TUGAS KORESPONDENSI

KELOMPOK 1
NAMA ANGGOTA :
1.AGUSTINA
2.HAMINA DIVANIA
3.M. REZA
4.PURI THOHAROH
5.RISWANDI
6.RAUDATUL JANNAH
7.ROSITA HANDAYANI
 PENGERTIAN SURAT
Pengertian surat adalah sebuah sarana komunikasi yang
dapat digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh
suatu pihak (seseorang) kepada pihak lain (seseorang
lainnya). Informasi dari surat itu dapat berupa dalam:

• 1. Pemberitahuan
• 2. Pernyataan
• 3. Perintah
• 4. Permintaan / permohonan
• 5. Laporan
 TUJUAN SURAT
Tujuan seseorang atau suatu organisasi/kantor
menulis surat adalah:
a. Menyampaikan informasi
b. Menyampaikan maksud dan tujuan sesuai
dengan isi hati penulis.
c. Memperlancar arus komunikasi sehingga
informasi yang diterima jelas dan tidak salah tafsir.
d. Mengehemat waktu, tenaga, dan biaya dari
pada bertemu langsung dengan pihak yang dituju.
 FUNGSI SURAT
Dilihat dari pengertian surat, adapun fungsi dari sebuah surat
adalah sebagai berikut:
1. Sebagai sarana komunikasi.
2.Sebagai alat untuk menyampaikan pemberitahuan / permintaan
atau permohonan, buah pikiran atau gagasan.
3. Sebagai alat bukti tertulis.
4. Sebagai alat untuk mengingat.
5. Sebagai bukti historis.
6. Sebagai pedoman kerja.
7.Sebagai alat bukti autentik (pelaku hukum).
8. Sebagai alat pengingat.
9. Sebagai bukti historis (sejarah).
10. Sebagai pedoman untuk bertindak.
11. Sebagai duta/wakil.
12. Sebagai jaminan keamanan.
 JENIS JENIS SURAT
JENIS SURAT
Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat digolongkan atas tiga jenis,
yaitu sebagai berikut:
1. Surat pribadi
2. Surat dinas
3. Surat niaga
Berikut ini merupakan pengertian dari ketiga jenis surat yang telah dijelaskan
diatas sebagai berikut:
a. Surat Pribadi
Adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan
pribadi. Komunikasi antara anak dan orang tua, antarkerabat, antarsejawat, dan
antarteman. Digunakan kartu pos, warkat pos, atau surat bersampul.
b. Surat Dinas
Segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan
dinas instansi. Salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam
pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi
pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari instansi
kepada instansi lain dan dari instansi kepada perseorangan atau sebaliknya.
 c. Surat Niaga
• Surat yang dipergunakan orang atau badan
yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga,
seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha
jasa. Adapun macam-macam dari surat niaga
adalah sebagai berikut:
• 1. Surat penawaran
• 2. Surat pengaduan
• 3. Surat pesanan
• 4. Surat pengiriman
• 5. Surat pembayaran barang
• 6. Surat penagihan, dan sebagainya.
 PERALATAN SURAT
• 1. Baki surat ( tray )
• Alat ini berguna
sebagai tempat dari
berkas yang ada,
selain itu dapat
berguna untuk
berbagai jenis berkas
menurut
keperluannya.
2. Buku agenda surat
masuk dan surat keluar
Buku agenda ini harus
disediakan jika
pengurusan surat
menggunakan sistem
buku agenda.
• 3. Kartu kendali, lembar pengantar surat masuk, lembar pengantar
surat rahasia
• Peralatan ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan
sistem kartu kendali. Peralatan ini digunakan untuk mencatat data surat
masuk dan surat keluar.
• 4. Secretaries Desk file
• Kumpulan map dengan kode, jenis klasifikasipekerjaan sesuai dengan
kelompok berkas yang ditangani.
• 5. Alat Tulis
• Contoh alat tulis antaralain, pulpen,pensil, penggaris, kertas,
catatan,stapler, dan penjepit kertas.
•
6. Kertas dan Amplop
• Kertas dengan kop surat atau kertas polos dan amplop berbagai ukuran
7. Alat Pembuka Surat
• Depat berupa alat manual seperti pisau, gunting atau yang elektrik
dengan mesin pemuka surat.
8. Stempel
• Stempel tanggal terima dan stempel perusahaan.
9. Formulir tanda terima atau buku ekspedisi
Formulir tenda terima digunakan pada pola disentralisasi dan buku
ekspedisi digunakan pada pola sentralisasi .
10. Lembar Disposisi
Lembar isi ini untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan
dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain.
Lembar ini digunakan pada pola sentralisasi. Pada pola
disentralisasi,disposisi langsung pada suratnya.
BAGIAN BAGIAN SURAT
• B. BAGIAN-BAGIAN SURAT
• 1. Kepala surat
• 2. Tempat, tanggal surat
• 3. Nomor
• 4. Lampiran
• 5. Hal
• 6. Alamat surat
• 7. Salam pembuka
• 8. Isi surat
• 9. Salam penutup
• 10. Nama pengirim/tanda tangan
• 11. Tembusan
• 12. Inisial
Contoh bagian-bagian surat
TEKNIK LIPATAN SURAT
Video cara melipat surat