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AUDITORIA ADMINISTRATIVA

5. Papeles de trabajo

Fernando Rada Barona.


FASES DE UNA AUDITORIA

Papeles de trabajo

ACEPTACION PLANEACION PRUEBAS EVALUACION COMUNICACIÓN


Y DE LA DE DE LOS DE LOS
RETENCION AUDITORIA AUDITORIA RESULTADOS RESULTADOS
DE Y EVALUACION OBTENIDOS
CLIENTES DEL RIESGO
LA AUDITORIA FCRA. Y SUS P/T´S
ESTADOS FINANCIEROS
ESTADO DE RESULTADOS E/R
A /R
BALANCE GENERAL B/G
SE ELABORAN LAS SUMARIAS DESCRIPCION REF. AÑO1 ANO2 Do. Cr. SALDO
A /R
MAYORES CON BASE EN LOS INGRESO A/R 150 250 0 0 250
DESCRIPCION REF. AÑO1 ANO2 Do. Cr. SALDO
ESATDOS FINANCIEROS A COSTOS DE V. A/R 100 125 0 5 130
GRUPO NIVEL DE GRUPO DISPONIBLE A 100 200 0 0 200
GTOS ADM O. A/R 60 73 2 75
INVERSIONES B 80 75 0 0 75
GTOS VENTAS A/R 30 35 4 5 35
DUEDORES C 95 90 0 0 90

INVENTARIOS D 90 92 4 5 91
CUENTA

CONCLUSION POR
COMPONENTE DE E/F´S
SUBCUENTA
SE ELABORAN LAS SUMARIAS
A NIVEL DE CUENTA
DEUDORES C
A /R
INVERSIONES B
DESCRIPCION REF. AÑO1 ANO2 Do. Cr. SALDO
DISPONIBLE A A /R
CARTERA C-15 75 73 0 0 73
DESCRIPCION REF. AÑO1 A /R
ANO2 Do. Cr. SALDO
SOCIOS C-25 10 2 0 0 2
DESCRIPCION
PARTICIPAC. B-10
REF. AÑO1 ANO2 20
Do. Cr.5 SALDO
0 0 5
ANTICIPOS C-35 10 15 0 0 15
OPINION DE ESTADOS CAJA A-10 25
ACCIONES B-12 80 60 0 70 0 0 80 0 70
AJUSTES Y RECLASIFICACIONES TOTALES 95 90 0 0 90
BANCOS CDT A-15 B-15120 20 0 0 0 0120
75
FINANCIEROS A..... 0

TOTALES TOTALES 100 200100 0 75 0 0200 0 75


.................................

INFORME DE CON- SI ¿ES ADECUADO EL


A-1
CUESTIONARIO DE CONTROL
PRUEBAS DE RAZONABILIDAD INTERNO PARA TESORERIA
TROL INTERNO A DE SALDOS POR CONTROL
COMPONENTE INTERNO’.
GERENCIA

NO
AMPLITUD DE LAS
FIN PRUEBAS SUSTANTIVAS
3
PAPELES DE TRABAJO
MARCAS DE AUDITORIA E INDICES DE REFERENCIA
MARCAS DEL TRABAJO REALIZADO

Para facilitar la trascripción e interpretación del trabajo realizado en la


auditoria, usualmente se acostumbran a usar marcas que permiten
transcribir de una manera práctica y de fácil lectura algunos trabajos
repetitivos. Por ejemplo; la actividad de cotejar cifras que provienen de los
registros auxiliares contra los auxiliares mismos, se pueden dejar transcrita
en los papeles de trabajo, anotando una marca cuyo significado fuera
justamente el de haber verificado las cifras correspondiente contra el
auxiliar relativo.

La forma de las marcas deben ser lo mas sencillas posibles pero a la vez
distintiva, de manera que no haya confusión entre las diferentes marcas que
se usen en el trabajo. Normalmente las marcas se transcriben utilizando
color rojo o azul, de tal suerte que a través del color se logre su
identificación inmediata en las partidas en las que fueron anotadas…
PAPELES DE TRABAJO

MARCAS DE AUDITORÍA

Reglas básicas:

 Deben ser de fácil explicación en los papeles de trabajo (pt).


 Deben facilitar la revisión de los pt.
 Deben ser claras, simples y distinguibles.
 Resumir la explicación de marcas en una cédula.
 La explicación de las marcas debe ser precisa y describir el trabajo
realizado.
 Deben usarse marcas diferentes para cada prueba.
 Las marcas deben ser colocadas al lado derecho de la cantidad o
debajo de ella.
PAPELES DE TRABAJO

MARCAS COMUNES
 Cotejado con contrato de trabajo
 Cotejado con planilla de pagos
 Suma conforme
 Circularizado
 Confirmado
 Cotejado con Estado de Cuenta Corriente
 Cotejado con Mayor
 Visto Contrato y condiciones establecidas
 Tipo de cambio utilizado
 Visto documentación sustentatoria
 Inspeccionado físicamente
 Cotejado con informe del año anterior
DOCUMENTACION
De acuerdo a la Norma 230, ¨ El auditor deberá documentar los asuntos
que son importantes para apoyar la opinión de auditoria y dar evidencia de
que la auditoria se llevo a cabo de acuerdo con las normas internacionales..
¨

El auditor deberá registrar en papeles de trabajo la planeación, la


naturaleza, oportunidad y el alcance de los procedimientos de auditoria
desarrollados, y por lo tanto los resultados y, las conclusiones extraídas de
la evidencia en la auditoria obtenida
DOCUMENTACION
PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo regularmente incluyen:


Información referente a la estructura de la entidad
Extracto o copias de documentos legales importantes
Información concerniente a la industria en torno económico
Programas de auditoria
Evidencia de la comprensión de los sistemas de contabilidad y control
interno
Evidencia de las evaluaciones del riego inherente y de control
DOCUMENTACION
PAPELES DE TRABAJO

Consideraciones de la auditoria interna


Análisis de transacciones y balances
Análisis de tendencias e indicadores
Evidencia de supervisión del trabajo de los auxiliares
Copias de comunicaciones de otros auditores o expertos
Copias de cartas sobre asuntos de auditoria discutidos con la entidad
Cartas de representación recibidas de la entidad
Copias de los estados financieros y dictamen del auditor
PAPELES DE TRABAJO

DEFINICIÓN

Documentos elaborados por el auditor durante el curso de


la auditoría que respaldan y fundamentan su informe.

También se le conoce como el conjunto de cédulas y


documentos en los que el auditor registra los datos e
información obtenidos, así como los resultados de las
pruebas realizadas durante su examen.
PAPELES DE TRABAJO

PROPÓSITO

1. Registro del trabajo realizado.


2. Registro de los resultados.
3. Sustento del informe del auditor.
4. Grado de confianza del Control Interno.
5. Base de información.
6. Facilita la revisión y supervisión.
7. Respalda la opinión del auditor ante un proceso judicial
PAPELES DE TRABAJO
PROPÓSITO

1. Registro del trabajo realizado. Deben proporcionar un registro


sistemático y detallado del trabajo efectuado por el auditor.

2. Registro de los resultados. Deben proporcionar un registro de la


información obtenida y desarrollada, respaldando los
hallazgos, conclusiones y recomendaciones que resulten de la
auditoría.

3. Sustento del informe del auditor. El contenido de los P/T debe


ser suficiente para respaldar las opiniones, conclusiones y en general
el contenido del informe. El informe bajo ninguna circunstancia debe
contener información o datos que no sean respaldados por los
papeles de trabajo. Estos papeles deben fundamentar la evidencia o
la falta de ella, en la que se basa el criterio del auditor y constituyen
prueba de la validez de las operaciones y registros examinados y del
contenido del informe.
PAPELES DE TRABAJO

4. Grado de confianza del Control Interno. Los P/T deben incluir los
resultados del examen y evaluación del sistema de control interno revisado y el
vigente a la fecha del examen, así como las conclusiones sobre el mismo.

5. Base de información. Los datos utilizados por el auditor para redactar su


informe se encuentran en los papeles de trabajo. Muchas veces sirven como
fuentes de consulta en el futuro

6. Facilita la revisión y supervisión. Permiten la revisión del informe antes de su


emisión. Una persona ajena al equipo de campo (supervisor o gerente) puede
revisar con un total entendimiento los detalles del examen registrados en
dichos papeles. En caso de cualquier pregunta o duda sobre el contenido del
borrador del informe, los papeles de trabajo están para dar respuesta o las
aclaraciones necesarios.
.
PAPELES DE TRABAJO
7. Respalda la opinión del Auditor ante un proceso judicial. En casos
extraordinarios en que el auditor es llamado a los tribunales, principalmente
por asuntos relacionados a fraudes u otros delitos encontrados, los papeles de
trabajo son de gran importancia para respaldar el contenido del informe de
auditoría. En varias oportunidades el auditor tiene que presentarse como
testigo y los papeles de trabajo pueden ayudarlo a recordar la situación y su
examen, a pesar de haber transcurrido varios años de su ejecución (05).
Entonces, los P/T sirven para defender la posición del auditor de haber
realizado su trabajo de acuerdo con las normas de auditoría.

Asimismo, es importante reconocer que los papeles de trabajo también ayudan


a mejorar la calidad del examen y ayudan al desarrollo profesional de los
integrantes del equipo de auditoría, ya que escribir los procedimientos
empleados y las conclusiones a las que se lleguen, exigen al auditor expresar
con claridad sus ideas y pensamientos.

El auditor no sólo debe planificar y realizar su examen, así como redactar su


informe, sino que también su trabajo le exige la elaboración, durante todo el
proceso de la auditoría, de documentos que expresen los procedimientos
efectuados, hallazgos y la evidencia en la que se respaldará su informe.
PAPELES DE TRABAJO

ÍNDICE Y REFERENCIACIÓN

Una técnica que permite al auditor aplicar un ordenamiento lógico y


adecuado del contenido de los papeles de trabajo es determinar un índice;
permite la fácil y rápida identificación de la información y los resultados
obtenidos.
Todos los papeles de trabajo deben ser codificados (referenciados e
identificados) para relacionar con facilidad la información contenida en los
mismos y lograr una búsqueda eficiente de cualquier parte o segmento del
examen de auditoría.
PAPELES DE TRABAJO
INFORMACIÓN REQUERIDA
EN UN PAPEL DE TRABAJO
 Base de Selección (en los casos necesarios).
 Referencias cruzadas.
 Conclusiones.
 Firma o iniciales del auditor.
 Fecha de elaboración de la cédula.
 Evidencia de revisión o supervisión.

ARCHIVOS DE AUDITORÍA
 Nombre Abreviatura
 Permanente PF
 De Planificación APA
 Resumen de Auditoría ARA
 Corriente AC
 De Inventarios AIA
 De Circularización ACI
 De Arqueos AR
PAPELES DE TRABAJO
ARCHIVO PERMANENTE
Contenido
 Organigrama general y por áreas.
 Copias o extractos de actas de accionistas, del directorio, del comité de
auditoría y cualquiera que se considere importante.
 Escrituras de constitución de la empresa y modificaciones posteriores.
 Estatuto inicial y vigente.
 Escritura del incremento de capital.
 Contratos importantes o significativos.
 Convenios de deudas a largo plazo.
 Relación de propiedades y gravámenes sobre las mismas.
 Plan de cuentas de la empresa.
 Pactos sindicales.
PAPELES DE TRABAJO

ARCHIVO DE PLANEAMIENTO
Contenido
 Historia del Cliente.
 Negocio principal y líneas de producción y/o distribución.
 Principales clientes y proveedores.
 Factores de riesgo.
 Referencias a Auditoría Interna (personal, organización e informes
que elabora).
 Descripción del Sistema de Control Interno de los principales
componentes: Narrativos, cuestionarios o flujogramas.
 Acompañado de los documentos fuente de cada uno de los
componentes y las pruebas de seguimiento o walkthrough,
 para corroborar el funcionamiento de los sistemas como se
describen.
PAPELES DE TRABAJO

ARCHIVO DE PLANEAMIENTO
Contenido

 Relación y documentos de los procedimientos de diagnóstico empleados.


 Análisis de los estados financieros.
 Personal de contacto del cliente.
 Plan Estratégico de Auditoría.
 Memorándum del Plan Detallado de Auditoría.
 Cambios a la planificación inicial.
 Copias de los programas de trabajo, detallando cada procedimiento de auditoría
por componente.
 Presupuesto de tiempo.
PAPELES DE TRABAJO

ARCHIVO CORRIENTE
Contenido
 Balance de comprobación.
 Puntos de atención para el gerente y/o socio.
 Cédulas de ajustes y reclasificaciones.
 Notas sobre reuniones.
 Carta de abogados.
 Control de solicitudes de confirmación.
 Programa de eventos subsecuente.
 Programa de contingencias.
 Programa de seguros.
 Control de tiempo empleado.
PAPELES DE TRABAJO

ARCHIVO CORRIENTE
Contenido
 Principales, Matrices, Cuadre de sumarias.
 Por cada componente
 Cédula sumaria, Sub-cédula, Secundaria.
 Conclusión del trabajo.
 Programas de auditoría.
 Cédulas de detalle de pruebas sustantivas.
 Cédulas de detalle de pruebas de cumplimiento.
 Cédulas de observaciones y recomendaciones.
 Listado de verificación del trabajo de auditoría (check list).
PAPELES DE TRABAJO

ARCHIVO RESUMEN DE AUDITORÍA


Contenido
 Relación de puntos pendientes hasta su aclaración.
 Informe de auditoría.
 Puntos de atención para el socio y gerente.
 Memorándum resumen de auditoría.
 Cédulas de ajustes y/o reclasificaciones.
 Carta de representación de la gerencia.
 Carta de respuesta de los abogados.
 Carta de Control Interno o de Observaciones y Recomendaciones.
PAPELES DE TRABAJO
ARCHIVO RESUMEN DE
AUDITORÍA
Contenido
 Puntos para ser revisados en exámenes posteriores.
 Listado de verificación (check list).
 Comparación de las horas utilizadas versus las presupuestadas y las
explicaciones de las variaciones importantes.
 Resumen de circularización.
PAPELES DE TRABAJO

PROCEDIMIENTOS BÁSICOS DE AUDITORÍA POR COMPONENTE (A SER


DESARROLLADO DE ACURDO A LAS FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO O
ÁREA BAJO EXAMEN)
Elaborar Programas de Auditoría

MARCAS DE AUDITORÍA
Marcas de Auditoría:
Son signos particulares y distintivos que efectúa el auditor para indicar el trabajo
realizado o prueba efectuada.
INDICE ARCHIVO GENERAL

REF PT DESCRIPCION

A Estados Financieros año 2.003 √

B Revisión Analítica. √
C Evaluación Control Interno. √
D Memorando de Planeación. √
E Procesos de la Empresa. √
F Matriz de Riesgos. √
G Cronograma de Actividades. √
H Resumen Actas Junta Directiva. √
I Resumen Actas Asamblea de Accionistas √
J Abogados y Asesores Externos √
K Procesos Jurídicos √
L Declaraciones Tributarias y Requerimientos. √
M Acuerdos Financieros. √
N Contratos √
O Informes del Revisor Fiscal. √
P Informes para Entidades de Vigilancia y Control √
Q Eventos Subsecuentes √
R Programa Legal Revisoría Fiscal √
S Transacciones entre Partes Relacionadas √
ARCHIVO DE ANÁLISIS

INDICE ARCHIVO DE ANALISIS

REF. P/T DESCRIPCION


11 Disponible √
12 Inversiones √
13 Deudores √
14 Inventarios √
15 Propiedad Planta y Equipo √
17 Cargos Diferidos √
19 Valorizaciones √
21 Obligaciones Financieras. √
22 Proveedores √
23 Cuentas por pagar. √
24 Impuestos sobre las ventas. √
25 Obligaciones Laborales. √
26 Provisiones. √
28 Anticipos Recibidos. √
30 Patrimonio √
40 Ingresos √
50 Gastos √
60 Costos √
80 Cuentas de Orden Deudoras √
90 Cuentas de Orden Acreedoras √

ÍNDICES Y MARCAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO
DEL AUDITOR
ÍNDICE ALFABETICO DOBLE INDICE NUMERICO
NOMBRE DE LA CÉDULA TIPO DE CÉDULA
NUMERICO PUC
Balance General Activo Hoja de Trabajo BG/1 1
Balance General Pasivo Hoja de Trabajo BG/2 2
Balance General Patrimonio Hoja de Trabajo BG/3 3
Estado de Resultados Ingresos Hoja de Trabajo PyG/1 4
Estado de Resultados Egresos Hoja de Trabajo PyG/2 5
Estado de Resultados Costo de
Hoja de Trabajo PyG/3 6
Ventas
DISPONIBLE Sumaria A 11
CAJA GENERAL Analítica A1 110505
Caja General Oficina Principal Sub-analítica A1/1 110505-01
Caja General Sucursal A Sub-analítica A1/2 110505-02
CAJAS MENORES (Fondos Fijos) Analítica A2 110510
Caja Menor Oficina Principal Sub-analítica A2/1 110510-01
Caja Menor Sucursal A Sub-analítica A2/2 110510-02
BANCOS Analítica A3 111005
Banco X Cuenta nnnnn1 Sub-analítica A3/1-1 11100501-01
Banco X Cuenta nnnnn2 Sub-analítica A3/1-2 11100501-02
Banco Y Sub-analítica A3/2-1 11100502-01
INVERSIONES Sumaria B 12
ACCIONES Analítica B1 120505
Acciones Z Sub-analítica B1/1 12050501
DEUDORES Sumaria C 13
CLIENTES Analítica C1 130505
Cliente A Sub-analítica C1/1 130505-001
Cliente B Sub-analítica C1/2 130505-002
INVENTARIOS Sumaria D 14
MERCANCIAS NO FABRICADAS
Analítica D1 1435
POR LA E.
ARCHIVO DE ANALISIS

COMPONENTE : DEUDORES - 13
REF. P/T DESCRIPCION
13-1 Programa de Auditoria.
13-2 Sumaria a Diciembre 31/2000.
13-3 Papeles de trabajo.
13-3-1 Análisis cartera por antigüedad y Provisiones
13-3-2 Conciliación saldo contable vs. módulo de cartera
13-3-3 Circularización clientes – Cuenta 1305
13-3-4 Circularización compañías vinculadas.
13-3-5 Revisión cartera en poder de abogados.
13-3-6 Revisión cartera con tarjetas de crédito devueltas.
13-3-7 Notas crédito pendiente de elaborar.
13-3-8 Reclamos cartera
13-3-9 Anticipo para Impuestos Cuenta 1355
13-3-10 Anticipos para Proveedores Cuenta. 133005
13-3-11 Anticipo para Empleados Cuenta 133015
13-3-12 Otras Cuentas por Cobrar.
MARCAS DE AUDITORIA

Marca Significado
¥ Confrontado con libros
§ Cotejado con documento
µ Corrección realizada
¢ Comparado en auxiliar
¶ Sumado verticalmente
© Confrontado correcto
^ Sumas verificadas
« Pendiente de registro
Ø No reúne requisitos
S Solicitud de confirmación enviada
SI Solicitud de confirmación recibida inconforme
Solicitud de confirmación recibida inconforme pero
SIA
aclarada
SC Solicitud de confirmación recibida conforme
S Totalizado
ã Conciliado
Æ Circularizado
Y Inspeccionado
CLASES DE PREBAS DE AUDITORÍA

Revisión del sistema de C.I.para deter-


PRUEBAS DE
minar los procedimientos prescritos.
Conocimiento de CI RECORRIDO

Auditoría Opera- Pruebas para determinar si se siguen los PRUEBAS DE


tiva, de C.I.,de procedimientos prescritos CUMPLIMIENTO
Cumplimiento.

Evaluación del sistema para ayudar a de-


PRUEBAS DE
terminar las bases de confiabilidad y la
naturaleza, alcance y fecha de las pruebas
CONTROL
sustantivas.

Auditoría Revisión de la veracidad y razonabilidad PREUBAS


Financiera de los estados financieros SUSTANTIVAS

Prueba de saldos Revisión Analítica 35