Anda di halaman 1dari 27

PPIC

(Production Planning and Inventory Control)

2016
Pendahuluan

 Fungsi Planning dalam perusahaan (manufacture)


dijalankan oleh bagian PPIC ( Production Planning and
Inventory Control ).
 Disamping memiliki fungsi production planning, PPIC juga
memiliki peranan dalam manajemen Inventory
Inventory

 Inventory atau barang persediaan merupakan aset perusahaan


yang berupa persediaan bahan baku/raw material, barang-barang
sedang dalam proses produksi, dan barang-barang yang dimiliki
untuk dijual.
 Karena inventory disimpan di gudang, maka manajemen
inventory dan gudang sangat berkaitan.
 Pergudangan sendiri adalah kesatuan komponen di dalam Suplay
Chain Product
 Gudang berfungsi sebagai tempat penyimpanan barang ya, sampai
digunakan dalam proses produksi. Fungsi penyimpanan ini sering
disebut ruang persediaan, gudang bahan baku, dll.
 Perlu strategi atau manajemen inventory yang baik agar biaya
persediaan optimum
Production Planning Control

 Tugas umum dari PPIC adalah menerima order dari bagian


Penjualan ( Sales/marketing ) lalu memastikan order ini selesai dan
dikirim ke customer pada waktu yang sudah disepakati.

 Simple bukan ?

 Fungsi PPIC berkaitan erat dengan fungsi Marketing, Purchasing,


dan Produksi.

 Disamping itu Informasi mengenai level of raw material, Work In


Process (WIP), Final Product, dan data stock opname untuk
bagian Finance terutama dalam pembuatan laporan keuangan
perusahaan juga termasuk dalam tanggung jawab PPIC .
Design Planning dan Inventory Control

 Peran Sistem Informasi dalam aktivitas production planning sangat


besar, tanpa bantuan software, aktivitas planning tidak akan
optimal.
 Planning tidak hanya mengerjakan masalah perencanaan saja, tapi
terkait dengan manajemen inventory. Otomatis Planning harus
memiliki Link dengan Sistem Purchasing dan Ware house secara
real time dan up date.
 Ini masih dalam scope inventory, belum termasuk aktivitas
pengawasan proses produksi. Setiap perubahan dalam proses
yang terkait dengan Penjadwalan ulang (reschedulling),
Pembuatan ulang (Remake), Permintaan tambahan material, dll,
pastinya akan mempengaruhi alokasi kapasitas dan seluruh
penjadwalan
Pengelolaan Inventory atau barang
persediaan
 Barang persediaan terdiri dari :
1. Material dan Supporting Material,
2. Work In Process (WIP),
3. Final Product.
Master
Production Schd
Planning dan Monitoring Proses Produksi

 PPIC menjadi semacam Conection point dan Gate dengan dunia


luar dalam konteks realisasi produk.

 PPIC harus memberikan informasi yang akurat mengenai proses internal ke


Sales/Marketing, untuk diteruskan ke Customer.

 Dalam sebuah industri, bisa saja final product perusahaan kita menjadi material
bagi industri lainnya. Misal Industri kancing dan resleting menjadi material bagi
industri Garment. Inilah salah satu konsep dari “customer satisfaction” .

 Customer tidak bisa melihat langsung ke dalam “dapur” anda,


tapi bagaimana meresponse datangnya order, akan memberikan gambaran
seberapa kuat kemampuan manufacturing perusahaan anda.

 Disinilah vitalnya peranan PPIC dan Sistem Informasi dalam proses planning
dan monitoring
Tugas pokok

 Membuat perencanaan produksi tahunan berdasarkan Sales Forecast


(ramalan penjualan Bagian Sales dan Marketing)
 Mengeluarkan WO = work order ( CPB = Catatan
Pengolahan Bets ) ke bagian Produksi, PR ( Purchase Requisition) ke bagian
Purchasing
 Mengendalikan tingkat ketersediaan barang ( bahan baku,
bahan kemasan, work-in-progress ( WIP ), dan Finished
Goods ( Barang Jadi )
 Membuat laporan mingguan / bulanan produksi obat jadi,
WIP dan Inventory
Agar PPIC bekerja optimal, diperlukan :

1. Rencana Penjualan ( forecast ) dari Sales and Marketing


Department
2. Formula standard setiap produk
3. Standard kapasitas produksi dan tenaga kerja
4. Standard yield setiap produk - susut pada tiap tahap produksi
5. Lead time / delivery time untuk pengadaan bahan / material, baik
lokal maupun impor.
6. Batasan minimum dan maksimum stock – kebijakan perusahaan
7. Koordinasi dan komunikasi yang baik dengan bagian terkait :
bagian Sales and Marketing, bagian Produksi, Personalia,
Bagian QC, Bagian QA, dan Bagian Pembelian
Sales Forcast  rencana Produksi bulanan / mingguan

Program
iklan dan
promosi

Penjualan Sales Iklim makro


tahun lalu Forecast ekonomi, dll

Hasil
pantauan
terhadap
kompetitor
Sales Forcast  rencana Produksi bulanan / mingguan

Perkiraan WIP Tingkat Persediaan


Sales Forecast
akhir tahun bahan awal

Perkiraan FG Tingkat susut


Dll
akhir tahun produksi
Program iklan
dan promosi
Berubah ?

Penjualan Sales Iklim makro


tahun lalu Forecast ekonomi, dll

Rencana produksi
disesuaikan
Hasil pantauan
terhadap
kompetitor

Meeting bulanan dengan


bagian PPIC, Produksi,
Pembelian untuk rencana
produksi rolling 3 bulan ke
depan
Expire
Date
Supaya tidak over
stock atau stock out
Mekanisme Kerja PPIC

Sistem perencanaan dan Inventory :


1. Sistem perencanaan produksi ( job order, continous product ion)
Dibuat dengan skala tahunan, kuartal dan bulanan berdasarkan
forecast bagian Sales and Marketing dan evaluasi rata-rata data
delivery atau berdasarkan adanya job order
2. Perencanaan kebutuhan bahan awal dan Inventory
Dalam menghitung kebutuhan dan pengadaan bahan baku serta kemasan perlu
diperhatikan hal-hal berikut :
 Saldo awal bahan baku / kemasan ( digudang & produksi )
 Outstanding order (sudah diorder tapi belum masuk)
 Jadwal penerimaan
 Saldo minimum - besarnya buffer stock – kebijakan ( policy ) perusahaan 
ED bahan baku
 Delivery time / Lead time
 Minimum order quantity
Inventory Control

Fungsi utama :
 pengendalian persediaan bahan awal ( bahan baku dan bahan kemasan )
 menghitung kebutuhan bahan awal sesuai jadwal produksai
 mengatur keseimbangan stock bahan awal, WIP dan Produk Jadi ( FG )
 Stock harus dijaga pada level minimum tetapi masih menjamin kontinuitas
produksi secara optimum

Level Inventory yang besar :


 butuh dana besar
 biaya inventory besar ( biaya penyimpanan, bunga bank )
 resiko bahan menjadi rusak / kadaluarsa
• Inventory kecil :
 Produksi tidak lancar  mesin idle
 Product stock out  lost of opportunity

Penyimpangan Inventory dari yang direncanakan :


 Target penjualan tidak tercapai
 Lead time bahan awal tidak tepat
 Gangguan produksi
Perencanaan Produksi harus memperhatikan :

Stock :
• Bahan baku / kemasan awal
• WIP dan FG

Tenaga Kerja :
• Jumlah jam kerja
• Jumlah personil

Mesin :
• Kapasitas mesin
• Set up dan set down mesin
Perencanaan Produksi - Kapasitas Produksi :

Produktivitas per orang - 100 kg / jam


Penimbangan Karyawan penimbangan : 4 orang

Produktivitas per group : 200 kg / jam


Granulasi Mesin yang tersedia : 2 group

Produktivitas per group : 400 kg / jam


Mixing Mesin yang tersedia : 2 group

Produktivitas per mesin : 50 kg / jam


Pencetakan Mesin yang tersedia : 4 mesin

Produktivitas per mesin : 30 kg / jam


Pengemasan Primer Mesin yang tersedia : 6 mesin
Perencanaan Produksi - Kapasitas Produksi :

Untuk mendapatkan nilai kapasitas produksi yang akurat :

1. Setiap produk sudah mempunyai formula standard, standard


yield dan Protap yang jelas dan tervalidasi

2. Waktu yang dibutuhkan untuk setiap tahap proses masing-


masing produk sudah distandardisasi :
 waktu mesin : waktu proses / jangka waktu mesin ybs
belum dapat digunakan untuk proses bets selanjutnya
atau produk lain ( bukan karena mesin rusak )
 Waktu orang (Man Hour)
 Waktu untuk pembersihan mesin

3. Waktu untuk perawatan mesin ( maintenance )


Contoh :

Untuk produksi sediaan tablet A,B,C,D,E,F digunakan proses


granulasi basah dengan urutan mesin/peralatan sebagai berikut :

 Super mixer
 Oscilating granulator I (granulasi basah)
 Fluid bed dryer (drying)
 Oscilating granulator II (granulasi kering)
 Drum mixer (final blend)
 Tabletting Machine
Jenis mesin Waktu mesin / bets

A B C D E F

Super mixer 0.25 0.20 0.20 0.15 0.30 0.25


Oscilating granulator I 0.75 0.60 0.50 0.50 0.80 0.60
Fluid bed dryer 0.50 0.50 0.40 0.35 0.60 0.50
Oscilating granulator II 0.30 0.25 0.25 0.25 0.30 0.35
Drum mixer 0.40 0.33 0.33 0.50 0.33 0.30
Tabletting machine 2.00 3.00 3.00 2.50 3.00 3.25

Kapasitas Mesin terpakai


% Utilitas Mesin = X 100%
Kapasitas mesin terpasang
Dan jumlah batch yang akan diproduksi pada bulan tertentu untuk
masing-masing sediaan adalah :

A : 10 D : 20
B : 20 E : 20
C : 10 F : 20

Hitunglah apakah masih cukup tersedia kapasitas mesin untuk


produksi sediaan tablet tersebut diatas?
Penyelesaian :

Jumlah hari kerja rata-rata per bulan diasumsikan : 22 hari.


Waktu kerja efektif per hari : 8 – 0,5 – 0,5 – 0,5 = 6,5 jam / shift

Waktu kerja efektif per bulan :


22 x 6,5 jam = 143 jam
Total Mch Utilitas
Jenis mesin A B C D E F
terpakai Mesin (%)

Super mixer 10x0,25 20x0,20 10x0,20 20x0,15 20x0,30 20x0,25 22,5 15,73%

Oscilating
10x0,75 20x0,60 10x0,50 20x0,50 20x0,80 20x0,60 62,5 43,71%
granulator I
Fluid Bed
10x0,50 20x0,50 10x0,40 20x0,35 20x0,60 20x0,35 48,0 33,56%
dryer

Oscilating
10x0,30 20x0,25 10x0,25 20x0,25 20x0,30 20x0,35 28,5 19,93%
Granulator II

Drum Mixer 10x0,40 20x0,33 10x0,33 20x0,50 20x0,33 20x0,30 36,5 25,52%

Tableting
10x2,0 20x3,0 10x3,0 20x2,5 20x2,5 20x3,25 285,0 199,30%
Machine

Harus memperhitungkan waktu yang dibutuhkan untuk pembersihan mesin dan


perawatan mesin
Kesimpulan :

mesin-mesin untuk proses granulasi masih sangat cukup kapasitasnya


(rata-rata dibawah 50%), tapi untuk mesin tablet sudah overload (
hampir 200% ).

Keputusan :
 untuk jangka panjang, perlu tambah 1 unit mesin tablet.

 untuk jangka pendek, proses pencetakan tablet ditambah 1 shift lagi.


Terima kasih !
Sebuah ruangan proses granulasi, diketahui memiliki :

1. Dimensi ruangan adalah P x L x T = 4 x 3 x 3 meter


2. Dua buah Supplay Air Grill berukuran masing-masing 50 x 50 cm,
dan 1 Return Air Grill berukuran 50 x 50 cm
3. Hasil pengukuran dengan Air Capture Hood/ Balometer,
SAG1= 0.138 m3/s, SAG2= 0.141 m3/s
4. Hasil pengukuran dengan anemometer, SAG1= 0.138 m/s, SAG2=
0.141 m/s

Berapa pertukaran udara per jam di ruangan tersebut? Bagaimana


pemenuhannya dengan persayaratan CPOB?