Pengembangan Sistem dan Teknik Dokumentasi:

FLOWCHART

Deskripsi Materi:
• Konsep dasar flowchart
• Tipe Flowchart
• Simbol flowchart
• Membuat flowchart
Pendahuluan
- Pada bab ini akan dijelaskan 2 tipe alat dokumentasi
yang sering digunakan, yaitu:
 Data flow diagrams
 Flowcharts
-Flowchart dibagi menjadi 3, yaitu:
– Flowchart Dokumen (Document flowcharts ) menggambarkan aliran
dokumen dan informasi antara departemen-departemen dan unit-
unit.
– Flowchart System (System flowcharts) menggambarkan hubungan
antara input, pemprosesan, dan output dalam sebuah sistem
informasi
– Flowchart Program (Program flowcharts menggambarkan urutan
pengoperasian secara logis yang dilakukan komputer saat
menjalankan sebuah program
FLOWCHARTS
- Merupakan teknik analisa yang digunakan untuk
menggambarkan aspek-aspek dari suatu sistem
informasi secara jelas, ringkas, dan logis.
- Menggunakan serangkaian simbol standar untuk
mendeskripsikan melalui gambar prosedur
pemprosesan transaksi yang digunakan
perusahaan, dan arus data yang melalui sistem.
- Setiap simbol dalam flowchart menggambarkan
input, output, pemprosesan, serta media
penyimpanan yang dipergunakan.
Simbol Flowchart
Simbol • Mewakili alat atau media yang merupakan input atau
Input/Output output dari suatu proses

• Mewakili tipe alat yang digunakan untuk memproses

Simbol Proses
data (manual/komputerisasi)

Simbol • Mewakili tipe alat yang digunakan untuk menyimpan

Penyimpanan data ketika sedang tidak dipergunakan oleh sistem

• Mewakili aliran data atau barang

Simbol Aliran
• Mulai atau selesai dari flowchart
adan simbol
lainnya • Keputusan
• Penjelasan

Simbol Flowchart
FLOWCHART DOKUMEN
 Mengilustrasikan arus dokumen dan informasi
diantara area tanggung jawab dalam suatu
perusahaan.
 Menunjukkan:
 tempat asal setiap dokumen
 distribusinya
 tujuan penggunaannya
 tujuan akhirnya
 segala sesuatu yang terjadi selama dokumen tersebut
mengalir melewati suatu sistem.
FLOWCHART DOKUMEN
 Dokumen flowchart melacak dokumen dari awal
dibuatnya hingga dokumen tersebut tidak dipergunakan
lagi
 Dapat digunakan sebagai alat pengendalian internal:
 Aliran komunikasi yang tidak sesuai
 Aliran dokumen yang tidak perlu
 Prosedur-prosedur yang dapat menyebabkan
penundaan
Membuat Flowchart
• Pahami sistemnya, yaitu dengan cara:
- wawancara para pemakai, pembuat sistem, auditor, dan
pihak manajemen
- Kuisioner
- Baca seluruh deskripsi naratif sistem
- Praktekkan seluruh transaksi sistem
• Identifikasi departement yang akan menggunakan
sistem, arus dokumen dan informasi, serta proses yang
dilaksankan atas dokumen-dokumen tersebut.
• Ketika membaca naratif coba beri tanda dengan
simbol-simbol flowchart
Membuat Flowchart
 Gunakan kolom yang terpisah untuk aktivitas-
aktivitas dari setiap entity.
 misal jika terdapat 3 departemen atau fungsi yang
berbeda yang melaksanakan suatu kegiatan dalam suatu
sistem maka gunakan 3 kolom yang berbeda dalam
flowchart yang Anda buat
What are the entities in
this flowchart?
Membuat Flowchart
- Buat flowchart untuk arus normal operasi perusahaan,
untuk memastikan bahwa seluruh prosedur dan proses
berada dalam urutan yang sesuai. Jika ada pengecualian,
identifikasikan dengan menggunakan simbol anotasi.
- Desain flowchart sedemikian rupa agar dimulai dari atas ke
bawah, dan dari kiri ke kanan
- Gunakan simbol flowchart yang standart, dan gambarlah
dengan pola atau komputer
- Beri nama seluruh simbol dengan jelas. Tulis deskripsi
input, proses, output di dalam setiap simbol. Apabila
deskripsi terlalu panjang, gunakan simbol anotasi
Membuat Flowchart
• Tunjukkan dari mana asal setiap dokumen, dan
perlihatkan pula tujuan akhirnya
 Ketika membaca narasi, tentukan:
 One approach you can use is to read through the
narrative and for each step define:
 Apa inputnya
 Apa proses yang terjadi
 Apa outputnya
Identifikasi asal input
Input
Proses
Output yang
Disimpan/
diarsip
 Input utk
Proses
berikutnya
Proses
Output
Membuat Flowchart
• Setiap proses manual harus memiliki setidaknya satu
input dan output
 Data yang dimasukkan atau diambil dari file komputer
harus melalui proses
• Jangan menunjukkan simbol proses untuk:
- Meneruskan suatu dokumen ke departemen yang lain
- Filling suatu dokumen
Meneruskan
Dokumen
Menyimpan
dokumen
Membuat Flowchart
 Jangan menghubungkan 2 dokumen
secara langsung, kecuali jika
memindahkannya dari satu kolom ke
kolom lainnya.
 Ketika sebuah dokumen dipindahkan ke
kolom lainmemperlihatkan dokumen
tersebut di ke-2 kolom
 Beri nomor di pojok kanan atas dokumen
jika menggunakan multiple document
 Tampilkan
dokumen yang
diteruskan di
kedua kolom
Membuat Flowchart
 Gunakan on-page connector dan nama
untuk menghindari kelebihan garis
arus
 Gunakan off-page connector jika
alirannya beroindah ke halaman lain
Membuat Flowchart
• Jika flowchart menggunakan lebih dari satu halaman,
maka penomoran halamannya adalah 1 dari 5, 2 dari 5, dst.
• Perlihatkan terlebih dahulu dokumen atau laporan
didalam kolom tempat mereka dibuat. Kemudian dapat
diperlihatkan perpindahannya ke kolom lainnya untuk
pemprosesan lebih lanjut
• Gambar sketsa kasar sebagai langkah awal
• Buktikan keakuratan dari flowchart dengan
menanyakannya pada users
• Beri nama, tanggal, dan nama yang membuat flowchart
FLOWCHART SISTEM

Let’s
change
topics.
FLOWCHART SISTEM
 Sistem flowchart menunjukkan hubungan antara
input, proses, dan output dari suatu SIA
 Sistem flowchart diawali dengan mengidentifikasi input
yang memasuki suatu sistem. Dapat berupa

• Input dapat berupa:

– Data baru
– Data yang disimpan &
digunakan lagi
– Keduanya
FLOWCHART SISTEM
 Sistem flowchart menunjukkan hubungan antara
input, proses, dan output dari suatu SIA
 Sistem flowchart diawali dengan mengidentifikasi input
yang memasuki suatu sistem.
 Setiap input akan diikuti oleh proses, yaitu langkah-
langkah yang dilaksanakan atas data

• Jika prosesnya terkomputerisasi, maka logika

dari program komputer akan ditunjukkan
dalam flowchart program
FLOWCHART SISTEM
 Sistem flowchart menunjukkan hubungan antara
input, proses, dan output dari suatu SIA
 Sistem flowchart diawali dengan mengidentifikasi input
yang memasuki suatu sistem.
 Setiap input akan diikuti oleh proses, yaitu langkah-
langkah yang dilaksanakan atas data
 Proses itu sendiri diikuti oleh output, yaitu berupa
informasi • Output dapat :
– Disimpan & digunakan lain
waktu
– Ditampilkan di layar/screen
– Dicetak/print
– Input untuk proses berikutnya
 System Flowchart
Shown in Figure 3-11
in your textbook
 Can you spot the
input— process—
output pattern?
FLOWCHART PROGRAM

Let’s
change
topics.
Flowchart Program
• Program flowchart mengilustrasikan urutan proses
logis yang dilaksanakan oleh komputer dalam
menjalankan suatu program.
• Dalam program flowchart juga terdapat pola input –
proses - output
• The program flowchart from
Figure 3-11 in your textbook is
shown on the right.
• Note that the program flowchart details
the logic of processes performed by the
computer.
• This flowchart becomes the
programmer’s blueprint for writing the
actual computer program.
FLOWCHARTS VS. DFDs
 Now that we’ve examined both flowcharts and DFDs,
it may be useful to discuss the differences again.
 DFDs place a heavy emphasis on the logical aspects of
a system.
 Flowcharts place more emphasis on the physical
characteristics of the system.
 An example may be useful.
FLOWCHARTS VS. DFDs
Kantor registrasi dari suatu universitas menerima
formulir pendaftran dari mahasiswa. Formulir kemudian
diurutkan dan disimpan berdasarkan abjad dan
kemudian file catatan mahasiswa di-update untuk
menunjukkan kelas yang baru. Mereka juga menyiapkn
daftar kelas dari data yang sama. Formulir pendaftaran
yang sudah diurutkan di teruskan ke kantor
bendaharawan untuk tujuan penagihan pembayaran.
Kemudian daftar kelas dikirimkan ke fakultas.
 Here’s a DFD
that goes with
Students
the story.
Enrollment
Forms

1.0
Update Student
Student Records
Records
Enrollment
Forms

2.0
Prepare Bursar
Enrollment
Class Lists Forms

Class
Lists

Faculty
 Registrar’s Office

Students Enrollment Sort

Student
Forms Forms
s
Enrollment
Forms

Update Sorted
1.0 A Enrollment
Update Student Student
Records Forms
Student Records
Records
Enrollment Sorted Prepare
Forms
Enrollment Class
Forms Lists
2.0
Prepare Bursar Here’s a
Enrollment
Class Lists Forms flowchart Sorted
Class
that goes Enrollment
Class Lists
Lists with the Forms
story
Faculty
Faculty Bursar
FLOWCHARTS VS. DFDs
 Misal para mahasiswa mendaftar secara online. Maka
kantor registrasi/pendaftaran akan mengirimkan tape
file dari data pendaftran tersebut ke bandaharawan
kmpus dan mengirimkan daftar kelas ke fakultas.
 Here’s the
Original
revised DFD.
DFD
Students Students How has it
changed?
Enrollment Enrollment
Forms Data

1.0 1.0
Update Student Update Student
Student Records Student Records
Records Records
Enrollment Enrollment
Forms Data

2.0 2.0
Prepare Bursar Prepare Bursar
Enrollment Enrollment
Class Lists Forms Class Lists Data

Class Class
Lists Lists

Faculty Faculty
 Registrar’s Office Registrar’s Office

Enrollment Sort Enrollment

Stude Forms Studen
nts Forms Data
ts

Update Sorted Update

A Enrollment Enrollment
Student Student
Forms Data
Records Records

Sorted Prepare
Enrollment Class Bursar Prepare
Forms Lists Student Class
Records Lists
Sorted
Class
Enrollment Here’s the revised Class
Lists
Forms flowchart. How has it Lists
changed?
Facult Bursar
y Faculty
Original
Flowchart
FLOWCHARTS VS. DFDs
 Moral of the story: Changes in the physical
characteristics of the process do affect the flowchart
but have little or no impact on the DFD.
 The DFD focuses more on the logic.
 When deciding which tool to employ, consider the
information needs of those who will view it.