Administrasi Kepegawaian

Formasi Pegawai
 A . Pengertian Formasi Pegawai

Formasi Pegawai adalah penentuan

jumlah dan susunan pangkat Pegawai yang
diperlukan untuk mampu melaksanakan
tugas pokok yang ditetapkan oleh pejabat
yang berwenang.
 B. Pengertian Pegawai
Pegawai adalah Orang pribadi yang bekerja pada pemberi kerja,
berdasarkan perjanjian atau kesepakatan kerja baik secara tertulis
maupun tidak tertulis, untuk melaksanakan suatu pekerjaan dalam
jabatan atau kegiatan tertentu dengan memperoleh imbalan yang
dibayarkan berdasarkan periode tertentu, penyelesaian pekerjaan,
atau ketentuan lain yang ditetapkan pemberi kerja, termasuk orang
pribadi yang melakukan pekerjaan dalam jabatan negeri.
Pegawai adalah orang yang bekerja pada pemerintah
(perusahaan, dan sebagainya).
Pengertian Pegawai Menurut Ahli
1. Menurut Soedaryono dalam bukunya (Tata Laksana
Kantor, 2000:6) adalah seseorang yang melakukan
penghidupannya dengan bekerja dalam kesatan
organisasi, baik kesatuan kerja pemerintah maupun
kesatuan kerja swasta.
2. Menurut Robbins (Perilaku Organisasi, Edisi 10 :
2006) adalah orang pribadi yang bekerja pada pemberi
kerja , baik sebagai pegawai tetap atau tidak, berdasarkan
kesepakatan kerja baik tertulis maupun tidak tertulis
untuk melaksanakan suatu pekerjaan dalam jabatan atau
kegiatan tertentu yang ditetapkan oleh pemberi kerja.
 B. Tujuan Penetapan Formasi
Formasi ditetapkan untuk jangka waktu tertentu
berdasarkan jenis, sifat, dan beban kerja yang harus
dilaksanakan. Tujuan penetapan formasi adalah agar satuan-
satuan organisasi Negara mempunyai jumlah dan mutu pegawai
yang memadai sesuai beban kerja dan tanggung jawab masing-
masing satuan organisasi. Formasi ditetapkan berdasarkan
analisis kebutuhan dalam jangka waktu tertentu dengan
mempertimbangkan macam-macam pekerjaan, rutinitas
pekerjaan, keahlian yang diperlukan untuk melaksanakan tugas
dan hal-hal lain yang mempengaruhi jumlah dan sumber daya
manusia yang diperlukan.
C. Prinsip-prinsip penyusunan formasi
Dalam penyusunan formasi hendaknya
diperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut:
1. Setiap jenjang jabatan jumlah pegawainya sesuai
dengan beban kerjanya.
2. Setiap perpindahan dalam posisi jabatan yang
baik karena adanya mutasi atau promosi dapat
dilakukan apabila tersedia posisi jabatan yang
lowong.
3. Selain beban kerja organisasi tidak berubah
komposisi jumlah pegawai juga tidak berubah.
 Sistem Penyusunan Formasi
Sistem penyusunan formasi dapat digunakan sistem sama dan sistem
ruang lingkup. Sistem sama merupakan sistem yang menentukan jumlah dan
kualitas pegawai yang sama bagi semua satuan organisasi tanpa membedakan
besar kecilnya beban kerja. Sedangkan sistem ruang lingkup merupakan suatu
sistem yang menetukan jumlah dan kualitas pegawai berdasarkan jenis, sifat
dan beban kerja yang dibebankan kepada suatu organisasi.
• Metode
Dalam menghitung formasi, banyak metode yang dapat
dipergunakan. Namun demikian, dalam pedoman ini disajikan metoda yang
sederhana yang memungkinkan dapat memberi kemudahan bagi instasi
menggunakannya. Metode yang dipilih adalah metode beban kerja yang
diidentifikasi dari :
Hasil kerja
 Objek kerja
 Peralatan kerja
 Tugas per tugas jabatan
 Proses Penyusunan Formasi
1.1
Penyusunan pegawai pada dasarnya harus mengacu pada faktor-faktor tertentu.
Beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam menyusun formasi adalah :
Dasar penyusunan formasi
• Sistem penyusunan formasi
• Analisa kebutuhan PNS
• Anggaran belanja Negara yang tersedia
Terdapat dua bentuk sistem penyusunan formasi yang bisa
digunakan untuk menyusun pegawai, yakni:

Sistem sama
Sistem sama adalah sistem yang menentukan jumlah dan kualitas
pegawai yang sama bagi semua unit organisasi yang sama dengan
tidak memperhatikan besar kecilnya “beban kerja”.
Sistem ruang lingkup
Sistem ruang lingkup adalah sistem yang digunakan untuk
menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang ditentukan berdasar
jenis, sifat dan beban kerja sesuai unit organisasi.
 Proses Penyusunan Formasi
1.2

Dalam penyusunan formasi, terdapat beberapa faktor

yang menjadi dasar penyusunan formasi. Dasar penyusunan
tersebut meliputi :
 Jenis pekerjaan
Jenis pekerjaan apa saja yang tersedia.
 Sifat pekerjaan
Bagaimana sifat pekerjaan tersebut terkait pada
pengaruhnya terhadap aktivitas kerja.
 Perkiraan beban kerja
Seberapa besar beban kerja yang harus dijalankan pegawai.
 Perkiraan kapasitas pegawai
Seberapa besar kemampuan masing-masing pegawai dalam
menjalankan tugas.
 Faktor – faktor Penyusunan
Pegawai
Faktor yang mempengaruhi penempatan formasi diatur dalam pasal 2
peraturan pemerintah nomor 5 tahun 1976 yang menyatakan bahwa formasi
untuk masing-masing satuan organisasi Negara disusun berdasarkan:
a. Jenis pekerjaan adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh
suatu satuan organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya misalnya
pengetikan pemeliharaan arsip, penelitian, dan lain-lain.
b. Sifat Pekerjaan
Sifat pekerjaan yang mempengaruhi penetapan formasi lamanya waktu yang
digunakan untuk melaksanakan pekerjaan itu.
c. Perkiraan beban kerja dan kemampuan Pegawai Negeri sipil dalam jangka
waktu tertentu
Yang dimaksud dengan beban kerja adalah frekwensi rata-rata, masing-
masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.
 Pengertian Pengadaan Pegawai
Pengadaan Pegawai
Menurut Handoko (2000) pengadaan pegawai
adalah proses pencarian dan ‘pemikatan’ para
calon pegawai (pelamar). Pengadaan pegawai
dimaksudkan untuk memperoleh jumlah dan
jenis tenaga kerja yang tepat untuk memenuhi
kebutuhan tenaga kerja guna mencapai tujuan
organisasi (Samsudin, 2006).
 Mengidentifikasi tahap-tahap pengadaan pegawai

a. Pengumuman
• Dengan seluas-luasnya melalui media massa dan media lain yang
memungkinkan
• Oleh pejabat yang berwenang maupun pejabat lain yang ditunjuknya
• Dilakukan sekurang-kurangnya satu bulan sebelum tanggal penutupan lamaran
Mencantumkan beberapa hal utama meliputi:
 Jumlah dan jenis lowongan
 Syarat yang harus dipenuhi oleh setiap pelamar
 Alamat tempat lamaran ditujukan
 Batas waktu pengajuan surat lamaran
b. Pelamar
Surat lamaran secara tertulis dengan huruf latin
• Dengan tulisan tangan sendiri
• Diajukan kepada instansi yang bersangkutan
• Dilengkapi dengan lampiran sesuai syarat yang diminta
• Diri pelamar harus memenuhi syarat bersangkutan
• Dilengkapi dengan lampiran sesuai syarat yang diminta
• Diri pelamar harus memenuhi syarat tertentu
• Diajukan/ diserahkan sebelum tanggal penutupan penerimaan lamaran
C. Penyaringan
Menempuh tahap-tahap:
1. Pemeriksaan administratif
2. Panggilan pelamar
3. Mengadakan ujian
4. Penentuan peserta ujian yang lulus
5. Penentuan pelamar yang diterima (calon)
6. Pengumuman panggilan yang diterima
7. Pengusulan
D. Pengangkatan dan penempatan
1. Masa percobaan (pengangkatan menjadi calon PNS)
2. Pengangkatan sebagai Pegawai Negeri Sipil, bagi calon PNS yang
telah menjalani masa percobaan dan memenuhi persyaratan:

 Telah menunjukkan sikap dan budi pekerti yang baik

 Telah menunjukkan kecakapan dalam melaksanakan tugas
 Telah memenuhi syarat-syarat kesehatan jasmani dan rohani untuk
diangkat sebagai Pegawai Negeri Sipil
 Prosedur Pengadaan Pegawai
1.Menetapkan perencanaan kebijakan kepegawaian, sehingga menghasilkan
penggolongan pekerjaan, analisa pekerjaan, gambaran pekerjaan dan rincian
pekerjaan.
2.Menentukan penarikan pegawai dari sumber-sumber tenaga kerja, baik
intern maupun ekstern.
3.Membuat pengumuman lowongan pekerjaan, analisis pekerjaan, gambaran
pekerjaan dan perincian pekerjaan.
4.Penerimaan surat lamaran pekerjaan dari calon tenaga kerja.
5.Mengadakan seleksi atau penyaringan administrasi dari surat lamaran yang
masuk
6.Menentukan diterima tidaknya lamaran kerja (dipilih yang memenuhi
persyaratan).
7.Menyiapkan segala perangkat seleksi (baik soal, pedoman penilaian maupun
standar kelulusan)
8.Melakukan pemanggilan bagi calon yang memenuhi syarat untuk mengikuti
tes atau ujian.
9.Mengadakan seleksi pegawai, berupa tes lisan, tertuis, intelegensi, psikotes,
dan kesehatan jasmani.
10.Memeriksa hasil tes dan sekaligus menentukan rangking serta jumlah calon
yang lulus.