Anda di halaman 1dari 85

EXCEL HOJAS DE CÁLCULO

Equipo de informática
Recapitulando …
Propósito
• Describe la hoja de calculo
• Construye formulas usando operadores
• Usa funciones matemáticas
Unidad III:
Hojas de Calculo
DOCUMENTOS SENCILLOS
¿PARA QUE USAMOS UNA HOJA DE
CALCULO?
• Una hoja de cálculo muestra la información de forma gráfica y
la actualiza automáticamente. La posibilidad de convertir los
datos en gráficos y diagramas hace más sencillo comprender
la interrelación entre números y variables. El programa rehace
todos los cálculos cada vez que modificamos alguno de sus
valores, lo que nos posibilita ver la evolución de
determinados parámetros.
• La definición más sencilla de hoja de cálculo es aquella que la
describe como una tabla de valor es organizada en Filas y
Columnas. Cada una de las cajas, producto de la intersección
de una fila y una columna se denomina Celda y está
identificada por su posición en la hoja.
Excel ventana Principal
Excel ventana Principal

• 1. Cinta de Opciones o Fichas de Agrupación


• 2. Grupos
• 3. Barra de Fórmulas
• 4. Columnas
• 5. Cuadro de Nombres
• 6. Celdas
• 7. Filas
• 8. Puntero del mouse
• 9. Zoom
• 10. Visor de Hojas
• 11. Botones de desplazamiento del visor de hojas
ENTORNO
DE TRABAJO
• Barra de Título: Que muestra el
nombre del archivo seguido del
nombre del programa.
• Cinta de Opciones: Con el conjunto
de botones de comandos que
ofrece el programa.
• Zona de Trabajo: Muestra la Hoja de
Cálculo en sí.
ENTORNO DE
TRABAJO
• Barra de Fórmula: Ubicada entre la cinta de opciones y la Zona
de trabajo. En la parte izquierda se muestra la referencia
(nombre) a la celda o celdas activas.

En Excel las formulas se introducen precedidas del signo igual (=) y se pueden combinar con operadores
dentro de expresiones.
Por ejemplo: Para sumar los elementos que hay de la celda A1 hasta la A10 introduciremos:
=SUMA(A1:A10)
LAS CELDAS
• Una celda es un cuadrilátero resultante de la
intersección de una fila y una columna. La
celda activa es la que actualmente se
encuentra seleccionada y se le reconoce por
tener el borde más intenso respecto a las
demás celdas. Al conjunto de celdas
seleccionadas se le denomina “Rango”.
FORMATO DE
CELDAS
El término formato de celda puede hacer alusión a
una de dos posibilidades:
a) Formato referido al tipo de contenido que puede
almacenar una celda
b) Formato referido a su aspecto (bordes, relleno, Para cambiar el formato de
fuente, etc.) contenido de una celda o un
grupos de éstas, empleamos
la opción “Formato de
Número” del grupo Número
de la ficha “Inicio”
TIPOS DE
FORMATOS
FORMATO DE
CELDAS
Aspecto: Para cambiar el aspecto gráfico de una
celda o un grupo de éstas, emplearemos tanto el
grupo “Fuente” como el grupo “Alineación” de la
ficha inicio
FORMATO CONDICIONAL
• ¿Necesitas localizar un dato importante de una enorme
lista? Existe una herramienta en Excel que nos ayuda con
eso, es el Formato Condicional.
• El formato condicional en Excel es una manera de hacer
que Excel aplique un formato especial para aquellas celdas
que cumplen con ciertas condiciones.
Formato condicional en Excel 2013
• Ficha Inicio, grupo Estilos, comando Formato condicional
• El formato condicional nos sirve para detectar de una
manera visual a aquellas celdas que cumplen con una
condición establecida.
• Ejemplo:
• Aplicar formato de texto rojo con fondo rosado a notas
desaprobadas
Tipos de formatos condicionales
1. Barra de datos:
• Es semejante a un gráfico de barras proporcional al numero en la celdas.

2. Escala de color:
• Da un color a una celda, de acuerdo al valor de esta.

3. Conjunto de íconos:
• Permite según el valor de un celda compararla con otro de referencia y
añadirle un ícono.
Ejemplo
• Aplicar los formatos condicionales a la tabla de datos de Ventas
mensuales
Borrar formato condicional
• Borra las reglas de formato condicional aplicado
FORMULAS Y FUNCIONES
• Una fórmula es una expresión • Para introducir una fórmula
que se ingresa a una celda y en una celda, es necesario,
permite realizar cálculos o en primer lugar, digitar el
procesamiento de valores, carácter = (igual), ya que ello
generando un nuevo valor como le indica a Excel que lo que se
resultado en la celda donde se escriba a continuación forma
introdujo la fórmula. parte de una Fórmula.

• Por ejemplo para obtener el


resultado de 15+5*3 en una
celda determinada, la sintaxis
=15+5*3 sería la siguiente:
COMPONENTES
OPERADORES
• Operadores Aritméticos: • Operadores de
• Se utilizan para realizar Comparación: Se utilizan
operaciones para comparar dos valores.
matemáticas básicas

+ Suma =A3+3 = Igual a =A1=B1


- Resta =A5-B6 < Menor a =A5<70
* Multiplicación =A2*61 > Mayor a =C2>D10
/ División =C4/C2 <= Menor igual a =C6<=8
% Porcentaje 20% >= Mayor igual a =G2>=45
^ Exponente =C7^2 <> Diferente =D1<>100
OPERADORES

• Operadores para Textos: Se dispone del operador &


(Ampersand) para concatenar o unir textos.

& Concatenar

= A2 & A5
OPERADORES

• Operadores de Referencia: Permiten especificar


un grupo de celdas para emplearlas en otras
operaciones.
: Dos puntos: Equivale literalmente a “HASTA”
, Coma: Equivale literalmente a “Y”
=SUMA(A1:A5) Literalmente: Sumar los valores contenidos desde la celda A1 HASTA A5.
=SUMA(B2,B5) Literalmente: Sumar los valores contenidos en las celdas B2 Y B5
Precedencia de operadores
• Si se combinan varios operadores en una única fórmula,
Excel ejecutará las operaciones en el orden correspondiente
a cada operador según la tabla mostrada a continuación. Si
una formula contiene operadores con la misma precedencia
(P.E. si la formula contiene solo multiplicaciones y
divisiones), se ejecutarán de izquierda a derecha.
REFERENCIAS
• Una referencia a una celda o grupos de éstas,
permite determinar y le indica a Excel en que
celdas debe buscar los valores o los datos que se
requieran en un fórmula.

• P.E.: En =B2+B3*B6 se está haciendo


referencia a las celdas B2, B2 y B6.
Referencias Relativas
• Una referencia relativa se denomina así porque cambia cuando se
modifica o se copia la fórmula de una celda a otra.

• En el ejemplo mostrado, si se copia el contenido de la celda D2 a D3


y D4 respectivamente, las fórmulas se actualizarán para cada
producto de forma automática. Lo indicado se resume en la
siguiente tabla:
Referencias Absolutas
• En caso se requiera que no cambien las referencias al mover o copiar las
fórmulas de una celda a otra, emplearemos las referencias absolutas, lo cual
se logrará acompañando a las referencias con el carácter $ (dólar).

• En el ejemplo siguiente se desea calcular el IGV de cada producto, para lo


cual, se multiplica cada precio por el valor contenido en C1 (19%). De copiar
la fórmula contenida en C4 se tendrá lo siguiente:
Referencias Absolutas
• Como se observa, para el caso de las celdas C5 y C6 la fórmula es
incorrecta. A fin de evitar que la fila de C1 cambie le aplicaremos
referencia absoluta empleando el carácter $, quedando de la
siguiente manera:

C4 =B4*C$1
C5 =B5*C$1
C6 =B6*C$1
Referencias Mixtas
• En ciertas ocasiones tenemos que unir estas dos referencias para que
pueda cumplir con lo establecido en la función o formula
Validación de datos

• Es una funcionalidad de Excel que nos permite configurar una celda o


conjunto de celdas de la hoja de cálculo para que solo se permita
ingresar los valores que se requieran, ya sean solo números enteros,
números decimales, fechas o valores de una lista desplegable.
• Nos ayudará a evitar la introducción de datos incorrectos en la hoja
de cálculo.
Validación de datos en Excel 2013
• Ficha Datos, grupo Herramientas de datos, comando Validación de
datos
Ventana de validación de datos
Tipos de validación

VALIDACIÓN POR LISTAS VALIDACIÓN POR INTERVALOS


• Permite el ingreso de datos • Permite el ingreso de valores
mediante una lista entre un rango de números

• EJEMPLO • EJEMPLO
Mensajes
DE ERROR
• Permite mostrar un
DE ENTRADA
mensaje al ingresar un
• Permite mostrar un mensaje dato erróneo
personalizado que informa el
dato a ingresar • Estilos:
• Detener
• EJEMPLO • Advertencia
• Información
• EJEMPLO
Borrar validación de datos

• Elimina la validación aplicada a una celda o grupo de celdas


Formulas en Excel
• Microsoft Excel es una de las aplicaciones más
utilizadas en el mundo y parte de su éxito se lo
debe a la facilidad con que podemos crear fórmulas
que nos permiten manipular y obtener los
resultados que necesitamos de nuestra
información.
• Las fórmulas pueden hacer uso de las funciones de
Excel, lo cual quiere decir que podemos tener
fórmulas que utilicen más de una función para
lograr su objetivo
Ventajas
• Las hojas de cálculo han sido ampliamente
utilizadas porque facilitan los cálculos numéricos a
través del uso de fórmulas. De una manera muy
sencilla y rápida se pueden hacer operaciones
aritméticas sobre cientos de miles de datos
numéricos.
Construcción de Formulas
• Debes iniciar con el signo =
• Toda fórmula y función en Excel debe iniciarse con un signo igual. De
lo contrario Excel no la reconocería.
BIBLIOTECA DE FUNCIONES
• Se puede ingresar funciones o crear formulas desde la biblioteca de
formulas.
• Hacer clic en la pestaña Fórmulas
• Elegir la opción Insertar función.
BIBLIOTECA DE FUNCIONES
• Como verán en esta barra las funciones están organizadas por
categorías, al elegir una categoría estas se desplegara y se visualiza
todas las funciones de dicha categoría
BIBLIOTECA DE FUNCIONES
• O bien hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.
• Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:
BIBLIOTECA DE FUNCIONES
• Excel 2013 nos permite buscar la función que necesitamos
escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el
recuadro Buscar una función: y, a continuación, haciendo clic sobre el
botón De esta forma, no es necesario conocer cada una de las
funciones que incorpora Excel ya que nos mostrará en el cuadro de
lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la
descripción escrita.
BIBLIOTECA DE FUNCIONES
• Observa cómo, conforme seleccionamos una función, en la parte
inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve
descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre
esta función para obtener una descripción más completa de dicha
función.
• Al final, hacer clic sobre el botón Aceptar.
• La ventana cambiará al cuadro de diálogo Argumentos de función,
donde nos pide introducir los argumentos de la función: este cuadro
variará según la función que hayamos elegido.
• En nuestro caso se eligió la función SUMA ().
Ejemplo
Funciones matemáticas

• ALEATORIO ():
• Esta función devuelve un valor al azar comprendido
entre 0 y 1. Esta función no tiene argumentos. Cada vez
que se genere un valor aleatorio será diferente al
anteriormente calculado.
Funciones matemáticas

• ALEATORIO.ENTRE(INFERIOR,
SUPERIOR):
• Esta función devuelve
un valor al azar comprendido
entre un valor inferior y
superior que tu establezcas.
Funciones matemáticas
• PI ():
• Función cuyo valor es aproximadamente.
3,14159265358979323846…
Funciones matemáticas
• SUMA(número1,número2,...):
• El resultado devuelto por esta función es la suma de
los argumentos número1, número2, etc.. Ejemplo:

=SUMA(3,3,5,8)
Da como resultado
19
Funciones matemáticas
• PRODUCTO(número1,número2,...):
Multiplica todos los valores dados como argumentos y
devuelve su resultado.
• Ejemplo:

=PRODUCTO(3,2,5,1)
Da como resultado
30
Funciones matemáticas

• RESIDUO(número,núm_divisor):
• La función divide el argumento número entre
núm_divisor y devuelve el residuo o resto de esta división.
• Si la división es exacta, el residuo da como resultado cero.
• Ejemplo:
=RESIDUO(20,5)
Da como resultado
0
Funciones matemáticas
• POTENCIA (número,potencia):
• Toma el argumento número y lo eleva a la potencia
indicada por el argumento potencia, otra forma es con el
operador “^”.
• Ejemplo:
25 se podrá obtener con el operador
=2^5 ó con la función
=POTENCIA(2, 5) en ambos
casos da el mismo resultado 32
Funciones matemáticas
• Redondear(numero_Num_decimales)
Redondea a un numero la cantidad de decimales
especifico.
• Por ejemplo

• =Redondear(3.2526,3) El resultado será 3.253

• =Redondear(3.2526,2) El resultado será 3.25


Funciones matemáticas
• Truncar(numero_Num_decimales) Trunca
a un numero la cantidad de decimales especifico.
• Por ejemplo

• =truncar(3.2526,3) El resultado será 3.252

• =truncar(3.2526,2) El resultado será 3.25


Funciones matemáticas
• RAIZ(número):
• Devuelve la raíz cuadrada del argumento número.
• Por ejemplo
• =RCUAD(25) da como resultado 5.
• Importante: No existe función para la raíz cúbica, raíz
cuarta,……, en estos casos trabajarlo por su equivalente
en potencia. Por ejemplo: RAIZ CUBICA √8su fórmula
será:
• =POTENCIA(8, 1/3)
FUNCIONES ESTADISTICAS
o PROMEDIO
Devuelve el promedio de los argumentos, los cuales pueden
ser numéricos, nombres, matrices o referencias que
contengan números.
En la celda C2 escribimos:
=PROMEDIO(A2:A4)
FUNCIONES ESTADISTICAS
o MAX
Devuelve el valor máximo de una lista de valores.
Omite los valores lógicos y el texto.
En la celda C2 escribimos:
=MAX(A2:A4)
FUNCIONES ESTADISTICAS
o MIN
Devuelve el valor mínimo de una lista de
valores. Omite los valores lógicos y el texto.
En la celda C2
escribimos:
=MIN(A2:A4)
FUNCIONES ESTADISTICAS
o CONTAR
Cuenta el número de celdas de un rango que
contienen números.
En la celda D2 escribimos:
=CONTAR(A2:A4)
FUNCIONES ESTADISTICAS
o CONTARA
Cuenta el número de celdas no vacías de un
rango.
En la celda D2 escribimos:
=CONTARA(A2:A6)
OTRAS

•Investigar como se utiliza las siguientes


funciones:

•Contar.blanco
•Moda
•Frac.año
Funciones condicionales
• Estas funciones nos permiten contabilizar o aplicar una condición a un
rango de celdas y después ejecutar una acción.

• Las funciones que vamos a tratar son:

• SUMAR.SI
• CONTAR.SI
FUNCIÓN SUMAR.SI
Sintaxis:
=SUMAR.SI(Rango,Criterio,Rango_suma)

Descripción: Nos permite hacer una suma de celdas que cumplen con un determinado
criterio y de esta manera excluir aquellas celdas que no nos interesa incluir en la operación.

Argumentos:
Rango (obligatorio): El rango de celdas que será evaluado.
Criterio (obligatorio): La condición que deben cumplir las celdas que serán incluidas en la
suma.
Rango_suma (opcional): Las celdas que se van a sumar. En caso de que sea omitido se
sumaran las celdas especificadas en Rango.
Ejemplo (sin rango_suma)
• De una lista de valores, deseo sumar todas las celdas que contienen el
números 4, 3 y los números menores de 3
Ejemplo (con rango_suma)
• De una lista de vendedores, deseo conocer el total de ventas de un
determinado vendedor y de un mes específico.
FUNCIÓN CONTAR.SI
Sintaxis:
=CONTAR.SI(Rango,Criterio)

Descripción: Cuenta el número de celdas de un rango que cumplan con un


criterio establecido. Solamente cuando el valor de dichas celdas cumple la
condición es considerada dentro de la cuenta.

Argumentos:
Rango (obligatorio): El rango que contiene los valores que se desean contar.
Criterio (obligatorio): La condición que determinará las celdas que serán
contadas.
Ejemplo
• Determinar cuantos alumnos aprobaron y cuantos no.
Ejemplo usando caracter comodín en criterio

• Del listado, determinar cuantas celdas contiene un nombre y cuantos


nombres comienzan con la letra P
Funciones de búsqueda y referencia
• Las funciones de búsqueda y referencia son aquellas funciones que a
partir de unos argumentos nos ayudan a localizar valores o datos
dentro de rangos en Excel.

• Las funciones que vamos a tratar son:


• BUSCARV
• BUSCARH
• COINCIDIR
• ELEGIR
• INDICE
FUNCIÓN BUSCARV
• Nos permite buscar un valor dentro de un rango de datos.

• Nos ayuda a obtener el valor de una tabla que coincide con el valor
que estamos buscando. Un ejemplo sencillo que podemos resolver
con la función BUSCARV es la búsqueda dentro de un directorio
telefónico.
Sintaxis:
=BUSCARV(Valor_buscado, Tabla, columna, [ordenado])
Argumentos:
• Valor_buscado (obligatorio): Es el valor que se va a buscar en
la primera columna de la tabla o rango.
Sintaxis:
=BUSCARV(Valor_buscado, Tabla, columna, [ordenado])
Argumentos:
• Tabla (obligatorio): Rango de celdas que contiene los datos.
Puede usar una referencia a un rango o un nombre de rango.

O colocamos un nombre a ese


rango, por ejemplo AGENDA
Sintaxis:
=BUSCARV(Valor_buscado, Tabla, columna, [ordenado])
Argumentos:
• Columna (obligatorio): Es un número de columna del
argumento Tabla.

1 2 3
Sintaxis:
=BUSCARV(Valor_buscado, Tabla, columna, [ordenado])
Argumentos:
• Ordenado (Opcional): Es un valor lógico que especifica
si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o
aproximada.
No ordenado
Errores comunes al usar la función BUSCARV

• Si la columna llave no tiene valores únicos para cada fila entonces la


función BUSCARV regresará el primer resultado encontrado que
concuerde con el valor buscado.

• Si especificamos un indicador de columna mayor al número de


columnas de la tabla obtendremos un error de tipo #REF!

• Si colocamos el indicador de columna igual a cero la función BUSCARV


regresará un error de tipo #VALOR!
FUNCIÓN BUSCARH
• La función BUSCARH busca un valor dentro de una fila y devuelve el
valor que ha sido encontrado o un error #N/A en caso de no haberlo
encontrado.
• Esta función es similar, en cierto sentido, a la función BUSCARV.
• De la Tabla «Ventas 2012», mostrar la venta que hizo
Lupe en el mes de Julio

Filas: Meses

Columnas:
Vendedores
Sintaxis:
=BUSCARH(Valor_buscado, Matriz, fila, [ordenado])
Argumentos:
• Valor_buscado (obligatorio): Es el valor que vamos a buscar.

Valor_buscado = «Lupe»
Sintaxis:
=BUSCARH(Valor_buscado, Matriz, fila, [ordenado])
Argumentos:
• Matriz (obligatorio): El rango que contiene los valores y que
debe ser una fila.
Matriz = El rango de B2:F14
Sintaxis:
=BUSCARH(Valor_buscado, Matriz, fila, [ordenado])
Argumentos:
• Fila (obligatorio): El número de fila que contiene el valor que
regresará la función. Fila = 8

1
2
3
4
5
6
Sintaxis:
=BUSCARH(Valor_buscado, Matriz, fila, [ordenado])
Argumentos:
• Ordenado (opcional): El valor debe ser FALSO si queremos
una coincidencia exacta o VERDADERO para una coincidencia
aproximada.
Preguntas
¿Qué hemos aprendido?
Reflexionemos