CONTROL DE DOCUMENTOS Y

REGISTROS

PERSONAL ADMINISTRATIVO

Ing. Ana Milena Rodríguez Martín

Sistema de Gestión Integral SGI

 OBJETIVOS

 Sensibilizar al personal frente a los requisitos aplicables al

control documental dentro del SGI.

 Socializar los procedimientos aplicables al control de

documentos y de registros

 Verificar el manejo documental mediante el estudio de

documentos reales de la operación de la compañía.
CONCEPTOS BÁSICOS
 ISO 9000

• Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o

proporciona evidencia de actividades realizadas.

• Documento: Información y el medio en el que está contenida

(papel, disco magnético, electrónico u óptico, fotografía,
muestra patrón o una combinación de éstos.
 ¿CUÁLES SON REGISTROS /
REGISTRO DOCUMENTOS?

DOCUMENTO
DOCUMENTO REGISTRO

REGISTRO
REQUISITOS APLICABLES
 Requisitos ISO 9001:2008
Num. 4.2.3. Control de documentos / Num. 4.2.4. Control de
los registros
• Deben controlarse y aprobarse antes de su emisión.

• Revisar y actualizar los documentos y aprobarlos nuevamente.

• Identificar claramente los cambios realizados.

• Mantener la versión vigente de los documentos.

• Son identificables, legibles, disponibles en los puntos de uso y

recuperables.
 Requisitos ISO 9001:2008
Num. 4.2.3. Control de documentos / Num. 4.2.4. Control de
los registros

• Identificar y controlar los documentos externos.

• Prevenir el uso de documentos obsoletos.

• Proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos y

de operación eficaz.

• Definir su almacenamiento, protección, recuperación,

retención y disposición.
 Procedimientos del SGI
Control de Documentos PC-CAL-01

• Objeto
• Alcance
• Definiciones
• Desarrollo del Documento
• Registros y Formatos
• Responsabilidad
• Documentos Relacionados
• Revisión y Aprobación
 Procedimientos del SGI
Control de Registros PC-CAL-02

Prohibiciones:

• Reproducir copias del documento sin expresa autorización del

Director Nacional del SGI, Coordinador de Gestión o Analista
del SGI.
• Facilitar los documentos a terceros, sin previa autorización del
Director Nacional del SGI, Coordinador de Gestión o Analista
del SGI.
• Sacar los documentos de la empresa para fines no laborales.
• Alterar el contenido de los documentos.
 Procedimientos del SGI
Control de Registros PC-CAL-02

Diligenciamiento de los Registros

Los Registros son diligenciados en medio físico y/o magnético

por los responsables de los procesos que lo generan y aprobados
en forma impresa por el Gerente del área interesada.

La disposición de los Registros se verifica en las Auditorías

Internas e Inspecciones de Proceso y del control de los mismos
son responsables el Analista SGI y los encargados, ejecutores o
gestores del proceso al que pertenezca el Registro.
Dinámica y Evaluación
GRACIAS…