Anda di halaman 1dari 7

KETENTUAN DALAM PENULISAN SURAT

RESMI
Surat resmi adalah surat yang dibuat untuk suatu kepentingan atau
situasi resmi yang isinya menyangkut masalah kedinasan. Contoh
surat resmi adalah surat undangan, surat izin, surat edaran, surat
perintah, surat dinas, surat keputusan dan lain-lain.
Unsur-unsur dari surat resmi meliputi kepala surat, tanggal surat,
lampiran, perihal, alamat tujuan surat, salam pembuka, isi surat,
salam penutup, tanda tangan, nama jelas, jabatan, tembusan, dan
inisial.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam
menulis surat resmi sebagai berikut:
1. Penulisan kepala surat
Kepala surat berfungsi untuk informasi kepada penerima surat tentang
nama, alamat, serta keterangan lain yang beraitan dengan instansi atau
badan pengirim surat. Unsur-unsur alamat dipisahkan dengan tanda koma,
bukan dengan tanda hubung. Misalnya, kata jalan dituliskan lengkap jalan,
tidak singkat Jl. Atau Jln.
2. Penulisan tanggal surat
Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota karena nama kota itu
sudah tercantum pada kepala surat. Kemudian, nama bulan jangan disingkat
atau ditulis dengan angka (Januari disingkat Jnari atau 01, Desember menjadi
Des atau 12). Tahun juga ditulis lengkap, tidak disingkat dengan tanda koma
diatas.
3. Penulisan alamat surat
Penulisan alamat surat diatur sebagai beriku.
a) Alamat tujuan ditulis disebelah kiri
b) Alamat surat tidak diawali kata kepada
c) Alamat tujuan surat diawali dengan Yth.
(diikuti titik)
d) Sebelum mencantumkan nama orang yang
dituju, biasanya penulis surat mencantumkan
sapaan Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr.
e) Jika nama yang dituju memiliki gelar akademik
yang ditulis di depan namanya, seperti Ir., dan
Drs., kata sapaan Bapak, Ibu, atau saudara
tidak perlu digunakan.
f) Penulis kata jalan tidak perlu disingkat.
4. Penulisan sakam pembuka
Salam pembuka ditulis di sebelah kiri satu garis tepi dengan nomor,
lampiran, hal, dan alamat surat. Huruf pertama awal kata dituliskan dengan huruf
kapital, sedangkan kata yang lain ditulis dengan huruf kecil semua, kemudian salam
pembuka itu diikuti tanda koma.

5. Penulisan salam penutup


Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata-
kata yang lain ditulis kecil. Sesudah salam penutup, dibubuhkan tanda koma.
Contoh :
a) Hormat kami (benar)
b) Hormat Kami (salah)
c) Salam kami (benar)
d) Salam Kami (salah)
6. Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan
surat dinas dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang, yaitu pemengang pimpinan suatu instansi, lembaga, atau
organisasi. Nama jelas penanda tangan dicantumkan di bawah tanda tangan
dengan dengan hanya huruf awal setiap kata ditulis kapital, tanpa diberi kurung
dan tanpa diberi tanda baca.

7. Penggunaan bentuk singkatan a.n dan u.b


bentuk a.n. (a kecil diberi titik dan n kecil diberi titik) digunakan jika
penandatanganan dilakukan oleh penjabat setingkat dibawah pimpinan yang ditunjuk
oleh pimpinan instansi yang bersangkutan. Bentuk singkatan a.n. dicantumkan di depan
nama jabatan yang melimpahkan wewenang pendatanganan itu. Sedangkatan singkatan
u.b. (u kecil diberi titik dan b kecil diberi titik) digunakan jika pentandatangan surat itu
dilakukan oleh staf suatu instansi yang kedudukannya dua tingkat atau lebih di bawah
pimpinanya.
8. Tembusan
Ada beberapa instansi atau perusahaan tertentu yang menamakan bagian
ini tindasan atau c.c. (carbon copy), Pusat Bahasa tidak menganjurkan
penggunaan istilah tersebut, tetapi yang dianjurkan Pusat Bahasa adalah
Tembusan.

9. Inisial
Inisial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama
pengonsepan dan singkatan nama pengetik surat. Inisial ditempatkan pada bagian
bawah di sebelah kiri.
Misalnya, Rn dan Ars
Rn : Singkatan nama pengonsep : Rahamita
Ars : Singkatan nama pengetik : Arman Setya