DISTRIBUSI

DALAM
PERSPEKTIF
PENGUKURA
N
KINERJA

Patdono Suwignjo – Teknik Industri ITS

Perancangan Dan Pengelolaan
Sistem Distribusi Barang
Efisiensi ekonomi bukanlah satu-satunya criteria keberhasilan yang
harus dicapai. Dimensi-dimensi lain diluar ekonomi seperti
ketersediaan barang secara luas dengan harga yang rasional,
kesempatan yang sama bagi produsen untuk bisa akses ke pasar,
tampaknya harus juga menjadi pertimbangan penting dalam
perancangan sistem jaringan distribusi.
Untuk itu diperlukan suatu model perancangan dan pengelolaan
sistem distribusi barang yang memperhitungkan tidak hanya
kepentingan perusahaan dan konsumen tapi juga kepentingan
nasional.
Tahap-tahapan perancangan dan pengelolaan sistem distribusi
barang sebagai berikut:
1. Audit sistem distribusi yang ada
sekarang
Untuk dapat merancang sistem distribusi barang yang tangguh dapat
dimulai dengan mengaudit apakah sistem yang ada sekarang sudah baik
atau belum. Kebaikan dari sistem distribusi yang ada akan diaudit
terhadap stakeholder requirement dan external monitor. Ini adalah
konsep yang dikembangkan oleh team riset di Centre for Strategic
Manufacturing – Strathclyde University untuk perancangan sistem baru
pengukuran kinerja perusahaan [Suwignjo et.al., 1998]. Untuk sistem
distribusi barang di Indonesia, stakeholder dari sistem tersebut dan
kebutuhannya dapat dilihat pada Tabel 1. Audit juga akan melihat
bagaimanakah kinerja dari para pesaing dan best practices dalam hal
pemenuhan stakeholder requirement. Dari hasil audit akan diketahui gap
apa yang ada. Berdasarkan gap yang ada mission dan objectives dari
sistem distribusi akan ditetapkan. Karena penetapan mission dan
objectives ini sudah memperhitungkan kebutuhan dari para stakeholder,
pesaing, dan best practices, maka diharapkan sistem distribusi yang
dirancang akan mampu bersaing dengan para kompetitornya.
Tabel 1. Contoh stakeholder requirement dari sistem distribusi barang.
2. Penetapan mission dan objectives
Dengan memperhitungkan kebutuhan para stakeholder, external
monitor, dan hasil audit, mission statement dan objective dari sistem
distribusi dapat ditetapkan. Misalkan untuk Indonesia mission
statement dari sistem distribusi yang ada bisa dinyatakan sebagai
berikut :

Menjamin tersedianya barang pada tempat, waktu, dan biaya yang

tepat, dengan kondisi barang seperti yang diinginkan, serta menjamin
tersedianya kesempatan yang sama bagi para pelaku bisnis terutama
pengusaha kecil dan koperasi, untuk secara luas dapat akses ke
masyarakat pengguna.

Objectives bisa ditetapkan dengan menjabarkan mission statement

secara lebih detail.
3. Perumusan strategi distribusi dan
membangun sistem jaringan distribusi
Perumusan strategi distribusi harus dikaitkan dengan pencapaian dari
mission dan objectives. Bagaimana strategi distribusi dapat
dirumuskan dengan mengacu pada pencapaian objective yang telah
ditetapkan. Disamping mengacu pada pencapaian objectives sistem
distribusi, perumusan strategi distribusi harus juga disesuaian dengan
strategi pemasaran dari produsen barang dan strategi pelayanan
konsumen. Dalam perumusan strategi distribusi akan mencakup
perumusan strategi inventory, strategi pergudangan, strategi
transport, dan strategy sistem informasi. Jika strategi distribusi yang
mencakup strategi inventory, strategy pergudangan, strategi
transport, dan strategi informasi sudah ditetapkan, strategi harus
direalisasikan kedalam bentuk pembangunan jaringan sistem
distribusi. Untuk mengimplementasikan masing-masing strategy
tersebut beberapa keputusan yang harus diambil dan dilaksanakan
dapat dilihat pada Tabel 2.
Tabel 2. Putusan yang harus diambil dan dilaksanakan pada realisasi
strategi distribusi.
4. Pengoperasian dan pengendalian sistem
jaringan distribusi
Ada empat sistem pendukung yang sangat penting untuk dapat
melaksanakan pengoperasian dan pengendalian sistem distribusi
barang dengan baik. Keempat sistem pendukung tersebut adalah :
• Distribution Planning and Control (DPC)
• Operating Procedure (OP)
• Performance Measurement System and Audit, dan
• Sistem Informasi Distribusi.
Keempat hal tersebut adalah merupakan perwujudan dari keempat
strategi yang menyusun strategi distribusi.

- Distribution Planning and Control (DPC) merencanakan semua

operasi dari sistem distribusi yang meliputi :
•Inventory :
• Berapa stock barang yang harus disimpan di masing-masing
gudang,
• Kapan stock akan ditambah, berapa akan ditambah,
• Dari pabrik mana barang akan diambil,
• Dari gudang mana barang akan diambil untuk dikirimkan ke
konsumen,
• dll.
• Pergudangan :
• Barang apa yang akan disimpan pada masing-masing gudang,
• Kapan dan bagaimana stock kontrol akan dilakukan,
• dll.
• Transport :
• penggunaan masing-masing alat transport,
• routing,
• dll.
- Operating procedure akan memberikan panduan pada pelaksana
operasi bagaimana melaksanakan tahap-tahapan operasi yang baik.
- Sistem informasi distribusi bertugas untuk mengumpulkan,
mengolah, menganalisis, dan mendistribusikan informasi-informasi
yang diperlukan untuk operasi dan pengendalian sistem distribusi
pada pihak-pihak yang memerlukan secara cepat dan akurat.
- Performance Measurement System & Audit berfungsi untuk
memberikan teknik bagaiamana kinerja dari sistem distribusi harus
diukur dan dilaporkan pada manajemen sebagai bahan
pengendalian operasi perusahaan. Dari pengukuran kinerja sistem
distribusi akan diketahui apakah objectives dari sistem distribusi
yang sudah ditetapkan sebelumnya dapat dicapai apa tidak. Jika
objectives dari sistem distribusi sudah dapat dicapai maka sistem
yang ada perlu dipelihara dan dilakukan perbaikan secara terus
menerus ( continuous improvement ). Sedangkan jika objectives
dari sistem distribusi tidak dapat dicapai, tindakan pengendalaian
harus secepatnya diambil.
Prinsip-prinsip Sistem Distribusi
Yang Tangguh
1. Organisasikan sistem distribusi secara komprehensip dan
terintegrasi
Sistem distribusi melibatkan banyak pihak (produsen, perusahan
distribusi, warehouses, retailer, pemerintah) yang tersebar di daerah
yang luas. Pengorganisasian sistem semacam itu adalah dilematis.
Dengan banyak nya pihak yang terlibat dan tersebar diberbagai daerah
akan menyulitkan untuk koordinasi.
Dari pertimbangan ini akan lebih baik kalau sistem diorganisir
menggunakan konsep desentralisasi. Akan tetapi, sistem desentralisasi
akan mengancam tercapainya optimalisasi secara keseluruhan.
Desentralisasi cenderung mengejar tercapainya tujuan sub-orgasinasi
dengan mengorbankan tercapainya tujuan organisasi secara
keseluruhan.
Untuk itu pengorganisasian dari sistem distribusi sebaiknya dilakukan
dengan menggabungkan konsep sentralisasi/desentalisasi.
Pengorganisasian secara sentralisasi berarti bahwa penanganan sistem
inventory, pergudangan, dan transportasi harus dibawah pengendalian
satu business unit, sehingga integrasi dari ketiga operasi tersebut
dapat dicapai semaksimal mungkin dan tujuan perusahaan secara
keseluruhan bisa dicapai dengan lebih baik.
Akan tetapi pada tingkat aktivitas perlu diteliti aktivitas-aktivitas yang
tidak banyak kaitan dan pengaruhnya dengan aktivitas lain, dan
keahlian serta informasi yang dibutuhkan untuk mengambil putusan
tersedia, aktivitas-aktivitas tersebut bisa diserahkan pengelolaan pada
pejabat di tingkat lokal .Desentralisasi akan berjalan dengan lebih baik
jika sistem informasi distribusi sangat mendukung.
2. Berikan perhatian yang paling besar pada Sumber Daya Manusia
Bagaimanapun baiknya sistem jaringan distribusi barang yang dibuat,
tanpa didukung oleh sumber daya manusia yang berkualitas dan
berdedikasi tinggi rasanya sulit untuk dapat berhasil. Distribusi adalah
industri pelayanan jasa.
Pada jenis industri ini kualitas pelayanan konsumen dituntut lebih
tinggi dibandingkan industri manufaktur, meskipun pelayanan
konsumen industri jasa lebih sulit dibanding pelayanan industri
manufaktur.
Sebagai contoh konsumen yang membeli barang manufaktur dan
ternyata barangnya cacat kulaitas, konsumen bisa dengan cepat diberi
barang baru yang ada di stock. Akan tetapi jika konsumen menerima
pengiriman barangnya terlambat dan barang dalam keadaan rusak,
perusahaan distribusi tidak dapat dengan mudah memperbaikinya.
Karena perusahaan distribusi tidak bisa memutar waktu balik dan
belum tentu mempunyai persediaan barang yang sama.
Adalah sangat penting untuk menekankan pada semua karyawan yang
ada pentingnya arti kualitas pelayanan bagi kelangsungan hidup
perusahaan. Recruiting, education, training, job enrichment, incentive
scheme semuanya harus dilakukan untuk meningkatkan kualitas
pelayanan.

3. Manfaatkan seluas-luasnya kekuatan dari sistem informasi

Daerah operasi dari sistem distribusi barang meliputi area yang sangat
luas. Fasilitas, barang, personil, dan putusan yang harus diambil
tersebar dimana-mana. Untuk bisa mengambil putusan yang tepat
dan cepat ketersediaan informasi yang akurat di semua area menjadi
sangat penting sekali.
Lebih-lebih lagi seringkali keputusan harus diambil secara mendadak
dengan memperhitungkan semua kondisi yang ada di banyak tempat.
Untuk itu sistem distribusi yang tangguh harus didukung oleh jaringan
sistem informasi yang handal.
4. Jalin kemitraan yang kuat dengan pihak-pihak yang terlibat dalam
distribusi
Distribusi mempunyai arti yang sangat strategis bagi produsen barang.
Karena distribusi merupakan ujung tombak dari pemasarannya.
Produsen tidak akan mau mempercayakan distribusi barangnya pada
pihak lain kalau mereka tidak yakin betul dengan iktikad dan kualitas
pelayanan dari perusahaan distribusi. Begitu pentingnya arti distribusi
bagi produsen, tampaknya ikatan kerjasama bisnis yang dinyatakan
dengan kontrak jangka pendek saja tidak cukup. Strategic alliances
jangka panjang harus dilakukan.
Ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk membentuk strategic
alliance ini. Di Jepang (sistem distribusi barang di Jepang terkenal
tidak efisien) strategic alliance dilakukan dengan jalan produsen
menaruh saham pada perusahaan distribusi dan
menempatkan manajer pemasarannya di setiap kota besar sebagai
anggota dari board of director dari local distributor [Martin et. al.,
1998].
Senior executive dari produsen paling sedikit satu tahun sekali
mengunjungi distributor untuk mengecek komitmennya. Sedang
distributor mengunjungi kantor pusat atau pabrik dari produsen untuk
meyakinkan bahwa dia diperlakukan sebagai bagian darai anggota
keluarga besar.
Strategic alliances bisa juga dilakukan dengan jalan share value dan
strategic objectives antara pihak-pihak yang terlibat dalam distribution
channel. Pada tingkat operasional, produsen dan distributor bisa
membuat Production Planning & Control dan Distribution Planning &
Control secara bersama-sama. Hal ini akan mensinkronkan rencana
kerja mereka dan memepererat kemitraan.
5. Gunakan ukuran kinerja finansial dan non-finansial
Konsep baru dari sistem pengukuran kinerja perusahaan telah
membuktikan bahwa penilaian kinerja perusahaan berdasarkan ukuran
finansial saja tidak cukup [Dixon et. al., 1990; Kaplan and Norton,
1996].
Kinerja dari sistem distribusi harus diukur dengan ukuran-ukuran
kinerja yang seimbang antar finansial dan nonfinansial. Beberapa
contoh ukuran kinerja yang bisa dipakai adalah sebagai berikut:
• Untuk kepentingan pemegang saham distributor : profit, harga
saham, dll.
• Untuk kepentingan manajemen distributor : turnover, ROI,
produktivitas, dll.
• Untuk kepentingan konsumen : order cycle time, consistency and
reliability of delivery, inventory availability, order-size constraint,
ordering convinience, delivery time and flexibility, invoicing
procedure and accuracy, complaints procedure, condition of goods,
order status information, number of complaint, dll.
• Untuk kepentingan karyawan dari distributor : employee
satisfaction, dll.
• Untuk kepentingan pemerintah : ketersediaan barang di semua
darerah, perbedaan harga barang di berbagai daerah, kesempatan
industri kecil dan koperasi dapat akses ke end user, dll.
6. Terapkan prinsip-prinsip ekonomi dibidang inventory, transportasi,
dan pemrosesan informasi
Telah terbukti secara luas di praktek lapangan bahwa beberapa prinsip
dapat diterapkan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dari
distribusi yang meliputi [Gill and Allerheilegen, 1996] :
1. Prinsip ekonomi di bidang transportasi:
• Biaya transportasi per unit berat per unit jarak akan lebih murah jika
pengiriman dilakukan jumlah besar dan jarak jauh ( principle of
transportation cost ).
• Akan lebih efisien jika pengiriman barang dipisahkan
denganpengiriman berkas-berkasnya ( separation principle ).
 • Akan lebih murah menirim barang sebelum dirakit dalam palet,
atau kontainer dibanding mengirim barang yang sudah dirakit
(unit load principle).
2. Prinsip ekonomi di bidang inventory:
• Jumlah inventory akan minimum jika slow moving product
disimpan ditempat (Selective stocking principle).
• Diferensiasi produk hendaknya ditunda sejauh mungkin
(principle of postponent).
3. Prinsip ekonomi dari pemrosesan informasi:
• Efisiensi dari aliran barang akan meningkat jika pengumpulan
dan pengolahan data dilakukan secara terpusat kemudian
didistribusikan ke cabang-cabang (uncertainty absorption
principle).
• Principle of data compatibility.
• Co-ordination principle.