Penyusunan Key Performance Indicators

(KPI) dan Kompetensi dalam

Performance Appraisal
1
Agenda Kegiatan Workshop :
Menyusun KPI dan Kompetensi dalam PA

1. Dua Elemen Kunci dalam PA : Aspek KPI dan Aspek

Kompetensi

2. Tahapan untuk Menyusun KPI Karyawan

3. Cara Menghitung Skor KPI

4. Menyusun Komponen Kompetensi untuk PA :
Kompetensi Manajerial dan Kompetensi
Teknis/Fungsional
5. Menghubungkan Skor KPI dan Skor Kompetensi
dengan Kebijakan Reward and Punishment

2
 Siklus Performance Appraisal

Perencanaan kinerja Secara regular

Masukan
(menentukan target mereview and
kinerja) memonitor
kinerja
Aksi
perbaikan

• Rencana Training &

Development Unjuk kerja
• Penyesuaian Penilaian dan
Gaji/Bonus Evaluasi
Pengembangan Karir

3
 Dua Komponen Kunci Penilaian Kinerja

Aspek Results
(Key Performance
Indicators)
Penilaian Kinerja
Karyawan
(Performance
Appraisal)
Aspek Kompetensi
(Kompetensi dan
Perilaku)

4
 Dua Komponen Kunci Penilaian Kinerja

Mengambarkan aspek hasil kerja

Aspek Results (results) karyawan. Pengukuran
(Key Performance hasil kerja dilakukan melalui
Indicators) penyusunan key performance
indicators karyawan.

Mengambarkan aspek kompetensi

Aspek Kompetensi
(kecakapan) yang perlu dimiliki
(Kompetensi)
oleh karyawan agar mampu
menghasilkan kinerja (results) yang
optimal.

5
 Elemen 1 PA :
Key Performance
Indicators - KPI

6
 Komponen 1 : KPI (Key Performance
Indicators)
Area Kinerja
• Job Utama
Description
• Work Flow
• Expected
Results Key Performance
Indicators
Hasil kerja
karyawan
Identifying dapat di-
Defining ukur secara
Measuring lebih
obyektif
Monitoring
Reporting
7
Target dan Hasil Kerja yang Terukur

• Pekerjaan / Tugas

• Target dan Hasil

Kerja yang
Terukur / KPI

8
 Key Performance Indicators (KPI)

• KPI = Key Performance Indicators/Indikator

Kinerja Kunci
• Indikator harus bersifat terukur. Harus bisa
dihitung/diukur.
• Indikator merujuk pada hasil kerja kita (output kerja)
• Indikator yang memberikan informasi sejauh mana
kita telah berhasil mewujudkan target kerja yang
telah kita tetapkan

9
 Menyusun KPI

• Ukuran keberhasilan harus menunjukkan indikator kinerja

yang jelas, spesifik dan terukur (measurable)

• Ukuran keberhasilan harus dinyatakan secara eksplisit dan

rinci sehingga menjadi jelas apa yang diukur

• Biaya untuk mengidentifikasi dan memonitor Ukuran

Keberhasilan sebaiknya tidak melebihi nilai yang akan
diketahui dari pengukuran tersebut. Hindari pengukuran
yang berlebihan yang tidak banyak memberi nilai tambah.

10
Sampel KPI Bidang HR/SDM

11 11
Sampel KPI Bidang HR/SDM

12 12
Sampel KPI Bidang Marketing

13 13
Sampel KPI Bidang IT –
Information Technology

14 14
Sampel KPI Bidang Finance

15 15
Sampel KPI Bidang Produksi

16 16
Menyusun Key Performance
Indicators untuk Pegawai
17
Langkah-langkah dalam Menyusun
KPI Pegawai

1. Review Tugas 2. Review Tugas Ad

Inti/Uraian Pekerjaan Hoc/Project
Individual

3. Analisa dan sinergikan hasil dari

tahap 1 dan 2 dan lalu rancang
Sasaran Kinerja (SK)

4. Tentukan KPI dan 5. Tentukan target

Bobot Setiap KPI setiap KPI

18
1. Review Tugas Inti/Uraian Pekerjaan
Individual

• Review tugas inti/uraian pekerjaan anda

• Tuliskan tugas inti dan ekspektasi yang diharapkan
dari output itu
• Review dan negosiasikan dengan kepala bagian
jika peran/fungsi anda telah berubah

19
 Contoh : Analisa Tugas – Manajer SDM

No. Jenis Pekerjaan Utama EKSPEKTASI

Melaksanakan sistem dan pedoman Terpenuhinya kebutuhan karyawan baru secara tepat
1 pelaksanaan rekrutmen karyawan baik dari segi kuantitas maupun kualitas

Terlaksananya sistem penilaian kinerja dan

perencanaan karir yang mampu mendorong
Mengelola pelaksanaan penilaian pengembangan kapasitas individual dan sekaligus
2 kinerja dan perencanaan karir SDM sinergis dengan peningkatan kinerja organisasi

Terlaksananya pola pelatihan yang disertai dengan

Melakukan Pola Pelatihan yang monitoring regular untuk memastikan penerapan
3 Berkelanjutan materi yang telah diajarkan

Mengelola Biaya Karyawan yang Terlaksananya pola pengelolaan biaya karyawan

4 Optimal yang efisien dan optimal

20
2. Review Tugas Khusus (ad hoc) atau Projek

• Review tugas khusus anda di masa mendatang —

terutama tugas spesical atau projek khusus yang
tidak tercakup dalam uraian pekerjaan saat ini

• Fokuskan pada tugas-tugas khusus yang bersifat

strategis dan penting

21
3. Analisa dan sinergikan hasil dari tahap 1 dan 2
dan lalu rancang Sasaran Kinerja (SK)

• Review hasil dari tahap 1 dan 2

• Gabungkan dan sinergikan hasil-hasil itu dan

kembangkan Sasaran Kinerja (SK)

• Kembangkan 5 – 8 sasaran kinerja untuk setiap

individu

22
 Format Tabel Kinerja Pegawai Berbasis KPI

Skor
No. Sasaran Kinerja Key Performance Indicators Bobot KPI Target Realisasi Skor Akhir

23
 Contoh Tabel KPI untuk
MANAJER SDM

Bobot Skor
No. Sasaran Kinerja Key Performance Indicators KPI Target Realisasi Skor Akhir

Mengembangkan Sistem
Penilaian Kinerja Berbasis
1 KPI

Menerapkan Sistem
2 Rekrutmen yang Optimal

Mengembangkan
Manajemen Karir yang
3 Efektif

Menerapkan Pola Pelatihan

4 Berkelanjutan

Mengelola Biaya Karyawan

5 secara Efisien

Tentukan 5 – 8
Sasaran Kinerja
(SK).
Taruh hasil dari
LANGKAH 3 di
kolom ini. 24
4. Tentukan KPI untuk setiap Sasaran Kinerja

• Setiap sasaran kinerja memiliki 1 atau 2 KPI

• Kembangkan 5 – 10 KPI untuk seluruh sasaran
kinerja

25
 Tentukan KPI untuk Setiap
Sasaran Kinerja

Skor
No. Sasaran Kinerja Key Performance Indicators Bobot KPI Target Realisasi Skor Akhir

Mengembangkan Sistem Jumlah karyawan yang telah

Penilaian Kinerja Berbasis mengisi Form Kinerja Berbasis
1 KPI KPI

Menerapkan Sistem Skor Kinerja Karyawan 6 bulan

2 Rekrutmen yang Optimal setelah direkrut
Persentase karyawan yang di-
rekrut dengan tepat waktu (1
bulan sejak order)

Mengembangkan
Manajemen Karir yang Jumlah karyawan yang lolos tes
3 Efektif asesmen dan layak dipromosikan

Menerapkan Pola Pelatihan Rata-rata Jam Pelatihan per

4 Berkelanjutan Karyawan per tahun
Jumlah program pelatihan yang
diikuti dengan kegiatan monitoring
secara kontinyu

Mengelola Biaya Karyawan Rasio HR Cost terhadap Total

5 secara Efisien Cost

26
 Tentukan Bobot untuk Setiap KPI

Skor
No. Sasaran Kinerja Key Performance Indicators Bobot KPI Target Realisasi Skor Akhir

Mengembangkan Sistem Jumlah karyawan yang telah

Penilaian Kinerja Berbasis mengisi Form Kinerja Berbasis
1 KPI KPI 25

Menerapkan Sistem Skor Kinerja Karyawan 6 bulan

2 Rekrutmen yang Optimal setelah direkrut 15
Persentase karyawan yang di-
rekrut dengan tepat waktu (1
bulan sejak order) 10

Mengembangkan
Manajemen Karir yang Jumlah karyawan yang lolos tes
3 Efektif asesmen dan layak dipromosikan 20

Menerapkan Pola Pelatihan Rata-rata Jam Pelatihan per

4 Berkelanjutan Karyawan per tahun 5
Jumlah program pelatihan yang
diikuti dengan kegiatan monitoring
secara kontinyu 15

Mengelola Biaya Karyawan Rasio HR Cost terhadap Total

5 secara Efisien Cost 10

100
27
 Kriteria Pembobotan KPI
1. Prioritas KPI – semakin tinggi prioritasnya,
sebaiknya semakin besar bobotnya

2. Tingkat kesulitan untuk mencapai target –

semakin sulit pencapaiannya, sebaiknya bobot
semakin tinggi

3. Tingkat kredibilitas data pencapaian KPI –

semakin kredibel, sebaiknya bobot semakin tinggi
(kredibel artinya data pencapaian tidak mudah
dimanipulasi)

28
Kriteria Pembobotan KPI
1. Keseluruhan bobot = 100%

2. Bobot setiap KPI max 30 % dan minimal 5 %

29
 Tentukan Target untuk Setiap KPI

Bobot Skor
No. Sasaran Kinerja Key Performance Indicators KPI Target Realisasi Skor Akhir

Mengembangkan Sistem Jumlah karyawan yang telah

Penilaian Kinerja Berbasis mengisi Form Kinerja Berbasis
1 KPI KPI 25.00 100%

Menerapkan Sistem Skor Kinerja Karyawan 6 bulan

2 Rekrutmen yang Optimal setelah direkrut 15.00 80
Persentase karyawan yang di-
rekrut dengan tepat waktu (1
bulan sejak order) 10.00 100%

Mengembangkan Jumlah karyawan yang lolos tes

Manajemen Karir yang asesmen dan layak
3 Efektif dipromosikan 20.00 10

Menerapkan Pola Pelatihan Rata-rata Jam Pelatihan per

4 Berkelanjutan Karyawan per tahun 5.00 40 jam
Jumlah program pelatihan yang
diikuti dengan kegiatan 10
monitoring secara kontinyu 15.00 program

Mengelola Biaya Karyawan Rasio HR Cost terhadap Total

5 secara Efisien Cost 10.00 max 6%

30
 SMART - Kriteria Penetapan Target
1. Spesifik – sebaiknya penetapan target bersifat
spesifik, misal 40 jam per karyawan per tahun

2. Measurable – terukur, misal 100%, atau 10 program

3. Achiveable – dapat tercapai, challenging namun

masih bisa tercapai

4. Relevan – target harus relevan dengan sasaran

kinerja dan KPI yang telah disusun

5. Time – target sebaiknya juga diberikan batasan

waktu, misal naik 10 % di tahun 2008;
31
 Dasar Penetapan Target

• Baseline data (data pencapaian tahun

sebelumnya)
• Data benchmark industri sejenis (date
kinerja perusahaan lain dalam industri
yang sama)
• Target dari stakeholders (target dari
top manajemen)

32
 Hasil atau Realisasi Target pada Akhir Tahun

Bobot Skor
No. Sasaran Kinerja Key Performance Indicators KPI Target Realisasi Skor Akhir

Mengembangkan Sistem Jumlah karyawan yang telah

Penilaian Kinerja Berbasis mengisi Form Kinerja Berbasis
1 KPI KPI 25.00 100% 90%

Menerapkan Sistem Skor Kinerja Karyawan 6 bulan

2 Rekrutmen yang Optimal setelah direkrut 15.00 80 90
Persentase karyawan yang di-
rekrut dengan tepat waktu (1
bulan sejak order) 10.00 100% 80%
Mengembangkan
Manajemen Karir yang Jumlah karyawan yang lolos tes
3 Efektif asesmen dan layak dipromosikan 20.00 10 9

Menerapkan Pola Pelatihan Rata-rata Jam Pelatihan per

4 Berkelanjutan Karyawan per tahun 5.00 40 jam 38 jam
Jumlah program pelatihan yang
diikuti dengan kegiatan monitoring 10
secara kontinyu 15.00 program 8

Mengelola Biaya Karyawan Rasio HR Cost terhadap Total

5 secara Efisien Cost 10.00 max 6% 6%

33
Skor juga bisa dilakukan dengan mendefenisikan
kriteria pencapaian target

Penghitungan SKOR
1. KPI Maximize
• KPI dimana pencapaian makin tinggi, makin baik
• Contoh : laba, jumlah pelanggan baru
• Perhitungan skor :
• Realisasi/target x 100

34
Skor juga bisa dilakukan dengan mendefenisikan
kriteria pencapaian target

Penghitungan SKOR
2. KPI MINIMIZE
• KPI dimana pencapaian makin RENDAH, makin
baik
• Contoh : jumlah komplain, jumlah temuan, jumlah
keterlambatan, rasio biaya
• Perhitungan skor :
• Target/realisasi x 100

35
 Penghitungan Skor pada Akhir Tahun

Bobot Skor
No. Sasaran Kinerja Key Performance Indicators KPI Target Realisasi Skor Akhir

Mengembangkan Sistem Jumlah karyawan yang telah

Penilaian Kinerja Berbasis mengisi Form Kinerja Berbasis
1 KPI KPI 25.00 100% 90% 90

Menerapkan Sistem Skor Kinerja Karyawan 6 bulan

2 Rekrutmen yang Optimal setelah direkrut 15.00 80 90 112.5
Persentase karyawan yang di-
rekrut dengan tepat waktu (1
bulan sejak order) 10.00 100% 80% 80
Mengembangkan
Manajemen Karir yang Jumlah karyawan yang lolos tes
3 Efektif asesmen dan layak dipromosikan 20.00 10 9 90

Menerapkan Pola Pelatihan Rata-rata Jam Pelatihan per

4 Berkelanjutan Karyawan per tahun 5.00 40 jam 38 jam 95
Jumlah program pelatihan yang
diikuti dengan kegiatan monitoring 10
secara kontinyu 15.00 program 8 80

Mengelola Biaya Karyawan Rasio HR Cost terhadap Total

5 secara Efisien Cost 10.00 max 6% 6% 100

36
 Skor juga bisa dilakukan dengan mendefenisikan
kriteria pencapaian target

Example 1: KPI – Jumlah kesalahan proses kerja dalam setahun

 Score 100 – jumlah kesalahan proses = 0
 Score 90 – jumlah kesalahan proses = 1
 Score 80 – jumlah kesalahan proses = 2
 Score 70 – jumlah kesalahan proses = 3
 Score 60 – jumlah kesalahan proses = 4 kali dst.

Example 2: KPI – Jumlah Downtime Mesin

 Score 100 – jika 0 dalam setahun
 Score 80 – jumlah downtime 1 – 2
 Score 60 – jumlah downtime 3 - 4
 Score 40 – jumlah downtime 5 - 6
 Score 20 – jumlah downtime 7 - 8
- Score 0 – jumlah downtime > 8

37
 Penghitungan Skor Akhir (skor x bobot KPI)
Skor
Akhir
Bobot (skor x
No. Sasaran Kinerja Key Performance Indicators KPI Target Realisasi Skor bobot)/100

Mengembangkan Sistem Jumlah karyawan yang telah

Penilaian Kinerja Berbasis mengisi Form Kinerja Berbasis
1 KPI KPI 25,00 100% 90% 90 22,50

Menerapkan Sistem Skor Kinerja Karyawan 6 bulan

2 Rekrutmen yang Optimal setelah direkrut 15,00 80 90 112,5 16,88
Persentase karyawan yang di-
rekrut dengan tepat waktu (1
bulan sejak order) 10,00 100% 80% 80 8,00

Mengembangkan Jumlah karyawan yang lolos tes

Manajemen Karir yang asesmen dan layak
3 Efektif dipromosikan 20,00 10 9 90 18,00

Menerapkan Pola Pelatihan Rata-rata Jam Pelatihan per

4 Berkelanjutan Karyawan per tahun 5,00 40 jam 38 jam 95 4,75
Jumlah program pelatihan yang
diikuti dengan kegiatan 10
monitoring secara kontinyu 15,00 program 8 80 12,00

Mengelola Biaya Karyawan Rasio HR Cost terhadap Total

5 secara Efisien Cost 10,00 max 6% 6% 100 10,00

100,00 92,13 38
Elemen 2 PA :
Kompetensi

39
 Dua Komponen Kunci Penilaian Kinerja

Aspek Results
(Key Performance
Indicators)
Penilaian Kinerja
Karyawan
(Performance
Appraisal)
Aspek Kompetensi
(Kompetensi dan
Perilaku)

40 40
 Jenis Kompetensi

Kompetensi Manajerial (soft competency)

Jenis kompetensi yang berkaitan dengan kemampuan
untuk mengelola pekerjaan dan membangun interaksi
dengan orang lain. Misal : problem solving, leadership,
communication, dll

Kompetensi Teknis/Fungsional (hard competency)

Jenis kompetensi yang berkaitan dengan kemampuan
fungsional pekerjaan. Berkaitan dengan seluk beluk teknis
yang berkaitan dengan pekerjaan yang ditekuni. Misal :
electrical engineering, accounting skills, computer skills,
marketing management, recruitment skills, dll.
41
Identifikasi Jenis Kompetensi Posisi

Deskripsi
Kompetensi
Jabatan - Manajerial
Jobdes

KPI Kompetensi
Jabatan Fungsional/
Teknis

42
Contoh Kompetensi – Spv SDM

Communication Skills
Kompetensi Leadership
Manajerial Planning and Organizing
Problem Solving Skills

HR Management & Strategy

Kompetensi
Recruitment Skills
Teknis/
Performance Management
Fungsional
Career Planning
Organizational Development

43
Contoh Kompetensi – Spv Marketing

Communication Skills
Kompetensi Leadership
Manajerial Planning and Organizing
Problem Solving Skills

Kompetensi Marketing Management

Teknis/ Sales Management
Fungsional Consumer Behaviors
Marketing Research

44
 Jumlah Kompetensi yang Dinilai

• Jumlah kompetensi manajerial (soft competency)

yang dinilai sebaiknya tidak lebih dari 8 item.

• Sejumlah riset perilaku menujukkan penilaian

lebih datri 8 item tidak akan memberikan
perbedaan signifikan (diferensiasi), namun justru
menimbulkan “kebingungan” pada penilai.

45
Contoh
Kompetensi
Manajerial

46
 Bias dalam Proses Penilaian
• Leniency Error – Semua kandidat dinilai superior /
sangat baik dan baik

• Central Tendency Error – Semua kandidat dinilai

rata-rata (nilai tengah)

• Contrast Effect – Impresi terhadap kandidat

sebelumnya mempengaruhi penilaian terhadap
kandidat berikutnya

• Halo Effect – Satu atau dua kesan baik/buruk dari

kandidat dijadikan dasar untuk menyimpulkan
keseluruhan kualitas kandidat
47
 Bias dalam Proses Penilaian
• Recency Error – Mendasarkan keseluruhan
penilaian hanya kejadian yang baru saja berlalu (lupa
dengan kejadian yang sudah lama berlangsung)

• “Similar-To-Me-Error” – Menilai kandidat secara

positif karena ia memiliki beberapa kesamaan
karakteristik dengan penilai (sama sekolah, sama
suku, sama kepribadian, sama daerah asal)

48
Tugas Pokok Atasan dalam Menilai

OBSERVASI

Perilaku dan
RECORD /
MENCATAT
Kompetensi
Anak Buah /
Staff

EVALUASI

49
Tugas Pokok Atasan dalam Menilai

• OBERVASI perilaku anak

OBSERVASI buah / staf
• Fokus pada “key
momments” (kejadian –
kejadian kunci yang
menunjukkan perilaku)

50
Tugas Pokok Atasan dalam Menilai

• Melakukan recording atau

RECORD membuat catatan/notes atas
perilaku-perilaku yang
diamati dari anak buah

• Sebaiknya atasan memiliki

“Log Book” atau diary yang
berisi catatan perilaku anak
buah

51
Contoh Diary

52
Tugas Pokok Atasan dalam Menilai

• Melakukan evaluasi
Evaluasi perilaku.

• Evaluasi berdasar rekap

diary / log book.

• Evaluasi menjadi lebih valid

karena didasarkan pada
data recording perilaku yang
rapi.

53
Skor di-kali-
kan 20
menjadi :
3,4 x 20 = 78
Skor dikalikan 20
supaya sebanding
dengan skor KPI
(yang skalanya 1 –
100) 54
Dua Komponen Kunci Penilaian Kinerja

Aspek Results
(Key Performance
Indicators)
Bobot : 60% Skor Total
Penilaian Kinerja
Karyawan
(Performance
Aspek Kompetensi Appraisal)
(Kompetensi dan
Perilaku)
Bobot : 40 %

55
 Dua Komponen Kunci Penilaian Kinerja

Aspek Results
Dari contoh (yang diuraikan
(Key Performance
Indicators) dalam slide sebelumnya)
Bobot : 60% terdapat data sbb:
Skor KPI = 92
Skor Kompetensi = 78

Aspek Kompetensi Maka Skor Total =

(Kompetensi dan (60% x 92) + (40% x 78)
Perilaku)
Bobot : 40 % = 86

56
Skor Total Kinerja (KPI dan Kompetensi)

• Skor > 100 Bonus 5 x dan kenaikan gaji 12%

• Skor 95 – 100 Bonus 4 x dan kenaikan gaji 10%

• Skor 90 – 94 Bonus 3 x dan kenaikan gaji 8%

• Skor 85 – 89 Bonus 2 x dan kenaikan gaji 6%

• Skor 80 – 84 Bonus 1 x dan kenaikan gaji 4%

• Skor < 80 Bonus 0 x dan kenaikan gaji 4%

57
Faktor Penentu Keberhasilan
Penerapan Manajemen
Kinerja dengan KPI

58
 Key Success Factors

Menentukan KPI 1. Menentukan KPI dan target secara

dan Target tepat (dengan prinsip SMART)
secara Tepat

2. Pemantauan Realisasi KPI – data

Memantau realisasi KPI harus diisi dengan tekun,
Realisasi KPI
konsisten dan berdasar data yang valid
berdasar DATA

3. Memberikan Umpan Balik dan

Memberikan
Masukan untuk membahas pencapaian KPI secara
Pengembangan reguler (setiap bulan atau triwulan)

59
Thank You

60