Anda di halaman 1dari 30

Contoh

Peralatan dan Perlengkapan Kantor


ANGGOTA KELOMPOK :

BELLA FITRIA W. (07)


EKA ERVAN SEPTIAN K. (10)
NURVINA (21)
WAHYU NIRAHCHMAWATI D. C. (27)
WARDATUL HASANAH (28)

Politeknik NegerI Malang


Peralatan Kantor
Peralatan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan
suatupekerjaan yang diharapkan di kantor.Peralatan atau perlengkapan kantor
adalah barang-barang yang digunakan untukmenghasilkan suatu pekerjaan yang
diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop, pitamesin, dsb
Peralatan Kantor
1. FILING CABINET
Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci;
tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat
menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri
tegak lurus (vertikal) berderet ke belakang. Filing cabinet berguna untuk
menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.
Ada dua jenis filing cabinet, yaitu lateral filing cabinet dan drawer type filing
cabinet.
Lateral filing cabinet adalah almari arsip yang berpintu dan mempunyai pagan alas
untuk menyimpan arsip. Drawer type filing cabinet adalah almari arsip dalam bentuk
laci yang dapat ditarik keluar-masuk.

Drawer Type Filing Lateral Filing


2. ROTARY FILLING SYSTEM

Rotary adalah semacam filing cabinet tetapi


penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat
ini dapat digerakkan secara berputar, sehingga
dalam penempatan dan penemuan kembali arsip
tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari
bahan yang kuat seperti logam atau besi. Arsip
disimpan pada alat ini secara lateral.
3. LETTER TRAY

Letter tray merupakan semacam baki yang terbuat dari


plastik atau metal yang berguna untuk meletakkan
atau menyimpan surat yang biasanya disimpan diatas
meja.
4. LEMARI ARSIP

Lemari arsip adalah tempat menyimpan berbagai


bentuk arsip. Penyusunan arsip dapat dilakukan dengan
cara berdiri menyamping (lateral) dengan terlebih
dahulu arsip dimasukan kedalam ordner atau dengan
cara ditumpuk mendatar (horizontal) dengan terebih
dahulu arsip dimasukan ke map.
5. RAK ARSIP

Rak arsip merupakan lemari tanpa pintu, yang merupakan


rakitan dari beberapa keping papan, kemudian diberi tiang
tempat untuk menyimpan berkas. Berkas ditempatkan dirak dan
disusun secara vertikal lateral dari kiri atas ke kanan dan
seterusnya kebawah. Berkas yang akan disimpan di rak harus
dimasukkan ke dalam ordner atau box file terlebih dahulu, agar
berkas lebih terjaga. Lalu ordner ditempatkan dirak arrsip
sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang
berguna untuk menempatkan label atau judul dari berkas yang
ada didalamnya.
6. VISIBLE RECORD CABINET

Penyimpanan arsip dengan alat ini harus dengan kartu yang


disusun, lalu disimpan dan dijepit dalam laci lalu dimasukkan
dalam cabinet.

7. COMPACT ROLLING SHELVING

Lemari penyimpanan arsip yang disusun sejajar di atas rel


dan dapat digerakkan dengan bantuan roda sehingga dapat
dirapatkan atau direnggangkan antara satu dan lainnya
dengan mudah dan ringan.
8. MOBIPLAN FILING

Mobiplan filing system merupakan alat untuk tempat


menyimpan kartu, gambar, map cetakan secara
vertical atau digantungkan. Alat ini mudah
dipindahkan sehigga mempercepat pelaksanaan tugas.

9. VERTICAL FILING SYSTEM

Alat ini berbentuk lemari untuk menyimpan gambar dengan


system penyimpanan secara vertical (terbuat dari besi plat).
10. MAP ARSIP

a. Stomap Folio
Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup
pada setiap sisinya. Daun penutup ini berfungsi untuk
menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak
jatuh.

b. Map snelhecter
Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di
tengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk
menopang arsip/surat yang ada di dlamnya digunakan
penjepit.
c. Folder
Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun
penutup. Map ini berupa lipatan kertas tebal/plastik
saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map
ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang
selanjutnya akan dimasukkan ke dalam kotak arsip
secara vertikal.

d. Hanging Folder
Hanging folder, yaitu folder yang mempunyai besi
penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang
yang ada di filing cabinet.
11. GUIDE

Guide merupakan selembaran kertas tebal seperti karton manila, digunakan sebagai
penunjuk atau pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide biasanya selalu berada dalam
folder, yang berfungsi sebagai pemisah arsip yang disimpan.
Guide terdiri dari dua bagian, yang pertama sebgai tajuk (heading) subyek utama, dan
bagian kedau sebagai sub-subyek. Sehingga, bagian pertama sering disebut dengan tab
dan bagian kedua adalah yang disebut dengan guide itu sendiri.
12. ORDNER

Ordner adalah map besar yang terbuat dari kardus atau


plastik tebal dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang
didalamnya terdapat besi penjepit yang dipergunakan
untuk menjepit arsip. Untuk itu arsip sebelum disimpan
harus dilubangi terlebih dahulu dengan menggunakan
perforator.

13. PERFORATOR
Perforator merupakan alat untuk melubangi kertas.
Bagian kertas yang dilubangi biasanya adalah bagian
pinggir kiri dokumen, karena nantinya dokumen
disimpan ke dalam ordner melalui lubang tersebut.
14. STAPLER

Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakkan
dengan menggunakan tenaga menusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru
befungsi apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples terbuat dari bahan logam sehingga
cukup kuat. Sedangkan alat untuk melepas staples dinamakan staples remover.
15. NUMERATOR

Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan
ukurannya, numerator dibedakan sebagai berikut :
1. Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6 digit.
2. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri dari lebih dari 6 digit.
16. KOTAK/BOX

Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk


menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya
tebuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di
dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam
folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak
arsip (lateral berderet kesamping).

17. ALAT SORTIR


Alat sortir adalah alat yang digunakan memisahkan
surat/warkat yang diterima, diproses dikirimkan dan
disimpan kedalam folder masing-masing. Alat sortir
mempunyai bergam bentuk dan bahan. Ada yang
berbentuk rak, kotak bertingkat dan sebagainya.
18. TICKLER FILE

Tickler file adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk
menyimpan arsip berbetuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam
arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.namun demikian, tickle file bisa saja
digunakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu kepustakaan. Dibagian dalam tickler file
dilengkapi dengan guide atau pembatas. Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi
petugas arsip.
19. CARDEX CABINET

Cardex adalah alat yang digunakan untuk


menyimpan kartu indeks dengan menggunakan laci-laci yang
dapat ditarik keluar memanjang. Di dalam cardex terdapat
semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks.

20. MICRO FILM


Microfilm adalah Suatu alat untuk memproses fotografi,
dimanaa arsip direkam pada film dalam ukuran yang
diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan
penggunaan.
21. KOMPUTER

Komputer adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan


secarasistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan dan
menampilkan keterangan bilamana diperlukan.
Perlengkapan Kantor
Perlengkapan penyimpanan adalah bahan pendukung yang digunakan dalam
kegiatankearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama
penggunaannya relatifsingkat. Beberapa perlengpan penyimpanan antara lain:
1. LABEL

Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/ folder yang biasa diletakan
pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat dari kertas dengan berbagai ukuran
dan mempunyai perekat pada bagian belakang, sehingg tidak perlu diberi lem lagi ketika
ingin menempelkan label pada tempat yang diinginkan.
2. KARTU INDEKS

Yaitu kartu yang berukuran 15 X 10 cm yang


didalamnya memuat data tentangwarkat yang
akan disimpan, digunakan sebagai alat bantu
untuk memudahkan penemuan kembali arsip.

3. PAPER CLIP (Penjepit Kertas)


alat untuk untuk menyatukan dua lembar kertas atau lebih
berdasarkan prinsip tekanan. Kertas yang dijepit dengan klip
bisa mudah dilepas lagi. Penggunaan klip lebih praktis
daripada menggunakan lem atau stapler.
4. KARTU TUNJUK SILANG

Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang
berfungsi untuk menunjukan tempat dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang
ditunjukan. Kartu Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silang, akan tetapi hanya arsip
tertentu saja yang memang benar-benar diperlukan dibuatkan kartu tunjuk silangnya.
5. LEMBAR PINJAM ARSIP (OUT SLIP)
Lembar pinjam arsip adalah lembaran/formulir yang digunakan
untuk mencatat setiap peminjaman arsip . Adapun kegunaan dari
lembar pinjam arsip,antara lain :
a. Sebagai bahan bukti adanya pinjaman arsip.
b. Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapn batas waktu
pengembalian arsip yang di pinjam.
c. Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang di pinjam.
d. Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang
tidak di kembalikan.
e. Sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.
Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut :
a. Lembar ke-1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam.
b. Lembar ke-2 untuk peminjaman arsip sebagai bukti peminjaman.
c. Lembar ke-3 untuk petugas arsip yang disimpan pada tickle file sebagai bahan ingatan.
6. ALAT TULIS KANTOR
A. Pensil

Pensil merupakan salah satu perlengkapan kantor yang dapat digunakkan sebagai sarana
menulis maupun menggambar untuk mengungkapkan beberapa ide ataupun gagasan diatas
kertas. Sifatnya yang fleksibel (mudah digunakan dan dihapus) pensil sering dipakai dalam
perancangan yang belum final (sementara), berbagai pemikiran yang ada bisa diungkapkan
diatas kertas dan dapat dihapus jika tidak diperlukan.
B. Kertas

Kertas merupakan salah satu perlengkapan kantor yang dibutuhkan untuk menulis, mencetak
maupun menggambar. Bagi banyak perusahaan, kertas memiliki banyak kegunaan sehingga
kertas hampir menjadi kebutuhan pokok untuk menopang aktivitas kantor. Kertas yang umum
digunakan untuk perlengkapan kantor ini biasanya jenis HVS (Houtvrij schrijfpapier) ukuran
A4 (21 cm x 29.7 cm) dan F4/folio (21.6 cm x 33 cm), dengan ketebalan mulai dari 70-100
gram.
C. Pulpen

Pulpen (dari bahasa Belanda: vulpen)


adalah peralatan yang sering digunakan untuk
menulis di atas kertas. Alat ini berupa mata
pena berujung tajam yang dilengkapi
pegangan berisi kantong tinta yang bisa diisi
kembali.
D. Tipe X

Tipe-X merupakan sebuah alat yang lazim digunakan untuk menghapus tulisan di atas kertas
yang ditulis dengan pulpen ataupun hasil print-out. Tipe-X ini berbentuk cairan putih yang
biasanya dikemas dalam botol kecil dengan ujung botol meruncing yang juga berfungsi
sebaga landasan untuk menghapus.
E. Tinta Printer

Ada banyak sekali jenis tinta printer yang bisa digunakan untuk mencetak berbagai keperluan
kantor, penggunaan jenis tinta sangat tergantung dengan kebutuhan mesin printer yang
digunakan. Beberapa jenis printer biasanya akan menggunakan tinta yang berbeda, misalnya
printer Dot Matrix akan berbeda kebutuhan tintanya dengan printer jenisInkjet
Printer, LaserJet, maupun Thermal printer.