Survey Pendahuluan Internal Audit

Dony Tri A
Handian Gangga Windu Aji
Juwita Samosir
Siska Lapenia
 Survei Pendahuluan

Survey pendahuluan adalah kegiatan untuk mendapatkan informasi (tanpa melakukan

verifikasi secara rinci) mengenai bagian/fungsi yang akan diaudit dengan tujuan untuk :

1) Lebih memahami akivitas auditee ;

2) Mengidentifikasi area/bidang yang memerlukan penekanan khusus dalam
audit ;
3) Memperoleh informasi awal sebagai bahan untuk melaksanakan pekerjaan
lapangan (field work) ;
4) Menentukan apakah perlu melakukan audit lebih lanjut. Dengan kata lain,
survey pendahuluan berguna untuk memahami lebih baik mengenai tujuan, proses, risiko
dan pengendalian dari bagian/fungsi yang diaudit
 Survei Pendahuluan

Survei pendahuluan merupakan sarana penting untuk membuat auditor

lebih memahami tujuan, proses, risiko, dan kontrol yang terkait dengan
audit.

Auditor internal sebaiknya melakukan survei dalam tujuh langkah dasar:

melakukan studi awal,
mendokumentasikan, bertemu klien, mendapatkan informasi, mengamati,
membuat bagan alir, dan
melaporkan.
 Langkah Survei Pendahuluan

Survey pendahuluan meliputi langkah/kegiatan pokok, yaitu :

1) Penyelidikan awal. Meliputi kegiatan review atas kertas kerja audit terdahulu, temuan audit sebelumnya (yang relevan), bagan organisasi dan
permanent file.

2) Pertemuan terbuka dengan manajemen auditee.

Bertujuan untuk :
(1) menyampaikan informasi bagaimana audit akan dilakukan;
(2) mendapatkan respon dalam bentuk kerjasama ;
(3) memperoleh informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan audit, dan ; (4) membangun kredibilitas auditor. Dalam
pertemuan tersebut, auditor tidak membicarakan prosedur audit dengan auditee.

3) Penelaahan atas dokumen yang ada pada a uditee. Diperlukan untuk memperoleh informasi yang telah dimutakhirkan yang mengindikasikan
adanya perubahan-perubahan pada bagian/fungsi yang akan diaudit.

4) Observasi.
1. Pengamatan lapangan (on site tour).
Hal-hal yang perlu diperhatikan auditor pada saat pengamatan lapangan al :
(a) aktivitas yang tidak biasa ;
(b) indikasi inefisiensi ;
(c) fasilitas yang tidak digunakan ;
(d) sikap pegawai terhadap pekerjaannya ;
(e) hubungan antara pegawai dengan manajemen ;
(f) pegawai yang menganggur ;
(g) indikasi buruknya pemeliharaan peralatan dan fasilitas.
2. Review atas kegiatan tertentu secara bertahap ( walk-throughs).
Guna mengetahui :
(a) bagaimana program/aktivitas dilaksanakan ;
(b) manfaat/guna dari setiap tahapan proses/kegiatan ;
(c) hasil dari suatu proses/kegiatan,
(d) kekuatan dan kelemahan pengendalian
 Langkah Survei Pendahuluan (Cont.)

5) Penyiapan Bagan Arus.

Bertujuan untuk mendeskripsikan auditee secara komprehensif dalam bentuk analisis visual.
6) Review Analitis.
Menggunakan analsis rasio dan trend atas data keuangan dan membandingkannya dengan data periode sebelumnya/rata-rata
industri/ kriteria lain yang relevan.
Tujuan dilakukannya review analitis adalah untuk :
(a) Memperoleh pemahaman yang lebih baik mengenai operasi auditee dalam bentuk kuantitatif.
(b) Menandai variasi dan trend yang signifikan
(c) Menandai area spesifik yang mengandung potensi masalah
(d) Mengarahkan audit pada area yang perlu mendapatkan perhatian
khusus dan memiliki tingkat risiko yang tinggi.
7) Pembuatan laporan/risalah survey.
 Informasi Yg Diperlukan

Informasi yg diperlukan diklasifikasikan berdasarkan fungsi manajemen :

1)Informasi yang berkenaan dengan Perencanaan :
(a) Tujuan suatu aktifitas/bagian.
(b) Kebijakan, petunjuk/instruksi, prosedur.
(c) Anggaran.
(d) Program/proyek/penelitian khusus yang akan dilaksanakan.
(e) Perencanaan khusus yang sedang disusun.
(f) Gagasan penyempurnaan yang belum dioperasionalisasikan.
(g) Mekanisme Penetapan tujuan, dan pihak yg terlibat didalamnya.
2) Informasi yang berkenaan dengan Pengorganisasian :
(a) Bagan/struktur organisasi
(b) Deskripsi dan spesialisasi pekerjaan
(c) Hubungan kerja diantara bagian-bagian organisasi
(d) Lay out fasilitas, penempatan dan catatan aktiva berikut kondisinya.
(e) Perubahan organisasional yang dilakukan.
(f) Penetapan mengenai pendelegasian wewenang dan tanggungjawab.
(g) Lokasi/fungsi/luas ruang (terutama kantor) yang digunakan.
3) Informasi yang berkenaan dengan Pengarahan/Pengaturan :
(a) Instruksi operasi (apakah jelas/dpt dipahami).
(b) Keseimbangan wewenang dan tanggungjawab.
(c) Restriksi kemampuan organisasional dalam penetapan tugas.
4) Informasi yang berkenaan dengan Pengendalian :
(a) Standar, dan pedoman kinerja
(b) Signal/tanda-tanda yang mengindikasikan adanya pemborosan, kemewahan, pekerjaan yang belum diselesaian, kelebihan peralatan
atau bahan baku, pegawai yang menganggur, perbaikan atau pengerjaan kembali yang signifikan, limbah yang berlebihan, dan kondisi kerja
yang buruk.
(c) Laporan Keuangan dengan fokus : identifikasi kecenderungan, perbandingan anggaran dan realisasinya, kemajuan yang
mempertimbangkan batas waktu dan biaya, serta peningkatan atau penurunan produktivitas.
(d) Aktivitas dan prosedur yang bersifat khusus : kontrak, penilaian aplikasi pinjaman/utang berikut mekanisme persetujuannya, penjualan
aktiva perusahaan, penggunaan jasa leasing/pembiayaan aktiva, dan dengar-pendapat dengan pegawai.
 Fokus Perhatian Survey Pendahuluan

1) Duplikasi pekerjaan/usaha, dan duplikasi catatan.

2) Pembelian/pembelanjaan yang tidak dianggarkan.
3) Pertanggungjawaban yang tidak diterima atas tugas yang telah ditetapkan.
4) Pekerjaan/aktivitas yang tidak diotorisasi.
5) Pengendalian yang tidak dilaksanakan atas suatu pekerjaan/aktivitas.
6) Pola organisasional yang tidak praktis dan manajemennya bergaya mewah (dalam mengelola
perusahaannya).
7) Pegawai yang tidak kompeten.
8) Pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya yang tidak efektif.
9) Catatan dan laporan yang jarang dikonsultasikan, tujuannya tidak jelas, pelaporan yang tidak
diperlukan.
10) Pekerjaan yang belum deselesaikan dengan volume yang berlebihan.
11) Standar dan anggaran yang digunakan sebagai pedoman kerja.
12) Instruksi yang tidak jelas.
13) Keberatan yang diajukan oleh konsumen.
14) Material handling yang buruk.
15) Peningkatan dalam retur penjualan.
16) Biaya perbaikan atau pengerjaan kembali yang berlebihan.
 Menentukan tujuan, sasaran, dan standart

Saat melakukan survey, auditor internal akan senantiasa mengingat dengan tepat
tujuan, sasaran, dan standart yang seharusnya atau sedang diupayakan untuk dimiliki
organisasi klien. Auditr harus mencoba untuk menetukan apakah :
• Pernyataan formal tentang tujuan telah disiapkan untuk klien
• Tujuan tersebut sesuai dengan rencana strategis dari organisasi suatu rancangan
besar perusahaan
• Orang yang akan dibatasi oleh tujuan, sasaran, dan standart berpartisipasi dalam
penetapannya
• Tujuan diketahui oleh semua pihak yang akan berpartisipasi dalam pencapaiannya
• Tujuan tersebut secara realistis mempertimbangkan sumber daya bagi aktivitas
 Kontrol-kontrol untuk Mencapai Tujuan

• Auditor internal dihadapkan pada sejumlah kontrol potensial ketika mereka

melakukan survey pendahuluan kebijakan organisasi atau agensi, prosedur, manual,
instruksi-instruksi khusus, laporan daftar, registrasi formulir, pembagian tugas, sistem
persetujuan, pengawasan, dan lainnya. Mencoba untuk membaca dan memahami
semuanya dapat mengaburkan mata dan melelahkan otak
 Kuesioner

• Penelaahan di kantor umumnya akan menghasilkan sebuah daftar yang

dikembangkan dari dokumen permanen, Iaporan audit, kertas kerja tahun
sebelumnya, dan surat pernyataan manajemen untuk aktivitas yang akan diaudit.
• Auditor dapat merancang Kuesioner untuk (1) memenuhi tujuan audit mereka dan
(2) bertemu manajer klien pada Pertemuan awal.
• Kuessioner dapat berbentuk formal/tertulis maupun informal/tidak tertulis.
– Kuesioner formal, yang diberikan ke klien sebelum auditor datang mengaudit,
terkadang bisa bermanfaat, khususnya untuk klien yang berada di lokasi yang
jauh.
 Pertemuan awal

• Pertemuan auditor internal dengan manajer klien memberi peluang bagi auditor
untuk menjelaskan tujuan dan pendekatan audit yang akan dilakukan.
• Dalam pembahasan dengan manajer dan supervisor, auditor menjelaskan tujuan,
sasaran, dan standar operasi, serta risiko bawaannya.
 Pertemuan awal - Wawancara

• Mengatur Jadwal Pertemuan

 Jika memungkinkan, hindari kunjungan mendadak, meskipun audit yang tidak
diberitahukan terlebih dahulu mungkin perlu untuk dilakukan dalam audit kas,
audit keamanan, atau hal-hal lain yang cukup rawan.
• Wawancara
 Auditor internal harus memiliki keahlian dalam berhubungan dengan orang dan
berkomunikasi secara efektif.
 Auditor harus mengajukan pertanyaan sebagai seorang yang ingin menggali
informasi, bukan sebagai penyidik.
 jangan ada perseteruan, perselisihan yang bisa merusak pertemuan awal.
 Wawancara

• Pelaksanaan.
– Wawancara merupakan pelaksanaan komunikasi, dan auditor internal harus
memiliki keahlian dalam proses komunikasi.
– Bangun hubungan baik.
– Pahami latar belakang orang yang ditanya, akan sangat membantu terutama
dalam penggunaan jargon/istilah tehnis.
– Pastikan bahwa deretan pertanyaan atau penyajian mengalir secara logis,
Pengorganisasian yang kurang baik-topik yang meloncat-loncat tidak teratur-bisa
membuat pesan menjadi membingungkan.
 Mengumpulkan Bahan Bukti

Dalam kebanyakan audit, informasi penting dapat diklasifikasikan ke dalam empat

fungsi dasar manajemen: perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,dan kontrol.

• Perencanaan
 Tentukan tujuan aktivitas atau organisasi, baik jangka panjang maupun jangka
pendek.
 Dapatkan salinan kebijakan, arahan, dan prosedur.
 Dapatkan salinan anggaran.
 Tentukan proyek atau studi khusus yang tengah berlangsung.
 Tentukan apakah rencana untuk masa datang telah dibuat.
 Tanyakan jika ada ide-ide perbaikan yang belum direalisasikan.
 Tentukan cara menetapkan sasaran dan siapa yang menetapkan atau yang
membantu menetapkannya.
 Mengumpulkan Bahan Bukti

• Pengorganisasian
 Dapatkan salinan bagan organisasi dan salinan deskripsi jabatan.
 Tanyakan hubungan dengan organisasi lain.
 Telaah tata letak fisik, catatan peralatan, serta lokasi dan kondisi aktiva.
 Tentukan perubahan-perubahan organisasional apa yang dilakukan akhir-
akhir ini atau sejak audit terakhir.
 Dapatkan informasi mengenai otoritas yang didelegasikan dan tanggung
jawab yang diemban
 Dapatkan informasi mengenai lokasi, sifat, dan ukuran kantor cabang.
 Mengumpulkan Bahan Bukti

• Pengarahan
 Dapatkan salinan instruksi operasional bagi karyawan.
 Tanyakan kepada karyawan apakah instruksi sudah cukup jelas dan bisa
dipahami.
 Tentukan apakah rentang manajernen dan pengawasan memungkinkan arah
kerja yang memadai.
 Tentukan apakah kewenangan sama dengan tanggung jawab.
 Pada badan-badan pemerintah, tentukan masalah-masalah penting yang akan
menarik minat legislatif atau publik.
 Identifikasikan hambatan-hambatan bagi kemampuan organisasi untuk
melaksanakan tugas-tugas yang diembannya.
 Mengumpulkan Bahan Bukti

• Kontrol
 Dapatkan salinan standar dan pedoman kerja tertulis.
 Telaah sistem dan alur kerja. Waspada dengan tanda-tanda penghambur-
hamburan, pesanan penjualan, peralatan atau bahan baku yang berlebih,
karyarvan yg menganggur, perbaikan dan pekerjaan ulang yang ekstensif,
bahan sisa yang berlebihan, dan kondisi ker ja yang buruk.
 Telaah data finansial historis, kenali trennya.
 Telaah laporan operasi finansial
 Identifikasikan aktivitas atau prosedur khusus yang akan digambarkan
dengan bagan alir, seperti penyusunan kontrak, pemeriksaan aplikasi
pinjaman, menyetujui atau tidak menyetujui pinjaman dsb.
 Pengamatan

• Pengamatan (observing), dalam arti umum, terus dilakukan selama survei

pendahuluan.
• Melalui pengamatan yang gigih dan tanya jawab yang cerdas, auditor internal
mampu untuk:
 Menentukan tujuan, sasaran, dan standar.
 Menilai kontrol untuk mencapai tujuan-tujuan ini.
 Mengevaluasi risiko.
 Menentukan kontrol untuk meminimalkan risiko,
 Membuat penentuan risiko secara statistik.
 Menilai gaya manajemen.
 Pelaporan

• Selama penelaahan hasil-hasil survei dengan manajemen, pelaporan temuan

positif dan negatif bisa jadi kondusif bagi hubungan auditor-klien. Pendekatan ini
mengomunikasikan apa yang dicari auditor internal: kerja sama yang sehat,
objektif, tidak bias terhadap penilaian operasi.
• Jika hasil-hasil survei kemudian membutuhkan audit, ringkasan audit seharusnya
mencakup langkah langkah audit yang disarankan dan rasional bagi mereka.
Auditor juga harus mengidentifikasi aktivitas aktivitas yang tidak akan diaudit dan
menjelaskan alasannya.
 Membuat Anggaran Survei

• Tidak ada standar untuk anggaran survei pendahuluan. Berdasarkan survei informasi
dari praktisi, estimasi yang wajar mungkin 10 persen hingga 20 persen dari total
anggaran untuk proyek audit.
• Perubahan-perubahan signifikan dalam tujuan, prosedur, sistem operasi, otomatisasi,
organisasi, manajemen, dan karyawan juga akan memengaruhi waktu yang
diperlukan untuk mengenal dan mengidentifikasi masalah.
 Kesimpulan

Survei pendahuluan dapat menjadi sarana yang baik untuk menganalisis karyawan dan
system, namun bias juga menjadi sebuah pencarian yang tidak beraturan. Auditor
Internal harus memastikan bahwa waktu dan upaya yang dihabiskan untuk survey
pendahuluan bias produktif. Keberhasilan atau kegagalan audit bias jadi sangat
tergantung pada survey. Auditor sebaiknya melakukan survey dengan delapan langkah
dasar;
- Melakukan Studi Awal
- Pendokumentasian
- Bertemu Klien
- Mendapatkan Informasi melalui Wawancara dan Mengumpulkan bahan bukti
- Pengamatan
- Penentuan Resiko
- Pembuatan Bagan Alir
- Pelaporan.
Thankyou for your attention.
Any Question?