TRATAMIENTO TÉCNICO DEL ACERVO

DOCUMENTAL
LOS PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS
PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS

ACOPIO DE DOCUMENTOS

SERVICIO ARCHIVÍSTICO
ADMINISTRACIÒN DE ARCHIVOS

ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

SELECCIÓN DE DOCUMENTOS

DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS

Resolución Jefatural Nº 073-85-AGN-

J del 31.05.1985
 ACOPIO DE
DOCUMENTOS
¿EN QUÉ CONSISTE EL ACOPIO DOCUMENTAL?

Es un proceso técnico
archivístico que consiste en
reunir la documentación
Oficina A generada en cada oficina
administrativa de la Institución
pública o privada, así como de
personas naturales, con la
finalidad de ponerla al servicio
de los usuarios internos y
externos de la Institución
Archivo Central

Oficina B Oficina C

Herramienta de Gestión:

Inventarios de
Transferencia de
Documentos
ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS
¿EN QUÉ CONSISTE LA ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS?

Es el conjunto de acciones y procedimientos

relativos a la organización, selección, transferencia
o eliminación de documentos desde sus centros de
producción, para la debida conservación de los que
tengan carácter permanente y que con un
procesamiento eficiente sean utilizados de acuerdo
a su ciclo vital. La administración de los documentos
es función de los archiveros.

Productos:

-Plan Operativo de Archivo

-Plan anual de adquisiciones
-Manuales
-Directivas
-Reglamentos
-Instructivos
¿EN QUÉ CONSISTE LA ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS?

El Sistema de Archivos en los organismos y

reparticiones del Sector Público esta constituido
por dos niveles:
a) NIVEL CENTRAL.-

Órgano de Administración de Archivos.-

responsable de planificar, organizar, dirigir, normar,
coordinar, ejecutar y controlar las actividades
archivísticas a nivel institucional, así como de la
conservación y uso de la documentación
proveniente de los archivos de gestión y
periféricos, e intervenir en la transferencia y
eliminación de documentos en coordinación con el
Archivo General de la Nación.

Archivo Periférico
Archivo de Gestión
¿EN QUÉ CONSISTE LA ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS?

B) Nivel Desconcetrado.-

Órgano de Administración de Archivos

Desconcetrado.- Encargado de las actividades
archivísticas a nivel regional, zonal o
departamental de organismos y reparticiones del
sector Público
¿EN QUÉ CONSISTE LA ADMINISTRACIÓN DE
ARCHIVOS?

PLANIFICAR

CONTROLAR

ORGANIZAR

ORGANO DE
EJECUTAR
ADMINISTRACIÓN
DE ARCHIVOS

DIRIGIR

COORDINAR
NORMAR
ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS
¿EN QUÉ CONSISTE LA ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS DE ARCHIVO?

Es un proceso técnico archivístico que

consiste en el desarrollo de un
conjunto de acciones orientadas a
clasificar, ordenar y signar los
documentos de cada entidad.

En los Archivos de Gestión:

La clasificación de los documentos
será orgánico - funcional.

Las unidades de archivamiento se

ordenarán de acuerdo al sistema
alfabético, numérico o una combinación
de ambos.

Los documentos dentro de cada unidad

de archivamiento se ordenarán según
el sistema más conveniente.
¿EN QUÉ CONSISTE LA ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS DE ARCHIVO?

CLASIFICACIÓN.-

Clasificar la documentación consiste

en agruparla por conceptos o
categorías dentro de una
estructura jerárquica y lógica. se
agrupa en conceptos que reflejan
las funciones o actividades de la
INSTITUCIÓN, dentro de una
estructura que es el CUADRO DE
CLASIFICACIÓN.
¿EN QUÉ CONSISTE LA ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS DE ARCHIVO?

¿ Qué es el Cuadro de
Clasificación?

Es un esquema donde se encuentra

estructurado las series documentales
de cada unidad orgánica que
conforman las secciones de un fondo
documental..

Cada grupo posee identidad propia y,

si bien se relaciona jerárquicamente
con los demás, no da lugar a la
ambigüedad; es decir, la adscripción
de los documentos -por su origen- a
un grupo, excluye toda posibilidad de
pertenencia a otro
¿EN QUÉ CONSISTE LA ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS DE ARCHIVO?

VENTAJAS DEL CUADRO DE

CLASIFICACIÓN:

Facilita la distribución de los

documentos en las series y sub-
series
Facilita la distribución de las
series documentales en las
secciones
Permite la adecuada
instalación de las unidades de
archivamiento en los diferentes
niveles de archivo.
Sirve como base para el
desarrollo de las diferentes
etapas del proceso archivístico
¿EN QUÉ CONSISTE LA ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS DE ARCHIVO?

En los Archivos Periféricos y en el

Órgano de Administración de
Archivos:
La clasificación de los documentos se
regirá por:

Principio de
Procedencia
Principio de Orden Original

Las unidades de archivamiento (cajas,

legajos) provenientes de cada oficina
se ordenarán numéricamente de
manera correlativa.
¿EN QUÉ CONSISTE LA ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS DE ARCHIVO?

Signatura-

Se establecerá una codificación

para identificar las unidades
orgánicas y las series
documentales de la entidad.
¿EN QUÉ CONSISTE LA ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS DE ARCHIVO?

Ordenamiento
Clasificación
SERIES Cronológico y Numérico
Correlativo
Comprobantes de pago
Año 2008
Del 001 al 200

Expedientes Legales
Signatura
Serie : Comprobantes de Pago
Código : CONTA 012
Resoluciones Jefatura les
Numeración: 001 - 200
Fecha:01-01-02 al 30-12-02
SELECCION DE
DOCUMENTOS
¿EN QUÉ CONSISTE LA SELECCIÓN DE
DOCUMENTOS DE ARCHIVO?

Es el proceso Archivístico que consiste

en identificar, analizar y evaluar a
todas las series documentales de cada
entidad para deteminar sus periodos de
retención en base a los cuales se
formulará el Programa de control de
Documentos.

PRODUCTOS :
Programa de Control de
documentos (PCD)
Es un instrumento que contiene los
plazos de retención para la
transferencia y/o eliminación de
todas las series documentales de
cada entidad
¿EN QUÉ CONSISTE LA SELECCIÓN DE
DOCUMENTOS DE ARCHIVO?

Objetivos:
Garantiza la conservación de los
documentos de valor permanente.
Permite eliminar en forma periódica los
documentos innecesarios.
Programa la transferencia de los
documentos de acuerdo a su ciclo vital.
Permite aprovechar y prever la
disponibilidad de los espacios, equipo,
material y personal
¿EN QUÉ CONSISTE LA SELECCIÓN DE
DOCUMENTOS DE ARCHIVO?

El Programa de Control de Documentos

es un instrumento que contiene los
plazos de retención para la
transferencia y/o eliminación de todas
las series documentales de cada
entidad.

El PCD esta conformado por el:

Inventario de Series Documentales
Tabla General de Retención de
Documentos
Índice Alfabético de las Series
Documentales.
¿EN QUÉ CONSISTE LA SELECCIÓN DE
DOCUMENTOS DE ARCHIVO?

El Comité Evaluador de Documentos

esta integrado:
Un representante de la Alta Dirección
de la entidad.
El Jefe de la Oficina de Asesoría
Jurídica o su representante.
El Jefe de la Unidad orgánica cuya
documentación será evaluada.
El Jefe del Órgano de Administración
de Archivos, quien actuará como
Secretario.
DESCRIPCIÓN DE
DOCUMENTOS
¿EN QUÉ CONSISTE LA DESCRIPCIÓN DE
DOCUMENTOS DE ARCHIVO?

Es un proceso Archivístico que

consiste en identificar , analizar y
determinar los caracteres externos e
internos de los documentos con la
finalidad de conocer, localizar y
controlar los fondos documentales
de cada unidad.

FINES
Facilitar la localización de los
documentos.
Garantiza el control de patrimonio
documental
Brindar un eficiente y eficaz servicio
de información
¿EN QUÉ CONSISTE LA DESCRIPCIÓN DE
DOCUMENTOS DE ARCHIVO?

PRODUCTOS :
Guías
Inventarios
Catálogos
¿EN QUÉ CONSISTE LA DESCRIPCIÓN DE
DOCUMENTOS DE ARCHIVO?

Caracteres
Externos

Clase : Textuales (manuscritos, impresos, mixtos Gráficos cartográficos

(planos, croquis) En imagen y sonido Audiovisuales ,sonoros , visuales.,
Automatizado documentos digitados o digitalizado. Táctiles Lectura de
Ciegos.

Tipo : Aspecto formal que adopta un documento para el cumplimiento de

una función determinada (cartas, informes, declaraciones juradas ,
resoluciones, actas etc.

Formato referido a la unidad de instalación en la cual

se conserva la serie documental (legajos, carpeta,
cajas , volúmenes.)

Cantidad , se refieres a la cantidad de folios , piezas

documentales, legajos o de volúmenes. Si es fondo o
sección se mide en metros lineales, si son series se mide
en cantidad de unidades de instalación y si es una pieza
documental hablaremos de folios
.¿En qué consiste la Descripción de Documentos?
Analizar los caracteres Externos e internos de la documentación para
implementar los instrumentos descriptivos necesarios.

Entidad Productora : Se identifica contestando la pregunta, que

persona o institución produjo el documento? Si es persona requerimos
su ocupación , cargo y profesión / si es institución si es pública o
privada.

Caracteres Orígenes Funcionales : Se identifica mediante la pregunta por que

Internos fueron producidos en cumplimiento de que función, actividad o trámite.
Es necesario relacionarlo con la sección u oficina productora .

Lugar y Fecha de Producción : Es importante indicar cuando o en

que año fueron producidos los documentos y en que lugar.

Contenidos Substantivos : Debe indicarse cuando los datos sobre el tipo

de documentos y la procedencia no lo rebelan adecuadamente.
.¿En qué consiste la Descripción de Documentos?
INVENTARIOS
CONCEPTO: Es una
descripción exacta y
precisa de toso los acervos
documentales que
conserva un archivo.
AMBITO Series
Documentales
TIPOS : Inventario
Esquemático e Inventario
de Registro
Archivo de Gestión /
Central /Histórico
Instrumentos Descriptivos
CATALOS
GUIAS
CONCEPTO : Es la
descripción
CONCEPTO : Es una visión Pormenorizada de una
sinóptica de los fondos y grupos pieza documental
documentales de un archivo AMBITO : Pieza
acompañado de todo lo que pueda documental.
iluminar su valor y sentido.
AMBITO : Fondos y Secciones
Archivo Central /
TIPOS: General (AGN) y Especial Histórico
(ONPE)
Archivo Central / Histórico
CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
.¿En qué consiste la Conservación de documentos?

Es un proceso técnico archivístico en el

cual se define las políticas de
protección de la documentación de
acuerdo a su soporte. La conservación
implica dos niveles :
La Preservación
La Restauración
PRODUCTOS :
Plan anual contra siniestros
Cronograma de desinfección
 SERVICIO
ARCHIVÍSTICO
.¿En qué consiste El Servicio y Difusión?

Mas que un proceso es la finalidad de

la archivística, cada una de las
actividades desarrolladas están
direccionadas a satisfacer las
necesidades de información a nuestros
usuarios directos e indirectos .
PRODUCTOS :
Plan estratégico de servicio y difusión
Estadística de servicio
Boletín de Archivo
Pagina Web
Evento de Capacitación
Muestras documentales