Anda di halaman 1dari 23

Surat menyurat

Oleh : Kelompok 7
Apa itu surat ?
Surat adalah suatu sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dalam bentuk
tulisan pada kertas oleh satu pihak kepada pihak lainnya, baik perorangan maupun organisasi.
Surat merupakan bentuk komunikasi tertulis dimana di dalamnya terdapat beberapa unsur,
diantaranya:
• Pengirim surat, yaitu pihak yang menyampaikan pesan
• Pesan surat, yaitu isi dari surat yang disampaikan (Pemberitahuan, Permohonan/
permintaan, Pernyataan, Perintah, Laporan, dan lainnya)
• Penerima surat, yaitu pihak yang menerima pesan
• Saluran, yaitu cara penyampaian pesan surat tersebut sesuai dengan keperluannya (format
tulisan, tata bahasa)
Sejarah dan perkembangan surat
Berdasarkan catatan sejarah, kegiatan surat menyurat di Indonesia telah dimulai
jauh sebelum kedatangan bangsa Eropa. Yakni pada masa kerajaan Kutai,
Tarumanegara, Pajajaran, Majapahit, Sriwijaya dan Mataram, walaupun hanya terbatas
pada hubungan antarpara raja. Bentuknya masih sangat sederhana, menggunakan kulit
kayu, potongan bambu, daun lontar, dan kulit binatang.
Sampai awal abad ke-20 ada yang disebut hari pos. Saat hari tibanya kapal dari Belanda.
Warga Belanda sangat menantikan kedatangan surat-surat dari negeri leluhurnya.
Kemudian pos pun berkembang pesat, ketika dimulainya era pesawat udara. Dan
kantor pos merupakan salah satu tempat paling sibuk ketika itu.
Jenis-jenis surat

Surat pribadi
Surat MEMO
Resmi
SURAT RESMI

Surat Resmi adalah surat-


surat yang sifatnya formal Surat dinas pemerintah
yang dibuat oleh suatu
instansi atau organisasi, baik Surat niaga
instansi pemerintah maupun
instansi swasta. Surat resmi
Surat sosial
harus menggunakan Bahasa
Indonesia yang sesuai
dengan kaidah baku.
Surat dinas pemerintah
1. yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan adminiustrasi pemerintahan.

Surat dinas pemerintah meliputi :

- surat perjalanan dinas

- surat perintah

- surat rekomendasi

- surat instruksi

- surat referensi

- surat tugas

- dan surat keputusan.


Surat niaga
yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.
Surat sosial
yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh organisasi kemasyarakatan yang bersifat nirlaba (nonprofit)
Jenis-jenis surat sosial :
• surat pengantar, yaitu surat yang digunakan untuk mengantarkan sesuatu dengan tujuan agar penerimanya
mengetahui sesuatu yang dikirim atau diterimanya.
• Surat pengumuman, yaitu surat yang berisi pemberitahuan suatu hal kepada anggota masyarakat atau pihak-
pihak yang terkait dengan isi atau perihal yang tertera dalam surat tersebut.
• Surat edaran, yaitu surat pemberitahuan secara tertulis yang ditujukan kepada banyak pihak.
• Surat kuasa, yaitu surat yang dibuat untuk memberikan kekuasaan baik secara perorangan maupun instansi
kepada yang dapat dipercaya supaya bertindak mewakili orang yang memberi kuasa, karena orang yang
member kuasa tidak dapat melaksanakannya sendiri.
Bagian-bagian surat resmi:
1. Kepala/kop surat, terdiri dari:
• Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
• Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil.
• Logo instansi/lembaga.

2. Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan


3. Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
4. Hal, berupa garis besar isi surat
5. Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
6. Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
7. Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
8. Isi surat
• (-Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah
menyesuaikan).
9. Penutup surat
10. Penutup surat, berisi:
• salam penutup
• Jabatan
• tanda tangan
• nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
11. tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan.
Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain
atau suatu oarganisasi/instansi. Sedangkan yang termasuk surat pribadi adalah :

Surat
Surat Surat
lamaran
keluarga perijinan
pekerjaan
Surat keluarga
Surat keluarga adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut
kepentingan pribadi atau keluarga.
Surat keluarga biasanya dibuat oleh anak kepada orangtuanya karena dalam
perantauan (misalnya kuliah atau bekerja di tempat yang jauh), bisa juga surat
dari saudara yang satu dengan yang lain dan berlainan tempat.
Surat lamaran pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat seseorang ( pelamar ) yang
ditujukan kepada kantor atau perusahaan tertentu guna mendapatkan pekerjaan sesuai
dengan lowongan pekerjaan yang ditawarkan.
Untuk membuat surat lamaran pekerjaan perlu memperhatikan tahap-tahapnya yaitu :
1. Sumber informasi
2. Pedoman penulisan
3. Lampiran yang diminta
4. Proses pengajuan surat lamaran
Surat perijinan
• Surat Perijinan adalah surat yang ditulis seseorang yang isinya menyangkut
permohonan ijin kepada pihak tertentu untuk mendapatkan ijin yang
dimaksudkan. Contoh :
1. Surat ijin untuk tidak masuk kerja / sekolah
2. Surat ijin untuk mengadakan keramaian / hajatan kepada RT atau Lurah dan
sebagainya
MEMO

Ciri-ciri Bentuk Memo


Memo adalah pesan ringkas, yakni pesan yang ditulis seseorang Bentuk memo terdiri atas dua bagian:
1. Kepala Memo
dengan singkat, jelas, dan mudah untuk dipahami. Menurut Penerima
pemakaiannya, memo ada yang bersifat resmi dan bersifat Pengirim
Perihal dan tanggal pengimin
pribadi (tidak resmi). Memo bersifat resmi dipakai sebagai Paraf dan nama terang
surat pernyataan dalam hubungan resmi dari seorang pimpinan pengirim
2. Isi, penulis langsung menyampikan
kepada bawahannya pesan atau perintah dalam kalimat
pendek dan lugas.
Fungsi surat
1. Sebagai alat dokumentasi tertulis
Surat sebagai peranti dan perantara dalam komunikasi, atau sebagai media tertulis di dalam komunikasi, memiliki
kegunaan yang snagat penting sesuai dengan isi yang terkandung di dalamnya. Dalam hal ini, surat memiliki nilai dokumentasi.
2. Sebagai duta institusi dan duta penulisnya
Sosok surat sebagai duta atau wakil atau utusan dari suatu organisasi atau institusi, dipandang merefleksikan dan
mencerminkan keadaan mentalitas, keadaan jiwa, dan kondisi internal suatu organisasi atau institusi yang bersangkutan.
3. Sebagai medium komunikasi dan interaksi
Surat dapat dipergunakan sebagai penghubung antara sosok komunikator dan komunikan, untuk menyampaikan suatu
maksud secara tertulis
4. Sebagai otak tata-usaha dalam perkantoran
Kegiata pengurusan surat-surat bagi sebuah kantor modern, merupakan suatu kegiatan sangat penting yang harus
dilakukan. Penyusunan surat sebagai salah satu pekerjaan kantor, terkait dengan pekerjaan-pekerjaan yang lainnya.
5. Sebagai barometer kemajuan institusi
Bagian-bagian pengurusan surat-surat dalam sebuah institusi atau organisasi, bak nadinya jantung yang memegang
peranan sangat penting dalam menentukan dan menggerakkan seluruh kegiatan kantor atau aktivitas institusi.
Bentuk-bentuk surat
Yang dimaksud dengan bentuk surat adalah tata letak atau pemosisian bagian-bagian surat tertentu
dari sebuah surat, sesuai dengan fungsi dan peranannya, terutama sebagai sebuah petunjuk atau sebagai
identifikasi dalam memproses surat tersebut
1. Bentuk Setengah Lurus
2. Bentuk Lurus

3. Bentuk Lekuk dan Gerigi


4. Bentuk Resmi Indonesia Lama
5. Bentuk Resmi Indonesia Baru
1. Bentuk Setengah Lurus

Surat yang berbentuk setengah lurus disusun dengan aturan, semua bagian surat diketik mulai dari margin kiri yang sama,
batas-batas bagian surat di ketik dengan menambahkan jarak lima ketukan dan setiap paragraf baru di mulai pada margin yang
sama di antara paragraf yang satu dan yang lainnya berjarak satu spasi.
Keterangan:
1) Kop Surat
2) Perihal dan Nomor Surat
3) Tempat, tanggal dan tahun surat
4) Salam Pembuka
5) Isi Surat
6) Inti atau Pokok Surat
7) Salam Penutup
8) Tanda tangan dan Nama Terang
2. Bentuk Lurus
Bentuk lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus penuh. Bedanya terletak pada pengetikan tanggal surat,
nama jabatan, tanda tangan, nama terang dan NIP, salam penutup, semuanya terletak di margin sebelah kiri.
Keteraangan:
1) Kop Surat
2) Perihal dan Nomor Surat
3) Tempat, tanggal dan tahun surat
4) Salam Pembuka
5) Isi Surat
6) Inti atau Pokok Surat
7) Salam Penutup
8) Tanda tangan dan Nama Terang
3. Bentuk Lekuk dan Gerigi
Bentuk Lekuk dan Gerigi yaitu setiap paragraf diketik agak menjorok ke dalam. Paragraf yang satu dan paragraf yang lainnya
tidak perlu berjarak.
Keterangan:
1) Kop Surat
2) Perihal dan Nomor Surat
3) Tempat, tanggal dan tahun surat
4) Salam Pembuka
5) Isi Surat
6) Inti atau Pokok Surat
7) Salam Penutup
8) Tanda tangan dan Nama Terang
4. Bentuk Resmi Indonesia Lama
Bentuk resmi Indonesia lama yaitu penulisan alamat surat diketik sebelah kanan di bawah tanggal surat.
Keterangan:
1) Kop Surat
2) Perihal dan Nomor Surat
3) Tempat, tanggal dan tahun surat
4) Salam Pembuka
5) Isi Surat
6) Inti atau Pokok Surat
7) Salam Penutup
8) Tanda tangan dan Nama Terang
5. Bentuk Resmi Indonesia Baru
Bentuk resmi Indonesia baru merupakan variasi bentuk setengah lurus dan bentuk resmi Indonesia, bedanya dengan bentuk setengah lurus
terletak pada penulisan salam penutup yang berada pada margin kanan yang setara dengan penulisan tembusan.
Bagian-bagian surat:
1) Kepala Surat atau Kop Surat
2) Nomor Surat
3) Tanggal Surat
4) Lampiran Surat
5) Hal atau Perihal
6) Alamat dalam Surat (siapa yang dituju)
7) Salam Pembuka
8) Isi Surat: Alinea Pembuka, Alinea Isi, Alinea Penutup
9) Salam Penutup
10) Pengirim Surat
11) Tembusan Surat
12) Inisial
Penulisan Surat yang Baik dan Benar
Surat yang baik dan benar adalah surat yang Bahasa yang digunakan dalam surat,
disusun dan ditulis mengikuti syarat-
syarat,yaitu : sebaiknya:
• Tidak mengandung makna ganda • Mengutamakan sama derajat
• Antara penerima dan pengirim memiliki • Tegas
maksud yang sama
• Sederhana • Mudah dimengerti oleh pembaca
• Tepat menggunakan kata dalam • Menggunakan bahasa yang sopan
pemakaiannya
• Tulisannya tersusun rapi dan berurutan • Jelas antara penulisan dan makna
TERIMA KASIH