Enhancement Suspend Invoice for

Parts & Service

Background
• Kondisi saat ini Invoice tidak bisa dikirimkan ke customer dikarenakan
kelengkapan dokumen (PO/Shipping List/BAST dan lain sebagainya)
yang belum lengkap.
• Aging Account Receivable saat ini kurang akurat dimana Invoice belum
diterima oleh customer.
• Reputation Risk (Overdue/Block karena invoice masih ada di TU)

Out of Scope from New Suspend Module

• Customer Term Code 1 (Term code Cash)
• Customer with Cash Payment/EDC (Term code 1 & 2) – UFC3010
• Customer Consolidate Invoice
• MARC Billing
• CSA Billing
• RUE Invoicing
• TUS (LIBJ90DF)
• Return & Backout
• Split segment khusus Warranty
New Function
 New Function

MNTSUSINV : Maintain and Release Suspend Doc

UFC3050 : Create Report Aging P/S Suspend Doc
UFC6800 : Maintain Store Suspend Invoice
CRDTAPVSI : Quick Credit Approval Suspend
UFC7200 : Maintain days Suspend for specific customer
 New Suspend Module

1. Tanpa merubah bloking credit sistem yang ada saat ini terhadap overlimit
dan overdue.
2. Credit limit berkurang (Exposure bertambah) saat parts dikirimkan atau
workorder closed. Checking Exposure tersebut melaui fungsi baru
suspend CRDTAPVSI
3. Program baru "MNTSUSINV" di lock by Store melalui fungsi UFC6800.
Saat ini baru untuk store 10.
4. Invoice disuspend tanpa menghold proses shipping list dan workorder
closed Fungsi tersebut adalah MNTSUSINV
 New Suspend Module

5. Invoice baru dapat direlease/terbit setelah Finance Team melakukan

Validation kelengkapan dokumen pada MNTSUSINV.
Jurnal Piutang, Sales, COGS dan PPN tercreate saat invoice terbit
(seperti suspend saat ini)

6. Kelengkapan dokumen adalah :

• PO : Purchase Order
• SL : Shipping List (memastikan sdh di tanda tangani oleh customer)
• BA : Berita Acara (BAST) biasanya lebih ke Service
• OT :Others (untuk mengakomodir list-list sesuai customer acceptant),
contoh BPN (SSP) untuk transaksi dengan WAPU, form khusus
customer, dan lain sebagainya
 New Module Suspend

7. Bila terdapat suspend dokumen lebih dari hari yang ditentukan, maka
transaksi baik parts maupun service tidak dapat dilakukan, kecuali
hanya untuk estimate WO services
8. Penentuan hari tersebut dimappingkan dalam suatu table dan bisa
disesuaikan dengan kondisi cabang dan customer. Table tersebut
adalah UFC7200
9. Nilai di MNTSUSINV adalah Nilai invoice termasuk PPN
10.Pencarian dokumen pada MNTSUSINV bisa by Customer
ID/GROUPS/NAME/ALL (just enter)
 New Module Suspend

11. Tanggal Invoice adalah tanggal dokumen di release. Bukan tanggal

tersuspend
12. Terdapat REPORT yg bisa display/Query untuk keperluan monitoring
dan follow up. Fungsi tersebut adalah UFC3050
13. Terdapat pembukuan diakhir bulan layaknya dokumen WIP (khusus utk
Parts) at cost
14. Return & Backout service out scope.
- Return Parts untuk doc yang masih tersuspend, maka doc counternya
perlu direlease oleh Finance dahulu agar doc return bisa dilakukan
- Backout untuk workorder yang masih tersuspend, maka Service admin
cukup melakukan reopen workorder
 New Module Suspend
15. Backorder
 B/O untuk kategori parts konsol, otomatis akan masuk ke suspend
dengan nilai full setelah doc ter-create. Tetapi belum bisa di release
oleh finance (lock by system). Setelah parts B/O diserah terimakan
dan S/L diterima oleh finance maka proses release bisa dilakukan
secara system ( unlock by system ) dan setelah validasi finance
 B/O untuk kategori parts non konsol, akan masuk ke new suspend
modul dan bisa direlease per dokumen

16. SLA ( Service Level Agreement )

Perlunya dibuatkan SLA agar ada standarisasi antara team finance
dengan team P/S dalam proses release suspend document.
MNTSUSINV
 MNTSUSINV

Maintain dan Release Document bisa dilakukan dengan mengisi salah satu field berikut :
 Source Document Number : isi dengan nomor document counter atau nomor
Workorder
 Purchase Order Number : isi dengan nomor PO
 Customer Number : isi dengan ID Customer DBS
MNTSUSINV
Menampilkan List Document Parts / Service yang tersuspend
MNTSUSINV
 Proses Maintenance :
Kelengkapan dokumen divalidasi Finance
Beri tanda Y pada field yang dokumennya telah terpenuhi
 Proses Release :
Setelah dokumen yang divalidasi lengkap oleh Finance
Beri tanda Y pada semua field dan tanda R (Release) pada field S
MNTSUSINV
 Proses Release :
Setelah terelease, maka menampilkan keterangan “Release invoice doc”
MNTSUSINV & MNTTADTA
Hasil release di MNTSUSINV akan otomatis mengupdate field PO, SL, BA dan OT di
MNTTADTA. Dan setelah faktur pajak diprint maka field FP dapat diisi dan proses
print TA (Pengantar Faktur) dapat dilanjutkan
UFC3050

Store : isikan store

Period : isikan period yang yang diingikan
Output Type : Display atau printer
Outq : isikan nama spool yang dituju bila akan diprint
*Bila ingin Query, maka lakukan query seperti biasa dan masukan nama file (nama
file TBA )
UFC3050 Screen shoot by Display
UFC3050 Screen shoot by Printer

Isikan field yang ingin diprint

UFC3050 Screen shoot by Printer
UFC3050 Screen shoot by Printer
UFC3050 Screen shoot by Printer
UFC6800

Store No : Isikan nomor Store

 CRDTAPVSI

Masukan ID customer yang dimaksud

CRDTAPVSI
 CRDTAPVSI
Skenario Suspend
After Close Impact karena Suspend Before close Suspend After Release Suspend (blm invc) after invc
-nilai WIP Work in Process 133,750,000.00 125,000,000.00 +nilai WIP 133,750,000.00 125,000,000.00
Orders not Inv. - - - -
+invoice(incl ppn) Immed Invoices 94,009,553.00 103,634,553.00 -invoice(incl ppn) 94,009,553.00 103,634,553.00
+ppn Total Exposure 385,313,345.00 386,188,345.00 -ppn 385,313,345.00 386,188,345.00
Credit Limit 500,000,000.00 500,000,000.00 500,000,000.00 500,000,000.00
Trading Limit 157,553,792.00 157,553,792.00 157,553,792.00 157,553,792.00

Movement
Work in Process (8,750,000.00)
Immed Invoices 9,625,000.00
Total Exposure 875,000.00

Total Exposure 385,313,345.00 386,188,345.00

UFC7200
 UFC7200

Field Bil-Ind untuk UFC7200 tidak mandatory untuk diisi

TERIMA KASIH