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CLASE 4: ESTRUCTURAS

ORGANIZACIONALES
Prof: Elías Velasco Mesía
INTRODUCCIÓN

Para alcanzar los objetivos propuestos por el proyecto es


preciso canalizar los esfuerzos y administrar los recursos
disponibles de la manera más adecuada a dichos
objetivos.  La instrumentalización de esto se logra a través
del componente administrativo de la organización, el cual
debe integrar tres variables básicas para su gestión:  las
unidades organizativas, los recursos humanos, materiales
y financieros,  y los planes de trabajo. 
INTRODUCCIÓN

La estructura organizacional que se diseñe para asumir


estas tareas tendrá no solo relevancia en términos de su
adecuación para el logro de los objetivos previstos, sino
también por sus repercusiones económicas en las
inversiones iniciales y en los costos de operación del
proyecto.  
CONCEPTOS BÁSICOS

Organización: proviene del latín organon que significa


órgano como elemento de un sistema. Ampliando más
este concepto, organizar es el proceso de distribuir
actividades, recursos, a través de la división de funciones,
definiendo las autoridades y responsabilidades de cada
departamento para que la empresa pueda alcanzar de una
forma fácil sus metas
CONCEPTOS BÁSICOS

Estructura: Esta palabra procede del latín structura que se refiere


a disposición; orden de las partes dentro de un todo, es un grupo de
elementos unidos que tienen la capacidad de soportar grandes
cargas sin romperse ni deformarse.
CONCEPTO DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Estructura organizacional es un sistema utilizado para


definir una jerarquía dentro de una organización. Identifica
cada puesto, su función y dónde se reporta dentro de la
organización. Esta estructura se desarrolla para establecer
cómo opera una organización y ayudar a lograr las metas
para permitir un crecimiento futuro. La estructura se
ilustra utilizando una tabla organizacional.
IMPORTANCIA DE UNA E.O

• Importante para la toma de decisiones.


• Permite la distribución de la autoridad. 
• Importante para evaluar el desempeño del empleado.
• Particularmente importante en el logro de metas y
resultados. 
• Permite a las empresas gestionar mejor el cambio en el
mercado, incluyendo las necesidades de los
consumidores, la regulación gubernamental y las nuevas
tecnologías. 
PRINCIPIOS DE UNA E.O

Los principios de una estructura organizacional son los


métodos mediante los cuales la organización sostiene la
estructura, y los procesos que utiliza para mantener la
estructura eficientemente. Estos principios son:

• Jerarquía de Mando
• Definición de roles
• Evaluación de resultados
• Alteración de una estructura organizativa
FACTORES QUE AFECTAN UNA E.O

La relación entre el proyecto y la organización en el cuál éste se


ejecuta dependerá de factores como:

• Tamaño del proyecto


• Experiencia en gestión de proyectos
• Filosofía y visibilidad de ejecutivos
• Localización del proyecto
• Recursos disponibles
• Aspectos únicos del proyecto
TIPOS DE DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

ESTRUCTURA FORMAL

Esta estructura formal surge como una necesidad para realizar una
división de las actividades dentro de una organización que les
permita principalmente alcanzar los objetivos
mediante organigramas, manuales y la interacción de los
principios de la organización como la división de trabajo,
autoridad y responsabilidad, delegación, unidad de mando,
jerarquía, tramo de control y equidad en la carga de trabajo, entre
otras. 
ORGANIZACIÓN FORMAL
TIPOS DE DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

ESTRUCTURA INFORMAL

Se integra a través de relaciones entre personas de acuerdo a una


mezcla de factores que llegan a formar grupos informales que son
representadas verbalmente de manera pública.
ORGANIZACIÓN INFORMAL
LA NECESIDAD DE UNA REESTRUCTURACIÓN
ORGANIZACIONAL
• La Revolución Tecnológica (complejidad y variedad de
productos, nuevos materiales y procesos, y los efectos
de la investigación masiva).

• La competencia y reducción de los beneficios (mercados


saturados, inflación de costos salariales y materiales, y
eficiencia de producción).

• Las altos costos del marketing.

• La imprevisibilidad de la demanda de los consumidores


(debido a los altos ingresos, la amplia gama de opciones
disponibles y los gustos cambiantes).
LA NECESIDAD DE UNA REESTRUCTURACIÓN
ORGANIZACIONAL

• La gerencia está satisfecha con sus habilidades técnicas,


pero los proyectos no cumplen con los costos, el tiempo
y otros requerimientos

• Existe un gran compromiso para realizar el trabajo del


proyecto, pero hay grandes fluctuaciones en la forma en
que se cumplen las especificaciones de rendimiento.
LA NECESIDAD DE UNA REESTRUCTURACIÓN
ORGANIZACIONAL

• Grupos o individuos técnicos particulares


constantemente se echan la culpa unos a otros por fallas
en el cumplimiento de las especificaciones o fechas de
entrega.

• Especialistas altamente talentosos involucrados en el


proyectos se sienten explotados y maltratados
FLUJO DEL TRABAJO
ORGANIZACIONAL
• Autoridad: el poder otorgado a las personas para que
puedan tomar la decisión final.

• Responsabilidad: la obligación en la que incurren los


individuos en sus roles dentro de la organización formal
para realizar efectivamente tareas.

• Rendición de cuentas: ser responsable de la


finalización satisfactoria de una tarea específica.

Rendición de cuentas= Autoridad + Responsabilidad


ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
FUNCIONAL O DEPARTAMENTAL

Estructura piramidal tradicional, con la “Alta


Gerencia” en la parte superior y la administración de
nivel medio y bajo, abriéndose hacia la parte inferior
de la pirámide. La organización está separada en
funcionalidades o departamentos, de acuerdo a las
diferentes disciplinas encabezadas por una persona
(Jefe de Departamento) entrenado y con experiencia
en esa disciplina en especial.
CARACTERÍSTICAS DE LA E.O
FUNCIONAL O DEPARTAMENTAL
 División de labores. Especialización
 Proceso escalar (crecimiento vertical y los niveles de
organización) y funcional (crecimiento horizontal y los
departamentos funcionales).
 Rango de control (Es el número de individuos que una
organización puede supervisar con efectividad).
 Estructura. Esta refleja los siguientes factores:
Lineal y apoyo (“Staff”)
Unidad de mando
Relaciones formales de autoridad y responsabilidad,
incluyendo la relación tradicional superior, subordinado.
- Flujo normal de comunicación e información
ESTABLECIMIENTO DE LA E.O
FUNCIONAL O DEPARTAMENTAL

Es la más sencilla de establecer y poner en operación.


Requiere que el personal de las especialidades se capacite en
las técnicas de programación y control, disciplinas que por lo
general no son clásicas de la formación de las especialidades
de ingeniería.

Se deberá definir la autoridad y responsabilidad para cada


uno de los puestos, así como las líneas de comunicación.
LA ESTRUCTURA DE
GESTIÓN CLASICA
Gerente
general

Adminis-
Nivel de director Ingeniería Producción Ventas Marketing Admin.
tration

Nivel de división

Nivel de dpto

Nivel de sección Responsabilidad


funcional 21/48
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA E.O FUNCIONAL

VENTAJAS DESVENTAJAS
 Fácil presupuestación y control de  Ningún individuo es directamente
presupuesto. responsable por el proyecto total
 Mejores técnicas de control es  La coordinación es compleja y
posible además se requiere demasiado
-Los especialistas pueden ser tiempo para aprobar decisiones
agrupados para compartir  Las decisiones favorables
conocimiento y responsabilidad benefician a los grupos
-El personal puede ser usado en funcionales más fuertes
diferentes proyectos
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA E.O FUNCIONAL

VENTAJAS DESVENTAJAS
 Flexibilidad de la mano de obra  No se enfoca en el cliente
 Continuidad en las disciplinas  La respuesta que el cliente
funcionales; políticas y necesita es lenta
procedimientos y líneas de  Dificultad para identificar
responsabilidad son fácilmente
responsabilidades
definidas y entendibles
 Motivación e innovación
 Buen control del personal dado
decrecientes
que cada empleado tiene una sola
persona para reportarle
 Los canales de comunicación son
bien establecidos
Gerente departamental de
proyectos
GERENTE
DIVISIÓN

DPTO DPTO DPTO


X Y Z

Líder del proyecto Líder del proyecto Líder del proyecto

Nivel de Nivel de Nivel de


sección sección sección
Expeditor de Proyectos

DIVISIÓN DE INGENERÍA

ENLACE
DPTO. ELECTRÓNICA TERMODINÁMICA ESTRUCTURAS DISEÑO

legend
Autoridad formal/ Fujo de informes
Autoridad informal/ Flujo de informes
EL COORDINADOR DE PROYECTOS

GERENTE DIV.
LEGEND
FLUJO FORMAL
COORD PROY
FLUJO INFORMAL

GERENTE DPTO GERENTE DPTO


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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
ORIENTADA A PROYECTO
Es una organización por Grupo Especial de Proyecto o
Proyectizada, casi todos los recursos humanos y materiales
requeridos para la realización del proyecto son separados de
su estructura funcional normal y reunida formando una unidad
autosoportada encabezada por un jefe de proyecto. Este tiene
la responsabilidad total de la administración del proyecto y
todo el personal queda bajo su autoridad directa durante el
tiempo de desarrollo del proyecto. El personal del proyecto se
organiza en grupos por áreas funcionales o especialidades.
CARACTERÍSTICAS DE LA E.O
ORIENTADA AL PROYECTO

 Utilizado por organizaciones muy técnicas que requieren


planificación, investigación y coordinación.
 Ideal para organizaciones grandes con varios productos.
 Descentraliza la toma de decisiones.
 La estructura se adapta a las necesidades del momento y
de la situación.
 Requieren labor en equipo, autocontrol, iniciativa, juicio
independiente, comunicación abierta, sensibilidad, gente
joven de espíritu y dinámica.
ESTABLECIMIENTO DE LA E.O
ORIENTADA AL PROYECTO

Es más difícil de establecer y operar que la anterior. Se puede


contemplar como el establecimiento temporal de una pequeña
empresa dentro de la compañía en la que el director es el Jefe del
Proyecto. Si no se ha empleado antes es muy conveniente tener
platicas con la gente involucrada, es recomendable que el cambio
sea gradual.

Algunos obstáculos que se presentan durante su implementación:


 Selección del Jefe del Proyecto
 Selección del Personal del Grupo
 Antecedentes Profesionales de los Integrantes
 Carácter Temporal de la Organización
 Definición de Autoridad y Responsabilidades en el Grupo
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
ORIENTADA A PROYECTO
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA E.O ORIENTADA A LOS
PROYECTOS

VENTAJAS DESVENTAJAS
 Completa línea de autoridad sobre  Ineficacia en costos
el proyecto.
 Los participantes del proyecto  La tecnología sufre porque sin
trabajan directamente para el
una fuerza en los grupos
director de proyectos.
funcionales el panorama futuro
 Fuerza en los canales de para mejorar las capacidades
comunicación. para nuevos programas serán un
 El personal puede mantener la obstáculo.
experiencia sobre un proyecto
dado sin compartir personal.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA E.O ORIENTADA AL
PROYECTO

VENTAJAS DESVENTAJAS
 Capacidad de respuesta a los  Ausencia de oportunidades para
clientes un intercambio técnico entre
 El personal demuestra lealtad al proyectos
proyecto
 Tiempo de reacción rápida para  Ausencia de una línea de carrera
resolver problemas y oportunidades para el personal
 Los gerentes de los más altos del proyecto
niveles tienen más tiempo libre
para tomar decisiones
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
MATRICIAL
Diseñada con el objeto de maximizar las ventajas de las
organizaciones funcional y proyectizada y minimizar sus
desventajas, buscando como resultado el tener la mejor
utilización de los conocimientos tecnológicos, el uso más
eficiente de los recursos y la planeación, control y
coordinación requeridos para los diferentes proyectos al
menor costo posible.
Consiste en una estructura funcional vertical a la cual se le
superpone una estructura horizontal encabezada por un
Coordinador o Jefe de Proyecto, con objeto de lograr un
balance de los objetivos tecnológicos del departamento
funcional (Como) con los objetivos de tiempo y costo del
proyecto (Que, Cuando, Cuanto).
CARACTERÍSTICAS DE LA E.O
MATRICIAL

• Los participantes dedican tiempo completo al proyecto;


esto asegura un grado de lealtad.

• Existe canales horizontales y verticales para hacer


compromisos.

• Hay métodos rápidos y efectivos para la resolución de


conflictos.

• Hay buenos canales de comunicación y acceso libre


entre los gerentes.
CARACTERÍSTICAS DE LA E.O
MATRICIAL

• Todos los gerentes tienen entrada en el proceso


de planificación.

• Los gerentes orientados horizontal y


verticalmente están dispuestos a negociar por
los recursos.

• Se permite que la línea horizontal opere como


una entidad separada, excepto para fines
administrativos.
ESTABLECIMIENTO DE LA E.O
MATRICIAL

Es difícil de establecer y operar su establecimiento no es


inmediato. Es necesario tener sesiones con los directivos claves
involucrados para presentarles en forma clara la manera de
establecer y operar esta organización, así como sus ventajas y
dificultades. Es indiscutible que para lograr que esta
organización opere, requiere del convencimiento y respaldo de
los altos directivos de la empresa.

Considerando que en esta organización cierta parte del


personal tiene dos jefes simultáneamente, su buena operación
en parte se logra estableciendo la responsabilidad y autoridad
de ambos jefes: Jefe de Proyecto y Jefe Funcional, de tal forma
que exista un balance entre ambos.
LA E.O MATRICIAL
GERENTE
GENERAL

INGENIERÌA OPERACIONES FINANZAS OTROS

Responsabilidad funcional
Gerente proy Responsabilidad del proyecto
X

Gerente proy
Y
Gerente proy
Z
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VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA E.O MATRICIAL DEL
PROYECTO

VENTAJAS DESVENTAJAS
• El gerente del proyecto mantiene el  Flujo de información
máximo control del proyecto (a multidimensional.
través de los gerentes de línea)  Flujo de trabajo multidimensional.
sobre todos los recursos, incluidos
los costos y el personal.  Informes dobles.
 Cambiando continuamente las
prioridades.
• Las políticas y los procedimientos
se pueden configurar de forma  Objetivos de gestión diferentes a
independiente para cada proyecto, los objetivos del proyecto.
siempre que no contradigan las
políticas y los procedimientos de la
empresa.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA E.O MATRICIAL DEL
PROYECTO

VENTAJAS DESVENTAJAS

• El gerente del proyecto tiene la  Los gerentes funcionales pueden


autoridad para comprometer estar sesgados según su propio
recursos de la compañía, siempre conjunto de prioridades.
que la programación no cause  Debe vigilarse el equilibrio de
conflictos con otros proyectos.
poder entre el proyecto y las
organizaciones funcionales.
• Es posible cambiar las respuestas
rápidas, la resolución de conflictos
y las necesidades del proyecto.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA E.O MATRICIAL DEL
PROYECTO

VENTAJAS DESVENTAJAS
• La organización funcional existe  Aunque es posible un tiempo de
principalmente como soporte para respuesta rápido para la
el proyecto. resolución de problemas
individuales, el tiempo de
reacción puede ser bastante
• Cada persona tiene un "hogar" lento.
después de la finalización del
proyecto. Las personas son
 Los empleados y gerentes son
susceptibles a la motivación y la más susceptibles a la
identificación del elemento final. A ambigüedad de roles que en la
cada persona se le puede mostrar forma de organización tradicional.
una carrera profesional.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA E.O MATRICIAL DEL
PROYECTO

VENTAJAS DESVENTAJAS
• Debido a que las personas clave se  Los conflictos y su resolución
pueden compartir, el costo del pueden ser un proceso continuo
programa se minimiza. Las (que posiblemente requiera el
personas pueden trabajar en una apoyo de un especialista de la
variedad de problemas: es decir, es organización).
posible un mejor control de las  Las personas no sienten que
personas.
tienen control sobre su propio
destino cuando informan
• Los conflictos son mínimos, y continuamente a múltiples
aquellos que requieren una gerentes.
referencia jerárquica se resuelven
más fácilmente.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA E.O MATRICIAL DEL
PROYECTO

VENTAJAS DESVENTAJAS
• Se puede desarrollar una sólida  Las personas no sienten que
base técnica y se puede dedicar tienen control sobre su propio
mucho más tiempo a la resolución destino cuando informan
de problemas complejos. El continuamente a múltiples
conocimiento está disponible para gerentes.
todos los proyectos en igualdad de
condiciones.
 El equilibrio de tiempo, costo y
rendimiento debe ser
• Hay un mejor equilibrio entre monitoreado.
tiempo, costo y rendimiento.
FACTORES DE SELECCIÓN PARA UNA FORMA
ORGANIZACIONAL

• Tamaño del proyecto


• Longitud del proyecto
• Experiencia en gestión de proyectos
• Filosofía y visibilidad de ejecutivos
• Localización del proyecto
• Recursos disponibles
• Aspectos únicos del proyecto
BIBLIOGRAFÍA

• KERZNER, Harold (2001): Poject Management: a systems approach


to planning, sheduling and controlling ( eighth edition), John Wiley
& Sons, Inc

• GIDO, Jack y CLEMENTS James (2012): Administración exitosa de


proyectos Quinta edición, Cencage Learning

• Guía de los Fundamentos para la dirección de Proyectos Quinta


edición, Instituto de Administracion de Proyectos de EE.UU (PMI)