(SOP)
Disampaikan dalam acara
Workshop Penyusunan SOP
di IAIN Tulungagung
Dikembangkan oleh :
2
PENGERTIAN
Administrasi Pemerintahan
pengelolaan proses pelaksanaan tugas dan fungsi
pemerintahan yang dijalankan oleh organisasi pemerintah.
3
POSISI KEBIJAKAN
DALAM PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
6
Asas-Asas Penyusunan SOP
• Disusun berdasarkan tata cara dan bentuk yang telah
1. Asas Pembakuan dibakukan sehingga dapat menjadi acuan yang baku dalam
melakukan suatu tugas
7
Prinsip-Prinsip Penyusunan SOP
2. SOP harus dapat menjadi pedoman yang terukur baik mengenai norma
waktu, hasil kerja yang tepat dan akurat, maupun rincian biaya
pelayanan dan tatacara pembayaran bila diperlukan adanya biaya
pelayanan
3. SOP harus dapat memberikan kejelasan kapan dan siapa yang harus
melaksanakan kegiatan, berapa lama waktu yang dibutuhkan dan
sampai dimana tanggung jawab masing-masing pejabat/pegawai
RE-ENGINEERING INVALID
(PEREKAYASAAN)
PROSEDUR YANG
BERLANGSUNG SAAT INI
(EXISTING CONDITION) 1. Asas Pembakuan
2. Asas
Pertanggungjawaban
KESENJANGAN
3. Asas Kepastian
4. Asas Keterkaitan
SOP
SEBAGAI
(GAP) 5. Asas Kecepatan dan
Kelancaran ACUAN
6. Asas Keamanan BERTINDAK
7. Asas Keterbukaan
PROSEDUR YANG IDEAL
(EXPECTED CONDITION) OPERASIONALISASI TIDAK
(REALISTIS) REALISTIK 9
SOP: QUALITY ASSURANCE 1
Pelaksanaan
1. Asas Pembakuan
Penetapan 2. Asas Evaluasi
Pertanggungjawaban
3. Asas Kepastian
TUGAS OUTPUT
DAN INPUT PROSES (KINERJA
FUNGSI PROFESIONAL)
4. Asas Keterkaitan
5. Asas Kecepatan dan
Kelancaran
6. Asas Keamanan
7. Asas Keterbukaan
Peningkatan Pengendalian
10
SOP: QUALITY ASSURANCE 2
QUALITY ASSURANCE
(JAMINAN MUTU DARI AMAN
INSTITUSI)
TAAT SOP
1. Asas Pembakuan
2. Asas
Pertanggungjawaban
3. Asas Kepastian
PELAKSANAAN TUNTUTAN
TUGAS DAN
4. Asas Keterkaitan PENGADILAN
FUNGSI
5. Asas Kecepatan dan
Kelancaran
OLEH USERS
6. Asas Keamanan
7. Asas Keterbukaan
TIDAK TAAT SOP
RESIKO DITANGGUNG
SENDIRI RAWAN
11
JENIS SOP
1. SOP TEKNIS
– SOP rinci yang menggambarkan kegiatan yang
dilakukan oleh satu pelaksana atau dengan satu
peran.
– Menggambarkan cara melakukan pekerjaan.
Contoh:
- SOP Pengoperasian Komputer.
- SOP Pengujian Sampel di Laboratorium.
- SOP Pengagendaan Surat.
- SOP Pemberian Disposisi.
12
JENIS SOP Lanjutan …
2. SOP ADMINISTRATIF
– SOP umum yang menggambarkan langkah-
langkah yang dilakukan oleh lebih dari satu
pelaksana.
– Bisa bersifat makro atau mikro, dan tidak
menggambarkan cara melakukan pekerjaan.
Contoh:
- SOP Pemeliharaan Komputer Kantor.
- SOP Pelayanan Pengujian Sampel di
Laboratorium.
- SOP Penanganan Surat Masuk.
- SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.
13
JENIS SOP Lanjutan …
b. SOP MIKRO
– SOP yang gambaran kegiatannya merupakan
bagian dari kegiatan yang lebih besar (makro).
– Dapat dikatakan sebagai sub/anak SOP.
14
JENIS SOP Lanjutan …
15
JENIS SOP Lanjutan …
16
FORMAT SOP
Sumber: ENA State Leaders Conference, 2007, Guidance For Preparing Standard Operating
Procedures
17
FORMAT SOP Lanjutan …
• FORMAT SOP
– Tidak Ada Format SOP yang Baku;
– Format SOP Ditentukan oleh Tujuan
Penyusunannya.
18
FORMAT SOP Lanjutan …
19
SIMPLE STEP : Contoh Layanan Presensi Masuk Perpustakaan
NO AKTIFITAS
1 Pemustaka menyerahkan KTA kepda petugas utk di scan agar masuk data pengunjung
2 Menyerahkan kembali KTA dan diberi kunci locker bagi yang membutuhkan
3 Memasukkan barang bawaan yg tidak boleh di bawa masuk ke perpust dalam locker
4 Menitipkan kunci locker kepada petugas
5 Masuk perpustakaan
6 Menelusur OPAC untuk mendapatkan informasi bahan pustaka yang dibutuhkan
7 Menuju rak tempat koleksi, mencari dan mengambil bahan pustaka yang dibutuhkan
8 Bila mau dipinjam diproses peminjaman dan bila dibaca/ digunakan mengerjakan tugas
dibawa ke meja baca
9 Menjaga ketertiban dan ketenangan serta kenyamanan di dalam ruang perpustakaan
10 Setelah bel tanda habis jam layanan, pemustaka meninggalkan ruang koleksi dan ruang
baca
11 Keluar ruangan lewat pintu security gate dan mengambil kunci locker kepada petugas
12 Membuka dan mengambil barang yang disimpan di locker dan mengunci kembali
lockernya
13 Menyerahkan kunci loker kepada petugas, kemudian keluar dari perpustakaan
20
FLOWCHARTS : Contoh Layanan Ijin Penelitian
21
IDENTITAS SOP AP
Nomor SOP 01/K/PAN-RB/D.IV/4/2012
KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN
Laporan Konsinyering paling lambat selesai 1 minggu setelah Buku Agenda Laporan Kegiatan Asdep Pengembangan Sistem dan
Kegiatan Konsinyering dilakukan. Prosedur Pemerintahan 22
FORMAT SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN
23
SIMBOL SOP dalam FLOWCHART
24
25
SESI 2
SOP : REVIEW
26
Alternatif / Madzab: Dokumen SPM-PT
FOKUS.........
IDENTITAS PT
(VISI-MISI : STATUTA;
RENSTRA)
Kebijakan Akademik
Standar Akademik
Akreditasi/ Sertifikasi
CQI Internasional
Peraturan Akademik (AUN-QA, ABET, ISO)
Survei (THE&QS
SPMI SPME Webometrics)
28
Muatan SOP
f. Pengesahan pejabat • Item pengesahan berisi nama jabatan, tanda tangan, nama
Satuan Kerja pejabat yang disertai dengan NIP (Jangan Dirubah)
• nama prosedur yang di-SOP-kan sesuai dengan tugas dan
g. Nama SOP
fungsi yang dimiliki (Sesuaikan)
29
Muatan SOP
Sesuaikan :
• Aktifitas
n. Uraian SOP • Pelaksana
• Baku Mutu
• Flwchart
31
FOKUS.....
1. Peserta reviewer dibagi dan berperan pada masing-masing
fakultas/ upt/ lembaga dan bagian.
2. Peserta mendapatkan draft SOP masing-masing:
3. Daftar SOP (cover , nama dan nomor SOP) sesuaikan dengan
hasil review
4. Untuk fakultas ada beberapa contoh formulir.
a. Identifikasikan dan sesuaikan dengan Induk SOP-nya)
b. Tulis nama formulir pada kolom pencatatan/ Pendataan
4. Untuk yang tidak mendapat contoh formulir, mohon
mengidentifikasi formulir yang telah dipakai selama ini.
Tambahkan-revisi bila diperlukan.
5. Hasil review merupakan hasil kesepakan kelompok , mintakan
tanda terima PENYERAHAN soft file hasil review pada LPM
6. Selamat bekerja.....
32
PENGESAHAN DOKUMEN
DOKUMEN MUTU
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
IAIN.TA-
QA/SOP.01.01
Pemrosesan Cuti Kuliah FM-01..xx SOP.01.01 CUTI AKADEMIK
IAIN.TA-
QA/SOP.01.03
Herregistrasi Dan Pengisian IRS FM-01..xx SOP.01.03
36
37
38