ASESMEN KEBUTUHAN PELATIHAN

Mata kuliah Psikologi Pelatihan Pertemuan 2

dan Pertemuan 3
 PERTEMUAN 2
JENIS DAN LANGKAH ASESMEN KEBUTUHAN PELATIHAN
Tujuan: Mahasiswa memahami jenis asesmen kebutuhan pelatihan dan metode
pengumpulan data asesmen kebutuhan pelatihang
APA ITU TRAINING NEED
ASSESSMENT?
 PENGERTIAN TRAINING NEED
ASSESSMENT

• Adalah proses pengumpulan informasi mengenai kebutuhan

organisasi (baik tersirat maupun tersurat) yang bisa
dipenuhi melalui penyelenggaraan pelatihan. (Bazette, 2006).
 JENIS TRAINING NEED ASSESSMENT
M C G E E & T H YE R (1 9 6 1 )

Analisis Organisasi Analisis Tugas Analisis Manusia

 ASESMEN ORGANISASI

• Proses identifikasi apakah pelatihan mendukung arah strategi organisasi,

apakah semua anggota organisasi mendukung kegiatan pelatihan, dan
sumber daya pelatihan apa yang dibutuhkan.
• Setiap pelatihan harus memiliki keterkaitan dengan sasaran strategis
yang ingin dicapai organisasi.
 BEBERAPA HAL YANG PERLU
DIPERTIMBANGKAN

• Bagaimana program pelatihan ini selaras dengan kebutuhan strategis

dari organisasi?
• Sumber daya organisasi apa yang tersedia untuk program ini (budget,
waktu, dlsb)
• Bagaimana dukungan manajer kepada program ini? (Apakah akan
memberi izin? Bagaimana tindak lanjut dari pelatihan ini?)
 ASESMEN TUGAS

• Proses identifikasi tugas dan pengetahuan, keterampilan, dan perilaku penting

yang diperlukan oleh karyawan dalam menyelesaikan tugas mereka. Tugas (task)
adalah kegiatan kerja seseorang dalam sebuah jabatan/posisi. Kegiatan Kerja
membutuhkan sejumah kriteria yang disebut KSAO;
• Pengetahuan (Knowledge): fakta atau prosedur, sifatnya informasi
• Keterampilan (Skill): kompetensi dalam melakukan suatu prosedur
• Kemampuan (Ability): Kapasitas mental dan fisik untuk melakukan suatu tugas
• Karakteristik lain (Others): Kondisi di mana suatu tugas dilakukan
 BEBERAPA HAL YANG PERLU
DIPERTIMBANGKAN:

• Seberapa penting peran suatu tugas terhadap keberhasilan suatu pekerjaan?

• Seberapa sering dan lama suatu tugas dilakukan? Seberapa sulit tugas itu
dipelajari?
• KSAO apa yang diperlukan untuk menjalankan tugas tersebut?
 ASESMEN MANUSIA

• Proses identifikasi siapa saja individu yang membutuhkan pelatihan.

Umumnya alasan seseorang membutuhkan pelatihan adalah:
• Kinerja buruk (banyak komplain, hasil appraisal rendah, banyak kecelakaan)
• Adanya perubahan pada organisasi (mis: implementasi software atau alat baru)
• Asesmen manusia mencoba mencari apakah permasalahan pada ybs
disebabkan oleh kurangnya kemampuan ataukah dari motivasi
ataupun masalah pada desain pekerjaan.
• Masalah di luar kurangnya kemampuan tidak bisa diselesaikan dengan
pelatihan.
 BEBERAPA HAL YANG PERLU
DIPERTIMBANGKAN

• Bagaimana karakteristik calon trainee? (latar belakang pendidikan, jenis

pekerjaan, kemampuan yang sudah dikuasai, dlsb)
• Bagaimana kesiapan trainee dalam menjalani proses pelatihan?
• Bagaimana pandangan dan motivasi calon trainee atas program
pelatihan? Apakah mereka menyadari apa manfaat dari program
pelatihan tersebut, ataukah merasa terpaksa?
 GAME

Statement / Contoh Kategori Asesmen

(Organisasi/Tugas/Individu)
UMBY berencana menerapkan e-learning
Semua jabatan Dosen harus mampu mengoperasikan
komputer, internet, dan aplikasi e-learning
Bapak Ari, seorang dosen, tidak bisa menggunakan
internet
 GAME

Statement / Contoh Kategori Asesmen

(Organisasi/Tugas/Individu)
UMBY berencana menerapkan e-learning Organisasi
Semua jabatan Dosen harus mampu mengoperasikan Tugas
komputer, internet, dan aplikasi e-learning
Bapak Ari, seorang dosen, tidak bisa menggunakan Individu
internet
 GAME

Statement / Contoh Kategori Asesmen Jenis pelatihan yang

(Organisasi/Tugas/Individu) disarankan
Seorang manajer bank kesulitan mendelegasikan tugas
kepada bawahannya
Semua posisi recruitment harus menguasai keterampilan
company branding mulai tahun depan
Sebuah pabrik ingin menerapkan aturan baru terkait
kedisiplinan kepada para operator mesin
Para resepsionis baru di Hotel A harus mengetahui core
value dari hotel tersebut
Seorang programmer sering telat men-submit hasil
kerjanya karena dia merasa tidak dihargai
 GAME

Statement / Contoh Kategori Jenis pelatihan yang

Asesmen(Organisasi/Tugas/ disarankan
Individu)
Seorang manajer bank kesulitan mendelegasikan tugas Individu Leadership
kepada bawahannya
Semua posisi recruitment harus menguasai keterampilan Tugas—Skill Company branding
company branding mulai tahun depan
Sebuah pabrik ingin menerapkan aturan baru terkait Organisasi Aturan kedisiplinan
kedisiplinan kepada para operator mesin perusahaan
Para resepsionis baru di Hotel A harus mengetahui core Tugas—Knowledge Budaya perusahaan
value dari hotel tersebut Hotel A
Seorang programmer sering telat men-submit hasil - -
kerjanya karena dia merasa tidak dihargai
 3 LANGKAH UMUM TNA
( B AR B AZ E T T E, 2 0 0 6)

1. 3. Membuat
2. Analisis
Memperoleh rencana
informasi
informasi pelatihan
INFORMASI APA YANG DIKUMPULKAN
DAN DIANALISIS?

Analisis
Organisasi

Analisis Tugas

Analisis Individu
 BAGAIMANA MENGUMPULKAN
INFORMASI?

Observasi Wawancara Kuesioner Diskusi grup Dokumentasi

(Manual, catatan,
laporan)
 Observasi
• Observasi melibatkan pengamatan terhadap keseharian kerja karyawan
• Data yang dihasilkan sesuai lingkungan kerja
• Jika karyawan aware bahwa sedang diobservasi, mungkin perilakunya akan berubah

Wawancara
• Mudah dilaksanakan; dapat menangkap detail kebutuhan pelatihan serta penyebab atau solusi yang
mungkin
• Pertanyaan dan informasi yang diungkap dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan
• Butuh waktu lama, sukar dianalisis, dan susah melakukan penjadwalan
• Contoh pertanyaan wawancara TNA:
• Asesmen organisasi: Secara keseluruhan, apa yang ingin dicapai perusahaan?
• Asesmen tugas: Bagaimana tugas ini dapat mendukung kebutuhan organisasi? KSAO apa yang dibutuhkan untuk
melaksanakan tugas ini?
• Asesmen individu: Apakah individidu ybs memiliki KSAO yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tersebut?
Apabila ada permasalahan dalam kinerjanya, apa yang kira-kira menjadi masalahnya?
Kuesioner
• Dapat memperoleh banyak data dalam waktu singkat
• Analisis data lebih mudah
• Tingkat kembali lebih sedikit atau respons yang diberikan tidak pas
• Jawaban yang diberikan kurang mendetail/terbatas

Diskusi Kelompok
• Dapat mengeksplorasi isu yang kompleks yang mungkin tidak bisa dijawab oleh satu orang dalam satu waktu
• Pertanyaan dan informasi yang diungkap dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan
• Jika ada peserta diskusi dengan perbedaan posisi yang jelas (misal, ada anak buah dan bos) mungkin enggan untuk jujur

Dokumentasi
• Sumber informasi yang valid dan terpercaya, terutama terkait prosedur dan proses (SOP)
• Objektif
• Mungkin menggunakan jargon-jargon yang sukar dimengerti
• Mungkin sudah usang/ketinggalan zaman.
 KELEBIHAN DAN KEKURANGAN
METODE PENGUMPULAN DATA
Metode Kelebihan Kekurangan
Observasi

Kuesioner

Wawancara

FGD

Dokumen organisasi
KE MANA MENGUMPULKAN INFORMASI?

Analisis Organisasi Manajer level atas

(Direktur, C-level)

Subject matter expert:

- Karyawan
Analisis Tugas - Manajer level tengah
- Pakar dan akademisi
- Konsumen

Kriterianya memahami:
- Tugas yang dilaksanakan
Analisis Individu - Keterampilan yang dibutuhkan
agar tugas berhasil dijalankan
- Alat dan bahan yang perlu
- Kondisi suatu tugas dijalankan
 STUDI KASUS

• Universitas Mercu Buana berencana untuk mengembangkan perkuliahan melalui

e learning. Semua dosen, karyawan, dan mahasiswa harus mampu untuk
menjalankan perkuliahan e learning mulai tahun depan. Di sisi lain, belum semua
elemen organisasi mampu menjalankan e learning. Anda ditugasi untuk
melakukan asesmen kebutuhan pelatihan dari situasi ini.
• Pertanyaan:
• 1. Uraikan asesmen organisasi, tugas, dan individu apa yang perlu dilakukan.
• 2. Metode pengumpulan data apa saja yang akan digunakan untuk setiap level
asesmen organisasi, tugas, dan individu? Apa alasannya?
• 3. Siapa saja yang akan Anda libatkan dalam pengumpulan data? Mengapa Anda
berencana melibatkan pihak tersebut?
 DIARI PEMBELAJARAN
Tulis di selembar kertas:
1. Nama, NIM, Tanggal
2. HAL BARU apa saja yang sudah dipelajari hari ini
3. KESAN terhadap proses kuliah hari ini
4. MASUKAN / SARAN untuk pertemuan hari ini
5. PERTANYAAN-PERTANYAAN atas materi hari ini
Waktu: 5 menit
 PERTEMUAN 3:
A N A L I S I S DATA T N A DA N P E R S I A PA N D E S A I N
P E L AT I H A N

Tujuan: Mahasiswa memahami jenis teknik analisis data TNA dan gunanya untuk
persiapan desain pelatihan
 3 LANGKAH UMUM TNA
( B AR B AZ E T T E, 2 0 0 6)

1. 3. Membuat
2. Analisis
Memperoleh rencana
informasi
informasi pelatihan
 JENIS-JENIS ANALISIS INFORMASI TNA

Analisis Kinerja Analisis Target Populasi Analisis Kontekstual

 ANALISIS KINERJA

• Merupakan analisis yang melihat kinerja pegawai saat ini dan

mengidentifikasi apakah seorang pegawai berkinerja sesuai harapan.
• Umumnya, analisis kinerja dilakukan bersamaan atau setelah proses
asesmen kebutuhan pelatihan.
• Tujuan: mengidentifikasi penyebab kinerja yang bermasalah serta
apakah masalah tersebut dapat diperbaiki menggunakan pelatihan atau
solusi lain (coaching, konseling, mutasi, penggantian alat, dlsb)
• Beberapa metode analisis kinerja
• Analisis mampu-tak mampu atau mau-tak mau
• Analisis gap kompetensi
 Mampu (Can) Tidak mampu (Cannot)

Mau (Will) Mampu/Mau Tidak Mampu / Mau

Cari penyebab lain mengapa Berikan pelatihan keterampilan

kinerjanya buruk
Mungkin masalahnya ada di
Berikan coaching sumber daya atau peralatan yang
terbatas/rusak

Cari penyebab lain kinerjanya

buruk
Tidak mau (Will not) Mampu/Tidak Mau Tidak Mampu /Tidak Mau

Identifikasi penyebab masalah Berikan pelatihan keterampilan

sikap dan motivasinya
Identifikasi penyebab masalah
Berikan pengawasan atas sikap dan motivasinya
pekerjaan
Berikan pengawasan
Berikan caching dan feedback
 ANALISIS GAP KOMPETENSI

• Analisis yang membandingkan antara tingkat kompetensi yang seharusnya

dimiliki dan tingkat kompetensi yang seharusnya dimiliki.
• Asesmen dan analisis kebutuhan pelatihan pada intingnya berupaya
menemukan kesenjangan (gap) atau kekurangan
(deficiencies) antara kompetensi/kemampuan yang
diharapkan dengan yang dimiliki.
• Tujuan. Mengidentifikasi area kompetensi mana yang perlu ditingkatkan
agar ybs dapat mengerjakan tugasnya dengan baik.
• Dapat dilakukan jika sudah diverifikasi bahwa masalah utama dari kinerja
yang bermasalah adalah kurangnya kompetensi (Cannot do) dan bukannya
kurangnya motivasi (Will not do) atau faktor eksternal (seperti alat yang
rusak/terbatas)
 CONTOH DAN JENJANG KOMPETENSI

• Kompetensi biasanya memiliki apa yang disebut: 1) label kompetensi;

2) definisi kompetensi; dan 3) jenjang kompetensi
• Sebagai contoh:
 ANALISIS TARGET POPULASI

• Merupakan analisis yang bertujuan untuk mengumpulkan

informasi mengenai karakteristik yang akan menjadi peserta
pelatihan
• Beberapa fungsi lain dari Analisis Target Populasi
• Menentukan jenis materi yang akan dikembangkan dan digunakan
• Menentukan pendekatan-pendekatan yang diperlukan dalam
mengelola kelas dan trainee (baik sebelum maupun sepanjang
pelatihan)
 INFORMASI YANG DISASAR

Jenis Informasi Contoh

Minat Peserta generasi milenials pasti minatnya beda dengan Gen X)
Pelatihan terdahulu Pelatihan yang sudah dijalani para professor pasti beda dengan
dosen baru
Manfaat personal Aysed (Apa yang saya dapatkan?) (Misal: Pelatihan ini akan
membuat Anda lebih paham bagaimana cara mengelola emosi
sehingga jika…)
Sikap dan bias Peserta yang sudah ogah-ogahan masuk ke kelas, pasti sikapnya
juga malas-malasan
Karakteristik fisik Jika peserta pelatihan kebanyakan sudah tua, jangan terlalu
banyak kegiatan fisik
Karakteristik Budaya Peserta yang tanggal di Yogyakarta mungkin punya cara
bicara/bahasa yang beda dengan yang di Jakarta
 ANALISIS KONTEKSTUAL

• Analisis kontekstual merupakan jenis analisis yang betujuan

menentukan bagaimana, kapan, dan di mana pelatihan akan dilaksanakan.
• Analisis ini biasanya sangat bersifat praktis dan berorientasi pada
implementasi/penyelenggaraan kegiatan pelatihan.
• Analisis kontekstual memperhitungkan cara dan situasi penyampaian
pelatihan
• Kelompok? Individu? Sendiri? On the job?
• Di kelas? Di lapangan? Lewat internet?
 INFORMASI YANG DISASAR

Jenis Informasi Pengertian

Biaya pelatihan Biaya yang dibutuhkan untuk suatu pelatihan, baik biaya pengembangan materi
maupun biaya pelaksanaannya.
Konsistensi Seberapa jauh semua peserta pelatihan memperoleh materii dan pengalaman yang
serupa
Waktu pelatihan Waktu yang dibutuhkan untuk menyelenggarakan suatu pelatihan

Kepakaran pelatih Keterampilan pelatih dalam menyampaikan materi kepada peserta

Jumlah Peserta Berapa jumlah peserta pelatihan

Pertimbangan lain Hal-hal lain di luar pelatihan, seperti biaya travel.

 PERTIMBANGAN DALAM ANALISIS
KONTEKSTUAL

Lokasi Pelatihan
Ukuran Kelas
Jenis Metode Jenis Contoh
Pelatihan Kelompok Kelas fisik atau visual Fisik Instansi (onsite/in-house), hotel, gedung
Pelatihan individu (mandiri) High tech (komputer) pertemuan. dlsb
atau low tech (tugas) Virtual Intranet, Internet,Video Conference,
On the job Dilakukan di tempat CD/DVD/film
Kerja secara real time
 GAME

Statement / Contoh Kategori Analisis

Berdasarkan hasil analaisis…. (Kinerja/Populasi/Konteks
tual
Keterampilan yang perlu ditingkatkan adalah manajemen stress
pada pekerjaan dan Kerja sama tim
Biaya pelatihan komunikasi publik ini adalah 4 – 5 juta rupiah
Sebanyak 10 orang ibu rumah tangga membutuhkan pelatihan
peningkatan ekonomi rumah tangga
Terdapat 25 orang manajer lini berusia 30-40 tahun yang
membutuhkan peningkatan team management, yang akan
dilaksanakan selama 2 hari (masing-masing 2 jam
 GAME

Statement / Contoh Kategori Analisis

Berdasarkan hasil analaisis…. (Kinerja/Populasi/Konteks
tual
Keterampilan yang perlu ditingkatkan adalah manajemen stress Kinerja
pada pekerjaan dan Kerja sama tim
Biaya pelatihan komunikasi publik ini adalah 4 – 5 juta rupiah Kontekstual
Sebanyak 10 orang ibu rumah tangga membutuhkan pelatihan Target Populasi, Kinerja
peningkatan ekonomi rumah tangga
Terdapat 25 orang manajer lini berusia 30-40 tahun yang Target Populasi, Kinerja,
membutuhkan peningkatan team management,yang akan Kontekstual
dilaksanakan selama 2 hari (masing-masing 2 jam)
 SHARING DAN DISKUSI

• Silakan sharing hasil diskusi training need assessment kemarin. Per

kelompok @ 2 menit.
• Setelah itu, dari hasil asesmen masing-masing, silakan buat analisis
pelatihannya (Analisis Kinerja, Analisis Target Populasi, dan Analisis
Kontekstual)
• Hasil Diskusi Studi Kasus atas Training Need Assessment dan Training
Need Analysis diketik dalam bentuk laporan dan dikumpulkan pada
pertemuan 5- 1 hari by email.
 TUGAS
BUATLAH MAKALAH TENTANG TEKNIK
PELATIHAN

1. Silakan cek buku Employee Training and Development Raymond A Noe (2010)
Bab 7 (Traditional Training Methods)
2. Silakan pilih dua Teknik Pelatihan dari buku tersebut
• Kelompok yang mengambil Presentation Method  paling gampang, tapi maju paling
pertama
• Kelompok lainnya  berdasarkan nomor urut undian
• Ketua kelas diminta untuk meng-organize pembagian materi dan urutan maju.
3. Tugas Anda adalah membuat makalah dan presentasi tentang dua Teknik
pelatihan yang Anda pilih.
 Presentation Method
1. Lecture
2. Audiovisual Technique
Yang dikasih warna = 1 paket
Hands on Methods Group Building Methods
3. On the Job Training 11. Adventure Learning
4. Self-Directed Learning 12. Team Training
5. Apprenticeship 13. Action Learning
6. Simulations 14. Experiential Learning
7. Case Study
8. Business Games
9. Role Play
10. Behavior Modeling
 POIN-POIN PENTING (BOLEH
DITAMBAHKAN SENDIRI)

1. Termasuk metode apakah Teknik pelatihan tersebut?

2. Apa pengertian masing-masing Teknik Pelatihan?
3. Apa saja karaktetistik dari masing-masing Teknik Pelatihan?
4. Apa saja kelebihan dan Kelemahan masing-masing Teknik
Pelatihan?
5. Apa saja program pelatihan yang telah menggunakan masing-
masing Teknik pelatihan tersebut? Berikan uraian dan
alasannya
• Tugas dikumpulkan dalam bentuk
• Makalah (PDF)
• Presentasi (Power Point)
• Dengan format di Subjek Email dan nama file [Pelatihan Psikologi Hari] - [Nama
Kelompok] - [Nama Materi]
• Pelatihan Psikologi Hari Selasa – Kelompok 2 – Adventure Learning dan Team Learning
• Jangan lupa cantumkan nama kelompok dan NIM di sampul
• Silakan kirimkan email saya paling lambat H-1 tampil (supaya bisa di-compile)
• Minggu depan presentasi kedua metode pelatihan, masing-masing kelompok
sepuluh menit. Akan ada penilaian dari kelompok lain, jadi silakan dikondisikan.