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CURSO: MONITOREO DE

PROYECTOS Y PROGRAMAS
SOCIALES
DR. PEDRO P. SAQUICORAY
AVILA
saqui3000@gmail.com
UNIVERSIDAD NACIONAL HERMILIO VALDIZAN
MAESTRIA EN GESTION PUBLICA PARA EL
DESARROLLO SOCIAL
HUANUCO 2018
INTROITO
Las actividades de monitoreo se Las actividades de evaluación
realizan durante el periodo de se realizan en un momento
ejecución de un proyecto y están a determinado, están a cargo
cargo fundamentalmente del equipo
que lo está ejecutando, sirven sobre fundamentalmente de un
todo para averiguar si se están experto o de un equipo externo
logrando los objetivos y los al proyecto, y sirven sobre todo
resultados esperados, y si es para entender si el proyecto
necesario modificar o reorientar cumplió con los criterios de
algún aspecto de la ejecución. pertinencia, eficiencia, eficacia,
impacto y sostenibilidad.
Monitoreo
En esta sección se revisa el monitoreo desde una perspectiva
general, y se enfoca sobre todo en sus características y
procesos operativos.

El diseño del sistema de MyE se basa en la selección de la


información que será requerida durante todo el proceso posterior
de seguimiento y evaluación del proyecto, así como en la
recolección de los datos, su sistematización y su análisis.
Monitoreo
El monitoreo es una continua comprobación de la
ejecución del proyecto de acuerdo a lo planeado y
de su impacto inicial a través del proceso de
recolección y análisis de los datos, de elaboración
de los informes y del uso de la información.
Monitoreo
Es un proceso continuo y estructurado de obtención y análisis de
datos e información que involucra proyecto.

El monitoreo debe ser visto como un proceso integral de la


ejecución del proyecto, que se lleva a cabo de forma paralela a
las actividades, las cuales son revisadas y actualizadas
constante y sistemáticamente durante toda la vida del proyecto.
Monitoreo
El monitoreo está entonces tan ligado a las
mismas actividades del proyecto que en
muchas ocasiones es visto como una labor
cotidiana de la implementación y no como un
proceso independiente y adicional.
2.1 Planeación del monitoreo
Para realizar un seguimiento adecuado del proyecto, se
recomienda contar con un plan de monitoreo que debe
ser acordado entre los involucrad (responsables y
beneficiarios) y debe hacerse desde la etapa de diseño
del proyecto, pensando estratégicamente tanto en los
procesos de monitoreo como en los de evaluación.
Esto es fundamental para que puedan considerarse los
recursos necesarios y para posibilitar la operación del
monitoreo desde el inicio de las actividades.

Este marco debe facilitar el monitoreo sistemático y debe


responder a las siguientes preguntas:
¿Qué políticas y procesos deben
guiar el monitoreo?
¿Qué tipo de información será necesaria?
¿Qué se va a monitorear?
Información sobre los resultados obtenidos y la respuesta de
los beneficiarios, para comprobar los avances y revisar los
planes de trabajo.

Esta información se puede obtener a través de un monitoreo


periódico, que permita analizar los problemas y obstáculos
principales y sugerir medidas correctivas.
¿Quiénes serán los responsables de
levantar la información?
Desde la etapa de diseño, es necesario que las funciones y
procedimientos del monitoreo sean consideradas en algún lugar
del proyecto.

Dependiendo del tipo de información que se vaya a recolectar,


las fuentes y los métodos, habrá distintas personas responsables
de reunirla.
La asignación de responsabilidades debe estar
clara y ser aceptada por todos los que van a
intervenir. Es necesario determinar si las
actividades de monitoreo y evaluación serán
realizadas por personal en terreno, por personal
externo al proyecto (de la misma organización) o
por personas externas a la organización.
¿Qué presupuesto se requiere para
las actividades de monitoreo?
Es necesario incluir recursos financieros del proyecto para el
monitoreo y la evaluación y asignar un presupuesto específico para
estas actividades.

Se recomienda considerar los costos de personal e instalaciones,


talleres y reuniones de capacitación y costos de la recolección de
datos (dependiendo de la técnica que se emplee, se deberán
contemplar los recursos humanos y materiales necesarios).
¿Cómo se recolectará la información? ¿Qué métodos
se emplearán para llevar a cabo las actividades de
monitoreo?
¿Cuándo se planea la realización de las
actividades de monitoreo?
Si bien el monitoreo es un proceso continuo y
sistemático durante toda la vida del proyecto, la
recolección de datos debe ser realista, lo cual implica
asegurar que la frecuencia y la cantidad de herramientas
y datos requeridos no se vuelva una carga para los
responsables del proyecto o para los beneficiarios.
Como regla general se recomienda una
mayor frecuencia para indicadores y datos de
proceso y una menor frecuencia para obtener
información acerca del efecto o impacto del
proyecto.
Los cambios sociales por lo general toman mucho tiempo, e
intentar comprobar los cambios de forma demasiado
frecuente dificulta ver la diferencia de un momento a otro.

En la mayor parte de los casos, la información sólo es


relevante cuando permite ver una tendencia, lo cual puede
observarse solo a partir de la recolección de datos en
distintos momentos de la vida del proyecto (Bakewell et al.,
2003).
¿Quiénes se encargarán de organizar
y analizar la información?
¿Cómo se emplearán los resultados del
monitoreo?
Participación de las partes involucradas
en el proceso de monitoreo
El monitoreo debe contar con la participación de
las partes implicadas en el proyecto de tal forma
que estén involucradas en su diseño y ejecución
desde el comienzo y comprendan claramente sus
responsabilidades.
Se recomienda identificar desde un inicio quién
puede y quiere estar involucrado; así como aclarar
las expectativas de los participantes en los
procesos. Un buen monitoreo sólo se podrá
efectuar si los involucrados lo consideran
importante y valioso.
Por esto, es recomendable que se tomen en
cuenta los intereses de los beneficiarios y se
les sensibilice sobre su importancia desde la
etapa de diseño y preparación.
2.2 Formatos para el monitoreo
Como ya se mencionó, el proceso de monitoreo involucra a
distintos actores; sin embargo el personal responsable de la
ejecución sobre el terreno es el que debe llevar el registro de las
actividades y los resultados.

Esta labor puede facilitarse si se tienen herramientas para


registrar la información, tales como:
Estos formatos pueden ser elaborados con la
periodicidad que se estime necesaria
(mensual, semestral, etc.).
EJEMPLOS DE FORMATOS
El primero para el diseño de un plan de
monitoreo y el segundo para un registro o
informe de monitoreo, los cuales pueden ser
adaptados según las necesidades de cada
organización.
El registro de los resultados del monitoreo se puede
organizar de acuerdo a la lógica de intervención del
proyecto ordenando los indicadores para cada nivel y
reportando sobre los avances y resultados de cada uno.

En los comentarios y observaciones se pueden incluir


explicaciones de la diferencia entre lo planeado y lo
logrado, así como recomendaciones de cambios en el
sistema de MyE (ya sea en los indicadores, la técnica de
recolección de datos o la revisión de la fuente).
A partir de la información reflejada en el
formato se puede hacer un análisis
esquemático del progreso logrado en el
periodo, los puntos que se deben cuidar, las
condiciones externas que estarían influyendo
en el proyecto, la pertinencia de los
indicadores y la utilidad de los métodos de
recolección de datos.
Con este resumen se pueden identificar las cuestiones
que se deben cuidar y hacer recomendaciones para
cambios en la implementación y en el sistema de
monitoreo.

De esta forma, el monitoreo puede servir no solo para


alimentar la evaluación, sino también para la toma de
decisiones en el día a día.
2.3 Desarrollo del monitoreo por niveles
de la organización
Nivel del equipo del proyecto sobre
terreno
El primer nivel del monitoreo es
responsabilidad del director y de los
administradores del proyecto, que mantienen
actualizados los documentos de registro y los
archivos administrativos y de gestión.
La información obtenida se resume en un formato de
informe de monitoreo, aproximadamente cada mes o
cada tres meses.

El propósito principal del monitoreo en este nivel es el de


apoyar la gestión cotidiana a través de la reunión de
datos sobre las actividades diarias, para tener la
información requerida en análisis posteriores (ya sea en
este nivel o en el de los coordinadores regionales o
nacionales).
Nivel de coordinadores nacionales o
regionales
Nivel de sede principal
La oficina de coordinación revisa y analiza los
informes que llegan del proyecto y los trasmite a la
sede principal. Comúnmente la sede principal
organiza misiones al lugar del proyecto con el
objetivo de revisar la lógica global de intervención
e identificar estrategias para enfrentar los
problemas que se hayan presentado.
Estas misiones también pueden ser útiles para
revisar la eficacia del sistema de monitoreo
adoptado. La definición de hacer o no una misión
sobre terreno dependerá de la duración, el
presupuesto del proyecto, la importancia
estratégica de la iniciativa o la dimensión de los
problemas identificados.