Monitoring Proyek

Struktur Organisasi

1. Organisasi Fungsional
2. Organisasi Projectized
3. Organisasi Matriks
Organisasi Fungsional

 anggota staf di kelompokkan berdasarkan

spesialisasi atau fungsinya
Organisasi Projectized

 Staf disusun berdasarkan adanya sebuah proyek

Organisasi Matriks
 Weak matrix, mengelola beberapa dari karakteristik
organisasi fungsional dan peran PM sebagai
koordinator atau yang membelanjakan untuk proyek
 Balanced matrix, mengenal tentang kebutuhan PM,
tetapi tidak ada wewenang penuh di seluruh proyek
dan pembiayaan proyek
 Strong matrix, memiliki beberapa karakteristik dari
organisasi projectized dan PM punya waktu tak
terbatas dengan banyak wewenang dan staf
administrasi proyek yang full-time
Organisasi Weak Matrix

(Kotak yang terarsir menunjukkan staf yang terlibat dalam proyek)

Organisasi Balanced Matrix

(Kotak yang terarsir menunjukkan staf yang terlibat dalam proyek)

Organisasi Strong Matrix

(Kotak yang terarsir menunjukkan staf yang terlibat dalam proyek)

Struktur Organisasi mempengaruhi
proyek
Tipe Matrik
Organisasi Fungsional Projectized
Karakteristik Proyek Weak matrix Balance Matrix Strong Matrix

Kecil atau Sedikit s/d Moderat s/d Besar s/d

Wewenang Manajer Proyek Terbatas
Tidak ada Moderat Besar Hampir total
Persentase personel yang
ditunjuk organisasi untuk Senyatanya
0-25% 15-60% 50-95% 85-100%
berkerja dalam proyek tidak ada
secara full-time

Peran Manajer Proyek Paruh waktu Paruh waktu Full-time Full-time Full-time

Koordinator Koordinator Manajer Manajer Manajer

Nama yang sesuai dengan
Proyek/Project Proyek/Project Proyek/Project Proyek/Manajer Proyek/Manajer
Peran Manajer Proyek
Leader Leader officer Program Program
Staff Administrasi
Paruh waktu Paruh waktu Paruh waktu Full-time Full-time
Manajemen Proyek
Diskusi
 Sebutkan struktur organisasi yang diterapkan pada
kasus-kasus berikut
 Fungsional
 Matriks
 Projectized
Case 1
 We’re looking for someone who can work with our
development manager to deliver our products on
time. We have a good programming team; they just
need a little encouragement to meet their deadlines.
You’ll be expected to keep really good status meeting
notes. If you run into any trouble with the team, just
kick it back to the Development Manager, and she’ll
address the problem
 Fungsional
Case 2
 We need someone who can manage the whole
effort, start to finish. You’ll need to work with the
client to establish goals, choose the team, estimate
time and cost, manage and track all of your decisions,
and make sure you keep everybody in the loop on
what’s going on. We expect the project to last six
months
 Projectized
Case 3
 We have a project coming up that’s needed by our
customer service team. The project is a real technical
challenge for us, so we’ve assembled a team of top-
notch programmers to come up with a good solution.
We need a project manager to work with the
programming manager on this one. You would be
responsible for the schedule, the budget, and
managing the deliverables. The programming
manager would have the personnel responsibilities
 Matriks
Case 4
 Most of the work you’ll be doing is contract work.
You’ll put together three different teams of software
engineers, and you’ll need to make sure that they
build everything our customer needs. And don’t
forget: you’ve got to stay within budget, and it’s got
to be done on time! It’s a big job, and it’s your neck
on the line if things go wrong. Can you handle that?
 Projectized
Project Management Office (PMO)
 Dalam struktur organisasi (fungsional, matrik,
projectized), PMO seharusnya berada diantara
tingkat projek manajer dan tingkat chief executive,
atau kata lain “manajer dari manajer proyek”
 Fungsi PMO di organisasi berkisar tentang pemberian
pertimbangan yang berpengaruh, pembatasan untuk
rekomendasi kebijakan dan prosedur yang spesifik
pada proyek tertentu, dan pemformalan wewenang
manajer proyek tertentu
Siklus Hidup Proyek (Project Life Cycle)
 Siklus hidup proyek didefinisikan sebagai tahapan yang hubungan dari awal sampai
akhir proyek
 Perolehan dari setiap tahap di review kelengkapan dan kebenarannya serta
mendapatkan persetujuan sebelum memulai pekerjaan tahap berikutnya
Urutan Tahapan dalam Siklus Hidup
Proyek
Standar Manajemen Proyek
 PRINCE 2
 StepWise
 PMBOK
 Microsoft Solution Framework (MSF)
Kerangka Kerja Manajemen Proyek
Stakeholder Proyek

 Stakeholder adalah individu atau organisasi yang aktif

terlibat dalam proyek, atau siapa saja yang bisa
dipengaruhi oleh hasil penyelesaian proyek atau
eksekusi proyek
 Stakeholder meliputi:
 Manajer Proyek
 Pelanggan/pengguna
 Organisasi Pelaksana
 Anggota tim proyek
 Tim manajemen proyek
 Sponsor
 Influencer (orang-orang yang berpengaruh)
 Kantor manajemen proyek
9 Area Pengetahuan (9 Knowledge
Area)
 Knowledge areas describe the key competencies that
project managers must develop
 4 core knowledge areas lead to specific project objectives
(scope, time, cost, and quality)
 4 facilitating knowledge areas are the means through
which the project objectives are achieved (human
resources, communication, risk, and procurement
management)
 1 knowledge area (project integration management)
affects and is affected by all of the other knowledge areas
Teknik dan sarana manajemen proyek

 Teknik dan sarana manajemen proyek

membantu manajer proyek dan timnya dalam
berbagai aspek manajemen proyek
 Beberapa contoh yang spesifik seperti
 Project Charter dan template WBS (scope)
 Gantt chart, network diagram, critical path analysis, PERT
(time)
 Cost estimates dan earned value management/analisis
performance proyek (cost)
Tahapan Manajemen Proyek
 Proses inisialisasi (Initiating process)
 Proses perencanaan (Planning process)
 Proses eksekusi (Executing process)
 Proses pengawasan dan pengontrolan (Monitoring and
controlling process)
 Proses penutupan (Closing process)
Interaksi Antar Kelompok Proses
Overlapping kelompok proses
Hubungan antara kelompok proses
dengan area pengetahuan
Proses Inisiasi (Project Initiation)
 Memberikan gambaran global suatu proyek
 Tujuan:
 Menunjuk atau menetapkan manajer proyek
 Menentukan tujuan proyek secara rinci
 Mengidentifikasi stakeholder
 Menentukan kriteria keberhasilan proyek
 Menentukan ruang lingkup, jadwal, kebutuhan sumber
daya, asumsi, dan batasan proyek
 Output berupa project charter
Proses Perencanaan (Project Planning)

 Deskripsi detail dari definisi proyek yang sudah

dibuat pada proses inisiasi
 Tujuan:
 Mendefinisikan ruang lingkup proyek
 Membuat detail jadwal pelaksanaan proyek
 Menentukan dana yang dibutuhkan proyek
 Menentukan prosedur dan mekanisme pengontrolan proyek
 Menentukan peran, kualisfikasi, tanggung jawab serta jumlah personil untuk
pelaksanaan proyek
 Mengidentifikasi resiko dan tindakan penanggulangannya
 Membuat perencanaan komunikasi selama pelaksanaan proyek
 Menentukakan dan menyetujui baseline yang akan menjadi acuan proyek
Proses Eksekusi/Pelaksanaan (Project
Execution)
 Tindak lanjut dari proses perencanaan yang sudah
didokumetasikan
 Tujuan:
 Merealisasikan perencanaan proyek
 Mengkoordinasikan kinerja tim proyek dan juga
mengoptimalkan sumber daya yang ada
 Merealisasikan perubahan perencanaan proyek
Proses Pengontrolan (Project
Controlling)
 Mengontrol setiap langkah pelaksanaan proyek
apakah sudah sesuai dengan yang telah ditentukan
 Tujuan:
 Memastikan pencapaian tujuan proyek sesuai dengan
target yang telah ditentukan
 Mengontrol pelaksanaan proyek agar sesuai dengan
estimasi dan rencana awal
Proses Penutupan (Project Closure)
 Memberikan laporan hasil yang diperoleh dari
aktivitas-aktivitas proyek yang sudah dilaksanakan
 Tujuan:
 Mengakhiri proyek dengan semua yang terlibat secara
formal
 Mengakhiri penugasan anggota tim proyek
15 Pekerjaan pada Manajemen Proyek
1. Menentukan lingkup proyek
2. Mendifinisikan stakeholder, pengambil keputusan, dan prosedur pengembangan
3. Membangun daftar detail pekerjaan (Work Breakdown Structures – WBS)
4. Mengestimasi kebutuhan waktu
5. Membangun inisialisasi bagan alir manajemen proyek
6. Mengidentifikasi kebutuhan sumberdaya dan anggaran
7. Mengevaluasi kebutuhan proyek
8. Mengidentifikasi dan mengevaluasi resiko
9. Menyiapkan rencana kontigensi
10. Mengidentifikasi ketergantungan
11. Mengidentifikasi dan menelusuri milestones yang critical
12. Berpartisipasi dalam review tahapan proyek
13. Mengamankan sumberdaya yang dibutuhkan
14. Mengelola proses pengontrolan perubahan
15. Melaporkan status proyek
Skill Manajer Proyek yang Diusulkan
 Ketrampilan manajemen umum: planning, organizing, staffing, executing,
controlling the project
 Ketrampilan interpersonal: mengatur atau mengelola hubungan antar
personal, termasuk:
– Komunikasi yang efektif: tukar-menukar informasi
– Berpengaruh di organisasi: berkemampuan untuk “menyelesaikan segala
sesuatu”
– Kepemimpinan: pengembangan visi, strategi dan memotivasi orang-orang
untuk mencapai visi dan strategis tersebut
– Motivator: memberi energi kepada orang-orang agar kinerjanya mencapai
tingkat tertinggi dan mengatasi berbagai penghalang untuk berubah.
– Manajemen negosiasi dan konflik: bermusyawarah dengan yang lain untuk
menyelesaikan masalah atau untuk mencapai kesepakatan
– Problem solving: sebuah kombinasi dari pendefinisian masalah,
pengidentifikasian dan analisis alternatif serta pengambilan keputusan
Karakteristik Utama dari Manajer Proyek yang
Efektif dan yang Tidak Efektif
MP yang Efektif MP yang Tidak Efektif
• Kepemimpinan berdasar • Mengambil contoh yang salah
contoh • Tidak yakin dengan dirinya
• Visionary sendiri
• Secara teknis trampil • Kurang keahlian teknis
• Bisa memutuskan pada saat • Jelek dalam berkomunikasi
yang tepat • Tidak mampu memotivasi
• Baik dalam berkomunikasi
• Motivator yang ulung
• Berani menghadapi
manajemen yang lebih tinggi
ketika diperlukan
• Mendukung anggota tim
• Mendorong idea baru

*MP : Manajer Proyek

Latihan
 Kelompokkan kegiatan-kegiatan berikut ini sesuai dengan masing-masing
tahapan proyek
1. Penutupan proyek 7. Memonitor dan mengontrol pekerjaan
2. Mengidentifikasi resiko proyek
3. Mengidentifikasi stakeholder 8. Mendefinisikan kualitas proyek
4. Kontrol ruang lingkup 9. Mengontrol jadwal
5. Mendistribusikan informasi 10. Pembuatan project charter
6. Memperkirakan durasi aktivitas 11. Pembuatan dokumen project
management plan
12. Mengarahkan dan mengatur
pelaksanaan proyek

Inisiasi Perencanaan Eksekusi Monitoring Penutupan

Referensi
 Manajemen Proyek Sistem Informasi, Rudy Tantra, 2012
 Konteks MANAJEMEN PROYEK - RIZKA HADIWIYANTI,
SKom,MKom,MBA