PENETAPAN KEBUTUHAN

OBJECTIVE
 Pahami cara membuat kebutuhan

 Familiar dengan teknik dalam menganalisis kebutuhan

 Pahami kapan menggunakan setiap teknik analisis kebutuhan

 Pahami beberapa cara mengumpulkan kebutuhan melalui wawancara, JAD

session, kuesioner, analisis dokumen, serta observasi

Key
 Pahami sistem yang ada saat ini
 Sistem To-be berdasarkan kebutuhan yang telah diperbaharui
 Tujuan tahapan analisis merupakan memahami secara bernar kebutuhan akan
sistem apakan akan menambah atau membuang
 Analisis sistem menggabungkan sistem awal
 Langkah penting dalam penentuan adalah pemilihan pengembangan PL
(mis.SDLC)
What is a Requirement?
 Pernyataan tentang apa yang harus dilakukan sistem
 Pernyataan karakteristik yang harus dimiliki sistem
 Fokus pada kebutuhan pengguna bisnis selama tahap analisis
 Persyaratan akan berubah seiring waktu sebagai proyek bergerak dari analisis
ke desain ke pelaksanaan
Requirement Types
1. Functional Requirements
 A process the system has to perform
 Information the system must contain
2. Non-Functional Requirements
 Sifat perilaku yang harus dimiliki sistem :
• Operasional • Kinerja • Keamanan • Budaya dan politik
Documenting Requirement
 Tujuan utama : mendefinisikan lingkup project (apa yang disertakan dan tidak)
Penentuan persyaratan
 Partisipan dari pengguna bisnis sangat penting
 Tiga teknik yang dapat membantu pengguna dalam menemukan kebutuhan
mereka akan sistem yang baru:
1. Business Process Automation (BPA)
2. Business Process Improvement (BPI)
3. Business Process Reengineering (BPR)
Team Discussion
Bagilah kedalam 3 kelompok , kemudian 1 kelompok dapat memilih bahasan dari
3 bahasan yang ditawarkan, yaitu :
1. Business Process Automation (BPA)
2. Business Process Improvement (BPI)
3. Business Process Reengineering (BPR)
Masing-masing kelompok tidak diperbolehkan membahas poin yang sama
dengan kelompok lainnya. Masing –masing kelompok wajib menjelaskan
mengenai bahasan yang dipilih beserta case study dari bahasan tersebut.
Menyeleksi teknik analisis
1. Potensi nilai bisnis
2. Biaya proyek
3. Luas analisis
4. risk
Interview
 Merupakan teknik yang paling umum digunakan
 Langkah dasar:
1. Memilih Responden
2. Merancang Pertanyaan Wawancara
3. Mempersiapkan Wawancara
4. Melakukan Wawancara
5. Melakukan Follow-up
Selecting Interview
 Based on information needs
 Best to get different perspectives
1. Managers
2. Users
3. Ideally, all key stakeholders
Types of Questions
Pertanyaan terbuka Memungkinkan partisipan dapat memilih respon
Ex : maukah anda menceritakan pengalaman anda bekerja
sebelumnya?
Pertanyaan tertutup Membatasi partisipan dalam memberikan respon.
Ex : Berapa semester anda mengerjakan Kerja praktek?
Pertanyaan penyelidik Suatu pertanyaan yang berguna mengungkap jawaban secara
mendalam
Ex : mengapa anda mengerjakan Kerja Praktek lebih dari 2
semester, sebenarnya apa kesulitan dari pengerjaan Kerja
praktek sehingga dikerjakan lebih dari 2 semester ?
Conducting Interview
 Harus profesional
 Catat seluruh informasi
 Periksa kebijakan organisasi terkait jawaban
 Pastikan paham mengenai masalah yang akan ditanyakan
 Pisahkan antara fakta dan pendapat
 Berikan waktu partisipan untuk mengajukan pertanyaan
 Katakan ‘thank’
 Selesai tepat waktu
Conducting The Interview pratical tips
 Luangkan waktu untuk membangun hubungan baik
 Perhatian
 Ringkas poin-poin kunci
 Jujur
 Perhatikan bahasa tubuh
JAD(Join Application Development)
 Langkah agar pengembangan sistem informasi dapat suksses
 Melibatkan tim proyek, pengguna dan manajemen
 Bekerjasama
 Dapat mengurangi scope creep (perubahan proses yang tidak
terkontrol)hingga 50%
 Teknik yang sangat berguna
JAD Partisipans
1. Facilitator : menetapkan agenda dan memandu proses
2. Scribe (s) : mencatat setiap sesi dalam JAD
3. Pengguna dan pengelola dari area bisnis dengan knowledge yang luas dan
terperinci
JAD Session
1. Komitmen waktu
2. Perlunya dukungan manajemen yang kuat
3. Perencanaan yang matang sangat penting
4. Dapat meringankan beberapa permasalahan yang terjadi dalam kelompok
JAD Meeting room
Mengelola permasalahan dalam Sesi JAD
1. Mengurangi dominasi
2. Mendorong non-kontributor
3. Diskusi sampingan
4. Gunakan humor
Document Analysis
1. Kaji bahan yang ada yang menjelaskan tentang sistem yang ada saat ini
2. Formulir, manual kebijakan, bagan organisasi, laporan menggambarkan
sistem formal
3. Perubahan pengguna pada laporan/form yang ada menyarakan sistem untuk
dilakukan modifikasi
Questionnaires
1. Satu set pertanyaan tertulis, seringkali diberikan kepada sampel dalam jumlah
besar
2. Dapat berbasis kertas atau elektronik
3. Pilih peserta dengan menggunakan sampel dari populasi
4. Rancang pertanyaan untuk kejelasan dan kemudahan analisis
5. Berikan kuesioner dan ikuti langkah-langka untuk mendapatkan tingkat respon
yang baik
6. Laporan tindak lanjut kuesioner
Good Questionnaire Design
1. Mulailah dengan tidak mengancam dan menarik pertanyaan
2. Jangan menaruh pertanyaan penting di akhir kuesioner
3. Jangan banyak halaman dengan pertanyaa
4. Hindari singkatan
5. Pretest kuesioner untuk mengidentifikasi pertanyaan membingungkan
6. Berikan anonimitas kepada responden
Observations
1. Proses pengamatan secara cermat/proses menonton yang sedang dilakukan
2. Pengguna tidak secara akurat mengingat apa yang mereka lakukan
3. Sadari bahwa perilaku dapat berubah etika sedang diawasi
4. Memeriksa validitas informasi
5. Jangan menggangu
Summary
Interview JAD kuesioner Analisis Observasi
dokumen
Type Sebagai Sebagai Sebagai pendukung pendukung
informasi perbaikan perbaikan perbaikan
To-be To-be
Kedalaman High High Medium Low Low
informasi
Luas Low Medium High High Low
informasi
Integrasi Low High Low Low Low
informasi
Keterlibatan Medium High Low Low Low
pengguna
Biaya Medium Low- Low Low Low -Medium
Medium