardisasi proses yang tepat yang telah dijalankan berdasarkan
pengadaan dengan kualitas yang seragam demi terciptanya waktu rencana implementasi di RUP
proses pengadaan yang efektif
8 Manajemen Kerangka kerja manajemen Ketepatan Proses Persentase paket pengadaan

Informasi dan informasi dan pengetahuan waktu pengadaan (berdasarkan nilai dan volume)
Pengetahuan oleh UKPBJ yang terkelola yang tepat yang telah dijalankan berdasarkan
(I&KM) dan terorganisir dengan waktu rencana implementasi di RUP
baik akan memudahkan organisasi untuk memanfaatkan
informasi dan data pengadaan di seluruh rantai nilai pengadaan,
termasuk berbagai literatur terkait regulasi yang berlaku dan
praktik-praktik unggulan. Ketersediaan informasi dan
pengetahuan tersebut akan mendukung pembentukan proses
pengadaan yang lebih efektif.
9 Manajemen Pengembangan dan Seluruh Seluruh Seluruh deskripsi dari setiap

Kinerja (PMM) implementasi pengelolaan Area Indikator indikator
kinerja pengadaan akan mendorong budaya proaktif di UKPBJ
dalam mengelola, memonitor, dan meninjau ulang kinerja 4
area di seluruh mata rantai proses pengadaan
4.2.3. Milestone Pelaksanaan Aktivitas Inti

Kami menyusun urutan penerapan Procurement CoE yang mencakup keseluruhan capaian (milestone) utama
Procurement CoE yang terdiri dari inisiatif utama Procurement CoE, yang kemudian disusun dengan
pendekatan terstruktur berdasarkan siklus implementasi.
Secara rutin dan berkala kami mendorong UKPBJ untuk melakukan proses asesmen Procurement CoE untuk
mengetahui kondisi saat ini dan mengidentifikasi perkembangan dan pencapaian organisasi menuju Pusat
Keunggulan Pengadaan. Proses pemantauan perlu dilakukan dengan seksama sehingga dapat dibentuk peta
jalan yang efisien yang akan mempercepat UKPBJ dalam mencapai tujuannya. Kami menyarankan agar UKPBJ
melakukan asesmen pada status perkembangan mereka setidaknya 2 kali dalam setahun, sehingga dapat
diketahui posisi mereka dalam siklus Procurement CoE.
19
Poin Aktivitas Inisiatif Utama Keluaran yang Diharapkan Perkiraan waktu

Procurement CoE penyelesaian (dalam
bulan)
Asesmen Asesmen Hasil asesmen dan rencana
1 Procurement CoE Procurement CoE perbaikan <1
Baseline
2 Asesmen Asesmen Perkembangan Implementasi <1 (Disarankan untuk
Procurement CoE Procurement CoE Procurement CoE, Identifikasi risiko melakukan asesmen
Berkala dan tantangan, dan tindak lanjutnya Procurement CoE ini
setidaknya sekali dalam 6
bulan)
Bagian berikut menjabarkan tiap urutan dalam milestone Procurement CoE dan aktivitas yang terkait
didalamnya yang harus dilakukan untuk beranjak ke tahapan/urutan inisiatif berikutnya.
4. Inisiasi Procurement CoE (CoE-Int)
Pada bagian ini dijelaskan mengenai langkah-langkah awal yang harus dilakukan dalam menginisiasi program
implementasi Procurement CoE. Diharapkan keseluruhan aktivitas dalam milestone ini dapat diselesaikan
dalam durasi 3-5 bulan, tergantung pada seberapa cepat proses persetujuan dilaksanakan. Milestone ini
dibagi dalam 2 rumpun aktivitas yakni Aktivitas Pendahulu Procurement CoE dan Peluncuran Procurement
CoE sebagaimana diterangkan dalam tabel berikut. Perlu diingat bahwa beberapa aktivitas dapat dilakukan
secara paralel/bersamaan.
1. Aktivitas Pendahulu Procurement CoE

Poin Aktivitas Inisiatif Utama Keluaran yang Perkiraan waktu
Procurement Diharapkan penyelesaian (dalam
CoE bulan)
1 Pengenalan Konsep dan Persiapan dasar Dukungan Pimpinan <1
Sosialisasi Internal inisiatif
2 Asesmen Organisasi Procurement CoE Hasil studi karakter 1
organisasi dan juga indeks
kesiapan perubahan
organisasi
3 Penugasan tim khusus dan Struktur tim khusus dan Beragam, tergantung
perumusan tugas dan fungsi definisi tugas dan fungsi seberapa besar tim yang
tim khusus tersebut akan dibentuk (dapat
dicantumkan tahun saja)
4.2.4.2. Peluncuran Procurement CoE

Procurement Diharapkan penyelesaian (dalam
CoE bulan)
1 Merumuskan Rencana Rencana Strategis Rancangan Rencana 1
Strategis Organisasi Strategis
2 Menyempurnakan dan Visi dan Rencana Starategis 1
mensahkan rencana Organisasi yang telah
strategis disahkan
3 Pemetaan Pemangku Rencana Rancangan Peta pemangku <1
kepentingan dan Keterlibatan kepentingan dan rencana
perencanaan keterlibatan Pemangku keterlibatan yang telah
kepentingan dan disahkan
4 Menyempurnakan dan pelanggan Peta pemangku kepentingan 1
mensahkan rencana (C&SEP) dan rencana keterlibatan
keterlibatan yang telah disahkan
20
4.2.5. Perencanaan Procurement CoE (CoE-P)

Pada bagian ini diterangkan mengenai pendekatan yang dilakukan bagi UKPBJ yang telah ada dalam tahap
perencanaan Procurement CoE. Diharapkan keseluruhan aktivitas dalam milestone ini dapat diselesaikan
dalam durasi 3-5 bulan mengingat diperlukan kolaborasi dengan berbagai pihak. Perlu diingat bahwa
beberapa aktivitas dapat dilakukan secara paralel.

Procurement Diharapkan penyelesaian
CoE (dalam bulan)
1 Perancangan program bimbingan Rencana Rencana Program 1
internal Bimbingan Bimbingan
Internal (IAPP)
2 Perancangan program bimbingan Rencana Rencana Program 1
eksternal Bimbingan sosialisasi
Eksternal (EAPP)
3 Pembekalan kemampuan mentoring Rencana Peningkatan kemampuan 2
bagi para staf UKPBJ untuk Bimbingan mentoring (terukur
mendukung pelaksanaan bimbingan Internal (IAPP) menggunakan tes
dan sosialisasi peningkatan nilai
pemahaman)
4 Mengimplementasikan program Rencana Laporan pelaksanaan 2
bimbingan/sosialisasi internal Bimbingan program bimbingan
Internal (IAPP)
5 Mengimplementasikan program Rencana Laporan pelaksanaan 2
bimbingan/sosialisasi eksternal Bimbingan program sosialisasi
Eksternal (EAPP)
6. Implementasi Procurement CoE (CoE-Imp.)

implementasi Procurement CoE, untuk bergerak ke tahapan berikutnya. Diharapkan keseluruhan aktivitas
dalam milestone ini dapat diselesaikan dalam durasi 3 bulan. Perlu diingat bahwa beberapa aktivitas dapat
dilakukan secara paralel.
1. Survei Pelanggan Internal

Sangat disarankan untuk melakukan survei kepada pelanggan internal 2 kali dalam satu tahun, tengah
tahun dan akhir tahun. Target dari survei internal ini adalah perwakilan dari unit belanja (SKPD) dengan
berbagai peran pengadaan (seperti PA/KPA, PPK, PPHP)

Procurement CoE Diharapkan penyelesaian
(dalam bulan)
1 Merancang kuesioner survei Survei Pelanggan Kuesioner survei 1
Internal pelanggan internal
2 Mengumpulkan data survei Penyimpanan data 1
hasil survei
3 Melakukan validasi data survei dan Hasil analisis data <1
melakukan analisis pelanggan
4 Laporan hasil survei pelanggan internal Laporan survei 1
pelanggan
21
4.2.6.2. Survei Eksternal (Vendor)

Disarankan untuk melakukan survei kepada pelanggan eskternal 1 kali dalam satu tahun, di akhir tahun.
Target dari survei eksternal ini adalah penyedia (vendor) namun dapat juga diperluas hingga APIP, APH, LSM,
Wartawan, atau lainnya

(dalam bulan)
1 Merancang kuesioner survei Survei Pelanggan Kuesioner survei 1
Eksternal penyedia
2 Mengumpulkan data survei Penyimpanan data 1
hasil survei
3 Melakukan validasi data survei dan Hasil analisis data <1
melakukan analisis penyedia
4 Laporan hasil survei pelanggan Laporan survei 1
eksternal penyedia
4.2.7. Manajemen Procurement CoE (CoE-M.)

manajemen Procurement CoE, untuk bergerak ke tahapan berikutnya. Diharapkan keseluruhan aktivitas
dalam milestone ini dapat diselesaikan dalam durasi 6 bulan. Waktu yang panjang dibutuhkan untuk
memastikan inisiatif SOP dan KM dapat terakomodir dalam sistem IT. Perlu diingat bahwa beberapa aktivitas
dapat dilakukan secara paralel.

(dalam bulan)
1 Rancangan Pedoman Pengadaan (SOP Pedoman Pengadaan Rancangan Pedoman 1
Terintegrasi) (SOP, Peraturan, Pengadaan
2 Finalisasi dan pengesahan pedoman Kebijakan) Pedoman Pengadaan 2
pengadaan yang telah disahkan
3 Penyusunan kerangka manajemen Manajemen Informasi Pedoman KM 1.5
pengetahuan dan taksonomi yang dan Pengetahuan
dibutuhkan (I&KM)
4 Perancangan prosedur manajemen Pedoman <1
pengetahuan Implementasi KM
5 Persiapan kebutuhan sumber daya fisik Laporan Kebutuhan 1

penerapan manajemen pengetahuan Sumber Daya
6 Implementasi manajemen pengetahuan Laporan KM 1

(KM) dan pengawasan
4.2.8. Institusionalisasi Procurement CoE (CoE-Ins.)

institusionalisasi Procurement CoE, untuk bergerak ke tahapan berikutnya. Diharapkan keseluruhan
aktivitas dalam milestone ini dapat diselesaikan dalam durasi 4 bulan. Karakter aktivitas dalam urutan ini
membutuhkan proses yang konsisten selama periode waktu tertentu. Perlu diingat bahwa beberapa aktivitas
dapat dilakukan secara paralel.
22

(dalam bulan)
1 Membimbing dan mendorong UKPBJ Program Bimbingan Jadwal aktivitas 2
untuk merealisasikan kegiatan Kunjungan dan
kunjungan (bimbingan) dalam berbagi Pembinaan
pengetahuan di seluruh rantai nilai Hubungan
pengadaan
2 Meninjau pelaksanaan kegiatan Laporan aktivitas 2
kunjungan yang dilakukan Kunjungan dan
Pembinaan
Hubungan
4.2.9. Procurement CoE Monitoring and Coaching (CoE-M&C.)

Pada bagian ini diterangkan mengenai pendekatan yang dilakukan bagi UKPBJ yang telah ada meraih
keseluruhan tahap, sehingga yang harus dilakukan adalah meningkatkan peran dan kontribusinya keseluruh
rantai nilai pengadaan, dalam hal berbagi pengetahuan dan pengalaman, dan mewujudkan dirinya sebagai
pusat Keunggulan pengadaan. Diharapkan keseluruhan aktivitas dalam milestone ini dapat diselesaikan dalam
durasi 4 bulan. Karakter aktivitas dalam urutan ini membutuhkan proses yang konsisten selama periode
waktu tertentu. Pada prinsipnya tahapan ini adalah tahapan yang mencirikan sebuah UKPBJ Champion
(unggulan/juara/panutan) yang ditunjukkan melalui kemampuan mereka yang secara proaktif berbagi
keunggulan dan nilai-nilai tersebut pada UKPBJ lainnya.

Procurement Diharapkan penyelesaian
CoE (dalam bulan)
1 Mengimplementasikan program Program bimbingan Dokumentasi pelaksanaan 4
mentoring dan coaching untuk berbagi eksternal program mentoring dan
ilmu coaching Procurement
CoE
2 Melakukan kajian keberhasilan Laporan <1
program implementasi yang dilakukan keberhasilan/pencapaian
program dan rencana
tindak lanjut
23
4.3. Kriteria Procurement CoE

Dalam kerangka Procurement CoE, dibutuhkan sebuah konsep/alat ukur sebagai dasar
pemantauan/penilaian pencapaian organisasi di 4 domain dari hasil penerapan aktivitas inti Procurement
CoE. Untuk itulah diformulasikan 22 sub indikator yang menjadi kiteria Procurement CoE, yang dapat
dipandang sebagai batas minimum yang harus dicapai oleh UKPBJ demi mewujudkan diri sebagai
Procurement CoE.
Kriteria Level Definisi Karakter
Procurement CoE Procurement
CoE
Institusional
Status Hukum 3 Fungsi pengadaan dijalankan oleh UKPBJ yang permanen S

Tugas dan Peran 4 UKPBJ secara aktif berkoordinasi dengan PPK, PA/KPA, PPHP dan Satuan K
UKPBJ Kerja Pengguna Barang/Jasa dalam menjalankan perannya sebagai
koordinator lintas sektoral di seluruh mata rantai proses pengadaan
(SOP) Standard 3 Sudah terdapat SOP yang tidak hanya fokus pada proses pemilihan namun K
Operating juga sudah mencakup proses perencanaan pengadaan dan pengelolaan
Procedures kontrak
Kecukupan SDM 2 Jumlah staf UKPBJ sudah mencukupi, sudah menjadi pegawai penuh S
waktu UKPBJ serta memiliki kompetensi teknis pengadaan yang
diperlukan
Kecukupan 3 Pembiayaan operasional UKPBJ sudah dianggarkan satu tahun ke depan S
Pendanaan yang juga mencakup program pengembangan organisasi UKPBJ
Pelanggan Internal 3 UKPBJ sudah melakukan analisis stakeholder sebagai dasar bagi UKPBJ P
untuk membangun hubungan pelanggan internal
Penyedia (Vendors) 3 UKPBJ sudah melakukan analisis data penyedia sesuai dengan kebutuhan P
barang/jasa untuk menentukan langkah dalam membangun hubungan
dengan penyedia
Hubungan 3 UKPBJ sudah memiliki panduan terkait kehumasan pengadaan dan secara P
Masyarakat rutin mempublikasikan kegiatan-kegiatan UKPBJ melalui media masa
Manajemen
Indikator Kinerja 3 Indikator kinerja pengadaan sudah mencakup 4 area (ketetepatan waktu, O
penghematan biaya, kualitas, dan tingkat layanan)
Penetapan target 3 Target kinerja pengadaan sudah ditetapkan berdasarkan data kinerja O
kinerja Organisasi historis dari tahun-tahun sebelumnya (baseline)
Manajemen Kinerja 3 Pengelolaan Kinerja Pengadaan sudah diimplementasikan secara O
menyeluruh (mulai dari tahap perencanaan sampai tahap pengawasan,
evaluasi dan pelaporan)
Pengelolaan 4 Sudah terdapat sentralisasi dokumen pengadaan (yang mencakup Per
Dokumen dan perencanaan, pemilihan, dan kontrak) dan dokumen pendukung yang
Pengetahuan dimanfaatkan untuk peningkatan kinerja (materi pelatihan) dan
pengambilan keputusan strategis
Hubungan 3 Kepala UKPBJ menyusun pemetaan pemangku kepentingan sehingga pola K
pimpinan dengan hubungan yang dibangun sesuai dengan kebutuhan masing-masing
pemangku pemangku kepentingan
kepentingan
Kolaborasi internal 3 Sudah menjalankan program mentoring pengadaan yang bertujuan untuk Per
UKPBJ meningkatkan kolaborasi internal dan juga mengembangkan kualitas staf
UKPBJ
Visi Strategis 3 UKPBJ telah memiliki rencana strategis organisasi (mencakup visi, misi, S
rencana kegiatan Pokja, rencana perbaikan kinerja, dsb) untuk mendukung
kegiatan operasional pengadaan
Operasional
24
Kriteria Level Definisi Karakter

Procurement CoE Procurement
CoE
Monitoring dan 3 Sudah menjalankan proses monitoring dan evaluasi program pengadaan Per
Evaluasi dan sudah menghasilkan laporan manajemen yang bermanfaat bagi
penyelesaian program kerja organisasi
Debriefing Pasca 3 UKPBJ sudah memberikan penjelasan hasil pemilihan via surat atau email P
Pengadaan kepada penyedia yang berpartisipasi agar dapat menerima keputusan
dengan baik
Whistleblower & 3 Terdapat sistem pengaduan dengan tata kelola yang baik dan melibatkan K
Sistem Pengaduan pihak terkait internal dan sudah disosialisasikan secara efektif ke seluruh
staf
Penerapan Sistem 3 Sudah mengimplementasikan sistem informasi pendukung tambahan di S
luar SPSE sebagai fungsi pelaporan (eReporting)
Personel
Asesmen 2 Sudah menjalankan penilaian kemampuan berbasis persyaratan jabatan Per
Kemampuan SDM fungsional pengadaan
Bimbingan Teknis & 3 Program kerja Bimtek oleh UKPBJ sudah berfokus pada peningkatan P
Transfer kinerja PBJ dengan kombinasi bimbingan teknis pengadaan maupun
Pengetahuan manajerial serta melalui mekanisme pelatihan, pendampingan serta
coaching
Perencanaan SDM 3 Sudah terdapat rencana penempatan SDM UKPBJ yang sesuai dengan S
peraturan dan berdasarkan analisis beban kerja serta mengakomodasi
kebutuhan pelaksanaan kegiatan pengembangan kapasitas UKPBJ
25
Tahapan Menuju Procurement CoE
5. Tahapan Menuju Procurement CoE

Pada bagian ini dijabarkan mengenai pengalaman yang disarikan dari perjalanan program implementasi
Procurement CoE di 44 UKPBJ percontohan. Pada bagian pertama akan dibahas mengenai pengalaman upaya
penerapan konsep Procurement CoE di UKPBJ percontohan. Sedangkan bagian kedua akan dibahas secara
mendetail contoh sukses penerapan 22 kriteria Procurement CoE di UKPBJ percontohan.
1. Kunci Keberhasilan
Dalam upaya menerapkan konsep Procurement CoE di 44 UKPBJ percontohan, meskipun tiap UKPBJ
memiliki tantangan-tantangan khas yang berbeda satu sama lain, namun dari pengalaman didapati bahwa
terdapat hal-hal yang secara umum terjadi di mayoritas UKPBJ percontohan, yang menjadi tantangan bersama
dalam mewujudkan UKPBJ sebagai Procurement CoE. Dalam bagian ini akan dijabarkan isu dan tantangan
umum mewujudkan Procurement CoE, beserta pelajaran yang dapat dipetik dari pengalaman implementasi
Procurement CoE diUKPBJ percontohan.
1. Dukungan Jajaran Pimpinan dan Pemangku Kepentingan

dalam penetapan organisasi pengadaan yang kokoh
Latar Belakang Di sebuah UKPBJ didapati bahwa pencapaian program transformasi mengalami
hambatan, tidak seperti di UKPBJ lainnya. Hal ini dikarenakan UKPBJ tidak
kunjung menjadi organisasi yang mapan (permanen) dan struktural. Dirasakan
bahwa terdapat resistensi dari pucuk pimpinan K/L/D/I yang menghambat laju
gerak UKPBJ memperbaiki dirinya.
Setelah dipahami lebih lanjut, resistensi tersebut tercipta akibat adanya
keengganan dari pimpinan untuk melakukan modernisasi organisasi pengadaan
karena dikhawatirkan akan mengganggu operasional rutin pemerintahan dan
sistem pengadaan yang sudah berjalan. Kekhawatiran ini mungkin terjadi karena
kurangnya pemahaman yang menyeluruh terkait manfaat program
Identifikasi Isu  Tidak ada dukungan pucuk pimpinan sebagai power sponsor
 Kurangnya sosialisasi manfaat program pada pemangku kepentingan
 Kurangnya rasa kepemilikan pimpinan pada MoU yang sudah ditandatangani
di awal program
Langkah 1. Menelusuri akar permasalahan (akar permasalahan bukanlah UKPBJ yang
Penanggulangan belum permanen, melainkan pimpinan yang tidak mendukung)
2. Melakukan pemetaan pemangku kepentingan
3. Menyiapkan contingency plan untuk mengalihkan power sponsor ke key
stakeholder yang lain. Salah satunya melakukan eskalasi, seperti misalnya di
awal power sponsor adalah AsDa, maka coba dialihkan langsung ke SekDa
atau bahkan Kepala Daerah.
4. Melakukan kegiatan komunikasi dan sosialisasi secara aktif dan intensif untuk
menginformasikan manfaat dari program dan progres yang telah dicapai dari
waktu ke waktu untuk menimbulkan rasa kepemilikan dan optimisme
terhadap program. Salah satu topik yang bisa diangkat adalah success story
UKPBJ lainnya yang memberikan manfaat bagi para Key Stakeholder.
5. Materi informasi didesain sedemikian rupa sehingga dapat memberi informasi
yang lengkap dengan singkat
26
Kesimpulan  Analisis mendalam perlu dilakukan untuk mendapatkan akar permasalahan

Pelajaran yang dari tantangan dan isu yang dihadapi. Bisa menggunakan metode 5 why
Dipetik  Atas setiap rencana perlu disiapkan contignecy plan bilamana rencana utama
tidak berjalan
 Karakteristik organisasi pemerintahan yang hierarki menjadikan aktivitas
pemetaan pemangku kepentingan menjadi amat sangat penting sehingga kita
tidak salah menentukan power sponsor dari program yang dilakukan
 Pentingnya perencanaan komunikasi yang baik yang terjadwal secara
periodik untuk memelihara optimisme dan kepemilikan.
 Adanya quickwins yang dapat direalisasikan dalam waktu singkat serta
memberikan dampak bagi organisasi ataupun menyampaikan laporan dalam
bentuk visual (menggunakan dashboard) yang mampu membantu
penyampaian informasi pada power sponsor secara efektif dan efisien
5.1.2. Komitmen dan motivasi pimpinan UKPBJ untuk mendukung

transformasi
Latar Belakang Di sebuah UKPBJ didapati bahwa sebagian besar staf memiliki keinginan kuat dan
ketertarikan pada setiap rangkaian program transformasi implementasi
Procurement CoE. Hal ini dapat dilihat dalam antusiasme aktivitas Mentoring dan
Training. Namun pencapaian personel pada sesi mentoring dan training tidak
memberikan dampak kepada pencapaian organisasi secara keseluruhan, yang
mana diindikasikan dari skor pencapian Procurement CoE yang sulit untuk
berkembang. Kesulitan terjadi karena Kepala UKPBJ yang biasanya menjadi
kepanjangan tangan mentor tidak dapat berkolaborasi dengan baik
Disisi lain terdapat UKPBJ dengan ukuran yang lebih kecil, juga dengan prestasi
individu para staf-nya di sesi pelatihan yang tidak seberapa gemilang, mampu
menunjukkan hal mengejutkan.UKPBJ tersebut dipimpin oleh Kepala UKPBJ
yang proaktif, semangat, dan termotivasi terhadap program ini sehingga justru
mampu menunjukkan skor pencapaian Procurement CoE yang baik. Dari hasil
pemantauan terlihat bahwa setiap mentor selesai melaksanakan kunjungan/visit
maka kegiatan follow up langsung dieksekusi oleh UKPBJ tersebut dibawah
arahan jelas dan pengawasan ketat dari Kepala UKPBJ tersebut.
Identifikasi Isu  Pengaruh pimpinan UKPBJ terhadap kemajuan keseluruhan organisasi sangat
besar
 Kompetensi individu (yang tampak pada sesi pelatihan) tetaplah penting,
namun perlu satu figure yang dapat mengarahkan segala potensi individu
tersebut
 Di salah satu UKPBJ terdapat kurangnya komitmen dan trust pada diri Kepala
UKPBJ, sehingga tidak meyakini dampak positif program yang bermuara pada
tidak termotivasinya Kepala UKPBJ tersebut menjadi kepanjangan tangan
mentor
Langkah 1. Memberikan sesi komunikasi khusus pada Kepala UKPBJ untuk membangun
Penanggulangan trust, komitmen dan motivasi untuk berkolaborasi mendukung
keberlangsungan implementasi Procurement CoE
2. Bila sesi komunikasi tidak berhasil, maka yang perlu dilakukan adalah eskalasi
ke power sponsor, sehingga power sponsor bisa membantu meyakinkan
Kepala UKPBJ untuk mengawal program dengan baik
3. Membangun komitmen keseluruhan tim UKPBJ untuk mendukung penuh
Kepala UKPBJ dan seluruh tim kerja implementasi Procurement CoE
27
4. Membentuk aura kompetisi positif sehingga dapat meningkatkan motivasi

Kepala UKPBJ dalam memajukan organisasinya, menjadi yang terbaik dalam
lingkungannya
Kesimpulan Pelajaran  Peran pimpinan UKPBJ amat besar dalam menentukan kesuksesan
yang Dipetik implementasi Procurement CoE
 Perlunya power sponsor sebagai point of escalation apabila terdapat isu yang
akan menghambat progres pencapaian UKPBJ menjadi Procurement CoE
 Pentingnya unsur kompetisi positif untuk memacu motivasi Kepala UKPBJ
dan organisasi UKPBJ secara keseluruhan untuk menunjukkan pencapaian
tinggi dalam implementasi UKPBJ, dengan target menjadi yang terbaik di
sekitar lingkungan kerjanya
5.1.3. Komunikasi dan kolaborasi antar UKPBJ

Latar Belakang Di awal program modernisasi UKPBJ yang dimotori oleh LKPP dan MCA-I,
seluruh UKPBJ yang menjadi proyek percontohan diperkenalkan dengan konsep
baru mengenai bagaimana menjadi organisasi pengadaan yang modern, melalui
implementasi konsep Procurement CoE (center of excellence) dan manajemen
kinerja. Akan tetapi di saat awal sulit bagi sebagian besar UKPBJ untuk
mengimplementasikan konsep pengadaan yang modern tersebut. Hal ini
dikarenakan mereka belum memiliki bayangan mengenai bagaimana aktualisasi
konsep tersebut dalam keseharian yang mereka jalani. Belum lagi ada cukup
banyak area perbaikan yang harus secara bersamaan diwujudkan untuk
menjadikan UKPBJ sebagai Procurement CoE.
Namun seiring berjalannya waktu didapati bahwa setiap UKPBJ memiliki
keunggulan di beberapa aspek perbaikan tertentu. Sehingga UKPBJ A bisa
mewujudkan konsep Procurement CoE pada aspek satu, namun UKPBJ B mampu
mewujudkan konsep Procurement CoE pada aspek lainnya. Menyikapi kenyataan
ini, maka yang dapat dilakukan adalah mengumpulkan referensi keunggulan dari
tiap UKPBJ yang mampu mencapai aspek-aspek perbaikan yang berbeda satu
sama lain. Kemudian kumpulan referensi tersebut disebarkan ke seluruh UKPBJ
percontohan, sehingga UKPBJ yang unggul di aspek satu bisa mencontoh
keunggulan UKPBJ lain di aspek perbaikan yang lain pula. Dengan pendekatan ini
progres kemajuan UKPBJ percontohan menuju Procurement CoE dapat
dipercepat dan juga lebih merata diantara keseluruhan UKPBJ percontohan
Identifikasi Isu  Tiap UKPBJ memiliki keunggulan masing masing

 Pada awalnya tidak ada jejaring komunikasi dan kolaborasi yang baik diantara
UKPBJ
 Kurangnya referensi menjadi kendala bagi UKPBJ dalam menerapkan konsep
Procurement CoE
Langkah 1. Mengidentifikasi potensi dan keunggulan tiap UKPBJ
Penanggulangan 2. Mengumpulkan referensi lengkap pengimplementasian Procurement CoE
3. Membangun jejaring komunikasi dan kolaborasi. Dalam program modernisasi
pengadaan hal ini dibentuk melalui interaksi dan aktivitas bersama pada saat
pelatihan, workshop, forum nasional/regional, dan lain sebagainya. Yang
kemudian ditindaklanjuti dan dikelola dalam keseharian aktivitas
4. Jejaring komunikasi tersebut kemudian dimanfaatkan untuk berbagi
pengalaman, nilai-nilai, dan referensi praktik terbaik pengadaan yang telah
mengacu pada konsep Procurement CoE
28
Kesimpulan  Kolaborasi antar UKPBJ amat penting bagi percepatan implementasi

Pelajaran yang Procurement CoE yang merata di seluruh Indonesia
Dipetik
 Jejaring komuikasi dan kolaborasi UKPBJ sudah mulai mewujud dan perlu
tetap dipelihara agar semakin luas cakupannya dan semakin besar
manfaatnya
 Pentingnya sumber referensi yang lengkap dan didokumentasikan dengan
baik sehingga memudahkan akses secara luas bagi pihak- pihak yang
membutuhkan
5.1.4. Komunikasi dan kolaborasi di tingkat penetapan kebijakan

Latar Belakang Dalam beberapa kesempatan terkadang regulasi bisa menjadi tantangan bagi
proses transformasi, termasuk dalam proses transformasi UKPBJ menuju
Procurement CoE. Terdapat beberapa regulasi yang seolah kontradiktif satu
dengan yang lain. Belum lagi pemahaman tiap instansi akan regulasi tesebut bisa
berbeda. Kerap kali kondisi ini menimbulkan keraguan bagi organisasi pengadaan
untuk bergerak cepat mentransformasikan dirinya menuju Procurement CoE.
Dalam beberapa kesempatan keraguan ini dapat terjawab dengan adanya forum
diskusi yang dihadiri oleh perwakilan para pembuat kebijakan. Dari forum itu
seringkali didapat klarifikasi dan kesepakatan mengenai bagaimana cara
memahami berbagai regulasi yang seolah saling bertumpuk satu sama lain
sehingga mampu menjawab beberapa keraguan yang ada.
Yang perlu dilakukan adalah bagaimana menyebarluaskan kesepakatan informasi
tersebut pada jejaring UKPBJ di seluruh Indonesia, sehingga mereka memilki
pemahaman yang sama dan dapat bergerak serempak menuju Procurement CoE.
Identifikasi Isu  Pengadaan di Indonesia telah diatur melalui seperangkat regulasi yang
lengkap dan banyak
 Pemaknaan dari regulasi yang tidak tepat dapat menimbulkan kebingungan
dan keragu-raguan
 Aliran informasi dan komunikasi pengambil kebijakan yang terputus dengan
UKPBJ
Langkah 1. Mengidentifikasi regulasi mana saja yang memiliki potensi misinterpretasi
Penanggulangan
2. Mengadakan forum diskusi yang melibatkan berbagai pihak termasuk
pengambil keputusan dan pembuat kebijakan
3. Menyusun dan melakukan strategi sosialisasi dan komunikasi atas
kesepakatan informasi tersebut
Kesimpulan Pelajaran  Pentingya membina komunikasi yang melibatkan keseluruhan pemangku
yang Dipetik kepentingan di Indonesia terutama diantara pengambil keputusan dan
pembuat kebijakan
 Forum diskusi merupakan sarana yang baik untuk menyatukan visi dan
menyelaraskan pemahaman antar semua pemangku kepentingan pengadaan
pemerintah Indonesia
 Strategi komunikasi dan sosialisasi yang baik perlu diterapkan agar manfaat
dari forum diskusi yang diadakan dapat dirasakan secara lebih luas
29
2. Langkah – Langkah Penerapan Procurement CoE

Bagian ini akan menjabarkan kisah sukses UKPBJ percontohan dalam mewujudkan diri sebagai Procurement
CoE dan pengalaman proses transformasi yang dilalui. Bagian ini disusun berdasarkan 22 kriteria
Procurement CoE sebagai kerangka penuturannya. Diharapkan bagian ini dapat menjadi petunjuk detail untuk
mencapai dan mewujudkan seluruh 22 kriteria Procurement CoE sebagai indikator telah terjadinya
pengembangan organisasi dalam 4 domain kematangan organisasi melalui serangkaian aktivitas Procurement
CoE, baik yang inti maupun pelengkap.
1. Status Hukum (Sub Indikator 1.1.1)

1. Langkah-langkah
No Langkah-langkah
1 Menyusun draf Regulasi (mis. Peaturan Kepala K/L/D/I) untuk organisasi dan kelembagaan Fungsi
Pengadaan
2 Mengesahkan draf Regulasi untuk ditandatangani Kepala K/L/D/I
3 Sosialisasi regulasi mengenai organisasi dan kelembagaan Fungsi Pengadaan yang baru kepada
seluruh jajaran di lingkungan K/L/D/I
4 Menyusun tahap dan jadwal implementasi organisasi dan kelembagaan Fungsi Pengadaan yang baru
5.2.1.2. Referensi
No Dokumen Referensi
1 Peraturan Organisasi Pengadaan Permanen Appendix B.1
2 Organigram - Bagan Struktur Organisasi
5.2.1.3. Cerita Sukses

Studi Kasus Kota Yogyakarta
Tahapan Proses 1. Juli 2013 – Sept 2013 | Merumuskan dokumen kajian tentang layanan
pengadaan yang berstatus permanen dan independen. Dilakukan
serangkaian diskusi dengan Bappeda, SekDa, dan Bagian Organisasi
2. Des 2013 | Melaksanakan dengar pendapat dengan Kepala Daerah dan
DPRD terkait wacana pembentukan UKPBJ permanen
3. Jan 2014 – Feb 2014 | Perumusan draf rancangan PerDa sebagai bagian
dari Raperda organisasi dan tata kerja sekretariat daerah dan sekretariat
DPRD
4. Sept 2016 – Okt 2016 | Perumusan Perda Kelembagaan UKPBJ
berdasarkan PP N0. 18 tahun 2016 menjadi Bagian Layanan Pengadaan
(BALAPAN)
Output  UKPBJ saat ini memiliki peran yang strategis sebagai penyusun kebijakan
pengadaan dan tidak hanya administratif. Peran strategis seperti menyusun
30

pedoman pengadaan, mengelola Katalog lLokal, mengelola pengadaan
berbasis elektronik
Lebih mandiri dalam menyusun kebijakan dan keputusan.
2. Tugas dan Peran UKPBJ (Sub Indikator 1.1.3)

1. Langkah-Langkah
No Langkah-Langkah
1 Menyusun draf Tugas dan Fungsi yang sesuai dengan bentuk organisasi dan kelembagaan fungsi
pengadaan yang baru (mencakup peran koordinasi lintas sektoral secara menyeluruh dalam proses
pengadaan dan peran pembinaan)
2 Mengesahkan dokumen Tugas dan Fungsi
3 Melakukan sosialisasi tugas dan fungsi baru kepada seluruh jajaran yang terlibat dalam K/L/D/I,
terutama kepada pemangku kepentingan langsung proses pengadaan (PA/KPA, PPK, PPHP)
5.2.2.2. Referensi
1 Regulasi yang mendefinisikan Tugas dan Peran strategis PSU Appendix B.2

Tahapan Proses 1. Tahun 2009 – 2011, tugas dan peran UKPBJ sebatas memproses
pelelangan.
2. Tahun 2011 – 2014, tugas dan peran UKPBJ dikembangkan sesuai Perpres
No. 54 Tahun 2010 (Peran UKPBJ dan Pokja diperjelas) dan telah
ditandatangani MoU antara LKPP dan Pemkot Yogyakarta Nomor
14/NKB.YK/2013 untuk mengikuti Program UKPBJ percontohan.
3. Tahun 2015, telah ditunjuk Koordinator Program untuk percepatan
pelaksanaan UKPBJ Percontohan dengan ditindaklanjuti pembentukan
Sekretariat Bersama (Sekber). Bagian Organisasi menyusun Tupoksi
UKPBJ dengan mempertimbangkan pengembangan ketugasan di UKPBJ
Output  UKPBJ proaktif melakukan koordinasi dengan seluruh pemangku

kepentingan sehingga perencanaan maupun pelaksanaan pengadaan
menjadi lebih baik
31
3. (SOP) Standard Operating Procedures (Sub Indikator 1.1.5)

1. Langkah-Langkah
No Langkah- Langkah
1 Menyusun draf SOP pengadaan terintegrasi (setidaknya mencakup SOP manajemen proses
perencanaan pengadaan, pemilihan, dan manajemen kontrak)
2 Melakukan diskusi asistensi penyusunan SOP dengan bagian terkait (mis. Bagian Hukum)
3 Berkoordinasi dengan bagian terkait untuk proses pengesahan SOP
4 Sosialisasi SOP yang sudah disahkan
5 Implementasi SOP disertai mekanisme lembar kendali sebagai bentuk monitoring dan evaluasi
proses implementasi SOP
5.2.3.2. Referensi
1 SOP Perencanaan Pengadaan Appendix B.3
2 SOP Eksekusi Pengadaan (Seleksi)
3 SOP Manajemen Kontrak
4 SOP Pengadaan Terpadu
5 Lembar Pengendalian Pelaksanaan SOP

Studi kasus Kota Yogyakarta
Tahapan Proses 1. Tahun 2015 menyusun SOP Internal UKPBJ dan Penyusunan Perwal
tentang Petunjuk Teknis PBJ
2. Tahun 2016 menyusun SOP Eksternal yang mencakup proses
perencanaan PBJ dan Pengelolaan Kontrak
3. Tersusunnya SOP Internal sebanyak 13 SOP dan SOP Eksternal sebanyak
5 SOP
Output  Dengan pedoman dan SOP yang jelas dan disahkan Kepala Daerah maka
proses pengadaan dapat dipahami lebih seragam oleh para pemangku
kepentingan
 Proses pelaksanaan pengadaan lebih efektif
32
4. Kecukupan SDM (Sub Indikator 1.1.6)

1. Langkah- Langkah
No Langkah Langkah
1 Penyusunan analisa beban kerja sesuai dengan status kelembagaan serta tugas dan fungsi organisasi
pengadaan yang baru
2 Pengajuan penyesuaian/pemenuhan kebutuhan staf UKPBJ sesuai ABK dengan berkoordinasi
dengan fungsi kepegawaian yang ada di K/L/D/I
3 Mendapatkan dokumen penempatan staf UKPBJ penuh waktu sesuai pengajuan
5.2.4.2. Referensi
1 Dokumen Penugasan Staf Penuh Waktu (SK Penempatan) Appendix B.4
2 Hasil Analisa Beban Kerja (dengan jumlah staf yang disarankan)

Tahapan Proses  Tahun 2014 telah ditetapkan personil tetap di UKPBJ sebanyak 5 (lima)
orang Pokja Tetap dan personil tidak tetap.
 Awal tahun 2015 telah ditetapkan Pejabat Fungsional Pengadaan sebanyak
12 orang.
Pertengahan tahun 2015, penerimaan CPN untuk formasi Jabfung PBJ
sebanyak 3 (tiga) orang.
 Sejak TA 2015 proses pengadaan barang/jasa telah dilakukan oleh Jabfung
PBJ
Output  Kualitas hasil kerja pengelola lebih baik

 Beban kerja dapat lebih merata direncanakan sesuai jumlah SDM yang
cukup berdasarkan analisa jabatan
5. Kecukupan Pendanaan (Sub Indikator 1.1.7)

1. Langkah-Langkah
No Langkah - Langkah
1 Menyusun dokumen usulan anggaran UKPBJ yang mencakup kegiatan operasional pengadaan dan
kegiatan peningkatan layanan UKPBJ (mis. Program Bimbingan dan Survei Kepuasan)
2 Mengajukan dokumen usulan anggaran UKPBJ kepada bagian terkait
3 Melakukan koordinasi untuk mendapatkan persetujuan atas usulan anggaran yang telah
disampaikan
33
5.2.5.2. Referensi
1 Alokasi anggaran untuk UKPBJ yang mencakup kegiatan Appendix B.5
operasional dan peningkatan layanan (mis.Program Bimbingan,
survei kepuasan)

Studi Kasus Kementerian Keuangan
Tahapan Proses  Mengusulkan anggaran kegiatan UKPBJ pada tahun anggaran
bersangkutan
 Pembahasan anggaran dengan unit terkait
 Anggaran UKPBJ dialokasikan dalam anggaran LPSE maupun Biro
Perlengkapan
Output Tersediannya anggaran untuk pelaksanaan tugas UKPBJ
6. Pelanggan Internal (Sub Indikator 1.3.1)

1. Langkah- Langkah
No Langkah Langkah
1 Melakukan analisa pemangku kepentingan termasuk pemetaan pemangku kepentingan
2 Menyusun rencana keterlibatan pemangku kepentingan (termasuk rencana pelaksanaan survei
kepuasan)
3 Melaksanakan rencana keterlibatan pemangku kepentingan terutama survei kepuasan yang
dilakukan secara periodik
5.2.6.2. Referensi
1 Dokumen analisa pemangku kepentingan (termasuk pemetaan Appendix B.6
pemangku kepentingan)
2 Hasil Survei Internal
34

Tahapan Proses 1. Dilakukan analisa pemangku kepentingan internal yang terlibat dalam
proses pengadaan
2. Melakukan komunikasi dengan pemangku kepentingan internal melalui
forum Sosialikasi, FGD, Bimtek
3. Melakukan pengukuran kepuasan pelanggan internal
Output  Efektivitas pelaksanaan kegiatan dengan para pelanggan lebih baik karena
kebutuhan dan pendekatan ke pelanggan disusun berdasarkan kebutuhan
pelanggan tersebut
 Tingkat kepuasan pelanggan meningkat
7. Penyedia (Vendors) (Sub Indikator 1.3.2)

1. Langkah- langkah
No Langkah- Langkah
1 Melakukan analisa penyedia (termasuk membuat daftar ketersediaan penyedia)
2 Menyusun rencana keterlibatan penyedia (termasuk rencana siklus survei penyedia)
3 Mengimplementasi rencana keterlibatan serta pelaksanaan siklus kepuasan penyedia
5.2.7.2. Referensi
1 Analisa keterlibatan penyedia (termasuk Daftar Penyedia / Basis Appendix B.7
Data)
2 Hasil survei penyedia

Tahapan Proses 1. Dilakukan analisa pemangku kepentingan eksternal yang terlibat dalam
proses pengadaan
2. Melakukan komunikasi dengan pemangku kepentingan eksternal melalui
forum Sosialisasi, FGD, Bimtek, Gathering
3. Melakukan pengukuran kepuasan pelanggan eksternal
Output  Efektivitas pelaksanaan kegiatan dengan para pelanggan eksternal
menjadi lebih baik karena disusun berdasarkan kebutuhan pelanggan
 Tingkat kepuasan pelanggan meningkat
35
8. Hubungan Masyarakat (Sub Indikator 1.3.3)

1. Langkah- Langkah
No Langkah-Langkah
1 Menyusun prosedur dan panduan komunikasi kepada masyarakat secara aktif
2 Penyusunan program kehumasan sesuai dengan prosedur dan panduan
3 Pelaksanaan program kehumasan yang didukung dengan dokumentasi kegiatan UKPBJ yang baik
yang dipublikasikan di media
4 Administrasi dan tata kelola dokumentasi publikasi dan kegiatan kehumasan lainnya
5.2.8.2. Referensi
1 Pedoman Prosedur Komunikasi Humas Appendix B.8
2 Dokumentasi Publikasi Media Massa

Tahapan Proses  Menyiapkan Panduan Kehumasan berdasarkan praktik kehumasan yang
selama ini telah dilakukan.
 Memanfaatkan media yang sudah ada (website dan warta e-proc)
Output  Warta e-procurement sebagai media cetak yang menginformasikan

kegiatan pengadaan di Kementerian Keuangan
 Update informasi pengadaan di lingkungan Kementerian Keuangan pada
website Pusat LPSE
9. Indikator Kinerja (Sub Indikator 2.1.1)

1. Langkah- Langkah
No Langkah Langkah
1 Menetapkan visi kinerja pengadaan
2 Melakukan diskusi untuk menetapkan indikator kinerja yang digunakan yang mencakup 4 area
outcome dan sesuai dengan visi kinerja pengadaan
3 Menyusun dokumen yang berisi penjelasan penggunaan indikator kinerja yang disepakati beserta
atributnya
36
No Langkah Langkah
4 Sosialisasi indikator kinerja yang digunakan kepada pihak terkait
5.2.9.2. Referensi
1 Lembar Deskripsi Indikator Kinerja Pengadaan Terapan dengan Appendix B.9
atribut masing-masing indikator.

Tahapan Proses 1. Menetapkan visi, misi dan area strategis Pengadaan
2. Mengumpulkan data dan informasi pengadaan untuk menyusun baseline
dan menetapkan Target Kinerja Pengadaan Tahun 2016
3. Melakukan pengukuran kinerja melalui 3 (tiga) area, yaitu:
• Timelines diukur dari Proses Pengadaan Selesai Tepat Waktu,
• Kualitas Pengadaan diukur dari Kualitas Rencana Pengadaan,
Partisipasi Penyedia, Kesesuaian dengan Persyaratan Pelelangan,
Kesesuaian dengan Persyaratan Kontrak,
• Tingkat Layanan diukur dari Kepuasan Pelanggan Internal, dan
Kepuasan Pelanggan Eksternal.
Output  Indikator kinerja yang digunakan dipahami dengan jelas oleh semua staf
UKPBJ
10. Penetapan Target Kinerja Organisasi (Sub Indikator 2.1.2)

1. Langkah- Langkah
No Langkah- Langkah
1 Menetapkan visi kinerja pengadaan
2 Mengumpulkan data historis terkait indikator yang sudah ditetapkan
3 Menetapkan baseline untuk tiap indikator kinerja berdasarkan data historis
4 Menyepakati target kinerja untuk tiap indikator dengan referensi baseline yang ada
5 Menyusun dokumentasi perencanaan kinerja yang lengkap mencakup baseline dan target
37
5.2.10.2. Referensi
1 Dokumen Perencanaan Kinerja Pengadaan (termasuk proses Appendix B.10
penetapan Baselining dan penetapan target)

Tahapan Proses 1. Menentukan area strategis yang disesuaikan dengan Renja dan Renstra
UKPBJ
2. Merumuskan baseline 2015 dari data Pengadaan tahun 2013, 2014 untuk
diolah menjadi baseline dari area dan indikator kinerja untuk dasar
menentukan target kinerja pengadaan
3. Menyusun Laporan hasil olah data Pengukuran Kinerja Pengadaan setiap
tahun (telah dilakukan pengukuran tahun 2015)
Output  Target disusun lebih tepat dengan memperhatikan baseline tahun
sebelumnya
 Mendapatkan komitmen dari pimpinan untuk pencapaian target
11. Manajemen Kinerja (Sub Indikator 2.1.3)

1. Langkah- Langkah
No Langkah- Langkah
1 Melakukan perencanaan kinerja (termasuk penentuan visi pengadaan, penetapan indikator kinerja,
pengumpulan data baseline, dan penetapan target)
2 Menunjuk PIC dalam mengadministrasi proses monitor dan update data kinerja
3 Melakukan monitor dan update data kinerja pengadaan tahun berjalan
4 Menyusun laporan yang dilengkapi dengan analisa capaian kinerja pengadaan yang dibandingkan
dengan target yang ditetapkan
5 Melaporkan pencapaian kinerja kepada jajaran pimpinan
6 Memformulasikan aksi tindak lanjut dalam melakukan perbaikan kinerja tahun berikutnya
5.2.11.2. Referensi
1 Dokumen Perencanaan Kinerja Pengadaan (termasuk proses Appendix B.11
penetapan dan penetapan target)
38
2 Dokumen Laporan Kinerja Pengadaan (termasuk Rencana Aksi

Analitik dan Tindak Lanjut)

Tahapan Proses  Pengumpulan data untuk mengetahui pencapaian kinerja tahun 2016 dan
penetapan target kinerja 2017
 Penyusunan Laporan Kinerja 2016 dan Target Kinerja 2017
 Penyampaian Laporan kepada Pimpinan
Output  Laporan Performance Measurent and Managament Tahun 2016
12. Pengelolaan Dokumen dan Pengetahuan (Sub Indikator

2.1.4)
1. Langkah- Langkah
No Langkah- Langkah
1 Penetapan sistem taksonomi sederhana
2 Pengumpulan dokumen pengadaan (yang mencakup perencanaan, pemilihan, dan kontrak) serta
dokumen lain yang mendukung pengembangan organisasi
3 Pengarsipan dokumen menggunakan taksonomi yang ditetapkan
4 Menyusun petunjuk tata kelola dokumen (penambahan koleksi, akses, dsb.)
5 Sosialisasi petunjuk tata kelola dokumen ke pihak yang terkait
5.2.12.2. Referensi
1 Sistem arsip sederhana untuk memungkinkan pengelolaan Appendix B.12
dokumen dan pengetahuan (termasuk sistem taksonomi untuk
memudahkan proses pencarian kembali)

Studi Kasus Kabupaten Gresik
Tahapan Proses  Melakukan audiensi dengan pimpinan untuk mendapatkan memo edaran
bagi seluruh SKPD untuk memberi akses bagi UKPBJ untuk
mendapatkan salinan seluruh dokumen pengadaan
39
Studi Kasus Kabupaten Gresik

 Membuat prosedur pengumpulan dokumen pengadaan (termasuk
taksonomi, dan batasan akses bagi tiap- tiap pemangku kepentingan
pengadaan)
 Menyiapkan infrastruktur (rekap digital, lemari, harddisk, dsb.)
Output  Sistem tata kelola dokumen sederhana yang memudahkan telusur jejak
pengadaan untuk kepentingan evaluasi dan perencanaan perbaikan
13. Hubungan pimpinan dengan pemangku kepentingan (Sub

Indikator 2.2.1)
1. Langkah - Langkah
No Langkah Langkah
1 Melakukan pemetaan pemangku kepentingan
2 Melakukan analisa berdasarkan hasil pemetaan pemangku kepentingan
3 Menyusun rencana keterlibatan pemangku kepentingan
4 Menjalankan rencana keterlibatan pemangku kepentingan
5 Memonitor dan mendokumentasi pelaksanaan kegiatan pelibatan pemangku kepentingan sesuai
rencana yang ditetapkan
5.2.13.2. Referensi
1 Analisa Pemangku Kepentingan dan Dokumen Rencana Appendix B.13
Keterlibatan Pemangku Kepentingan
2 Dokumentasi tentang realisasi rencana keterlibatan (misalnya
surat undangan)

Tahapan Proses  Pembelajaran dari Materi Pelatihan Manajerial Modul Manajemen
Kepemimpinan
 Pendampingan dari Mentor untuk analisa pemgnaku kepentingan
 Sharing antar anggota tim terkait hasil analisa pemangku kepentingan
Output  Analisa Pemangku Kepentingan Pusat LPSE
40
14. Kolaborasi internal UKPBJ (Sub Indikator 2.2.2)

1. Langkah- Langkah
No Langkah- Langkah
1 Mengidentifikasi kebutuhan pengembangan staf UKPBJ
2 Menyusun rencana pengembangan staf UKPBJ
3 Berkoordinasi dengan BKD bila diperlukan
4 Melakukan program pengembangan internal sesuai rencana
5 Memonitor dan mendokumentasi pelaksanaan program
5.2.14.2. Referensi
1 Dokumen Rencana Kolaborasi Internal Appendix B.14
2 Lembar Pemantauan Kolaborasi Internal
3 Dokumentasi pelaksanaan Kegiatan Kolaborasi Internal

Tahapan Proses  Perencanaan program dan kegiatan untuk meningkatkan kolaborasi
internal dan pengembangan staf UKPBJ
 Pelaksanaan program dan kegiatan
Output  Pelaksanaan bimtek Center of Excelence pada unit vertikal di daerah

 Rakornas Pengadaan Tahun 2017
 Sharing informasi pengadaan pada social media
15. Visi Strategis (Sub Indikator 2.2.3)

1. Langkah- Langkah
No Langkah Langkah
1 Merumuskan rencana strategis UKPBJ yang diturunkan dari visi misi pengadaan dan mencakup
kegiatan operasional pengadaan, pengembangan organisasi, dan perencanaan kinerja pengadaan
2 Menyusun dokumen Renstra dengan isi yang komprehensif
3 Mendapatkan persetujuan jajaran pimpinan
4 Sosialisasi dokumen Renstra pada pihak terkait
5 Monitoring implementasi dokumen Renstra
41
5.2.15.2. Referensi
1 Rencana Strategis (Renstra) yang mencakup kegiatan operasional Appendix B.15
pengadaan dan peningkatan kapasitas organisasi &
pengembangan
2 Workplan (Renja) yang mencakup kegiatan operasional
pengadaan dan peningkatan kapasitas organisasi &
pengembangan

Tahapan Proses 1. Berdasarkan RPJM dan Renstra Pemkot Yogyakarta, disusun Visi dan Misi
UKPBJ Kota Yogyakarta ditahun 2015
2. Penyusunan rencana Program Kegiatan Tahun 2016 guna mendukung Visi
dan Misi UKPBJ.
3. Penyempurnaan Program dan Kegiatan UKPBJ guna menjalankan
fungsinya sebagai Procurement CoE
Output  Adanya kesamaan visi dan misi UKPBJ akan menciptakan kemudahan dan
sinergi dalam berkegiatan
 Efektivitas dan efisiensi kegiatan lebih tercapai
16. Monitoring dan Evaluasi (Sub Indikator 3.1.9)

No Langkah Langkah
1 Koordinasi dengan pihak terkait untuk memudahkan proses ekstraksi data
2 Penyusunan laporan monitoring dan evaluasi proses pengadaan dan proses pengembangan
kapasitas organisasi
3 Pelaporan secara periodik pada jajaran pimpinan
4 Menyepakati aksi tindak lanjut perbaikan
5.2.16.2. Referensi
1 Laporan Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi terhadap kegiatan Appendix B.16
operasional pengadaan dan pengembangan kapasitas organisasi
42

Tahapan Proses  Pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi
 Penyusunan laporan hasil kegiatan monev dan rekomendasi
Output  Pelaksanaan kegiatan monev serta terdapat rekomendasi untuk perbaikan
17. Debriefing Pasca Pengadaan (Sub Indikator 3.1.10)

1. Langkah- langkah
No Langkah- Langkah
1 Menyusun prosedur pelaksanaan debriefing (termasuk template/draf informasi yang disampaikan
dalam debriefing)
2 Penunjukan PIC pelaksana proses debriefing
3 Monitoring dan dokumentasi pelaksanaan debriefing
5.2.17.2. Referensi
1 Dokumentasi email dan korespondensi dengan vendor berkaitan Appendix B.17
dengan mekanisme pembekalan

Tahapan Proses Mengikuti tahapan proses pengadaan sesuai dengan SPSE dan Perpres
Output Penjelasan hasil pelaksanaan pengadaan dalam Sistem Pengadaan Secara
Elektronik
18. Whistleblower & Sistem Pengaduan (Sub Indikator 3.2.3)

No Langkah- langkah
1 Menyusun Panduan prosedur whistleblower (dapat mengacu pada sistem whistleblower LKPP)
2 Sosialisasi panduan prosedur whistleblower pada jajaran terkait
43
No Langkah- langkah
3 Menunjuk PIC pelaksana whistleblower
4 Pelaksanaan, monitoring, dan dokumentasi pemanfaatan sistem whistleblower
5.2.18.2. Referensi
1 Dokumen panduan tentang prosedur mekanisme whistleblower Appendix B.18
2 Dokumentasi proses sosialisasi mekanisme dan prosedur
whistleblower

Studi Kasus Kemenerian keuangan
Tahapan Proses  Telah tersedia sistem pengaduan yang dikelola oleh Inspektorat Jendral
 Telah terdapat link untuk mengakses sistem pengaduaan di aplikasi SPSE
Output  Sudah terdapat sistem pengaduan yang dapat diakses pada situs
https://www.wise.kemenkeu.go.id/
19. Penerapan Sistem (Sub Indikator 3.3.1)

1. Langkah- Langkah
No Langkah- Langkah
1 Asesmen penggunaan aplikasi standar LKPP, identifikasi mana yang masih dapat ditingkatkan
utilisasinya
2 Identifikasi kebutuhan sistem informasi yang belum tercakup dalam aplikasi standar LKPP
3 Melakukan pengembangan sistem informasi sederhana pelengkap sistem informasi standar (mis.
sistem monitoring kinerja pengadaan, sistem pengumpulan dokumen pengadaan, dsb.)
4 Menunjuk PIC untuk mengembangkan dan mengelola sistem-sistem informasi yang digunakan agar
efektif
5 Monitoring dan dokumentasi penggunaan aplikasi-aplikasi sistem informasi tersebut
5.2.19.2. Referensi
1 Dokumentasi terkait penerapan sistem standar LKPP yang sudah Appendix B.19
diaplikasikan (dapat berupa screenshot, worksheet)
2 Dokumentasi terhadap sistem informasi tambahan yang telah
dikembangkan dan terimplementasi
44

Tahapan Proses  Penyusunan bisnis proses aplikasi
 Pembangunan sistem sesuai dengan bisnis proses
 Implementasi sistem aplikasi
Output  Aplikasi e-reporting yang dapat diakses pada situs
http://www.report.lpse.kemenkeu.go.id/
20. Asesmen Kemampuan SDM (Sub Indikator 4.1.1)

1. Langkah- langkah
No Langkah- langkah
1 Penetapan nominasi staf UKPBJ permanen yang akan disertakan dalam asesmen JabFung
2 Koordinasi dengan instansi terkait (mis. Biro Kepegawaian, BKD, LKPP) untuk meneruskan proses
asesmen
3 Memonitor dan mendokumentasikan proses asesmen Jabfung
5.2.20.2. Referensi
1 Bukti pendaftaran dalam penilaian Jabfung Appendix B.20

Tahapan Proses 1. Berdasarkan SKKNI No. 70 tahun 2016, Pokja harus memenuhi jenjang
kualifikasi kompetensi PBJ.
2. Pokja dalam melaksanakan pekerjaan harus memenuhi standar yang
terukur dan mempunyai bukti fisik, dan diuji kompetensinya oleh LKPP
selaku unit pembina Jabfung PBJ
3. 7 (tujuh) personil Pokja PBJ telah mengikuti Uji Kompetensi (2 personil
mengikuti UKOM tingkat Madya, 5 personil mengikuti UKOM tingkat
Muda), dan hasil UKOM 7 personil Kompeten.
Output  Kompetensi Jabfung terstandardisasi sehingga lebih konfiden dalam

mengelola pengadaan
 Kepercayaan dan kepuasan pelanggan relatif lebih baik
45
21. Bimbingan Teknis & Transfer Pengetahuan (Sub Indikator

4.1.3)
No Langkah- Langkah
1 Menyusun rencana program Bimtek yang terstruktur dan sistematis yang diturunkan dari rencana
keterlibatan pemangku kepentingan dalam meningkatkan kapabilitas fungsi pengadaan barang dan
jasa secara menyeluruh
2 Menunjuk PIC untuk mengawal pelaksanaan program Bimtek
3 Melakukan monitor dan dokumentasi terhadap pelaksanaan program Bimtek
5.2.21.2. Referensi
1 Rencana Program Bimtek (termasuk kemampuan teknis dan Appendix B.21
keterampilan manajerial)
2 Dokumentasi Implementasi Pelaksanaan Program Bimtek

Tahapan Proses Perencanaan program dan kegiatan
Output Terdapat prosedur sharing pengetahuan , wawasan, dan pengalaman yang kokoh
yang memastikan pengembangan kapasitas pengadaan secara umum dan
menyeluruh
22. Perencanaan SDM (Sub Indikator 4.3.1.)

No Langkah Langkah
1 Melakukan proses analisa beban kerja yang juga memperhitungkan peran organisasi pengadaan
strategis sebagai Procurement CoE
2 Berkoordinasi dengan bagian terkait (mis. BKD) untuk menyusun rencana penempatan/ penugasan
SDM sesuai dengan hasil studi analisa beban kerja
5.2.22.2. Referensi
1 Dokumen Hasil Analisa Beban Kerja Appendix B.22
46
2 Rencana Penugasan Staf yang terkait dengan hasil WLA

Tahapan Proses 1. Berdasarkan SE tentang inpassing dari LKPP berkaitan Pembentukan
Jabatan Fungsional Tertentu, Pemkot Yogyakarta menindaklanjuti dengan
melakukan sosialisasi.
2. Bagian Organisasi melakukan kajian analisa jabatan untuk kebutuhan
jabatan fungsional tertentu di Pengadaan berdasrkan PermenPAN No. 77
tahun 2012
3. Walikota menetapkan kebutuhan Jabfung Pengadaan sebanyak 16 orang,
dan 1 orang pranata komputer.
Output  Jumlah SDM sesuai dengan kebutuhan baik jumlah maupun
kualifikasinya
 Rencana suksesi kaderisasi Jabfung lebih jelas
47
Appendix A. - Penjelasan Inisiatif

Kunci
Aktivitas Inti
Procurement Asesmen Procurement CoE
CoE
Objektif Mengapa harus melakukan asesmen Procurement CoE?

Asesmen Procurement CoE setidaknya mampu meberikan dua manfaat yang dapat mendukung proses
pembentukan UKPBJ sebagai Procurement CoE. Berikut adalah 2 manfaat penting tersebut.
1.Memberikan kerangka kerja standar kualitas yang memungkinkan UKPBJ untuk menjamin terjadinya
perkembangan signifikan dari usaha pembentukan Procurement CoE yang mereka lakukan dengan
memanfaatkan mekanisme yang sederhana namun handal untuk menjustifikasi pencapaian yang mereka
berhasil raih di sepanjang perjalanan mereka dalam mewujudkan UKPBJ sebagai pusat keunggulan
2.Merekam kondisi yang ada saat ini pada UKPBJ terkait proses pembentukan UKPBJ sebagai
Procurement CoE. Rekam kondisi ini dapat dimanfaatkan sebagai landasan dalam menyusun rencana aksi
tindak lanjut yang menjadi arahan dalam melakukan inisiatif pembentukan Procurement CoE
selanjutnya. Lebih lanjut lagi hal ini dapat dimanfaatkan UKPBJ untuk memonitor perkembangan mereka
menuju terbentuknya Procurement CoE sehingga dapat dilakukan tindakan pencegahan untuk memitigasi
risiko yang mulai terlihat
Aktivitas Kegiatan asesmen kualitas Procurement CoE dapat dijabarkan dalam 5 aktivitas berikut
a.Memperkenalkan dan menjelaskan konsep dasar Procurement CoE beserta 9 aktivitas utama yang
mendukung perwujudan UKPBJ sebagai Procurement CoE
b.Melakukan FGD dengan pihak yang terlibat (termasuk jajaran pimpinan UKPBJ dan pemangku
kepentingan terkait)
c.Menerjemahkan hasil FGD sebagai bahan untuk mengisi form checklist asesmen Procurement CoE
d.Mengumpulkan dokumen dan catatan sebagai bukti dukung dan justifikasi dari penilaian asesmen yang
diberikan
e.Menganalisis hasil asesmen untuk menyusun rencana aksi tindak lanjut
Asesmen kualitas Procurement CoE dibangun berdasarkan 9 aktivitas utama Procurement CoE sebagai
strukturnya. Setiap aktivitas utama Procurement CoE memiliki seperangkat indikator yang menunjukkan
kualitas yang harus dipenuhi dalam mengimplementasikan setiap aktivitas. Berikut adalah indikator
kualitas dari tiap aktivitas
1.Rencana Strategis Organisasi (OSP)
a. Membentuk tim khusus yang bertanggungjawab dalam menyusun dokumen OSP
b. Dokumen OSP mencakup elemen penting yang disebutkan dalam manual implementasi
c. Melakukan sesi dengar pendapat dengan jajaran pimpinan sebanyak xx kali sebelum
pengesahan dokumen
d. Menerbitkan dokumen pengesahan resmi dan menyimpannya dengan baik
e. Melakukan sesi sosialisasi internal paling kurang sebanyak xx kali – susun dokumen
pendukung sebagai bukti penyelenggaraan tiap sesi sosialisasi
f. Melakukan sesi penyegaran informasi/ pengingat setidaknya sebanyak xx kali - susun
dokumen pendukung sebagai bukti penyelenggaraan tiap sesi sosialisasi
48
g. Melakukan sesi sosialisasi eksternal setidaknya xx kali dalam setiap xxxx

h. Sesi sosialisasi eksternal haruslah menjangkau setidaknya xx organisasi/fungsi penting
yang terkait dengan proses pengadaan
i. Lakukan progress meeting rutin (bulanan/per tiga bulan/per semester)
j. Susun dan simpan dokumentasi sesi progress meeting yang dilakukan yang berisi hasil
rapat (termasuk tantangan/risiko yang teridentifikasi, dan penyusunan rencana
perbaikan)
k. Lakukan review tahunan
l. Simpan dan dokumentasikan dengan baik poin poin perubahan dan pembelajaran,
sehingga dapat dengan mudah ditelusuri dan digunakan kembali
2. Rencana Keterlibatan Pemangku Kepentingan dan Pelanggan (C&SEP)

a. Proses identifikasi pelanggan dan pemangku kepentingan harus mencakup elemen
penting yang disebutkan dalam manual implementasi (klasifikasi, peran pengadaan,
kebutuhan/keuntungan yang diharapkan oleh pihak tersebut)
b. Proses identifikasi dilakukan melalui pertemuan formal yang mana hasilnya
terdokumentasikan dengan baik
c. Proses analisis dilakukan untuk menentukan kepentingan dan pengaruh dari
pelanggan dan pemangku kepentingan yang akan dipetakan
d. Susun hasil proses analisis kedalam peta pelanggan dan pemangku kepentingan
e. Dokumen C&SEP menjabarkan aktivitas keterlibatan dengan parameter terkait
(sebagaimana disebutkan dalam manual implementasi)
f. C&SEP berisi juga tentang strategi pelibatan yang mencakup elemen penting yang
disebutkan dalam manual implementasi
g. Melakukan sesi dengar pendapat dengan jajaran pimpinan sebanyak xx kali sebelum
pengesahan dokumen
h. Menerbitkan dokumen pengesahan resmi dan menyimpannya dengan baik
i. Melakukan sesi sosialisasi internal paling kurang sebanyak xx kali – susun dokumen
j. Melakukan sesi penyegaran informasi/pengingat setidaknya sebanyak xx kali - susun
k. Lakukan progress meeting rutin (bulanan/per tiga bulan/per semester)
l. Susun dan simpan dokumentasi sesi progress meeting yang dilakukan yang berisi hasil
perbaikan)
m. Lakukan review tahunan
n. Simpan dan dokumentasikan dengan baik poin poin perubahan dan pembelajaran,
3. Rencana Program Bimbingan Internal (IAPP)

a. Asesmen kebutuhan kompetensi dilakukan dengan melibatkan fungsi terkait
(BKD/Badiklat)
b. Mencakup elemen penting dari sebuah asesmen kebutuhan kompetensi (Lihat detail
pada manual implementasi)
c. IAPP mencakup rencana program pelatihan sebagaimana dijabarkan dalam manual
implementasi
d. IAPP mencakup rencana transfer kemampuan sebagaimana dijabarkan dalam manual
implementasi
e. Melakukan sesi dengar pendapat dengan jajaran pimpinan sebanyak xx
kali sebelum pengesahan dokumen
f. Menerbitkan dokumen pengesahan resmi dan menyimpannya dengan baik
g. Melakukan sesi sosialisasi internal paling kurang sebanyak xx kali – susun
49
h. Melakukan sesi penyegaran informasi/ pengingat setidaknya sebanyak xx

kali - susun dokumen pendukung sebagai bukti penyelenggaraan tiap sesi
sosialisasi
j. Merumuskan alat ukur yang digunakan dalam proses monitoring progres
implementasi aktivitas
k. Susun dan simpan dokumentasi sesi progres meeting yang dilakukan yang
berisi hasil rapat (termasuk tantangan/risiko yang teridentifikasi, dan
penyusunan rencana perbaikan)
l. Lakukan review tahunan
m. Simpan dan dokumentasikan dengan baik poin poin perubahan dan
pembelajaran, sehingga dapat dengan mudah ditelusuri dan digunakan
kembali
4. Rencana Program Bimbingan Eksternal (EAPP)

a. Asesmen kebutuhan kompetensi dilakukan dengan melibatkan fungsi terkait
(BKD/Badiklat)
b. Mencakup elemen penting dari sebuah asesmen kebutuhan kompetensi (Lihat detail
pada manual implementasi)
c. IAPP mencakup rencana program konsultasi sebagaimana dijabarkan dalam manual
implementasi
d. IAPP mencakup rencana program klinik pengadaan sebagaimana dijabarkan dalam
manual implementasi
e. Melakukan sesi dengar pendapat dengan jajaran pimpinan sebanyak xx kali sebelum
pengesahan dokumen
g. Melakukan sesi sosialisasi internal paling kurang sebanyak xx kali – susun dokumen
h. Melakukan sesi penyegaran informasi/ pengingat setidaknya sebanyak xx kali - susun
i. Melakukan sesi sosialisasi eksternal setidaknya xx kali dalam setiap xxxx
j. Sesi sosialisasi eksternal haruslah menjangkau setidaknya xx organisasi/fungsi penting
k. Lakukan progres meeting rutin (bulanan/per tiga bulan/per semester)
l. Merumuskan alat ukur yang digunakan dalam proses monitoring progres
implementasi aktivitas
m. Susun dan simpan dokumentasi sesi progres meeting yang dilakukan yang berisi hasil
perbaikan)
n. Lakukan review tahunan
o. Simpan dan dokumentasikan dengan baik poin poin perubahan dan pembelajaran,
5. Survei Kepuasan Pelanggan Internal

a. Proses pengembangan syrvei mencakup proses penetapan tujuan survei
b. Proses pengembangan survei mencakup proses perancangan form survei
c. Proses pengembangan survei mencakup proses perumusan prosedur pengumpulan
data
d. Proses pengembangan survei mencakup proses perumusan prosedur pengolahan data
pengesahan dokumen
50
h. Melakukan sesi sosialisasi dengan SKPD, minimal menjangkau xx SKPD

i. Survei setidaknya direspon oleh xx% dari target responden
j. Setiap data yang masuk harus dapat disimpan dengan baik dalam suatu kerangka data
yang sederhana yang mampu menjaga validitas data yang telah dikumpulkan secara
sistematik
k. Hasil survei dilaporkan pada jajaran pemimpin secara regular (per tahun/per
semester)
l. Laporan disusun dalam dokumen resmi yang tersimpan dengan baik
m. Hasil survei digunakan sebagai masukan dalam menyusun strategi untuk
meningkatkan nilai dan layanan pengadaan bagi SKPD
6. Survei Kepuasan Pelanggan Eksternal

a. Proses pengembangan survei mencakup proses penetapan tujuan survei
b. Proses pengembangan survei mencakup perumusan cakupan target responden
c. Proses pengembangan survei mencakup proses perancangan form survei
d. Proses pengembangan survei mencakup proses perumusan prosedur pengumpulan
data
e. Proses pengembangan survei mencakup proses perumusan prosedur pengolahan data
f. Melakukan sesi dengar pendapat dengan jajaran pimpinan sebanyak xx kali sebelum
pengesahan dokumen
g. Menerbitkan dokumen pengesahan resmi dan menyimpannya dengan baik
h. Melakukan sesi sosialisasi internal paling kurang sebanyak xx kali – susun dokumen
i. Melakukan sesi sosialisasi dengan vendor, minimal menjangkau xx vendor
j. Survei setidaknya direspon oleh xx% dari target responden
k. Setiap data yang masuk harus dapat disimpan dengan baik dalam suatu kerangka data
yang sederhana yang mampu menjaga validitas data yang telah dikumpulkan secara
sistematik
l. Hasil survei dilaporkan pada jajaran pemimpin secara regular (per tahun/per
semester)
m. Laporan disusun dalam dokumen resmi yang tersimpan dengan baik
n. Hasil survei digunakan sebagai masukan dalam menyusun strategi untuk
meningkatkan tingkat layanan UKPBJ.
7. SOP/Pedoman pengadaan
a. SOP haruslah selaras dengan peraturan dan perundangundangan yang berlaku
b. SOP mencakup proses pengadaan secara meyeluruh (dapat mengacu pada detail di
manual implementasi)
pengesahan dokumen
f. Melakukan sesi penyegaran informasi/pengingat setidaknya sebanyak xx kali - susun
h. Sesi sosialisasi eksternal haruslah menjangkau setidaknya xx organisasi/fungsi penting
i. Membuat alat ukur untuk menghitung angka kepatuhan terhadap SOP yang berlaku
j. Menyusun laporan kepatuhan SOP untuk dibahas dan ditindaklanjuti
k. Merancang rencana aksi tindak lanjut laporan kepatuhan SOP (dimana harus
mencakup tantangan yang berhasil diidentifikasi dan formulasi tindakan perbaikan
yang akan diambil)
51
l. Lakukan sesi review SOP secara regular (per tahun/per semester) dimana tiap sesinya
didokumentasikan dengan baik
m. UKPBJ melakukan aktivitas benchmarking/studi banding dengan UKPBJ lain untuk
meningkatkan SOP/pedoman pengadaan yang mereka miliki
8. Manajemen Informasi dan Pengetahuan (I&KM)

a. Membentuk dan menugaskan tim khusus untuk mengembangkan dan mengelola
sistem manajemen informasi dan pengetahuan
b. I&KM mencakup komponen penting sebagaimana tercantum dalam detail manual
implementasi sebelum pengesahan dokumen
c. Menerbitkan dokumen pengesahan resmi dan menyimpannya dengan baik
d. Melakukan sesi sosialisasi internal paling kurang sebanyak xx kali – susun dokumen
e. Melakukan sesi penyegaran informasi/pengingat setidaknya sebanyak xx kali - susun
f. Melakukan sesi sosialisasi eksternal setidaknya xx kali dalam setiap xxxx
g. Sesi sosialisasi eksternal haruslah menjangkau setidaknya xx organisasi/fungsi penting
h. Sistem I&KM diupdate (ditambahkan dan diperbarui kontennya) secara rutin (dua
minggu sekali/per bulan)
i. Sistem I&KM dijadwalkan untuk menjalani proses maintenance secara regular (per
tahun/ setiap 2 tahun)
j. Data I&KM digunakan untuk perbaikan terus menerus dalam proses pengadaan
9. Manajemen Kinerja (PMM)

a. Menetapkan Visi PBJ
b. Mendefinisikan Area Strategis
c. Menentukan indikator yang relevan
d. Menetapkan Baseline
e. Menetapkan Target
f. Monitor dan Review capaian kinerja secara reguler
g. Mengevaluasi capaian kinerja dan mendokumentasikan poin poin pembelajaran
h. Memberi penghargaan bagi individu maupun kelompok yang berkontribusi positif.
Aktivitas Inti
Procurement 1a Visi
CoE
Objektif Mengapa mengembangkan sebuah visi UKPBJ?

Visi organisasi menjelaskan keluaran (outcomes) dan manfaat yang ingin dihasilkan di masa depan. Visi
memberikan sebuah cerita yang menyeluruh yang dapat dikomunikasikan dan lebih penting serta menciptakan
pemahaman bersama atas sukses seperti apa yang diperoleh. Ketika visi UKPBJ dapat digunakan untuk
menghasilkan pemahaman bersama, panduan, komitmen, antusiasme untuk meningkatkan kinerja organisasi di
antara pemimpin dan orang yang berpengaruh.
Visi dapat direpresentasikan dalam kata-kata atau dalam bentuk visual. Visi dapat digunakan untuk
meningkatkan pemahaman bagi mereka yang dapat memacu kinerja pengadaan organisasi pemerintah dan atau
mereka yang akan memperoleh dampak dari modernisasi pengadaan. Visi harus memiliki keterkaitan yang
eksplisit dengan sejarah, misi, dan strategi dari UKPBJ.
Aktivitas Apa yang harus dipertimbangkan sebelum mengembangkan visi :
52
Visi harus disusun oleh staf senior dari representatif UKPBJ dan para pelaku pengadaan lainnya
sebagai masukan. Penyusunan dapat dimoderasikan melalui diskusi/loka karya dengan pegawai kunci agar
ekspektasi untuk modernisasi pengadaan dapat diidentifikasikan dan dibangun. Untuk memperoleh perspektif
individu tentang visi perlu menjawab pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut:
Apakah tujuan UKPBJ yang ingin dicapai?
Apakah yang ingin UKPBJ lihat dan rasakan dalam 2-5 tahun?
Apakah yang perlu berubah?
Apakah SDM perlu melakukan hal yang berbeda dan bagaimana mereka akan berperilaku?
Bagaimana mengembangkan visi :
Teknik yang dapat digunakan untuk memfasilitasi terciptanya visi UKPBJ meliputi :
Memfasilitasi loka karya visi dengan pemimpin
Fokus grup diskusi dan wawancara individu (jika loka karya tidak dapat dilaksanakan).
Apakah dapat dilihat dari sebuah visi:
Visi organisasi dapat mencakup elemen sebagai berikut:
Tujuan dan sasaran – apakah yang ingin dicapai oleh organisasi
Prinsip panduan strategis – mendasari keyakinan dan inspirasi
Dimensi operasional – menerjemahkan visi ke dalam komponen yang dapat ditindaklanjuti
Perspektif SDM – apakah arti visi bagi para individual
A.Visi adalah satu kalimat yang harus:
 Berorientasi pada masa depan dan harus menjelaskan apa yang kita ingin lakukan/ kita ingin menjadi
apa
 Menantang (tidak terlalu mudah untuk dicapai)
 Menuliskan keinginan untuk menjadi “yang terbaik” dalam sesuatu hal tertentu
 Jelas dan inspiratif (menghindari menggunakan angka sebagai target)
 Mendorong pengembangan organisasi sesuai dengan kemampuan
 Dapat mempengaruhi dan menyatukan semua lapisan dalam organisasi
B.Misi adalah daftar pernyataan yang berasal dari visi dan harus:
 Menyatakan operasional bisnis yang jelas yang perlu dilakukan
 Memastikan semua pemangku kepentingan dan staf tercakup dalam pernyataan misi
 Menyampaikan aktivitas inti yang mendukung dasar organisasi
 Menyampaikan kegiatan dan inisiatif yang memberikan “nilai” kepada para pemangku kepentingan
 Memberikan arah yang jelas dan dapat memotivasi seluruh anggota organisasi
Apa yang harus dilakukan setelah visi disusun:

Visi organisasi harus memperoleh persetujuan formal secara tertulis.
Penandatanganan biasanya membutuhkan lebih dari satu pimpinan. Setelah visi disetujui, harus
disosialisasikan di seluruh UKPBJ sehingga anggota organisasi memiliki pemahaman yang sama dari Visi
UKPBJ.
Visi perlu ditinjau secara berkala untuk memastikan relevansi berkelanjutan dan apabila perlu
dapat diperbaharui agar mencerminkan perubahan yang mungkin terjadi.
53
Aktivitas Inti
Procurement 1b Rencana Strategis
CoE
Objektif Mengapa menyusun Rencana Strategis?
Tujuan utama dari aktivitas ini adalah untuk memahami strategi dan implikasinya untuk UKPBJ. Fokus dalam
aktivitas ini adalah untuk memahami kondisi lingkungan internal dan eksternal UKPBJ saat ini dan
mengidentifikasikan prioritas atau kendala yang dapat mempengaruhi organisasi. Rencana strategis ini harus
menghasilkan sebuah fungsi pengadaan yang memiliki dorongan strategis bagi organisasi dan bukan operasi
pengadaan yang bersifat transaksional. Rencana ini juga harus dapat menciptakan lingkungan pengadaan yang
terpercaya dan bertanggung jawab.
Aktivitas Apa yang harus dipertimbangkan sebelum mengembangkan Rencana Strategis:
Sebuah layanan pengadaan yang ingin menerapkan strategi ini harus mempertimbangkan komponen sebagai
berikut:
Keunggulan Strategi
Memastikan penyelerasan antara sumber daya dan prioritas organisasi.
Keunggulan Operasional
Memberi kesempatan bagi pengadaan untuk dapat mengidentifikasi, memberikan dan mewujudkan nilai dari setiap pasokan.
Keunggulan Infrastruktur
Menghasilkan proses yang efektif dan efisien
Dibawah ini adalah beberapa hal yang penting untuk ditinjau oleh anggota UKPBJ dalam memperoleh pemahaman
akan kebutuhan dan pemikiran UKPBJ saat ini:
Visi UKPBJ termasuk sasaran dan objektif
Faktor dan pemacu yang dapat mempengaruhi sasaran dan objektif
Dokumen strategis sebelumnya
Selain itu, rapat para pemangku kepentingan senior juga diperlukan untuk memahami kondisi dan arah strategis
UKPBJ saat ini (i.e., daftar prioritas atas tema strategis utama/inisiatif utama yang difokuskan dalam mencapai
sasaran dan objektif). Jika memungkinkan, rencana dan/atau inisiatif yang sedang berjalan juga perlu untuk dikaji
ulang. Beberapa pemikiran strategis dan/atau dokumen kunci yang tidak terbentuk secara eksplisit dalam strategi
sebelumnya dapat terlihat dalam inisiatif ini. Jika strategi yang baru telah terbentuk, analisa lebih lanjut perlu
dilakukan untuk memastikan bahwa semua keputusan telah terintegrasi dengan kondisi operasional saat ini. UKPBJ
harus dapat memahami rincian strategi tertentu karena strategi ini yang nantinya akan menentukan keputusan
perumusan nilai yang dibuat oleh organisasi.
Bagaimana mengembangkan Rencana Strategis :

Rencana strategis dapat dikembangkan dengan kombinasi dengan unsur-unsur berikut:
54
Elemen Kunci Deskripsi

Rencana Operasional dan Peran dan tujuan didefinisikan, mempengaruhi yang seharusnya dan semestinya di dalam
Struktur lingkungan yang dinamis.
Pengguna (users ) mengerti apa yang tersedia untuk mereka dengan cara mengakses kontrak
dan prosedur tersebut sudah mengadopsi praktik unggulan, dan dikaji ulang
Kepemimpian kelembagaan yang jelas di dalam proses pengadaan
Analisa Pengeluaran Analisa pengeluaran dalam membeli barang dan jasa perlu dilaksanakan sedemikian
rupa sehingga dapat mengendalikan dan mengetahui biaya yang dikeluarkan dan siapa
yang mengeluarkan. Hal ini juga dilakukan untuk memastikan setiap biaya dapat dikeluarkan
secara optimal.
Memaksimalkan nilai Memaksimalkan nilai melalui aktivitas pengadaan dan kompetisi lelang serta
membangun kontrak yang kolaboratif : pelatihan terhadap pembeli baru.
Strategi penyedia Lembaga ini memiliki strategi dalam mengadakan kontak dengan penyedia dan pasar;
penyedia dapat mengakses informasi mengenai unsur unsur kebijakan dalam pengadaan
melalui situs internet yang dimiliki oleh lembaga ini
Tanggung jawab sosial Rencana untuk turut bertanggung jawab atas kondisi sosial, ekonomi dan lingkungan melalui
pengadaan yang berkelanjutan, sehat dan aman
Penyedia/manajemen Identifikasi terhadap penyedia utama termasuk penjelasan akan identitas dan
kontrak alasan terpilihnya para penyedia tersebut.
Pendekatan kepada penyedia, manajemen kontrak dan rencana untuk memantau kinerja
penyedia dan mengelola perbaikan
Penggunaan alat-alat Strategi pengoperasian yang paling tepat, efisien dan efektif melalui sistem dan
pengadaan prosedur purchase to pay termasuk penggunaan kartu pengadaan, e-procurement dan
manfaat dari pelaporan, perencanaan, pengukuran dan pengendalian biaya dapat dilihat
secara jelas dan mudah dipahami
Tenaga kerja Persyaratan jumlah seluruh tenaga kerja, termasuk kapabilitas dan komitmen untuk pelatihan
staf yang terlibat dalam proses pengadaan, disertai identifikasi kesenjangan akan
keterampilan dan cara menanganinya
Pelaporan kinerja Mekanisme/indikator telah diimplementasi dan pemantauan kinerja untuk proses pengadaan
dilaporkan secara rutin kepada manajemen senior. Mekanisme ini termasuk manfaat
dan laporan penghematan serta umpan balik dari pelanggan dan penyedia atas
efektivitas dari kinerja pengadaan.
Manajemen Risiko Risiko utama dan ketergantungan yang terkait dengan proses pengadaan, legislatif dan
peraturan atas ketidakpatuhan dapat teridentifikasi, dimengerti, terpantau
dan dikomunikasikan dengan baik
Reformasi pengadaan
Strategi ini sejalan dengan program reformasi pengadaan publik
publik
Dalam elemen penyusun rencana strategi tersebut juga perlu dirumuskan dan disertakan strategi
untuk mencapai visi, misi, dan tujuan organisasi yang sudah direncanakan. Berikut adalah elemen
penting dalam merumuskan strategi di dalam OSP
Strategi yang dirumuskan harus mencakup struktur organisasi UKPBJ

Strategi yang dirumuskan mencakup strategi penempatan SDM
Strategi yang dirumuskan mencakup strategi pendanaan
Strategi yang dirumuskan mencakup strategi kelengkapan sumber daya dan fasilitas (gedung,
peralatan, infrastruktur IT)
Strategi yang dirumuskan harus mencakup code of conduct
 CoC membahas tentang isu konflik kepentingan
 CoC membahas isu korupsi
 CoC membahas isu perlindungan hukum
 CoC membahas isu tentang sanksi personal
Apa yang harus dilakukan setelah Rencana Strategis disusun:
55
Strategi Pengadaan ini penting untuk mendapat persetujuan tertulis dan resmi. Penandatanganan biasanya
dilakukan oleh lebih dari 1 (satu) orang.
Setelah disetujui, Strategi Pengadaan harus disosialisasikan ke seluruh UKPBJ sehingga semua anggota organisasi
memiliki pemahaman yang sama mengenai Strategi Pengadaan UKPBJ.
Strategi Pengadaan harus ditinjau setiap tahun.

Standar a. Membentuk tim khusus yang bertanggungjawab dalam menyusun dokumen OSP
Kualitas b. Dokumen OSP mencakup elemen penting yang disebutkan dalam manual implementasi
c. Melakukan sesi dengar pendapat dengan jajaran pimpinan sebanyak xx kali sebelum pengesahan
dokumen
e. Melakukan sesi sosialisasi internal paling kurang sebanyak xx kali – susun dokumen pendukung
sebagai bukti penyelenggaraan tiap sesi sosialisasi
f. Melakukan sesi penyegaran informasi/ pengingat setidaknya sebanyak xx kali - susun dokumen
h. Sesi sosialisasi eksternal haruslah menjangkau setidaknya xx organisasi/fungsi penting yang
terkait dengan proses pengadaan
j. Susun dan simpan dokumentasi sesi progress meeting yang dilakukan yang berisi hasil rapat
(termasuk tantangan/risiko yang teridentifikasi, dan penyusunan rencana perbaikan)
k. Lakukan review tahunan
l. Simpan dan dokumentasikan dengan baik poin-poin perubahan dan pembelajaran, sehingga dapat
dengan mudah ditelusuri dan digunakan kembali
56
Aktivitas Inti
Procurement 2 Rencana Keterlibatan Pemangku Kepentingan dan
CoE Pelanggan (C&SEP)
Objektif Analisis serta rencana keterlibatan pelanggan dan pemangku kepentingan harus mengidentifikasi aktivitas yang
paling tepat bagi UKPBJ dan sejalan dengan kebutuhan pelanggan, pemangku kepentingan serta kelompok
pemangku kepentingan utama. Pemangku kepentingan utama adalah para Pengguna Anggaran (PA)/Kuasa
Pengguna Anggaran (KPA), Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), penyedia barang dan jasa dan pembuat
kebijakan. Aktivitas ini mendorong UKPBJ menjadi unit yang berfokus pada pelayanan terhadap pelanggan
Manfaat dari perancangan Rencana untuk Melibatkan Pemangku Kepentingan antara lain:
Melibatkan pelanggan dan pemangku kepentingan untuk memastikan dukungan mereka demi
kesuksesan lembaga ini
Keterlibatan tersebut memberikan peluang bagi individu atau kelompok untuk mengemukakan ide/ isu/
kekhawatiran tentang kinerja UKPBJ
Keterlibatan tersebut memberikan rasa akuntabilitas dan meningkatkan rasa tanggung jawab terhadap
kesuksesan dan kinerja UKPBJ
Keterlibatan tersebut memungkinkan identifikasi risiko dan perencanaan tanggapan yang efektif
Hal ini memungkinkan lingkungan kolaboratif antara pelanggan pengadaan dan stakeholder dengan UKPBJ
Aktivitas Dokumen rencana keterlibatan pelanggan dan pemangku kepentingan (CS&EP) setidaknya
mencakup elemen penting berikut
C&SEP mencakup pendekatan terstruktur dalam berinteraksi dengan pemangku kepentingan
C&SEP mencakup pendekatan terstruktur dalam mewujudkan hubungan yang bersifat transparan dan
kolaboratif dengan pemangku kepentingan eksternal
C&SEP mencakup pendekatan terstruktur (baik formal maupun informal) dalam mewujudkan kolaborasi yang
kokoh dengan SKPD
C&SEP mencakup rencana program kerjasama dengan SKPD
C&SEP mencakup aktivitas yang mendukung UKPBJ untuk menjadi lebih terlibat secara aktif dalam peran
yang lebih strategis dalam pengadaan, bukan lagi sebatas tanggung jawab dalam proses pemilihan
C&SEP mencakup aktivitas lobby-lobby untuk mendukung proses disahkannya status permanen UKPBJ
Aktivitas utama untuk merancang Rencana Keterlibatan:
57
Identifikasi Pelanggan dan Pemangku Kepentingan
UKPBJ dinilai perlu untuk melakukan penilaian terhadap proses pengadaan di keseluruhan lembaga
untuk mengidentifikasi pengaruh dari pelanggan dan pemangku kepentingan terhadap rantai nilai pengadaan.
Pelanggan dalam pengadaan dapat berupa pihak, kelompok atau otoritas yang menjadi penerima langsung jasa
pengadaan dan/ atau yang akan menerima hasil dari proses pengadaan.
Pemangku kepentingan dalam pengadaan adalah pihak, kelompok atau otoritas yang terlibat dan dapat
memberikan pengaruh atau terpengaruh oleh aktivitas pengadaan.
Menganalisis dan Memahami Kebutuhan Pelanggan dan Pemangku Kepentingan
Langkah-langkah untuk menganalisis pelanggan dan pemangku kepentingan:

1.Melakukan identifikasi terhadap pelanggan utama dan pemangku kepentingan serta kepentingan dari kedua
pihak tersebut
2.Menilai pengaruh dari pelanggan dan pemangku kepentingan terkait proses pengadaan
3.Menentukan tanggapan yang tepat bagi setiap pelanggan dan pemangku kepentingan dengan
merancang pemetaan pemangku kepentingan dan pelanggan
4.Menentukan pemangku kepentingan yang akan berpartisipasi dalam siklus pengadaan, kapan serta
bagaimana partisipasi tersebut dilaksanakan
5.Mengembangkan strategi untuk mendorong partisipasi pelanggan dan komitmen pemangku
kepentingan
Dalam upaya untuk memahami kebutuhan dan permasalahan pelanggan dan pemangku kepentingan, UKPBJ
secara proaktif perlu untuk menilai, memetakan dan memprioritaskan pengelolaan pelanggan dan pemangku
kepentingan dengan cara:
•Mengumpulkan latar belakang yang relevan mengenai pemangku kepentingan dan pelanggan utama dan
kemungkinan reaksi/persepsi terhadap layanan yang diberikan
58
• Memetakan pelanggan dan pemangku kepentingan berdasarkan pengaruh mereka (terkadang

dianggap sebagai kekuasaan) serta tingkatan kepentingan atau dukungan terhadap UKPBJ dan proses
pengadaan
• Mendefinisikan tingkat keterlibatan dengan UKPBJ. Umumnya terdapat tiga tingkatan: puas, terlibat
dan mengetahui
Informasi ini dapat digunakan untuk memetakan setiap kelompok pelanggan/ pemangku kepentingan
dengan menciptakan peta visual yang merangkum para pihak yang memperoleh manfaat dari
modernisasi pengadaan. Sebuah peta visual pelanggan dan pemangku kepentingan dapat
mengelompokkan pelanggan/pemangku kepentingan ke dalam empat kategori berikut:
• High interest/ availability, high influence. Pemangku kepentingan dalam kategori ini adalah
pemilik bisnis dan pihak lain yang sangat berwenang untuk mengambil keputusan dan sangat
berminat karena mereka dapat memberikan dampak signifikan terhadap hasil akhir.
Pelanggan/pemangku kepentingan jenis ini umumnya mudah untuk diajak terlibat secara
aktif dalam menjalin komunikasi yang transparan dan konsisten. Namun, jika mereka tidak
dilibatkan dengan baik, mereka dapat mengganggu kelangsungan proyek. Sehingga optimalisasi
terhadap keterlibatan mereka sangatlah penting.
• Low interest/ availability, high influence. Pemangku kepentingan kategori ini memiliki
kewenangan signifikan untuk mengambil keputusan, namun mereka tidak tersedia atau kurang
berminat untuk terlibat aktif. Biasanya sangat sulit untuk menjalin kontak secara konsisten dengan
pemangku kepentingan kategori ini. Grup ini memerlukan strategi keterlibatan yang proaktif
agar mereka tetap puas.
• High interest/ availability, low influence. Grup ini kurang berpengaruh, namun mereka
mungkin memiliki dampak yang signifikan di dalam proyek ini. Mereka memerlukan lebih
banyak waktu/sumberdaya UKPBJ dari yang tersedia. Pemangku kepentingan dalam kategori ini
memerlukan komunikasi yang efisien agar mereka mengetahui informasi terkini, yaitu
survei opini, pemberitahuan melalui email, presentasi dan kampanye publisitas.
• Low interest/ availability, low influence. Pemangku kepentingan ini tidak (dan
tidak diharapkan untuk) terlibat secara signifikan dan kemungkinan tidak mengetahui tentang proyek
ini. Grup ini harus dipantau dan berhak mendapatkan pemberitahuan hanya jika mereka
perlu mengetahuinya namun tidak perlu dibanjiri dengan terlalu banyak informasi. Pertanyaan yang
mereka ajukan harus dipantau dan ditanggapi selama proses perubahan namun tidak diprioritaskan.
UKPBJ dapat menggunakan Formulir Analisis dan Pemahaman Pelanggan dan Pemangku Kepentingan
untuk mencatat dan menganalisis pelanggan dan pemangku kepentingan yang telah teridentifikasi.
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, berdasarkan tingkatan kepentingan/ketersediaan dan

pengaruh pemangku kepentingan/pelanggan, UKPBJ dapat memvisualisasikan para pelaku pada
peta pelanggan dan pemangku kepentingan.
59
Mengembangkan rencana komunikasi dan keterlibatan, tindakan dan strategi

Ketika mengembangkan aktivitas, tindakan dan strategi pelanggan dan pemangku kepentingan, Anda harus
mengidentifikasi hal-hal berikut ini :
•Mengidentifikasi tujuan keterlibatan masing-masing pelanggan/pemangku kepentingan dan/atau
kelompok pelanggan/ atau pemangku kepentingan dengan menjawab pertanyaan berikut ini:
o Apa yang perlu diketahui oleh masing-masing kelompok pemangku kepentingan
o Apa yang dibutuhkan oleh pemangku kepentingan dari UKPBJ
o Siapa yang memiliki atau bertanggung jawab atas kelompok pemangku kepentingan.
•Rencana keterlibatan yang direkomendasikan
•Tanggal, aktivitas dan sumberdaya yang diperlukan untuk melibatkan pelanggan/ pemangku kepentingan
•Pemilik masing-masing pelanggan/pemangku kepentingan dan/atau kelompok pelanggan/pemangku
kepentingan
•Menentukan Metode Komunikasi (Touch Points)
Percakapan Individual
Rapat
Upacara dan Acara khusus
Lokakarya
•Menentukan Tujuan
•Menentukan Frekuensi
Mengembangkan Rencana Keterlibatan Pelanggan dan Pemangku Kepentingan, yang mendukung pemangku
kepentingan agar mencapai tingkat keterlibatan yang diinginkan dengan UKPBJ.
Rencana Keterlibatan mencakup:
•Ikhtisar kelompok pemangku kepentingan
•Aktivitas dan saluran komunikasi yang diinginkan
•Penjabaran potensi risiko dan permasalahan yang timbul, dan
•Peran serta tanggung jawab dalam perancangan, pemberian persetujuan dan pelaksanaan komunikasi
60
Apa yang harus dilakukan setelah Rencana Keterlibatan Pelanggan dan Pemangku Kepentingan
telah selesai:
UKPBJ perlu secara proaktif dalam menilai ulang kelompok pelanggan dan pemangku kepentingan
utama, termasuk metode dan frekuensi komunikasi yang akan digunakan oleh kedua pihak tersebut.
Standar a. Proses idetifikasi pelanggan dan pemangku kepentingan harus mencakup elemen penting
Kualitas yang disebutkan dalam manual implementasi (klasifikasi, peran pengadaan,
kebutuhan/keuntungan yang diharapkan oleh pihak tersebut)
b. Proses identifikasi dilakukan melalui pertemuan formal yang mana hasilnya
terdokumentasikan dengan baik
c. Proses analisis dilakukan untuk menentukan kepentingan dan pengaruh dari pelanggan dan
pemangku kepentingan yang akan dipetakan
d. Susun hasil proses analisis kedalam peta pelanggan dan pemangku kepentingan
e. Dokumen C&SEP menjabarkan aktivitas keterlibatan dengan parameter terkait (sebagaimana
disebutkan dalam manual implementasi)
f. C&SEP berisi juga tentang strategi pelibatan yang mencakup elemen penting yang disebutkan
dalam manual implementasi
g. Melakukan sesi dengar pendapat dengan jajaran pimpinan sebanyak xx kali sebelum
pengesahan dokumen
h. Menerbitkan dokumen pengesahan resmi dan menyimpannya dengan baik
i. Melakukan sesi sosialisasi internal paling kurang sebanyak xx kali – susun dokumen
j. Melakukan sesi penyegaran informasi/ pengingat setidaknya sebanyak xx kali - susun
k. Lakukan progress meeting rutin (bulanan/per tiga bulan/per semester)
l. Susun dan simpan dokumentasi sesi progress meeting yang dilakukan yang berisi hasil rapat
m. Lakukan review tahunan
n. Simpan dan dokumentasikan dengan baik poin-poin perubahan dan pembelajaran, sehingga
dapat dengan mudah ditelusuri dan digunakan kembali
61
Aktivitas Inti
Procurement 3 Rencana Program Bimbingan Internal (IAPP)
CoE
Objektif Tujuan dari Program Pembinaan ini adalah untuk membangun kemampuan dan keahlian di dalam UKPBJ.
Aktivitas ini mengarahkan UKPBJ untuk secara proaktif mengembangkan kompetensi lembaga agar dapat
mencapai dan mempertahankan kinerja tingkat tinggi.
Kompetensi dapat dianggap sebagai kemampuan untuk menggunakan pengetahuan dan berbagai keahlian di
seluruh wilayah kerja dan melakukannya dengan cara yang dapat memenuhi atau melampaui standar kinerja.
Aktivitas Hal yang harus dipertimbangkan dalam mengembangkan Program Pembinaan: Peningkatan
kompetensi individu dilakukan melalui peningkatan kinerja lembaga: ada 4 komponen kompetensi yang sangat
penting:
i.Pengetahuan dan keahlian: aspek ini adalah unsur 'apa' dan 'bagaimana' dari suatu pekerjaan. Agar kompetensi
dapat ditingkatkan pada aspek tertentu, seseorang harus mengetahui apa dan bagaimana cara melakukannya
(yaitu, memiliki pengetahuan dan keahlian yang tepat agar dapat menuangkan pengetahuan tersebut menjadi
suatu tindakan)
ii.Fleksibilitas: seseorang harus dapat menggunakan pengetahuan dan keahlian yang telah mereka pelajari
dalam satu situasi dan mengalihkannya ke situasi yang lain; serta memiliki pemahaman penuh akan dimana dan
kapan peralihan tersebut tepat untuk dilakukan sehingga menghasilkan kesuksesan.
iii.Efektivitas: seiring dengan meningkatnya pengetahuan/keahlian dan tanggung jawab, seseorang
dihadapkan pada pilihan yang semakin rumit mengenai dasar pengetahuan dan keahlian manakah yang
tepat untuk dipilih dan diterapkan dalam suatu situasi tertentu. Semakin tinggi kemampuan seseorang untuk
memberikan atau menanggapi dengan jawaban, keputusan atau tindakan yang benar dalam berbagai situasi,
maka individu tersebut akan semakin efektif
iv.Kepekaan terhadap konteks: salah satu pertimbangan yang lebih sulit dalam menerapkan
pengetahuan atau keahlian adalah memahami sejauh mana suatu ide atau tindakan mungkin lebih baik dari
yang lainnya karena situasi strategis atau kebudayaan tertentu. Menjadi peka terhadap konteks seperti ini
memungkinkan seseorang untuk mengambil keputusan atau melaksanakan pekerjaan dengan cara yang peka
terhadap budaya dan nilai strategis – suatu hal yang harus dimiliki oleh para manajer dan pekerja di
perusahaan global.
Bergantung pada peran yang dimiliki, salah satu, beberapa atau seluruh komponen tersebut di atas
mungkin memerlukan peningkatan agar seseorang dapat meningkatkan kompetensi dan kemampuan.
Faktor lain mungkin juga berkontribusi terhadap peningkatan kompetensi, seperti cara manajemen dan budaya
perusahaan. Namun faktor ini juga dapat menimbulkan hambatan dalam peningkatan kompetensi.
Program Pembinaan harus dimulai dengan berbagai aspek yang mungkin perlu untuk diteliti lebih jauh dan
pengulangan atau perluasan upaya pengembangan kemampuan. Program ini seharusnya juga tidak terbatas
hanya pada menangani pengetahuan dan keahlian yang diperlukan untuk melaksanakan proses pengadaan:
program ini juga perlu menangani aspek tambahan yang berkaitan dengan proses tersebut, seperti pengelolaan
kualitas, pengelolaan waktu, keahlian untuk memecahkan masalah dan kepekaan terhadap pelanggan.
Tahapan Impelementasi Rencana Program Bimbingan Internal
1. Melakukan asesmen kebutuhan kompetensi

2. Mengembangkan IAPP sesuai dengan hasil asesmen
3. Mengesahkan IAPP dan mendapat dukungan dari pimpinan
4. Mengomunikasikan IAPP dalam internal UKPBJ
5. Implementasi IAPP dan Monitor proses implementasi IAPP
6. Review IAPP dan perbaikan untuk tahun mendatang
Asesmen Kebutuhan Kompetensi
Daftar berikut adalah elemen penting yang perlu diperhatikan dalam asesmen kebutuhan kompetensi
Asesmen kebutuhan kompetensi berfokus untuk mengidentifikasi celah antara kompetensi yang dibutuhkan
dan kemampuan SDM yang ada saat ini
Asesmen kebutuhan kompetensi mencakup kemampuan dari segi teknis
Asesmen kebutuhan kompetensi juga mencakup kemampuan fungsional atau manajerial
62
Umumnya fungsi SDM atau fungsi Pembelajaran dan Pengembangan telah menyiapkan penilaian
kebutuhan kemampuan berdasarkan SK3-PBJP (Standar Kompetensi Kerja Khusus-Pengadaan
Barang dan Jasa Pemerintah oleh LKPP) untuk staf UKPBJ dan pelanggan serta pemangku
kepentingan pengadaan.
Namun, jika penilaian kebutuhan kemampuan berdasarkan SK3-PBJP tidak tersedia, UKPBJ dapat
melaksanakan penilaian kebutuhan kemampuan untuk menjawab pertanyaan mendasar apakah
pelatihan diperlukan untuk memberikan budaya, pengetahuan dan keahlian yang diperlukan untuk
melaksanakan tugas harian dengan efektif dan efisien. Penilaian tersebut juga harus mempertimbangkan
keperluan pihak lain di luar UKPBJ, seperti pelanggan, penyedia dan rekan bisnis. Penilaian ini akan
memberikan definisi yang jelas tentang kemampuan yang diperlukan agar UKPBJ dapat
melaksanakan strategi dan mewujudkan visinya.
Gambar berikut ini menjelaskan tentang mekanisme pelaksanaan penilaian kebutuhan:
SK3-PBJP menentukan kemampuan yang dibutuhkan dalam proses pengadaan pemerintah dalam
berbagai aspek mulai dari perencanaan pengadaan (termasuk analisis pasar, kemasan, strategi
pengadaan, dsb.) hingga seleksi pengadaan, pengelolaan kontrak, pengelolaan aset pengadaan, dan
pengelolaan risiko pengadaan. Terdapat beberapa persyaratan kemampuan tambahan untuk
melengkapi pengembangan kelembagaan dan proses profesionalisasi:
1.Pengelolaan Kinerja
2.Pengelolaan Hubungan Pelanggan dan Pemangku Kepentingan
3.Pengelolaan Proyek
4.Perubahan Kepemimpinan dan Pimpinan
5.Perencanaan dan Pengelolaan Sumberdaya
6.Perencanaan dan Pengelolaan Sumber Daya Manusia
7.Hubungan Masyarakat dan Penjangkauan
8.Pengelolaan Informasi
9.Analisis Pengeluaran
10.Analisis Biaya Total
Mengembangkan IAPP
Berdasarkan rekomendasi dari penilaian kemampuan, Program Pembinaan akan menjabarkan
pendekatan akan pengembangan kemampuan secara keseluruhan.
Program ini seharusnya menjabarkan aspek yang menjadi prioritas pengembangan dan pilihan
yang tersedia untuk mengembangkan kompetensi dan keahlian yang diperlukan, sebagai suatu rangkaian
solusi pelatihan dan pengembangan (menggunakan teknik pembelajaran campuran). Program
ini dapat digunakan untuk menutup kesenjangan antara tingkat kompetensi dan keahlian saat ini
dengan tingkat kompetensi dan keahlian yang dibutuhkan.
Program Pembinaan akan dikembangkan melalui:

Mengidentifikasi praktik/kerangka kerja unggulan
63
 Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan pihak terkait, termasuk staf UKPBJ dan pelanggan serta
 Mengidentifikasi metode pemberian pelatihan/ pendekatan pengembangan kemampuan yang
optimal
 Mengidentifikasi peningkatan kemampuan yang dapat didukung oleh UKPBJ di seluruh jaringan
UKPBJ (dalam hal apa kita ingin dikenal?)
 Mengidentifikasi sumber daya pembimbing/pelatih
 Mengidentifikasi frekuensi pemberian pelatihan, anggaran, dan biaya pelaksanaan Program
Pembinaan
 Mendefinisikan kurikulum pelatihan (jika pelatihan tersebut diberikan oleh UKPBJ)
Implementasi dan Monitoring/Pengawasan IAPP

Agar dapat meningkatkan kemampuan dan keahlian Program Pembinaan internal dapat
dilakukan melalui Program Pelatihan.
 Program Pelatihan
 Pelatihan dalam kelas cenderung lebih efektif jika keahlian yang perlu dikembangkan
bersifat kompleks. Metode ini juga paling efektif jika terdapat kelompok berukuran besar
yang saling berdekatan atau jika waktu yang tersedia terbatas, dan dibutuhkan aktivitas
berskala sedang. Peserta akan mampu mengkaji contoh dan skenario dengan demonstrasi
langsung, mendapatkan pengalaman dan mengajukan pertanyaan kepada instruktur untuk
mendapatkan penjelasan. Pelatihan yang langsung diadakan di ruang kelas biasanya
membutuhkan durasi waktu yang lebih lama. Pelatihan dalam kelas dapat dikategorikan sebagai
o Pelatihan dalam kelas UKPBJ, dimana penyedia latihan (pelatih/ fasilitator)
berikut:
adalah staf UKPBJ. Metode ini adalah yang paling efisien dari segi biaya, namun
dibatasi oleh keahlian yang dimiliki oleh UKPBJ dan kurangnya waktu yang tersedia.
Namun, metode ini dapat menggunakan studi kasus secara langsung,
karena UKPBJ telah berpengalaman dalam menangani kasus sungguhan yang
terjadi di wilayah setempat.
o Pelatihan dalam kelas eksternal, dimana pelatih/ fasilitator merupakan pihak
eksternal. Melalui metode ini, UKPBJ dapat mengundang para ahli dalam bidang
pengadaan untuk membahas topik tertentu mengenai tren pengadaan terbaru dan
praktik unggulan. Namun, metode ini mungkin memerlukan biaya yang lebih tinggi dan
pengkajian terhadap isi/bahan pelatihan/bahan studi kasus/ skenario sangat
diperlukan agar selaras dengan pengadaan barang dan jasa yang dilakukan oleh
pemerintah.
o Pelatihan MCA-I Management and Procurement Skills adalah serangkaian
sesi
pelatihan yang dikelola dan didanai oleh MCA-I. Materi dari pelatihan keahlian
manajemen diberikan oleh PwC, dan pelatihan keahlian pengadaan diselenggarakan
oleh Booz Allen Hamilton, dengan studi kasus dan skenario yang disesuaikan
 E-learningdengan kebutuhan
adalah pelatihanpengadaan pemerintah.
yang ditujukan Karena pelatihan
untuk menyampaikan ini didanai
fakta dan oleh
informasi, MCA-
dimana
kelompokI, yang
satu-terlibat
satunyadalam
hambatan
pelatihanberkaitan dengan
ini berukuran besarprogram
dan/atauini adalah
tersebar luasperlunya
dengan
waktu yangpengelolaan ketersediaan
tidak terbatas. staf yang
E-learning tepat untuk
memberikan berpartisipasi
keberlanjutan dalam
topik pelatihan
yang dibahastersebut.
melalui
campuran modul pembelajaran. Pelatihan ini tidak memerlukan sumberdaya untuk
mengkoordinasikan waktu dan tempat sebagaimana pelatihan dalam ruang kelas. E-learning
tersedia kapan saja bagi peserta yang membutuhkan topik khusus dan materi yang diberikan
sama berharganya dengan refresher course .
 Ruang kelas virtual dapat digunakan untuk populasi yang tersebar sangat luas
dan memerlukan pelatihan yang lebih dari sekedar fakta dan informasi dan harus
menempuh perjalanan ke suatu titik pusat atau dapat dijangkau melalui penyelenggaraan
webinar/conference call. Peserta tersebar secara geografis namun tetap dapat mengikuti
pelatihan secara bersama- sama menggunakan konferensi jarak jauh. Pelatihan ruang kelas
virtual bergantung pada kecepatan koneksi internet sehingga dapat menjadi hambatan apabila
jumlah keseluruhan peserta sangat besar (terbatasnya kapasitas/bandwidth). Peserta dapat
meninjau berbagai contoh/ skenario yang diikuti dengan demonstrasi dan mendapatkan
pengalaman langsung serta mendapat kesempatan untuk mengajukan pertanyaan. Setiap
sesi kelas virtual dapat direkam untuk dilihat kembali nantinya.
64
Program pelatihan yang baik harus mempertimbangkan elemen penting berikut
Program pelatihan mencakup kemampuan teknis proses pengadaan

Program pelatihan mencakup kemampuan fungsional atau manajerial
Program pelatihan ditujukan untuk mengisi celah antara kompetensi yang dibutuhkan dengan kemampuan SDM
yang ada saat ini
Program pelatihan sudah menjadikan sektor swasta dan publik sebagai bahan referensi sehingga dipastikan
materinya terus mengikuti perkembangan
Program pelatihan mencakup pelatihan terkait isu transparansi
Program pelatihan mencakup pelatihan tentang isu konflik kepentingan
Review IAPP dan perbaikan untuk tahun mendatang
Mekanisme pengendalian untuk Program Pembinaan perlu disiapkan untuk memastikan bahwa peserta
berpartisipasi sesuai dengan Rencana Program Pembinaan. Perlu untuk dipahami bahwa pelanggan dan
pemangku kepentingan memiliki tugas dan tanggung jawabnya masing-masing, yang dapat menyebabkan
mundurnya mereka dari keikutsertaan atau hanya mengirim perwakilan untuk mengikuti Program Pembinaan.
Oleh karena itu, UKPBJ perlu untuk mendokumentasikan dan memantau daftar peserta.
Berdasarkan daftar peserta, UKPBJ perlu untuk menganalisis apakah peserta yang benar-benar mengikuti
program akan memenuhi kebutuhan pelatihan, menjadi peserta yang profesional dalam menjalankan proses
pengadaan di lembaga mereka.
Standar a. Asesmen kebutuhan kompetensi dilakukan dengan melibatkan fungsi terkait (BKD/Badiklat)
Kualitas b. Mencakup elemen penting dari sebuah asesmen kebutuhan kompetensi (Lihat detail pada
c. IAPP mencakup rencana program pelatihan sebagaimana dijabarkan dalam manual
implementasi
d. IAPP mencakup rencana transfer kemampuan sebagaimana dijabarkan dalam manual
implementasi
pengesahan dokumen
j. Merumuskan alat ukur yang diguanakan dalam proses monitoring progress implementasi
aktivitas
k. Susun dan simpan dokumentasi sesi progres meeting yang dilakukan yang berisi hasil rapat
l. Lakukan review tahunan
m. Simpan dan dokumentasikan dengan baik poin-poin perubahan dan pembelajaran, sehingga
65
Aktivitas Inti
Procurement 4 Rencana Program Bimbingan Eksternal (EAPP)
CoE
Objektif Secara umum EAPP memiliki kesamaan dengan IAPP, hanya saja berbeda pada fokus yang menjadi target objek
dari program pembinaan/bimbingan yang dilakukan. Tujuan dari EAPP ini adalah untuk membangun
kemampuan dan keahlian pada rantai pengadaan secara menyeluruh. Aktivitas ini mengembangkan keseluruhan
sistem pengadaan untuk dapat berfungsi dengan standar kinerja tinggi sebagai unit pengadaan yang terintegrasi
dalam memberikan layanan yang unggul
Aktivitas Hal yang harus dipertimbangkan dalam mengembangkan Program Pembinaan:

Seperti pada IAPP, pada EAPP kita pun harus mempertimbangkan hal utama berikut:
Pengetahuan dan keahlian
Fleksibilitas
Efektivitas
Kepekaan terhadap konteks
Tahapan Impelementasi Rencana Program Bimbingan Eksternal
1.Melakukan asesmen kebutuhan kompetensi

2.Mengembangkan EAPP sesuai dengan hasil asesmen
3.Mengesahkan EAPP dan mendapat dukungan dari pimpinan
4.Mengomunikasikan EAPP dalam internal UKPBJ
5.Implementasi EAPP dan Monitor proses implementasi EAPP
6.Review EAPP dan perbaikan untuk tahun mendatang.
Asesmen Kebutuhan Kompetensi
Seperti pada IAP, elemen elemen berikut juga penting untuk dipertimbangkan dalam melakukan asesmen pada
EAPP
 Asesmen kebutuhan kompetensi berfokus untuk mengidentifikasi celah antara kompetensi yang
dibutuhkan dan kemampuan SDM yang ada saat ini
 Asesmen kebutuhan kompetensi mencakup kemampuan dari segi teknis
 Asesmen kebutuhan kompetensi juga mencakup kemampuan fungsional atau manajerial
Gambar berikut ini menjelaskan tentang mekanisme pelaksanaan penilaian kebutuhan:
Mengembangkan Program Pembinaan:

Berdasarkan rekomendasi dari penilaian kemampuan, Program Pembinaan akan menjabarkan pendekatan akan
pengembangan kemampuan secara keseluruhan.
66
Program ini seharusnya menjabarkan aspek yang menjadi prioritas pengembangan dan pilihan
yang tersedia untuk mengembangkan kompetensi dan keahlian yang diperlukan, sebagai suatu rangkaian
solusi pelatihan dan pengembangan (menggunakan teknik pembelajaran campuran). Program
ini dapat digunakan untuk menutup kesenjangan antara tingkat kompetensi dan keahlian saat ini
dengan tingkat kompetensi dan keahlian yang dibutuhkan.
Program Pembinaan akan dikembangkan melalui:

Mengidentifikasi praktik/kerangka kerja unggulan
Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan pihak terkait, termasuk staf UKPBJ dan pelanggan serta
Mengidentifikasi metode pemberian pelatihan/ pendekatan pengembangan kemampuan yang optimal
Mengidentifikasi peningkatan kemampuan yang dapat didukung oleh UKPBJ di seluruh jaringan UKPBJ
(dalam hal apa kita ingin dikenal?)
Mengidentifikasi sumber daya pembimbing/pelatih
Mengidentifikasi frekuensi pemberian pelatihan, anggaran, dan biaya pelaksanaan Program Pembinaan
Mendefinisikan kurikulum pelatihan (jika pelatihan tersebut diberikan oleh UKPBJ)
Implementasi dan Monitoring/Pengawasan IAPP

Agar dapat meningkatkan kemampuan dan keahlian, UKPBJ dapat memberikan Program
Pembinaan melalui program transfer kemampuan seperti Program Panduan Teknis dan Sosialisasi.
Berikut ini adalah rincian metode Program Pembinaan:
Layanan Panduan Teknis

 Konsultasi pembinaan merupakan layanan panduan teknis pengadaan yang mengharuskan
staf UKPBJ untuk mengunjungi lokasi pelanggan/atau pemangku kepentingan untuk
menjaga kinerja pengadaan atau memecahkan isu kompleks mengenai pengadaan. Metode ini
memerlukan undangan atau budaya proaktif dari sisi UKPBJ untuk mendeteksi dan menghindari
kemungkinan terjadinya masalah selama proses pengadaan. Metode ini hanya akan berjalan
dengan efektif jika berbentuk diskusi kelompok kecil dengan tingkat interaktivitas yang tinggi.
Tujuan dari metode ini adalah untuk memastikan bahwa pelanggan/pemangku kepentingan
mendapatkan wawasan dan pengetahuan yang cukup untuk memecahkan temuan/
permasalahan yang didukung oleh tindak lanjut dari staf UKPBJ.
 Klinik pengadaan merupakan panduan teknis layanan pengadaan yang diberikan oleh
staf UKPBJ dimana kantor UKPBJ dikunjungi oleh pelanggan/pemangku kepentingan
untuk membantu mereka meningkatkan keahlian dan pengetahuan dalam memecahkan
permasalahan pengadaan. Metode ini hanya akan berjalan efektif jika berbentuk diskusi
kelompok kecil dengan tingkat interaktivitas yang tinggi, sehingga pelanggan/pemangku
kepentingan dapat memperoleh wawasan dan pengetahuan yang dibutuhkan dari UKPBJ dan
memecahkan permasalahan yang rumit. Direkomendasikan bagi UKPBJ untuk membuka layanan
klinik satu hari dalam seminggu untuk menghindari gangguan terhadap aktivitas operasional
harian UKPBJ.
 Forum diskusi kelompok merupakan panduan teknis pengadaan berbentuk diskusi forum
yang diselenggarakan dengan mengumpulkan UKPBJ dan lebih dari dua kelompok Satuan Kerja
Perangkat Daerah (SKPD) untuk mendiskusikan topik tertentu yaitu memecahkan permasalahan
kompleks yang terjadi secara berulang, menentukan target kinerja dan tidak lanjutnya, dsb.
Panduan jenis ini melibatkan diskusi yang terfokus dan berintensitas tinggi, dimana SKPD
berbagi tentang pengalaman mereka tentang bagaimana memecahkan permasalahan secara
bersama- sama untuk menciptakan solusi menyeluruh untuk menghindari terulangnya
permasalahan tersebut.
Sosialisasi pengadaan adalah metode dimana UKPBJ memberikan wawasan kepada peserta
berjumlah besar melalui sesi tanya jawab tentang proses pengadaan pemerintah. Metode ini efektif bagi
pemangku kepentingan dengan dampak dan/atau waktu yang minimal. Pembinaan jenis ini biasanya
efektif untuk menyampaikan adanya peraturan baru terkait pengadaan kepada pelanggan dan
pemangku kepentingan.
Pemilihan metode Pembinaan harus didasarkan pada dua faktor penting:

•Kompleksitas tujuan dan isi pembelajaran.
67
Tujuan dan isi pembelajaran yang kompleks, memerlukan sesi diskusi dan tanya jawab yang intensif,
dimana program panduan teknis dan program pelatihan adalah pilihan yang direkomendasikan. Namun,
layanan panduan teknis memiliki diskusi yang lebih intensif dari program pelatihan.
•Ukuran, karakteristik dan lokasi pengguna layanan.
Sosialisasi dan program pelatihan adalah pilihan yang direkomendasikan untuk peserta berukuran besar.
Pelatihan virtual dan E-training adalah pilihan yang direkomendasikan jika peserta berjauhan
dan tersebar.
Program transfer kemampuan dalam EAPP harus memperhatikan elemen penting berikut ini:
 Program transfer kemampuan mencakup inisiatif coaching
 Program transfer kemampuan mencakup penunjukan staf khusus yang bertugas untuk membina hubungan
dengan LKPP, UKPBJ lain, serta sektor publik untuk meningkatkan pengetahuan UKPBJ melalui
aktivitas berbagi ilmu, informasi, dan pengalaman
 Program transfer kemampuan mencakup pembentukan klinik konsultasi dan/atau online helpdesk
 Program transfer kemampuan mencakup penyusunan dan publikasi buku FAQ yang disusun dengan
dukungan sistem I&KM
 Pada perencanaan program transfer kemampuan perlu dirumuskan dan ditetapkan jadwal sesi
sharing/roadshow yang akan dilakukan
Review IAPP dan perbaikan untuk tahun mendatang

Mekanisme pengendalian untuk Program Pembinaan perlu disiapkan untuk memastikan bahwa peserta
berpartisipasi sesuai dengan Rencana Program Pembinaan. Perlu untuk dipahami bahwa pelanggan dan
pemangku kepentingan memiliki tugas dan tanggung jawabnya masing-masing, yang dapat menyebabkan
mundurnya mereka dari keikutsertaan atau hanya mengirim perwakilan untuk mengikuti Program
Pembinaan. Oleh karena itu, UKPBJ perlu untuk mendokumentasikan dan memantau daftar peserta.
Berdasarkan daftar peserta, UKPBJ perlu untuk menganalisis apakah peserta yang benar-benar mengikuti
program akan memenuhi kebutuhan pelatihan, menjadi peserta yang profesional dalam menjalankan
proses pengadaan di lembaga mereka.
Standar a. Asesmen kebutuhan kompetensi dilakukan dengan melibatkan fungsi terkait (BKD/Badiklat)
Kualitas b. Mencakup elemen penting dari sebuah asesmen kebutuhan kompetensi (Lihat detail pada
c. IAPP mencakup rencana program konsultasi sebagaimana dijabarkan dalam manual
implementasi
d. IAPP mencakup rencana program klinik pengadaan sebagaimana dijabarkan dalam manual
implementasi
pengesahan dokumen
i. Melakukan sesi sosialisasi eksternal setidaknya xx kali dalam setiap xxxx
j. Sesi sosialisasi eksternal haruslah menjangkau setidaknya xx organisasi/fungsi penting yang
k. Lakukan progres meeting rutin (bulanan/per tiga bulan/per semester)
l. Merumuskan alat ukur yang digunakan dalam proses monitoring progres implementasi
aktivitas
m. Susun dan simpan dokumentasi sesi progres meeting yang dilakukan yang berisi hasil rapat
n. Lakukan review tahunan
o. Simpan dan dokumentasikan dengan baik poin-poin perubahan dan pembelajaran, sehingga
68
69
Aktivitas Inti
Procurement 5 & 6 Survei Nilai Pelanggan (Internal dan
CoE Eksternal)
Objektif Mengapa Survei Nilai Pelanggan diperlukan?
Keterlibatan pelanggan yang efektif menawarkan perbaikan yang signifikan pada setiap tingkatan keterlibatan
di semua segmen pelanggan dimana indikator keberhasilan utama dapat direalisasikan. Keberhasilan dalam
memahami kebutuhan dan harapan pelanggan tidak saja akan meningkatkan nilai di mata pelanggan Anda,
tetapi juga akan menggerakkan dan membentuk layanan UKPBJ di masa yang akan datang. Mengenal
pelanggan secara berkualitas, misalnya dengan mengetahui pandangan pelanggan internal dan eksternal serta
pemangku kepentingan lainnya, memungkinkan Anda untuk memahami harapan pelanggan Anda sekaligus
memetakan dan memegang kontrol atas pemangku kepentingan. Dengan menyelaraskan layanan pelanggan
UKPBJ jasa yang diberikan, Anda akan mampu mewujudkan tujuan utama nilai pelanggan.
Aktivitas Hal yang harus dipertimbangkan dalam merancang Survei Nilai Pelanggan:
Sangatlah penting untuk membangun proses yang andal untuk meningkatkan pemahaman pelanggan, baik
internal maupun eksternal, dan pemangku kepentingan lainnya, serta meningkatkan keterlibatan pelanggan,
sehingga diperoleh informasi yang bermanfaat dan dapat ditindaklanjuti. Informasi tersebut dapat berdampak
pada layanan jasa pengadaan dan membentuk kemampuan dan kapasitas operasional dengan:
Menjadikan suara konsumen dan pemangku kepentingan sebagai dasar pengambilan keputusan
Mendengarkan suara konsumen dan pemangku kepentingan untuk menetapkan segmen yang berdasarkan
pada nilai
Menjadikan segmen tersebut sebagai alat yang menggambarkan nilai dan faktor pendorong nilai dari
pelanggan dan pemangku kepentingan, sehingga tidak hanya dijadikan sebagai daftar layanan prioritas
Melakukan penilaian tingkat keterlibatan internal dan eksternal yang ada saat ini sebagai dasar untuk
meningkatkan keterlibatan pelanggan dan pemangku kepentingan.
70
Tahapan impelementasi survei nilai pelanggan
 Membangun Kesepahaman
 Membentuk Tim Survei Membuat
 Survei Pengumpulan Data
 Pelaporan dan Analisis Data Survei

Menyusun dokumen survei kepuasan
Membangun kesepahaman ditujukan untuk mendapatkan komitmen yang kuat dari pimpinan termasuk
Pimpinan K/L/D/I, Sekretaris (SekDa atau AsDa), Pimpinan Fungsi Perencanaan (mis. Bappeda), Pimpinan
fungsi Audit Internal (mis. Inspektorat Daerah), dan fungsi pengadaan yang terkait (PPK/PA/KPA, dan
PPHP) yang ada di Unit Belanja (SKPD). Untuk mendapatkan dukungan tersebut, yang dapat dilakukan
adalah hal sebagai berikut:
•Menentukan pemangku kepentingan utama yanag mampu mendukung penuh proses pelaksanaan
survei
•UKPBJ menginformasikan maksud dan tujuan dari pelaksanaan survei ini terkait dengan proses
peneglolaan kinerja pengadaan secara keseluruhan yang dapat mendorong perbaikan pelayanan
pengadaan
•UKPBJ meminta bantuan pada pendukung program untuk meninjau dan memperkaya konten survei yang
akan diluncurkan, juga membantu menyampaikan inisiatif survei ini pada pimpinan tertinggi di K/L/D/I
sehingga mendapat persetujuan dan dukungan yang lebih kokoh
•UKPBJ meminta diterbitkan surat pengantar formal dari pimpinan K/L/D/I yang dapat membantu
kelancaran proses implementasi program survei.
Membentuk Tim Survei
Dalam membentuk tim survei, setidaknya terdapat fungsi dan pembagian tugas sebagaimana berikut:
•Kepala UKPBJ sebagai Ketua Program Survei
•Kepala Bagian di UKPBJ sebagai Kepala Pengolah Data
•Tim Survei 1, yang terdiri dari PokJa UKPBJ yang dipimpin oleh seorang Ketua PokJa. Tim ini bertugas
untuk menjalankan program survei pelanggan internal
•Tim Survei 2, yang terdiri dari PokJa UKPBJ yang dipimpin oleh seorang Ketua PokJa. Tim ini bertugas
untuk menjalankan program survei vendor
Membuat Survei
Sebelum melakukan proses pengumpulan data, UKPBJ harus mampu menyiapkan survei dengan baik dan
seksama untuk menjamin proses eksekusi dapat dilakukan dengan cara yang paling efektif dan efisien.
Beberapa aspek yang harus diperhatikan adalah
Pemahaman mendalam akan tujuan survei yang terbangun dalam keseluruhan tim
Format kuesioner disiapkan agar selaras dengan strategi survei dan strategi target responden
Menyiapkan kebutuhan logistik proses eksekusi survei yang termasuk beragam bentuk kuesioner (versi
cetak, versi digital, dsb.), surat dukungan, daftar responden dan kontaknya (nomor telepon, alamat surat,
alamat email, dsb.), infrastruktur pengelolaan lalu lintas survei (kotak surat, website, saluran telepon), dan
pengumuman formal
Sumber dana untuk mendukung aspek operasional proses eksekusi survei
Pengumpulan Data
Proses pengumpulan data termasuk kegiatan-kegiatan berikut:
71
1. UKPBJ menyebarkan kuesioner survei yang sudah dibuat. Penyebaran ini dapat dilakukan dengan
beragam cara, mulai yang berbasis form cetak (melalui surat menyurat, disediakan di loket UKPBJ,
mendatangi langsung tempat responden, atau dibagikan dalam event tertentu dsb.), maupun yang
sudah bersifat digital (melalui email, ditautkan dalam website UKPBJ). Namun demikian disarankan
agar sebagian besar data diambil melalui sistem digital sehingga dapat menghemat waktu dalam
proses kompilasi data.
2. UKPBJ mensosialisasikan dan membina komunikasi dengan baik pada responden terkait dengan
program survei ini, termasuk batas akhir pengumpulan form kuesioner survei
3. UKPBJ mengumpulkan kuesioner survei, lalu kemudian menugaskan tim khusus untuk melakukan
kompilasi data dalam bentuk spreadsheet (mis. Menggunakan MS Excel)
Diluar 3 hal tersebut perlu diketahui juga periode pengumpulan data yang dilakukan agar sejalan dengan
tujuan survei (misal, setahun sekali atau setahun 2 kali, atau lainnya)
5.2.22.4. Analisis Data
Beberapa proses analisis data yang dapat dilakukan:
Proses Analisis Deskripsi
Analisis Analisis ini dilakukan untuk mendapatkan informasi dari sisi demografi responden
Demografi survei. Hasil dari analaisis ini dapat digunakan untuk menetapkan target survei di
periode berikutnya.
Analisis Inti Digunakan untuk membangkitkan salah satu poin analisis yang paling penting, yakni
nilai kepuasan secara keseluruhan
Analisis Analisis mendalam ini dapat dilakukan dengan cara melihat nilai skor kepuasan
Mendalam berdasarkan potongan data yang dilakukan melalui beragam parameter (mis. jenis
(deep dive) pengadaan, peran pengadaan, tingkat jabatan, nilai kontrak, dsb.). Hal ini dilakukan
untuk mengidentifikasi segmen responden mana yang memiliki nilai terendah/
tertinggi. Dengan demikian dapat dirumuskan area perbaikan mana yang dinilai paling
strategis
Baselining Bilamana survei yang dilakukan adalah survei yang pertama dilakukan, maka hasil yang
didapat dapat digunakan sebagai baseline yanga akan dilakukan untuk membandingkan
hasil survei berikutnya. Dimana data baseline ini digunakan untuk menetapakan target
nilai survei.
Analisis celah Analisis celah dapat dilakukan dengan cara membandingkan hasil survei terbaru yang
(gap) didapatkan dengan target nilai yang ditetapkan. Dalam melakukan analisis celah,
analisis mendalam dapat dilakukan untuk mengetahui mana segmen responden yang
memiliki celah terbesar/ terkecil)
Formulasi Hasil dari analisis celah dapat digunakan sebagai bahan dalam menyusun program
program perbaikan kinerja. Dalam merancang program perbaikan kinerja ini juga harus
peningkatan mengaitkan dengan indikator model kematangan (IPM2 v5) yang memiliki kaitan
kinerja dengan program survei itu sendiri. Dengan demikian setiap peningkatan yang
diprogramkan akan secara bersamaan meningkatkan nilai kepuasan pelanggan dan juga
nilai kematangan organisasi dalam IPM2 v5.
Analisis Bila data yang diperlukan tersedia, kita dapat melakukan perbandingan nilai antara
perbandingan UKPBJ dengan UKPBJ yang lain. Namun dalam melakukan analisis ini perlu
dengan entitas diperhatikan faktor-faktor yang bisa mempengaruhi, seperti ukuran pengadaan,
lain cakupan pengadaan, besar anggaran belanja, dan juga tingkat kematangan UKPBJ.
72
5. Pelaporan Hasil Survei
Berikut adalah isi Laporan survei yang dapat dilaporkan pada pimpnan melalui prosedur formal,
yang diharapkan hadir dalam sesi pelaporan tersebut adalah Pimpinan K/L/D/I, Sekretaris (SekDa
atau AsDa), Pimpinan Fungsi Perencanaan (mis. Bappeda), Pimpinan fungsi Audit Internal (mis.
Inspektorat Daerah), dan fungsi pengadaan yang terkait (PPK/PA/KPA, dan PPHP) yang ada di
Unit Belanja (SKPD).
• Tujuan dan area pengukuran survei
• Metode sampling responden yang digunakan, desain kuesioner, dan teknik pengumpulan
data yang digunakan
• Dokumentasi proses pelaksanaan kegiatan survei (mis. Foto, lembar kunjungan, daftar
hadir, dsb.)
• Analisis data survei, yang dapat termasuk:
oDemografi Responden
oNilai skor survei
oNilai skor survei untuk setiap kategori
oAnalisis Celah (dibandingkan dengan target nilai)
•Kesimpulan dan Keluaran yang dapat ditarik dari hasil analisis data
•Rekomendasi perbaikan layanan pengadaan berdasarkan kesimpulan yang didapat
UKPBJ juga akan mempresentasikan Laporan survei melalui suatu acara formal pada pemangku
kepentingan utama UKPBJ (mis. Kepala Daerah/ Lembaga, Sekretaris/SekDa/AsDa, Kepala Bagian
Perencanaan/Bapeda, Auditor/Inspektorat, dan pejabat fungsi pengadaan – PA/KPA/PPK/PPHP).
Dalam presentasi ini dapat dicapai dua hal sebagai berikut:
Mengomunikasikan hasil dari implementasi proses survei
Meraih komitmen dari pemangku kepentingan utama dalam bentuk dukungan pada perbaikan di
masa mendatang baik terkait organisasi UKPBJ dan juga praktik pengadaan, berdasarkan hasil
kepuasan pada survei
Standar 5. Survei Kepuasan Pelanggan Internal

Kualitas a. Proses pengembangan survei mencakup proses penetapan tujuan survei
b. Proses pengembangan survei mencakup proses perancangan form survei
c. Proses pengembangan survei mencakup proses perumusan prosedur pengumpulan data
d. Proses pengembangan survei mencakup proses perumusan prosedur pengolahan data
pengesahan dokumen
h. Melakukan sesi sosialisasi dengan SKPD, minimal menjangkau xx SKPD
i. Survei setidaknya direspon oleh xx% dari target responden
73
j. Setiap data yang masuk harus dapat disimpan dengan baik dalam suatu kerangka data yang
sederhana yang mampu menjaga validitas data yang telah dikumpulkan secara sistematik
k. Hasil survei dilaporkan pada jajaran pemimpin secara regular (per tahun/per semester)
l. Laporan disusun dalam dokumen resmi yang tersimpan dengan baik
m. Hasil survei digunakan sebagai masukan dalam menyusun strategi untuk meningkatkan
nilai dan layanan pengadaan bagi SKPD
6. Survei Kepuasan Pelanggan Eksternal

a. Proses pengembangan survei mencakup proses penetapan tujuan survei
b. Proses pengembangan survei mencakup perumusan cakupan target responden
c. Proses pengembangan survei mencakup proses perancangan form survei
d. Proses pengembangan survei mencakup proses perumusan prosedur pengumpulan data
e. Proses pengembangan survei mencakup proses perumusan prosedur pengolahan data
f. Melakukan sesi dengar pendapat dengan jajaran pimpinan sebanyak xx kali sebelum
pengesahan dokumen
g. Menerbitkan dokumen pengesahan resmi dan menyimpannya dengan baik
h. Melakukan sesi sosialisasi internal paling kurang sebanyak xx kali – susun dokumen
i. Melakukan sesi sosialisasi dengan vendor, minimal menjangkau xx vendor
j. Survei setidaknya direspon oleh xx% dari target responden
k. Setiap data yang masuk harus dapat disimpan dengan baik dalam suatu kerangka data yang
sederhana yang mampu menjaga validitas data yang telah dikumpulkan secara sistematik
l. Hasil survei dilaporkan pada jajaran pemimpin secara regular (per tahun/per semester)
m. Laporan disusun dalam dokumen resmi yang tersimpan dengan baik
n. Hasil survei digunakan sebagai masukan dalam menyusun strategi untuk meningkatkan
tingkat layanan UKPBJ.
74
Aktivitas Inti
Procurement 7 SOP/Pedoman pengadaan
CoE
Objektif Mengapa perlu menyusun pedoman pengadaan dan rencana Knowledge Management?
Pedoman pengadaan akan disusun oleh UKPBJ untuk mendefinisikan secara jelas kerangka kelembagaan
pengadaan, peranan dan tanggung jawab terkait pengadaan, transparansi dan akuntabilitas, serta proses dan
prosedur kerja pengadaan. Pedoman tersebut terkait dengan kebijakan dan proses pengadaan yang ditetapkan
pemerintah, baik pemerintah pusat maupun regional.
Aktivitas Apa yang dimaksud dengan pedoman pengadaan?

Pedoman adalah sebuah kumpulan dokumen yang menyediakan acuan dan panduan dalam menyusun SOP
yang:
Mendukung terciptanya praktik dan proses kerja yang standar
Mendukung integrasi proses pengadaan yang menyeluruh
Menguraikan standar pengadaan yang harus disusun dan dilaksanakan oleh pelanggan dan pemangku
kepentingan (termasuk seluruh SKPD, PA/KPA, PPK dan PPHP)
Pedoman pengadaan harus jelas, ringkas, mudah dimengerti, logis dan disusun dengan baik dalam sebuah
manual pengadaan. Pedoman tersebut harus dikelola dengan tepat, sehingga dapat mengakomodasi
pemutakhiran yang terjadi untuk menjamin bahwa pedoman tersebut berisi topik terkait proses pengadaan
yang sebenarnya. Dengan demikian, proses pengadaan dapat dilakukan dalam lingkungan yang dinamis.
Untuk menjamin perbaikan berkelanjutan, diperlukan proses pemantauan serta mekanisme pengendalian dan
evaluasi.
Pedoman pengadaan juga harus merefleksikan peraturan dan kebijakan nasional maupun lokal, seperti
Peraturan Kementerian Dalam Negeri Nomor 52/2011 tentang Standar Operasional Prosedur di Lingkungan
Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota dan Peraturan Daerah.
Berikut ini adalah tahapan implementasi SOP dan pedoman pengadaan
1.Menyusun dokumen SOP atau panduan pengadaan
2.Mengesahkan SOP dan mendapatkan dukungan pimpinan
3.Sosialisasi SOP
4.Pengawasan proses implementasi SOP/ guidelines
5.Review dan perbaikan terhadap SOP yang ada
Menyusun dokumen SOP atau panduan pengadaan
Dalam menyusun dokumen SOP perlu diperhatikan elemen penting sebagaimana berikut
SOP mendorong terjadinya pemerkayaan peran UKPBJ menjadi lebih strategis bukan lagi sebatas pada
kewjiban di proses pemilihan
SOP mendorong pengadaan untuk menjadi berorientasi pada kinerja dan selaras dengan konsep PMM
Merealisasikan proses pengadaan yang terintegrasi secara menyeluruh memerlukan sejumlah SOP yang dapat
menciptakan dampak signifikan dalam mendapatkan uang dalam pengadaan barang dan jasa secara tepat
waktu (mencakup analisis anggaran, kebutuhan bisnis, analisis pasar, perencanaan, pelaksanaan
tender/eksekusi dan pembuatan kontrak). UKPBJ juga harus mengintegrasikan dan menjamin keterlibatan
pelanggan dan pemangku kepentingan internal pengadaan untuk memperkuat proses integrasi dan keterkaitan
antarpihak yang dinyatakan secara jelas dalam SOP.
Daftar berikut memberikan gambaran area penting yang harus tercakup dalam seperangkat SOP yang
dikembangkan dalam organisasi pengadaan
SOP mencakup proses perencanaan
SOP mencakup proses kualifikasi penyedia
SOP mencakup proses penetapan kriteria evaluasi
SOP mencakup proses review penawaran
SOP mencakup proses pemberian kontrak
SOP mencakup proses administrasi kontrak (manajemen amandemen kontrak, pemutusan kontrak, dan
penyelesaian sengketa kontrak)
SOP mencakup proses manajemen kontrak
75
 SOP mencakup proses kontrol dan monitor

 SOP mencakup proses debriefing setelah proses pengadaan selesai
 SOP mencakup isu transparansi
 SOP mencakup proses keterlibatan dengan pemangku kepentingan
 SOP mencakup manajemen risiko
 SOP mencakup sistem I&KM
 SOP mencakup sistem manajemen kinerja
Dalam memastikan bahwa SOP yang dikembangkan memiliki standar kualitas yang tinggi, sehingga dapat
membantu organisasi menjalankan fungsinya dengan kinerja prima, penting adanya untuk memiliki
SOP checklist. Contoh daftar periksa tersebut terdapat pada bagian contoh dalam laporan ini.
Terkadang, diperlukan keterlibatan pelaku pengadaan lain dalam menyusun SOP yang terintegrasi,
seperti PA/KPA, PPK, PPHP dan kantor pengadaan SKPD. Dengan demikian, UKPBJ harus secara
proaktif memonitor penyusunan SOP untuk memastikan kesesuaian dengan standar yang ditetapkan
dalam Peraturan Kementerian Dalam Negeri Nomor 52/2011 tentang Standar Operasional Prosedur di
Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota dan Peraturan Daerah, serta peraturan daerah.
Contoh format SOP standar terdapat pada bagian contoh dalam laporan ini.
Berikut adalah daftar informasi yang sebaiknya tercantum dalam sebuah SOP yang baik
 Format SOP
Berikut adalah format SOP yang umum digunakan:
o Nama aktivitas
o Deskripsi
o Daftar istilah
o Tujuan
o Ruang lingkup
o Dokumen terkait (termasuk keterkaitannya dengan SOP lain)
o Dasar hukum dan batasan
o Prosedur
o Alur proses
 Nama jabatan yang memiliki kualifikasi terhadap proses tersebut
 Aktivitas dalam proses
 Keluaran
 Waktu penyelesaian
 Keterangan
o Lampiran (termasuk formulir dan contoh keluaran)
 Contoh SOP
 Keterkaitan antar-SOP
 Daftar istilah dan jargon pengadaan
Standar a. SOP haruslah selaras dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku
Kualitas b. SOP mencakup proses pengadaan secara meyeluruh (dapat mengacu pada detail di manual
implementasi)
pengesahan dokumen
i. Membuat alat ukur untuk menghitung angka kepatuhan terhadap SOP yang berlaku
j. Menyusun laporan kepatuhan SOP untuk dibahas dan ditindaklanjuti
k. Merancang rencana aksi tindak lanjut laporan kepatuhan SOP (dimana harus mencakup
tantangan yang berhasil diidentifikasi dan formulasi tindakan perbaikan yang akan diambil)
76
l. Lakukan sesi review SOP secara regular (per tahun/per semester) dimana tiap sesinya
didokumentasikan dengan baik
m. UKPBJ melakukan aktivitas benchmarking/ studi banding dengan UKPBJ lain untuk
meningkatkan SOP/ pedoman pengadaan yang mereka miliki
Aktivitas Inti
Procurement 8 Manajemen Informasi dan Pengetahuan (I&KM)
CoE
Objektif Mengapa perlu menyusun Manajemen Informasi & Pengetahuan (I&KM)?

Untuk mendukung pelaksanaannya, pedoman tersebut harus disertai dengan adanya sistem dan rencana
Knowledge Management (KM) yang andal. KM mendukung aktivitas pengadaan secara keseluruhan, terutama
yang terkait dengan pengumpulan dan penyimpanan informasi dan/atau pengetahuan untuk disebarluaskan
kepada seluruh pelaku pengadaan di dalam organisasi. Melalui taksonomi yang jelas dan terstandardisasi,
pelanggan dan pemangku kepentingan internal terkait pengadaan dapat mengakses informasi dan/atau
pengetahuan dengan mudah. Hal ini membantu keberlangsungan peningkatan efektivitas dan efisiensi kinerja
pengadaan secara keseluruhan.
Aktivitas Apa yang dimaksud dengan KM pengadaan?

KM merupakan suatu disiplin ilmu yang merekomendasikan pendekatan yang terintegrasi untuk
mengidentifikasi, menangkap, mengevaluasi, mengambil kembali dan menyebarkan seluruh informasi terkait
pengadaaan di organisasi. Informasi tersebut diperlakukan sebagai aset yang mencakup database, dokumen,
kebijakan, prosedur serta keahlian dan pengalaman yang sebelumnya masih disimpan oleh masing-masing staf,
yang kemudian disimpan dalam sebuah struktur taksonomi yang berlaku.
Manfaat adanya pedoman pengadaan dan KM
Manfaat dari implementasi pedoman pengadaan dan KM adalah meningkatnya produktivitas dan kualitas
(efisiensi waktu/biaya), yang ditandai dengan:
Adanya standar proses terkait urutan prosedur dan ketepatan waktu
Justifikasi yang kuat yang memungkinkan UKPBJ untuk mendorong sistem pengadaan menjadi lebih fokus
pada kinerja rantai nilai
Penyimpanan dan pencarian contoh keluaran sebelumnya yang lebih efisien di perpustakaan pusat
Konsistensi dalam menyampaikan hasil akhir yang berkualitas menggunakan metodologi standar serta
contoh dan kerangka yang ’gold standard’
Kolaborasi dan berbagi pengetahuan yang lebih baik di seluruh proyek dan kegiatan operasional
Taksonomi yang jelas dan terstandardisasi memungkinkan pengarahan (navigasi) poli-hierarki (yaitu
beragam cara untuk menemukan sebuah dokumen)
Pengendalian yang lebih baik atas taksonomi standar dan dikelola secara terpusat
Meningkatkan efisiensi seluruh layanan publik dengan mengintegrasikan informasi pada lintas tingkatan
pemerintahan yang beragam dan lintas batas
Mengembangkan sistem baru atau memperbaiki sistem yang ada sekarang untuk meningkatkan kinerja secara
luas, terintegrasi, dan mudah dalam mengakses basis pengetahuan
Meningkatkan akuntabilitas dan mitigasi risiko dengan membuat keputusan yang akurat dan memecahkan
masalah sesegera mungkin, didukung dengan akses informasi yg terintegrasi, dan transparan
Menghasilkan unsur layanan yang lebih baik dan efektif biaya dan secara bersamaan, meningkatkan peran
serta dan tanggung jawab publik
Proses KM dapat dibagi secara sederhana kedalam 3 kelompok
1. Ciptakan dan Tangkap
Pengetahuan dapat berasal dari beragam sumber seperti hasil pembelajaran, praktik-praktik unggulan dan
prosedur-prosedur yang inovatif.
77
Proses memperoleh pengetahuan baik dari sumber internal atau eksternal, sangat tergantung pada
siapa yang terlibat.
Praktik pada pengadaan:
•Pembelajaran setelah implementasi dari sebuah strategi
•Pelatihan
•Seminar
•Penjelajahan internet
•Brainstorming
•Diskusi
•Penelitian
•• Dll.
2. Kelola dan Simpan

Kelola dan Simpan →termasuk mendefinisikan,
menyimpan, memberi indeks dan menghubungkan keterkaitan antar dokumen.
Memetakan pengetahuan yang sudah ada, dalam kaitannya pada konteks dan tingkat kepentingan,
serta membantu mengklasifikasikan pengetahuan dalam bentuk taksonomi.
Menyimpan pengetahuan pada repositori yang sesuai seperti kumpulan tenaga ahli, kumpulan
pedoman/regulasi, pustaka risiko dan best practices. TAKSONOMI ADALAH FAKTOR KUNCI
Taksonomi umum adalah komponen fundamental dalam menetapkan lokasi penyimpanan

pengetahuan dan cara mengakses pengetahuan tersebut yang kemudian menjadi dasar arsitektur
informasi untuk kebutuhan manajemen konten organisasi. Dalam bentuk yang paling sederhana,
taksonomi pengetahuan adalah sistem klasifikasi untuk salah satu aset perusahaan, yaitu informasi,
baik eksplisit maupun tacit. Dalam konteks organisasi, hal ini penting karena staf harus mengetahui
dimana mereka harus menyimpan informasi yang mereka ketahui dan mengakses informasi yang
mereka butuhkan. Hal ini umumnya dicapai dengan menciptakan klasifikasi logis, taksonomi atau
struktur. Taksonomi menghadapi tantangan yang semakin besar seiring dengan peningkatan volume
dan ruang lingkup ‘artefak’ dan ‘pengguna’. Ada dua pendekatan utama dalam menyusun sebuah
taksonomi:
I. Enumerative
Taksonomi enumerative (hierarki/paradigma/ trees) didasarkan pada prinsip urutan
kelompok dimana kelompok yang lebih besar terdiri atas beberapa kelompok yang lebih kecil
Keunggulan: Satu taksonomi yang diskrit berguna untuk penyimpanan benda yang akan tetap
berada di posisi yang sama jika dibandingkan dengan taksonomi yang lebih besar. Hal ini lebih
mudah untuk dilakukan dibandingkan dengan pendekatan facet.
Kelemahan: Sangat tidak fleksibel, terutama dalam hal pembuatan katalog dan penarikan kembali.
Pendekatan ini mengharuskan pemahaman mengenai taksonomi yang digunakan, meskipun singkat,
supaya dapat digunakan dengan efektif.
Penggunaan: kode pos, perpustakaan, situs internet, kantung jaringan. Contoh:
78
Informasi
Asset
II. Faceted
Taksonomi facet didasarkan pada prinsip pengelompokan faset (bagian) yang deskriptif. Seluruh
objek dikelompokkan pada satu karakteristik pada setiap faset (bagian).
Keunggulan: Pendekatan facet memungkinkan fleksibilitas yang besar dalam menemukan sebuah
objek dalam suatu skema. Setiap objek dapat ditemukan melalui berbagai cara, tidak hanya dapat
ditemukan dengan menelusuri satu alur spesifik.
Kelemahan: Sulit untuk diimplementasikan pada benda-benda seperti buku dan kertas. Dengan
demikian, dokumen-dokumen tersebut harus dikonversikan menjadi dokumen elektronik ( soft
copy).
Contoh: Situs jual beli dalam jaringan (e-commerce), seperti Amazon dan Carsales.com; lihat
searchify.com untuk implementasinya.
Dokumen Pengadaan
SOP Pengadaan
79
Peraturan dan Regulasi Pengadaan
Informasi Asset
Asset Kepemilikan Nilai
EEG Scanner Dinas < 100 Juta

Kesehatan <1M
>100 M
3. Gunakan & Sebarkan meliputi penyebaran

pengetahuan dan
kolaborasi antar rekan kerja sehingga terjadi proses transfer
dan penyebaran best practices. Penyebaran pengetahuan
dapat dilakukan dengan berbagai cara seperti pelatihan,
portal intranet, forum diskusi, ekstranet dan komunitas
praktisi.
Gunakan – termasuk aktivitas-aktivitas yang mendukung
pengambilan keputusan, penyelesaian masalah,
pengembangan kompetensi dan kerjasama tim,
peningkatan produktivitas, membangun komunitas yang
memiliki minat/kepentingan yang sama, penggunaan alur
kerja proses, dukungan pelanggan dan mendorong para
pelaku untuk mempercepat proses.
Praktik pada pengadaan:
•Membangun strategi dan rencana aktivitas pengadaan
yang kompleks
• • Memimpin forum pengadaan regional
Berikut adalah urutan penerapan I&KM
80
1. Asesmen KM
Tingkat kemajuan dalam pengembangan dan
implementasi strategi MP bisa dijelaskan
dengan model dua dimensi: tingkat
pelaksanaan dan tingkat pengendalian.
2. KM analisis Celah
81
3. Rencana Implementasi KM
82
4. Pmeantauan dan Implementasi KM
This I&KM initiative is expected to have following impacts

Inisiatif I&KM mendorong penerapan system eProc
Inisiatif I&KM mencakup penerapan eNotification dan SiRUP
Inisiatif I&KM mencakup penerapan eKatalog
Inisiatif I&KM mencakup penerapan eManajemen Kontrak
Inisiatif I&KM mendorong PSU untuk berperan sebagai pusat keunggulan bagi eProcurement dan
memberikan arahan program bimbingan bagi para pemangku kepentingan dan lembaga lain
Inisiatif I&KM mendorong utilisasi analisis data
Inisiatif I&KMmemajukan analisis data agar diberdayakan dalam setiap proses pengadaan utama
Inisiatif I&KM memajukan analisis data untuk ditinjau secara menyeluruh dan dikombinasikan untuk
mendukung pengembangan pembuatan keputusan secara menyeluruh
Inisiatif I&KM memajukan penggunaan analisis data secara lebih luas tidak hanya sebatas proses
pengadaan dan mengintegrasikannya dengan manajemen kinerja, manajemen risiko, pencegahan korupsi,
dsb.
Inisiatif I&KM mendorong penerapan pembangunan keterlibatan penyedia secara elektronik
Inisiatif I&KM digunakan untuk perbaikan secara berkelanjutan dalam pengadaan
Standar a. Membentuk dan menugaskan tim khusus untuk mengembangkan dan mengelola system
Kualitas manajemen informasi dan pengetahuan
83
b. I&KM mencakup komponen penting sebagaiaman tercantum dalam detail manual

implementasi
c. sebelum pengesahan dokumen
i. Sistem I&KM diupdate (ditambahkan dan diperbarui kontennya) secara rutin (dua minggu
sekali/per bulan)
j. Sistem I&KM dijadwalkan untuk menjalani proses maintenance secara regular (per tahun/
setiap 2 tahun)
k. Data I&KM digunakan untuk perbaikan terus menerus dalam proses pengadaan
84
Aktivitas Inti Procurement

CoE 9 Manajemen Kinerja (PMM)
Objektif Aktivitas ini tersusun atas pengembangan laporan kinerja (dilengkapi dengan dashboard) untuk
menginformasikan manajemen dan kepemimpinan perkembangan pengadaan yang menyeluruh
Aktivitas menuju target. Silakan baca Manual Implementasi PMM untuk lebih jelasnya.
Perangkat Pendukung
Standar Kualitas a. Visioning Pengadaan

b.Penetapan Area Strategis
c.Penetapan Indikator Kinerja yang Sesuai
d.Penetapan Baseline
e.Penentuan Target
f.Memantau dan Meninjau pencapaian secara rutin
g.Melakukan evaluasi kinerja dan merumuskan perbaikan dan mendokumentasikan pembelajaran
tersebut
Standar Kualitas a. Menetapkan Visi PBJ

b. Mendefinisikan Area Strategis
c. Menentukan indikator yang relevan
d. Menetapkan Baseline
e. Menetapkan Target
f. Monitor dan Review capaian kinerja secara reguler
g. Mengevaluasi capaian kinerja dan mendokumentasikan poin poin pembelajaran
h. Memberi penghargaan bagi individu maupun kelompok yang berkontribusi
positif.
85

COE PEDOMAN

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

COE PEDOMAN

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pedoman Implementasi

Inisiatif CoE (Center of

2. Konsep Procurement CoE 6

1. Evolusi Kelembagaan menuju Procurement CoE 6

3. Tujuan & Manfaat Procurement CoE 8

1. Tujuan Procurement CoE 8

4. Kerangka Pembentukan Procurement CoE 10

1. Aspek Organisasi Pengadaan 10

4.3. Kriteria Procurement CoE 24

5. Tahapan Menuju Procurement CoE 26

5.1. Kunci Keberhasilan 26

2. Langkah – Langkah Penerapan Procurement CoE 30

Appendix A. - Penjelasan Inisiatif Kunci 48

1. Status Hukum (Sub Indikator 1.1.1.)

2. Konsep Procurement CoE

2.2. Karakteristik Procurement CoE

3. Tujuan & Manfaat Procurement CoE

membangun kapabilitas organisasi pengadaan pemerintah dalam

3.2. Manfaat Procurement CoE

Percontohan Bagi UKPBJ Lain

Pengadaan yang Berkualitas, Efektif Efisien

1.Tanamkan. Karakteristik Procurement CoE (SKOPPer) ditanamkan ke dalam Organisasi Pengadaan

4.1. Aspek Organisasi Pengadaan

Institusional Domain institusional mencakup pengembangan struktur hukum

Domain personel mencakup perencanaan SDM, asesmen kemampuan

4.2. Aktivitas Inti Procurement CoE

4.2.1. Definisi Aktivitas Inti Procurement CoE

Inisiatif Inti Procurement CoE

Inisiatif Inti Procurement CoE

Inisiatif Inti Procurement CoE

Inisiatif Inti Procurement CoE

Inisiatif Inti Procurement CoE

Inisiatif Pendukung: Asesmen Procurement CoE

2. Keterkaitan Aktivitas Inti Procurement CoE dengan

Aktivitas Inti Bagaimana

3 Rencana Melalui pelaksanaan Ketepatan Proses Persentase paket pengadaan (baik

No Aktivitas Inti Bagaimana Area Nama Deskripsi

5 Survei Melalui pendistribusian Tingkat Kepuasan Persentase Penyedia yang puas

No Aktivitas Inti Bagaimana Area Nama Deskripsi

8 Manajemen Kerangka kerja manajemen Ketepatan Proses Persentase paket pengadaan

9 Manajemen Pengembangan dan Seluruh Seluruh Seluruh deskripsi dari setiap

4.2.3. Milestone Pelaksanaan Aktivitas Inti

Poin Aktivitas Inisiatif Utama Keluaran yang Diharapkan Perkiraan waktu

1. Aktivitas Pendahulu Procurement CoE

4.2.4.2. Peluncuran Procurement CoE

4.2.5. Perencanaan Procurement CoE (CoE-P)

Poin Aktivitas Inisiatif Utama Keluaran yang Perkiraan waktu

6. Implementasi Procurement CoE (CoE-Imp.)

1. Survei Pelanggan Internal

Poin Aktivitas Inisiatif Utama Keluaran yang Perkiraan waktu

4.2.6.2. Survei Eksternal (Vendor)

Poin Aktivitas Inisiatif Utama Keluaran yang Perkiraan waktu

4.2.7. Manajemen Procurement CoE (CoE-M.)

Poin Aktivitas Inisiatif Utama Keluaran yang Perkiraan waktu

5 Persiapan kebutuhan sumber daya fisik Laporan Kebutuhan 1

6 Implementasi manajemen pengetahuan Laporan KM 1

4.2.8. Institusionalisasi Procurement CoE (CoE-Ins.)

Poin Aktivitas Inisiatif Utama Keluaran yang Perkiraan waktu

4.2.9. Procurement CoE Monitoring and Coaching (CoE-M&C.)

Poin Aktivitas Inisiatif Utama Keluaran yang Perkiraan waktu

4.3. Kriteria Procurement CoE

Status Hukum 3 Fungsi pengadaan dijalankan oleh UKPBJ yang permanen S

Kriteria Level Definisi Karakter