Anda di halaman 1dari 28

Beberapa PENGERTIAN

(sumber : UU No. 43 Th. 2009 dan Pergub


Kalsel No. 64 Th. 2008)
 Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dgn perkemb. teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lemb. negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dlm pelaks. kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
 Arsip Dinamis adalah arsip yg digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu;
 Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan
dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat
diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang;
 Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi
dan/atau terus menerus;
 Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah
menurun;
 Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan
berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara
langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik
Indonesia dan/atau lembaga kearsipan;
 Naskah dinas penting adalah naskah dinas yang isinya mengikat,
memerlukan tindak lanjut, memuat informasi penting,
mengandung konsepsi kebijakan dan mempunyai nilai arsip ;
 Naskah dinas biasa adalah naskah dinas yang isinya tidak
mengikat dan tidak menimbulkan adanya tindak lanjut;
 Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan
otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab
di bidang pengelolaan arsip dinamis
 Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang
mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan
kearsipan;
 Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang
mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip
yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di
lingkungannya;
 Tata Usaha Pengolah adalah unit/staf ketatausahaan Unit
Pengolah.
UNIT KEARSIPAN
UNIT PENGOLAH
TATA USAHA PENGOLAH

KEPALA BADAN

KABID SEKRETARIS KABID

SUBBID SUBBID SUBBID SUBBID

SUBBAG PEG SUBAG UM SUBBAG KEU


Pengurusan surat sering disebut
dengan istilah Mail Handling :
“ Merupakan kegiatan mengirimkan informasi
tertulis dari satu tempat ke tempat lain ”
Bukan hanya menerima surat masuk dan
mengirimkan surat keluar saja
Tetapi juga meliputi penerimaan, pencatatan,
pengarahan, pendistribusian dan pengendalian
surat sampai tahap penyimpanan dan
pengirimannya.
PENGERTIAN PENGURUSAN SURAT

Proses kegiatan mencatat surat-surat


(masuk dan keluar) dalam buku atau
dalam kartu kendali
TUJUAN PENGURUSAN SURAT

Agar surat dapat sampai kepada pihak


yang berkepentingan dengan cepat,
tepat, lengkap, aman, serta dengan
biaya yang sekecil mungkin
SARANA PENGURUSAN SURAT :

1. Kartu Kendali untuk mencatat surat penting


2. Lembar Pengantar untuk mencatat surat
biasa dan surat tertutup
Permasalah - Permasalahan
Pengurusan Surat :
• Keterlambatan penyampaian surat
• Lokasi surat tidak diketahui, bahkan
kadang hilang
• Kekeliruan dalam pengarahan surat ke
meja kerja
• Terjadinya kebocoran informasi yang
dapat menimbulkan kerugian bagi
organisasi
a. Penerimaan
1. Memilah-milah surat berdasarkan alamat
yang dituju (unit pengolah/nama pejabat)
2. Membuka, memeriksa kelengkapan dan bila
tidak lengkap dibuat catatan seperlunya
3. Membubuhi stempel penerimaan
b. Pengarahan
Menentukan arah surat kepada siapa surat akan
disampaikan (pada pimpinan atau langsung ke
pengolah)
Pengurusan Surat Masuk …

c. Menentukan surat penting dan surat biasa


d. Pencatatan
1. Surat penting dicatat pada Kartu Kendali (4 rangkap) :
Putih, Hijau, Merah dan Kuning.
2. Surat biasa dan surat tertutup dicatat pada Lembar
Pengantar
e. Penyampaian
1. Surat penting bersama kartu kendali merah dan kuning
disampaikan oleh UK kepada TU Pengolah, UK
menerima kembali KK Kuning yang telah diparaf.
2. Surat biasa beserta 2 (dua) Lb. Pengantar disampaikan
ke TUP dan menerima kembali lb. ke-2 yang telah
diparaf.
BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH
E DITERIMA DITERUSKAN

K TGL : TGL :

S JAM : JAM :
P KODE NO. URUT UNIT PENGOLAH

D
S
J AKTIF IN AKTIF KET.

R Th. Th. M/DK/P


A
Penggolongan Jenis Surat :
• Surat Penting
- Menyangkut Konsepsi Kebijakan
(isinya mengikat)
- Memerlukan Tindak Lanjut
- Memuat informasi penting
Apabila surat tersebut terlambat, tidak sampai
atau hilang akan merugikan dan menyulitkan
organisasi/instansi ybs
• Surat Rutin Biasa
• Surat Rahasia
• Surat Pribadi
LEMBAR DISPOSISI
Surat dari : Diterima tgl. :

Tgl. Surat : Nomor Urut :


Penerimaan
No. Surat :
Diteruskan :
Kepada
ISI RINGKASAN :

ISI DISPOSISI

DITERIMA
TANGGAL : ……………………………
NAMA : ……………………………
TANDA TANGAN : ……………………………
KARTU KENDALI SURAT MASUK
INDEX : Kode : No. Urut :

Isi Ringkas :

Dari :

Tanggal surat : Nomor surat : Lampiran :


---
Pengolah : Tata Usaha Tgl. Diteruskan : Tanda Terima :

Catatan :
INDEKS : Kata Tangkap sebagai

Petunjuk Utama Surat

Penentuan Indeks, harus :


- Singkat, jelas, dan mewakili isi arsip;
- Mengandung makna tunggal;
- Kata benda atau yang dibendakan;
- Sudah lazim dan Fleksibel
MACAM – MACAM INDEKS :
1. Nama Orang
- Nama keluarga, Marga, Suami & Nama Orang Suci
dituliskan pada bagian depan
- Nama Gelar Kesarjanaan, kepangkatan, Keagamaan,
Kebangsawanan, Adat & Kekeluargaan ditempatkan di
belakang dalam tanda kurung
2. Nama Badan Usaha/Organisasi
- Nama Badan Usaha/Organisasi ditempatkan dibelakang
3. Nama Tempat, Nama Benda dan Pokok
Persoalan
- Nama Wilayah & Merk ditempatkan dibelakang
- Pokok Masalah diletakkan di depan/utama.
4. Masalah
KODE ADALAH :
TANDA PENGGANTI MASALAH SEPERTI YANG TERCANTUM
DALAM POLA KLASIFIKASI

KLASIFIKASI KEARSIPAN
DEPARTEMEN DALAM NEGERI
000 UMUM
100 PEMERINTAHAN
200 POLITIK
300 KEAMANAN/KETERTIBAN
400 KESEJAHTERAAN RAKYAT
500 PEREKONOMIAN
600 PEKERJAAN UMUM DAN KETENAGAAN
700 PENGAWASAN
800 KEPEGAWAIAN
900 KEUANGAN
Halaman :
DAFTAR PENGENDALI
Terima Tgl. +) Simpan Tgl. +) Kirim ke Unit Tgl. +) Ekspedisi +)
No. Klasf. +) No. Klasf. +) No. Klasf. +)
Urut Urut Urut
00 34 67
01 35 68
02 36 69
03 37 70
04 … 71
05 57 72
06 58 73
… 59 74
29 60 75
27 61 76
28 62 …
29 63 96
30 64 97
31 65 98
32 66 99
33
Kegiatan Pengurusan Surat Masuk
di Unit Pengolah :
a. Penerimaan
Tata Usaha Pengolah memaraf kartu kendali kuning,
lembar pengantar ke-2 dan mengembalikan Kepada Unit
Kearsipan.
b. Penyampaian surat kepada Pimpinan
Kartu kendali merah, lembar pengantar dicabut dan
disimpan.
c. Penyampaian surat kepada Pelaksana
1. Oleh Tata Usaha Pengolah surat beserta lembar
disposisi disampaikan pada pelaksana
2. TU Pengolah menerima dan menyimpan lembar
disposisi ke-2 yang telah difaraf
INDEX : Kode : No. Urut :
Isi Ringkas :

Kepada :

Pengolah : Tgl. Surat : Lampiran :

Catatan :
LEMBAR PENGANTAR
UNIT KERJA : TANGGAL :

JAM PENYAMPAIAN :

NO. ASAL SURAT TANGGAL NOMOR KETERANGAN


URUT DIKIRIM KEPADA SURAT SURAT

TANGGAL : JAM :

JUMLAH DITERIMA OLEH :


Kegiatan Pengurusan Surat Keluar
di Unit Pengolah :
a. Pengelompokan
Berdasarkan jenis-jenisnya yaitu surat penting, surat biasa dan
surat tertutup.
b. Pencatatan
Dicatat pada sarana pencatatatan sesuai dengan jenis suratnya,
sebagaimana mencatat surat masuk.
c. Penyampaian
1. Surat penting
- Surat, tindasan kartu kendali putih dan hijau disampaikan pada UK
- Kartu kendali merah ditinggal di TUP yang digunakan sebagai
alat pengendali dan pengganti arsip
- Menerima dan menyimpan tindasan surat keluar setelah diberi
nomor di UK
2. Surat biasa dan surat tertutup
- Surat, tindasan beserta 2 (dua) lb. pengantar disampaikan pada UK
- Menerima lembar pengantar pertama yang telah diparaf olek UK
- Menerima dan menyimpan tindasan surat keluar (biasa) setelah
diberi nomor di UK
a. Penerimaan
- Menerima dan memeriksa surat-surat keluar, tindasan beserta
kelengkapannya dari TUP
- Mengembalikan tindasan surat keluar setelah diberi nomor surat
keluar serta lembar pengantar pertama kepada TUP
- Menyimpan kartu kendali putih & hijau serta lb. pengantar ke-2
b. Pengiriman
- Surat asli setelah dilengkapi dengan nomor, stempel dinas dan
dimasukkan dalam sampul, dikirimkan ke alamat tujuan
dengan mencatat pada lembar pengantar
- Surat-surat yang akan dikirim dikelompokkan berdasarkan
prioritas pengiriman (kilat khusus, kilat, segera, biasa) dan cara
penyampaian melalui pos atau caraka
Ringkasan
Pengurusan Surat Masuk :
PROSES :
• Menerima surat dari petugas pos/kurir.
• Mengelompokkan surat menurut sifatnya.
• Meneliti kelengkapan lampiran, memberi stempel surat masuk dan
nomor urut penerimaan.
• Membaca dan meneliti isi surat untuk menentukan arah surat/Unit
Pengolah dan memberikan kode klasifikasi dan indeks.
• Memberikan Lembar Disposisi pada surat penting, setelah ada
disposisi Pimpinan dicatat dalam Kartu Kendali dan Daftar
Pengendali Surat Masuk.
• Mencatat surat biasa dan surat tertutup dalam Lembar Pengantar.
• Mendistribusikan surat pada masing-masing Unit Pengolah.
PENYIMPANAN :
• Di Unit Kearsipan : Menyimpan Kartu Kendali berwarna Putih, Hijau
dan Kuning, lb. ke 1 Lembar Pengantar, Lembar Disposisi lb. ke 2
• Di Unit Pengolah : Menyimpan Kartu Kendali berwarna Merah, fisik
surat yang diproses, Lembar Disposisi lb. ke 1 dan Lembar
Pengantar lb. ke 2.
BAGAN PENGENDALIAN SURAT MASUK
MELALUI UNIT KEARSIPAN

UNIT KEARSIPAN
TU PENGOLAH
PENERIMAAN PENGARAHAN PENCATATAN PENYIMPANAN

P
H M
M K
K

P H
BAGAN PENGENDALIAN SURAT KELUAR
DARI UNIT PENGOLAH

UNIT KEARSIPAN
UNIT PENGOLAH

PENCATATAN PENYIMPANAN PENGIRIMAN

P copy

K P
Box KK
M K

Masuk Box KK