Anda di halaman 1dari 33

SISTEM INFORMASI

UNTUK KEUNGGULAN
KOMPETITIF
POKOK BAHASAN BAB 2

Damingun, SE, MM _NIDN : 1117087203


dam155@umkt.ac.id
Sistem Informasi Manajemen
Model sistem umum perusahaan akan dapat menjadi contoh pola yang baik untuk
menganalisis sebuah organisasi. Model ini akan menyoroti unsur-unsur yang
seharusnya ada dan bagaimana unsur-unsur tersebut seharusnya berinteraksi.
Dalam hal yang sama, delapan model unsur lingkungan sebuah perusahaan dapat
menjadi suatu cara yang baik untuk memahami kompleksitas dari cara perusahaan
akan berinteraksi dengan lingkungannya. Integrasi antara model sistem umum dan
delapan model unsur lingkungan akan menjadi dasar dari suatu konsep
manajemen rantai suplai (supply chain management).
Keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui pengelolaan
sumber daya fisik, akan tetapi sumber daya virtual
ternyata juga dapat memainkan peranan yang besar.
Michael E. Porter diakui sebagai orang yang paling banyak
mengungkapkan konsep keunggulan kompetitif dan
mengontribusikan pemikiran-pemikiran mengenai rantai
nilai (value chain) dan sistem nilai (value system), yang
setara dengan melihat sesuatu secara sistem atas
perusahaan dan lingkungannya. Para eksekutif
perusahaan dapat menggunakan informasi tersebut untuk
mendapatkan keunggulan strategis, taktis, dan
operasional.
Sumber daya informasi sebuah perusahaan
meliputi piranti keras, piranti lunak, spesialis
informasi, pengguna, fasilitas, basis data
(database), dan informasi. Informasi memiliki
empat dimensi yang sangat penting:
relevansi, akurasi, ketetapan waktu, dan
kelengkapan.
Eksekutif perusahaan melakukan perencanaan
strategis untuk keseluruhan organisasi, area
bisnis, dan sumber daya informasi. Chief
Information Officer (yang disebut juga Chief
Technology Officer) memainkan peranan penting
dalam semua jenis perencanaan strategis.

Sebuah rencana strategis untuk sumber daya


informasi akan mengidentifikasikan tujuan-tujuan
yang harus dipenuhi oleh sistem informasi
perusahaan di tahun-tahun mendatang dan
sumber daya informasi yang akan diperlukan
untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.
PERUSAHAAN DAN LINGKUNGANNYA

Perusahaan adalah suatu sistem fisik yang


dikelola melalui penggunaan sebuah sistem
virtual. Sistem fisik perusahaan merupakan
suatu sistem terbuka di mana
perusahaan/instansi berhadapan dengan
lingkungannya. Sebuah perusahaan
memperoleh sumber daya dari lingkungannya,
mengubah sumber daya tersebut menjadi
produk dan jasa, dan mengembalikan sumber
daya yang telah diubah kembali ke lingkungan.

Ada delapan elemen lingkungan perusahaan


yakni :
1) Pemasok, disebut juga vendor memasok bahan, mesin,
jasa, pekerja, dan informasi bahwa perusahaan
menggunakan untuk menghasilkan produk dan jasa

2) Pelanggan adalah orang yang menjadi pembeli produk


yang telah dibuat dan dipasarkan oleh sebuah
perusahaan, dimana orang ini bukan hanya sekali
membeli produk tersebut tetapi berulang-ulang.

3) Serikat buruh adalah serikat pekerja yang terampil dan


tidak terampil untuk industri dan perdagangan tertentu

4) Masyarakat keuangan terdiri atas institusi-institusi


seperti bank dan lembaga peminjam lainnya yang
mempengaruhi sumber daya keuangan yang
dibutuhkan perusahaan
5) Pemegang saham/pemilik adalah orang yang
menginvestasikan uangnya/modalnya di perusahaan;
mereka adalah pemilik utama perusahaan

6) Pesaing termasuk semua organisasi yang bersaing dengan


perusahaan di pasar

7) Pemerintah secara nasional, negara bagian atau provinsi


dan juga daerah lokal, biasanya ada kendala dalam bentuk
undang-undang dan peraturan, tetapi juga memberikan
bantuan dalam bentuk pembelian, informasi dan dana bagi
perusahaan.

8) Masyarakat global adalah daerah geografis tempat


perusahaan mendirikan usahanya. Perusahaan
menunjukan tanggungjawabnya terhadap masyarakat
global dengan menjaga lingkungan, menyediakan produk
dan jasa yang memberikan kontribusi terhadap kualitas
hidup masyarakat dan menjalankan operasinya dengan
etika yang benar
ALIRAN SUMBER DAYA FISIK
Sumber daya fisik sebuah perusahaan meliputi pegawai,
bahan baku, mesin, dan uang.

Pegawai dipekerjakan oleh perusahaan, diubah ke tingkat


keahlian yang lebih tinggi melalui pelatihan dan
pengalaman, dan pada akhirnya meninggalkan perusahaan.
Bahan baku memasuki perusahaan dalam bentuk input
mentah dan diubah menjadi barang jadi, yang kemudian
dijual kepada para pelanggan perusahaan.
Mesin dibeli, digunakan dan pada akhirnya dijual dalam
bentuk besi tua atau ditukar dengan mesin yang lebih baru.
Uang memasuki perusahaan dalam bentuk penerimaan
penjualan investigasi pemegang saham dan pinjaman lalu
diubah menjadi pembayaran kepada pemasok pajak kepada
pemerintah, dan pengembalian kepada para pemegang
saham.
Ketika berada di dalam perusahaan, sumber daya fisik
dipergunakan untuk menghasilkan produk dan jasa yang
dijual oleh perusahaan kepada para pelanggannya.
MENGELOLA ALIRAN SUMBER DAYA FISIK-MANAJEMEN
RANTAI NILAI PASOKAN (SUPPLY CHAIN MANAGEMENT)
Jalur yang memfasilitasi aliran sumber daya fisik dari
pemasok kepada perusahaan dan selanjutnya kepada
pelanggan disebut rantai pasokan (supply chain). Aliran
sumber daya melalui rantai pasokan harus dikelola utk
memastikan bahwa aliran tersebut sebagai manajemen rantai
pasokan (supply chain management).

Manajemen rantai pasokan terdiri atas aktivitas-aktivitas :


1) Meramalkan permintaan pelanggan
2) Membuat jadwal produksi
3) Menyiapkan jaringan transportasi SISTEM
4) Memesan persediaan pengganti dari pemasok INFORMASI
5) Menerima persediaan dari pemasok
6) Mengelola persediaan-bahan mentah, barang dlm
proses, dan barang jadi
7) Melakukan produksi
8) Melakukan transportasi sumber daya kepd pelanggan
9) Melacak aliran sumber daya dari pemasok, di dlm
perusahaan dan kepada pelanggan
Sistem Elektronik

Seiring dgn mengalirnya sumber daya melalui rantai pasokan maka


mereka akan dpt dilacak secara elektronis, langkah demi langkah. Setiap
tindakan akan dicatat dlm terminal komputer yg ter dpt di lokasi pemasok,
di dlm area pengiriman perusahaan, di dlm kendaraan yg digunakan oleh
transportir, dan di lokasi pelanggan.

Seiring dengan terkumpulnya data, sistem informasi perusahaan akan


diperbarui utk menggambarkan lokasi terakhir dari sumber daya yg
sedang dilacak. Kemampuan utk melacak aliran sumber daya seiring dgn
terjadinya, akan membeberikan kontribusi pada manajemen rantai
pasokan

Keunggulan Kompetitif
Seiring dengan perusahaan memenuhi kebutuhan produk dan jasa para
pelanggannya, perusahaan tersebut akan berusaha untuk mendapatkan keunggulan
di atas para pesaingnya. Satu hal yang tidak selalu terlihat jelas adalah adanya fakta
bahwa sebuah perusahaan juga akan dapat mencapai keunggulan kompetitif melalui
sumber daya virtualnya. Di dalam sistem informasi, keunggulan kompetitif
(competitive advantage) mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan
pengungkitan (leverage) di dalam pasar.
Dimensi Keunggulan Kompetitif
Keunggulan kompetitif dapat direalisasikan dalam hal mendapatkan keunggulan
strategis, taktis, maupun operasional.

Tiga tingkat keunggulan kompetitif tersebut akan bekerja bersama-sama. Sistem


informasi yang terpengaruh oleh ketiga tingkat ini akan memiliki kemungkinan
terbaik untuk meningkatkan kinerja sebuah perusahaan secara substansial.

Pada tingkat manajerial yang tertinggi adalah tingkat perencanaan strategis, sistem
informasi dapat digunakan untuk mengubah arah sebuah perusahaan untuk
mendapatkan keunggulan strategisnya.

Pada tingkat manajemen kontrol (menengah), manajer dapat memberikan


spesifikasi mengenai bagaimana rencana strategis akan diimplementasikan, sehingga
menciptakan suatu keunggulan taktis.

Pada tingkat manajemen operasional (lebih rendah), manajer dapat menggunakan


teknologi informasi dalam berbagai pengumpulan data dan penciptaan informasi
yang akan memastikan efisiensi operasi, sehingga mencapai keunggulan operasional.
1) Keunggulan Strategis (Strategic advantage)
Keunggulan strategis (strategic advantage) adalah keunggulan
yang memiliki dampak fundamental dalam bentuk operasi
perusahaan. Sistem informasi dapat digunakan untuk
menciptakan suatu keunggulan strategis. Sebagai contoh,
sebuah perusaahn dapat memutuskan untuk mengubah
seluruh datanya menjadi basis data dengan alat penghubung
standar (seperti alat penghubung browser web) untuk
memungkinan berbagi dengan rekan-rekan bisnis dan
pelanggannya.

RANTAI NILAI RANTAI NILAI RANTAI NILAI


PEMASOK PERUSAHAAN PELANGGAN
Basis data yang terstandardisasi dan dapat diakses melalui browser Web
mencerminkan pergeseran posisi perusahaan secara strategis. Strategi ini
menyebabkan operasi perusahaan akan dipengaruhi oleh beberapa cara secara
fundamental, yaitu :
1) Akses yang ada saat ini bisa jadi dilakukan melalui piranti lunak komputer
buatan perusahaan sendiri, sehingga perubahan tersebut akan menyebabkan
perusahaan harus mempertimbangkan untuk membeli piranti lunak pelaporan
standar dari vendor luar atau mempekerjakan perusahaan luar untuk
merancang dan mengembangkan suatu sistem pelaporan baru. Mobilitas akses
laporan juga akan ikut terpengaruh, karena para pengguna tidak lagi
membutuhkan akses laporan, karena para pengguna tidak membutuhkan
akses langsung ke sumber daya komputer perusahaan. Setiap sambungan ke
internet akan memungkinkan pengguna menggunakan sebuah browser Web
untuk mengakses laporan dari hampir seluruh tempat di manapun di dunia
ini.
2) Para pemasok dan pelanggan potensial di manapun di seluruh dunia akan
memiliki potensi akses atas tingkat persediaan bahan baku dan barang jadi
perusahaan, sehingga akan mempercepat transaksi pembelian dan penjualan
perusahaan.
3) Keamanan juga tidak dapat diabaikan dalam contoh terjadinya perubahan
sistem informasi secara strategis ini. Dengan semakin besarnya keuntungan
yang terkait dengan akses Web kepada informasi perusahaan maka tingkat
bahayanya pun akan semakin besar pula. Tingkat strategis akan menentukan
arah dan tujuan perusahaan, namun tetap masih terdapat kebutuhan akan
suatu rencana yang dapat mencapai suatu strategi yang menyadari arti
penting dari keamanan.
2) Keunggulan Taktis (Tactical advantage)
Sebuah perusahaan mendapatkan keunggulan taktis (tactical advantage) ketika
perusahaan tersebut mengimplementasikan strategi dengan cara yang lebih baik
dari para pesaingnya. Sebagai contoh, layanan pelanggan dapat ditingkatkan
dengan menawarkan kepada pelanggan akses langsung ke informasi. Semua
perusahaan ingin memuaskan pelanggan, karena kepuasan pelanggan akan
menghasilkan pengulangan pembelian.

Perusahaan mendapatkan keunggulan taktis dalam


beberapa hal, yaitu :

a) Pelanggan melihat potongan harga sebagai alasan


untuk terus membeli produk dari perusahaan.
Potongan itu sendiri merupakan insentif bagi
pelanggan, namun juga dapat memberikan
keuntungan ekonomis bagi perusahaan.
b) Sistem informasi dapat menyarankan produk
mana yang mungkin ingin dibeli oleh pelanggan.
Perusahaan tidak hanya akan mendorong
kesetiaan pelanggan, namun juga dapat
meningkatkan keuntungan dari penjualan.
3) Keunggulan Operasional (Operational advantage)
Keunggulan Operasional (Opertional Advantage) adalah keunggulan yang
berhubungan dengan transaksi dan proses sehari-hari. Disinilah sistem
informasi akan berinteraksi secara langsung dengan proses.
Suatu situs Web yang “mengingat” pelanggan dan kegemaran mereka dari
transaksi-transaksi masa lalu akan mencerminkan suatu keunggulan
operasional.
Browser sering memiliki cookies, file-file kecil berisi informasi yang terdapat
di dalam komputer pengguna, yang dapat menyimpan nomor akun, kata
sandi, dan informasi lain yang berhubungan dengan transaksi pengguna. Ini
merupakan kemudahan yang berharga bagi pelanggan, bahwa para
pelanggan yang menggunakan Web untuk menempatkan pembelian mereka
akan menghemat beban perusahaan membayar seorang juru tulis untuk
memasukkan data, tetapi ini hanyalah keuntungan yang bersifat minor saja.
Data yang dimasukkan oleh pengguna kemungkinan besar akan lebih akurat.
Karena data tidak dikomunikasikan secara lisan kepada orang lain, maka
tidak akan terjadi kesalahpahaman di dalam komunikasi. Ketika informasi
(nama, alamat, dan seterusnya) dapat diambil dari catatan sebelumnya, data
tersebut bahkan akan memiliki atas data yang dimasukkan oleh pengguna.
Jika data tidak akurat, pengguna tidak akan menyalahkan perusahaan.
Karena berbagai alasan operasional, akses Web ke sistem informasi
perusahaan akan dapat meningkatkan hubungan dengan pelanggan.
TANTANGAN DARI PESAING-PESAING GLOBAL
Perusahaan multinasional (Multinational Corporation-MNC) adalah perusahaan yang
beroperasi lintas produk, pasar, negara, dan budaya. Perusahaan multinasional
terdiri atas perusahaan induk dan sekelompok anak perusahaan.

Anak perusahaan-anak perusahaan tersebut dapat tersebar secara geografis, dan


masing-masing dapat memiliki sasaran, kebijakan dan prosedurnya sendiri.

Perusahaan hendaknya tidak membatasi pemikiran akan pesaing-pesaing global


hanya untuk organisasi-organisasi lain saja. Kalangan profesional dan staf yang
bekerja di negara lain yang bersaing untuk pekerjaan yang sama seperti yang terjadi
di negara tuan rumah juga dapat dianggap sebagai pesaing. Semakin banyak
perusahaan AS mengontrakkan sebagian operasi mereka ke luar negeri.
India sebelumnya merupakan tujuan utama, tetapi China, Irlandia, Skotlandia,
Rusia, dan negara-negara lain di Eropa Timur dan Asia Tenggara kini memainkan
peranan yang semakin besar. Cina bahkan menjadi pemain yg sangat besar. Bahkan
pada kenyataannya, beberapa perusahaan outsourcing India ternyata
mengontrakkan pekerja mereka ke Cina .
Alasan utama melakukan outsource adalah
ekonomi. Biaya buruh Cina berkisar 25 persen
dari biaya buruh AS. Namun, oustsourcing juga
memiliki kelemahannya sendiri. Satu hal yang
khususnya sangat penting bagi oustsourcing TI
adalah perlindungan Hak Kekayaan Intelektual
(HAKI), yang di beberapa negara tidak
mendapat perlindungan yang memadai. Satu
cara untuk mengatasi masalah HAKI adalah
dengan mengakuisisi perusahaan outsource
asing.

Sebagai contoh, di tahun 2004 IBM membeli Daksh


eServices, salah satu perusahaan call-center terbesar di
India. Pada saat itu, IBM memiliki lebih dari 9.000
karyawan di India yang mengembangkan sistem piranti
lunak dengan membeli Daksh eService memungkinkan
IBM mengakuisisi perusahaan sehingga masalah-
masalah HAKI dengan perusahaan outsourcing akan
dapat dihindari.
Koordinasi di Perusahaan Multinasional
Koordinasi adalah kata kunci utk mencapai keunggulan kompetitif
di dlm pasar global. Perusahaan yang tdk mampu mendptkan
kendali strategis atas operasinya di seluruh dunia dan
mengelolanya dgn cara yg terkoordinasi secara global, tdk akan
dpt meraih kesuksesan dlm perekonomian internasional.

Keuntungan Koordinasi antara lain meliputi :


1) Fleksibilitas dlm merespons pesaing diberbagai negara dan
pasar
2) Kemampuan utk merespons perubahan yg terjadi disuatu
dengara pd satu negara lain-atau satu wilayah dlm satu negara
lain
3) Kemampuan utk menyamai kebutuhan pasar diseluruh negara
4) Kemampuan utk berbagi pengetahuan antarunit diberbagai
negara
5) Mengurangi biaya operasi secara keseluruhan
6) Peningkatan efisiensi dan efektivitas dlm memenuhi
kebutuhan pelanggan
7) Kemampuan utk meraih dan mempertahankan keragaman
produk perusahaan dan juga bagaimana produk diproduksi
dan didistribusikan
TANTANGAN DALAM PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI GLOBAL
Pengembangan semua jenis sistem informasi dapat menjadi suatu
tantangan, tetapi ketika sistem yang dibuat mencakup batas
internasional, para pengembangnya harus mengatasi beberapa
kendala yang unik. Istilah sistem informasi global (Global
Information System-GIS) diberikan untuk suatu sistem informasi
yang terdiri atas beberapa jaringan yang melintasi batas negara.

Berikut adalah beberapa kendala yang harus diatasi oleh


pengembang GIS, yaitu :
1) Kendala-Kendala Politis
Pemerintah nasional di suatu negara di tempat anak
perusahaan berada dapat menerapkan beragam pembatasan
yang menjadikan perusahaan induk mengalami kesulitan untuk
memasukkan anak perusahaan tersebut ke dalam jaringan.
Pembatasan yang umum adalah akses yang terbatas ke
komunikasi berkecepatan tinggi. Karena infrastruktur telepon
biasanya dimiliki dan dioperasikan oleh pemerintah dan
bukannya perusahaan swasta, hal ini dapat menjadi suatu
rintangan yang cukup berat.
2) Rintangan Budaya dan Komunikasi
Interaksi dengan teknologi dapat sangat bervariasi di
beberapa budaya. Antarmuka (interface) GIS harus tetap
konsisten meskipun menggunakan bahasa yang berbeda-
beda.
Sebagai akibatnya, kebanyakan antarmuka GIS
mengandalkan grafik dan icon untuk berinteraksi
dengan pengguna dan tidak terlalu bergantung pada
perintah yang diketikkan ke dalam bidang-bidangnya.
Selain itu, masalah rancangan GIS juga dapat
diselesaikan dengan menawarkan beragam format yang
memiliki fungsionalitas yang sama. Jika sebuah
perusahaan memutuskan untuk membuat GIS, ia harus
bersedia untuk mengadaptasi berbagai kebutuhan
populasi global ke dalam sistemnya.

Rintangan budaya juga dapat memengaruhi rancangan suatu GIS. Di dalam


beberapa masyarakat tertentu, penggunaan teknologi dianggap sebagai suatu
pekerjaan yang tidak membutuhkan keahlian, sedangkan di masyarakat lainnya
dipandang sebagai suatu pertanda tingkat sosial.
a) Pembatasan Pembelian dan Impor Piranti Keras

Pemerintah nasional mencoba untuk melindungi pabrikan


lokal dan merangsang investasi asing pada produksi lokal
dengan menentukan bahwa hanya peralatan yang
diproduksi atau dirakit di negara itu yang dapat
dipergunakan. Ketentuan seperti ini dapat mempengaruhi
pengoperasian berbagai sistem piranti keras dan lunak
yang berbeda.

b) Pembatasan Pemrosesan Data


Kebijakan nasional dapat mengatur bahwa data harus
diproses di dalam negeri, bukan dikirimkan ke luar
negeri dan diproses di tempat lain.

c) Pembatasan Komunikasi Data


Pembatasan komunikasi data yang paling banyak
dipublikasikan adalah pembatasan yang dikenakan pada
aliran data antarnegara. Aliran data antarnegara
(Transborder Data Flow-TDF), adalah pergerakan data
yang dapat dibaca oleh mesin melintasi batas negara.
3) Masalah-masalah Teknologi
MNC sering kali didera dengan masalah yang berhubungan dengan tingkat
teknologi yang terdapat di negara-negara anak perusahaannya.
Di beberapa negara, sumber listrik yang dapat diandalkan mungkin tidak
tersedia, sehingga mengakibatkan seringnya terjadi gangguan listrik. Sirkuit
telekomunikasi sering kali hanya dapat mengirimkan data dengan kecepatan
yang rendah, dan kualitas transmisinya juga buruk.
Piranti lunak juga bisa menjadi masalah. Karena banyak negara tidak
memperhatikan hak cipta atas piranti lunak dan membiarkan pasar tersembunyi
(black market), beberapa vendor peranti lunak menolak untuk berbisnis di
beberapa negara tertentu.
Kurangnya Dukungan dari Manajemen Anak Perusahaan
Manajemen kantor anak perusahaan sering kali ikut menjadi masalah. Beberapa
merasa yakin bahwa mereka dapat menjalankan anak perusahaannya tanpa
harus mendapat bantuan, dan mereka memandang peraturan yang ditetapkan
oleh kantor pusat sebagai suatu hal yang tidak perlu. Beberapa manajer anak
perusahaan mendapat imbalan berdasarkan profitabilitas, dan mereka akan
berusaha untuk menghambat solusi korporat yang mereka anggap akan dapat
mengurangi pendapatan mereka. Manajemen kantor di luar negeri juga dapat
melihat GIS sebagai salah satu jenis pengawasan dari “Big Brother”. Para
manajer tingkat menengah mungkin merasa takut dilewati oleh rantai informasi
baru yang menghimpun data operasional kepada perusahaan induk.
MANAJEMEN PENGETAHUAN
Sumber daya informasi sebuah perusahaan terdiri atas:
Piranti keras komputer
Piranti lunak komputer
Spesialis informasi
Pengguna
Fasilitas
Database
Informasi

Ketika manajer memutuskan untuk menggunakan informasi untuk mencapai


keunggulan kompetitif, mereka harus mengelola sumber daya ini agar dapat meraih
hasil yang dinginkan. Informasi, sama seperti sumber daya lainnya, memerlukan
manajemen. Para manajer memastikan bahwa data mentah yang dikumpulkan telah
seluruhnya terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang bermanfaat.
Manajer kemudian memastikan bahwa individu-individu yang tepat akan menerima
informasi dalam bentuk yang tepat dan pada waktu yang tepat sehingga ia dapat
dipergunakan. Terakhir, manajer akan menyingkirkan informasi yang sudah usang
dan menggantinya dengan informasi terbaru dan akurat.
Semua aktivitas ini mengakuisisi data, memproses data menjadi informasi,
menggunakan dan mengomunikasikan informasi dengan cara yang paling efektif,
dan menyingkirkan informasi pada waktu yang tepat disebut manajemen
pengetahuan (knowledge management).
Dimensi Informasi
Ketika pengembang sistem (pengguna maupun spesialis informasi) mendefinisikan
output yang diberikan oleh prosesor informasi, mereka akan mempertimbangkan
empat dimensi dasar informasi. Keempat dimensi yang diinginkan akan dapat
menambah nilai dari informasi tersebut, yaitu :
1) Relevansi
Informasi memiliki relevansi jika informasi tersebut
berhubungan dengan masalah yang sedang dihadapi.
Pengguna seharusnya dapat memilih data yang
diperlukan tanpa harus melewati dahulu sejumlah fakta-
fakta yang tidak berhubungan. Data yang relevan dengan
pengambilan keputusan yang akan diambil saja yang
akan disebut sebagai “informasi”.
2) Akurasi
Idealnya, seluruh informasi seharusnya akurat. Akan tetapi, fitur-fitur yang
memberikan kontribusi kepada tingkat akurasi sistem akan menambah biaya dari
sistem informasi tersebut. Karena hal ini, para pengguna sering kali terpaksa harus
menerima tingkat akurasi yang kurang dari 100 persen. Aplikasi-aplikasi yang
melibatkan uang, seperti penggajian, penagihan, dan piutang, berusaha untuk
mencapai tingkat akurasi 100 persen. Aplikasi-aplikasi lainnya, seperti peramalan
ekonomi jangka panjang dan laporan-laporan statistik, sering kali masih tetap
bermanfaat meskipun data yang dipergunakan kurang dari 100 persen akurat.
3) Ketetapan waktu
Informasi hendaknya tersedia untuk pengambilan keputusan
sebelum situasi yang genting berkembang atau hilangnya
peluang yang ada. Para pengguna hendaknya dapat
memperoleh informasi yang menguraikan apa yang sedang
terjadi saat ini, selain dari apa yang telah terjadi di masa
lalu. Informasi yang tiba setelah suatu keputusan diambil
tidak akan memiliki nilai yang bermanfaat.

4) Kelengkapan
Para pengguna hendaknya dapat memperoleh informasi yang
menyajikan suatu gambaran lengkap atas suatu masalah tertentu
atau solusinya. Namun, sistem hendaknya juga tidak
menenggelamkan pengguna dalam lautan informasi. Istilah
kelebihan muatan informasi (information overload) menunjukkan
bahwa memiliki informasi yang terlalu banyak juga dapat
memberikan kerugian. Pengguna hendaknya dapat menentukan
jumlah rincian yang dibutuhkan. Informasi dikatakan lengkap jika
memiliki jumlah agregasi yang tepat dan mendukung semua area di
mana keputusan akan diambil. Biasanya yang terbaik adalah
membiarkan pengguna menentukan sendiri dimensi informasi yang
dibutuhkannya. Jika dibutuhkan, spesialis informasi dapat
membantu pengguna melakukan pendekatan atas pekerjaan ini
dengan cara-cara yang logis.
Sifat Manajemen Pengetahuan yang berubah-Ubah
Manajemen pengetahuan pada awalnya berfokus pada sistem pemrosesan transaksi
yang akan memproses pesanan pelanggan, membuat catatan persediaan, menghitung
jumlah gaji, dan tugas-tugas lain yang serupa. Karenanya, sistem informasi dianggap
memiliki “tingkat rendah” karena berhubungan dengan pekerjaan-pekerjaan yang
diberikan kepada organisasi di “tingkat rendah.” Kini, organisasi mengakui bahwa
sistem informasi mengumpulkan pengetahuan yang terdapat di dalam suatu
organisasi, dan organisasi harus mengelola pengetahuan tersebut.

PERENCANAAN STRATEGIS UTK SUMBER DAYA INFORMASI


Perusahaan-perusahaan pertama pengguna komputer
menempatkan tanggung jawab pengelolaan sumber daya
informasi di tangan sebuah unit khusus yang terdiri atas para
profesional informasi. Unit ini, yang disebut sebagai layanan
informasi (Infomation Service-IS), dikelola oleh seorang manajer
yang mungkin memiliki status wakil presiden. Praktik yang
diterima pada masa sekarang adalah membuat layanan informasi
sebagai suatu area bisnis utama dan memuaskan manajer
puncaknya di dalam kelompok eksekutif senior, seperti komite
eksekutif, yang melakukan pengambilan-pengambilan keputusan
penting bagi perusahaan.
Chief Information Officer dan Chief Technology Officier
Chief Information Officer (CIO) atau Chief Technology Officer
(CTO) adalah manajer dengan tingkat tertinggi di layanan
informasi. Orang ini akan menyumbangkan keahlian manajerial
dalam memecahkan masalah-masalah yang tidak hanya
berhubungan dengan layanan informasi saja, melainkan juga
area-area operasi perusahaan lain. Chief Information Officer
atau Chief Technology Officer memaikan peran penting dalam
perencanaan strategis suatu usaha, area bisnis, dan sumber daya
informasi.
CIO dan CTO dapat menjadikan layanan informasi sebagai
salah satu unsur vital dalam struktur organisasi perusahaan
dengan melaksanakan saran-saran berikut ini :

1) Meluangkan waktu dalam bisnis dan pelatihan bisnis.


2) Secara aktif mencari kemitraan dengan unit-unit bisnis dan
manajemen – Jangan tunggu sampai Anda diundang!
3) Fokus pada perbaikan proses bisnis.
4) Menjelaskan biaya-biaya IS dalam istilah bisnis
5) Membangun kredibilitas dengan memberikan jasa IS yanng
dapat diandalkan.
6) Terbuka untuk ide-ide yang berasal dari luar bidang IS
Perencanaan Strategis bagi Perusahaan
Ketika sebuah perusahaan mengorganisasikan para eksekutifnya ke dalam suatu
komite eksekutif, kelompok ini biasanya akan bertanggung jawab atas perencanaan
strategis bagi keseluruhan perusahaan. Pada tingkat paling minimum, komite
eksekutif terdiri atas presiden atau wakil presiden bidang-bidang bisnis perusahaan.
Komite ini akan menentukan rencana bisnis strategis organisasi.
Setelah rencana dibuat, komite eksekutif akan memonitor pelaksanaan sepanjang
tahun dan jika dibutuhkan mengambil tindakan yang sesuai. Dalam beberapa kasus,
rencana dapat dimodifikasi untuk mencerminkan perubahan situasi. Komite juga
dapat mengambil inisiatif pengambilan keputusan yang ditujukan untuk memastikan
bahwa seluruh sasaran (goals) perusahaan akan tercapai.

Rencana Strategis untuk Area Bisnis


Ketika para eksekutif sebuah perusahaan sepenuhnya memiliki komitmen pada
perencanaan strategis, mereka melihat adanya kebutuhan bagi masing-masing area
bisnis untuk mengembangkan rencana strategisnya sendiri. Rencana area bisnis akan
merinci bagaimana area-area tersebut akan mendukung usaha ketika berusaha
mencapai sasaran strategisnya.
Salah satu pendekatan pada perencanaan strategis area bisnis adalah agar setiap area
membuat rencananya sendiri secara terpisah dari area-area yang lain. Akan tetapi,
pendekatan seperti ini tidak dapat memastikan bahwa area-area akan dapat bekerja
sama dengan baik.
Selama beberapa tahun terakhir, unit IS mungkin telah
mendedikasikan sebagai besar perhatian mereka pada
perencanaan strategi dari kebanyakan area bisnis yang
lain. Istilah yang digunakan untuk menggambarkan
aktivitas ini adalah perencanaan strategis untuk
sumber daya informasi (Strategic Planning For
Information Resource-SPIR)

Pendekatan perencanaan strategi untuk sumber daya


informasi (Strategic Planning For Information
Resource-SPIR) adalah pengembangan rencana
strategis secara paralel bagi layanan informasi dan
perusahaan sehingga rencana perusahaan akan
mencerminkan dukungan yang akan diberikan oleh
layanan informasi. Rencana IS akan mencerminkan
permintaan dukungan sistem di masa mendatang dan
sumber daya informasi yang akan dibutuhkan. Kunci
SPIR adalah mengembangkan rencana strategis bagi
perusahaan dan bagi sumber daya informasi pada
waktu yang bersamaan.
Pendekatan SPIR Perencanaan Strategis untuk Sumber Daya
Informasi
Pendekatan SPIR Perencanaan Strategis untuk Sumber
Daya Informasi adalah pengembangan rencana strategis
secara paralel bagi layanan informasi dan perusahaan
sehingga rencana perusahaan akan mencerminkan
dukungan yang akan diberikan oleh layanan informasi.
Rencana IS akan mencerminkan permintaan dukungan
sistem di masa mendatang.
Rencana strategis sumber daya informasi (Strategic Plan for
Information Resources-SPIR) telah dikembangkan untuk
mendukung Rencana Strategis Bisnis dengan
menggabungkan dan menerapkan sumber daya informasi
yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan-tujuan strategis.
SPIR disusun dalam empat bagian, yaitu :
1. Pernyataan Misi Teknologi Informasi
Misi teknologi informasi adalah untuk memberikan layanan informasi dengan
kualitas terbaik di dalam suatu lingkungan pendukung yang akan
mempromosikan kreativitas, perkembangan pribadi, interaksi, keberagaman,
dan pengembangan profesional sehingga perusahaan dapat memanfaatkan
teknologi guna membantu mencapai tujuan-tujuan korporat.
2. Sasaran Teknologi Informasi
Misi teknologi informasi akan dapat tercapai dengan menncapai sasaran-
sasaran berikut ini :
a) Membangun suatu keunggulan kompetitif dalam penggunaan teknologi
informasi
b) Mengembangkan sistem informasi yang memenuhi kebutuhan karyawan
di seluruh tingkat organisasi dan juga para mitra lingkungan bisnis
c) Tetap mengikuti perkembangan teknologi informasi sehingga dapat
memenuhi kebutuhan para pelanggan
d) Mempertahankan stabilitas operasional dan keandalan bagi seluruh
sumber daya informasi yang ada, orang, data, fasilitas, peranti keras, dan
piranti lunak
e) Menjaga kesinambungan program pendidikan dan pelatihan yang
dirancang untuk meraih penggunaan seluruh sumber daya informasi
secara efisien dan efektif
3. Lingkup Layanan Teknologi Informasi
Layanan teknologi informasi terdiri dari :
a) Layanan Administrasi.
- Tinjauan anggaran dan fiskal
- SDM
- Pelaporan manajemen
- Hubungan pemegang saham

b) Layanan Teknis
- Perencanaan strategis dan implemantasi
- Perencanaan kapasitas
- Rancangan jaringan, pemeliharaan, penanganan masalah & adminstrasi
- Instalasi server
- Perencanaan kontinjensi dan backup

c) Layanan Teknologi
- Dukungan teknis
- Diklat pengguna
- Layanan manajemen basis data
- Layanan manajemen dokumen
- Pengembangan dan dukungan sistem
- Akses word wide web (WWW)
- dll
4. Rencana Kerja Teknologi Informasi
a) Berisi tentang proyek yang akan dikerjakan dengan jangka
waktu penyelesaiannya.
b) Berisi Bagaimana mekanisme, manajemen proyek tentang
pekerjaan
c) Pekerjaan yang dibutuhkan
d) Organisasi yg bertanggung jawab menyelesaikan proyek
e) Lamanya waktu pekerjaan

Kandungan Inti Rencana Strategis Sumber Daya Informasi

Terdapat 2 topik yang hendaknya terdapat di setiap rencana :

Pertama. Sasaran yang hendak dicapai oleh setiap kategori sistem sepanjang
periode waktu yang dicakup oleh rencana

Kedua. Sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai sasaran tersebut