SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

(Standard Operating Procedures)

PKP2A I LAN untuk Bimtek SOP Sukabumi 2010

Manfaat
• Standarisasi tugas
• Mengurangi human-error
• Efisiensi dan efektivitas tugas
• Kemandirian pegawai

• Akuntabilitas pelaksanaan tugas

• Standar kinerja yang konkrit
• Jaminan penyelenggaraan pemerintahan
• Informasi kualifikasi kompetensi pegawai
• Informasi peningkatan kompetensi pegawai
• Informasi beban tugas seorang pegawai
• Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas
• Melindungi pegawai dari tuntutan hukum
• Informasi penyusunan standar pelayanan

• Penelusuran kesalahan prosedural

• Menjamin konsistensi pelayanan masyarakat

Bimtek Penyusunan SOP Kota Sukabumi 1

Definisi SOP
• Memproduksi output yang diperlukan pelanggan, pada waktu dibutuhkan
oleh pelanggan, dalam jumlah yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan,
dimana pada setiap proses dalam sistem produksi dilakukan dengan cara
yang paling ekonomis atau paling efisien [Taiichi Ohno untuk Toyota
Motor Company]

• Serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan

mengenai berbagai proses penyelenggaraan
administrasi pemerintahan, bagaimana dan kapan
harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan

Bimtek Penyusunan SOP Kota Sukabumi 2

Bentuk SOP
Pemerintah Kota Nomor SOP 180/001/II/2010
Sukabumi Tanggal 12 April 2010
DINAS KEPENDUDUKAN Pembuatan
DAN CATATAN SIPIL Tanggal Revisi -
Tanggal Efektif 12 Mei 2009
Disahkan oleh Kepala Dinas
BIDANG KEPENDUDUKAN Nama SOP : Penerbitan KTP

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

1. Undang Undang No. 10 Tahun 2004 1. Minimal SMU/ Sederajat
2. Permendagri No. 10 Tahun 2005 2. Menguasai pengoperasian
3. Perwal No. 25 Tahun 2008 komputer
3. Menguasai pengoperasian
kamera digital
Keterkaitan SOP Peralatan/ Perlengkapan
1. SOP Pendataan Penduduk 1. Perangkat komputer
2. SOP Pengajuan Kartu Keluarga 2. ATK
3. SOP Mutasi Penduduk 3. Kamera digital
Peringatan Pencatatan & Pendataan
Jika SOP ini tidak dilaksanakan akan -
berdampak :
1. Bisa terjadi praktek percaloan dalam
pengurusan KTP
2. Bisa terjadi pembengkakan biaya
dan waktu
3. Penduduk tidak terdata secara
akurat
Jika SOP ini dilaksanakan akan
berdampak:
1. Keteraturan dalam pengurusan KTP
2. Data penduduk tercatat secara
akurat

Bimtek Penyusunan SOP Kota Sukabumi 3

Bentuk SOP (lanjutan)

Bimtek Penyusunan SOP Kota Sukabumi 4

Langkah-langkah Penyusunan
Step 1 : Penentuan Kegiatan
“Tentukan satu kegiatan pelayanan yang akan dibuat SOP, dgn
pertimbangan tingkat kepentingan bagi organisasi dan penguasaan
penyusun”

Step 2 : Identifikasi Aktivitas

“Lakukan identifikasi tahapan aktivitas yang harus dilalui. Tuliskan
pula output tiap tahap, waktu yang dibutuhkan & persyaratan yg
harus dipenuhi/disediakan”

Step 3 : Penulisan SOP

“Tuliskan ke dalam format SOP yang telah dibakukan. Lengkapi
dengan analisa terhadap SOP tersebut”

Bimtek Penyusunan SOP Kota Sukabumi 5

Step 1 : Penentuan Kegiatan
• Tentukan kegiatan pelayanan yang akan dibuat SOP, dgn
pertimbangan tingkat kepentingan bagi organisasi dan penguasaan
penyusun
• Untuk memudahkan, gunakan tabel berikut :

CONTOH FORMAT 1

SOP yg akan Dikembangkan

Alasan Pengembangan
Bidang Prosedur

Bimtek Penyusunan SOP Kota Sukabumi 6

Step 2 : Identifikasi Aktivitas
• Lakukan identifikasi tahapan aktivitas yang harus dilalui.
Tuliskan pula output tiap tahap, waktu yang dibutuhkan &
persyaratan yg harus dipenuhi/disediakan
• Untuk memudahkan, gunakan tabel berikut :

CONTOH FORMAT 2

Bimtek Penyusunan SOP Kota Sukabumi 7

Step 3 : Penulisan SOP

• Tuliskan ke dalam format SOP yang telah dibakukan.

Lengkapi dengan analisa terhadap SOP tersebut
• Untuk memudahkan gunakan tabel berikut :

Bimtek Penyusunan SOP Kota Sukabumi 8

 [Nama SKPD] Nomor SOP
Tanggal
Pembuatan
Tanggal Revisi
Tanggal Efektif
Disahkan oleh
[Nama Unit Kerja] Nama SOP

Dasar Hukum Kualifikasi Pelaksana

- -
- -
Keterkaitan Peralatan/ Perlengkapan
- -
- -
Peringatan Pencatatan & Pendataan
- -
- -

Pelaksana Mutu Baku

No. Aktivitas 1 2 3 dst Persyaratan Waktu Output Ket.

1.
2.
3.
4.
dst Bimtek Penyusunan SOP Kota Sukabumi 9
 Anatomi SOP
Nomor prosedur
yang di-SOP-kan Tanggal pertama kali
Nama SKPD tempat SOP ini dibuat
aktivitas tersebut Nomor SOP
diselenggarakan [Nama SKPD]
Tanggal Tanggal SOP
Pembuatan direvisi

Tanggal Revisi

Tanggal Efektif
Nama Unit Kerja tempat
aktivitas tersebut Tanggal mulai
diselenggarakan Disahkan oleh diberlakukan
Pengesahan oleh
[Nama Unit Kerja] Nama SOP pejabat yang
Peraturan berkompeten
perundang- Penjelasan tentang
undangan Dasar Hukum Nama prosedur Kualifikasi Pelaksana kualifikasi pegawai
yang yang di-SOP-kan yang dibutuhkan
mendasari
- - dalam
prosedur - - melaksanakan
Keterkaitan Peralatan/ Perlengkapan perannya pada
prosedur yang
Penjelasan - - distandarkan
keterkaitan
- -
prosedur yg
distandarkan Peringatan Pencatatan & Pendataan Penjelasan
dgn prosedur - - mengenai daftar
lain yg peralatan &
distandarkan - - perlengkapan yg
Penjelasan mengenai kemungkinan-
kemungkinan yang terjadi ketika Memuat berbagai hal yg perlu dibutuhkan
prosedur dilaksanakan (atau tidak didata & dicatat oleh setiap
dilaksanakan) pegawai yang berperan dlm
Bimtek Penyusunan
pelaksanaan SOP
prosedur tsb Kota Sukabumi 10
Anatomi SOP [lanjutan]
Langkah-langkah kegiatan
secara terinci dan
sistematis dari prosedur
yang distandarkan
Merupakan alat kendali mutu
Pihak-pihak yang terlibat sehingga produk akhirnya
dalam tiap aktivitas benar-benar memenuhi
kualitas yang diharapkan

Pelaksana Mutu Baku

No. Aktivitas 1 2 3 dst Persyaratan Waktu Output Ket.

1. Persyaratan/kelengkapan
yang diperlukan (standar
2. input)

3.
4.
Waktu yang diperlukan
dst untuk menyelesaikan
tiap aktivitas

Output dari tiap-tiap

aktivitas (bila ada)
CONTOH FORMAT 3

Bimtek Penyusunan SOP Kota Sukabumi 11

14
Simbol-simbol dlm SOP

Bimtek Penyusunan SOP Kota Sukabumi 12

15
SELESAI