PROSES BISNIS

FUNGSI-FUNGSI BISNIS
 Banyak proses bisnis yang terikat dengan wilayah fungsional
tertentu.

WILAYAH FUNGSIONAL PROSES BISNIS

Manufaktur dan produksi Menggabungkan produk
Mengecek kualitas
Membuat tagihan bahan baku

Penjualan dan pemasaran Mengenali pelanggan

Membuat pelanggan sadar akan produk
Menjual produk
Keuangan dan akutansi Membayar kreditor
Keuangan & akuntansi
Membuat laporan keuangan
Mengelola akun kas

Sumber daya manusia Mempekerjakan pelanggan

Mengevaluasi kinerja pekerjaan
karyawan
Melibatkan karyawan pada rencana
manfaat
 What is a Value Chain?

Porter’s Value Chain Model

 How Do Business Processes Generate Value?

Three Examples of Business Processes

 How Does Competitive Strategy Determine Business
Processes and Structure of Information Systems?

Business Process & Information System for Bike Rental

Pentingnya Dokumentasi SOP

1. Dasar-dasar atas sistem yang dijalankan

2. Pengumpulan pengalaman dari staf yang memiliki spesialisasi
pekerjaan

3. Dasar untuk melakukan PERBAIKAN

4. Kepastian tanggung jawab dan wewenang setiap fungsi di

perusahaan

5. Mengeliminasi permasalahan di dalam departemen atau antar

departemen
Tingkatan Dokumentasi

Kebijakan

Prosedur
Kerja

Instruksi Kerja

Format Formulir
Kebijakan Tingkatan Dokumentasi

 APAKAH KEBIJAKAN ITU?

Kebijakan Sebuah kumpulan kebijakan
manajemen mengenai standar
Prosedur perusahaan

 KENAPA KITA MEMBUTUHKAN

Instruksi Kerja
KEBIJAKAN?

Untuk memberikan arah kepada

Format Formulir
setiap karyawan, pelanggan,
dan pemasok
Prosedur Tingkatan Dokumentasi

Kebijakan  APAKAH PROSEDUR ITU?

Sekumpulan prosedur kerja yang

sesuai dengan standar yang telah
Prosedur ditetapkan perusahaan
 MENGAPA KITA MEMBUTUHKAN
Instruksi Kerja PROSEDUR ?
Agar setiap karyawan dapat bekerja
Format Formulir baik secara individu atau bersama-sama
untuk mencapai tujuan perusahaan.
Bentuk Narasi Bagaimana Menulis Prosedur

Prosedur Permintaan Barang:

• Bagian Gudang menerima Bukti Permintaan Barang

• Bagian Gudang memeriksa persediaan barang
• Bila persediaan ada, bagian Gudang menyerahkan barang dan bagian
yang meminta menandatangani Bukti Penerimaan Barang
• Bila persediaan tidak ada, menyiapkan Bukti Permintaan Pembelian
barang / jasa (Purchase Requisition).
Arus Tradisional Bagaimana Menulis Prosedur

Prosedur Permintaan Barang

PERAWATAN GUDANG PENGADAAN

MULAI

Meminta
Barang Memeriksa Perseidiaan

BPB Stock card

BPB
Ya Persediaan
Menandatangani ada?
BPB
Tidak

BPB Menerbitkan dan mengirimkan

Purchase Requisition Prosedur Pembelian

Purchase
Requition

SELESAI
Arus Tiga Kolom Bagaimana Menulis Prosedur

Prosedur Permintaan Barang

PROSES DOKUMEN KETERANGAN

MULA
I

Menerima Bukti
Permintaan Barang BPB # Bag. Gudang

Periksa persediaan
Stock Card # Bag. Gudang

Ya Menerima spare
Persediaan part dan menandatangani
ada ? BPB
BPB # Bag. yang menerima
Tidak

Menerbitkan dan mengirimkan

Purchase Requsition Selesai
Purchase
Requisition
# Bag. Gudang
* Distribusi ke Bag. Pengadaan

Prosedur Pembelian
Instruksi Kerja Tingkatan Dokumentasi

Kebijakan  APA INSTRUKSI KERJA ITU ?

Kumpulan petunjuk yang menggambar-
kan secara terperinci langkah aktivitas
Prosedur dari prosedur tertentu.

 MENGAPA KITA
MEMBUTUHKAN INSTRUKSI
Instruksi Kerja CARA KERJA?
Untuk digunakan sebagai petunjuk
Format Formulir dalam kegiatan sehari-hari oleh
setiap bagian
Format Formulir Tingkatan Dokumentasi

Kebijakan
 MENGAPA KITA MEMBUTUHKAN
FORMAT FORMULIR?
Prosedur
Sebagai pedoman resmi formulir yang
paling “up-to-date” dan sah untuk
digunakan oleh seluruh karyawan.
Instruksi Kerja

Format Formulir
Pedoman Dokumentasi Yang Baik

5 C dalam teknik dokumentasi

1. Concise = Singkat
2. Complete= Lengkap
3. Concrete = Nyata
4. Correct = Benar
5. Consistent = Konsisten
THREE COLUMNS DIAGRAM

PROCESS DOCUMENT REMARK

# Person/Department In Charge
BUSINESS
PLAN PROCESS 1. Remark 1
2. Remark 2
* Work Instruction
CONTINUAL IMPROVEMENT

DOCUMENT # Person/Department In Charge

DO (DRAFT)
1. Remark 1
2. Remark 2
* Work Instruction

# Person/Department In Charge
DOCUMENT
CHECK (DRAFT)
1. Remark 1
2. Remark 2
* Work Instruction

# Person/Department In Charge
CONTROLLED
ACT DOCUMENT 1. Remark 1
2. Remark 2
* Work Instruction
Simbol Pemetaan Proses Bagaimana Menulis Prosedur

START

PROCESS

DECISION

CONNEC-
TION
 Document Flowcharts
• Flowcharts adalah representasi dari sistem
pengolahan transaksi yang menggambarkan berbagai
jenis alur.
• Document Flowchart menekankan input-input dan
output-output hardcopy serta alurnya melalui unit-
unit organisasi.
• Auditors dan accountants dapat menggunakan
flowcharts pada saat menganalisa sistem untuk
menunjukkan kelemahan kontrol dan pelaporan.
Common Document
Flowcharting
Symbols
 System Flowcharts
• System Flowcharts menggambarkan aliran
data dan langkah-langkah pemrosesan dalam
Sistem Informasi Akuntansi
• Menggunakan simbol-simbol yang
terstandarisasi secara internasional oleh
American National Standards Institute (ANSI)
• Flowcharting symbols dikelompokkan menjadi
input-output symbols, processing symbols,
storage symbols, data and information flow
symbols, and miscellaneous symbols
 System flowcharting guidelines
1. Bagilah flowchart ke dalam kolom-kolom; masing-
masing satu untuk setiap internal entity dan satu
untuk setiap external entity. Berilah label pada setiap
kolom.
2. Kolom-kolom flowchart harus dibuatkan lay-outnya
sehingga aktifitas-aktifitas flowchart mengalir dari kiri
ke kanan, tetapi kolom-kolom tersebut sebaiknya
ditempatkan agar dapat meminimalkan garis-garis
yang bersilangan (crossed lines) dan konektor (tanda
hubung).

22
 System flowcharting guidelines (cont.)

3. Flowchart seharusnya mengalir dari atas ke

bawah dan dari kiri ke kanan. Untuk lebih
jelasnya, beri tanda panah pada semua flow
lines.
4. Buatlah flowchart dalam satu halaman. Jika
tidak dapat, gunakan banyak halaman dengan
off-page connectors. Jangan tempelkan, jangan
diikat, jangan diberi staple, atau apapun untuk
memperkecil flowchart agar menjadi satu
halaman. 23
 System flowcharting guidelines (cont.)
5. Di setiap kolom, setidaknya harus ada satu
proses manual, keying operation, atau data
store antar dokumen. Jangan hubungkan
secara langsung dokumen-dokumen pada
kolom yang sama.
6. Pada saat terjadi persilangan garis
organisasi (satu kolom dengan yang lain),
tunjukkan suatu dokumen akhir dari kedua
garis alur tersebut kecuali jika hubungannya
sangat pendek sehingga maksudnya
menjadi tidak jelas. 25
 System flowcharting guidelines (cont.)

7. Dokumen-dokumen atau laporan-laporan

yang dicetak di pengolahan data (PD)
seharusnya ditunjukkan dulu di kolom PD.
Kemudian tunjukkan tujuan dokumen atau
laporan ke unit tujuan.
8. Dokumen-dokumen atau laporan-laporan
yang dicetak oleh fasilitas peralatan
komputer terpusat di unit organisasi lain
(gudang, bagian pengiriman) seharusnya
tidak ditunjukkan pada fasilitas komputer.
26
 System flowcharting guidelines (cont.)

9. Pengolahan di dalam unit organisasi pada

alat –alat seperti PC atau cash register yang
dikomputerisasi seharusnya ditunjukkan
pada unit tersebut atau sebagai kolom
terpisah dekat dengan unit tersebut, tetapi
tidak pada kolom fasilitas komputer pusat.
10. Langkah-langkah pengolahan sekuensial
(baik yang dikomputerisasi ataupun yang
manual) dengan tanpa penundaan antara
proses-proses tersebut dapat ditunjukkan
sebagai satu proses atau sebagai urutan
proses.
27
 System flowcharting guidelines (cont.)
11. Satu-satunya cara ke unit penyimpanan data
komputer adalah melalui segi empat
pengolahan komputer.
12. Proses manual tidak diperlukan untuk
menunjukkan pengiriman suatu dokumen.
Pengiriman dokumen harus dijelaskan dari
perpindahan dokumen itu sendiri.
13. Jangan menggunakan proses manual untuk
memfile suatu dokumen. Tunjukkan saja
dokumen yang akan dimasukkan ke file.
28
LATIHAN
Rancang Flowchart Dokumen untuk prosedur penggajian di bawah
ini :
Prosedur penggajian
• Bagian Absensi mencatat kehadiran karyawan dalam kartu daftar
hadir karyawan, kemudian direkap 2 rangkap, lembar 1 ke bagian
penggajian dan pengupahan, lembar 2 diarsip berdasarkan
alphabet (huruf)
• Bagian Penggajian dan Pengupahan membuat daftar gaji dan
membuat slip gaji diserahkan ke bagian Keuangan, serta merekap
daftar gaji sebanyak 2 rangkap, lembar 1 ke bagian Akuntansi,
lembar 2 diarsip berdasarkan number (nomor).
• Bagian Keuangan menandatangani Slip Gaji dan menyiapkan uang,
kemudian slip gaji dicopy, lembar asli diberikan ke karyawan
beserta gaji, lembar copy dibuat rekapan gaji yang telah
dibayarkan sebanyak 2 rangkap, lembar 1 ke bagian Akuntansi,
lembar 2 diarsip.
• Bagian Akuntansi memeriksa dan mencocokkan rekap daftar gaji
dengan rekap gaji yang telah dibayarkan kemudian dibuat bukti kas
keluar dan dicatat dalam kartu biaya setelah itu dijurnal dan
diposting ke buku besar. 30
SUB SI PEMBUKAAN REKENING BARU

CUSTOMER SERVICE TELLER KEUANGAN AKUNTANSI

NASABAH

FORM DATA
FORM SETORAN
NASABAH

UTANG
KAS
REKAP KAS &

SETORAN
UTANG DARI
DIOTORI CATAT KAS SETORAN
SASI MASUK & UTANG
SUPERVI
SOR

REKAPITULASI
KAS & UTANG
REKAPITULASI

AKUN
VERIFIKASI &
REKAM DATA KAS & UTANG
POSTING

KAS
NASABAH

NASABAH

SUPERVISOR

BUKU BESAR
UTANG
LAPORAN

REKAM DATA
SETORAN

NASABAH

SUPERVISOR

BUKU
TABUNGAN

ATM

NASABAH