Anda di halaman 1dari 29

PERTEMUAN

TINJAUAN
MANAJEMEN
Magetan, 4 April 2018
dr. Hermanta Setiarsa, MQIH
“Audit Internal & Tinjauan Manajemen ibarat PAKU/PASAK/
SIMPAI yang menjamin rumah BETANG berdiri kokoh”

Audit Internal & Tinjauan Manajemen tidak banyak


membantu SKOR, namun menjamin SUKSES
AKREDITASI PUSKESMAS
Kriteria:
3.1.2. Pimpinan Puskesmas, Penanggung jawab Manajemen Mutu, Penanggung jawab Upaya Puskesmas bertanggung jawab menerapkan
perbaikan kinerja yang berkesinambungan yang tercermin dalam pengelolaan dan pelaksanaan kegiatan sehari-hari.
Pokok Pikiran:
• Pelaksanaan perbaikan mutu dan kinerja direncanakan dan dimonitor serta ditindaklanjuti. Pimpinan dan Penanggung jawab
Manajemen Mutu secara periodik melakukan pertemuan tinjauan manajemen untuk membahas umpan balik pelanggan,
keluhan pelanggan, hasil audit internal, hasil penilaian kinerja, perubahan proses penyelenggaraan Upaya Puskesmas dan kegiatan
pelayanan Puskesmas, maupun perubahan kebijakan mutu jika diperlukan, serta membahas hasil pertemuan tinjauan manajemen
sebelumnya, dan rekomendasi untuk perbaikan.
Telusur Dokumen
Elemen Penilaian Sasaran Materi Telusur Dokumen di Puskesmas Dok. Eksternal Skor
sbg acuan
1. Ada rencana kegiatan perbaikan Rencana tahunan 0
mutu dan kinerja Puskesmas. perbaikan mutu dan 5
kinerja puskesmas. 10
2. Kegiatan perbaikan mutu dan Kepala Puskesmas, Pelaksanaan kegiatan Bukti-bukti pelaksanaan
kinerja Puskesmas dilakukan sesuai Penanggung perbaikan mutu dan perbaikan mutu dan
dengan rencana kegiatan yang jawab kinerja. kinerja, notulen tinjauan
tersusun dan dilakukan pertemuan Manajemen Mutu. manajemen. 0
tinjauan manajemen yang 5
membahas kinerja pelayanan dan 10
upaya perbaikan yang perlu
dilaksanakan.

3. Pertemuan tinjauan manajemen Kepala Puskesmas, Pelaksanaan pertemuan SOP pertemuan tinjauan
membahas umpan balik pelanggan, Penanggung tinjauan manajemen. manajemen. Hasil-hasil
keluhan pelanggan, hasil audit jawab pertemuan dan
internal, hasil penilaian kinerja, Manajemen Mutu. rekomendasi.
perubahan proses penyelenggaraan
Upaya Puskesmas dan kegiatan
pelayanan Puskesmas, maupun 0
perubahan kebijakan mutu jika 5
diperlukan, serta membahas hasil 10
pertemuan tinjauan manajemen
sebelumnya, dan rekomendasi untuk
perbaikan
Kriteria:
3.1.4. Pimpinan Puskesmas dan Penanggung jawab Upaya Puskesmas melakukan evaluasi kegiatan perbaikan kinerja melalui audit
internal yang dilaksnakan secara periodik.
Pokok Pikiran:
• Upaya perbaikan mutu dan kinerja perlu dievaluasi apakah mencapai sasaran-sasaran/indikator-indikator yang ditetapkan. Hasil
temuan audit internal disampaikan kepada Pimpinan Puskesmas, Penanggung jawab manajemen mutu, Penanggung jawab Program/
Upaya Puskesmas dan pelaksana kegiatan sebagai dasar untuk melakukan perbaikan.
• Jika ada permasalahan yang ditemukan dalam audit internal tetapi tidak dapat diselesaikan sendiri oleh Pimpinan dan karyawan
Puskesmas, maka permasalahan tersebut dapat dirujuk ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota untuk ditindak lanjuti.
Telusur Dokumen
Elemen Penilaian Sasaran Materi Telusur Dokumen di Puskesmas Dok. Eksternal Skor
sbg acuan
1. Data kinerja dikumpulkan, dianalisis dan Laporan kinerja, Analisis
0
digunakan untuk meningkatkan kinerja data kinerja.
5
Puskesmas.
10
2. Dilakukan audit internal secara periodik Kepala Puskesmas, Pelaksanaan SOP audit internal.
terhadap upaya perbaikan mutu dan kinerja Penanggung jawab audit internal. Pembentukan tim audit
dalam upaya mencapai sasaran- Manajemen Mutu. internal. Pelatihan tim 0
sasaran/indikator-indikator mutu dan kinerja audit internal. Program 5
yang ditetapkan. kerja audit internal. 10

3. Ada laporan dan umpan balik hasil audit Laporan hasil audit internal.
internal kepada Pimpinan Puskesmas, PJ
0
Manajemen mutu dan PJ Upaya Puskesmas
5
untuk mengambil keputusan dalam strategi
10
perbaikan program dan kegiatan Puskesmas.

4. Tindak lanjut dilakukan terhadap temuan Laporan tindak lanjut 0


dan rekomendasi dari hasil audit internal. temuan audit internal. 5
10
5. Terlaksananya rujukan untuk menyelesaikan Kepala Puskesmas, Rujukan masalah SOP rujukan (masalah) jika
masalah dari hasil rekomendasi jika tidak Penanggung jawab yang tidak dapat tidak dapat menyelesaikan 0
dapat diselesaikan sendiri oleh Puskesmas. Manajemen Mutu. diselesaikan. masalah hasil rekomendasi 5
audit internal. 10
Manaj
Risiko Audit
Internal
PKP
Keluhan Plan
Pelang- Do
gan
RTM RTL TL
IKM

Act Check
Mon –
TL (New) RTL
Pertemuan Tinjauan Manajemen
Pertemuan yang dilakukan oleh manajemen
secara periodik untuk :
 meninjau kinerja sistem manajemen mutu, dan kinerja
pelayanan/upaya Puskesmas
 memastikan kelanjutan, kesesuaian, kecukupan, dan
efektifitas sistem manajemen mutu & sistem pelayanan
Organisasi terus-menerus memperbaiki efektifas
sistem amanajemen mutu melalui pemakaian
kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisis
data, tindakan koreksi, pencegahan dan tinjauan
manejemen
KARAKTERISTIK
PERTEMUAN TINJAUAN
MANAJEMEN

 Dipimpin oleh PJ Mutu


 Pihak manajemen dan pelaksana terkait diundang dlm
rapat, forum pengambilan keputusan  “prompt
treatment”
1) Dilakukan secara berkala.
Pertemuan tinjauan manajemen (minimal dua kali setahun).
Merupakan forum forum pengambilan keputusan  “prompt
treatment”.
2) Direncanakan dengan baik.
 PJ mutu bersama Kepala Puskesmas membahas rencana
RTM.
 Didiskusikan ttg tujuan, waktu, jadual penyelenggaraan,
agenda, input tinjauan, proses tinjauan, dan luaran yang
diharapkan.
3) Didokumentasikan dengan baik.
Harus didokumentasikan dengan baik : undangan pertemuan,
daftar hadir, agenda pertemuan, proses tinjauan, notulen
pelaksanaan pertemuan, dan rekomendasi hasil pertemuan
4) Mengevaluasi efektivitas penerapan
• system manajemen mutu dan dampaknya pada
mutu/kinerja.
• system pelayanan UKP dan penyelenggaraan kegiatan
UKM
5) Membahas perubahan yang perlu dilakukan.
Pembahasan rekomendasi-rekomendasi untuk melakukan perubahan
perbaikan  perbaikan system pelayanan, system manajemen mutu,
system manajemen, kebijakan, dan prosedur
6) Hasil pertemuan harus ditindak lanjuti.
Berdasarkan rekomendasi, direncanakan kegiatan tindak lanjut.
7) Pelaksanaan tindak lanjut harus dipantau.
PJ Mutu bersama Tim Mutu berkewajiban memantau tindak lanjut
thd rekomendasi tinjauan manajemen.
8) Awali Pertemuan dengan pembahasan hasil dan tindak
lanjut pertemuan tinjauan manajemen sebelumnya
9) Menghasilkan luaran, berupa KEPUTUSAN ttg:
• Rencana perbaikan (korektif) dan pencegahan (preventif)
• Rencana peningkatan kepuasan pelanggan
• Rencana pemenuhan sumber daya yang diperlukan
• Rencana perubahan-perubahan untuk mengakomodasi
persyaratan produk/layanan/pelanggan
TUJUAN
PERTEMUAN TINJAUAN
MANAJEMEN
• TUJUAN UMUM :
Untuk memastikan terselenggaranya pelayanan kesehatan
yang bermutu melalui pembahasan permasalahan2 yang
terkait dengan operasional Puskesmas secara bersama,
melibatkan seluruh pegawai, dan dilaksanakan
berkesinambungan,

• TUJUAN KHUSUS :
1) Terlaksananya pertemuan tinjauan manajemen mutu di
Puskesmas sesuai dengan persyaratan yang berlaku
2) Terbitnya kesepakatan tindak lanjut dari proses-proses
terkait implementasi system manajemen mutu
3) Tersedianya kriteria untuk peningkatan mutu pelayanan
kesehatan
4) Teridentifikasinya peluang yang cukup untuk melakukan
perbaikan terusmenerus (continuous Improvement)
AGENDA
PERTEMUAN TINJAUAN
MANAJEMEN
1) Pembukaan oleh PJ Mutu
 menyampaikan tujuan dan agenda pertemuan
2) Pengarahan oleh Kepala Puskesmas
arahan utk menyampaikan prioritas masalah yang dibahas dan
prioritas perbaikan yg akan dilakukan Puskesmas
3) Pembahasan hasil pertemuan tinjauan manajemen
yang lalu
 Hasil yang lalu, rekomendasi, tindak lanjut, dan hasil-hasil
yang sudah dicapai, serta hambatan dalam pelaksanaan
tindak lanjut harus dibahas.
 Tindak lanjut yang belum dapat diselesaikan perlu dibahas
untuk mengatasi hambatan yang ada
4) Pembahasan hasil audit internal (yg belum dapat
diselesaikan).
5) Pembahasan umpan balik/keluhan pelanggan.
6) Pembahasan hasil survey kepuasan pelanggan.
Hasil survey pelanggan perlu disampaikan, untuk ditindak lanjuti
dalam upaya memenuhikebutuhan dan harapan pelanggan
7) Pembahasan hasil penilaian kinerja.
 Membahas capaian kinerja selama satu semester, untuk ditindak
lanjuti dalam perencanaan kegiatan satu semester mendatang.
 Perubahan strategi dalam mencapai target kinerja dapat
dibahas dalam pertemuan
8) Masalah-masalah operasional yang terkait dengan
system manajemen mutu, dan pelayanan UKM dan
UKP
9) Rekomendasi untuk perbaikan.
Keseluruhan pembahasan yang dilakukan dalam pertemuan tinjauan
manajemen menghasilkan rekomendasi untuk ditindaklanjuti.
10) Rencana perbaikan/perubahan yg perlu dilakukan.
Berdasarkan rekomendasi disusun rencana perbaikan berupa
kegiatankegiatan yang akan dilakukan.
11) Penutup.
PJ Mutu menutup pertemuan dengan membacakan kesimpulan dan
rekomendasi
MASUKAN/INPUT
PERTEMUAN TINJAUAN
MANAJEMEN
1. Hasil audit internal.
Auditor internal menyampaikan laporan audit internal, dan
menyampaikan hasil-hasil audit internal terutama temuan-temuan
yang belum dapat diselesaikan
2. Umpan balik yang disampaikan oleh pelanggan.
Umpan balik pelanggan yang diperoleh antara lain dari kotak saran,
keluhan yang disampaikan oleh pelanggan, hasil temu kader, dan
mekanisme yang lain, dibahas untuk dilakukan tindak lanjut
perbaikan.
3. Kinerja pelayanan, (kinerja hasil & kinerja proses)
Capaian kinerja dibahas pada pertemuan untuk menindaklanjuti
kinerja yang belum mencapai target yang diharapkan.
4. Status tindakan perbaikan/pencegahan yang
dilakukan
Tindakan perbaikan maupun pencegahan yang telah dilakukan juga
perlu dibahas baik hasil-hasil yang telah dicapai maupun yang belum
tercapai untuk dapat dilakukan penyelesaian.
5. Tindak lanjut thd hasil tinjauan manajemen yg lalu.
Hasil tinjauan manajemen yang lalu dibahas untuk mengetahui
pelaksanaan tindak lanjut terhadap rekomendasi pertemuan
tinjauan manajemen yang lalu. Hambatan dibahas untuk dilakukan
upaya mengatasi hambatan dalam menindak lanjuti rekomendasi
yang lalu.
6. Kebijakan mutu, pelayanan UKP dan penyelengga-
raan kegiatan UKM.
Berdasarkan pembahasan pada pertemuan tinjauan manajemen,
kebijakan mutu dan kebijakan pelayanan dapat diubah dalam
upaya perbaikan kinerja.
7. Perubahan yang perlu dilakukan terhadap system
manajemen mutu, sistem pelayanan UKP, dan
penyelengaaraan kegiatan UKM.
Berdasarkan pembahasan dalam pertemuan, perubahan juga dapat
dilakukan baik pada system manajemen mutu, system pelayanan
UKP, system manajemen, dan system penyelenggaraan UKM.
KELUARAN/OUTPUT
PERTEMUAN TINJAUAN
MANAJEMEN
 Keputusan dan tindakan yang terkait dg:
 peningkatan efektivitas sistem manajemen mutu dan
sistem pelayanan
 Rencana perbaikan (korektif) dan pencegahan (preventif)
 peningkatan pelayanan terkait dg persyaratan
pelanggan
 Rencana peningkatan kepuasan pelanggan
 identifikasi perubahan-2 yg diperlukan baik pada
sistem manajemen mutu maupun sistem pelayanan
 Rencana perubahan-2 untuk mengakomodasi persyaratan
produk/layanan/pelanggan
 penyediaan sumber daya agar sistem pelayanan
efektif
 Rencana pemenuhan sumber daya yang diperlukan
Tindakan Korektif
(3.1.6.3)
• Organisasi harus melakukan tindakan perbaikan/korektif
utk menghilangkan penyebab ketidak sesuaian untuk
mencegah terulangnya,
• Tindakan koreksi harus sesuai dg pengaruh ketidak-
sesuaian yang dihadapi  pendekatan penyebab masalah
• Harus ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk
menetapkan persyaratan bagi :
– Peninjauan ketidaksesuaian
– Penetapan penyebab ketidaksesuaian
– Penilaian kebutuhan tindakan untuk memastikan bahwa
ketidaksesuaian tidak terulang
– Penetapan dan penerapan tindakan yg diperlukan
– Rekaman hasil tindakan yg dilakukan
– Peninjauan tindakan koreksi yg dilakukan (pada RTM
berikutnya)
Tindakan Preventif
(3.1.6.4)
• Organisasi menetapkan tindakan pencegahan/preventif
untuk mencegah terulangnya ketidaksesuaian yg sama
atau yg potensial terjadi.
• Tindakan pencegahan harus sesuai dengan pengaruh
masalah potensial itu.
• Harus ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk
menetapkan persyaratan bagi.
– Penetapan ketidaksesuaian potensial dan penyebabnya.
– Penilaian kebutuhan akan tindakan untuk mencegah
terjadinya ketidaksesuaian
– Penetapan dan penerapan tindakan yang diperlukan
– Rekaman hasil tindakan yang diperlukan,
– Peninjauan tindakan pencegahan yg dilakukan (pada
RTM berikutnya)
LANGKAH-2 PERSIAPAN DAN
PELAKSANAAN
PERTEMUAN TINJAUAN
MANAJEMEN
Langkah-langkah persiapan dan pelaksanaan
Pertemuan Tinjauan Manajemen perlu dituangkan
dalam standar operasional prosedur, yang memuat
antara lain tahapan sebagai berikut:
1. PJ Mutu bersama Kepala Puskesmas siapkan:
rencana waktu, tempat, agenda, dan siapa saja
yang diundang dalam pertemuan
2. Penanggung jawab mutu mengundang peserta
pertemuan.
Kepala Puskesmas dan para PJ/koordinator, dan
pelaksana adalah peserta yang harus diundang dalam
pertemuan tinjauan manajemen
3. PJ Mutu memimpin pertemuan sesuai dengan agenda
yang disusun.
Pertemuan diawali dengan pembukaan oleh PJ Mutu,
dilanjutkan arahan oleh Kepala Puskesmas, untuk seterusnya
dilaksanakan sesuai dengan agenda yang disusun.
4. PJ Mutu memberikan simpulan hasil pertemuan.
Pada akhir pertemuan PJ mutu menyampaikan simpulan,
rekomendasi, dan garis besar rencana tindak lanjut yang akan
dilakukan termasuk batasan waktu untuk melaksanakan
tindak lanjut
5. PJ Mutu melakukan pemantauan perbaikan setelah
pertemuan tinjauan manajemen.
Tindak lanjut terhadap rekomendasi hasil pertemuan tinjauan
manajemen dipantau oleh penanggung jawab mutu
6. Setiap pelaksanaan Pertemuan Tinjauan Manajemen
harus memiliki bukti pelaksanaan yang terdiri dari:
Undangan, daftar hadir, dan notulen rapat, agenda
pertemuan, materi tinjauan, dan rencana tindak lanjut
CONTOH MATRIKS
RENCANA TINDAK LANJUT
KEGIATAN PJ/PELAKSANA SASARAN LOKASI WAKTU METODE
No
(WHAT) (WHO) (WHOM) (WHERE) (WHEN) (HOW)

1.
2.
3.
4.
5.
6.
“Audit Internal & Tinjauan Manajemen ibarat PAKU/PASAK/
SIMPAI yang menjamin rumah BETANG berdiri kokoh”

Audit Internal & Tinjauan Manajemen tidak banyak


membantu SKOR, namun menjamin SUKSES
AKREDITASI PUSKESMAS
Kriteria:
3.1.2. Pimpinan Puskesmas, Penanggung jawab Manajemen Mutu, Penanggung jawab Upaya Puskesmas bertanggung jawab menerapkan
perbaikan kinerja yang berkesinambungan yang tercermin dalam pengelolaan dan pelaksanaan kegiatan sehari-hari.
Pokok Pikiran:
• Pelaksanaan perbaikan mutu dan kinerja direncanakan dan dimonitor serta ditindaklanjuti. Pimpinan dan Penanggung jawab
Manajemen Mutu secara periodik melakukan pertemuan tinjauan manajemen untuk membahas umpan balik pelanggan,
keluhan pelanggan, hasil audit internal, hasil penilaian kinerja, perubahan proses penyelenggaraan Upaya Puskesmas dan kegiatan
pelayanan Puskesmas, maupun perubahan kebijakan mutu jika diperlukan, serta membahas hasil pertemuan tinjauan manajemen
sebelumnya, dan rekomendasi untuk perbaikan.
Telusur Dokumen
Elemen Penilaian Sasaran Materi Telusur Dokumen di Puskesmas Dok. Eksternal Skor
sbg acuan
1. Ada rencana kegiatan perbaikan Rencana tahunan 0
mutu dan kinerja Puskesmas. perbaikan mutu dan 5
kinerja puskesmas. 10
2. Kegiatan perbaikan mutu dan Kepala Puskesmas, Pelaksanaan kegiatan Bukti-bukti pelaksanaan
kinerja Puskesmas dilakukan sesuai Penanggung perbaikan mutu dan perbaikan mutu dan
dengan rencana kegiatan yang jawab kinerja. kinerja, notulen tinjauan
tersusun dan dilakukan pertemuan Manajemen Mutu. manajemen. 0
tinjauan manajemen yang 5
membahas kinerja pelayanan dan 10
upaya perbaikan yang perlu
dilaksanakan.

3. Pertemuan tinjauan manajemen Kepala Puskesmas, Pelaksanaan pertemuan SOP pertemuan tinjauan
membahas umpan balik pelanggan, Penanggung tinjauan manajemen. manajemen. Hasil-hasil
keluhan pelanggan, hasil audit jawab pertemuan dan
internal, hasil penilaian kinerja, Manajemen Mutu. rekomendasi.
perubahan proses penyelenggaraan
Upaya Puskesmas dan kegiatan
pelayanan Puskesmas, maupun 0
perubahan kebijakan mutu jika 5
diperlukan, serta membahas hasil 10
pertemuan tinjauan manajemen
sebelumnya, dan rekomendasi untuk
perbaikan
Pimpinan Puskesmas, Penanggung jawab Manajemen Mutu, Penanggung jawab Upaya Puskesmas bertanggung jawab menerapkan perbaika
berkesinambungan yang tercermin dalam pengelolaan dan pelaksanaan kegiatan sehari-hari.
Pokok Pikiran:
• Pelaksanaan perbaikan mutu dan kinerja direncanakan dan dimonitor serta ditindaklanjuti. Pimpinan dan Penanggung jawab Manajemen
melakukan pertemuan tinjauan manajemen untuk membahas umpan balik pelanggan, keluhan pelanggan, hasil audit internal, has
proses penyelenggaraan Upaya Puskesmas dan kegiatan pelayanan Puskesmas, maupun perubahan kebijakan mutu jika diperlukan, serta mem
tinjauan manajemen sebelumnya, dan rekomendasi untuk perbaikan.
Telusur Dokumen
Elemen Penilaian Sasaran Materi Telusur Dokumen di Puskesmas Do

1. Ada rencana kegiatan perbaikan mutu dan Rencana tahunan perbaikan mutu
kinerja Puskesmas. dan kinerja puskesmas.

2. Kegiatan perbaikan mutu dan Kepala Puskesmas, Pelaksanaan kegiatan Bukti-bukti pelaksanaan
kinerja Puskesmas dilakukan sesuai Penanggung jawab
Manajemen Mutu. perbaikan mutu dan perbaikan mutu dan
dengan rencana kegiatan yang kinerja. kinerja, notulen tinjauan
tersusun dan dilakukan pertemuan
tinjauan manajemen yang membahas
manajemen.
kinerja pelayanan dan upaya
perbaikan yang perlu dilaksanakan.
3. Pertemuan tinjauan manajemen Kepala Puskesmas, Pelaksanaan SOP pertemuan tinjauan
membahas umpan balik pelanggan, Penanggung jawab
pertemuan tinjauan manajemen.
keluhan pelanggan, hasil audit internal, Manajemen Mutu. manajemen. Hasil-hasil pertemuan dan
hasil penilaian kinerja, perubahan
proses penyelenggaraan Upaya
rekomendasi.
Puskesmas dan kegiatan pelayanan
Puskesmas, maupun perubahan
kebijakan mutu jika diperlukan, serta
membahas hasil pertemuan tinjauan
manajemen sebelumnya, dan
rekomendasi untuk perbaikan
Matur Kasuwun

dr. Hermanta Setiarsa, MQIH


Email: hermanta.mqih@gmail.com
HP/WA: 081 136 2018