Anda di halaman 1dari 26

PENERBITAN, PELAYANAN

& PERPANJANGAN POLIS


PENDAHULUAN

 Agar adm.askes berjalan dg baik, dibutuhkan upaya2


yg berkesinambungan/ kontinyu & adanya kerjasama
yg baik antara bag.penjualan (sales force) di lapangan
dg petugas di kantor pusat (back office) serta
kerjasama dg pemegang polis (policy holder)
 Pemegang polis seyogyanya mengetahui scr rinci adm
stp produk asuransi grup n individu
 Utk itu pemaparan yg lngkp trhdp manfaat (benefit)
apa yg akan di peroleh pemegang polis hrs dpt
dilaksanakan oleh armada penjualan
 Kewajiban2 pemegang polis jug hrs dpt dijelaskan scr
komprehensif sblm pertanggungan dimulai
PENERBITAN PROPOSAL PENAWARAN
(QUOTATION)
 Pda saat kegiatan penjualan, armada penjualan
akan mencari informasi seluas mungkin dari
calon pemegang polis
 Dari mulai produk yg diinginkan hingga jlmh
calon peserta (member) yg akan diikutsertakan
dlm program penjaminan nantinya
 Informasi selengkap ini lbh diperlukan pd
produk askes kumpulan dibanding produk askes
individu
DATA2 YG DIPERLUKAN UTK MEMBUAT
SEBUAH PROPOSAL PENAWARAN

 Produk yg dipilih oleh calon pemegang polis


 Tipe proteksi (coverage)
 Jenis manfaat
 Data lengkap perihal calon pemegang polis,
(KepMenKeu RI N0.45/KMK.06/2003) sprt:
 Nama perusahaan/badan/organisasi
 Alamat lngkp perusahaan/ badan/organisasi
 N0.akte pendirian perusahaan/badan/organisasi
 N0.NPWP perusahaan/badan/organisasi
 Jenis kepemilikan perusahaan/badan/organisasi
 Bidang usaha (line of business)
 Pejabat penghubung (contact person) dan jabatannya
 Jumlah karyawan
DATA2 YG DIPERLUKAN UTK MEMBUAT
SEBUAH PROPOSAL PENAWARAN
 Periode pertanggungan
 Metode pembayaran premi yg dipilih
 Kriteria/tgktn dr calon peserta, misalnya apakah
hanya karyawan saja atau karyawan beserta
pasangan (istri/suami) saja atau karyawan beserta
pasangan & anak
 Data calon psrt, sprt;
 Nama peserta
 Alamat peserta
 TTL
 Jenis kelamin
 Status marital
 Hub.dg karyawan
 Jenis produk utk masing2 peserta
 Setelah data2 diatas diterima oleh petugas penjualan,
selanjutnya adalah menyerahkan data trsbt ke petugas
bag.penerbitan proposal
 Di berbagai asuradur/perh.askes, bag.proposal terintegrasi
dg bag.underwriting
 Setelah data diterima, proses underwriting dpt dilakukan
 Proses underwriting ini akan menghasilkan nilai premi yg
selanjutnya dg seluruh informasi diatas akan dituangkan
dlm suatu proposal penawaran
 Jumlah peserta & nilai premi yg tertera dlm proposal
penawaran yg diajukan msh bersifat indikatif
 Walaupun bervariasi antara 1 asuradur dg asuradur
lainnya, masa berlaku sebuah proposal penawaran
biasanya 3 bl dimana masa berlaku inipun hrs tertera jelas
dlm proposal penawaran trsbt
 Jika telah melewati masa berlakunya, proses underwriting
& perhitungan premi hrs diulang kembali dg menggunakan
data2 terbaru
 Sblm calon pemegang polis memberikan keputusannya apakah
akan menerima atau tdk proposal yg diajukan oleh sebuah pers.
Askes, biasanya calon pemegang polis trlbh dahulu
mengkomunikasikan perihal data, proteksi, manfaat yg akan
diperoleh dsb kpd karyawan mereka
 Seringkali kptsn diambil oleh sebuah tim dimana wakil karyawan
juga diikutsertakan di dlmnya
 Hal ini sgt menguntungkan asuradur krn karyawan/ calon peserta,
sdh sejak awal mndptkn gambaran perihal askes yg akan mjd hak
mereka
 Jika calon pemegang polis telah menyetujui proposal yg ditwrkn,
maka langkah selanjutnya adalah calon pemegang polis hrs
melengkapi/ mengajukan sebuah surat/ form yg dlm kalangan
industri asuransi di kenal sbg surat permohonan asuransi (SPA)
 Khusus utk case askes individu, pembuatan proposal jauh lbh
sederhana
 Perbedaannya sesuai dg hasil underwriting & atau besarnya
pertanggungan yg diajukan, pemeriksaan kesehatan kerapkali
diperlukan
 Hasil pemeriksaan kesehatan ini dpt berujung dg keputusan
menolak ajuan pertanggungan, menerima ajuan pertanggungan
tanpa syarat atau menerima ajuan pertangggungan dg
dikenakannya premi tambahan (extra premi)
PENERBITAN POLIS (POLIS ISSUANCE)
 Penerbitan polis baik utk asuransi kumpulan
maupun perorangan dimulai dg proses
perlengkapan/ pengajuan Surat Permohonan
Asuransi (SPA) oleh calon pemegang polis
 Pada asuransi kumpulan, sblm polis diterbitkan,
terlebih dahulu hrs dilakukan bbrp hal yg
disebut dg Fase pra-penerbitan (pre -issuance)
INSTRUKSI PENUTUPAN
(CLOSING INSTRUCTION)
 Dlm fase pre-penerbitan polis, tlh mndptkn SPA,
petugas penjualan hrs mengisi surat/formulir
instruksi penutupan (closing instruction) utk kasus
trsbt
 Biasanya informasi yg trdpt dlm surat/formulir
instruksi penutupan trdpt bnyak hal sbb:
 Daftar kelengkapan dokumen, yg biasanya adalah:
 SPA Asli
 Instruksi penutupan
 Tagihan deposit premi (Khusus utk askes kumpulan)
 Bukti pembayaran
 Tabel perhitungan premi (yg telah diverifikasi oleh bg
prpposal)
 Tabel manfaat (yg tlh diverifikasi oleh bag proposal)
 Data peserta
INFORMASI YG TRDPT DLM SURAT/FORMULIR
INSTRUKSI PENUTUPAN (LANJUTAN)

 Data pemegang polis


 Manfaat

 Syarat2 dpt dipertanggungkan/ eligibilitas

 Premi

 Jalur pemasaran (trmsk di dlmnya brp besar


komisi & kpd siapa komisi dibayarkan)
 Instruksi penutupan ini harus di tandatangani
oleh petugas penjualan yg berhasil mndptkn
kasus trsbt, atas dari petugas penjualan ybs
serta perantara ( baik broker maupun Agen
lainnya) jika ada
DEPOSIT PREMI (PREMIUM DEPOSIT)
 Di bbrp negara trmsk di Indonesia, sebagian besar asuradur menerapkan
adanya pembayaran deposit premi sblm polis diterbitkan & besarnya sgt
bervariasi
 Bbrp asuradur menerapkan pembayaran deposit premi sebesar satu bulan
premi brdsrkn premi indikatif yg trdpt dlm proposal penawaran askes
 Asuradur lainnya menerapkan sistem presentasi dr premi indikatif trsbt
biasanya sekitar 20% dr premi indikatif
 Alasan utama knp perlu deposit premi adalah utk melindungi asuradur dr
kemungkinan kerugian akibat pembatalan pertanggungan scr sepihak oleh
pemegang polis di awal masa pertanggungan
 Asuradur akan mengeluarkan cukup bnyk biaya di awal kepesertaan
pemegang polis, diantaranya utk mencetak buku panduan kepesertaan,
kartu kepesertaan & biaya2 utk mengadakan acara sosialisasi perihal
proteksi kpd peserta
 Sehingga tanpa pembayaran deposit premi, asuradur blm akan memulai
proses penerbitan polis
 Dgn diserahkannya SPA & instruksi penutupan, bag. Penagihan (collection)
akan menerbitkan tagihan (invoice) utk deposit premi
DATA PESERTA
 Dokumen lain yg dibutuhkan adalah data peserta
 Dpt berupa formulir kepesertaan ( enrollment form) maupun dlm
bntk data elektronik yg biasanya menggunakan format Ms.excel
 Data elektronik mjd pilihan bnyk asuradur krn sgt mempermudah
proses pemasukan data ke dlm sistem TI yg digunakan asuradur
(upload data) shg dpt efisien biaya operasional asuradur
 Selain utk kegunaan administratif & perhitungan akhir premi,
data peserta dpt digunakan sbg sumber informasi perihal
distribusi pesrta yg sgt bermanfaat bagi asuradur dlm strategi
perluasan jaringan PPK
 Formulir pendaftaran juga dpt menyediakan data yg dibthkan
perihal nama ahli waris (beneficiary) jika dlm produk asuransi yg
dipilih tercakup asuransi jiwa dan/ atau asuransi kematian dan
cacat tetap total/ sebagian akibat kecelakaan (accidental death &
dismemberment insurance) dan atau santunan kematian dari
askes itu sendiri
DATA PESERTA
 Pd kasus dimana karyawan juga ikut membayar sebagian
dari premi (contributory plan), formulir pendaftaran ini dpt
disiapkan pernyataan yg di tandatangani oleh karyawan
ttg pemberian kewenangan kpd pemegang polis utk
memotong gaji karyawan trsbt sesuai dg jmlh kontribusi yg
akan diberikan oleh karyawan ybs serta pernyataan bhw
yg menandatangani memahami pernyataan trsbt
 Jika dlm produk asuransi di tawarkan pilihan proteksi yg
diinginkan, pilihan karyawan juga akan dpt diketahui dr
formulir pendaftaran trsbt
 Jika kepesertaan program askes yg diterapkan oleh
pemegang polis brp suatu pilihan (optional) kpd para
karyawannya, asuradur wajib meminta karyawan yg
menolak ikut serta dlm program askes ini utk
menandatangani formulir penolakan proteksi (waiver)/
refusal of coverage)
PROSEDUR PENERBITAN POLIS UNTUK
ASKES KUMPULAN

 Jika seluruh dokumen sebagaimana yg tertera pd


instruksi penutupan sudah lengkap, maka bagian
penerbitan polis dpt menerbitkan polis sesuai dg
ketentuan2 yg ada dlm proposal yg telah disetujui
 Polis mrpkn dokumen yg mengikat pemegang polis &
asuradur scr hukum
 Pd dasarnya polis mengandung hak & kewajiban
masng2 pihak serta:
 Proteksi yg disediakan
 Eligibilitas/ persyaratan kepersertaan (eligibility)
 Manfaat
 Kondisi yg dpt mengakhiri manfaat yg diperoleh peserta &
atau pemegang polisData Peserta
SERTIFIKAT BAGI PESERTA, BUKU PANDUAN
KEPESERTAAN & KARTU PESERTA
 Sertifikat bukanlah dokumen hukum yg mngikat asuradur dg
peserta melainkan berupa suatu uraian garis besar perihal
manfaat & ketentuan lain dr polis
 Dewasa ini perusahaan askes lbh memilih utk menerbitkan
Buku/Kartu panduan kepsertaan (membership handbook)
 Buku ini juga bukan dokumen hukum mlainkan uraian
ringkas dari polis
 Informasi yg ada dlm buku panduan kepesertaan:
 tabel manfaat,
 cara mendapatkan layanan kesehatan
 Cara mengajukan klaim
 Daftar RS/klinik rekanan perusahaan askes (provider network)
 Nomor telepon layanan nasabah asuradur yg dpt dihubungi

 Kartu peserta diterbitkan utk setiap peserta, lbh efektif


 Bbrp asuradur hanya menerbitkan satu kartu peserta utk
satu keluarga  lbh efisien
TAGIHAN PREMI
 Setelah polis, sertifikat peserta/buku panduan
kepesertaan & kartu peserta selesai diterbitkan
dibuatkan tagihan sisa premi oleh
bag.penerbitan polis

 Dlm tagihan trsbt tercantum:


 total premi final
 Besar deposit premi yg telah dibayarkan
 Sisa yg dipilih oleh pemegang polis
TAGIHAN PREMI
 3 Metode pembayaran premi :
 Tahunan (annually)
 Kuartalan (quaterlly)
 Persemester (semi annually)
 Tagihan (invoice) beserta dokumen2 lannya akan
dikirmkan scr bersamaan ke alamat pemegang
polis
 Dlm invoice tertera tenggang waktu (grace
periode) pembayaran premi
 Sbagian besar asuradur menggunakan 31 hari
sebagai tenggang waktu trsbt
 Di Indonesia tdk sedikit asuradur yg
menetapkan 14 hari sbg grace period
PROSEDUR PENERBITAN POLIS UNTUK
ASKES INDIVIDU
 Proses penerbitan polis lbh ringkas dari askes
kumpulan namun prosesnya sama yaitu dimulai
dg pengajuan SPA
 Perbedaan mendasar terletak pd pembayaran
premi yaitu harus dibayarkan scr penuh sebelum
polis diterbitkan
 Setelah menerima SPA dan bukti pembayaran
premi barulah proses underwriting dilakukan
ADMINISTRASI & PELAYANAN POLIS
 Pelayanan Polis asuransi individu
 Relatif sederhana
 Askes individu tdk mengenal adanya perubahan
polis dan atau perubahan kepesertaan di tengah
periode pertanggungan

 Pelayanan Polis asuransi Kumpulan


 Lbh kompleks
 Perubahan kepesertaan & / perubahan produk,
manfaat serta proteksi sering terjadi pd satu periode
pertanggungan
 Perubahan ini atau disebut movement dpt trjd
seiringan dgn adanya pergantian karyawan baik krn
resign atau new comer
PERUBAHAN KEPESERTAAN PADA POLIS ASKES
KUMPULAN
Kepesertaan baru
 Setiap adanya penambahan kepesertaan baru, pemegang polis hrs
melengkapi form asuradur sprt pertamakali pemegang polis
mengajukan pertanggungan asuransi
 Pemegang polis biasanya mendaftarkan karyawan ketika mereka
mulai dipekerjakan atau pd saat masa percobaan mereka selesai
 Jika pemegang polis mendaftarkan seorang karyawan &/ anggota
klrgnya > 31 hari stlh dinyatakan memenuhi syarat, karyawan trsbt
dianggap terlambat didaftarkan & hrs memberikan bukti
insurabilitas yg dpt diterima asuradur
 Selain bukti insurabilitas trsbt, mayoritas prshn askes menggunakan
3 bln-6bl sbg bts waktu penangguhan otomatis dr wkt efektif
 Ketentuan ini dimaksudkan utk mnghmbt faktor kecurangan (fraud)
yg sengaja dilakukan oleh pemegang polis dg tdk mendaftarkan
seluruh karyawan &/ klrg mrk terlebih dahulu sblm terjd klaim
 Baru setelah terjd klaim, pemegang polis berusaha mendftrkn
karyawan &/klrg karyawan ybs
 Penambahan kepesertaan ini mengakibatkan tmbhn premi yg hrs
dibyrkn oleh pemegang polis
 Penambahan premi yg diberlakukan biasanya dg menggunakan
perhitungan scr pro rata
PENGHENTIAN KEPESERTAAN
 Nama2 psrt yg dikeluarkan dr pertanggungan, baik
karyawan maupun klrg karyawan, hrs dilaporkan
asuradur
 Seorang karyawan yg mengundurkan diri dr
pertanggungan contributory plan hrs mengisi formulir
penghentian scr sukarela dr pertanggungan askes
 Karyawan yg mengundurkan diri diminta utk
menandatangani pernyataan bhw mereka tdk lg
memberikan hak kpd perusahaan mereka utk
membayar premi asuransi dg cara memotong gaji
mereka
 Penghentian pertanggungan ini dpt menyebabkan
adanya pengembalian (refund) sejumlah premi yg telah
dibayarkan pemegang polis yg besarnya juga dihitung
brdsrkn prinsip pro rata
PERUBAHAN PRODUK (PLAN & MANFAAT
POLIS ASKES KUMPULAN
 Keg.administratif yg meliputi pemrosesan prbhn produk
maupun manfaat polis askes kumpulan dilakukan dg
cara sama sprt penrbitan polis baru
 Banyak prshn askes yg memuat perubhn ini hanya dlm
suatu amandemen polis (endorsement) shg tdk perlu
menerbitkan polis baru
 Amandemen polis ini merupakan satu kesatuan & bag.
Dr polis yg tdk dpt dipisahkan & memiliki nilai hukum
 Perubhn/revisi buku panduan kepesertaan &/ kartu
peserta juga mngkn diperlukan & disesuaikan dg produk
terakhir
 Penerbitan ulang trhdp rate/nilai premi juga dilakukan
 Tagihan premi akan diterbitkan & premi yg tlh dibyrkn
utk produk &/manfaat terdahulu akan diperhitungkan
ke dlmnya dg sistem pro rata
TAGIHAN (BILLING) PREMI
 Pers.askes biasanya menghitung premi bdrskn
proteksi,kelas & klpk umur
 Metode proteksi mnrpkn perbandingan antara tarif
dg nilai dasar, yaitu perhitungan jmlh total orang yg
diasuransikan atau jmlh tertanggung, biasanya
dilakukan kombinasi trhdp proteksi pengobatan
dokter umum, drg & penetapan rate premi &jlmh org
yg hidup
 Metode kelas mntpkn komposit dr rate per proteksi
utk tiap kls asuransi & mnrpknya sesuai dg jmlh
karyawan &/klrg karywn yg trmsk dlm klasifikasi
trsbt. Tagihan disusun sesuai dg list karyawan
 Metodeklpk umur, menggunakan premi per orang yg
diklmpkkm brdsrkn umur tertanggung. 65 sbg ts
max usia psrt
TAGIHAN (BILLING) PREMI
 Pd askes kumpulan, prshn askes biasanya
menggunakan salahsatu dr 3 tipe tagihan premi :
 List Billing; slrh karyawan &/klrg krywn yg diasuransikan
& premi utk setiap tertanggung trsbt dikrmkn kpd
pemegang polis setiap bulannya
 Exception billing; variasi dr list billing, menyajikan jmlh
awal psrt & volumen. List ini digunakan hanya bila trdpt
karyawan yg proteksi/statusnya berubah dlm bln trsbt.
Exception billing juga dpt menyajikan total penutupan yg
menentukan nilai final premi
 Level Billing;digunakan dlm menghitung premi pd
permulaan masa efektif polis setiap tahunnya. Pemegang
polisd itagih utk setiap premi pd tahun polis trsbt berlaku.
Metode level ini jarang digunakan krn metode ini dpt
dijalankan hanya jika jmlh tertanggung dlm askes kmpln
trsbt tetap & tdk berubah
PENGUMPULAN (COLLECTION) PREMI
 Pemegang polis umumnya diberikan tenggang
waktu (grace periode) selama 31 hr utk pembyrn
premi
 Apabila premi blm diterima stlh bts tenggang
waktu yg disediakan, biasanya perusahaan askes
akan lbh berusaha utk ttp “menjaga” case ini
drpd membatalkan polis trsbt scr otomatis dg
memberikan perpanjangan tenggang waktu
 Jika usaha ini gagal asuradur akan
mengirimkan surat pemberitahuan resmi perihal
pembatalan polis
 Proses klaim ditangguhkan terlebih dahulu
hingga premi diterima
PERPANJANGAN POLIS
 Setiap tahun sejumlah pekerjaan adm &
aktuarial lainnya hrs dilakukan krn
perpanjangan polis
 Peran staf adm dlm perpanjangan polis scr
umum tdd:
 Penyusunan data premi
 Data klaim
 Data komisi
 Pajak
 Pengeluaran2 yg diperlukan oleh staf proposal &
aktuarial