PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

&
IMPLEMENTASI ISO 30301 DAN ISO 15489
DI BANK INDONESIA

UNIT KEARSIPAN BANK INDONESIA

DEPARTEMEN PENGELOLAAN LOGISTIK DAN FASILITAS
JAKARTA, 18 AGUSTUS 2016
 STRUKTUR ORGANISASI BANK INDONESIA

DEPARTMEN
PENGELOLAAN LOGISTIK
DAN FASILITAS
 KETERTIBAN PENGELOLAAN DOKUMEN BANK
INDONESIA

• Pengelolaan dokumen aktif

Pimpinan Unit Pengolah • Pengelolaan dokumen vital
Pencipta Dokumen
• Penyusutan dokumen

• Pengelolaan dokumen in-aktif di SKA

Pimpinan
Unit Kearsipan • Pengawasan
• Pembinaan
 VISI
MENJADIKAN
KEARSIPAN BANK TEMA TRANSFORMASI
INDONESIA BANK INDONESIA
YANG KREDIBEL DAN
TERBAIK DI REGIONAL 1. POLICY EXCELLENT (KUALITAS DAN
EFEKTIFITAS KEBIJAKAN)
2. OUTSTANDING EXECUTION
(EFISIENSI, KETEPATAN WAKTU DAN
KUALITAS PROSES)
3. INSTITUTIONAL LEADERSHIP

MISI
(PROGRAM-PROGRAM YANG
LEADING DAN INOVATIF)
4. MOTIVATED ORGANISATION
MEWUJUDKAN MANAJEMEN
KEARSIPAN BERDASARKAN (PENINGKATAN SKILLS, KAPABILITAS
PRINSIP - PRINSIP TATA DAN MOTIVASI)
KELOLA TERBAIK 5. STATE THE ART OF TECHNOLOGY
(PEMANFAATAN TEKNOLOGI DAN
PENDEKATAN MUTAKHIR)
 KERANGKA MDBI
TUJUAN
1. Pengelolaan dokumen yang selektif, efektif dan effisien.
2. Menyediakan dokumen autentik, legal dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah
3. Mendukung akuntabilitas dan transparansi pelaksanaan tugas dan wewenang Bank Indonesia

KEBIJAKAN DAN STRATEGIS

PENGELOLAAN DOKUMEN

PENERIMAAN DAN
PENGIRIMANN
PELAPORAN
PEMBERKASAN

PENYUSUTAN PENYIMPANAN DAN

PENGGUNAAN
PEMELIHARAAN DAN
PENGAMANAN

TEKNOLOGI INFORMASI

SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)

 KEBIJAKAN DAN STRATEGI KEARSIPAN
BANK INDONESIA VISI MISI
OUTCOME
SS1. PENGELOLAAN DOKUMEN
YANG SELEKTIF, EFEKTIF, DAN SS2. TERLAKSANANYA MDBI YANG TERTIB,
EFISIEN SESUAI KETENTUAN DAN AMAN DAN MUDAH DIAKSES DALAM
PRAKTIK TERBAIK RANGKA MENDUKUNG KELANCARAN
PELAKSANAAN TUGAS BANK INDONESIA
1.1 AKREDITASI ANRI
1.2 ISO 9001 QUALITY MANAGEMENT; ISO 30301 MANAGEMENT 2.1 SURVEY TINGKAT KEPUASAN SATKER / STAKEHOLDER
SYSTEM FOR RECORDS; ISO 15489 RECORDS MANAGEMENT TERHADAP LAYANAN KEARSIPAN )

PROSES KERJA SS4. IMPLEMENTASI SS5.

UTAMA APLIKASI TEKNOLOGI
SS3. KEBIJAKAN PENGELOLAAN
INFORMASI
ARSIP SS6. PEMBINAAN

APLIKASI :
1. PRINSIP: SATU PINTU DK/DM; KLASIFIKASI 1. BI-RMS, INTEGRASI KP, DN, LN
MASALAH (SIMPAN ARSIP); KLASIFIKASI 2. DIGITALISASI DOKUMEN
PENGAMANAN DAN AKSES DOKUMEN
SS7.
PERBANKAN, INTEGRASI KP DAN
(PENGGUNAAN ARSIP), JADWAL RETENSI DN PENGAWASAN
(PENYUSUTAN) 3. BISASKA, KANTOR PUSAT
2. TATA KELOLA TERBAIK SESUAI SKN (GOOD
ENABLERS
GOVERNANCE = AKUNTABILITAS,
RESPONSIBILITAS, SISTEM, INTENSIF, SS9. PRASARANA SS10. MEMBANGUN
PERFORMA NCE DISINGKAT ARSIP DAN SARANA KERJASAMA
3. MEMANFAATKAN TEKNOLOGI INFORMASI DENGAN LEMBAGA
4. PEMBINAAN DAN PENGAWASAN
LAIN SS11.
SS8. MENINGKATKAN ANGGARAN
5. PENGEMBANGAN (SISTEM MDBI, PRASARANA, KUALITAS SDM
SARANA, TI DAN SDM KEARSIPAN) (BI INSTITUTE)
7
MANUAL

APLIKASI BI-RMS

BI-RMS

INPUT DATA
KMJRBI, PERIHAL, TAHUN DOKUMEN,
LOKASI SIMPAN,
8
 STATE THE ART OF TECHNOLOGY
PENYIMPANAN DOKUMEN (APLIKASI BI

DAFTAR ARSIP

TA N D A
PENGENAL PELENGKAP
(ISI: KODE KLASIFIKASI,
JRA, PERIHAL, THN
DOKUMEN)

ALAMAT LOKASI
SIMPAN ARSIP

-9
STATE THE ART OF TECHNOLOGY
APLIKASI BISASKA
SENTRAL KHAZANAH ARSIP
HASIL

INPUT DAP
1. Buka BLINK

2. Klik menu LAYANAN

3. Klik PENCARIAN ARSIP SKA
 APLIKASI DIGITAL DOKUMEN PERBANKAN
Pencarian Dokumen Digital
Melalui Aplikasi Digitalisasi Dokumen Bank Indonesia

Jakarta, 18 Agustus 2016

 MEMILIKI 3 (TIGA)
SERTIFIKAT COMPLIANCE ISO
1. ISO 30301 – Management System for Records (MSR)
Standarisasi terkait dengan Kebijakan Pengaturan dan
Pengelolaan Kearsipan, yaitu: penetapan Kebijakan, Prinsip,
Pendekatan Proses, dan Peran Aktif Manajemen (ISO UK Bank
LEMARI ARSIP ROLL O PACT DI
Indonesia)
2. ISO 15489 – Records Management (RM)
RUANG
StandarisasiSENTRAL
terkait dengan KHAZANAH
Proses PengelolaanARSIP
Dokumen/Arsip di
Kantor (Implementasi Pengelolaan Dokumen.
3. ISO 9001:2008 – Quality Management System (QMS)
Standarisasi terkait dengan Mutu Layanan Kearsipan
 WORKPLAN - COMPLIANCE ISO 15489 RECORDS MANAGEMENT
BANK INDONESIA
1. TAHAP I
a. Persiapan di Satker
b. Penilaian Ketertiban Dokumen Satker oleh Tim Divisi Arsip
c. Tindaklanjut penyelesaian oleh Satker
2. TAHAP II
a. UK BI Kantor Pusat :
1) Melakukan Verifikasi Laporan Satker
2) Menyelenggarakan Training Audit Internal Dokumen ISO 15489 (bersertifikat)
b. Satker melaksanakan Internal Audit ISO 15489 dan Tindaklanjut
3. TAHAP III
UK BI KP melakukan penilaian (akhir) kesiapan audit compliance ISO 15489

4. TAHAP IV ASPECT PENILAIAN DALAM ISO

Pre- Audit Compliance
ISO 15489 oleh I. TECHNOLOGI INFRASTRUCTURE
Konsultan ISO 15489 II. LEGAL ASPECT
Independen III. PROSES (SASARAN MANAJEMEN MUTU)
a. Pemberkasan
5. TAHAP V b. Penyimpanan,
Audit Compliance ISO c. Penggunaan/peminjaman
15489 oleh Badan d. Penyiangan
Sertifikasi e. Clean desk policy
Internasional f. Pemeliharaan dan pengamanan
(Lembaga Independen) g. Pelaporan
Sekian & Terima Kasih

- 15 -