Sistemas de control administrativos para eficientar recursos

Unidad 1
Sistemas de control administrativos
Elaborado por: Ing. Denisse Castrejón

Ortega
Objetivo
• El alumno implementará sistemas de control
administrativo en función a las necesidades de
la empresa para eficientar el uso de los
recursos de la organización.
1.1 Conceptos básicos

Ortega
El proceso administrativo
Planeación ¿Qué se quiere hacer?
¿Qué se va a hacer?
Mecánica
¿Cómo se va a hacer?
Organización
Administración
Dirección
Ver que se haga
Dinámica
Control ¿Cómo se ha realizado?

Ortega
El proceso administrativo
• Misión • Estrategias
• Visión • Políticas
• Propósitos • Programas
Planeación • presupuestos
• Objetivos
Mecánica • Jerarquización
• División del
O Organización • Departamentalización
trabajo
Estructural • Descripción de
• Coordinación
funciones
Administración • Toma de decisiones • Motivación

Dirección • Comunicación
• Integración
• Supervisión
• Identificación de
Dinámica estándares
O Control • Medición
operativa • Comparación
• Detección de
desviaciones
• Denisse
Elaborado por: Ing. Retroalimentación
Castrejón
Ortega
Planeación
• Agustín Reyes Ponce: La planeación consiste en fijar el
curso concreto de la acción que ha de seguirse,
estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la
secuencia de operaciones para realizarlo, y la
determinación del tiempo y números necesarios para su
realización.
• Burt K. Scanlan: sistema que comienza con los objetivos,
desarrolla políticas, planes, procedimientos y cuenta con un
método de retro – alimentación de la información para
adaptarse a cualquier cambio en las circunstancias.
• -MÜNCH Galindo: La determinación de los objetivos de los
cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación
y elaboración de un esquema detallado que habrá de
realizarse en un futuro.
Ortega
Importancia
• Propicia el desarrollo de la empresa al establecer
métodos de utilización racional de los recursos.
• Prepara a la empresa para hacer frente a las
contingencias que se presenten.
• Mantiene una mentalidad futurista teniendo más
visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las
cosas.
• Proporciona los elementos para llevar a cabo un
control.

Ortega
¿Qué es un plan?
• Los planes son el resultado del proceso de la
planeación y pueden definirse como diseño o
esquemas detallado de lo que habrá de
hacerse en el futuro y las especificaciones
necesarias para realizarlos.

Ortega
Tipología de la planeación
• Los planes en cuanto al periodo establecido para
su realización, se pueden clasificar en:
a) Corto plazo: Cuando se determinen para
realizarse en un termino menor o igual a un
año. Éstos, a su vez, puede ser:
• Inmediatos: 6 meses
• Mediatos: de 6 a 12 meses.
b) Mediano plazo: de 1 a 3 años
c) Largo plazo: más de 3 años

Ortega
Elementos que conforman la
planeación estratégica

Ortega
Misión
• Es la actividad o función básica de producción
o servicio que desarrolla la empresa y que es
la razón de su existencia, contiene la siguiente
información:
1. Productos o servicios
2. Mercado: lugar al que ofrece sus productos,
zona geográfica o canal de distribución.
3. Valores: valores fundamentales con los
cuales opera la empresa
Ortega
Ejemplo
• Maquinados de México S.A de C. V
Somos una empresa dedicada a la fabricación de
refacciones para válvulas de gas en el ramo
industrial que beneficia económicamente a sus
empleados, proveedores y accionistas,
satisfaciendo en calidad y precio a sus clientes,
somos una fuente estable de empleo que
participa en el mejoramiento de las condiciones
económicas y sociales de México.

Ortega
Visión
• ¿Qué se desea lograr en la empresa a futuro?
• Esta relacionada con el futuro posible y deseable
para la empresa, sirve para generar aspiraciones
cualitativas (propósitos) y cuantitativas
(Objetivos).
Ejemplo:
Ser lideres regionales en la fabricación de productos
para la empresa a la que servimos,
distinguiéndonos por la calidad de atención y
servicios que brindamos a nuestros clientes.
Ortega
Propósitos
• Son aspiraciones cualitativas básicas en el orden
moral que mueve a emprender acciones de tipo
socioeconómico y se establecen en forma
permanente o semi permanente en un grupo
social.
• Son diferentes de los objetivos por que tienen un
orden moral y cualitativos
• Ejemplo: Maximizar con principios solidos y
honestos las utilidades sobre la inversión de
nuestros accionistas.

Ortega
Objetivos
• Representan los resultados que la empresa
espera obtener; son fines por alcanzar,
establecidos cuantitativamente y determinados
para realizarse transcurrido un tiempo especifico.
• Sus principales diferencias con los propósitos es
que estos son cuantitativos y se establece el
tiempo para cumplirlos.
• ¿Qué voy a hacer?, ¿a quien voy a beneficiar?,
¿con que fin?, ¿en cuento tiempo?
Ortega
Estrategia
• Son cursos de acción general o alternativas que
señalan la dirección por seguir, así como el
empleo general de los recursos y esfuerzos para
lograr los objetivos en las condiciones más
ventajosas.
• Etapas:
• Determinación de alternativas para lograr los
objetivos
• Evaluación: análisis de ventajas y desventajas
• Selección de alternativas: factibilidad y ventajas

Ortega
Políticas
• Son disposiciones del pensamiento
administrativo que orientan o regulan la
conducta que hay que seguir en la toma de
decisiones, acerca de acciones o actividades
que se repiten una y otra vez dentro de una
organización.
• Son criterios que guían hacia la correcta
acción y decisión.

Ortega
Ejemplo
• Las comisiones de los vendedores se pagaran
de acuerdo al volumen de ventas que estos
efectúen.
• Al seleccionar vendedores será preferible que
sean de sexo femenino.

Ortega
Reglas
• Son mandatos precisos que determinan la
disposición, actitud o comportamiento que
deberán seguir o evitar en situaciones
específicas.
• Ejemplo:
• Las operaciones de venta se realizarán
únicamente de contado.
• Los pedidos foráneos no se surtirán sin antes
haber cubierto el importe
Ortega
Programas
• Es un esquema en donde se establece la
secuencia de actividades especifica que
habrán de realizarse para alcanzar los
objetivos y el tiempo requerido para alcanzar
cada una de sus partes y todos aquellos
eventos involucrados en su consecución.
• Se clasifican en tácticos (elaborados por área)
y operativos (elaborados por departamento)
• Ejemplo: gráfica de gantt o presupuestos.

Ortega
Presupuestos
• Un presupuesto es un esquema escrito de tipo
general y especifico que determina por
anticipado, en términos cuantitativos
(monetarios y no monetarios) el origen y
asignación de los recursos de la empresa para
un periodo especifico.

Ortega
Organización
• Reyes Ponce Agustín: Es la estructura de las relaciones que
deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los
elementos materiales y humanos de un organismo social con
el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y
objetivos señalados.
• Sisto Velasco Eugenio: Es agrupar y ordenar las actividades
necesarias para alcanzar los fines establecidos creando
unidades administrativas, asignando en su caso, funciones,
autoridad, responsabilidad y jerarquía estableciendo la
relaciones que en dichas unidades deben existir.
• Münch: El establecimiento de la estructura necesaria para la
coordinación racional de las actividades, mediante la
determinación de jerarquías, disposición, correlación y
agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y
simplificar las funciones del
Elaborado por:grupo
Ing. Denissesocial.
Castrejón
Ortega
Importancia
• Reduce el tiempo para el desarrollo de un
plan.
• Suministra los métodos que permiten
desempeñar eficientemente una actividad con
un mínimo de esfuerzo.
• Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al
determinar funciones o actividades.

Ortega
Principios
• Del objetivo
• Especialización
• Jerarquía
• Equilibrio entre responsabilidad y autoridad
• Unidad de mando
• Tramo de control
• Difusión (por escrito)

Ortega
Etapas de la organización
División
del
trabajo
Jerarquiz
ación
Departame
ntalización
coordinación

Ortega
Tipos de organización como parte del proceso
administrativo

Ortega
Este modelo organizativo cuyo
principal percusor fue Fayol, se
caracteriza por la unidad de mando
y disciplina.
La autoridad nace en los niveles

más altos y va decreciendo a
medida que se desciende en
jerarquía.
Es una forma de organización sencilla en autoridad y

responsabilidad, ya que cada persona sabe quien esta
por debajo y por encima.
Organización lineal o militar

Ortega
Disciplina efectiva
Se define concretamente la autoridad
Se define la responsabilidad de cada

persona
Cada trabajador sabe quien es su jefe y

por lo tanto de quien recibir ordenes
Se facilita la rapidez de acción.
Es útil para pequeñas empresas
Organización lineal ventajas

Ortega
Organización lineal desventajas
• No existen posibilidades de especialización
en alguna área
• No hay flexibilidad para futuras expansiones.
• Es muy difícil capacitar a un jefe en todos los
aspectos que debe coordinar.
• La autoridad lineal basada en el mando
puede tornarse autocrática.
• La comunicación, por obedecer a la escala
jerárquica, se vuelve indirecta, lenta y está
sujeta a intermediarios y distorsiones.

Ortega
Cuando la organización es pequeña no requiere de ejecutivos
especialistas en las tareas altamente técnicas.
Cuando la organización está en las etapas iniciales de su historia.
Cuando las tareas desarrolladas por la organización son

estandarizadas, rutinarias y con raras alteraciones o modificaciones,
permitiendo plena concentración en las actividades principales de la
organización, ya que la estructura es estable y permanente.
Cuando la organización tiene corta vida y la rapidez en la ejecución

del trabajo se hace más importante que la calidad del trabajo.
Organización lineal aplicación

Ortega
Ejemplo de organización lineal
Gerente
Encargado Encargado Encargado

de compras de ventas de producir
Auxiliar
Vendedores Obreros
de compras

Ortega
Organización funcional o de taylor
La organización funcional se caracteriza por reunir a las
personas más capacitadas para cumplir una función dentro del
mismo departamento.
Las responsabilidades ya no se concentran en una única

persona que debe ser conocedora y capaz de todo lo que
realice la empresa, sino en una serie de gerentes que se
reparten la autoridad y también la responsabilidad.
Puede recibir ordenes de varios jefes o superiores
Fue concebida por F.W. Taylor para su aplicación en talleres y

fabricas

Ortega
Organización funcional

Ortega
Ventajas
• Cada persona realiza una sola función de la cual
es experta
• Es posible la especialización en su actividad y por
ende mayor eficiencia
• Separación del trabajo manual del trabajo
intelectual
• Los jefes adquieren una mayor capacidad de
actuación
• Flexibilidad en la toma de decisiones

Ortega
Desventajas
• La coordinación es sumamente difícil
• La autoridad se fragmenta en la existencia de
varios jefes
• Perdida de influencia, posible disminución de
responsabilidad
• La actuación no suele ser conjunta y a veces es
lenta

Ortega
Organización funcional

Ortega
actividad
• Elabora un cuadro comparativo entre la
organización lineal y funcional. (mínimo 10
puntos)

Ortega
Ejemplos

Ortega
Organización lineo- funcional

Ortega
Organización lineo funcional
Este tipo de organización es la más aplicada en la

actualidad, por ser la más ventajosa.
Sistema de organización que fomenta la

especialización del puesto de trabajo, así como
también la afirmación de autoridad y
responsabilidad.

Ortega
Ventajas
• Se especifican los jefes de cada
área, departamento o sección.
• Cada jefe debe ser responsable
de los resultados obtenidos por el
personal bajo sus ordenes.
• Fomenta la especialización.
• Concreta las responsabilidades.

Ortega
Desventajas
• Los jefes minusvalen a los técnicos o
especialistas
• Que los técnicos o especialistas pretendan
imponer su criterio

Ortega
Ortega
Organización por staff

Ortega
staff
• La organización staff surge
como consecuencia de las
grandes empresas y del avance
de la tecnología, lo que origina
la necesidad de contar con
ayuda en el manejo de detalles,
y de contar con especialistas
capaces de proporcionar
información experta y de
asesoría a los departamentos
de línea.
•
Este tipo de organización no
disfruta de autoridad de línea o
poder para imponer sus
Elaboradodecisiones
por: Ing. Denisse Castrejón
Ortega
Ventajas
• a) Logra que los
conocimientos expertos
influyan sobre la manera de
resolver los problemas de
dirección.
b) Hace posible el principio
de la responsabilidad y la
autoridad indivisible, y al
mismo tiempo permite la
especialización del staff.

Ortega
Desventajas
• a) Si los deberes y responsabilidades de la
asesoría no se delimitan claramente por
medio de cuadros y manuales, puede
producirse una confusión considerable en
toda la organización.
b) Puede ser ineficaz por falta de autoridad
para realizar sus funciones, o por falta de un
respaldo inteligente en la aplicación de sus
recomendaciones.
c) Pueden existir rozamientos con los
departamentos de la organización lineal.

Ortega
Organización por comités

Ortega
concepto El comité es un conjunto de personas que se reúnen
por comités para deliberar, decidir o ejecutar en común y en
forma coordinada, algún acto o función.
su misión es discutir algún asunto, con el fin

principal de aportar puntos de vista a quien
habrá de decidir o de ejecutar, pero sin que
el comité tenga facultades, ni para decidir, ni
Consultivos
para ejecutar: su dictamen puede ser utili-
Organización zado o no, por la persona a quien
por comités Tipos corresponden las facultades para decidir y
por comités ejecutar.
tienen como finalidad limitar la

Decisorios
autoridad de algún funcionario, al
exigirse que. en determinado tipo de
actividades, se requiera la mayoría de
los votos de los integrantes del comité,
para que un asunto se considere
resuelto.
Ortega
Comités son los que se integran para impulsar y cuidar de que se
ejecutivos lleve a cabo alguna función.
a) Contar con un grupo que ayude a la deliberación que

conduce a llegar a una decisión.
Funciones de los b) Limitar la autoridad.
comités c) Representar los intereses de los diversos grupos de una
institución.
d) Coordinar mejor planes y políticas.
e) Transmitir información.
f) Consolidar la autoridad.
g) Motivar a los funcionarios inferiores a la mayor participación
en las tareas administrativas, etc.

Ortega
Organización matricial

Ortega
Ortega
Organización matricial

Ortega
Ortega
Fundamentos de organización
• Principios de organización de
Henry Fayol

Ortega
1.- Unidad de mando
• Cada elemento de factor
humano no debe tener
más de un jefe y cada jefe
debe conocer quienes
son sus subordinados.
• De esta forma, se evitan
cruces de indicaciones a
modo de fuego cruzado.

Ortega
2.- Fijación de objetivos
• Se deben definir con
precisión y claridad los
objetivos que se deben
alcanzar.

Ortega
Específicos Nos permite reducir las áreas grises y
mantener nuestro enfoque durante el
proceso.
Es importante tener claro el “porqué”

se desea cumplir ese objetivo, el
“dónde” se va a llevar a cabo y “cuáles”
son los elementos que se van a
requerir.
Características de los objetivos

Ortega
Objetivo no especifico Ejemplo
Objetivo especifico
Aumentar las eficacia en el área Incrementar los niveles de eficacia
de producción en un 5% durante el uso de
fresadora CRZ-015, en el área de
producción, a través de la
aplicación de un manual de
procedimientos, debido a que el
tiempo de elaboración de
productos supera el estándar en
un 3% , en un periodo de 6 meses.

Ortega
• Ya lo dijo Peter Drucker “Lo que
Medibles no se mide no se mejora”, por
tanto el establecer un indicador
de éxito en nuestros objetivos
nos permitirá saber que tan cerca
estamos del resultado final.
• Quiero bajar de peso no es
medible
• Quiero perder 3 kilos (Sí es
medible).
• Cuando la meta no es
cuantificable se puede establecer
el indicador de éxito de otra
manera. Por ejemplo: Voy a
trabajar en la relación con mi
pareja y mi indicador de éxito
será que disfruto mucho más el
tiempo que estamos juntos.

Ortega
Alcanzable
• Al considerar si una meta es
alcanzable y realista podemos
identificar qué tipo de habilidades,
actitudes u otro tipo de recursos
necesitamos para cumplirlas.
• Mi objetivo es acercarme más a cada
miembro de mi equipo y pasar una
semana entera con cada miembro (No
es alcanzable).
• Siendo realista, puedo comenzar por
reunirme 10 min todos los lunes por
la mañana con cada miembro de mi
equipo (Alcanzable).

Ortega
Relevante
• Quiere decir que está
relacionada con una visión o un
plan maestro ya sea de vida o
de negocio.
• Puedo comenzar a tomar
flamenco por las tardes (No es
relevante si no te acerca a tu
visión)
• Los viernes por la tarde puedo
volver a la escuela para obtener
el posgrado que necesito para
llevar mi carrera a nivel
gerencial (Sí es relevante)

Ortega
Tiempo
• Si no establecemos un límite de
tiempo nuestras tareas y
proyectos pueden prolongarse
por tiempo indefinido.
• Necesitamos subir las ventas este
año y mejorar la productividad
(No tiene fecha limite).
• Necesitamos subir las ventas un
10% contra el año anterior en el
mes de Abril. A mediados de
Abril podemos monitorear como
vamos con este objetivo y ver
cómo está funcionando la
estrategia (Sí tiene fecha limite)
Ortega
3.- Justicia
• Se debe lograr que los

ascensos o retribuciones
se hagan con toda justicia
y que exista
proporcionalidad entre
trabajo y salario, así como
entre responsabilidad y
consecuencias.

Ortega
4.- Simplicidad
• En las organizaciones se debe
suprimir todas las actividades
que no sean necearías para
con ello ser mas eficaces en el
desempeño de un trabajo
especializado.

Ortega
5.- División del trabajo
• La correcta delimitación y
división
de funciones es primordial para
el buen funcionamiento de la
empresa. Se debe
explicar claramente el trabajo
que cada colaborador debe
desempañar. Además, se
debe aprovechar la
especialización del personal
para aumentar la eficiencia.

Ortega
6.- Principio de control
• A cada grado de delegación debe corresponder el

establecimiento de los controles adecuados, para
asegurar la unidad de mando.
• La administración no puede existir sin ninguna
delegación, ya que administrar es hacer a través
de otros.
• Se debe ejercer control en el trabajo por
superiores calificados

Ortega
7.- Principio de dirección
• Se deben coordinar las

fases del trabajo en
orden cronológico que se
han asignado a los
diferentes empleados por
un supervisor.

Ortega
8.- jerarquía
• En toda empresa la autoridad final debe
estar en algún sector, y debe existir alguna
línea clara desde ese punto, a todos los
cargos subordinados de la organización. Por
otro lado, debe reconocerse, quién
representa la autoridad máxima, y quién es
la autoridad inmediata para cada puesto.
• Establecer las líneas de mando, facilita el
desempeño y comunicación dentro la
empresa.
• En la empresa se debe delimitar una línea
de jerárquica para saber en cada momento
quien da una orden y quien debe
ejecutarla.
Ortega
9.- funcionalidad
• Cada persona ocupara el puesto para
el cual este mejor capacitada
• Cuanto más divido este el trabajo y
dedicando a cada empleado una
actividad más adecuada y concreta, se
obtiene mayor eficiencia, precisión y
destreza. Cuando existe la rotación de
puestos, se da la oportunidad de
desarrollarse mejor en un
campo, superándose el trabajador y
por consiguiente la empresa.

Ortega
10.- Responsabilidad
• Cada persona es responsable
de su trabajo, dicha
responsabilidad será
proporcional a sus
atribuciones.

Ortega
Actividades de aprendizaje

Ortega
Ortega
Ortega
Ortega
Ortega
Ortega
Ortega
Ortega
Ortega
• Cada empresa
establece sus áreas y
funciones de acuerdo a
sus necesidades, sin
embargo existen áreas
que de acuerdo a su
gran importancia son
esenciales para todas
las organizaciones.
Principales áreas de una organización

Ortega
Área Recursos humanos

Ortega
R.H
Selección y Sueldos y Relaciones Planeación

formación salarios Laborales de R.H

Ortega
“La empresa es una organización humana
construida o derrumbada por la calidad de su gente”.
Peter Drucker
• Esta área se encarga de
asuntos laborales y
sociales del personal de la
empresa. Las funciones
básicas del departamento
son:
Recursos humanos
Ortega
Selección y formación (
elegir a las personas
adecuadas para cada
puesto vacante que pueda
producir la empresa, y se
ocupa de su formación
mediante cursos, estudios
especializados,
adaptación a puesto de
trabajo. Etc.)
así como la promoción,
vencimiento de contrato
de trabajo y transferencia
del mismo.

Ortega
Contratos nominas y
seguros sociales: elabora
contratos y nominas así
como la liquidación a la
seguridad social de la
cuota obrera y patronal.
Sueldos y salarios
Ortega
• Relaciones laborales:
negocia con los
trabajadores sobre aspectos
tales como retribuciones
laborales, descansos
vacaciones, ascensos o
convenios colectivos,
satisfacción en el trabajo y
las oportunidades de
progreso del trabajador

Ortega
•Planeación de recursos
Este departamento humano
tiene como objetivo
realizar estudios tendientes a la
proyección de las necesidades de la
organización en el renglón del personal,
con sus consecuentes requerimientos de
programas de capacitación y desarrollo.

Ortega
Área Administrativa

Ortega
Administración
Contabilidad Correspondencia Archivo Comunicación

Ortega
Área administrativa
Correspondencia
comunicación
Contabilidad
Archivo
• Se encarga de control y la realización de

todos los trabajos administrativos
relacionados con la actividad de la empresa
sus principales funciones son:
Ortega
• Contabilidad: lleva la contabilidad financiera y
los costos, así como la confección de
balances, la cuenta de resultados, las
perdidas y ganancias, etc.

Ortega
• Correspondencia: redacta y confecciona
todas aquellas comunicaciones motivadas
por la relación comercial, o el entorno de la
empresa, como clientes, proveedores,
bancos u organismos oficiales. También se
encarga de la recepción o registro y la
distribución del correo que recibe la
empresa.

Ortega
• Archivo: Clasifica y custodia la
documentación de la empresa y procede
a su tratamiento informático. Guarda la
documentación, mientras sea vigente.

Ortega
• comunicación: facilita las relaciones de la
dirección de la empresa tanto con el
resto del personal (convoca reuniones;
confecciona circulares, informes o actas),
como con el exterior (concierta
entrevistas, ruedas de prensa,
comunicados.)

Ortega
Área comercial

Ortega
Comercial
Compras Ventas Mercadotecnia Almacén

Ortega
• Compras: Realiza estudios de mercado,
elige a los proveedores, y trata de
conseguir las mejores materias primas o
productos elaborados al mejor precio y en
las condiciones más optimas.
• Gestión de aprovisionamiento

Ortega
Funciones
• Ventas: Busca a los posibles clientes,
promociona sus productos y los vende.
• Marketing: estudia el mercado, da a
conocer la empresa y sus productos con
el fin de mejorar ventas.
• Almacén: Controla mercancías
almacenadas de productos terminados
de materias primas, envases, etc.

Ortega
Área financiera

Ortega
• Presupuestos: planifica los posibles
gastos e ingresos futuros, que se van a
producir en la empresa, en función de los
objetivos finales.
Funciones
Ortega
Funciones financiero
• Tesorería: realiza cobros a clientes y

paga a proveedores, acreedores,
empleados, etc.

Ortega
• Inversiones: estudia las inversiones
efectuadas por la empresa y planifica las
futuras.
Ortega
• Créditos: Busca el dinero necesario para
llevar a cabo las inversiones en las
mejores condiciones financieras posibles
y controla la amortización de créditos y
prestamos.

Ortega
Producción

Ortega
Producción
Ingeniería de Ingeniería de
Manufactura Calidad
producto planta

Ortega
Área de producción
• está orientada hacia la
manufactura de un producto, ya
sea de consumo o de capital, la
función técnica se identifica casi
sin dificultad como una función de
ingeniería, en cualquiera de sus
ramas o especialidades. Por otro
lado, cuando la organización
produce servicios, gran parte de
éstos requiere de manera directa
o indirecta de alguna rama de la
ingeniería que ocupe la posición
de la función técnica.

Ortega
Ingeniería de producto
• El producto es la razón de ser del área de
producción, es el resultado más palpable de la
interrelación entre la mercadotecnia y
producción. La ingeniería se puede definir
como “la actividad humana y profesional de
implementar el conocimiento científico para
lograr la conversión eficiente de los recursos
naturales en beneficio de la humanidad”. Esta
tarea requiere de las siguientes subfunciones:
investigación, desarrollo, diseño, construcción,
estudio y medición del trabajo, estudio de
métodos, fabricación y reparación de
herramientas y equipo.

Ortega
Ingeniería de la planta
• Diseño, aprobación, instalación, supervisión,
mantenimiento y servicios referentes al buen
funcionamiento de la planta para la fabricación
del producto. También tiene como funciones el
mejoramiento y la modernización, así como la
seguridad y protección de las instalaciones
físicas y el equipo utilizado para producir un
producto o proporcionar un servicio. Entre las
subfunciones de esta área mencionaremos las
siguientes: mantenimiento, control del equipo de
la planta, servicios auxiliares y operación.

Ortega
Manufactura
• Es la sección encargada de
elaborar productos para la venta,
transformando su forma,
composición o combinación de
materiales, partes o
subensambles. Dentro de esta
área encontramos las siguientes
subfunciones: talleres de
subensambles y de ensamble
final, áreas de reparación y
servicios, almacenes para materia
prima, así como productos
terminados
Ortega
Departamento de control de calidad
• establece límites de aceptación en las
características del producto y reporta el
grado en que éstas se están cumpliendo.
Las funciones que genera esta área son las
siguientes: Métodos de control. Determinan
formas de prevenir o limitar desperfectos
(defectos) no aceptables en los productos,
partes o subensambles. Medidas de
control. Mantienen la precisión de medida
en los instrumentos utilizados en las
actividades de inspección. Inspección y
pruebas. Conducen el análisis y las
medidas de control, rechazan productos.

Ortega
organización
Organización es: La coordinación de las

actividades de todos los individuos que
integran una empresa con el propósito
de obtener el máximo de
aprovechamiento posible de elementos
materiales, técnicos y humanos, en la
realización de los fines que la propia
empresa persigue". (Issac Guzmán V.)

Ortega
Organización formal
• Es la organización basada en una división del
trabajo racional, en la diferenciación e integración
de los participantes de acuerdo con algún criterio
establecido por aquellos que manejan el proceso
decisorio.
• Es la organización planeada, la que está en el
papel y generalmente aprobada por la dirección y
comunicada a todos a través de manuales de
organización, de descripción de cargos, de
organigramas, de reglas y procedimientos, etc.; en
otros términos, es la organización formalmente
oficializada.

Ortega
Ortega
Organización informal
• Es la organización que emerge espontánea y
naturalmente entre las personas que ocupan
posiciones en la organización formal y a partir
de las relaciones que establecen entre sí como
ocupantes de cargos
• Se forma a partir de las relaciones de amistad o
del surgimiento de grupos informales que no
aparecen en el organigrama, o en cualquier otro
documento formal.

Ortega
• La organización informal
comprende todos aquellos
aspectos del sistema que no
han sido planeados, pero que
surgen espontáneamente en
las actividades de los
participantes, por tanto, para
funciones innovadoras no
previstas por la organización
formal.

Ortega
Etapas del proceso de
organización

Ortega
Ortega
División del trabajo
• Es la separación y delimitación de las
actividades, con el fin de realizar una función
con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo
de esfuerzo, dando lugar a la especialización y
perfeccionamiento en el trabajo.

Ortega
Jerarquización
• Es la disposición de las funciones de una
organización por orden de rango, grado o
importancia, agrupados de acuerdo con el
grado de autoridad y responsabilidad que
posean, independientemente de la función
que realicen. La jerarquización implica la
definición de la estructura de la empresa por
medio del establecimiento de centros de
autoridad que se relacionen entre si con
precisión.
Ortega
Jerarquización
• Consiste en una cadena de mando, los niveles
de mando están determinados por el grado de
autoridad y responsabilidad que poseen,
independientemente de la tarea que realicen.

Ortega
Ortega
Departamentalización
• Es la división y el agrupamiento de las funciones y
actividades en unidades específicas, con base en
su similitud. Al departamentalizar, es conveniente
observar la siguiente secuencia:

Ortega
• 1º Listar todas las funciones de la empresa.
• 2º Clasificarlas.
• 3º Agruparlas según un orden jerárquico.
• 4º Asignar actividades a cada una de las áreas
agrupadas.
• 5º Especificar las relaciones de autoridad,
responsabilidad, y obligación entre las funciones
y los puestos.
• 6º Establecer líneas de comunicación e
interrelación entre los departamentos.
• 7º El tamaño, la existencia y el tipo de
organización de un departamento deberán
relacionarse con el tamaño y las necesidades
específicas de la empresa y las funciones
involucradas.

Ortega
Tipos de
departamentalización

Ortega
• 1. Funcional Es común en las empresas industriales;
consiste en agrupar las actividades análogas según su
función principal. Para lograr la eficiencia del
personal. Este diseño es común en las empresas
industriales.

Ortega
Producción
Ingeniería de Ingeniería de
Manufactura Calidad
producto planta

Ortega
• 2. Por producto Es característica de las empresas
fabricantes de diversas líneas de productos; la
departamentalización se hace en base a un
producto o grupo de productos relacionados entre
si.

Ortega
Ortega
• 3. Geográfica o por territorios Es útil cuando las
unidades de la empresa realizan actividades en
sectores alejados físicamente y/o cuando el tramo de
operaciones y de personal supervisado es muy extenso
y está disperso en áreas muy grandes.

Ortega
Ortega
• 4. Por clientes Por lo general se aplica en empresas comerciales,
principalmente almacenes, y su función consiste en crear
unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos
compradores o clientes.
• El trabajo se dispone en torno de clientes o mercados precisos.
Por lo general se aplica a empresas comerciales, principalmente
almacenes. (bebes, niños, caballeros, damas etc.)

Ortega
Ortega
• 5. Por procesos o equipo En la industria, el
agrupamiento de equipos en distintos departamentos
reportará eficiencia y ahorro de tiempo; en una planta
automotriz la agrupación por proceso será: fundición,
ensamble, pintura, pulido, etc.
• 5. consiste en determinar unidades de acuerdo con las

etapas del proceso. Al fabricar un producto, el proceso o
equipo que se haya utilizado puede servir como base
para crear unidades departamentales.

Ortega
Ortega
Ortega
Ortega
• 6. Por secuencia Es utilizada en empresas
productoras que trabajan sin interrupción los
tres turnos, para controlar cada uno de los
turnos; o cuando se trate de labores que
manejen una gran cantidad de números o
letras.

Ortega
Ortega
Coordinación
• Es la sincronización de los recursos y de los
esfuerzos de un grupo social, con el fin de
lograr oportunidad, unidad, armonía y
rapidez, en el desarrollo y la consecución de
los objetivos.
• La coordinación nace de la necesidad de
sincronizar y armonizar los esfuerzos para
realizar eficientemente la tarea; su función
básica es lograr la combinación y la unidad
de esfuerzos, bien integrados y balanceados
en el grupo social.

Ortega
Ortega
Técnicas de organización
• Organigramas: son representaciones graficas
de la estructura formal de una organización
lineo funcional, que muestran las
interrelaciones, funciones, los niveles
jerárquicos, las obligaciones y la autoridad
exístete dentro de ella.

Ortega
Representación de los organigramas
• Vertical: en la que los niveles jerárquicos
pueden determinarse de arriba abajo.
• Horizontal: los niveles jerárquicos se
representan de izquierda a derecha.
• Mixto: Se utiliza por razones de espacio, tanto
el horizontal como el vertical.

Ortega
Clasificación de organigramas
• Por su objetivo:
1. Estructurales: muestran solo la estructura
administrativa de la empresa
2. Funcionales: indican en el cuerpo de la
grafica, además de las unidades y sus
relaciones, las principales funciones de los
departamentos.
3. Especiales: se destaca alguna característica.
Ortega
• Por su área
1. . Generales: Presentan toda la organización;
se llaman también cartas maestras.
2. Departamentales: representan un
departamento o sección.

Ortega
• Por su contenido
1. . Esquemáticos: contienen solo los órganos
principales se elaboran para el publico y no
contienen detalles
2. Analíticos: mas detallados y técnicos

Ortega
Técnica de organización 2
• Manuales: Son documentos detallados que
contienen en forma ordenada y sistemática,
información a cerca de la organización de la
empresa, los manuales de acuerdo a su
contenido pueden ser:
1. Manual de bienvenida
2. De organización (si corresponde a un
departamento o sección especifico)
3. De descripción de puestos
4. De procedimientos

Ortega
Técnicas de organización
1. Procedimientos: establecen el orden
cronológico y la secuencia ordenada de
actividades homogéneas a realizar por donde
fluye documentación en forma coordinada en
cada unidad administrativa o puesto que
interviene en la realización de un trabajo
repetitivo.

Ortega
Elementos de un procedimiento
• Objetivo
• Descripción de actividades
• Políticas y reglas
• Unidades administrativas
• Formatos

Ortega
Diagramas de flujo
• Sirven para representar de manera gráfica a
los procedimientos.
• Permiten:
• Registrar sin distorsiones el seguimiento,
aplicación y evaluación referente al
funcionamiento de las actividades.
• Ayudan a la sistematización de actividades
• Ayudan a la instrucción al puesto
Ortega
Cuadro de distribución de trabajo
• A través de estos se analizan los puestos que
integran un departamento y permite una
adecuada división de funciones y mejora la
estructura de grupos de trabajo. Sirve para
analizar las labores de hasta 15 personas.

Ortega
Análisis de puesto
• Un análisis de puesto es un cuestionario que
sirve para obtener información sobre sus
componentes, desde el título (jefe inmediato)
y sus funciones o actividades, así como los
requisitos de las cualidades humanas para
desempeñarlo satisfactoriamente.

Ortega
• Identificación del puesto: Título de quien
depende, departamento de quien depende,
contactos y posición del puesto en el organigrama.
• Descripción genérica: Definición breve y precisa
de las actividades del puesto.
• Descripción especifica: Exposición detallada de las
actividades.
• Requerimientos del puesto: Requisitos que debe
satisfacer el trabajador.
• Perfil de puesto: Especificación de las
características necesaria de una persona, para
desempeñarse óptimamente (edad, sexo, estado
civil, etc.).

Ortega
Descripción de puestos
• Es una técnica en la que se clasifican
pormenorizadamente las labores que se desempeñan
en una unidad e trabajo, especifica e impersonal, así
como las características, conocimientos, y aptitudes que
debe poseer el personal que lo desempeña. Los
objetivos primordiales de esta técnica son:
• Mejorar los sistemas de trabajo
• Delimitar funciones y responsabilidades
• Evitar fugas de autoridad y responsabilidad
• Fundamentar programas de entrenamiento
• Retribuir adecuadamente el personal
• Mejorar la selección del personal
• Evitar la duplicidad de autoridad

Ortega
• Una descripción de puesto es un
documento conciso de información
objetiva que identifica la tarea por cumplir
y la responsabilidad que implica el
puesto. Además bosqueja la relación
entre el puesto y otros puestos en la
organización, los requisitos para cumplir el
trabajo y su frecuencia o ámbito de
ejecución.
Ortega
Tipos de descripciones de
puestos

Ortega
• Las descripciones de puestos especificas
• Las descripciones de puesto específicas estipulan los
deberes y tareas precisas de un puesto. Indican su
relación con otros puestos especificas dentro de las
más pequeñas unidades organizacionales. Por
ejemplo~ el puesto especifico de "Contador a cargo del
libro mayor" debe identificar las relaciones de
dependencia del puesto dentro del Departamento
Contable.
• Expone el tipo de sistemas contables utilizados~ el tipo
y frecuencia de los partes financieros que deben
confeccionarse~ y los limites de responsabilidad dentro
de los sectores funcionales, geográficos o de otro tipo,
de la compañía. Abajo aparece un ejemplo de
descripciones de puestos especificas.

Ortega
• Las descripciones de puestos específicas
sirven otros propósitos:
• Análisis precisos de puestos
• Evaluación de puestos (para la gestión de
sueldos y salarios)
• Organigrama

Ortega
Elementos de la descripción de
puestos
• Designación del puesto, unidad
organizacional y relación de
dependencia.
• Estos puntos identifican el puesto y le
dan sus características propias.
Diferencian a cada puesto de los demás.

Ortega
• Descripción genérica
• Para redactar una descripción genérica, deben
analizarse una cantidad de puestos para hallar
sus denominadores comunes. Por ejemplo, una
descripción genérica de "Contador Mayor" incluye
el campo de experiencia que se espera de ese
nivel profesional. No abarca las funciones
específicas o las unidades organizacionales
menores dentro del Departamento Contable del
que depende el puesto.

Ortega
• La forma genérica se utiliza sobre todo para
lo siguiente:
• Formulación de programas de capacitación
• Designaciones
• Planificación organizacional
• Formulación de pautas del desempeño
• Planificación de la mano de obra
• Estudios de salarios

Ortega
• Síntesis del puesto,deberes y
responsabilidades.
• Aquí se define el trabajo por cumplir y se
proporcionan los elementos esenciales
para el análisis posterior

Ortega
• Deberes y responsabilidades.
• Esta parte de la descripción de puesto señala "qué"
tarea se desempeña~ "por qué" se desempeña, y
cuando no resulta obvio. "Cómo" se desempeña. Si el
"qué", el "por qué, el "cómo" no aparecen, la
formulación es incompleta. Interacción. Especifica las
relaciones entre un puesto y otro.
• Cuando las ocupaciones están vinculadas muy
estrechamente, la descripción de las relaciones
recíprocas entre cada puesto es crítica. También es
importante para describir puestos que tienen amplias
relaciones fuera de la compañía, por ejemplo, puestos
de ventas, comercialización y relaciones públicas.

Ortega
• Preparada por, Aprobada por y Fecha.
• Cada descripción debe indicar quién la
preparó y si recibió aprobación definitiva o es
sólo un proyecto de descripción. Debe
conocerse la identidad del redactor,
administrador o analista de puestos, para el
caso de que en el futuro surjan interrogantes.
• La fecha de preparación indica a quien la lea
la actualidad de la información.
•
Ortega
• Cualidades clave, requisitos y otras condiciones del
puesto
• Las especificaciones del puesto son los requisitos que
deben satisfacer los candidatos si han de cumplir sus
obligaciones, asumir sus responsabilidades y trabajar
sin tropiezos con aquellos de quienes dependan.
• En la descripción se suele incluir las aptitudes,
experiencia y conocimientos mínimos para cumplir las
tareas, en lugar de las aptitudes o conocimientos de las
personas que desempeñan el puesto en la actualidad.
• Entre los requisitos mínimos pueden figurar exigencias
especiales del puesto, como por ejemplo viajes
prolongados o trabajo nocturno, además de los
requisitos normales en materia de aptitudes y
experiencia.
• Para evitar imponer requisitos poco realistas, las
especificaciones deben basarse en la manera como se
realiza el trabajo actualmente

Ortega
• Especificación de puesto
• Se define como el resumen de las cualidades personales,
características, capacidades y antecedentes requeridos para
realizar el trabajo.
• Elementos que están contenidos en una especificación de
puesto a partir de la práctica actual de trabajo:
• Requisitos relacionados con la persona que realiza el trabajo
• Requisitos relacionados con las condiciones de trabajo
• Educación pertinente Experiencia pertinente
• Esferas concretas de experiencia Aptitudes manuales o
mentales Aptitudes sociales o de acción recíproca
• Exigencias de viajes
• Horas y horarios de trabajo

Ortega
• 1.- Para el tema de tipos de organización de
acuerdo al proceso administrativo:
• 3 empresas con organización matricial
• 3 empresas con organización por staff
• 3 empresas con organización por comité.
Actividad de aprendizaje
individual
Ortega
Actividad de aprendizaje 2 individual
• Tema: etapas del proceso de organización
• Tarea: investigar 3 empresas con
departamentalización por funciones, 3 con
departamentalización por producto.
• 3 departamentalización por clientes.
• 3 departamentalización por área
• 3 por departamentalización por secuencia
• 3 por equipo

Ortega
Dirección
• Robert B. Buchele: Comprende la influencia interpersonal del
administrador a través de la cual logra que sus subordinados
obtengan los objetivos de la organización mediante la
supervisión la comunicación y la motivación.
• Burt K. Scalan. Consiste en coordinar el esfuerzo común de los
subordinados , para alcanzar las metas de la organización.
• Leonard J. Lerner y H. A. Baker. Consiste en dirigir las
operaciones mediante la cooperación del esfuerzo de los
subordinados , para obtener altos niveles de productividad
mediante la motivación y supervisión.
• Münch Galindo: es la ejecución de los planes de acuerdo con
la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos
del grupo social a través de la motivación, comunicación y
supervisión.

Ortega
Principios de la dirección
• Armonía entre el objetivo y la coordinación
• Impersonalidad de mando
• Supervisión directa (apoyo y comunicación)
• De la vía jerárquica (respeto a los canales de
comunicación)
• De la solución del conflicto

Ortega
Etapas de la dirección
Dirección
Supervisión
Toma de decisiones
Comunicación Integración
Motivación

Ortega
Toma de decisiones
• Una decisión es una elección de un curso de
acción entre varias alternativas, con apoyo de
herramientas matemáticas.
• Etapas:
• Identificar el problema
• Analizar el problema
• Evaluar alternativas de solución
• Elegir entre las alternativas
• Aplicar la decisión
Ortega
Integración
• La integración comprende la función a través
de la cual el administrador elige y se allega de
los recursos necesarios para poner en marcha
las decisiones previamente establecidas para
ejecutar los planes.

Ortega
Reglas de la integración
1. El hombre adecuado para el puesto
adecuado.
2. De la provisión de elementos necesarios.
3. De la importancia de la introducción
adecuada (integración del capital humano).

Ortega
Motivación
• Es mover conducir o impulsar a la acción, es la
labor más importante y compleja de la
dirección, pues a través de ella se logra la
ejecución de los objetivos, de acuerdo con los
estándares y patrones esperados.

Ortega
Clasificación
• Teorías de contenido: son internas
• 1.- Pirámide de maslow
• Fisiológicas
• De seguridad
• Amor y pertenencia
• De estimación (confianza en si mismo,
competencia, logro, reputación, etc.)
• Realización personal

Ortega
Necesidades del trabajador
Salarios
suficientes, Desarrollo Poner en practica
incentivar para del potencial sus habilidades
desarrollar su
estima y
actuación. Estima
Sentido de pertenencia
Seguridad
Fisiológicas
Ortega
• 2.- teoría de motivación e higiene de
Herzberg.
• Evitan la falta de satisfacción
pero no motivan.
Higiene o
mantenimiento • Políticas, supervisión, salarios.
• Incluyen la realización el
reconocimiento, la
Motivadores responsabilidad

Ortega
Ortega
Motivación de grupo
• Sentirse identificado con un grupo de trabajo para lograr
Espíritu de objetivos
equipo
Objetivos • Identificarse con los objetivos de la empresa

mutuos
• Control excesivo
• Poca consideración a la competencia
Eliminación de
no motivadores • Decisiones rígidas

Ortega
Motivación de grupo
• Lograr que el trabajador se integre emocional y
mentalmente a la situación del grupo de trabajo y
a los objetivos de la empresa
Admón por
participación • Mediante su participación activa en el trabajo.
• Implantar sistemas adecuados de comunicación y

Establecimiento de
autorrealización dentro de la empresa
relaciones humanas

Ortega
Teorías de enfoque externo
• Llamadas también del aprendizaje o de la
modificación de la conducta organizacional,
parte del supuesto de que la conducta
observable y las consecuencias son clave para
explicar la motivación ya que relaciona el
efecto del ambiente sobre la conducta
individual.

Ortega
Técnicas de modificación de conducta
• Estrategias de intervención
1. Refuerzos de conducta
2. Castigos
3. Extinción de esa conducta
• Conductas encadenadas
• Moldeamiento de conducta

Ortega
Comunicación
• LA comunicación puede ser definida como el
proceso a través del cual se transmite y recibe
información en un grupo social.
• ..\..\..\UT\cursos\IEU\2 tecnicas de comunicación
y negciación efectiva\1\recursos\s1\01) Fonseca,
M. S., et al. (2011) (2).pdf
• ..\..\..\UT\cursos\IEU\2 tecnicas de comunicación
y negciación efectiva\1\recursos\s1\03) Budjac,
B. A. (2011) (1).pdf
Ortega
Tipos de comunicación
• Vertical: cuando fluye un nivel administrativo
superior a uno inferior o viceversa: quejas,
reportes, ordenes e instrucciones.
• Horizontal: se da en niveles jerárquicos
semejantes: memorandos, circulares, juntas,
etc.
• Verbal: Se transmite oralmente
• Escrita: mediante material escrito o gráfico
Ortega
Autoridad
• Es la facultad de que esta investida una
persona, dentro de una organización, para dar
ordenes y exigir que sean cumplidas por sus
subordinados, para la realización de aquellas
acciones que quien las dicta considera
apropiadas para el logro de los objetivos.
• Es el derecho a mandar y poder hacerse
obedecer.

Ortega
Tipos de autoridad
1.- Formal: emana de un superior para ser ejercida
sobre otras personas puede ser:
• Lineal: cuando es ejercida por un jefe sobre una
persona
2.- Técnica: Es sobre determinados actos y no sobre
personas
• Funcional: ejercida sobre una función
• Staff: derecho a asesorar
• Comité: realizando tareas especificas
• Matricial: hacer cumplir el diseño de un proyecto
Ortega
Elementos:
• Mando: ejercicio de la autoridad
• Delegación: concesión de autoridad y
responsabilidad para actuar

Ortega
Liderazgo- supervisión
• La supervisión consiste en vigilar y guiar a los
subordinados de tal forma que las actividades se
realicen adecuadamente.
• El liderazgo: Se denomina de esta forma al conjunto de
habilidades que debe poseer determinada persona
para influir en la manera de pensar o de actuar de las
personas, motivándolos para hacer que las tareas que
deben llevar a cabo dichas personas sean realizadas de
manera eficiente ayudando de esta forma a la
consecución de los logros, utilizando distintas
herramientas como el carisma y la seguridad al hablar
además de la capacidad de socializar con los demás.

Ortega
Supervisión efectiva
• Esta depende de:
o La productividad del personal para lograr
cumplir los objetivos
o La observancia de la comunicación
o La relación entre jefe y subordinado
o La corrección de errores
o La observancia de la motivación y del marco
formal de disciplina
Ortega
Teoría gerencial de Blake y Mouton

Ortega
Teoría gerencial de Blake y Mouton

Ortega
Herramientas para la dirección
• Reglamento interno de trabajo
• Reglamento de conducta
• Programas de incentivos
• Programas de capacitación
• Códigos de ética

Ortega
Actividad de aprendizaje
• Nombra a cada uno de las imágenes con una
etapa del proceso de dirección

Ortega
Ortega
Ortega
Ortega
Ortega
Ortega
Ortega
Control
• Burt K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse
de que los hechos vayan de acuerdo a los planes
establecidos.
• Robert Eckles: Es la regulación de las actividades en
conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos
objetivos.
• George R. Terry: El proceso para determinar lo que se esta
llevando a cabo, valorizándolo y si es necesario, aplicando
medidas correctivas de manera que la ejecución se
desarrolle de acuerdo a lo planeado.
• Münch Galindo: La evaluación y medición de la ejecución
de los planes con el fin de detectar y prevenir desviaciones
para establecer, las medidas correctivas necesarias.

Ortega
control

Ortega
Importancia:
1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal
forma que se enlacen los planes exitosamente.
2. Se aplica a personas, cosas y actos.
3. Determina y analiza rápidamente las causas que
pueden originar desviaciones, para que no se vuelva a
presentar en el futuro.
4. Localiza a los sectores responsables de la
administración desde el momento en que se realizan
medidas correctivas.
5. Proporciona los avances de la planeación.
6. Reduce costo al evitar errores.

Ortega
Principios de control
1. Equilibrio: A cada grupo de delegación
conferido debe proporcionársele el grado de
control correspondiente.
2. De los estándares: El control existe en
función de la identificación estándares.
3. De la oportunidad: el control debe ser
oportuno , debe aplicarse antes de que se
efectué el error, para tomar correctivas

Ortega
Concepto de estándar
• Es una unidad de medida que sirve de
modelo, guía o patrón con base en la cual se
efectúa el control.

Ortega
4. De las desviaciones: conocer las causas, para
evitarlas en el futuro.
5. Costeabilidad: el establecimiento de un
sistema de control debe justificar el costo que
este represente en dinero y tiempo, en relación
con las ventajas del mismo.

Ortega
6. De excepción: el control debe aplicarse a las
actividades excepcionales de la empresa, a fin
de reducir costos y tiempo, delineando las
funciones estratégicas que requieren control.
7. De la función controlada: el supervisor no

debe ser quien realiza la actividad.

Ortega
Proceso de control
Control
Retroalimentación
Identificación del
estándar
Correcciones
Detección de Medición de resultados

desviaciones
Comparación

Ortega
control
Planeación organización Dirección Control
• Misión • Organigrama • Reglamento de • Objetivos
• Visión • Diagrama de conducta • Organigrama
• Objetivos flujo • Programas de • Descripción de
• Propósitos • Descripción de incentivos puesto
• Políticas puestos • Etc. • Reglamento de
• Reglas • Etc. conducta
• Estrategias • Etc.
• Programas
• Planes
• presupuestos

Ortega
Identificación del estándar
• Representa el estado de ejecución deseado en
su aplicación.
• Por ejemplo simple

Ortega
• Objetivo: vender 1000 unidades en Mayo
• Tramo de control:
Gerente
1. Gerente
2. Supervisor 1
S1 S2
3. Supervisor 2
A B C D E

Ortega
Medición de resultados
• Consiste en medir la ejecución y los resultados
mediante la aplicación de unidades de
medida, que deben definirse de acuerdo con
los estándares. Los modelos pueden ser
cuantitativos o cualitativos.
• Ejemplo: medición de los resultados obtenidos
de las ventas y del organigrama después de su
desempeño son:

Ortega
• Objetivo: ventas logradas 925 en mayo
• Tramo de control real: G,S2 y A, B

Ortega
comparación
• Una vez efectuada la medición y obtenida esta
información será necesario comparar los
resultados medidos en relación con los
estándares preestablecidos.
• Ejemplo:

Ortega
• Objetivo:
1000ventas programadas
-925 ventas logradas
Tramo de control

Ortega
Detección de desviaciones
• El resultado de la comparación de la
determinación de las desviaciones entre el
desempeño real y el estándar, que deben
reportarse inmediatamente.
• Ejemplo:

Ortega
• Objetivo:
• Las desviaciones de las ventas es de menos 75
unidades
• Las desviaciones se deben a que G no respeta
la jerarquía de S1.

Ortega
Corrección
• La utilidad concreta y tangible del control esta en
la acción correctiva para integrar las desviaciones
en función de los estándares.
• Tomar una acción correctiva es de carácter
netamente ejecutivo, pero antes de tomar una
decisión es necesario saber si las desviaciones
son un síntoma o una causa.
• Ejemplo: las ventas son bajas, antes de
incrementar vendedores o capacitarlos hay que
verificar si la calidad del producto es competitiva
en el mercado o si existe una publicidad pobre.
Ortega
Retroalimentación
• Es básica en el proceso de control a través de
ella la información obtenida se ajusta al
sistema administrativo al correr el tiempo.
• De la calidad de la información, depende el
grado de rapidez con que se retroalimente el
sistema.

Ortega
Implantación de un sistema de control
• Requerimientos:
1. Contar con objetivos y estándares estables
2. Que el personal clave comprenda y este de
acuerdo con los controles
3. Que los resultados finales de cada actividad
se establezcan en relación con los objetivos.
4. Evaluar la efectividad de los controles.

Ortega
Características que garantizan su
efectividad
1. Refleja la naturaleza de la estructura
organizacional:
Un sistema de control debe ajustarse a las
necesidades de la empresa; así por ejemplo una
empresa pequeña necesitara un control
diferente a una gran empresa.
Al igual que los departamentos diferentes
necesitaran diferentes estándares.

Ortega
2.- Oportunidad
• Un buen sistema de control debe manifestar
inmediatamente las desviaciones, siendo lo
ideal que las descubra antes de que se
produzcan.

Ortega
3.- Accesibilidad
• Todo control debe establecer medidas
sencillas y fáciles de interpretar para facilitar
su aplicación.
4.- Ubicación estratégica

• No es posible implementar sistemas de control a
todos los procesos por lo que solo se aplicaran a
las funciones con mayor valor estratégico.

Ortega
Factores que comprenden el control
1. Cantidad
2. Tiempo Cuantitativos
3. Costo
4. Calidad

Ortega
Ejemplo:
Cantidad Tiempo Costo Calidad
Presupuestos Estudio de tiempos Presupuestos Evaluación de la
y movimientos actuación
Estimaciones Fechas límite Costos por metro Pruebas
cuadrado psicológicas
Productos Programas Costos estándar Inspecciones
terminados visuales
Unidades vendidas Tiempo- Maquina Pronósticos Coeficientes
Unidades Medición del Contabilidad Rendimiento del
rechazadas trabajo personal
Inventarios de Procedimientos Productividad Informes
personal
Medición del Estándares Rendimiento sobre Procedimientos
trabajo la inversión
Pronósticos Estándares
Control de Calificación de
inventario Elaborado por: Ing. Denisse Castrejón méritos
Ortega
Control y su periodicidad
A. Control preliminar: se efectúa antes de realizar
las actividades.
B. Control concurrente: Se ejerce de manera
simultanea a la realización de actividades, como
un proceso continuo. Un control esporádico de
nada sirve para la consecución de metas de la
organización.
C. Control posterior: Se aplica después de haber
realizado las actividades planeadas. Su objetivo
es administrar información para comparar los
resultados obtenidos en relación con lo
establecido.
Ortega
Control por áreas funcionales
• Este tipo de control permite evaluar la
ejecución de los planes tanto de manera
general como especifica.
• Se aplica principalmente al área de
producción, mercadotecnia, finanzas y
recursos humanos.

Ortega
Control de producción
• Busca el incremento de la eficacia y la reducción
de los costos así como la uniformidad y calidad
del producto
• El control de esta área se enfoca en cuatro
funciones:
1. Control de calidad
2. Control de inventario
3. Control de producción
4. Control de compras

Ortega
Control de calidad
• Detecta y elimina cualquier causa que pueda
producir un defecto en el producto, se debe
verificar tanto la materia prima como el
producto terminado.
• Establece limites aceptables en cuanto a color,
acabado, composición, volumen, dimensión,
resistencia y otros aspectos técnicos.
• Con cierto nivel de tolerancia.

Ortega
Control de inventario
• Su objetivo principal es determinar el nivel mas
económico de inversión en cuanto a materiales,
productos en proceso y productos terminados, debe
permitir:
1. Disponer en cantidades adecuadas en cuanto a
productos y material.
2. Evitar perdidas considerables en las ventas.
3. Evitar perdidas innecesarias por deterioro u
obsolencia o por exceso de material almacenado.
4. Reducir las interrupciones en la producción
5. Reducir los costos de materiales ociosos, retrasos en
la producción.
Ortega
Control de la producción
• El objetivo general de este control es
programar, coordinar e implantar todas las
medidas tendientes a lograr un optimo
rendimiento en las unidades producidas, e
indicar el modo tiempo y lugar más idóneo
para lograr las metas de producción
cumpliendo así con todas las necesidades del
departamento de ventas.

Ortega
Beneficios del sistema de control de
producción
1. Disminuye los tiempos de ocio
2. Reducción de costos
3. Evita las demoras en la producción
4. Permite cumplir al departamento de ventas sus
compromisos con los clientes
5. Incrementa la productividad
Para ello se utilizan herramientas tales como:
Diagramas, gráficos, estudios de tiempos y
movimientos, así como métodos y modelos
matemáticos.
Ortega
Control de compras
• Se relaciona con el control de inventarios, se
encarga de verificar el cumplimiento de:
a) Selección adecuada de proveedores
b) Evaluación de la cantidad y calidad
especificadas por el departamento
solicitante.
c) Control de pedidos desde el momento de se
requisición hasta la llegada de material.
d) Comprobación de precios.
Ortega
Control de compras
• Evita:
1. Compras innecesarias
2. Materiales de baja calidad
3. Retrasos en programas de producción

Ortega
Control de mercadotecnia
• Es la evaluación de la eficacia de las funciones
a través de las cuales se hace llegar el
producto al consumidor
• Comprende áreas como ventas, desarrollo de
productos, distribución, publicidad y
promoción.
• Se analiza a través de métodos estadísticos.

Ortega
Permite
• Tomar decisiones de la organización, al ofrecer
información a cerca del desenvolvimiento de la
empresa en el mercado.
• Desarrollo de planes a corto y mediano plazo
• Evaluación de la efectividad de los proveedores.
• Controla funciones como: planeación de
producción, inventarios, compras, investigación
y desarrollo, innovación de planta y equipo,
finanzas, necesidades de R.H
Ortega
Control de ventas
• Los pronósticos y los presupuestos de venta son
esenciales para el establecimiento de este control, ya
que permite fijar normas de realización con las cuales
es posible fijar cuotas de ventas.
• Permite detectar variaciones
• Aplicar correcciones
• Mejorar servicio a cliente
• Mejorar factibilidades de crédito
• Aumentar visitas
• Reforzar al vendedor a través de campañas
publicitarias

Ortega
Control de finanzas
• Proporciona información a cerca de la situación financiera
de la empresa y del rendimiento en términos monetarios
de los recursos, departamentos y actividades que lo
integran.
• Establece lineamientos para evitar perdidas y costos
innecesarios y canalizar los fondos necesarios
• Auxilia a la gerencia para la toma de decisiones correctivas
y optimiza el manejo de recursos financieros
• Control presupuestal
• Control contable
• Costos
• Auditoria

Ortega
Control presupuestal
• Aunque los presupuestos se elaboren en la
etapa de planeación también son necesarios
para el control financiero, al permitir
comparar los resultados reales en relación a
lo presupuestado y proporcionar las bases
para las medidas correctivas.
• Un sistema de control de presupuesto debe:

Ortega
a) Incluir las principales áreas de la empresa: ventas,
producción, inventarios, compras etc.
b) Coordinar las partes como un todo y armonizar entre
si los distintos presupuestos.
c) Detectar las causas que hayan originado variaciones y
tomar las medidas necesarias para evitar que se
repitan .
d) Servir de guía para la planeación futura.
e) Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las
áreas de oportunidad.
f) Facilitar la toma de decisiones.
g) Medir los tiempos de la planeación y adaptarse a ellos
h) Lograr las metas de la organización.
Ortega
Control contable
• Su objetivo es identificar las causas de lo
ocurrido en las operaciones financieras para
que en esta forma, la gerencia adopte las
decisiones mas certeras.
• Proporciona información veraz y oportuna
• Ayuda a las áreas de dificultad
• Evita malos manejos y desfalcos
• Detecta causas y orígenes al registro de
operaciones
Ortega
Control de costos
• Su objetivo es determinar el costo real de un
producto con base al cálculo y análisis
detallado de cada uno de los elementos que
se invierten para su fabricación. Permite:
• Establecer el precio del producto
• Conocer áreas que requieren atención por
mermas

Ortega
Auditoria contable
• Tiene como función principal dictaminar si la
información financiera presentada es
fidedigna a la situación de la empresa y si sus
resultados son auténticos.
• Se realiza con el análisis detallado de todos los
registros contables.

Ortega
Control de recursos humanos
• Evalúa la efectividad en la implantación y
ejecución de todos los programas del personal
y del cumplimiento de los objetivos, se lleva a
cabo a través de la auditoria de recursos
humanos.

Ortega
Auditoria de recursos humanos
• Evaluación sistemática y analítica de todas las
funciones operativas del personal, con el fin
de corregir deficiencias.
• A través de instrumentos de investigación que
proporcionan información estadística.
• También incluye la elaboración de un
inventario de C.H

Ortega
Evaluación de la actuación
• Mide la efectividad de los miembros de la organización con
base en estándares de actuación que evalúan factores
como:
a) Rotación de personal
b) Ausentismo
c) Perdidas por despido
d) Quejas de los consumidores
e) Reclamaciones de los clientes
f) Coeficientes de mano de obra
g) Quejas del capital humano.
h) Informes de cumplimiento de objetivos
Se miden a través de métodos estadísticos.
Ortega
Evaluación del reclutamiento y
selección
• Mide la efectividad de los programas y
procedimientos relativos a esta área
mediante el análisis de aspectos como
1. Efectividad del procedimiento de selección,
eficiencia del personal, integración con los
objetivos de la empresa.
2. Retiros y despidos.

Ortega
Evaluación de capacitación y desarrollo
• Se mide a través de ciertos índices:
• Productividad, antes y después del
entrenamiento
• Desarrollo de personal, carrera, ascensos,
creatividad, productividad en relación con los
recursos de capacitación.

Ortega
Evaluación de la motivación
• Es uno de los aspectos mas difíciles de evaluar
debido a su intangibilidad, se realiza a través
de:
a) Encuestas de actitud
b) Estudios de ausentismo, retardos y rotación
c) Frecuencia de conflictos
d) Buzón de quejas y sugerencias
e) productividad
Ortega
Evaluación de sueldos y salarios
• Permite conocer si los salarios son equitativos
y justos. Algunas técnicas son:
1. Estudio de salarios en la empresa
comparados con los de las otras empresas de
la región
2. Estudio de incentivos en relación a la
productividad
3. Conflictos salariales
4. Evaluación de puestos
Ortega
Control de higiene y seguridad,
servicios y prestaciones
• Se obtienen a través de análisis de registros y
estadísticos:
• Índice de accidentes
• Participación del personal en programas de
registros y prestaciones.
• Análisis de ausentismo.
• Sugerencias y quejas
• Estudios de fatiga
Ortega
Componentes de un indicador

Ortega
Ortega
Ejemplo

Ortega
Ortega
Ortega
Ventajas de los indicadores

Ortega
Ortega
Ortega
Identificar factores claves del éxito
• Se entiende por factor critico a aquel aspecto
que es necesario mantener bajo control para
lograr el éxito de la gestión.

Ortega
Ortega
Establecer indicador para cada factor
critico de éxito

Ortega
Estado, umbral, rango de gestión
• Estado: valor inicial del indicador
• Umbral: Meta
• Rango de gestión: espacio comprendido entre
los niveles de aceptación

Ortega
Ejemplo de Indicadores de control

Ortega
Ortega
Ortega
Ortega
Ortega
Ortega
Control administrativo

Ortega
Ortega
Ortega
Ortega
Ortega
Ortega
Ortega
Ortega
Ortega
Ortega
Ortega
Ortega
Ortega
Ortega

Sistemas de control administrativos para eficientar recursos

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Sistemas de control administrativos para eficientar recursos

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Unidad 1

Sistemas de control administrativos

Elaborado por: Ing. Denisse Castrejón

1.1 Conceptos básicos

Elaborado por: Ing. Denisse Castrejón

Control ¿Cómo se ha realizado?

Elaborado por: Ing. Denisse Castrejón

Administración • Toma de decisiones • Motivación

Elaborado por: Ing. Denisse Castrejón

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La autoridad nace en los niveles

Es una forma de organización sencilla en autoridad y

Organización lineal o militar

Se define concretamente la autoridad

Se define la responsabilidad de cada

Cada trabajador sabe quien es su jefe y

Se facilita la rapidez de acción.

Es útil para pequeñas empresas

Organización lineal ventajas

Elaborado por: Ing. Denisse Castrejón

Cuando la organización está en las etapas iniciales de su historia.

Cuando las tareas desarrolladas por la organización son

Cuando la organización tiene corta vida y la rapidez en la ejecución

Organización lineal aplicación

Encargado Encargado Encargado

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Las responsabilidades ya no se concentran en una única

Fue concebida por F.W. Taylor para su aplicación en talleres y

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Este tipo de organización es la más aplicada en la

Sistema de organización que fomenta la

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su misión es discutir algún asunto, con el fin

tienen como finalidad limitar la

a) Contar con un grupo que ayude a la deliberación que

Elaborado por: Ing. Denisse Castrejón

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