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AGENDA DE REUNIONES DE

NEGOCIO
1. COMIENZA DÁNDOLE UN TÍTULO A TU
AGENDA

El título que En primer en segundo, el


pongas debe lugar, que se tema del que
decirle al trata de una tratará la
lector dos agenda reunión
cosas:

Recuerda que el objetivo del título es informarles a


los lectores de lo que verán, no necesariamente
entretenerlos o distraerlos.
2. INCLUYE INFORMACIÓN RELACIONADA CON
“¿QUIÉN?”, “¿DÓNDE?” Y “¿CUÁNDO?” EN EL
ENCABEZADO.

•Fecha y hora. Puedes agruparlas juntas o darle a cada


una su propia sección separada.
•Lugar. Si tu empresa tiene múltiples sucursales, tal vez
quieras escribir la dirección. Si solo tiene un lugar, tal vez
debas escribir el nombre de la sala en la que se llevará a
cabo la reunión (p.ej., Sala de conferencias #3).
•Asistentes. Por lo general, los cargos profesionales son
opcionales.
•Personajes especiales que estarán presentes. Podría
tratarse de invitados especiales, de oradores o dirigentes.
3. ESCRIBE UNA DECLARACIÓN BREVE Y
OBJETIVA.

Sáltate una línea después de escribir el encabezado y


utiliza un texto en negrita o subrayado para etiquetar la
sección de objetivos con un título como “Objetivo” o
“Propósito”, seguido de dos puntos o de un salto de línea.
Luego, en unas cuantas oraciones concisas y directas,
describe los elementos de discusión de la reunión
EJEMPLO
Si queremos escribir una declaración de objetivos para una reunión que toque el tema
de un presupuesto, podríamos decir lo siguiente:

“Objetivo: Definir las metas para el presupuesto clave durante el año fiscal 2014 al
2015 y discutir medidas de reducción de costos a largo plazo.
Asimismo, el director de la empresa presentará los resultados de un estudio de
competitividad reciente”.
4. ESCRIBE UN PROGRAMA PARA LOS PUNTOS
PRINCIPALES DE LA REUNIÓN
Los programas ayudan a combatir el defecto común que
tienen las reuniones de negocios que es el de
prolongarse mucho tiempo.

•Etiqueta cada entrada con la hora en la que planeas


comenzarla y terminarla o con la cantidad de tiempo que
planeas dedicarle a cada una de ellas. Elige uno de los dos
sistemas y sé consistente, ya que mezclar ambos se verá
poco profesional.

Por ejemplo, una entrada de muestra podría verse como “2:00 - 2:05:
presentaciones y toma de asistencia” o “5 min: presentaciones y toma de
asistencia”. Sin embargo, evita utilizar ambos sistemas de etiquetado a la vez.
5. ASIGNA EL TIEMPO PARA LOS INVITADOS
ESPECIALES

Asígnale a cada invitado una Para evitar conflictos


entrada única aun cuando tenga vergonzosos con el programa,
más de un tema de discusión. De comunícate anticipadamente con
esta manera, todos podrán los invitados para determinar
organizar sus temas como crean cuánto tiempo necesitará cada
conveniente. uno para tocar su tema de
discusión.
6. PROPORCIONA UN TIEMPO ADICIONAL AL FINAL DE
LA REUNIÓN PARA LAS PREGUNTAS Y RESPUESTAS

Durante este tiempo, las personas pueden pedir


aclaraciones en relación con algún tema confuso, dar sus
propias opiniones al respecto, sugerir temas para
reuniones futuras y hacer otros comentarios

•Si al final de la reunión nadie tiene ninguna pregunta ni


comentario adicional, puedes finalizarla antes de tiempo.
¡Muchos de los asistentes estarán agradecidos por ello!
7.TAMBIÉN PUEDEN PROPORCIONAR UN ESQUEMA
TEMÁTICO DE LOS TEMAS DE DISCUSIÓN.

Un resumen les permitirá a los asistentes tener un


recordatorio de la organización de ideas
presentadas en la reunión, lo que ayuda a las
personas que tienen dificultades para seguir el ritmo
de cada tema que se toca.
EJEMPLO I. Partidas presupuestarias de alta prioridad
• A. Presupuesto de viaje para los
empleados
B. Tarifas de concesiones
• i. Negociación, ¿un trato mejor?
C. Gastos de recepción
II. Medidas para la mejora de los ingresos
• A. Acuerdos de servicios alternativos
• i. Presentación de opciones a los
clientes
ii. Solicitar comentarios
B. Reinversión en la tecnología móvil
...etcétera

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