Anda di halaman 1dari 13

PROSEDUR MENULIS SURAT RASMI

1.Surat kiriman rasmi mempunyai format yang


khusus.

2.Format surat rasmi mempunyai ciri-ciri


teknikal tertentu.

3.Surat kiriman rasmi mestilah bersifat formal


dan tidak menyentuh perkara-perkara
peribadi.
4.Gunakanlah bahasa yang mudah, tepat,
padat dan tidak berbunga-bunga. Bahasa
yang digunakan mestilah baku dan betul
dari segi ejaan dan tanda baca.

5.Elakkan penggunaan unsur-unsur kiasan


dan ungkapan peribahasa dalam penulisan
karangan jenis ini.
Surat kiriman rasmi ditulis dan ditujukan
kepada pihak tertentu dengan tujuan
rasmi. Contoh surat rasmi ialah :
1. Surat aduan
2. Surat rayuan
3. bantahan
4. Surat memesan barangan
5. Surat undangan menghadiri mesyuarat-
mesyuarat yang penting dan rasmi
6. Surat permohonan
7. Surat pekeliling
8. Surat jemputan atau undangan (bersifat
peribadi)
9. Notis
10. Perniagaan
11. dan lain-lain lagi
FORMAT ASAS SURAT
KIRIMAN RASMI
(rujuk lampiran 1)

1. ALAMAT PENGIRIM
Ditulis di sudut atas sebelah kiri surat.

2. GARIS PANJANG MELINTANG


Berfungsi untuk memisahkan alamat pengirim
dengan alamat si penerima.
Dibuat memanjang dari kiri ke kanan surat.
3. ALAMAT PENERIMA
Ditulis sejajar dengan alamat pengirim.
Ditulis di bawah garis panjang melintang, iaitu di sebelah
kiri surat.
Baris akhir alamat harus digaris.

4. TARIKH
Ditulis di sebelah kanan surat, iaitu sebaris dengan baris
akhir alamat penerima.
Nama bulan ditulis dengan ejaan penuh dan berhuruf
besar sepenuhnya.
Bubuhkan tanda titik (.) di akhir tarikh
5. PANGGILAN HORMAT PENERIMA

Gunakan tuan atau puan untuk penerima


yang biasa.
Gunakan gelaran yang betul jika penerima
merupakan golongan yang berpangkat.
Misalnya,Yang berhormat, Datuk, Datin
dan sebagainya
6. TAJUK SURAT

Ditulis di sebelah kiri dan di bawah panggilan


hormat penerima.
Mulakan setiap awal perkataan dengan huruf
besar.
Jangan bubuh tanda titik (.) di bahagian akhir
tajuk.
Pastikan tajuk surat anda digaris.
7. ISI SURAT

Sebaik-baiknya, tuliskan satu isi dalam satu


perenggan.
Perenggan pertama dan terakhir tidak
memerlukan nombor.
Perenggan kedua dan seterusnya memerlukan
nombor dan tulis ke dalam sedikit (dijarakkan) dari
nombor.
Bagi perenggan yang memerlukan pecahan,
gunakan huruf (a), (b), (c) dan sebagainya.
8. PENGAKUAN, TANDATANGAN, NAMA &
JAWATAN PENGIRIM

Ditulis di sebelah kiri surat setelah melangkaui dua


atau tiga baris kosong dari perenggan terakhir.
Huruf pertama perkataan pertama haruslah
berhuruf besar.
Bubuhkan tanda koma (,) di akhir pengakuan.
Tandatangan ditulis selepas pengakuan pengirim.
Nama pengirim haruslah ditulis dengan huruf
besar sepenuhnya dalam kurungan.
Jawatan pengirim harus ditulis di di bawah nama
pengirim
TAMBAHAN FORMAT ASAS SURAT
KIRIMAN RASMI
1.KEPALA SURAT BERCETAK
Hanya perlu digunakan pada muka surat
pertama sahaja.

2. NOMBOR RUJUKAN
Terletak di sebelah kanan alamat penerima.
ruj. Kami – rujukan fail sendiri
ruj. Tuan – rujukan pengirim

3. PERKATAAN ‘MELALUI’
Ditulis disebelah bawah alamat penerima
Jika surat telah ditandatangai oleh Guru Besar /Pengetua perkataan
‘melalui’ tidak perlu ditulis.
3. COGAN KATA
Huruf Besar
Jarak 2 baris di bawah perenggan terakhir

4. SALINAN
Ditaip dengan perkataan ‘s.k’ (salinan
kepada)
Jika salinan surat lebih daripada satu,
nombor urutan 1,2,3 tidak perlu ditulis.
SEKIAN DAN TERIMA KASIH