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EL INFORME FINAL

La realización de una Auditoria Administrativa

se puede enfocar en los siguientes elementos:

a. Planes y objetivos de la empresa

b. Estructura orgánica
c. Políticas y prácticas
d. Sistemas y procedimientos
e. Métodos de control
f. Formas de operación
g. Recursos materiales y humanos
h. Medición de los resultados
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EVALUACIÓN

Al llegar a este punto del desarrollo de la auditoria, el

auditor interno previamente ya preciso el objetivo de su
intervención, llevo a cabo un estudio general de la
entidad sujeta a auditoria, hizo un análisis de la función
a auditar, efectuó un estudio y evaluación del control
interno y verifico la información recopilada, bien sea
como la fue obteniendo o aplicando pruebas de
auditoria. Ahora toca evaluar ese cúmulo de información
y resultados alcanzados.
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Fases de la Auditoria Administrativa

• Primera Fase : Trabajo Preliminar

• Segunda Fase: Revisión de la Legislación
• Tercera Fase: Revisión y Prueba Preliminar
de los Controles Administrativos
• Cuarta Fase : Examen y Prueba detallada
de los controles administrativos

• Quinta Fase: El Informe de Auditoria

Administrativa
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EL INFORME

El informe no es, mas que una redacción concreta,

objetiva, sin ambigüedades, y que este redactada con
vocabulario adecuado y acorde para el lector. Cabe
destacar que como toda redacción y /o investigación
deberá llevar un proceso metodológico, ordenado y
cumpliendo con todas las partes estructuras de un trabajo
de investigación, el cual debe incluir modelos, ejemplos
(si los hubiese) programas de seguimiento, presupuestos,
etc.
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TIPOS DE INFORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

A.- INFORME GENERAL
• RESPONSABLE Área o unidad administrativa encargada de preparar el
informe.
• INTRODUCCION Breve descripción de las circunstancias que hicieron
necesario aplicar la auditoria, mecanismos de coordinación y participación
empleados para su desarrollo, duración de la revisión, así como el propósito
y explicación general de su contenido.
• ANTECEDENTES Exposición de la génesis de la organización, es decir,
orígenes, cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que influyeron
en la decisión de implementar la auditoria.
• TECNICAS EMPLEADAS Instrumentos y métodos utilizados para obtener
resultados en función del objetivo.
• DIAGNOSTICO Definición de las causas y consecuencias de la auditoria, las
cuales justifican los ajustes o modificaciones posibles.
• PROPUESTA Presentación de alternativas de acción, ventajas y desventajas
que pueden derivarse, implicaciones de los cambios y resultados esperados.
• ESTRATEGIA DE IMPLEMENTACION Explicación de los pasos o etapas
previstas para instrumentar los resultados.
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• SEGUIMIENTO Determinación de los mecanismos de información, control y

evaluación necesarios para garantizar el cumplimiento de los criterios
propuestos.
• CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Síntesis de los logros obtenidos,
problemas detectados, soluciones instrumentadas y pautas sugeridas para
el logro de las propuestas.
• APENDICES O ANEXOS Gráficos, cuadros y demás instrumentos de análisis
administrativo que se consideren elementos auxiliares para la presentación
y fundamentación de la auditoria.
b.- INFORME EJECUTIVO
• RESPONSABLE
• PERIODO DE REVISION Lapso que comprendió la auditoria.
• OBJETIVOS Propósitos que se pretenden obtener con la auditoria.
• ALCANCE Profundidad con la que se audito la organización.
• METODOLOGIA Explicación de las técnicas y procedimientos utilizados para captar y
analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoria.
• SINTESIS Relación de los resultados y logros obtenidos con los recursos asignados.
• CONCLUSIONES Síntesis de aspectos prioritarios, acciones llevadas a cabo y
propuestas de actuación.
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Las observaciones del informe se consideran relevantes cuando presentan las

siguientes características:
 Inconsistencia en la cadena de valor de la organización.
 Inobservancia del marco normativo aplicable.
 Incumplimiento de las expectativas de los clientes y/o usuarios.
 Deficiencia en el servicio de los proveedores.
 Falta de información del desempeño de competidores.
 Perdida de oportunidades de negocio.
 Baja rentabilidad y productividad.
 Existencia de una cultura organizacional débil.
 Necesidad de adecuar y/o actualizar los sistemas.
 Generación de bienes y servicios sin la calidad requerida.
 Potencial de innovación desaprovechado.
 Urgencia de replantear los procesos centrales.
 Necesidad de redireccionar el enfoque estratégico.
Para apoyar el proceso de toma de decisiones del titular de la organización,
este informe puede presentarse acompañado de un ejemplar del informe
general o ejecutivo.
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Quinta Fase: El Informe de Auditoria Administrativa

1. Aspectos Generales
1.1 Introducción
1.2 Antecedentes
1.3 Alcance
2. Observaciones.
3. Conclusiones.
4. Recomendaciones.
5. Anexos
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1. Aspectos Generales

1.1 Introducción
• Se consideran las causas que dan origen a la auditoria
administrativa que esta relacionada con el cumplimientos del
Plan de acción de la Oficina de control Interno para el período
anual.
• Se consideran los objetivos de AA, que varían de acuerdo a la
naturaleza de las funciones del área examinada; ejemplo : si se
práctica la AA en el área de tramite documentario y archivo,
los objetivos serían:

Evaluar el grado de
eficiencia y eficacia de Determinar el grado de orden,
las normas y procedimientos conservación, protección y
que comprende clasificación del archivo de
el proceso integral entidad, así como
de la administración la oportunidad de su servicio
documentaria
la empresa
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1.2 Antecedentes
• Los antecedentes están referidos básicamente al aspecto
técnico y al aspecto legal.
• En el aspecto técnico se involucra la evaluación de métodos
procedimientos de trabajo practicados con anterioridad y en el
aspecto legal se enumera todo lo referente a dispositivos
legales y normas internas, inherentes al desarrollo de las
funciones del área que se audita, observando la jerarquía de
los dispositivos legales.
1.3. Alcance
• Se debe especificar el alcance del área examinada, los
aspectos a examinar, los funcionarios responsables y la
comisión encargada de la auditoria administrativa, ejemplo: si
se trata de determinar el alcance del área de tramite
documentario y archivo, se especificara el alcance de la
siguiente manera:
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Área Auditada: La administración

Funcionarios
documentaria depende de
responsables
la Secretaria General
Aspectos a examinar • Considerar nombres,
Control interno del sistema apellidos y cargos de las
personas que tienen la
Proceso de recepción responsabilidad del
Proceso de clasificación y registro cumplimientos de las
Proceso de control y seguimiento funciones del órgano
Proceso de distribución
Proceso de información
Proceso de archivo

Se consignan los nombres, apellidos

y cargos de los
Auditores que tienen
la responsabilidad de
practicar la AA
 2. Observaciones
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• Son la resultante de la auditoria practicada en los elementos y

proceso administrativos y operaciones del área que se audita,
tiene gran importancia porque constituye la parte sustentatoria
de los informes
• Estas se materializan por escrito, serán puesta de conocimiento
de los funcionarios auditados, con cargo para que cada una de
ellas sean esclarecidas o descargadas por el interesado
también en formas escrita.
Ejemplo observaciones formulada en el Área de Tramite documentario y
archivo
• Inadecuada ubicación física de la infraestructura y sus condiciones de
seguridad
• Situación de abandono de los documentos en el archivo central
• Incumplimiento de funciones en relación a los dispositivos legales y normas
internas concernientes con el área auditada
• Duplicidad de procesos en la administración documentaria en una sola
jurisdicción administrativa
• Incumplimiento de apertura de un registro especial para expedientes de
empresas reclamantes
• Omisión de apertura de tarjeta de seguimiento para algunos expedientes
• Morosidad significativa en el tramite de algunos expedientes
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3. Conclusiones
• Son resúmenes o contendidos sintéticos que deben
redactarse en formas priorizada en armonía con las
observaciones detectada con el fin de pronosticar el problema
motivo de la AA.
Ejemplo
• Se ha determinado que la Secretaria General no
ha realizado las gestiones necesarias, a fin de
que la ubicación física de la administración
Documentaria, se encuentre en un lugar
estratégico que permita fácil acceso al público y/o
usuario, así como de las seguridades necesarias
en sus instalaciones acorde con la naturaleza que
brinda.
 4. Recomendaciones
¡La universidad para todos! 5. Anexos
• Son sugerencias que especifican • Para complementar el
medios o métodos para la solución Informe de Auditoria
de las observaciones formuladas Administrativa se
en el proceso de AA. adjuntaran gráficos,
• Por ejemplo : de algunas cuadros y demás
recomendaciones formuladas en el instrumentos de análisis
áreas de tramite documentario y administrativo, que se
archivo Ejemplo consideren elementos
• Que la Unidad de tramite auxiliares para la
documentario y archivo , en el plazo presentación y
de 30 días proceda a inventariar, fundamentación del
ordenar y clasificar los documentos estudio.
que se encuentran en el archivo
central, a fin de formalizar el ingreso
y registro correspondiente para su
administración eficaz.
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PRESENTACION DEL INFORME FINAL Y PROGRAMA DE

IMPLANTACION.

En virtud de que en el informe se señalan los hallazgos así como

las conclusiones y recomendaciones de la auditoria, es
indispensable que brinde suficiente información respecto de la
magnitud de los hallazgos y la frecuencia con que se presentan,
en relación con el número de casos o transacciones revisadas en
función de las operaciones que realiza la organización. Así
mismo, es importante que tanto los hallazgos como las
recomendaciones estén sustentados por evidencia competente y
relevante, debidamente documentada en los papeles de trabajo
del auditor.
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Los resultados, conclusiones y recomendaciones que de

ellos se desprendan, deberán reunir atributos tales como:

• OBJETIVIDAD. Visión imparcial de los hechos.

• OPORTUNIDAD. Disponibilidad de la información en tiempo y
lugar.
• CLARIDAD. Fácil comprensión del contenido.
• CALIDAD. Apego a las normas de administración de la calidad
y elementos del sistema de gestión de calidad.
• LOGICA. Secuencia acorde con el objeto y prioridades
establecidas.
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SEGUIMIENTO.

• La responsabilidad de seguimiento debe ser definida en el

escrito o manual que fija la autoridad al grupo de auditoría
interna.
• Las actividades del seguimiento deberán ser incluidas en el
plan de trabajo del grupo de auditoría interna.
• Se habrán de diseñar programas específicos de
seguimiento a fin de asegurar la cobertura de todo el
proceso.
• La administración es responsable de tomar las acciones
correctivas sobre hallazgos u observaciones de auditoría
reportadas.
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Finalmente diremos que:

 La auditoria administrativa es una necesidad en la actividad empresarial
de nuestros tiempos por lo que la especialidad en el campo administrativo
se vuelve imperiosa su aplicación para el logro de una efectiva
administración de la empresa, ya que constituye una ventaja competitiva
que le permite a la administración ser eficaz y lograr niveles de eficiencia,
pilares que le permiten a cualquier empresa competir en el mercado. La
auditoria operacional nos lleva a visualizar de inmediato la posibilidad de
ubicar a la empresa en la ruta correcta de su desarrollo administrativo y
operativo para el logro de los objetivos.
 La auditoria operacional es una herramienta preventiva de los efectos
negativos que ocasiona la mala coordinación, relación y la valuación de
cada uno de los elementos que forman la gestión gerencial de la empresa.
Su contribución permite a la administración anticiparse ante las amenazas
que se presentan.
 Se ha identificado tres tipos indicadores que permiten la evaluación de la
gestión a diferentes niveles, áreas, funciones, componentes o puntos de
observación en general: EFICIENCIA: de utilización de recursos e insumos;
EFICACIA: de obtención de resultados en productos o servicios;
EFECTIVIDAD: de generación de impactos en el entorno.