LA ORGANIZACION

FUNCIONAL
Objetivos

• Describir que es la Organización.

• Describir factores importantes y alternativas
para el desarrollo funcional de las
organizaciones, mediante el análisis de las
mismas como un sistema.
 INTRODUCCIÓN

El desarrollo funcional de las organizaciones

suele centrarse en alguna estrategia de
mejora de la calidad, en ocasiones, un tanto
por moda y otras por intuición o por
convencimiento. Debemos considerar los
actos de lenguaje que cierran y abren
posibilidades.
 ORGANIZACIÓN
En el Proceso Administrativo se refiere a:

 Estructurar e Integrar los recursos con los niveles institucionales de la

organización.

 Establecer relaciones entre todos para alcanzar los objetivos.

 ¿QUE ES ORGANIZAR?
-Proceso de agrupar actividades necesarias para
la planificación.

-Crea la Estructura organizacional.

-Repartir recursos para alcanzar los objetivos

estratégicos.

-La estructura organizacional es la manera de

dividir, organizar y coordinar las actividades.
 ORGANIZACION
Es el establecimiento de la estructura necesaria
para la sistematización racional de recursos,
mediante la determinación de jerarquías,
disposición, correlación y agrupación de
actividades, con el fin de poder realizar
simplificar las funciones del grupo social.
Importancia de la Organización
 Esde carácter continuo dado que la empresa
y sus recursos estén sujetos a cambios, lo que
causa la necesidad de efectuar cambios en la
organización.

 Es
un medio donde se establece la mejor
manera de lograr los objetivos del grupo social.
 Importancia de la Organización
 Suministra
métodos para que se puedan
desempeñar las actividades eficientemente,
con mínimo esfuerzo.

 Evitalentitud e ineficiencia de las

actividades, reduciendo costos e
incrementando productividad.

 Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos,

al delimitar funciones y responsabilidades.
 Especialización del Trabajo
y Departamentalización
•Es la primera actividad en cualquier organización.
•También conocido como división de trabajo.
•Luego de dividir el trabajo se agrupa para coordinar las
tareas comunes, que puede ser:
-Funcional
-Por productos
-Geográfica
-Por Procesos
-Por clientes
 PROCESO DE ORGANIZACION
•Se debe analizar:
•La jerarquía, que se refiere a
la cadena jerárquica, línea de
autoridad asociada a dos
principios: la unidad de
mando y el principio escalar.
•La unidad de mando significa
que cada empleado se debe
subordinar a un solo jefe. El
principio escalar se refiere a
las líneas claramente
definidas de autoridad.
 AMPLITUD
ADMINISTRATIVA
•También llamado amplitud de control, es el número
de empleados que debe reportar a un cargo
jerárquico.
•La amplitud depende del tipo y naturaleza de trabajo
y la habilidad y experiencia de los empleados.
•Será estrecha cuando el trabajo es creativo e
innovador y será extensa cuando es un trabajo
rutinario y previsible.
 DOWNSIZING
Es una forma de reestructuración de empresas
mediante la mejoría en los sistemas de trabajo,
rediseño organizacional y establecimiento adecuado
del personal para mantenerse competitivos.

Es una reducción de la planta de persona, en

general expresa una serie de estrategias orientadas
al Rightsizing (logro del tamaño organizacional
óptimo) y/o al rethinking (repensar la
organización).
 CENTRALIZACION Y
DESCENTRALIZACION
El grado de descentralización/centralización se refiere en
que parte de la organización se concentra la autoridad
para tomar decisiones.

Promueve decisiones en la cúpula de la organización, sus

ventajas:
- Mejor método de coordinación de actividades y recursos.
- Menores costos.
- Nuevas tecnologías, información transmitida con rapidez.
 CENTRALIZACION Y
DESCENTRALIZACION
-La agilidad en la atención de las
necesidades del cliente ha llevado a la
descentralización, y tiene como
ventaja:
- Agilidad, rapidez en la atención de
los clientes.
- Independencia, creatividad en las
decisiones.
- Nuevas tecnologías, descentralizan
las decisiones y centraliza el control
de resultados.
 FORMALIZACIÓN
Es el grado en que las actividades de la
organización están estandarizadas y medida en la
cual el comportamiento de los empleados se guía
con una serie de reglas y procedimientos.

Formalización alta: poca decisión de los

empleados, sabe lo que tiene que hacer.
Formalización baja: hay mayor libertad de decisión
de los empleados.
DISEÑO ORGANIZACIONAL
MISION Definición del tipo de
Negocio

Objetivos y Metas a
OBJETIVOS
alcanzar

ESTRATEGIAS Modo de conseguir objetivos

DISEÑO Determinar Estruct.

ORGANIZACIONAL Organizacional

Adecuar Capacidades,
PERSONAS
Habilidades
 DISEÑO ORGANIZACIONAL

Determina la estructura organizacional mas

adecuada al ambiente, estrategia, tecnología,
personas, actividades y tamaño de la organización.

Los dos extremos del diseño organizacional son los

diseños mecanicistas y diseños orgánicos.
 DISEÑO MECANICISTAS
El ejemplo clásico es la Burocracia, con autoridad
centralizada, muchas normas y procedimientos,
amplitud administrativa estrecha y minuciosa división
del trabajo.

Las desventajas:
- Visión estrecha por la excesiva división y
especialización del trabajo.
- Falta de iniciativa de las personas
- Excesivo papeleo
- Enfasis en los cargos antes que las personas
DISEÑOS ORGANICOS
La autoridad es descentralizada,
pocas normas; amplitud
administrativa y poca división
del trabajo.
Las características son:
- Capacidad de aprender y
adaptarse a los cambios.
- Flexibilidad en la estructura
organizacional y pocos niveles
- Se valora la innovación y
creatividad
- Enfasis en las personas y se
valora la capacitación y
conocimiento.
 FACTORES QUE AFECTAN
EL DISEÑO ORGANIZACIONAL
AMBIENTE: Se debe
tomar en cuenta tanto el
ambiente interno como
externo.
Se debe considerar los
cambios que podrían
ocurrir.
Los organigramas deberán
ser flexibles y adecuados
al mercado.
 FACTORES QUE AFECTAN
EL DISEÑO ORGANIZACIONAL
ESTRATEGIA: Sabemos que
existe estrategia de estabilidad,
de crecimiento y de
achicamiento, en función a ello
se determina el organigrama.

TECNOLOGIA: es la
combinación del conocimiento,
equipos y métodos de trabajo.
 FACTORES QUE AFECTAN
EL DISEÑO ORGANIZACIONAL
TAMAÑO: Es la
que más afecta en
el diseño
organizacional.

PERSONAS: La
formación de las
personas,
capacitación,
entrenamiento.
 RECURSOS HUMANOS
• La administración de recursos humanos es primordial en
una organización ya que es el activo más importante.
• El proceso de administración de RRHH sigue los siguientes
pasos:
 Selección: la planificación de RHHH
 Capacitación y Desarrollo:En esta etapa la capacitación y
el desarrollo un método es la rotación de puestos, mejorar
las habilidades y autoeficiencia de los trabajadores,
evaluación del desempeño, sistemas de recompensa
 CULTURA ORGANIZACIONAL
La cultura organizacional es la percepción común que
comparten los miembros de la organización.
Representa las normas informales no escritas que orientan el
comportamiento de los miembros de una organización
diariamente y dirigen sus objetivos hacia la consecución de los
objetivos organizacionales.
Cada organización tiene su propia cultura.
-Creación de la Cultura
-Mantenimiento de la Cultura
 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
• Toda empresa consta necesariamente de una estructura
organizacional o una forma de organización de acuerdo a
sus necesidades.
• Es importante conocer que clase de estructuras
organizacionales utilizan las diferentes empresas, saber
porque y como funcionan, que ventajas y desventajas
poseen.
• Debe reflejar la situación de la organización, como ser su
edad, su tamaño, tipo de sistema de produccion
 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
FORMAL
• Una organización formal es la constituida por una sanción
oficial para lograr objetivos determinados que en
ocasiones se le cita como una jerarquía de puestos.
Existen cuatro componentes básicos en la organización
formal:
a) El trabajo, el cual es divisionado.
b) Las personas que son asignadas y ejecutan este trabajo
divisionado.
c) El ambiente en el cual se ejecuta el trabajo.
d) Las relaciones entre las personas ó las unidades las
unidades trabajo-personas.
 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
FORMAL
• Toda organización pretende alcanzar objetivos.
• Un objetivo organizacional es una situación deseada que
la empresa intenta lograr, es una imagen que la
organización pretende para el futuro.
• Al alcanzar el objetivo, la imagen deja de ser ideal y se
convierte en real y actual, por lo tanto, el objetivo deja de
ser deseado y se busca otro para ser alcanzado.
 ESTRUCTURA LINEAL
• Esta forma de organización se conoce también como
simple.

• Es utilizada por pequeñas empresas que se dedican a

generar uno o pocos productos en un campo específico del
mercado.

• Es frecuente que en las empresas que utilizan este tipo de

organización, el dueño y el gerente son uno y el mismo.
 ESTRUCTURA LINEAL

▪ Debido a su forma, ésta es rápida, flexible, de

mantenimiento de bajo costo y su contabilidad es clara;
además la relación entre superiores y subordinados es
cercana y la toma de decisiones se hace ágil.
▪ De igual manera presenta desventajas como el hecho
de la especialización, “se dificulta encontrar a un buen
gerente puesto que se requiere un conocimiento
general de la empresa, y se le dedica muy poco tiempo
a la planeación, la investigación y el control”
 ESTRUCTURA MATRICIAL
Consiste en la agrupación de los recursos humanos y
materiales que son asignados de forma temporal a los
diferentes proyectos que se realizan, se crean así, equipos
con integrantes de varias áreas de la organización con un
objetivo en común: El Proyecto, dejando de existir con la
conclusión del mismo.
 ESTRUCTURA MATRICIAL

Los empleados dentro de la

matriz poseen:
1. Dos jefes
2. Un jefe de función: quien
es la cabeza de la función,
es decir, al cual se le
informa acerca de los
asuntos relacionados con
aspectos funcionales.
3. El jefe de proyectos que es
el responsable de los
proyectos individuales
 ESTRUCTURA MATRICIAL
No todas las empresas son aptas para desarrollar este
tipo de organización, por eso es necesario tener en cuenta
las siguientes condiciones:

1.) Capacidad de organización y coordinación y

procesamiento de información.
2.) Se necesita contar con buen capital.
3.) Se necesita un equilibrio de poder entre los aspectos
funcionales y proyectos de la organización, además se
requiere una estructura de autoridad doble para mantener
ese equilibrio.
 ESTRUCTURA POR
DEPARTAMENTALIZACION
 Esta estructura consiste en crear departamentos dentro de una
organización que por lo general se basa en las funciones de trabajo
desempeñadas, el producto o servicio ofrecido, el comprador o cliente
objetivo, el territorio geográfico cubierto y el proceso utilizado para
convertir insumos en productos.

 El método usado debe reflejar el agrupamiento que mejor contribuiría

al logro de los objetivos de la organización y las metas de cada
departamento. De acuerdo a lo anterior la departamentalización se
puede dar de varias formas.
 ESTRUCTURA POR
DEPARTAMENTALIZACION
 Funcional: Una compañía que está organizada
funcionalmente, separa el trabajo sobre la base de
pasos, procesos o actividades que se llevan a cabo para
obtener un determinado resultado final.

 Por Producto: Se organiza de acuerdo a lo que se

produce ya sean bienes o servicios; esta forma de
organización es empleada en las grandes compañías
donde cada unidad que maneja un producto se le
denomina “divisiones” estos poseen subunidades necesarias
para su operación.
 ESTRUCTURA POR
DEPARTAMENTALIZACION
Territorio
 Esta se da ya que algunas compañías encuentran
que sus operaciones se adaptan de una mejor
manera a grandes cadenas organizacionales
basadas en zonas geográficas determinadas, donde
su empresa tiene cobertura como las grandes
cadenas de hoteles, compañías telefónicas, entre
otras, que están divididos y organizados sobre la
base de su ubicación.
 ESTRUCTURA POR
DEPARTAMENTALIZACION
Por Clientes: El tipo particular de clientes que una
organización busca alcanzar, puede también ser utilizada
para agrupar empleados
Los clientes en cada conjunto tienen problemas y
necesidades comunes que pueden ser resueltos teniendo
especialistas departamentales para cada uno.
Aquí el cliente es el eje central, la organización se adapta y se
subdivide agrupándose el personal para cumplir las funciones
necesarias para satisfacer las necesidades de cada tipo de
cliente.
 ESTRUCTURA CIRCULAR
 Son aquellas donde los niveles de autoridad son
representados en círculos concéntricos formados por un
cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima de
la empresa, y en su alrededor círculos que constituyen un
nivel de organización.
 En cada uno de esos círculos se coloca a los jefes
inmediatos, y se les liga con las líneas que representa los
canales de autoridad y responsabilidad.
 ESTRUCTURA HIBRIDA
• Esta estructura, reúne algunas de las características
importantes de las estructuras anteriormente vistas, la
estructura de una organización puede ser de enfoque
múltiple, ya que utiliza al mismo tiempo criterios de
productos y función o producto y geografía.
• Este tipo de estructuración es utilizada mayormente
cuando las empresas crecen y tienen varios productos o
mercados.

• Las funciones principales para cada producto o mercado se

descentralicen y se organicen en unidades específicas.,
además algunas funciones también se centralizan y
localizan en oficinas centrales cuya función es
relativamente estable y requiere economías de escala y
especialización profunda.
 ESTRUCTURA MONOFUNCIONALES

• Se caracteriza por la concentración de la autoridad en una

persona ó grupo de personas que son, en la mayoría de los
casos, fundadores de la empresa, que se ocupan de la
totalidad de las decisiones y funcionamiento de la
estructura Organizacional; en el siguiente organigrama se
observa gráficamente esta clase de estructura.
ESTRUCTURA MONOFUNCIONALES
 ESTRUCTURA JERARQUICA

• También conocida como departamentalización funcional, es

la mas difundida y utilizada ya que representa a la
organización estructural. Esta estructura, se podía llamar
tradicional ya que predomina en la mayor parte de las
organizaciones tanto privadas como públicas, se
fundamenta en los principios de la teoría clásica.
 ESTRUCTURA NO PIRAMIDAL
 Son estructuras surgidas de las limitaciones de las
estructuras piramidales ante los retos de organización de
los grandes organismos.
 Estas estructuras están basadas en matrices las cuales se
forman con las líneas verticales de la autoridad y la línea
horizontal de la responsabilidad sobre un proyecto
específico.
 En la intersección de las líneas se da una contribución o
apoyo de carácter funcional.
RELACIONES EN LA ORGANIZACION

• Estas relaciones norman y regulan la consecucion de los

objetivos de la estructura a traves de manuales. Es por
esto que tienen un gran valor en los manuals
administrativos.

• El conocimiento de las relaciones puede dar al analista un

panorama claro sobre el cual debe elaborar los manuales
administrativos
 RELACIONES FORMALES

• Son las relaciones que se dan dentro de la estructura

organizacional, y que permiten efectuar las funciones y
actividades, establecen la autoridad y las jerarquías,
• Por ejemplo, las relaciones entre superiores y
subordinados, entre personas del mismo nivel ó en el
departamento en niveles diferentes, entre personas que
pertenecen a la empresa y quienes están fuera de ella.
 RELACIONES FORMALES
 La autoridad así formada a dado origen a la expresión “
autoridad de línea”.
 Esta línea de autoridad consiste en una serie continua de
escalones de autoridad ó rangos que constituyen las
jerarquías existentes en toda clase de organizaciones.
 Por otro lado y como apoyo a los niveles ejecutivos, existe
la “autoridad staff”.
RELACIONES FORMALES
 RELACIONES NO FORMALES

Son todas las relaciones establecidas entre las múltiples

unidades de organización y que representan relaciones no
marcadas ni vinculadas con la estructura organizacional,
pero que representan un apoyo importante a las relaciones
formales para conseguir los objetivos marcados.
ORGANIGRAMAS
 Es un instrumento utilizado por las ciencias administrativas
para análisis teóricos y la acción practica.

 Finalidad Del Organigrama

Un organigrama posee diversas funciones y finalidades.
1. Representa las diferentes unidades que constituyen
la compañía con sus respectivos niveles jerárquicos.
2. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o
no, que se realizan en la empresa debidamente asignados
por área de responsabilidad o función.
 ORGANIGRAMAS

3. Muestra una representación de la división de trabajo,

indicando:
a. Los cargos existentes en la compañía.
b. Como estos cargos se agrupan en unidades
administrativas.
c. Como la autoridad se le asigna a los mismos
CONTENIDO DEL ORGANIGRAMA
1.Títulos de descripción condensada de las actividades.
Esto incluye generalmente el nombre de la compañía y
la actividad que se defina.
2. Nombre del funcionario
3. Fecha de formulación.
4.Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo,
consejo de organización, etc.).
5. Leyenda (explicación de líneas y símbolos especiales)
Las líneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las
horizontales señalan especialización y correlación.

Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima

del recuadro indica mando.
Cuando la línea llena se coloca a los lados de la
figura geométrica indica relación de apoyo.
ELEMENTOS DE LA DIRECCION
- Motivación

- Comunicación

- Liderazgo
 MOTIVACION
▪ Debemos considerar que:
- Las personas difieren entre sí.
- Las personas tienen similitudes.
-Las personas aspiran tener responsabilidades.

▪ Una técnica para motivar a las personas es:

- Entender a las personas.
- Aclarar los resultados esperados.
- Fomentar oportunidades de participación.
- Recompensar el desempeño deseado.
- Tratar de ser justo, equitativo y ecuánime.
 COMUNICACION
▪ Es la transferencia de información del emisor al receptor. Se
requiere para:
1. Establecer los objetivos de la Empresa
2. Elaborar planes, objetivos y metas
3. Organizar los RRHH en la forma efectiva y eficiente
4. Elegir, desarrollar y evaluar a los miembros de la
Empresa.
5. Dirigir, conducir, motivar y crear un clima en el que las
personas deseen contribuir a la Empresa.
6. Controlar el desempeño
 COMUNICACION
 Una técnica para lograr excelencia en las
comunicaciones sería la siguiente

- Saber lo que se desea decir.

- Conocer a la audiencia.
- Obtener atención favorable.
- Comprensión del mensaje.
- Obtener y dar retroinformación.
 LIDERAZGO

▪ Liderazgo es el proceso de influir sobre las personas para

que intenten con disposición y entusiasmo lograr objetivos.
 APLICACIONES PRACTICAS

• Recompensa monetarias
• Enriquecimiento del Trabajo
• Flexibilización del horario
de trabajo
• Nominación pública
• Reconocimiento del trabajo
CONCLUSIONES:
Hoy en día, para que cualquier empresa logre su
permanencia y crecimiento dentro del sector productivo
debe estar alerta a los cambios que se van
presentando, y por consiguiente preparar a su recurso
humano para que vayan acorde a las exigencias del
mercado.

Para lograr esto, en la actualidad las empresas

implementan procesos y programas de calidad con la
finalidad de estandarizar sus prácticas ya que con ello
se busca no solo mejorar la oferta del servicio, sino
también la calidad del personal.