TALLER MAPEO DE PROCESOS

1a. Parte: Aspectos teóricos del mapeo de procesos.

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MAPEO DE PROCESOS
¿QUÉ ES?
• Es una herramienta que nos permite identificar:

• Procesos y actividades de una organización.

• Procesos que generan valor para el cliente.

• Procesos necesarios para la organización.

• Procesos que no generan valor.

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MAPEO DE PROCESOS
NOS AYUDA EN LA...
• Administración de sistemas de calidad (ISO).

• Procesos o proyectos de investigación y desarrollo de

conocimiento intensivo.

• Administración de la cadena de suministro, para planificar,

analizar y simular cadenas de suministro.

• Procesos de administración de relaciones y servicios al cliente

(CRM).

• Soluciones específicas de industria.

• Diferentes métodos de administración de cambios en los

procesos (Six Sigma, ABC, etc.).

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MAPEO DE PROCESOS
¿CUÁL ES SU IMPORTANCIA?
• Facilita el análisis de la situación actual de los procesos que integran a la
organización y ayuda a proponer mejoras o cambios a los mismos.

• Al mapear los procesos en una organización se logrará que el negocio sea

más rentable.

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MAPEO DE PROCESOS
BENEFICIOS
• Detección de los procesos estratégicos y clave del negocio.

• Implantar una metodología para examinar y medir los procesos del

negocio.

• Detectar de manera sencilla dónde y por qué ocurren las fallas o

desviaciones importantes.

• Identificación de oportunidades de mejora y rediseño en los procesos

actuales.

• Tener una visión integral del negocio, permitiendo identificar la

interrelación de los procesos que lo integran.

• Generar controles que ayuden a detectar los riesgos y crear planes

estratégicos de cómo mitigarlos.

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MAPEO DE PROCESOS
BENEFICIOS CLAVE
Definición de
puntos de control

Identificación y
mitigación de Desarrollo de
riesgos políticas y
procedimientos

Identificación de
MAPEO DE Incremento de la
las áreas de
PROCESOS rentabilidad
oportunidad

Implantación de
Gestión de indicadores de
procesos operación

Implantación de
indicadores de
desempeño 6
MAPEO DE PROCESOS
NOS PERMITE...
Definición de
puntos de control

Desarrollo de
Identificación de políticas y
RIESGOS
riesgos procedimientos

Identificación de Incremento de la
MAPEO DE
CONTROL COSTOS
las áreas de RENTABILIDAD
rentabilidad
PROCESOS
oportunidad

Implantación de
Gestión de
MEDICIÓN indicadores de
operación
DEL procesos
DESEMPEÑO
Implantación de
indicadores de
desempeño 7
MAPEO DE PROCESOS
¿QUÉ VENTAJAS TENEMOS AL MAPEAR CORRECTAMENTE LOS
PROCESOS?

• Contar con herramientas visuales a través de las cuales se

identifican fácilmente la interrelaciones entre los procesos.

• Identificar la secuencia lógica de las actividades o tareas que

conforman un proceso.

• Comprender claramente como están interconectadas las

actividades de los procesos y donde podrían estar fallando las
conexiones o actividades.

• Identificar rápidamente las actividades que agregan o

destruyen valor en los procesos.

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MAPEO DE PROCESOS
¿QUÉ VENTAJAS TENEMOS AL MAPEAR CORRECTAMENTE LOS
PROCESOS?

• Identificar los roles y responsabilidades del personal que

participa en cada uno de los procesos.

• Diferenciar los procesos clave del negocio, de los procesos

habilitadores o de apoyo, facilitando además la priorización de
los mismos de acuerdo a la estrategia.

• Facilitar la identificación de los riesgos y los puntos de control

en los procesos.

• Facilita la toma de tiempos de ciclo en los procesos, ya que se

tienen claramente identificadas todas y cada una de las
actividades que conforman el proceso.

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MAPEO DE PROCESOS
1ER. MOMENTO: LO QUE CREEMOS QUE OCURRE (PERSPECTIVA DE LA
SITUACIÓN ACTUAL)

• No se debe asumir
que las cosas
suceden como
creemos que
suceden, porque la
rentabilidad del
negocio se puede
verse afectada.

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MAPEO DE PROCESOS
2DO. MOMENTO: LO QUE REALMENTE SUCEDE (SITUACIÓN ACTUAL)

• Se debe obtener una

fotografía real de la
situación actual
porque es la base de
la mejora continua
del negocio.

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MAPEO DE PROCESOS
3ER. MOMENTO: LO QUE DEBERÍA SER (MEJORES PRÁCTICAS)

• Con base en los análisis de los diagramas de la situación actual, se deben

eliminar todas las actividades que no agregan valor.

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MAPEO DE PROCESOS
CONSIDERACIONES
• Si se analiza y/o rediseña un proceso sin tener en cuenta las implicaciones
que este tiene en otros procesos de la empresa, se estará perdiendo el
tiempo y corriendo el riesgo de tapar un agujero destapar otro.

• Hay que tener una “visión sistémica”.

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MAPEO DE PROCESOS
EN CONCLUSIÓN..

• El mapeo de procesos, facilita el análisis e

identificación de oportunidades de mejora
en los procesos actuales y por
consecuencia lógica facilita también el
rediseño los mismos.

En este sentido el mapeo de procesos es

una técnica para examinar los procesos y
determinar dónde y porqué ocurren fallas o
desviaciones importantes.

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MAPEO DE PROCESOS
EN CONCLUSIÓN..
• La respuesta es aplicar siempre un enfoque de procesos,
entendiendo que la organización es como un rompecabezas en
donde cada pieza (proceso) interactúa con otras piezas.

Para armar el rompecabezas de la organización, será necesario:

• Primero analizar la interrelación existente entre las unidades de

negocio.

• Posteriormente analizar la interacción de los procesos que las

conforman.

• Por último detallar la secuencia lógica de las operaciones o

actividades que integran un procesos o subproceso; lo cual es la
base de cualquier mejora.

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TALLER MAPEO DE PROCESOS
2a. Parte: Mapeo de un proceso.

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MAPEO DE PROCESOS
¿QUÉ ES UN PROCESO?
Un proceso es una serie de actividades que
toman un insumo (entradas) y lo transforman
(proceso) para crear un producto (salidas).

Los procesos pueden ser físicos, incluir

papeleo, ser realizados por computadora, o
ser una secuencia lógica de eventos.

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MAPEO DE PROCESOS
METODOLOGÍA: SITUACIÓN ACTUAL
1. Identificar los procesos estratégicos de la empresa.

2. Identificar a los dueños de los procesos estratégicos.

3. Definir con cada dueños la secuencia lógica de las

actividades o tareas que conforman su proceso.

4. Elaborar los diagramas de flujo de cada proceso.

5. Identificar las interrelaciones entre los procesos estratégicos.

6. Elaborar un macro proceso que permita visualizar

gráficamente las interrelaciones de los procesos estratégicos.

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DUEÑO DEL PROCESO
• Es aquella persona a la que se le ha asignado la
responsabilidad de las actividades que componen al
proceso, además es el responsable de:

• Valorar el proceso.
• Definir el proceso.
• Medir el proceso.
• Controlar el proceso.
• Mejorar el proceso.

…debe ser claramente identificable

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MAPEO DE PROCESOS
METODOLOGÍA: “MEJORES PRÁCTICAS”
1. Examinar minuciosamente todos los procesos y
medir sus resultados.

Definir Definir
PROCESO
entradas salidas

2. Detectar dónde y por qué ocurren las fallas o

desviaciones importantes.

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MAPEO DE PROCESOS
METODOLOGÍA: “MEJORES PRÁCTICAS”
3. Identificar las oportunidades de mejora y proponer
el rediseño en los procesos actuales, considerando:
1. Procesos y actividades de una organización.
2. Procesos que generan valor para el cliente.
3. Procesos necesarios para la organización.
4. Procesos que no generan valor.

4. Analizar el impacto de las propuestas de mejora.

NOTA: Se puede utilizar cualquier metodología de sistemas duros o

suaves para el diagnóstico y solución del problema, todo dependerá
de la naturaleza del mismo.

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SIMBOLOGÍA PARA DIAGRAMAS DE FLUJO

Extracción
Proceso Documento
de datos

Proceso Inicio /
Retraso
alternativo Termino

Conector
Decisión Pantalla
página

Conector
Conector
Datos fuera de
de flecha
página

Proceso Almacenamiento
Transportación
predefinido de datos

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